BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN
LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : TH.S LÂM THU HẰNG
Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HÀ
Mã SV : 1405QTVC012
Lớp : ĐH_QTVP14C
Khóa : 2014 - 2018

HÀ NỘI - 2018
 LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Công ty Cổ phần
Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội đã tạo điều kiện tốt nhất cho em
trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn
tới các anh (chị) – chuyên viên trực tiếp hướng dẫn em trong suốt thời gian
thực tập vừa qua, đặc biệt là chị Phan Thị Thu Huyền, Trưởng phòng Hành
chính – Nhân sự đã luôn quan tâm, chỉ bảo, giúp em có được những tài liệu
cần thiết để em hoàn chỉnh bào báo cáo và hoàn thành tốt bài khóa luận của
mình.

Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo khoa Quản trị Văn
phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là cô Lâm Thu Hằng, cô là
người đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em thực hiện bài khóa luận này và cũng
là người đã dìu dắt chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường.

Mặc dù đã cố gắng và nỗ lực rất nhiều song còn nhiều hạn chế về kinh
nghiệm, kiến thức, kỹ năng cũng như nhiều mặt khác nên bài khóa luận
không tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự chỉ
bảo, đóng góp ý kiến tận tình của quý thầy cô và các bạn đọc để bài khóa luận
của em được hoàn thiện hơn.

EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Nghĩa của từ Từ viết tắt

Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất HPM
động sản Hà Nội
Phòng Hành chính – Nhân sự PHC-NS
 MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ ........................................................................................................ 7
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư. .......................................... 7
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư. ............................................................ 7
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. ................................................. 8
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư. ........................................................ 9
1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ. ......................................... 23
1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ. ........................................................... 23
1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. ................................................ 24
1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ. ....................................................... 25
1.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ. ................................ 30
Tiểu kết: ......................................................................................................... 32
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN
HÀ NỘI. ......................................................................................................... 33
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động
sản Hà Nội. .................................................................................................. 33
2.1.1. Lịch sử hình thành. ......................................................................... 33
2.1.2. Chức năng. ...................................................................................... 34
2.1.3. Nhiệm vụ. ........................................................................................ 34
2.1.4. Cơ cấu tổ chức. ............................................................................... 35
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức phòng HC-NS. ................... 35
2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty HPM. ................ 38
2.2.1. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ. .............................. 38
2.2.2. Xây dựng quy chế, nội dung công tác văn thư, lưu trữ; Quy định sử
dụng tài liệu............................................................................................... 42
2.2.3. Nghiệp vụ công tác văn thư tại Công ty HPM. .............................. 42
2.2.4. Nghiệp vụ công tác lưu trữ tại công ty HPM.................................. 59
Tiểu kết: .......................................................................................................... 65
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NĂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ –
LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH
BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI ........................................................................... 66
3.1. Đánh giá chung .................................................................................... 66
3.1.1 Ưu điểm ........................................................................................... 66
3.1.2. Hạn chế. .......................................................................................... 68
3.1.3. Nguyên nhân. .................................................................................. 70
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư, Lưu
trữ tại Công ty HPM. ................................................................................. 71
3.2.1. Xây dựng lại quy chế soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty
HPM, ban hành mới các quy chế về quản lý văn bản đến, công tác lưu trữ. 71
3.2.2. Xây dựng lại cơ cấu tổ chức phòng HC-NS. .................................. 71
3.2.3. Tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ riêng. .............................. 72
3.2.4. Nâng cao vai trò lãnh đạo của Trưởng phòng HC-NS trong tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty. ....................................................... 72
3.2.5. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư , Lưu trữ một cách khoa
học. ............................................................................................................ 72
3.2.6. Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên tổ Văn thư,
Lưu trữ. ..................................................................................................... 73
3.2.7. Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc. .............................. 73
3.2.8. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ. ....... 74
3.2.9. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư, Lưu
trữ. ............................................................................................................. 75
3.2.10. Sự quan tâm chỉ đạo và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty. .............. 76
3.2.11. Điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị phụ trợ. ................................ 77
Tiểu kết: .......................................................................................................... 78
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 79
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
 PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà
nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang
lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc
đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được
những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về
trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của
thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong
các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những
chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự
nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do
những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn
thư , lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu
quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này.
Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện
đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành
theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp
luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời
phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.
Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức
đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng

1
cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu,
quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ
của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những nội
dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà
nước.
Thực tế công tác Văn thư , Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm
đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ trong các
cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến
nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu
cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư, Lưu trữ.
Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,
đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước. Công tác
lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp
xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân
tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà
nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư , Lưu trữ đối với
hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty
Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nói riêng, sau thời gian
thực tập tại phòng Hành chính – Nhân sự, em đã hiểu biết và nhận thức sâu
sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ đối với hoạt động
của một cơ quan đơn vị. Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em
tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần
được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả
công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất
động sản Hà Nội. Vì vậy em đã chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả tổ chức

2
công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh
Bất động sản Hà Nội ” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình với mong
muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Văn
thư, Lưu trữ của Công ty.
2. Lịch sử nghiên cứu
Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là đề tài tuy không còn mới nhưng
vẫn luôn nhận được sự quan tâm của rất nhiều người và được quan tâm,
nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau. Trên thực tế, đã có rất nhiều đề tài
nghiên cứu về vấn đề này.
Các cuốn giáo trình, tài liệu, các bài khóa luận, các bài báo cáo của các
sinh viên về công tác văn thư, lưu trữ như:
Vương Đình Quyền, “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, NXB
Quốc gia Hà Nội (2007).
Giáo trình Công tác văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Giáo trình Công tác lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Bài viết của tác giả Nguyễn Thị Lệ Nhung, “ Những vấn đề chung về
công tác văn thư”
Bài khóa luận tốt nghiệp của Phạm Thị Kim Anh, “Tổ chức công tác
văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (Tập
đoàn FLC)”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Bài khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hiền, “Nâng cao hiệu quả tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Mai Linh”, Thư viện trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của Nguyễn Huyền Trang, “Tìm hiểu
công tác Văn thư ở Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Bách khoa,
Thực trạng và Giải pháp”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

3
 Các bài viết đã nêu ra một cách khách quan về thực trạng việc tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước và cả các doanh nghiệp; đã
đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ. Tuy nhiên trong đề tài này, tôi sẽ nghiên cứu và kế thừa các giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại các công ty,
doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp có hiệu quả.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.
Để nghiên cứu đề tài, chúng tôi nghiên cứu khảo sát những nội dung
sau:
- Nghiên cứu về lý luận công tác Văn thư, Lưu trữ.
- Nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty
Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội
Đề tài nghiên cứu, khảo sát về công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nhằm làm rõ
vai trò của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức công tác
văn thư, lưu trữ, từ đó có thể đánh giá ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ
chức văn thư, lưu trữ để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty
Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội.
+ Đối tượng nghiên cứu: Lí luận về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ;
thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh
doanh Bất động sản Hà Nội. Sở dĩ chúng tôi nghiên cứu Tổ chức quản lý công
tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 đến năm 2017 bởi Công ty Cổ phần Quản lý
và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội được thành lập vào năm 2002. Thời gian
từ năm 2002 đến nay, Công ty đã trải qua rất nhiều sự kiện, từ đó cho thấy

4
rằng công tác văn thư, lưu trữ càng quan trọng hơn với các văn bản, giấy tờ
của các sự kiệnquan trọng đã qua.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện tốt bài khóa luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp
sau:
+ Phương pháp điều tra khảo sát: Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tình
hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công ty HPM, tôi có cái nhìn một
cách thực tế và toàn diện hơn về việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công
ty. Đó là cơ sở cho các đánh giá và đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty HPM.
+ Phương pháp đối thoại phỏng vấn: Thực hiện phỏng vấn trực tiếp
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự và nhân viên bộ phận văn thư, lưu trữ
về cách thức tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại công ty HPM,
từ đó đưa ra được các đánh giá một cách khách quan về thực trạng tổ chức
công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
+ Phương pháp phân tích: Từ những số liệu và thông tin đã thu thập
được qua quá trình điều tra, khảo sát và phỏng vấn, tôi tiến hành phân tích để
thấy rõ được thực trạng công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại công ty HPM.
+ Phương pháp so sánh: Sau khi có kết quả từ việc phân tích số liệu và
thông tin, tôi tiến hành so sánh giữa thực trạng công tác tổ chức văn thư, lưu
trữ tại công ty HPM với các quy định của công ty và của nhà nước, để có thể
đưa ra được đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức văn thư,
lưu trữ.
+ Phương pháp tổng hợp: Sau khi phân tích và so sánh, tôi tổng hợp lại
các thông tin để chọn lọc những thông tin có giá trị, đưa ra đánh giá cụ thể và
từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
tại công ty HPM.

5
 6. Giả thuyết nghiên cứu.
Nếu làm tốt việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần
Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
7. Cấu trúc khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận gồm 3 chương được cấu trúc
như sau:
Chương 1: Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ
phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư –
lưu trữ tại công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội.

6
 PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư.

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của
các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm
tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các
tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong
công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong
những trọng tâm được tập trung đổi mới.
Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản
do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và
văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục
vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá
phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ
thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong
các cơ quan nhà nước.
Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan dùng để ghi chép và
truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo,
duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ
sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành
một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy
có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm
dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ

7
chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông
tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ, các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các
chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối
hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng
ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị –
xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ
chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo,
chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong
công tác văn phòng.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến bản
thân cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng đến cơ quan khác. Vì vậy làm tốt công
tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác,
hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh
hành chính.
Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối tổ
chức hoạt động của cơ quan, tổ chức kể cả chủ trương tuyệt mật đều được
phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của cơ quan là rất quan trọng. Tổ
chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối
tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của cơ quan.

8
 Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu tài
liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt
động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp
lý của cơ quan.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu
cho lưu trữ cơ quan. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của
cơ quan, tổ chức sẽ đều được văn bản hoá, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp
lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến
hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải
quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông
tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý.
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư.
1.1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.
- Soạn thảo văn bản:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục
đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc

9
cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp
soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy,
soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo…
- Trình duyệt bản thảo:
Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và
trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những
văn bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được
Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét về thủ tục, thể
thức văn bản trước khi trình ký và ban hành.
Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa
đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi
đánh máy, in sao văn bản.
- Ký và ban hành văn bản:
Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục
ban hành.
1.1.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
* Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi.
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và
làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan.
* Nội dung quản lý văn bản đi.
Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản.
Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi trình lãnh đạo ký
và đóng dấu, làm thủ tục gửi đi, đều phải được kiểm tra về thể thức. Việc này
thường được giao cho phụ trách bộ phận văn thư làm.
Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách
trình bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-

10
BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
Bước 2: Trình ký văn bản, lấy số và ngày tháng ban hành văn bản.
- Sau khi văn bản được cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức sẽ được
chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để kiểm tra về
nội dung và thể thức lần cuối. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành
chính sẽ ký nháy vào cuối phần nội dung của văn bản, sau đó văn bản mới
được trình lên người có thẩm quyền ký.
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư sẽ tiến
hành lấy số và ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan
ban hành trong một năm được đánh chung cho một số văn bản hành chính.
- Ghi số lên văn bản (đánh số văn bản)
Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày
đầu năm. Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo
nhiệm kỳ.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ
phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không
lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản.
- Ghi ngày tháng lên văn bản:
Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào
các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi
trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng,
chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở đằng trước).
Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi.
- Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản
đi như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những

11
phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, máy vi tính…nhằm quản lý chặt chẽ
văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng.
Bước 4: Đóng dấu, nhân bản văn bản.
Đây là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi
đi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt
pháp lý. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi
văn bản đó chưa có ý kiến của người ký văn bản.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.
* Nhân bản:
+ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên số
lượng nơi nhận tại nơi nhận văn bản;
* Đóng dấu cơ quan;
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu
đỏ tươi theo quy định.
+Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu trùm, lên một phần tên cơ quan
hoặc tên của phụ lục.
+ Đóng dấu giáp lai:
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ
lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
Bước 5: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
- Đăng ký vào sổ chuyển giao và thực hiện việc chuyển văn bản đi.

