Professional Documents
Culture Documents
607216538-الدوره-المستندية
607216538-الدوره-المستندية
____________________________
____________
يعتبر نظام المحاسبة المالية في اي وحدة اقتصادية االساس االول لبناء نظام المعلومات المتكامل الذي ال غنى عنه اليوم
في ما يسمى بحق عصر ثورة المعلومات .و ذلك لما يوفره لالدارة من بيانات فعلية و شاملة لكل عناصر النشاط
بالشركة .البيانات التي تساعد الشركة على تحقيق الكثير من الفوائد منها .
.توفير البيانات الالزمة للوقوف على حقيقة المركز المالي للشركة و عناصره -1-
.التعرف على حقيقة نتائج نشاط الشركة من ارباح و خسائر في صورة تحليلية -2-
توفير البيانات الالزمة العداد التقارير المالية و التحليل المالي النشطة الشركة و قياس التطور في االداء -3- .
فمعيار فاعلية و نجاح اي نظام هو مدى اعتماده على بيانات و معلومات مناسبة و جاهزة في الوقت المناسب و تكون
ج -ان تكون الثقة كاملة من قبل المستفيدين االداريين لنظام المعلومات المحاسبية حتى يمكن لهذه المعلومات ان تحقق -
.اهداف نظام االدارة باالهداف
توفر لالدارة االدلة القوية و القرائن التي تمكنها من الدفاع عن صدق قراراتها و بياناتها امام الجهات الرسمية -8-
.او البنوك او الدائنين او غيرهم
فلسفة نظام المحاسبة المالية المقترح
-------------------------------------------
.يقوم النظام على مجموعة من االعتبارات و الفلسفات نجملها فيما يلي
.الشمول ..بمعنى شمول النظام لجميع عمليات و اعمال الشركة و تحقيق الترابط الكامل بينها
.البساطة و الوضوح ..بحيث يسهل تطبيقه دون تعقيدات و يعمل على تبسيط االجراءات واالعمال المالية
.المرونة ..بحيث يالئم التوسع في االنشطة و االعمال مستقبال مما ال يتطلب اي تعديالت جوهرية
الوفاء بحاجات االدارة .....حيث يمكن من خالله اعداد مراكز مالية شهرية او ربع سنوية حسب حاجة االدارة.
الواقعية ...بمعنى ان يتفق النظام باجراءاته و مكوناته مع طبيعة و ظروف النشاط داخل الشركة و يعكس كل جوانب
تهدف عملية تصميم نماذج المستندات و الدورات المستندية لعمليات و انشطة الشركة لما يلي -
.تحقيق الضبط الداخلي للعمليات و الرقابة على عناصر التشغيل -1-
.تسهيل اجراءات تنفيذ العمليات -2-
.انسياب المستندات بسهولة و بسرعة -3-
توفير البيانات الالزمة لعمليات التسجيل بالدفاتر و تحليل البيانات و اعداد الدفاتر و القوائم و الملخصات -4-
.المالية
و حتى تحقق الدورات المستندية اهدافها فانه يجب ان تتسم بالشمول لجميع عمليات الشركة و انشطتها ذات
.
االثر المالي
:
تنظيم استخدام و تداول نمادج المستندات
يتم تسليم دفاتر نماذج المستندات من قبل المدير المالي حيث يقوم اي موظف باستالم دفتر بالتوقيع على نموذج استالم
دفاتر يوضح به اسم الموظف المستلم و نوع الدفتر و رقم مساسل من ...الى . ...و عند انتهاء الدفتر يتم تسليمه مرة
و قد صنفت الدورات المستندية وفقا للعمليات و االنشطة التي تمارسها الشركة .
الى دورات مستندية فرعية
____________________________
____________
الدورة المستندية للمقبوضات
. ....
بالدفتر
.
بالدفتر
* و في نهاية اليوم يقوم امين الخزينة بالتاكد من تسجيل جميع ايصاالت االستالم و اذون الصرف في كشف حركة
.االصل -يسلم للعميل ....الصورة - 1ترسل الى ادارة الحسابات .....الصورة - 2تحفظ بالدفتر
و في نهاية اليوم يقوم امين الخزينة بتحرير كشف حركة الخزينة مبينا بها حركة النقدية و الشيكان بالخزينة و يرفق *
.بها المستندات ثم يسلمها الى ادارة الحسابات التخاد االجراءات المحاسبية الالزمة
كما يقوم امين الخزينة بتحرير حافظة شيكات مسجل بها جميع ارقام الشيكات الواردة اليه و تواريخ استحقاقها و *
قيمتها و البنك المسحوبة عليه الرسالها
الى البنك للتحصيل و توقيع البنك عليها باستالم هذه الشيكات .
