Professional Documents
Culture Documents
Soạn thảo văn bản CK
Soạn thảo văn bản CK
Soạn thảo văn bản CK
CHƯƠNG 2
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần
chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường
hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA VB
HÀNH CHÍNH
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3. Số, ký hiệu của văn bản.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
9. Nơi nhận
THÀNH PHẦN BỔ SUNG
- Trong những trường hợp cụ thể
- Trong một số loại văn bản
1. Phụ lục
2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số
điện thoại; số Fax.
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY NỘI
DUNG
▪Các yếu tố bố cục văn bản
▪Căn cứ, viện dẫn
▪Ngôn ngữ
▪Đơn vị đo lường
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY HÌNH THỨC
▪Khổ giấy, chiều giấy
▪Phông chữ: loại phông, cỡ phông
▪Canh lề
▪Vị trí các thành phần trong thể thức VB
THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH
BÀY
▪ Đảm bảo tính thống nhất: mỗi văn bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày;
▪ Đảm bảo tính pháp lý: cơ sở để kiểm tra văn bản có sai sót về hình thức, nội dung, thẩm quyền
▪ Đảm bảo chất lượng, tính thẩm mỹ: thể thức và kỹ thuật trình bày được xây dựng dựa trên tính
khoa học, đảm bảo truyền đạt thông tin tốt nhất.
- Thay mặt – TM
▪ Văn bản tập thể
▪ Đại diện cho tập thể ban hành văn bản (không phải cá nhân
ban hành)
▪ Thay mặt được ghi trước tên cơ quan, tổ chức
▪ TM. Ủy ban nhân dân
▪ TM. Chính phủ
QUYỀN – Q.
▪ Người ký là người được giao quyền như cấp trưởng (thường là cấp phó)
VD: phó phụ trách= trưởng= quyền trưởng= Q
▪ Q. Giám đốc
▪ Q. Hiệu Trưởng
KÝ THAY – KT.
▪Ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức
VD: khi có trưởng, mà trưởng ko ký giao cho phó =KT
▪ KT. Bộ trưởng – Thứ trưởng
▪ KT. Thủ tướng – Phó Thủ tướng
THỪA LỆNH – TL.
▪ Ký thừa lệnh của người có thẩm quyền
▪ Ví dụ:
▪ TL. Hiệu trưởng – Trưởng Phòng Đào tạo; TP. Tổ chức cán bộ…
THỪA ỦY QUYỀN – TUQ.
▪Ký thừa ủy quyền của người có thẩm quyền
▪Ví dụ:
▪ TUQ. Giám đốc
▪ Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị với văn bản của các đơn vị vũ
trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người
đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
CHỮ KÝ SỐ
▪ Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký
của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng
Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt;
▪ Đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
KỸ THUẬT
▪ Quyền hạn, chức vụ (và chữ viết tắt của người ký - ô số 7a; chức vụ khác của người ký được
trình bày
tại ô số 7b, phía trên họ tên của người ký văn bản;
▪ chữ in hoa, size 13 - 14, chữ đứng, đậm.
▪ Chữ ký của người có thẩm quyền - tại ô số 7c.
▪ Họ và tên của người ký văn bản - tại ô số 7b,
▪ Chữ in thường, size 13 - 14, chữ đứng, đậm,
▪ Canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.
Ô SỐ 8: DẤU, CHỮ KÝ SỐ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
DẤU ƯỚT
▪ Con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định;
▪ Khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin
trên bề mặt con dấu
DẤU NỔI
▪Con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản,
giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu
DẤU XI
▪Con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất
liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu
DẤU THU NHỎ
▪Loại dấu ướt hoặc dấu nổi
▪Kích thước thu nhỏ
Ô SỐ 9: NƠI NHẬN
▪ Để thực hiện
▪ Để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc
▪ Để biết
▪ Để lưu văn bản, số lượng bản lưu
Ô 9A
▪ Từ “Kính gửi:”
▪ Tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
▪ Chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng
▪ Nếu gửi 1 người nhận: trình bày cùng một dòng với “Kính gửi”
▪ Nếu gửi trên 1 người: xuống dòng, mỗi người nhận trình bày 1 dòng riêng,
gạch đầu dòng (-) đầu câu và chấm phẩy (;) cuối. Dòng cuối cùng là dấu
chấm (.)
▪ Gạch đầu dòng thẳng hàng với dấu (:)
Ô 9B
▪ Từ “Nơi nhận:” – ngang hàng với dòng quyền hạn, chức vụ người ký;
chữ in thường, size 12, nghiêng, đậm.
▪ Phần liệt kê:
▪ các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản; chữ in thường, size 11,
đứng
▪ Tên mỗi cơ quan, đơn vị, cá nhân trên dòng riêng, gạch đầu dòng, chấm phẩy
(;) cuối
▪ Dòng cuối cùng: - Lưu: VT, (tên đơn vị soạn thảo), (số lượng bản lưu)