12
 Tất cả các văn bản khi chuyển giao, người nhận đều cần ký xác nhận
vào sổ chuyển giao văn bản đi. Đối với những văn bản chuyển qua đường bưu
điện, khi nhân viên bưu điện nhận đủ số lượng văn bản sẽ đóng dấu vào ô ký
nhận.
* Chuyển phát văn bản đi;
+ Văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành
ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Đối với văn bản Quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày,
kể từ ngày ký. Văn bản có mức độ khẩn phải giải quyết ngay trong ngày văn
bản đó được ký. Văn bản có mức độ khẩn phải chuyển ngay tới nơi nhận theo
yêu cầu.
+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
việc chuyển phát văn bản đi qua bưu điện hay trực tiếp đều phải lấy chữ ký,
ghi rõ số lượng, họ tên người nhận và thời gian nhận vào sổ chuyển văn bản.
Bước 6: Lưu văn bản đi
- Lưu văn bản đi: tất cả văn bản đi đều phải lưu tại văn thư.
- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản gốc: Một bản lưu tại văn thư,
cơ quan, một bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên có đầy đủ chữ ký
của người có thẩm quyền và chữ ký tắt trực tiếp.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư công ty phải được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
- Đối với những văn bản quan trọng, phải lưu ở văn thư hai bản, được
làm bằng giấy tốt và được in bằng mực bền lâu.
- Đối với văn bản mật phải lưu riêng.
1.1.3.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống
nhất ở văn thư.

13
 - Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí
mật.
- Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc
trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết.
- Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản của văn thư.
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải
kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng
văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người
đưa văn bản cho mình.
Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất
văn bản bên trong phong bì không. Nếu có thì phải báo cho người phụ trách
công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản
đến cơ quan.
Bước 2: Phân loại, bóc bì văn bản.
- Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận
văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại
phải đăng ký và loại không phải đăng ký).
+ Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi
tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc
những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi đích
danh của họ).
+ Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí,
bản tin…
- Bóc bì văn bản:

14
 + Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay
sau khi nhận. Khi bóc bì văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất
phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm
mất dấu bưu điện trên phong bì.
+ Với văn bản thường:
Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay
tránh làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài
phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn bản
gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó.
Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng
dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng
nhận văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì.
+ Văn bản mật:
Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan
phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn
bản thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản
mật thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải chuyển
cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến:
Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận
ngày tháng văn bản đến cơ quan.
Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo
nguyên tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ
trình không có dấu “đến”.

15
 Dấu đến có kích cỡ (5×3)cm như mẫu dưới đây:
TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN
Số đến…………..
Ngày đến………..
ĐẾN Chuyển………….
Lưu hồ sơ số……..

Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến.

Công việc này mục đích nhằm nắm được số lượng văn bản đến cơ
quan, nội dung của văn bản đến cũng như biết được đối tượng giải quyết văn
bản đến.
Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống
kê và tra cứu tài liệu. Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức như: Sổ
đăng ký hoặc bằng máy vi tính. Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày đó.
Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập các sổ cho phù hợp.
Bước 5: Phân phối chuyển giao văn bản đến.
* Trình xin ý kiến phân phối:
Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký
một phần vào sổ rồi trình tất cả các văn bản, giấy tờ đã nhận được cho người
phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét và trình lên Thủ trưởng cơ quan
hoặc người được Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền để ghi ý kiến phân phối lên
văn bản.
* Chuyển giao văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của
người phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết. Không để văn bản chạy vòng qua nơi không có trách
nhiệm giải quyết văn bản, không chuyển văn bản chậm.

16
 Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người
có trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút (nếu trong giờ hành chính) và
1 giờ (nếu ngoài giờ hành chính).
Khi chuyển giao văn bản phải trao tận tay người có trách nhiệm giải
quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ.
Trường hợp một văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cùng giải
quyết thì phải nhận tài liệu đó rồi mới chuyển tới nơi nhận.
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có ký nhận của
người nhận văn bản.
Bước 6: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan.
* Tổ chức giải quyết văn bản đến:.
- Đối với văn bản thường:
Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của
cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết.
Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu,
nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó. Những
công việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương
phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc. Không được tự ý chuyển văn bản
cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo.
+ Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý
kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, không được đóng dấu lên lề văn bản đó
mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
+ Những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ
công việc của cán bộ thừa hành.
Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, Thủ
trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước khi
giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một công việc gì, cán bộ

17
thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhận
được.
- Đối với văn bản mật:
Nhân viên văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách
nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn bản khi thấy có dấu hiệu chỉ mức
độ mật.
Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài
liệu mật phải thực hiện các quy định sau:
- Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có
trách nhiệm.
- Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo
đi công tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác). Khi cần
thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác phải được sự
đồng ý của Thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang văn bản tài liệu mật đi công
tác, không được giao cho người khác giữ hộ, không được để bất kỳ nơi nào
không có người có trách nhiệm giữ gìn.
1.1.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn
bản. Trong điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ban hành ngày 01 tháng 7 năm
2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được
sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, nghề nghiệp,
hội quần chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài
hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước. Con dấu thể hiện vị
trí pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của công ty, tổ chức và các chức danh
Nhà nước”. Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là hết sức cần
thiết.

18
 Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm
giữ và đóng dấu. Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn
bản. Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người
khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan.
- Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngoài
giờ làm việc. Không được tùy tiện mang con dấu theo người. Trong trường
hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc
mang con dấu ra khỏi cơ quan.
- Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an
gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng
thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức
hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định
của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính
phủ.
- Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ
có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu
và nộp lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
- Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ)
không được dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa
con dấu.
Nguyên tắc đóng dấu:
- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.
Nghĩa là dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan đó làm ra.

19
 - Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được
đóng dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ ( văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của
cấp có thẩm quyền ) hoặc đóng dấu vào các văn bản giấy tờ chưa ghi nội
dung.
Quy định đóng dấu:
- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái. Ngoài ra dấu của cơ quan, tổ chức còn được sử dụng đóng vào
băn bản trong những trường hợp như: Dấu treo, dấu giáp lai, dấu lên phụ lục
kèm theo bản chính.
1.1.3.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
* Khái niệm.
Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết
công việc đó.
- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị
sau khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ việc
nghiên cứu. Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học,
có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải quyết công
việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào
lưu trữ.
* Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ
được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho

20
việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi
cần, nhanh chóng tìm được các văn bản.
Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:
- Lập bản danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần
lập trong năm. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là
những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị
trước. Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ
quan, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công
tác của bản thân, phải dự kiến trong năm tới có những công việc gì phải làm.
Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và lập thành
những hồ sơ gì.
- Mở hồ sơ:
Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ
thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm
qua mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”.
Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được
giao thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ.
Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ
sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được
nội dung sự việc.
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản
giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa
của hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn
bản giấy tờ, không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có
liên quan đến sự việc trong hồ sơ.

21
 - Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ.
Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây:
+ Theo trình tự giải quyết công việc: Công việc nào được giải quyết
trước thì xếp trước.
+ Theo trình tự vần chữ cái a,b,c.
+ Theo tác giả văn bản: Tác giả nào quan trọng nhất thì xếp trước, ít
quan trọng xếp sau.
+ Mức độ quan trọng của văn bản: Văn bản nào quan trọng xếp trước,
ít quan trọng xếp sau.
+ Theo thời gian: Văn bản nào có thời gian ban hành trước thì xếp
trước.
Tuy có 5 đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ, nhưng trên thực tế đặc trưng
đầu tiên được sử dụng nhiều nhất. Nếu có phim, ảnh, băng ghi âm đi kèm thì
phải bảo quản riêng, nhưng phải ghi chú trong hồ sơ và kèm theo ký hiệu tra
tìm, khi cần có thể thấy ngay. Khi nộp hồ sơ cũng phải nộp những thứ trên
kèm theo.
- Kết thúc hồ sơ:
Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có
trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét lại hồ sơ, nếu thấy thiếu văn bản
giấy tờ thì sưu tầm bổ sung, loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp,
các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.
- Viết bìa hồ sơ:
Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục
Lưu trữ Nhà nước ban hành. Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng,
chính xác, đầy đủ theo quy định chung.

22
 * Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác
một năm theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới
nộp lưu.
Khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những
hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi
trong danh mục hồ sơ) kèm theo ba bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu
trữ cơ quan.
Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn thì
đánh giá lại. Nếu không cần lưu thì tiêu huỷ theo quy định.
Nếu những đơn vị nào cần đến hồ sơ đã hết hạn nộp lưu để nghiên cứu
thì làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan.
Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình,
kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét
thời gian bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra
tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng.
1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là
một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ.

23
 - Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông
tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có
ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan và có ý nghĩa rất quan
trọng trong nhiều lĩnh vực:
- Trong lĩnh vực chính trị: Tài liệu lưu trữ hình thành và được các giai
cấp nắm quyền lãnh đạo sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai
cấp mình và đấu tranh chống lại giai cấp đối địch. Vì vậy tài liệu được sản
sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước nắm quyền lãnh đạo
đều mang bản chất giai cấp. Tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng đấu tranh bảo
vệ chủ quyền lãnh thổ quốc gia. Có thể nói trong lĩnh vực chính trị tài liệu lưu
trữ có vai trò hết sức to lớn, thực sự là tài sản vô giá, không thể đo đếm được.
- Trong lĩnh vực kinh tế: Tài liệu lưu trữ có tác dụng về mặt kinh tế khi
chúng được khai thác, sử dụng phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ
quốc của nhân dân ta. Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên
thiên nhiên làm cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế, văn hoá trong
từng vùng, từng địa phương và trong toàn quốc. Đồng thời nó còn là căn cứ
quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và định hướng
cho những giai đoạn tiếp theo.
- Trong lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để làm tư
liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong
tự nhiên, xã hội và tư duy; được sử dụng để nghiên cứu khoa học trong nhiều
lĩnh vực của đời sống xã hội và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu
lịch sử.

24
 - Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội: Thông tin trong tài liệu lưu trữ được
khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa vùng, miền, văn
hóa đất nước, để quảng bá văn hóa quê hương với quốc tế.
Đối với hoạt động quản lý: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin giúp các
cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở cơ quan, tổ chức hoạch định các chương
trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó,
tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức trong việc thanh
tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.
Tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin quý giá để xác nhận những
thông tin liên quan đến cá thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình
độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ để
chứng minh nhân thân trong việc giải quyết các vấn đề về sở hữu,…
Công tác lưu trữ có vị trí rất quan trọng và không thể thiếu được trong
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, các cơ quan cần phải quan tâm,
làm tốt công tác lưu trữ để góp phần bảo vệ, quản lý an toàn và sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ để góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển cơ
quan, đất nước.
1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ.
1.2.3.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa
vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử
dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó.
Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho
tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các
phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp,
cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo
quản tài liệu được thuận tiện và an toàn.

25
 Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ. Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: Xác
định giá trị, bổ, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ, việc
xác định giá trị, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được tiến hành thuận lợi. Ngược
lại, xác định chuẩn xác giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu đầy đủ cũng là điều
kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu.
1.2.3.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian
cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ
những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự
hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu
trữ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài
liệu lưu trữ đem ra đánh giá. Hoạt động của Hội đồng đặt dưới sự lãnh đạo
trực tiếp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn đề nghị cơ quan lưu trữ cấp trên
duyệt.
Các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng trong đó ghi rõ:
Thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài
liệu đưa đi tiêu hủy, số lượng đơn vị bảo quản. Biên bản phải được cơ quan có
thẩm quyền phê duyệt, sau khi đã xem xet, kiểm tra có cán bộ lưu trữ chứng
kiến và phải báo cáo với cơ quan quan lý lưu trữ cấp trên trực tiếp.
1.2.3.4. Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp
nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và
quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp

26
lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Tài liệu thu thập
được bổ sung theo hệ thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu
trữ có giá trị cho các kho lưu trữ.
Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm 2 phần:
* Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của Nhà nước.
Theo quy định của Nhà nước thì những hồ sơ tài liệu thuộc các công
việc đã giải xong ở văn thư phải được giao nộp vàơ lưu trữ cơ quan để tra cứu
sử dụng tiếp. Đối với những cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu thì phải xác
định giá trị, lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp lưu trữ cố
định có thẩm quyền khi tài liệu của cơ quan mình đã đến hạn nộp lưu.
* Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ.
Do nhiều nguyên nhân, tài liệu thu thận vào các lưu trữ thường không
đầy đủ, nhất là những phông tài liệu thuộc các giai đoạn lịch sử đã xa, hoặc
trong thời kỳ chiến tranh.
Sưu tầm để bổ sung tài liệu còn đặt ra cả đối với những phông tài liệu
còn mới hoặc các phông tài liệu còn mở, do tài liệu bị lẫn phông hoặc tài liệu
còn rải rác ở cá nhân, nhất là các cá nhân giữ cương vị lãnh đạo, tài liệu lưu
trữ ở nước ngoài.
Bởi vậy, bên cạnh việc thu thập thì công tác sưu tầm để bổ sung phông
lưu trữ là rất cần thiết, góp phân hoàn chỉnh tài liệu cho các phông lưu trữ,
đồng thời góp phần thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài
liệu lưu trữ.
1.2.3.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu trong phông theo một
phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ,
đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo
điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.