.المدفوعات -1المدفوعات النقدية -2-2-
.يقوم طالب صرف النقدية بتحرير اذن صرف نقدية من اصل فقط .االصل -يقدم المين الخزينة *
.ويوقع عليه بما يفيد االعداد ثم يعتمد من مدير االدارة التابعة وايظا من مدير االدارة المالية *
ثم يتقدم طالب الصرف باذن الصرف الى امين الخزينة الذي يسلمه النقدية و يحتفظ لديه باذن الصرف الرفاقه *
.بملخص حركة الخزينة اليومي العادته لقسم الحسابات التخاد االجراءات المحاسبية الالزمة بشانه
و الحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب ان تعتمد اذون الصرف من السادة المفوضين لهم باعتماد الصرف *
.المقررة بالالئحة المالية كل في حدود السلطات المنوطة له
بالشركة و تستوفي باقي بيانات اذن الصرف بالشيك و يعتمد من المدير المالي .
.و يسلم الشيك للجهة الطالبة و توقع على اذن الصرف باالستالم و تتخذ االجراءات المحاسبية *
.الدورة المستندية للعهدة المستديمة -2-3-
هي العهدة التي تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف منها على متطلبات
الوظيفة وهي تظل باقية في عهدة الموظف وال تتم تسويتها اال عند نهاية السنة المالية ليعاد صرفها من جديد طالما ان
طبيعة العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها و زيادتها او تخفيظها طبقا لالجراءات التالية -
-عند صرف العهدة او زيادتها -1-
ا -يقدم طالب العهدة اذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها الى ادارة الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف -
هذا الموظف و رفع الطلب للمدير المالي
العتماده .
.ب -تقوم ادارة الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة-
.ج -نفس االجراءات تتبع عند زيادة العهدة-
-عند استعاضة العهدة -2-
ا -يقوم امين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام ايصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل نموذج رقم-
.. 5 .و يجب ان يوقع المستفيد باستالم المبلغ وان يرفق مستند الصرف مع االيصال
ب -يقوم امين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة 70بالمائة من قيمتها او عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة نموذج رقم-6
تسجل فيه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع ايصاالت الصرف المؤقتة و يقدم الكشف مرفقا به المستندات الى ادارة
الحسابات .
ج -تقوم ادارة الحسابات بمراجعة الكشف و المستندات وتحليل المبالغ المنصرفة بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم -
.بتحرير اذن صرف نقدية
.د -تقوم االدارة المالية بمراجعة الكشف و المستندات و اذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالي العتماد الصرف-
ه -يقوم امين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازي الجمالي كشف االستعاضة و يوقع امين العهدة على-
اصل اذن الصرف باستالم المبلغ .
و -يسلم كشف االستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية الى االدارة المالية التمام عمليات المراجعة والقيد -
. .والحفظ
ز -تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف االستعاضة كمصروفات عادية لكي يعود رصيد العهدة الى المبلغ االصلي لها-
.
.الدورة المستندية لالجور والمرتبات -2-4-
يتم حصر الوقت عن طريق بطاقة حضور وانصراف .الساركي ...نموذج رقم 7يوقع عليها الموظف/العامل ساعة *
.الحضور وساعة االنصراف وتعتبر ايظا تلك البطاقة المستند االساسي لحصر اوقات الغياب و المرضى و االضافي
االصل – يرسل الى االدارة االدارية ....الصورة – تسلم لمكتب امن البوابة .
• يتجه الموظف/العامل الى االمن الذي يثبت من خالل التصريح بسجل خاص ساعة الخروج وساعة العودة من واقع
عودة الموظف/العامل ثم بعد ذلك يقوم بمطابقته على بيانات المدة المحددة والمصرح له بها بالتصريح .
يعاد التصريح بعد ذلك الى المدير االداري للحفظ .
.في نهاية اليوم يقوم الموظف/العامل بختم الساركي بساعة االنصراف *
.بالنسبة لحصر وقت االضافي فيتم عن طريق الساركي ايظا
تقوم االدارة التابع لها الموظف/العامل بتحرير اذن بساعات عمل اضافية من اصل 2 +صورة ...نموذج رقم 9 .
االصل – يحرر بمعرفة االدارة التابع لها الموظف/العامل ......الصورة االولى – ترسل الى ادارة الشؤون
قبل نهاية الشهر يعد كشف اجور مرتبات العاملين ...نموذج رقم . 11الذي يوضح االستحقاقات -المرتب .
