CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

I. Các khái niệm cơ bản

1. Các khái niệm về các bộ phận của quá trình sản xuất
Phân công lao động xã hội => chuyên môn hóa lao động => một nghề
được phân chia thành nhiều công việc => một công việc chia thành nhiều nhiệm
vụ tương ứng với những vị trí việc làm khác nhau => một nhiệm vụ chia thành
nhiều hoạt động.
- Nhiệm vụ
=> Tập hợp các hoạt động của người lao động nhằm mục đích nhất định mà
người lao động phải thực hiện.
- Vị trí việc làm
=> Tập hợp các nhiệm vụ do một người lao động thực hiện.
- Công việc
=> Tập hợp các nhiệm vụ được thực hiện bởi một lao động hay tất cả các nhiệm
vụ giống nhau được thực hiện bởi một số lao động.
Công việc là bộ phận quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh dịch
vụ. Công việc được coi là đơn vị cơ sở để tiến hành công tác định mức lao động,
bố trí công việc, trả lương, đánh giá mức độ hoàn thành công việc, tổ chức quản
lý sản xuất tại DN… Mặt khác công việc còn có những tác động rất quan trọng
tới các nhân người lao động như ảnh hưởng tới vai trò, cương vị của họ trong tổ
chức cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ của họ trong lao động.
Chú ý!
Sự khác nhau giữa vị trí việc làm và công việc: Vị trí việc làm chỉ do 1
người thực hiện còn công việc có thể do nhiều người thực hiện.
- Nghề:
=> Tập hợp các công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau ở một
mức độ nhất định và đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp
vụ, kỹ năng, và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện.
VD: Nghề quản trị có các công việc như: quản trị nhân lực, quản trị vật tư, kỹ
thuật, quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị bán hàng, quản trị rủi ro…
Công việc quản trị nhân lực có các vị trí việc làm: tuyển dụng, đào tạo và phát
triển, đánh giá thực hiện công việc, lương và phúc lợi.
Vị trí việc làm tuyển dụng có các nhiệm vụ: xác định cung - cầu nhân lực của
tổ chức, tìm kiếm và thực hiện các giải pháp giải quyết tình trạng thừa thiếu
nhân lực (tuyển mộ, tuyển chọn => quảng cáo tuyển mộ, chuẩn bị câu hỏi phỏng
vấn, phỏng vấn, hẹn lịch phỏng vấn, chọn nhân viên…).
2. Khái niệm về phân tích công việc.
2.1 Phân tích công việc
=> Phân tích công việc là quá trình xác định và ghi chép một cách có hệ thống
các thông tin liên quan đến bản chất công việc cụ thể.
=> Là việc xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc;
các phẩm chất, kỹ năng, kiến thức cần thiết của người lao động để có thể thực
hiện tốt công việc.
2.2 Thông tin thu được từ phân tích công việc

Lĩnh vực thông tin Nội dung thông tin

Dạng và vị trí của Tên và vị trí của công việc (thuộc bộ phận nào)
công việc
Quan hệ tổ chức Số lượng người thực hiện, nhiệm vụ trách nhiệm, các
hoạt động và mối quan hệ cần thiết để thực hiện công
việc
Quan hệ với công Miêu tả xác định sự mối quan hệ với công việc khác
việc khác và sự điều phối cần thiết để thực hiện công việc
Về công việc Giải thích một cách chi tiết nội dung của công việc
Thông tin liên quan Nội dung của thông tin này khác nhau rất lớn đối với
đến yêu cầu của công các công việc khác nhau hay đối với các tổ chức khác
việc nhau. Nguồn thông tin này bao gồm thông tin về máy
móc thiêt bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử
dụng và các phương tiện hỗ trợ; thông tin về điều kiện
làm việc như điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, điều
kiện về chế độ thơi gian làm việc..
Thông tin về các yêu cầu đối với người thực hiện
công việc như các kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm,
hiểu biết cần thiết....
Thông tin được thu thập có hệ thống, được xử lý tùy mục đích phân tích công
việc. VD: Khi sử dụng thông tin từ PTCV để tuyển dụng thì hai loại thông tin
chủ yếu là: dạng và vị trí công việc, thông tin liên quan đến yêu cầu công việc.