27
 Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu gồm:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm
tra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ.
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu
theo phương án đã chọn.
1.2.3.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật
nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Những nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Xây dựng nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ.
Do nguyên liệu và phương pháp chế tác, do thiếu nhà kho đúng quy
cách để bảo quản nên tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng, mất mát. Vì vậy, khi xây
dựng kho lưu trữ cần phải bảo đảm yêu cầu về chống ẩm, chống nóng, chống
ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp và chống các loại nấm mốc, côn trùng phá
hoại. Ngoài ra, còn phải đảm bảo yêu cầu về phòng gian, bảo mật. cần phải
xây dựng những loại nhà kho thích hợp đối với từng loại tài liệu lưu trữ.
- Yêu cầu về địa điểm xây dựng nhà kho:
Khu vực xây dựng nhà kho phải là nơi có môi trường sạch, không bị ô
nhiễm bởi các chất thải công nghiệp như bụi, khói, khí độc… Khu vực xây
dựng phải cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi, cống rãnh và các
mạch nước ngầm.
- Yêu cầu về thiết kế kiến trúc và nguyên liệu xây dựng kho:
Thiết kế phải tuân thủ theo các quy định của nhà nước về thiết kế mẫu
kho lưu trữ.

28
 - Hướng nhà kho: Nhà kho bảo quản tài liệu cần đặt theo hướng Đông –
Nam tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu.
* Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
Để làm tốt công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần thiết
phải có những thiết bị chuyên dùng. Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng, khối
lượng tài liệu và khả năng kinh phí, điều kiện sử dụng mà lựa chọn.các trang
thiết bị sau:
- Thiết bị vận chuyển tài liệu.
Tùy thuộc vào quy mô và thiết kế kho có thể sử dụng thiết bị vận
chuyển như thang máy, tời, xe đẩy, băng tải, …
1.2.3.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin
tài liệu lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu của độc giả.
Sử dụng tài liệu lưu trữ có những hình thức cơ bản sau:
* Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc.
Có thể nói đây là hình thức hiệu quả nhất. Các kho lưu trữ đều có thể
sử dụng hình thức này và đối với kho lưu trữ cố định đây là hình thức bắt
buộc.
Độc giả được nghiên cứu trực tiếp bản gốc, bản chính ( đối với tài liệu
được phép) tại phòng đọc sẽ có thận lợi cho độc giả và cơ quan lưu trữ.
Tại phòng đọc cần có các biểu mẫu in sẵn để độc giả khai báo, đăng ký
khi đọc tài liệu. Khi giao nhận và nhận lại tài liệu, cán bộ lưu trữ phải đăng ký
vào sổ giao nhận và kiểm tra kỹ tài liệu để có biện pháp truy cứu trách nhiệm
khi phát hiện thấy mất mát, hư hỏng.
* Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Nhân sự kiện quan trọng của đất nước, của ngành có thể giới thiệu tài
liệu lưu trữ trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, các loại báo, trên các kênh truyền

29
hình của trung ương và địa phương, trên đài phát thanh trung ương và địa
phương.
* Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.
Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm mục đích giáo dục quần chúng về chủ
trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, về truyền thống cách
mạng, về đất nước, về danh nhân lịch sử.
Triển lãm là công việc phức tạp, đòi hỏi phải có khả năng tổ chức và
kinh phí. Tài liệu đưa ra triển lãm phải có chủ đề mang tính thời sự, thu hút
được sự chú ý của nhiều người.
Khi triển lãm tài liệu phải tuân thủ một nguyên tắc chỉ được trưng bày
bản sao. Để thu hút người xem, người nghiên cứu, phần trưng bày và thuyết
minh phải mang tính khoa học và nghệ thuật cao.
1.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với
nhau. Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban
hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu
đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Tài liệu được
lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác
và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện
tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có
ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem
công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện
thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó phát huy được giá trị của tài liệu
lưu trữ.

30
 Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ
quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau.
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục
vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp
ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương
tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công
chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu
cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan hành
chính nhà nước, mỗi đơn vị được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu
quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải cách nền hành
chính hiện nay.

31
 Tiểu kết:
Có thể thấy, công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động vô cùng quan trọng
đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ giúp tận dụng tối đa
giá trị của văn bản, của tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, tổ chức
và các hoat động khác của cơ quan tổ chức. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư,
lưu trữ là một tiền đề quan trọng để thực hiện tốt các hoạt động khác của cơ
quan tổ chức. Nhận thức được điều này các hoạt động của công tác văn thư,
công tác lưu trữ đã được các cơ quan, tổ chức ngày một chú trọng và các cơ
quan, tổ chức làm việc trong lĩnh vực ngành nghề văn thư, lưu trữ cũng đã
đang ngày một phát triển hơn nữa để đáp ứng nhu cầu đề ra của xã hội, góp
phần vào sự phát triển chung của đất nước.

32
 Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI.

2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất

động sản Hà Nội.
2.1.1. Lịch sử hình thành.
- Tên công ty: Công Ty Cổ phần Quản Lý & Kinh Doanh Bất Động
Sản Hà Nội
- Địa chỉ chính: Phòng 312, Tầng 3, Tòa Nhà Ocean Park, Số 1 Đào
Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội.
- Số điện thoại:(04) 35770713
- Fax: (04) 35770703
- Email: Hpmhanoi.com.vn
Công ty TNHH Quản lý và Kinh doanh bất động sản Hà Nội (HPM)
được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0104000071 do Sở Kế hoạch và
Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 12 tháng 11 năm 2002 với số vốn ban đầu
là 34.000.000.000 VNĐ (Ba mươi tư tỷ đồng). Ngay từ khi mới thành lập,
công ty đã bắt tay ngay vào quản lý và khai thác tòa nhà OCEAN PARK –
Trung tâm thông tin thương mại Hàng hải Quốc tế cùng các chuỗi tòa cao ốc
trực thuộc các tập đoàn lớn như Bảo Việt; NXB Giáo dục, VCT Online,
BIDV, Handico, Cavico, HiPT, VNPT, BIC Vietnam, GP Invest…
Công ty TNHH Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội là thành
viên sáng lập Hội đồng Công trình xanh Việt Nam, xây dựng quản lý và khai
thác tòa nhà đạt hiệu quả năng lượng, tối ưu hóa các hệ thống sử dụng năng
lượng trong tòa nhà… giảm thiểu chi phí trong quá trình vận hành nhưng vẫn
đảm bảo hoạt động của tòa nhà đạt chất lượng và tiêu chuẩn Quốc tế.

33
 Cùng sự cạnh tranh và đòi hỏi phát triển không ngừng trên trường quốc
tế, năm 2012, HPM đã chuyển đổi mô hình hoạt động từ Công ty TNHH sang
Công ty Cổ phần với tên gọi Công ty Cổ phần quản lý và kinh doanh bất động
sản Hà Nội.
2.1.2. Chức năng.
Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội với thế
mạnh đầu nghành là việc quản lý, khai thác và sử dụng tối đa các giá trị hiện
có, đem lại hiệu quả và lợi ích cao nhất cho chủ đầu tư. Ngoài ra, công ty còn
có các chức năng:
- Xúc tiến đầu tư thương mại
- Huy động vốn, đầu tư, xây dựng
- Tư vấn, lập hồ sơ mời thầu
- Tư vấn, đào tạo và xây dựng hế thống quy trình quản lý khai thác bất
động sản
- Tư vấn, thẩm tra thiết kế, phản biện thiết kế và lắp đặt thiết bị, hoàn
thiện nội thất.
- Đưa ra các ý kiến đóng góp về kỹ thuật dưới góc độ người sử dụng,
người vận hành nhằm tạo ra những tiện ích hợp lý nhất cho một Tòa nhà khi
đi vào hoạt động.
- Tư vấn, tiếp thị, quảng cáo cho thuê bất động sản (Văn phòng, siêu
thi, khu bán lẻ, Cụm công nghiệp…)
Với các chức năng của Công ty, HPM luôn mong muốn trở thành nhà
cung cấp các loại hình dịch vụ Quản lý và Khai thác bất động sản chuyên
nghiệp có tầm cỡ Quốc tế mang thương hiệu Việt Nam.
2.1.3. Nhiệm vụ.
- Đảm bảo và gia tăng giá trị tài sản cho khách hàng. HPM hiểu rõ giá
trị bất động sản cần được đảm bảo và gia tăng theo thời gian hoạt động, đảm
bảo tòa nhà luôn mới và hình ảnh tòa nhà cần phải được nâng cao.

34
 - Đảm bảo quy trình bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật định kỳ, đảm bảo
hoạt động đồng bộ với sự giám sát điều hành có kỷ luật.
- Hợp lý hóa chi phí vận hành và các chi phí phát sinh cho việc tái đầu
tư, tìm ra những giải pháp mới, đồng bộ, an toàn, xây dựng nên những kế
hoạch nhằm tiết kiệm năng lượng tối đa, giảm thiểu chi phí cho chủ đầu tư
nhưng vẫn đảm bảo hoạt động của tòa nhà đạt tiêu chuẩn cao.
- Đảm bảo doanh thu và lợi nhuận đạt cao hơn tiêu chuẩn.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức.
- Tổng số cán bộ, nhân viên trong công ty là hơn 50 người, trong đó có
1 Tổng giám đốc , 2 Phó Tổng Giám đốc và 6 phòng ban.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty HPM (xem phụ lục số 1).
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức phòng HC-NS.
A, Chức năng.
- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong
nội bộ Công ty.
- Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều
động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.
- Tham mưu, theo dõi, giải quyết giúp Tổng Giám đốc trong việc giải
quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật
Lao động.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp
cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển.
- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ
lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng.
- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của
doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Theo dõi, nhận xét
cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.

35
 - Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty,
theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho
cán bộ công nhân.
- Quản lý con dấu của công ty theo quy định về quản lý và sử dụng con
dấu của Bộ Công an, giải quyếtvăn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của công ty. Lập kế
hoạch mua sắm trang thiết bị trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Thực hiện công
tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của phòng Hành chính
định kỳ hàng năm theo quy định.
- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ công ty đi công tác.
Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị,
cuộc họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh
doanh của công ty.
- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng của
phòng. Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tác bảo
vệ an ninh trật tự trong tòa nhà.
+ Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ
các văn phòng công ty trong tòa nhà.
+ Theo dõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân sự của
công ty.
+ Xây dựng quy định về phòng chống cháy nổ. Đảm bảo công tác an
toàn phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa
cháy kịp thời khi xảy ra cháy nổ.
+ Đăng ký giấy nhập hàng vào, mang hàng ra của tòa nhà và khóa
thang máy.

36
 + Chuyển phát các giấy tờ, văn bản, thông báo liên quan đến tòa nhà
cho toàn bộ các văn phòng công ty thuộc phạm vi tòa nhà.
B, Nhiệm vụ.
Phòng hành chính – nhân sự bao gồm những nhiệm vụ sau:
* Về công tác tổ chức, nhân sự:
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của
Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp
- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai
đoạn trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công
nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ
phận.
- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của
cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng
lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm
y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
* Công tác hành chính, tổng hợp:
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng
giai đoạn: tháng, quý, năm.
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và
sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức,
nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư
lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc.

37
 - Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình
lãnh đạo ký.
- Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan.
* Công tác thi đua, khen thưởng:
- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân
theo quy định hiện hành.
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen
thưởng cho từng giai đoạn.
C, Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự.
- Phòng Hành chính – nhân sự Công ty HPM có Trưởng phòng và các
cán bộ, công chức, nhân viên chuyên môn khác.
- Lãnh đạo Phòng Hành chính – nhân sự gồm có Trưởng phòng.
Trưởng phòng do Ban Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.
- Trưởng phòng là người đứng đầu phòng Hành chính, chịu trách nhiệm
trước Công ty, Giám đốc và trước pháp luật về thực hiện chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng. Khi Trưởng phòng HC
– NS đi vắng, sẽ ủy quyền cho nhân viên bộ phận văn thư , lưu trữ phụ trách
công việc.
- Phòng Hành chính – nhân sự Công ty HPM có các bộ phận chuyên
môn, giúp việc, phục vụ gồm: bộ phận lễ tân, bộ phận văn thư , lưu trữ, bộ
phận lái xe, bộ phận an ninh, bộ phận vệ sinh.
- Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự (xem phụ lục số 2)
2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty HPM.
2.2.1. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ.
2.2.1.1. Nhân sự bộ phận công tác văn thư, lưu trữ.
Bộ phận Văn thư , Lưu trữ của Công ty HPM thuộc phòng Hành chính
nhân sự gồm 2 nhân viên.