--االساسي/المرتب االضافي/البدالت/مستحقات اخرى --و االستقطاعات
حصة الشركة في التامينات االجتماعية/حصة العامل/الموظف في التامينات االجتماعية /ضريبة كسب
العمل/الغياب/الجزاءات/استقطاعات اخرى -و صافي االجر ..توقيع الموظف العامل باالستالم .
في نهاية كل شهر يقوم المدير االداري بعمل مذكرة ترفع الى المدير المالي تحتوي على بيان بالتعيينات الجديدة و تشتمل
على +اسم الموظف/العامل+المرتبالشهري+تاريخ التعيين .....نموذج رقم 12من اصل و 2صورتين .
االصل -يحرر بمعرفة ادارة الشؤون االدارية و يرسل الى االدارة المالية ... .الصورة االولى -يحتفظ بها
باالدارة االدارية .
في جميع االحوال تقوم االدارة االدارية باحتساب الجزاءات يدويا وكذلك الخصومات التي تتم عن طريق قسمة المرتب
مخزون االمان في هذه الحالة باقي الدورة كما سبق بيانه –ا -
.دورة المشتريات الخارجية -2-5-3-
في حالة شراء ماكينات متخصصة الزمة للصناعة فانه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية .
-1- يتم تحرير طلب استيراد باالصناف المطلوبة واعتماده من رئيس مجلس االدارة ...نموذج .15ثم يتم ارسال
خطاب الى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية لالصناف الثابتة المطلوب شراؤها للمصنع .
-2- بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب االستيراد المعتمد من سلطة االعتماد لالدارة المالية التخاد
حيث يقوم المورد باخطار الشركة بتلكس او فاكس بتاريخ وصول البضاعة و تاريخ شحن البضاعة .
ويتم ارسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة في حالة تأخر
المستندات األصلية عن طريق البنك
-5- بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للمخلص الجمركي المتعاقد مع الشركة ليقوم باتخاد
اجراءات التخليص وقبل االفراج النهائي يقوم باخطار االدارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك الستخراج
قيد المستندات بحساب االعتمادات المستندية و قفل االعتمادات المستندي ألضافته للمخازن .
* يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندي توضح بها التكلفة البنكية لالعتماد المستندي والتي تشمل قيمة المستندات
الواردة على فاتورة االعتماد والمصروفات البنكية والتخليص والجمارك حتى اضافة االصناف الى المخازن .
* يحررالنموذج من اصل +صورة وتوزيع كالتالي .... .االصل يودع في قسم الحسابات .....والصورة ترسل الى
قسم التكاليف
.تقوم ادارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف وتسجيلها في سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف *
في حالة نعدد االصناف داخل الرسالة الواحدة فانه يتم توزيع مصروفات االستيراد والشراء على االصناف باستخدام *
األسس المناسبة للتوزيع
دورة التخزين و الصرف واالرتجاع .المخازن
بناء على محضر الفحص واألستالم يقوم امين المخزن بأضافة األصناف الى المخزن به بأصدار اذن أضافة -2-
–.بتفصيلي البضاعة الواردة من أصل وصورتين
.األصل يودع في قسم الحسابات ...والصورة األولى ترسل الى أدارة المخازن ...والصورة الثانية تحفظ بالمخزن
ثم يتولى أمين المخزن قيد األضافةاألصل يودع في قسم الحسابات ...والصورة األولى ترسل الى أدارة المخازن ...
يقوم امين المخزن -في حالة وجود االصناف المطلوب صرفها -بتحرير اذن صرف اصناف .من اصل و -2-
.صورتين
االصل -يرسل الى قسم الحسابات ..... .الصورة االولى -ترسل الى ادارة المخازن لكي تحفظ بالدفتر بعد توقيع
المستلم عليها ... .الصورة الثانية -تحفظ لدى االدارة الطالبة .
.ثم يقوم امين المخزن باثبات الصرف بكارت الصنف الخاص بما تم صرفه -3-
.الدورة المستندية للمواد المرتجعة للموردين
عند وجود عيب بالبضاعة يظهر بعد استالمها و اضافتها للمخازن تقوم االدارة الطالبة بتشكيل لجنة لفحص البضاعة *
وتحديد كل من الكميات التي يتم رفضها وأسباب الرفص ...ويحرر اذن ارتجاع أصناف
لمورد من أصل وصورتين ..
ااالصل يسلم الدارة المخازن التخاج الالزم نحو استبعاد الكميات المرفوضة من المخازن .