2.3 Vai trò của phân tích công việc

 - Định hướng quá trình tuyển dụng, hoàn thiện bố trí lao động
- Cơ sở bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho nhân viên
- Cơ sở xây dựng hệ thống đánh giá
- Cơ sở xây dựng chương trình đào tạo, huấn luyện, phát triển nhân viên
- Xác định yêu cầu cải thiện điều kiện làm việc cho lao động
Phân tích công việc được thực hiện khi:
- TH 1: Khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc
mới được thực hiện lần đầu.
- TH 2: Có thêm các công việc mới (công việc lần đầu tiên xuất hiện hay
lần đầu tiên có mặt trong tổ chức).
- TH 3: Khi các công việc thay đổi do đổi mới khoa học kỹ thuật, đổi mới
phương pháp làm việc, đổi mới quá trình sản xuất…
2.4 Các kiểu phân tích công việc
- Kiểu không chính quy: nhà quản trị chỉ cần kiến thức về công việc đó và
quyết định làm thế nào và loại nhân viên nào có thể điều hành công việc.
Kiểu phân tích này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ vì
một nhà quản trị của một bộ phận hoặc công ty nhỏ khó có thể áp dụng
tiến trình phân tích công việc theo kiểu chính quy => Nhanh chóng có
được kết quả phân tích tuy nhiên đòi hỏi trình độ cao của nhà quản trị.
- Kiểu chính quy: ban hay tổ phân tích công việc được thành lập gồm giám
đốc, trưởng bộ phận quản trị nhân lực và các chuyên gia phân tích công
việc (Ở các nước phát triển, các công ty hay doanh nghiệp có thể thuê
các trung tâm tư vấn để tiến hành phân tích công việc).=> Tốn kém thời
gian, chi phí để thực hiện nhưng đảm bảo kết quả chính xác, đầy đủ.
- Ngoài hai kiểu trên thì các tổ chức, doanh nghiệp có thể thuê trung tâm tư
vấn để tiến hành phân tích công việc.

2.5 Kết quả của phân tích công việc

- Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
- Hai bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc thực chất là một và
chúng có thể kết hợp trong một bản phân tích công việc. Dưới đây là ví
 dụ về một bản phân tích công việc vị trí thư ký giám đốc của một công ty
truyền thông.
2.5.1 Bản mô tả công việc
=> Là tài liệu cung cấp thông tin về công việc đang được thực hiện gồm:

 Thông tin về công việc: tên công việc, mã số công việc, cấp bậc, nhân
viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, giám sát, người thực hiện và phê duyệt bản mô
tả công việc.

 Thông tin về các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ
của người thực hiện công việc với những người khác trong bộ phận, trong tổ
chức và ngoài tổ chức.

 Thông tin về nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện công việc: liệt kê từng
nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong
nhiệm vụ, trách nhiệm chính đó. Ví dụ, một trong số những nhiệm vụ chủ yếu
của trưởng phòng nhân lực là “chọn lựa, đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân
viên cấp dưới”

 Thông tin về quyền hạn của người thực hiện công việc: xác định rõ giới
hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự.

 Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá người thực hiện công
việc: số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày,
doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm...

 Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca
ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc.

=>Yêu cầu của bản mô tả công việc: rõ ràng, ngắn gọn, chính xác.
Một bản mô tả công việc tốt có các đặc tính sau:
 Các nhiệm vụ được mô tả riêng biệt, ngắn gọn, đơn giản, rõ ràng.
 Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện. Bắt
đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang trách nhiệm
lớn nhất.
 Nên kết thúc bằng câu “thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu”.
 Mô tả công việc chứ không mô tả người thực hiện
  Sử dụng các từ có tính hành động. Nhấn mạnh công việc cần làm chứ
không giải thích quy trình.
Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh
nghiệp và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không
có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc.
2.5.2 Bản tiêu chuẩn công việc
=> Là tài liệu cung cấp thông tin về tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được
mà người lao động cần phải có để hoàn thành công việc trong một điều kiện
nhất định nào đó.
=> Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn,
kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng khác và các đặc điểm
cá nhân thích hợp với công việc.
Nội dung chính gồm:

 Nhóm thông tin về công việc: tên công việc, thuộc bộ phận nào, quyền
hạn và trách nhiệm, bản chất công việc.