38
STT Nhân viên Trình độ Tuổi đời Tuổi nghề
Tại chức Học viện
1 Phan Thị Thu Huyền 43 19
Hành Chính
2 Bùi Hà My Cao đẳng 33 8

Với số lượng nhân viên phòng văn thư hiện nay của Công ty về số
lượng (02 người) chưa hoàn toàn đáp ứng đủ về số lượng, bởi chị Phan Thu
Huyền là trưởng phòng HC – NS, nên không tham gia nhiều vào công tác Văn
thư – Lưu trữ mà chủ yếu do chị Bùi Hà My phụ trách.
Cả 02 nhân viên đều là những người đã có tuổi đời trong nghề, có
kinh nghiệm trong công việc, tuy nhiên về trình độ cũng như kỹ năng làm
việc của nhân viên bộ phận văn thư Công ty hiện nay vẫn chưa thực sự đạt
yêu cầu về trình độ tin học, ngoại ngữ cũng như kỹ năng nghiệp vụ còn mang
tính chất thủ công, chưa thực sự bài bản. Vì thế để bộ phận Văn thư công ty
hoạt động có hiệu quả hơn Công ty cần đưa ra những chính sách tuyển mới
hoặc có những khoá đào tạo để nâng cao trình độ cho CBCNV phòng văn thư,
đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí riêng một khu với diện tích
không quá to.
Do điều kiện thiếu thốn về phòng ốc nên diện tích phòng Văn thư - Lưu
trữ của cơ quan hiện nay gần như mới chỉ đơn thuần thực hiện được chức
năng văn thư.
- Cách bố trí phòng họp tương đối hợp lý:
+ Tường phía trước và phía sau được bố trí bằng cửa kính chống nhiệt
nên phòng làm việc có ánh sáng tự nhiên tạo không khí làm việc.
+ Hệ thống cửa sau được thông với cửa trước nên phòng làm việc rất
thoáng.

39
 + Máy photo phục vụ việc sao chụp của cán bộ các phòng ban được bố
trí phía ngoài và phục vụ lưu trữ của cơ quan được bố trí bên trong rất thuận
lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
+ Do đặc thù công việc của phòng văn thư nên bàn làm việc của nhân
viên được bố trí theo chiều ngang rất thuận tiện cho việc tiếp nhận, giải quyết,
và phát văn bản…
+ Tủ đựng con dấu và giấy tờ văn bản lưu văn thư được bố trí ngay sau
bản làm việc của văn thư nên rất thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và sử
dụng.
+ Phòng còn được trang bị thêm máy sấy. Máy sấy được bố trí ngay
cạnh máy in nên rất thuận tiện cho việc sử dụng.
- Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số điểm chưa hợp lý:
+ Do điều kiện về phòng ban nên công tác lưu trữ của cơ quan chưa có
phòng riêng mà chỉ được lưu tại phòng văn thư và các tủ đựng hồ sơ trong
công ty nên việc quản lý văn bản lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.
+ Do phòng làm việc được thiết kế bằng cửa kính nên phòng làm việc
nóng và bí vào mùa hè và ánh nắng trực tiếp sẽ không tốt cho công tác lưu trữ
văn bản.
2.2.1.2. Nhiệm vụ tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư ở Công ty HPM cũng như tất cả các doanh nghiệp
khác đều bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau. Tùy theo
cương vị và khả năng của mỗi người trong cơ quan được giao phụ trách
những nội dung nhất định và có sự phân công trách nhiệm rõ ràng như sau:
* Trách nhiệm của Ban Giám đốc:
Quyết định cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự và bộ phận
Văn thư, lưu trữ.

40
 Phê duyệt các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành
chính –Nhân sự và bộ phận văn thư, lưu trữ.
Là người đứng đầu chỉ đạo công tác văn thư trong cơ quan, ở cơ quan
cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học
công nghệ trong công tác văn thư.
Trực tiếp ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành, có thể ủy quyền
cho cán bộ cấp dưới ký một số văn bản thuộc thẩm quyền của mình.
Trực tiếp giải quyết văn bản đến, hoặc giao cho Trưởng phòng Hành
chính trực tiếp giải quyết văn bản.
* Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự Công ty HPM:
Là người giúp Tổng Giám đốc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác
văn thư của cơ quan.
Trực tiếp phải làm các công việc sau:
- Xem xét về mặt thủ tục, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản
trước khi ký gửi đi.
- Ký thừa lệnh Tổng Giám đốc một số văn bản thuộc thẩm quyền của
Tổng Giám đốc công ty, ký trực tiếp một số văn bản do phòng ban hành,
- Tham gia thảo duyệt văn bản của cơ quan, tham mưu cho Tổng Giám
đốc trong việc hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ.
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi.
Trong những điều kiện cụ thể, có thể được giao một số công việc thuộc
nhiệm vụ của văn thư chuyên trách. Có thể giao cho cấp dưới hoặc cấp phó của
mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
* Trách nhiệm của trưởng các đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị trong công ty chịu trách nhiệm trước Tổng Giám
đốc về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý
văn bản đi của đơn vị.

41
 - Tổ chức soạn thảo trong phạm vi đơn vị.
- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi cấp trên giao phó.
2.2.2. Xây dựng quy chế, nội dung công tác văn thư, lưu trữ; Quy
định sử dụng tài liệu.
Để thực hiện tốt chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước cũng như
hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ công tác, Công ty HPM đã quan tâm đến
công tác Văn thư , lưu trữ và đưa ra quy định áp dụng văn bản về công tác văn
thư , lưu trữ tại công ty đến từng cán bộ, công chức trong cơ quan, đồng thời
Công ty cũng đã đưa ra được quy định soạn thảo văn bản riêng của cơ quan.
(Xem phụ lục số 3)
Các văn bản quản lý Nhà nước về công tác văn thư được áp dụng tại
Công ty HPM bao gồm:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
Phủ về Công tác văn thư.
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
Thông tư 01/2011/TT-BVN ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bội Nội
vụ quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu
trữ của công ty đã góp phần cho hoạt động văn thư, lưu trữ cơ quan của công
ty HPM được chính xác, hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc của các cán
bộ, nhân viên trong công ty.
2.2.3. Nghiệp vụ công tác văn thư tại Công ty HPM.
2.2.3.1. Tổ chức soạn thảo văn bản.
A, Các văn bản được ban hành.
Theo Điều 1, Quy định về việc soạn thảo văn bản ngày 01 tháng 10
năm 2011 của Công ty HPM, các hình thức văn bản được ban hành thuộc loại

42
văn bản hành chính, gồm Quyết định, chỉ thị, thông báo, kế hoạch, chương trình,
phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng
nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường…
Năm 2016, 2017, số lượng văn bản của công ty được thể hiện như sau:

Nhìn chung, số lượng văn bản ban hành của Công ty HPM năm 2017
nhiều hơn năm 2016. Tuy nhiên, năm 2016, Quyết định, giấy mời, đơn thư,
biên bản được ban hành nhiều hơn năm 2017. Các văn bản của Công ty đều
được quản lý chặt chẽ, mỗi quý sẽ được tổng kết, làm báo cáo và có sự so
sánh 1 lần để có thể đưa ra được các kết luận về quá trình và kết quả hoạt
động của công ty.
B. Tổ chức soạn thảo văn bản
- Công tác soạn thảo do bộ phận Văn thư , lưu trữ tổng hợp chịu trách
nhiệm soạn thảo các văn bản phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo, đối với các
phòng khác đều có cán bộ soạn thảo riêng. Tuy nhiên các văn bản trước khi
trình lên lãnh đạo ký sẽ được tập trung tại bộ phận văn thư để cán bộ văn thư
kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản lần cuối trước khi trình ký.

43
 - Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của công ty HPM được tiến
hành theo các bước sau:
+ Bước 1: Xác định mục đích văn bản sẽ ban hành để từ đó xác định
được tên loại văn bản.
+ Bước 2: Xác định hình thức loại văn bản ban hành, nội dung văn bản.
+ Bước 3: Thu thập và xử lý các thông tin liên quan, tiến hành soạn thảo.
+ Bước 4: Trình trưởng bộ phận Văn thư , Lưu trữ xem xét về nội dung.
+ Bước 5: Trình trưởng phòng HC – NS xem xét, kiểm tra về mặt thể
thức, kỹ thuật. Trưởng phòng HC – NS sẽ ký chữ ký nháy vào cuối thẩm
quyền ký.
+ Bước 6: Trình người có thẩm quyền ký ký.
+ Bước 7: Nhân bản, đóng dấu và phát hành văn bản.
- Sau quá trình khảo sát và tìm hiểu, nhận thấy Công ty đã ban hành
được quy định về việc soạn thảo, tạo ra một hệ thống văn bản chính xác,
thống nhất.
- Quy trình soạn thảo ban hành văn bản đã được hình thành theo các
bước cụ thể, rõ ràng, đúng với quy định.
- Mặc dù là cơ quan doanh nghiệp, nhưng thẩm quyền ban hành văn
bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được tuân thủ khá sát theo quy
định của Thông tư 01.
2.2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi.
Quy trình tổ chức, quản lý văn bản đi của Công ty HPM (Xem phụ lục số 4)
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng
năm ban hành văn bản.
a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản trước khi trình ký và thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát

44
hành văn bản, khi phát hiện sai sót, kịp thời báo cáo cho Trưởng phòng HC –
NS được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
Việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình bày các
yếu tố thể thức đã được quy định tại Điều 2, Quy định về việc soạn thảo văn
bản, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Công ty HPM.
Thể thức văn bản được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản
do Nhà nước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng
từng kiểu loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử
dụng thuận lợi trong các cơ quan, đơn vị. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm
các nội dung:
- Khổ giấy;
- Kiểu trình bày;
- Định lề văn bản;
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
và các chi tiết trình bày khác.
Quy định về việc soạn thảo của Công ty HPM cũng quy định thành
phần cấu thành văn bản bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố thành phần
thể thức bắt buộc và 7 yếu tố thể thức bổ sung, cụ thể như sau:
+ 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc bao gồm :
(1). Quốc hiệu;
(2). Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
(3). Số, ký hiệu của văn bản;
(4). Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
(5). Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
(6). Nội dung văn bản;
(7). Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
(8). Dấu của cơ quan, tổ chức;

45
 (9). Nơi nhận.
+ 7 yếu tố thể thức bổ sung bao gồm :
(1). Dấu chỉ mức độ mật;
(2). Dấu chỉ mức độ khẩn;
(3). Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;
(4). Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số Fax;
địa chỉ trang thông tin điện tử;
(5). Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;
(6). Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;
(7). Đánh số trang.
b. Ghi số, ngày,tháng, năm của văn bản.
- Việc đánh số văn bản của Công ty được thực hiện theo đúng quy định
của Công ty.
- Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty
ban hành trong một năm được đánh chung cho một số văn bản hành chính.
- Công ty HPM có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một
năm là hơn 1000 văn bản , nên các văn bản được đánh số hỗn hợp, vừa theo
từng loại văn bản, vừa theo các nhóm văn bản nhất định.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày được ký ban hành và
đăng ký vào sổ và được ghi bằng tay bởi nhân viên bộ phận văn thư.
- Trong thực tế, tại phụ lục số 5, văn bản của công ty HPM ban hành
còn nhiều lỗi sai cơ bản như:
+ Dưới Quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản dùng các dấu sao
thay cho dấu gạch ngang.
+ Năm ban hành văn bản còn đánh máy.
+ Trích yếu nội dung công văn để trong dấu ngoặc kép.
+ Phần tên đơn vị được gửi văn bản đến viết in hoa toàn bộ.

46
 + Không có chữ ký duyệt thể thức và chữ ký duyệt nội dung ký sai vị trí.
+ Lưu sai đơn vị.
+ Tại vị trí ghi thẩm quyền ký, ghi tên công ty thay vì thẩm quyền của
người ký.
Bước 2: Trình ký.
- Các văn bản của công ty được ban hành chủ yếu bởi Tổng Giám đốc
và Phó Giám đốc. Trước khi trình Tổng Giám đốc ký, chuyên viện bộ phận
Văn thư – Lưu trữ hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về nội dung văn bản trước Ban Giám đốc. Trưởng phòng HC – NS
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục
ban hành văn bản trước Ban Giám đốc và pháp luật, sau đó ký nháy vào chữ
cuối cùng của thẩm quyền ký.
- Tổng Giám đốc là người ký ban hành các văn bản của Công ty. Các
Phó Giám đốc được ký thay mặt Công ty, khi ký, thẩm quyền ký sẽ là ký thay
(KT.). Đối với các văn bản thuộc phạm vi và thẩm quyền của mình, Phó Giám
đốc sẽ ký trực tiếp.
- Khi Tổng Giám đốc đi công tác hoặc vắng mặt, sẽ ủy quyền cho cấp
dưới của mình trong cơ quan bằng văn bản cụ thể. Người được uỷ quyền
không được uỷ quyền lại cho người khác ký.Người ký khi ký sẽ có thẩm
quyền ký là thừa ủy quyền (TUQ.)
- Tổng Giám đốc có thể giao cho Trưởng phòng HC – NS ký thừa lệnh
(TL.) một số loại văn bản.
Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ
mực dễ phai.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.
- Sau khi hoàn thành việc ký, văn thư cơ quan tiến hành nhân bản. Dựa
vào phần nơi nhận để nhân đúng số lượng văn bản cần. Đối với loại văn bản