الصورة األولى --تسلم لقسم المالية لالتصال بالمورد وتحديد كيفية تسليمه المردودات .
الصورة الثانية -تحفض لدى لجنة الفحص المشكلة من االدارة الطالبة .
الدورة المستندية ألصناف هالكة وغير صالحة لالستخدام .
* وهي دورة ارتجاع األصناف غير الصالحة لالستخدام من أصول و خالفه ويتم االحتفاظ بها بمخزن الهالك -ان
وجد -لحين التصرف فيها ويحرر اذن ارتجاع هالك من أصل وصورتين .االصل -يسلم الى مخزن الهالك و المخلفات .
الصورة 1تسلم الى االدارة المالية ....الصورة - 2تحفظ بالجهة التي قامت باالرتجاع
األصل يسلم الى ادارة المخازن ..والصورة 1تسلم للعميل ..والصورة 2تحفظ بادارة البيعات .
.تقوم ادارة المبيعات بتحرير الفاتورة بناء على طلب العميل بالكميات المطلوبة من أصل و 4صور *
.االصل -يسلم للعميل للسداد بموجبها واالستالم ... .الصورة - 1ترسل الى ادارة الحسابات
.الصورة - 3تحفظ بملف العميل ...الصورة - 4تحفظ بدفتر الفواتير بادارة المبيعات
____________________________
____________
.تم اقتراح المجموعة الدفترية طبقا للطريقة الفرنسية مع اضافة يومية التسويات للميزات التالية
.
و تقيد هذه العمليات اوال باول ثم ترحل الى الحسابات بدفاتر االستاذ المساعدة
و يستخدم لهذا الغرض دفتر ذو خانات تحليلية مكون من 32خانة باالضافة لخانة للبيان و اخرى لرقم المستند و تاريخه
____________________________
____________
القوائم والتقارير
كشف حركة الخزينة .ملخص حركة البنوك .ملخص المشتريات على مستوى الصنف .بيان باالعتمادات المستندية
القائمة .سجل حركة المخزون
ملخص المصروفات العمومية واإلدارية .ملخص مصروفات المشتريات .ملخص مصروفات البيع والتوزيع .ميزان
أرصدة العمالء
ميزان أرصدة الموردين .بيان أوراق القبض المستحقة .بيان أوراق الدفع المستحقة أو (الشيكات المسحوبة) .قائمة
التدفقات النقدية(تقديرية/فعلية)
بيان أرصدة نقدية .ملخص مقبوضات نقدية .ملخص مدفوعات نقدية .مركز السيولة النقدية .ملخص المبيعات على
مستوى الصنف
ميزان مراجعة بالمجاميع وباألرصدة .الميزانية العمومية .حساب األرباح والخسائر .حساب توزيع األرباح .
التقارير المالية
اسم التقريردورة التقريرالمعد للتقريرالمراجع للتقرير ومعتمدهالمرفوع له التقريرأوال – ملخصات الحركة:كشف حركة
الخزينةيوميأمين الخزينةالحساباتالمدير المالىكشف حركة بنكيوميحسابات البنوكرئيس الحساباتالمدير العامملخص
المشتريات(أصناف)شهريموظف المشترياترئيس الحساباتالمدير العامبيان االعتمادات المستنديةشهريموظف الحساباترئيس
الحساباتالمدير العامملخصات حركة المخزنشهريمراقب المخزنرئيس الحساباتالمدير المالىملخصات
المصروفاتشهريموظف الحساباترئيس الحساباتالمدير المالىثانيا – موازين فرعية:ميزان العمالء في / /
200شهريحسابات العمالءرئيس الحساباتالمدير المالىميزات أرصدة الموردين في 200 / /شهريحسابات الموردينرئيس
الحساباتالمدير المالىبيان أوراق القبض المستحقة 200 / /يوميالحسابات العامةرئيس الحساباتالمدير المالىبيان أوراق الدفع
المستحقة 200 / /يوميالحسابات العامةرئيس الحساباتالمدير المالىثالثا – التقارير والقوائم المالية:قائمة التدفقات
النقدية الفعلية والتقديريةشهريرئيس الحساباتالمدير المالىالمدير العامبيان األرصدة النقديةاختياريرئيس الحساباتالمدير
المالىالمدير العامبيان المقبوضات النقديةاختياريرئيس الحساباتالمدير المالىالمدير العامبيان المدفوعات النقديةاختياريرئيس
الحساباتالمدير المالىالمدير العاممركز السيولة الفعلياختياريرئيس الحساباتالمدير المالىالمدير العامملخص المبيعات