 Nhóm thông tin về cơ hội: tiền lương, điều kiện đào tạo và phát triển, cơ
hội thăng tiến.

 Nhóm thông tin về tiêu chuẩn của người lao động: Trình độ văn hoá,
chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc
như biết ghi tốc ký, đánh máy, công nghệ thông tin, kinh nghiệm công tác, tuổi
đời, sức khoẻ, hoàn cảnh gia đình, các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực
hiện công việc như tính trung thực, khả năng hoà đồng với mọi người, tham
vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân....

Chú ý!!!

Nếu các yêu cầu đặt ra cao hơn mức cần thiết thì:

+ Vị trí đó sẽ đòi hỏi tiền lương cao hơn

+ Khi tuyển dụng bạn có thể loại bỏ một số người là những ứng cử viên
xuất sắc

+ Có thể gặp khó khăn khi tìm người cho vị trí công việc đòi hỏi quá cao.

Khác nhau giữa bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc: thông tin
về cơ hội và tiêu chuẩn người lao động.
Bản Phân tích công việc Trưởng Phòng HC - NS
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HCNS
Bộ phận Phòng Hành chính nhân sự
Chức danh Trưởng phòng Hành chính nhân sự
Mã công việc HR - HRM
Cán bộ quản lý trực tiếp Ban giám đốc
I / MỤC ĐÍCH:
- Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV.
- Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu
chuẩn cho việc thực hiện công việc.
- Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong
việc thực hiện công việc.
- Đánh giá việc thực hiện công việc.
- Trả công lao động…
II/ PHẠM VI:
Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Trưởng phòng HCNS
III/ NỘI DUNG:
1. Trách nhiệm:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
- Lập ngân sách nhân sự.
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của
công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động
làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của
Ban Giám đốc.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của
công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động,
vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu
tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều
hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát
việc chấp hành các nội qui đó.
- Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công
ty.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân
sự.
-Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.
-Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ
phúc lợi cho người lao động.
-Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động
trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức
tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh.
2. Quyền hạn:
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực
hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng.
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội
qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
- Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng
phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động.
- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề
có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
- Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế
nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả.
- Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để CNV
am hiểu và thực hiện.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để
Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra
hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động.
- Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền.
- Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi
phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn
cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại
về người và của cho Công ty v.v...
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS.
- Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp
điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ.
3. Báo cáo và uỷ quyền:
- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao định
kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do
Ban Giám đốc giao.
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện.
4. Tiêu chuẩn:
4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn:
- Tốt nghiệp theo chuyên ngành Quản trị Nhân Lực, Quản Trị Nhân Sự, hành chánh, luật trở
lên.
- Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
4.2 Kỹ năng:
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
4.3 Kinh nghiệm:
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh.
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
4.4 Phẩm chất cá nhân:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
5. Điều kiện làm việc:
5.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ.
5.2 Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty.
5.3 Phương tiện làm việc:
- Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ.
- 01 máy vi tính.
- Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty.