47
mật, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh văn bản, nhân bản
theo đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của
Tổng Giám đốc.
- Đóng dấu cơ quan vào văn bản cần ban hành. Khi đóng dấu văn bản
đi, nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra số, chữ ký của người ký có đúng
thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định hay chưa, nếu sai
sót cần sửa chữa kịp thời hoặc yêu cầu đơn vị đó sửa lại, làm lại.
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của
văn bản và nội dung để đóng dấu giáp lai.
- Việc đóng dấu các cấp độ khẩn, đóng dấu các cấp độ mật sẽ tùy thuộc
vào nội dung văn bản và mức độ quan trọng của văn bản.
- Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ
ký của người đúng thẩm quyền. Không đóng dấu lên giấy trắng.
Bước 4: Đăng ký văn bản đi.
- Các văn bản đi của Công ty trước khi chuyển phát đi đều được đăng
ký trong sổ đăng ký văn bản đi, sau đó nhân viên thuộc bộ phận văn thư sẽ
đăng ký tiếp trên máy tính.
- Căn cứ số lượng văn bản đi hàng năm, Công ty HPM đã lập một sổ
đăng ký chung, trong đó được chia ra làm nhiều phần để đăng ký các loại văn
bản khác nhau.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Công ty HPM (Xem Phụ lục số 6)
Bước 5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
a. Thủ tục chuyển phát.
- Để đảm bảo tính an toàn của văn bản, Công ty HPM đã có mẫu sẵn
phong bì. Đó là loại phong bì dày, làm bằng loại giấy có độ bền cao, không

48
thấm nước. Ngoài phong bì có in sẵn tên Công ty bằng tiếng anh, Logo của
công ty, số điện thoại, số Fax, địa chỉ Công ty và email.
- Sau khi nhân viên thuộc bộ phận văn thư cho văn bản vào phong bì,
dùng keo dính hoặc băng dính dính chặt miệng phong bì lại. Tùy từng loại
văn bản mà cán bộ văn thư đóng dấu cơ quan hoặc dấu mức độ khẩn, mật và
các dấu khác.
b. Chuyển phát văn bản đi.
- Chuyển phát văn bản đi
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi (Xem phụ lục số 7)
+ Gửi văn bản trong nội bộ cơ quan:
Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị khi phát
hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ. Yêu cầu
người nhận văn bản ký nhận vào sổ.
+ Gửi văn bản qua bưu điện:
Khi gửi văn bản qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân
viên văn thư phụ trách chuyển phát văn bản đi khi phải ký xác nhận vào sổ
chuyển giao.
Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện cũng giống như sổ chuyển giao văn
bản trong nội bộ, chỉ khác tên gọi.
Đối với các văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ công ty, nhân
viên thuộc bộ phận văn thư sẽ trực tiếp chuyển giao. Khi chuyển giao văn bản
đi trong nội bộ, người nhận văn bản cũng phải ký vào sổ.
Đối với các văn bản đi chuyển giao trong tòa nhà, người chuyển giao
văn bản đi sẽ yêu cầu người nhận trực tiếp ký vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi của Công ty được gửi qua bưu điện đều phải hoàn
thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản phải yêu cầu
nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ.

49
 Các văn bản được chuyển qua đường bưu điện đều được đăng ký vào
sổ đăng ký riêng để có thể tiện theo dõi, kiểm tra , đảm bảo văn bản đã được
chuyển đến tay người nhận văn bản. (Xem phụ lục số 8)
- Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng internet.
Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể chuyển đến
nơi nhận bằng Fax hoặc qua mạng để kịp thời giải quyết công việc, nhưng sau
đó nhân viên văn thư phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu
trữ.
c. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Khi phát hiện có sự chậm trễ, thất lạc thư cần phải báo cáo với cấp trên để kịp
thời giải quyết.
Bước 6. Lưu văn bản đi.
- Tất cả văn bản đi được lưu tại văn phòng văn thư, được sắp xếp theo
thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đăng ký và đánh số chung, sắp xếp
chung, hoặc sắp xếp theo từng loại hoặc từng nhóm nhất định.
- Tại công ty HPM, mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Một bản lưu
tại văn thư cơ quan, là bản gốc chỉ có chữ ký tươi, không có dấu cơ quan, một
bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên có đầy đủ chữ ký của người có
thẩm quyền và chữ ký tắt trực tiếp và dấu cơ quan.
2.2.3.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty HPM (xem
phụ lục số 9 )
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
- Cán bộ văn thư của Công ty khi tiếp nhận văn bản đến đã kiểm tra sơ
bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong, không bóc các loại
phong bì văn bản đến gửi đích danh tên người nhận.

50
 - Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhận,khi văn bản liên quan
đến công việc chung của Công ty thì người nhận văn bản đã chuyển văn bản
cho cán bộ văn thư Công ty để làm thủ tục đăng ký.
- Cán bộ văn thư Công ty được phép bóc tất cả các bì văn bản đến còn
lại gửi đến Công ty và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì đã thực hiện
theo hướng dẫn sau:
+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời.
+ Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký
hiệu văn bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện được soát lại tránh để sót
văn bản.
- Đối với văn bản không đăng ký thì được nhân viên văn thư gửi đích
danh đến người nhận ghi trên phong bì. Bóc bì không làm rách văn bản bên
trong, mất ký hiệu, mất số.
- Tất cả các văn bản đến cần đăng ký đều được tập trung, đăng ký tại
nơi làm việc của nhân viên bộ phận văn thư - lưu trữ, được đóng dấu đến, ghi
số đến và ngày đến. Đối với fax, nhân viên văn thư sẽ chụp lại trước khi đóng
dấu đến.
- Các văn bản đến của Công ty đều được đóng dấu đến tại vị trí dưới vị
trí ghi địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Dấu đến của Công ty HPM là con dấu riêng bằng tiếng anh, có dòng chữ
“ Received” tức là “Đã nhận” Kèm theo 1 dòng để ghi số đến và ngày,
tháng, năm đến của văn bản. (Xem phụ lục số 10)
Thực tế, dấu đến của Công ty HPM là con dấu riêng, khác với mẫu dấu
đến của nhà nước quy định. Trước hết là sự khác nhau về kích cỡ. Con dấu
được quy định của nhà nước có kích cỡ 3cm*5cm, trong khi dấu đến của
Công ty HPM là 1,5cm*5cm. Mẫu dấu của Công ty HPM so với quy định của
nhà nước còn thiếu nhiều yếu tố. Dấu đến chỉ có số đến và ngày tháng văn

51
văn bản đến, thiếu đi yếu tố Tên cơ quan, chuyển và lưu hồ sơ số. Điều này
gây trở ngại trong việc tìm kiếm văn bản khi cần thiết và khi lập hồ sơ.
Bước 2. Đăng ký văn bản đến.
- Tất cả các văn bản đến đều được nhân viên văn thư thực hiện đăng ký
bằng hai hình thức là đăng ký bằng tay vào sổ đăng ký văn bản đến của cơ
quan và đăng ký trên máy tính.
Bước 3.Trình và chuyển giao văn bản đến
a. Trình văn bản
- Sau khi đăng ký, văn bản đến được nhân viên văn thư trình cho Tổng
Giám đốc (nếu Tổng Giám đốc đi công tác thì trình cho Phó Tổng Giám đốc)
xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết.
Một số văn bản đến của công ty HPM ( Xem phụ lục số 11)
- Tổng Giám đốc căn cứ vào nội dung văn bản đến và quy chế làm việc
của công ty; kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân… ghi ý
kiến phân phối chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản cho đơn vị
hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Nhân viên văn thư sẽ photo văn bản
theo yêu cầu, gửi đến đơn vị, cá nhân theo chỉ thị của Tổng Giám đốc và ghi
vào sổ giao nhận văn bản. Cán bộ văn thư sẽ photo nhân bản văn bản gốc,
giao cho từng đợn vị, cá nhân có liên quan.
Thực tế, vị trí đóng dấu đến của Công ty HPM chưa đúng vị trí. Theo
quy định của nhà nước, vị trí đóng dấu đến là khoảng trống dưới số, ký hiệu
và trích yếu nội dung văn bản trong khi văn thư của Công ty HPM đóng dấu
đến tại khoảng trống dưới vị trí ghi địa danh, ngày tháng năm ban hành văn
bản. Điều này so với quy định là sai.
Hơn nữa, vị trí cho ý kiến giải quyết được người có thẩm quyền phê
được quy định là dưới dấu đến, tuy nhiên tại Công ty HPM, người có thẩm
quyền cho ý kiến giải quyết công việc lại phê tại vị trí dưới phần nơi nhận,

52
lưu văn bản. Điều này tuy không ảnh hưởng nhiều đến quá trình giải quyết
công việc nhưng so với quy định là không chính xác, gây mất thẩm mỹ.
b. Chuyển giao văn bản đến.
- Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
sẽ căn cứ vào quyết định của Tổng Giám đốc. Việc chuyển giao văn bản đến
trong cơ quan được đảm bảo nhanh chóng, chính xác.
Khi chuyển giao văn bản phải trao tận tay người có trách nhiệm giải
quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ.
Trường hợp một văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cùng giải
quyết thì phải nhận tài liệu đó rồi mới chuyển tới nơi nhận.
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có ký nhận của
người nhận văn bản.
- Khi nhận được bản chính của văn bản được chuyển phát bằng Fax
hoặc qua mạng, nhân viên văn thư sẽ thực hiện các công việc như đóng dấu
đến, ghi sổ và ngày đến (số đến là số thứ tự đăng ký khi được đăng ký bản
Fax, văn bản chuyển qua mạng, ngày đến là ngày tháng năm nhận và đăng ký
văn bản trên giấy đó) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax,
văn bản qua mạng.
Bước 4. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
a. Giải quyết văn bản đến.
- Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết kịp thời theo thời hạn quy định.
- Khi giải quyết văn bản đến liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác,
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao đó kèm
theo phiếu giải quyết văn bản có ý kiến tham gia của tất cả các đơn vị, cá
nhân liên quan.

53
 b. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định
phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
- Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: người được
giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết
văn bản theo thời hạn đã quy định.
- Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh.
+ Đối với những công việc khẩn cấp, cần thiết đột xuất phải xin ý kiến
giải quyết ngay khi nhận được văn bản.
+ Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý
kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, nhân viên văn thư cơ quan tiến hành
photto văn bản có ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc, gửi đến các cá nhân
hoặc bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết.
+ Những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ
công việc của cán bộ thừa hành.
Chỉ cán bộ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến
đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn
bản đó. Các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng
hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến.
- Quy trình giải quyết văn bản đến của Công ty HPM được thực hiện
theo đúng quy định, rõ ràng, mang lại hiệu quả cao trong khâu quản lý văn
bản, giúp cho việc giải quyết các vấn đề được thuận lợi, nhanh chóng.
- Công ty đã có mẫu sổ đăng ký văn bản đến riêng, giúp việc lưu trữ,
quản lý văn bản được chặt chẽ, phục vụ cho công tác tìm kiếm, kiểm tra văn
bản được diễn ra thuận lợi, đảm bảo.
2.2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu.
A. Các loại dấu.
Trong công ty HPM có các loại dấu sau:

54
 - Dấu cơ quan: Là loại dấu tròn có ghi tên công ty, mã số thuế và trụ sở
công ty.
- Dấu chức danh: Có 3 loại dấu chức danh, là “Tổng Giám đốc” và
“Phó Tổng Giám đốc” và “Kế toán trưởng” (Xem phụ lục số 12)
- Dấu đến
- Dấu chỉ các mức độ mật, khẩn.
B. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.
Nguyên tắc sử dụng con dấu của Công ty được quy định rõ ràng.
- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái. Ngoài ra dấu của cơ quan, tổ chức còn được sử dụng đóng vào
văn bản trong những trường hợp như: Dấu treo, dấu giáp lai, dấu lên phụ lục
kèm theo bản chính.
- Trong một số trường hợp cụ thể như: các bản đề án, kế hoạch, dự án,
báo cáo trình hội nghị…muốn thể hiện tính hợp pháp của văn bản thì đóng
dấu Công ty vào tiêu đề Công ty ở góc trái phía trên văn bản (Đóng dấu treo).
Tuy nhiên ở Công ty HPM, việc thực hiện đóng dấu không được chính
xác. Dấu đóng thường không trùm lên đúng 1/3 chữ ký, đôi khi dấu đóng còn
bị mờ, dấu giáp lai còn không rõ ràng.
+ Trường hợp đối với một số loại văn bản có 02 tờ trở lên, ngoài việc
đóng dấu lên chữ ký thì việc đóng dấu giáp lai giữa những tờ của văn bản do
Giám đốc Công ty hoặc Trưởng phòng quyết định.
+ Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, mờ
được huỷ văn bản để làm văn bản khác.
- Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ
thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.

55
 - Tại công ty HPM, con dấu cơ quan được giao cho Trưởng phòng HC
– NS là chị Phan Thị Thu Huyền cất giữ. Tất cả các văn bản cần đóng dấu cơ
quan sẽ được nhân viên văn thư chuyển đến Trưởng phòng để xin dấu.
- Các con dấu chức danh sẽ được chính người có chức danh ấy cất giữ,
khi ký sẽ đóng dấu chức danh kèm.
- Con dấu đến, dấu chỉ mức độ mật, khẩn do nhân viên văn thư sử dụng
khi nhận được văn bản đến và gửi các văn bản đi (nếu là văn bản khẩn; mật)
và quản lý.
C. Bảo quản con dấu.
- Con dấu cơ quan là con dấu quan trọng nên việc cất giữ, bảo quản con
dấu cần phải thực hiện nghiêm túc, cẩn thận.
- Tại Công ty HPM, con dấu cơ quan được bảo quản bởi Trưởng phòng
HC – NS, được cất trong hộp, cho vào két sắt tại cơ quan.
- Các con dấu khác được các cá nhân bảo quản trong hộp, cất giữ tại vị
trí làm việc của mình.
- Cơ quan đã thực hiện việc bảo quản, cất giữ con dấu đúng với quy
định hiện hành. Đặc biệt là Việc sử dụng con dấu do 1 người kiểm soát sẽ dễ
dàng trong việc kiểm tra, chịu trách nhiệm.
2.2.3.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
A, Các loại hồ sơ hình thành trong Công ty.
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ
được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho
việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi
cần, nhanh chóng tìm được các văn bản.
Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong
cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu.

56
 Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá
trị vào lưu trữ.
Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt
buộc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ
chuyên môn, các nhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ công việc
của mình làm. Việc lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay
cán bộ tổng hợp.
Để việc quản lý con người và công việc được chặt chẽ, hiệu quả, tại
công ty HPM, đã hình thành các loại hồ sơ như: Hồ sơ nhân sự, hồ sơ công
việc, hồ sơ dự án,…
Các loại hồ sơ được lập ra bởi các đơn vị, phòng ban phụ trách nội
dung ấy. Tại công ty HPM, hồ sơ nhân sự được lập bởi nhân viên văn thư –
lưu trữ của phòng HC- NS; Hồ sơ công việc; hồ sơ dự án được lập bởi phòng
kinh doanh…
Hồ sơ nhân sự của công ty là toàn bộ các thông tin về nhân sự ấy, như
sơ yếu lý lịch, học bạ, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn, chức vụ hiện
tại…
- Hồ sơ dự án là các nội dung liên quan đến toàn bộ một dự án nào đấy
của công ty, ví dụ như hồ sơ dự án BIDV, Hồ sơ Dự án Hải Hà,…
- Hồ sơ công việc là việc tổng hợp thông tin, ghi chép lại quá trình diễn
ra công việc ấy và kết quả đạt được. Đó là những công việc dài hạn. Ví dụ
như hồ sơ mở thầu bán căn hộ, Hồ sơ đấu thầu…
B. Lập hồ sơ tài liệu và nộp vào lưu trữ cơ quan.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở Công ty HPM
được thực hiện khá sơ sài. Các cán bộ, nhân viên trong công ty không lập
danh mục hồ sơ để trình lãnh đạo duyệt trước khi mở hồ sơ mà đều là tự mở
hồ sơ khi cần thiết.

57
 Các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty mới chỉ
dừng lại ở việc sắp xếp sơ bộ mà chưa có sự phân loại hay đánh giá. Tất cả
các văn bản sau khi giải quyết, nếu là văn bản chung của công ty thì sẽ được
cất giữ tại phòng Hành chính của cơ quan, nếu là văn bản của các phòng ban
riêng trong cơ quan thì phòng nào sẽ chịu trách nhiệm cất giữ hồ sơ của
phòng đó. Sau thời hạn quy định nộp hồ sơ của công ty thì mới nộp lại vào
lưu trữ cơ quan.
Mỗi loại hồ sơ được ghi tiêu đề rõ ràng, theo mẫu của Công ty. Tuy
nhiên trên bìa hồ sơ lại không ghi thông tin quan trọng là thời hạn bảo quản
hồ sơ.
Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp theo trình tự giải quyết công
việc. Công việc nào giải quyết trước thì được xếp trước, công việc nào giải
quyết sau thì xếp sau.
Trên thực tế, các hồ sơ của Công ty HPM không được biên mục đầy đủ.
Hồ sơ không được biên mục bên trong, không có mục lục, số lượng tờ, không
có chứng từ kết thúc. Biên mục bên ngoài chỉ có tên cơ quan, tên hồ sơ, năm,
còn thiếu nhiều yếu tố quan trọng như số lượng tờ, phòng số, mục lục số, hồ
sơ số, thời hạn bảo quản.
* Thời hạn và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty
- Thời hạn giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ công ty:
+ Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ khi công việc kết thúc.
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfilm, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác: sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
+ Trường hợp phòng hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã
đến hạn nộp lưu, thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ công ty, nhưng thời
hạn giữ lại không được quá 02 năm.
- Thủ tục giao nộp tài liệu.

58
 Khi giao nộp tài liệu,đã lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và
lưu trữ Công ty mỗi bên 01 bản.
* Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công
ty/lưu trữ đơn vị.
- Giám đốc Công ty chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ Công ty.
- Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty .
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các
phòng thuộc cơ quan Công ty vào Lưu trữ Công ty
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc lập hồ sơ bảo
quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng mình vào Lưu trữ Công
- Tất cả các cán bộ, nhân viên trong cơ quan Công ty khi được giao giải
quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình đã làm.
+ Các phòng hoặc cá nhân trong cơ quan giao nộp những hồ sơ, tài liệu
có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy định.
+ Mọi cán bộ công nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển
công tác khác đều đã bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc
người kế nhiệm.
2.2.4. Nghiệp vụ công tác lưu trữ tại công ty HPM.
2.2.4.1. Phân loại tài liệu.
Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ. Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: Xác
định giá trị, bổ, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ, việc
xác định giá trị, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được tiến hành thuận lợi. Ngược

59
lại, xác định chuẩn xác giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu đầy đủ cũng là điều
kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu.
Dựa vào đặc trưng của Công ty HPM, tài liệu được phân chia thành các
nhóm, được sắp xếp theo nội dung hoạt động kết hợp với thời gian. Đầu tiên,
tài liệu sẽ được chia thành các mảng hoạt động chính: Hành chính- Nhân sự,
Hợp đồng thuê văn phòng; Hợp đồng bàn giao quy trình kỹ thuật; Phòng
họp… Sau đó, trong các nhóm ấy, tài liệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự thời
gian. Tài liệu nào được hính thành trước sẽ được xếp trước.
2.2.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
* Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu:
- Xác định giá trị tài liệu đảm bảo vĩnh viễn.
- Xác định tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Tại Công ty HPM, công việc thực hiện xác định giá trị tài liệu thường
diễn ra vào tháng 1 dương lịch, bởi đây là tháng bắt đầu một năm làm việc
mới, hầu hết các hồ sơ, văn bản, tài liệu của năm cũ kết thúc đã được tập
trung khá đầy đủ, thuận lợi cho việc các định giá trị tài liệu.
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Công ty HPM không thực hiện
thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. Tổng Giám đốc ủy quyền cho
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự chỉ đạo, tiến hành các công việc liên
quan đến việc xác định giá trị tài liệu. Trưởng phòng HC- NS có trách nhiệm
thành lập mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết
giá trị, sau đó trình Tổng Giám đốc để xin quyết định.
- Thành phần tham gia công tác xác định giá trị tài liệu tại Công ty
HPM bao gồm các cá nhân, bộ phận có tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, bao
gồm:
+ Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.

60
 + Nhân viên bộ phận văn thư, lưu trữ.
+ Trưởng phòng Kinh doanh.
+ Trưởng phòng Kỹ thuật.
+ Trưởng phòng Kế toán.
+ Trưởng phòng dịch vụ.
+ Trưởng các dự án.
- Công ty HPM làm việc theo phương thức sau đây:
+ Từng thành viên xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, đối
với Danh mục tài liệu hết giá trị thì kiểm tra thực tế tài liệu trước khi có ý
kiến tiêu hủy.
+ Các cá nhân tham gia thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.
+ Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết
định.
* Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
- Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
+ Giám đốc Công ty HPM quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo
quản tại Lưu trữ Công ty sau khi ký duyệt quyết định tiêu hủy tài liệu do
Trưởng phòng Hành chính trình lên.
- Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
+ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện sau khi có quyết định
bằng văn bản củaTổng Giám đốc công ty HPM.
- Việc tiêu huỷ tài liệu được lập thành biên bản có xác nhận của người
thực hiện việc tiêu hủy của văn phòng hoặc của cá nhân có tài liệu.
2.2.4.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
Hàng năm nhân viên Lưu trữ Công ty có trách nhiệm:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu tại các phòng ban của công ty và
cả các bên dự án.

61
 + Phối hợp với các phòng, các cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu để tiến
hành thu thập.
+ Phối hợp với các phòng, các cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
+ Chuẩn bị các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”
2.2.4.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Tổng Giám đốc công ty HPM có trách nhiệm chỉ đạo việc chỉnh lý tài
liệu của cơ quan Công ty. Thông thường, Trưởng phòng Hành chính – Nhân
sự sẽ chịu trách nhiệm công tác chỉnh lý tài liệu.
Yêu cầu của tài liệu sau khi chỉnh lý:
+ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.
+ Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
+ Hệ thống hoá và lập mục lục hồ sơ, tài liệu.
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
2.2.4.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật
nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Vì vậy, khi xây dựng
kho lưu trữ để bảo quản tài liệu cần phải bảo đảm yêu cầu về chống ẩm,
chống nóng, chống ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp và chống các loại nấm
mốc, côn trùng phá hoại. Ngoài ra, còn phải đảm bảo yêu cầu về phòng gian,
bảo mật. cần phải xây dựng những loại nhà kho thích hợp đối với từng loại tài
liệu lưu trữ.
Khu vực xây dựng nhà kho phải là nơi có môi trường sạch, không bị ô
nhiễm bởi các chất thải công nghiệp như bụi, khói, khí độc… Khu vực xây
dựng phải cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi, cống rãnh và các
mạch nước ngầm.

62
 Tài liệu lưu trữ của Công ty HPM được bảo vệ, bảo quản an toàn trong
các tủ hồ sơ, được đặt tại khu làm việc của Phòng Hành chính – Nhân sự của
Công ty.
Tại Công ty HPM, các tủ đựng tài liệu lưu trữ đều được đảm bảo:
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ; trang bị các thiết bị
phòng cháy chữa cháy: Bình khí CO2; phòng, chống thiên tai; phòng gian,
bảo mật đối với tài liệu lưu trữ.
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu
lưu trữ.
+ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu
lưu trữ.
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nẫm mốc, khử axít
và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu.
+ Tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
+ Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý hiếm.
- Tài liệu trước khi nhập kho phải được xếp trong hộp hoặc cặp.Mỗi
hộp hoặc cặp phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê,
kiểm tra và tìm.
- Tài liệu trên giá phải sắp theo trật tự số lưu trữ ghi trên hộp(cặp, bó)
tài liệu của mỗi phông lưu trữ.
Trong toàn kho tài liệu phải được sắp xếp theo phông lên giá theo
nguyên tắc từ trái qua phải, trên xuống dưới, ngoài vào trong, theo hướng từ
cửa kho vào, quay nhãn ra ngoài.
2.2.4.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
* Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty
HPM:

63
 + Các phòng, hoặc cá nhân trong Công ty hoặc các dự án cần khai thác
để giải quyết công việc của Công ty, của dự án.
+ Các Cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài cần khai thác sử dụng tài
liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu và những mục đích chính đáng khác.
* Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu.
+ Các phòng hoặc cá nhân trong Công ty cần khai thác tài liệu phải làm
giấy đề nghị và được sự đồng ý Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
+ Các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác tài liệu
phải làm giấy đề nghị hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và được sự
đồng ý bằng văn bản của Tổng Giám đốc Công ty HPM.
+ Cán bộ làm công tác lưu trữ của Công ty hoặc đơn vị thành viên có
trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục và cung cấp tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo
của lãnh đạo, thực hiện đúng các quy định của kho lưu trữ.
+ Tất cả độc giả khai thác, sử dụng tài liệu đều tuân thủ nội quy kho lưu
trữ và các quy định về bảo vệ bí mật tài liệu của Công ty.
* Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc, người có thẩm quyền
cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau: Nghiên cứu
tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu ra khỏi Công
ty hoặc đơn vị.
Trường hợp cần mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ để sử dụng trong
Công ty hoặc đơn vị thành viên phải được sự đồng ý bằng văn bản của
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
Trường hợp cần mang tài liệu ra khỏi Công phải được sự đồng ý bằng
văn bản của Giám đốc Công ty.
* Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.