2.5 Một số khó khăn khi PTCV

- Về phía các nhà quản lý: sợ mất thời gian, chi phí, sợ PTCV không có tác
dụng vì công việc thường xuyên thay đổi.
 - Về phía nhân viên: lo sợ PTCV nhằm đánh giá xem họ có đủ năng lực
thực hiện công việc không, có sử dụng hết thời gian làm việc không. Sợ bị
cắt tiền thưởng, sợ bị đuổi việc…
- Cán bộ nhân sự: thiếu phương pháp và công cụ thích hợp để thu thập và
phân tích thông tin, đòi hỏi người tiến hành phân tích phải có kỹ năng và
hiểu biết nhất định.
II. PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1. Phương pháp quan sát
Trong phương pháp này, người phân tích công việc quan sát quá trình
thực hiện công việc và ghi chép đầy đủ các thông tin miêu tả công việc. Các
thông tin bao gồm: những việc đã được thực hiện, chúng được thực hiện như thế
nào, thời gian thực hiện chúng, môi trường và thiết bị, công cụ thực hiện chúng.
Các thông tin này được ghi vào mẫu phiếu chuẩn bị trước.
- Ưu điểm
+ Các thông tin được thu thập khá phong phú, thực tế từ công việc
+ Đơn giản, dễ làm.
- Nhược điểm:
+ Người quan sát phải được đào tạo một cách cẩn thận về việc xác định các
thông tin cần quan sát và ghi chép.
+ Việc ứng dụng phương pháp này rất khó khăn đối với một số nghề và công
việc chẳng hạn như các công việc liên quan đến trí não và có tính chuyên môn
kỹ thuật không biểu lộ hành vi ra ngoài để dễ dàng quan sát hay các công việc
đòi hỏi nhiều thời gian để quan sát như nhân viên bán hàng di động.
+ Kết quả quan sát dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tổ chủ quan của người quan sát và
người bị quan sát.
- Áp dụng
+ Nên sử dụng các mẫu phiếu quan sát có sẵn với các thông tin dự kiến trước sẽ
đảm bảo rằng các thông tin cơ bản không bị bỏ sót.
+ Phương pháp này nên được áp dụng kết hợp với các phương pháp khác để có
thể nâng cao hiệu quả.
+ Ngoài ra có thể thực hiện một số hoạt động nhằm khắc phục nhược điểm của
phương pháp quan sát như:
  Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật: camera, máy ảnh, đèn
chiếu, đồng hồ bấm giờ…
 Quan sát theo chu kỳ công việc hoàn chỉnh (thời gian cần thiết để hoàn
thành 1 công việc trọn vẹn).
 Nói chuyện trực tiếp với nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những
điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
2. Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp phỏng vấn yêu cầu người phân tích công việc gặp gỡ người
thực hiện công việc. Thông thường người cuộc phỏng vấn được tiến hành tại nơi
làm việc. Phỏng vấn có thể là định hướng hay không định hướng.
+ Phỏng vấn định hướng là phỏng vấn theo một mẫu đã chuẩn bị sẵn, còn phỏng
vấn không định hướng thì không.
+ Phỏng vấn định hướng có ưu điểm là đảm bảo được việc không bỏ sót các
khía cạnh của công việc và dễ dàng so sánh các thông tin có được từ những
người khác cùng thực hiện một công việc.
- Ưu điểm
Không bỏ sót các khía cạnh của công việc; dễ dàng có được thông tin từ những
người khác cùng thực hiện công việc.
- Nhược điểm
Tốn thời gian và công sức cho việc chuẩn bị, đặt lịch, đi đến nơi phỏng vấn và
tiến hành phỏng vấn.
3. Phương pháp sử dụng bảng câu hỏi
Người thực hiện công việc sẽ điền các câu trả lời của mình vào bảng câu
hỏi những thông tin về công việc mà họ thực hiện.
+ Công việc đã có: bảng câu hỏi được phân phát cho người thực hiện công việc
và người này chỉ việc điền vào. Sau khi bảng câu hỏi được hoàn thành, nó được
người phụ trách bộ phận kiểm tra lại.
+ Công việc là mới: bảng câu hỏi được gửi cho người phụ trách bộ phận.
Ưu điểm: thu thập thông tin phân tích công việc nhanh chóng, dễ thực hiện so
với hình thức phỏng vấn.
Để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua bản câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề
sau:
+ Cấu trúc của các câu hỏi
Câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính, các nhiệm vụ người lao động phải thực
hiện thêm tại nơi làm việc.
Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phải nghiên cứu và
bản câu hỏi nên ngắn gọn. Thông thường, không ai thích phải trả lời một bảng