64
 - Giám đốc Công ty quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu loại
mật bảo quản tại lưu trữ Công ty hoặc đơn vị thành viên.
- Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự quyết định cho phép khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường.
- Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho
phép sao, chụp tài liệu lưu trữ. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do nhân
viên lưu trữ Công ty thực hiện.
Tiểu kết:
Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở Công ty HPM cũng
giống như các doanh nghiệp tư nhân ở Việt Nam hiện nay được thực hiện khá
tốt . Từ những hoạt động tổ chức, quản lý đến hoạt động nghiệp vụ đã được
lãnh đạo công ty quan tâm, chỉ đạo sát sao cùng đội ngũ nhân viên có năng
lực, chuyên môn nghiệp vụ, có ý thức trách nhiệm công việc cao góp phần
nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên các trang thiết
bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ được Công ty đầu tư tương đối sơ sài .
Vẫn còn đó những hạn chế cần những giải pháp, những phương án giải quyết
kịp thời để công tác văn thư, lưu trữ diễn ra ngày một hiệu quả hơn nữa, góp
phần to lớn vào sự phát triển lớn mạnh của Công ty trong thời gian sắp tới.

65
 Chương 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NĂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH
BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI

3.1. Đánh giá chung

3.1.1 Ưu điểm
Nhìn chung hoạt động tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty HPM
được thực hiện khá đầy đủ, đúng yêu cầu và quy định của pháp luật đề ra.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty được thực hiện
theo đúng quy trình, các văn bản được ban hành ra chủ yếu là do lãnh đạo
công ty phân công cho văn phòng phối hợp với các phòng ban soạn thảo, sau
đó trình văn bản và xin ý kiến giải quyết, phê duyệt của người có thẩm quyền.
Sau đó chuyển xuống văn thư chỉnh sửa về nội dung và thể thức, trình ký và
ban hành văn bản.
- Công tác quản lý văn bản của Phòng HC – NS được thực hiện theo
đúng quy định của nhà nước. Do đó đã đảm bảo được yêu cầu của công việc
là cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời góp phần quan trọng vào hiệu quả
công việc chung của toàn Công ty.
- Đã áp dụng được các phần mềm, cũng như công nghệ thông tin vào
công việc. Các phần mềm như phần mềm quản lý văn bản.
- Được sự quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty cũng
như của cán bộ lãnh đạo khối văn phòng, bộ phận Văn thư trong Công ty
được đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị, máy móc…tạo điều kiện
làm việc tốt nhất cho nhân viên văn thư.
Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và
hiện đại hóa bằng hệ thống máy điện thoại, máy Fax, mail qua mạng… Thay

66
vì việc trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài hoặc công văn, giấy tờ
của Công ty cần gửi nhanh thì văn thư phải đi đến tận nơi gửi qua bưu điện thì
hiện nay văn thư có thể liên lạc với các cơ quan bên ngoài qua hệ thống điện
thoại, Fax hoặc mail rất nhanh và thuận tiện.
- Hiện nay phòng HC – NS có một két sắt để đựng tài liệu quan trọng
và các văn bản mật, cán bộ văn thư đã bảo quản két sắt rất cận thận nên việc
bảo quản tài liệu mật của cơ quan rất tốt. Công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản luôn được lãnh đạo trường quan tâm thực hiện.
- Công tác kiểm soát và thực hiện việc chuyển giao văn bản đi được
tiến hành nhanh chóng đảm bảo văn bản gửi đi đúng địa chỉ , đúng thẩm
quyền giải quyết công việc , một cách nhanh chóng hiệu qủa , nâng cao chất
lượng quản lý bằng văn bản.
- Công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ ở văn phòng trường được tiến
hành khá tốt. Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ
ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau. Việc đăng ký bằng sổ tương đối dễ làm,
nhân viên văn thư hầu như không gặp khó khăn gì trong việc đăng ký các
thông tin trên văn bản vào sổ.
- Việc tổ chức quản lý văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu
được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
- Công tác văn thư được thực hiện theo đúng quy định của Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng của trường tương đối
đầy đủ và hiện đại nên công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản được
thực hiện thuận lợi hơn; kết nối mạng intenet cho phép việc kiểm soát việc
thực hiện văn bản của trường nhanh chóng, chính xác, kịp thời đầy đủ.
- Công tác văn thư dần đi vào nề nếp, hồ sơ, tài liệu được quản lý chặt
chẽ. Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật, đảm bảo cho

67
công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó tiết
kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ, nhân viên trong quá trình làm
việc.
- Phòng HC- NS được bố trí bao gồm 04 nhân viên, họ đều là những
người có trình độ, qua đào tạo và có thâm niên về nghiệp vụ Văn thư , Lưu trữ
do đó mà họ dày dặn kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết văn bản, giấy tờ
của Công ty.
- Việc sử dụng và bảo quản con dấu cũng được thực hiện theo đúng quy
định, văn thư chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và
không giao dấu cho người khác.
- Việc lập hồ sơ cũng đã được thực hiện khá nghiêm túc và đúng quy
định, các văn bản, tài liệu sau khi sử dụng còn có giá trị pháp lý và cần đến
đều được lập thành hồ sơ và lưu trữ cẩn thận.
3.1.2. Hạn chế.
Ngoài những ưu điểm trên, công tác văn thư , lưu trữ tại công ty vẫn
còn tồn tại một số hạn chế như việc soạn thảo văn bản đôi lúc còn chậm, chưa
tham mưu kịp thời cho lãnh đạo. Công tác quản lý và giải quyết văn bản vẫn
còn một số tồn tại và hạn chế sau:
- Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản của công ty còn sai sót khá
nhiều so với thông tư 01 của Bộ Nội vụ, dẫn đến hàng loạt sai sót trong quá
trình soạn thảo và ban hành văn bản.
- Cơ quan chỉ có một cán bộ văn thư mà rất nhiều công việc mà cán bộ
văn thư giải quyết lại rất nhiều nên thời gian còn hạn chế. Khi chuyển giao
văn bản bằng đường bưu điện đồng thời với việc cán bộ văn thư phải đóng
cửa nên ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc của cơ quan.
- Những ngày đầu tuần số lượng văn bản tới cơ quan rất nhiều đôi lúc
việc chuyển giao văn bản không được kịp thời tới các ban ngành.

68
 - Việc tổ chức kiểm soát và thực hiện văn bản còn nhiều khâu lỏng lẻo
chưa chặt chẽ còn nhiều văn bản chưa được quản lý tốt. Mọi văn bản đến và
đi chưa tập trung hoàn toàn vào một đầu mối văn thư nên việc kiểm soát và
thực hiện văn bản chư được đầy đủ.Tình trạng văn bản chưa qua văn thư để
đăng ký vẫn còn xảy ra. Công tác kiểm soát văn bản và tổ cức thực hiện vẫn
chưa đầy đủ. Nhiều cơ quan, tổ chức cá nhân mang văn bản trực tiếp, trình
lãnh đạo và các chuyện viên mà không qua Văn phòng vì vậy văn phòng
không kiểm soát và thực hiện văn bản đến của trường.
- Đồng thời việc kiểm soát và thực hiện văn bản bằng sổ lại gây khó
khăn cho việc tra tìm như : mất thời gian, tố công , chuyển giao văn bản để
đảm bảo công việc giải quyếtt nhanh chóng hiệu quả, các văn bản sau khi đã
có chữ ký của người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng nơi
nhận.
- Lãnh đạo khó quản lý và kiểm soát được công việc của nhân viên, khó
quy trách nhiệm đối với các tình huống văn bản xử lý chậm hay ban hành
chậm.
- Việc tổ chức kiểm soát và thực hiện văn bản sổ và máy vi tính nên
sự đồng bộ và thống nhất văn bản chưa được chắt chẽ, nhiều văn bản chưa
được kiểm soát và thực hiện tốt.
- Việc gửi văn bản nhiều trường hợp còn chậm, có văn bản còn thiếu
trang. Tình trạng văn bản gửi vượt cấp, văn bản sai thủ tục hành chính, sai về
thể thức và nội dung, chưa xử lý liên ngành còn nhiều.
- Cán bộ văn thư kiêm nhiệm luôn cả công tác lưu trữ nên dẫn đến tình
trạng công việc tồn đọng nhiều. Công tác đôn đốc, nhắc nhở các phòng, ban,
còn hạn chế.
- Phong cách làm việc chưa chuyên môn hóa cao nên làm ảnh hưởng
đến kết quả hoạt động của trường

69
 - Cơ cấu tổ chức còn nặng nề về chức năng phục vụ.
- Phòng văn thư có diện tích tương đối nhỏ nên chưa đảm bảo môi
trường làm việc thích hợp cho cán bộ văn thư.
- Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình công tác của nhân
viên trong phòng.
- Các cán bộ nhân viên trong phòng phải thường xuyên báo cáo tiến
trình thực hiện công việc cho lãnh đạo phòng cũng như trao đổi công việc với
các đồng nghiệp để cùng tháo gỡ khó khăn để tránh trường hợp khi cán bộ đó
đi vắng công việc không được giải quyết.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên trong phòng.
- Thường xuyên cử cán bộ của phòng tham gia vào các chương trình,
các lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao tư tưởng chính trị và chuyên môn nghiệp
vụ.
- Công tác lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ còn chậm và chưa thường
xuyên.
3.1.3. Nguyên nhân.
- Do công việc của văn thư khá nhiều, những ngày đầu tuần công văn
đến là rất lớn nên việc giải quyết còn chưa kịp thời.
- Cơ cấu tổ chức còn nặng nề về chức năng phục vụ.
- Cán bộ văn thư kiêm nhiễm lưu trữ nên công việc khá lớn.
- Diện tích phòng văn thư khá nhỏ chưa đáp ứng được môi trường làm
việc cho nhân viên.
- Do phong cách làm việc chưa thực sự chuyên môn hóa.
- Trình độ nghiệp vụ của nhân viên văn thư , lưu trữ chưa thực sự tốt.
- Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được yêu cầu của lưu trữ, chưa có phòng
lưu trữ riêng.

70
 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư,
Lưu trữ tại Công ty HPM.
3.2.1. Xây dựng lại quy chế soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty
HPM, ban hành mới các quy chế về quản lý văn bản đến, công tác lưu trữ.
Công ty HPM đã ban hành được quy chế soạn thảo và ban hành văn
bản của riêng công ty, tuy nhiên quy chế đó còn thiếu nhiều nội dung và sai
sót. Điều đó đã dẫn đến việc hàng loạt văn bản được ban hành ra mắc rất
nhiều lỗi cơ bản, khiến cho việc các văn bản được ban hành ra không đúng
quy định của nhà nước, gây cản trở trong việc truyền đạt thông tin và giải
quyết văn bản.
Để khắc phục được hạn chế này, thì việc ban hành lại quy chế là cực kỳ
cần thiết và quan trọng. Dựa vào Thông tư 01/2011/BNV để ban hành ra quy
chế soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo quy định của pháp luật sẽ khắc
phục được tình trạng các văn bản sai thể thức, sai kỹ thuật.
Trưởng phòng HC – NS nên dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật
của nhà nước về việc quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ,
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan để có thể ban hành ra quy chế riêng của
công ty, phù hợp với tình hình thực tế của công ty, tạo ra một hệ thống văn
bản chính xác để áp dụng vào thực tế, đem lại hiệu quả cao.
3.2.2. Xây dựng lại cơ cấu tổ chức phòng HC-NS.
Bộ máy Hành chính của công ty HPM tuy ít người nhưng lượng công
việc thực sự nhiều và cồng kềnh, khiến cho hiệu quả hoàn thành tốt các công
việc không được cao. Vì vậy, cần tách riêng phòng Hành chính khỏi bộ phận
nhân sự.
Cần chuyên môn hóa về công tác Hành chính, văn thư, lưu trữ bởi đây
là một công ty có quy mô khá lớn, vì vậy lượng văn bản ban hành cũng như
lượng văn bản đến hàng năm nhiều, thường trên 1200 văn bản/ năm. Nếu tổ

71
chức bộ máy văn thư, lưu trữ tốt thì việc giải quyết các văn bản cũng sẽ được
hiệu quả hơn, đem lại sự thuận lợi trong việc quản lý.
3.2.3. Tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ riêng.
Việc nhân viên bộ phận văn thư kiêm nhiệm cả công việc của bộ phận
lưu trữ khiến cho cả công tác văn thư và lưu trữ đều không được toàn vẹn, bởi
hai công việc do cùng một người làm sẽ mang tính cá nhân cao, thường không
tuân thủ đầy đủ các quy định, từ đó dẫn đến việc chủ quan hay bệnh quan liêu
giấy tờ. Bởi vậy cần có biên chế cán bộ làm công tác văn thư, công tác lưu trữ
riêng để bảo đảm hoạt động có hiệu quả.
3.2.4. Nâng cao vai trò lãnh đạo của Trưởng phòng HC-NS trong tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty.
Vai trò của Lãnh đạo trong bất cứ công việc gì cũng là quan trọng và
trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng không nằm ngoài tầm quan
trọng ấy. Lãnh đạo là người định hướng cho sự phát triển. Có định hướng tốt,
lãnh đạo tốt thì mới có được kết quả tốt. Việc định hướng, tổ chức tốt công
tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo cấp trên trong
việc quản lý, nắm bắt kịp thời các công việc, vấn đề cấp thiết và quan trọng,
góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của công ty.
3.2.5. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư , Lưu trữ một cách
khoa học.
Hiện tại nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư , Lưu trữ có 01 nhân
viên đảm nhiệm công tác Văn thư , Lưu trữ, đã có kinh nghiệm làm việc 6
năm. Tuy nhiên, trước đây nhân viên ấy chỉ được tham dự các khóa đào tạo
bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nên về mặt trình độ chuyên môn
còn có phần hạn chế. Mà thực tế cho thấy rằng công tác văn thư thực hiện một
cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phần lớn phụ
thuộc vào chính những năng lực và trình độ của nhân viên văn thư , lưu trữ.

72
Theo em, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác Văn thư , Lưu trữ
tại Công ty HPM thì trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ
sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử
dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy
photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt.
Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với
những người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác
Văn thư , Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả
cao.
3.2.6. Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên tổ Văn
thư, Lưu trữ.
- Khác với một số Doanh nghiệp khác, nhân viên văn thư phải chịu
trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt
động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Công ty nhận ngày càng nhiều nên
văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn nhân viên
văn thư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản. Do đó, để
giảm thiếu tối đa những sai sót, cần thường xuyên cử nhân viên văn thư đi học
để nâng cao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí
văn bản.
- Ngoài ra nhân viên văn thư , lưu trữ cần phải trang bị cho mình kiến
thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là máy tính
trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn bản mang lại
tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất lượng công việc..
3.2.7. Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc.
Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và
điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng
yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa

73
học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong
những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc.
Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải
quyết công việc một cách nhanh gọn, chính xác.
Nhân viên văn thư cần chú ý:
+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết.
+ Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi.
+ Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp
vào các tủ, kệ, giá.
+ Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì cần xếp gọn gàng vào ngăn
bàn.
Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm
trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng
căng thẳng thần kinh có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên văn
thư một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái.
Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư
thế làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa
học. Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhân
cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc
một cách khoa học là hết sức cần thiết.
3.2.8. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
Việc Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ như
việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và
lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và
hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Từng bước áp dụng
công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ

74
trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân
dân và cán bộ công chức, viên chức.
Theo quy định của Cục Lưu trữ Quốc gia thì những giấy tờ, tài liệu
chung của cơ quan phải được lưu trữ tập trung tại một địa điểm trong cơ quan
để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng cũng như đối chứng khi cần thiết. Tuy
nhiên trong thực tế ít doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc theo quy định này
mà hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng
ban, Công ty HPM cũng nằm trong số đó. Thực tế cho thấy lưu trữ theo cách
này chưa thực sự hiệu quả, đôi khi còn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Do đó, các hồ sơ, tài liệu không tập trung ở một chỗ mà vẫn nằm rải rác ở
khắp các phòng ban nên không thể có chế độ bảo quản thống nhất phù hợp
được vì thế mà các hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi bị rách, nát, mối, mọt, ẩm
mốc…
Ngoài ra các hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng ban thường để rất bừa
bãi, không được sắp xếp khoa học theo quy định của lưu trữ nên ít nhiều gây
cảm giác chật chội, khó chịu làm hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên,
đồng thời gây khó khăn trong việc truy tìm tài liệu khi còn bị thất lạc hay mất
tài liệu.
Do đó, để khắc phục những tồn tại trên Công ty HPM nên bố trí một
kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu riêng cho cả văn phòng Công ty.
3.2.9. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư,
Lưu trữ.
Cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát, tránh tình trạng nhân viên
trốn việc, bỏ việc, bỏ giờ ảnh hưởng tới lao động của Doanh nghiệp.
Hiện nay Công ty đang có những hoạt động của công tác văn phòng đó
là theo định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm về tình hình thực
hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những

75
biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và đối với Công ty, bởi
qua đây bằng tinh thần tự giác nhân viên sẽ tự giác đánh giá, nhânh xét về bản
thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy được tính tự giác.
Ngoài ra với những chính sách khen thưởng nhân viên còn được hưởng
những lợi ích chính đáng với những cống hiến của họ nên họ càng có trách
nhiệm hơn với công việc được giao. Bên cạnh đó, cũng có những hình thức
xử phạt, kiểm điểm với những nhân viên không chấp hành đúng nội quy lao
động của Công ty như: Đi làm muộn, về sớm; bỏ việc không lý do; tán gẫu
trong giờ làm việc.
Với biện pháp trên đã mang lại những thành công bước đầu như: Ý
thức chấp hành kỷ luật lao động tốt hơn, nhân viên có tinh thần trách nhiệm
hơn với công việc được giao, phát huy hết khả năng sáng tạo, không còn tình
trạng đánh đồng những người có năng lực với những người thiếu năng lực.
3.2.10. Sự quan tâm chỉ đạo và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty.
Sự động viên khích lệ của Ban lãnh đạo Công ty chính là nguồn động
lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh cũng như khuyến khích khả năng sáng tạo
trong công việc của nhân viên văn thư. Lãnh đạo cần thường xuyên chú trọng
vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên và cung cấp đầy đủ máy móc, điều kiện
cần thiết để đáp ứng kịp thời.
Bên cạnh việc chăm lo đến đời sống vật chất cũng như tinh thần cho
nhân viên, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát huy năng lực của
mình, Ban lãnh đạo Công ty còn cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi
với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo
không khí thân mật giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề, sợ sệt trước
Lãnh đạo. Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự
bản thân nhân viên văn thư sẽ thấy mình cần phải làm gì và làm như thế nào
để xứng đáng với sự tin cẩn của cấp trên, từ đó chắc chắn họ sẽ làm việc hăng

76
hái hơn, nhiệt tình hơn, và hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao
dù có khó khăn đến đâu.
3.2.11. Điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị phụ trợ.
Với yêu cầu hiện đại hoá ngày càng cao của thời đại, và để thực hiện
tốt những giải pháp đề ra thì ngoài điều kiện về con người còn cần phải đảm
bảo điều kiện về vật chất như:
- Về văn thư:
+ Hệ thống máy tính, máy photo, máy in… hiện đại, luôn được bảo trì,
bảo dưỡng định kỳ và các thiết bị phụ trợ đảm bảo phục vụ công tác văn thư.
- Về lưu trữ:
+ Hệ thống phòng ốc đảm bảo việc lưu trữ đảm bảo đủ lớn, thoáng mát,
khô ráo…….
+ Máy tính, máy photo, máy in…hiện đại, thường xuyên được thay mới
đảm bảo việc tra cứu tài liệu.
+ Hệ thống các tủ, kệ, giá chắc chắn, đủ lớn phục vụ cất giữ, lưu trữ tài
liệu.
+ Chi phí phục vụ việc bảo quản tài liệu lưu trữ như các biện pháp
chống ẩm mốc, dán, chuột, mối…
- Ngoài ra còn cần có chi phí đảm bảo nâng cao đời sống tinh thần cho
cán bộ văn thư cũng như các phòng ban khác trong cơ quan thông qua các
hoạt động tập thể, tham quan, hay thưởng trong những ngày lễ tết để tạo sự
gắn bó, không khí làm việc cho nhân viên góp phần giúp nhân viên hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao.

77
 Tiểu kết:
Trên đây là một số những nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác
Văn thư , Lưu trữ tại Công ty HPM dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng về
công tác Văn thư , Lưu trữ trong thời gian em thực tập. Việc không ngừng
nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng đặc biệt là công tác Văn thư , Lưu trữ
là một nhiệm vụ cấp bách và vô cùng quan trọng. Đó cũng là tiền đề cho công
cuộc hội nhập, mở rộng kinh doanh hợp tác với tất cả các đối tác trên thế toàn
giới.

78
 PHẦN KẾT LUẬN
Trên đây là tất cả các nội dung mà em tìm hiểu được trong quá trình
tìm hiểu thực tế của mình tại cơ quan. Mặc dù Công ty HPM là doanh nghiệp
tư nhân nhưng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ được tuân thủ khá sát so
với quy định của nhà nước. Để đạt được kết quả như hiện tại, đó là sự nỗ lực
không ngừng của cả lãnh đạo cùng nhân viên công ty HPM trong những năm
qua. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những thiếu xót nhất định trong
các khâu nghiệp vụ. Em hy vọng rằng những giải pháp được đưa ra sẽ giúp
cho việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ không chỉ trong Công ty HPM mà
cả các công ty, doanh nghiệp khác được hiệu quả hơn và đem lại được những
thành tựu nhất định.
Qua những tìm hiểu đấy cũng cho em biết được tầm quan trọng của
công tác văn thư , lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, từ đó giúp em nghiên
cứu về công tác văn thư, lưu trữ một cách hiệu quả hơn, qua việc xem xét và
nhìn nhâ ̣n lại những giá tri ̣ của nó sẽ giúp các cơ quan tổ chức thực hiện nó
một cách tốt hơn hơn. Xuất phát từ vai trò đó, chúng ta cầ n phải đề cao giá tri ̣
và hoạt động văn thư , lưu trữ tại văn phòng để trở thành một chuẩn mực, một
trách nhiệm đối với cơ quan. Những chuẩn mực và chân giá tri ̣ được hình
thành sẽ dẫn dắt hành vi của các cán bộ, công chức, giúp họ thực hiện một
cách tự nguyện, tuân thủ các nguyên tắc của hệ thống, từ đó sẽ đem lại những
hiệu quả công việc cao nhất, góp phần xây dựng công tác hành chính doanh
nghiệp cũng như hành chính nhà nước ngày một vững mạnh.

79
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. PGS.TS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn
thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ Công tác Văn thư,
NXB Giao thông vận tải Hà Nội.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nghiệp vụ Công tác Lưu trữ, NXB Giao
thông vận tải Hà Nội.
4. Phạm Thị Kim Anh (2016), “Tổ chức Công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công
ty cổ phần Liên doanh đầu tư Quốc tế KLF (Tập đoàn FLC)”, Thư viện
trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
5.Trịnh Văn Dương (2017), “Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại
Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam – Thực trạng và giải pháp”, Thư
viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
6. Luật số 01/11/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về
luật Lưu trữ.
7. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
8. Nghị định 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
9. Nghị định 111/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc
gia.
10. Nghị định 99/2016/NĐ-CP ban hành ngày 01 tháng 7 năm 2016 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
11. Thông tư 04/2013/TT-BNV ban hành ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức.
12. Thông tư 07/2012/TT-BNV ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
11. Các tài liệu về Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà
Nội.
 PHỤ LỤC
1. Sơ đồ cơ cấu, tổ chức Công ty HPM.

2. Sơ đồ, cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự công ty HPM.

3. Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản của công ty HPM.

4. Quy trình ban hành và quản lý văn bản đi của Công ty HPM.

5. Một số văn bản đi của Công ty HPM.

6. Sổ đăng ký văn bản đi.

7. Sổ chuyển giao văn bản đi.

8. Sổ theo dõi chuyển phát văn bản đi.

9. Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến của Công ty HPM.

10. Dấu đến của Công ty HPM.

11. Một số văn bản đến của Công ty HPM.

12. Một số con dấu của công ty HPM.

13. Một số hình ảnh tủ lưu trữ của Công ty HPM.

 Phụ lục 01

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY HPM

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TGĐ PHÓ TGĐ

Phòng Hành chính-

Nhân sự Phòng kinh doanh

Phòng Tư vấn –quản

Phòng Tài chính – Kế
lý và phát triển dự
toán
án

Phòng kiểm soát/ kiểm Phòng Kỹ thuật

toán năng lượng
 Phụ lục số 2.

SƠ ĐỒ PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

Trưởng phòng

Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ
phận phận phận phận phận phận
Văn lễ tân lái xe an cấp Vệ
thư- ninh dưỡng sinh
Lưu
trữ
 Phụ lục số 3

QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

CỦA CÔNG TY HPM

 Phụ lục số 04

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY HPM

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản

Trình - Ký văn bản

Đăng ký văn bản đi

Nhân bản, đóng dấu cơ quan dấu chỉ mức

độ khẩn (nếu có)

Làm thủ tục chuyển giao văn bản đi

Lưu văn bản đi

 Phụ lục số 05

MỘT SỐ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY HPM

 Phụ lục số 06

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

 Phụ lục số 07

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

 Phụ lục số 08

SỔ THEO DÕI CHUYỂN PHÁT VĂN BẢN ĐI

 Phụ lục số 011

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY HPM

Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì

Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến

Ghi số đến, ngày đến

Đăng ký văn bản đến

Trình văn bản đến

Sao văn bản đến

Chuyển giao văn bản đến

Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết

văn bản đến
 Phụ lục số 10

DẤU ĐẾN CỦA CÔNG TY HPM

 Phụ lục số 11

MỘT SỐ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY HPM

 Phụ lục số 12

MỘT SỐ CON DẤU CỦA CÔNG TY HPM

DẤU CƠ QUAN

DẤU CHỨC DANH

TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG TY HPM