câu hỏi dài. Một bảng câu hỏi càng dài thì người trả lời càng ít chú ý đến nội
dung của các câu hỏi.
+ Cách thức đặt câu hỏi
Các câu hỏi cần thiết kế sao cho đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời
ngắn gọn. Ở những nơi nào có thể, nên thiết kế các câu hỏi mở hoặc các câu hỏi
lựa chọn phương án trả lời.
+ Nơi thực hiện
Nên để cho người trả lời thực hiện bảng câu hỏi tại nơi làm việc.
Ưu điểm:
Thích hợp thu thập thông tin về công việc của lao động trực tiếp cũng như lao
động gián tiếp.
Thu thập nhanh các thông tin về công việc
Tiết kiệm các nguồn lực (thời gian, tiền bạc và nhân lực) cho PTCV.
Nhược điểm:
Thiết kế bảng hỏi tốn nhiều thời gian chi phí
Người trả lời có thể hiểu lầm câu hỏi nên đưa ra thông tin thiếu chính xác.
Một dạng khác của phương pháp phân tích công việc bằng bảng câu hỏi là
yêu cầu người lao động thực hiện việc miêu tả công việc trên cơ sở nhất trí của
người phụ trách bộ phận. Ưu điểm của phương pháp này là người lao động là
người biết rõ nhất về công việc và cho phép xác định sự khác nhau trong quan
điểm về công việc giữa người lao động và người phụ trách bộ phận.
4. Phương pháp ghi nhật ký công việc: người lao động tự ghi chép lại các
hoạt động thực hiện công việc của mình.
- Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí.
- Nhược điểm
Người trả lời có thể đưa ra thông tin không đúng sự thật, việc ghi chép khó đảm
bảo tính liên tục.
5. Phương pháp ghi chép các tình huống bất ngờ, quan trọng (sự vụ).
Người tiến hành PTCV quan sát việc thực hiện công việc của người lao động và
phát hiện ra tình huống bất ngờ, có ảnh hưởng đến kết quả công việc, sau đố tiến
hành phỏng vấn để phân tích các tình huống này.
Thích hợp để thu thập thông tin bổ sung
Ưu điểm: cho phép khám phá những yêu cầu đặc biệt mà người thực hiện cần có
khi xảy ra những tình huống bất ngờ
Nhược điểm: tốn thời gian, công sức khi thu thập thông tin.
Thực trạng phân tích công việc ở các tổ chức, DN ở Việt Nam
 Bảng phân loại ngành nghề: xây dựng trên cơ sở xác định các ảnh hưởng
của các yếu tố điều kiện vệ sinh lao động, hao phí năng lượng trong quá
trình làm việc => cơ sở trả lương, phụ cấp cho cán bộ, công nhân viên
chức nhà nước.
 Bảng tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức nhà nước: xác định trách nhiệm,
nhiệm vụ cụ thể, những yêu cầu về hiểu biết, trình độ.
 Bảng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật xây dựng cho hầu hết các công việc phổ
biến của công nhân => lý thuyết kỹ thuật sản xuất, kỹ năng thực hành
=>cơ sở xếp bậc, trả lương cho công nhân trong khu vực quốc doanh.
Tương lai:
Số lượng công việc giảm bớt: Ranh giới giữa các công việc và sự khác biệt giữa
các công việc trong doanh nghiệp thu hẹp.
Nội dung công việc ngày càng phong phú, thách thức và thú vị hơn.
Ranh giới phân chia giữa các chức năng giảm bớt
Các công việc được tổ chức theo quá trình tổng hợp và được thực hiện bởi các tổ
chức nhóm, đội.
Nhân viên được đào tạo theo hướng đa kỹ năng và phạm vi thực hiện công việc
sẽ được mở rộng => nâng cao tính linh hoạt, tinh thần trách nhiệm với công việc
của cả đội, hiệu quả cuối cùng của doanh nghiệp.
Tăng cường trách nhiệm tập thể với công việc chung.
Cơ cấu tổ chức cải tiến, đơn giản hóa, việc phân công, bố trí nhân lực được hoàn
thiện.
Số lượng cấp bậc quản trị trong tổ chức giảm đi =>tầm hạn quản trị được mở
rộng.
=>Phân tích công việc được thực hiện cho từng nhóm công việc, giao cho từng
nhóm, đội nhân viên thực hiện, các tiêu chuẩn công việc, nhiệm vụ, quy định
của công việc sẽ không trình bảy quá chi tiết.
Dòng công việc
Thể hiện cách thức tổ chức sắp xếp các công việc nhằm đạt được mục tiêu của
tổ chức về sản phẩm, dịch vụ.
Mỗi công việc trong tổ chức được coi như một yếu tố đầu vào được tạo thêm giá
trị cho công việc, sau đó công việc được chuyển cho nhân viên khác.
Phân tích dòng công việc nhằm xác định các công việc được tạo ra và mang lại
giá trị gia tăng cho tổ chức như thế nào.
Định biên nhân sự
Xác định rõ ràng và chi tiết các dòng công việc là cơ sở khoa học cho định biên
nhân sự. Trình tự thực hiện: