myPortfolio

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN CHUNG WAH

BAHAGIAN : SJKC CHUNG WAH

ALAMAT :

NO. TELEFON : 012 -2585246

NO. FAKS. :

LAMAN
SESAWANG :

1
Nama : LIM TECK LOH

Gelaran Jawatan : GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

Gred Hakiki Jawatan : DG 44

Tarikh Penempatan : 03.01.2005

Nama :

Gelaran Jawatan :

Gred Jawatan :

Tarikh :

2
 TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 25 JUN 2024 Penyediaan MyPortfolio

3
PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 5-6

Carta Fungsi 7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8

Deskripsi Tugas 9 - 14

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 15 - 42

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 43

Senarai Borang 44-45

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 46-47

4
 CARTA ORGANISASI

CARTA ORGANISASI SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN CINA CHUNG WAH.

JPN

PPD

5
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN
CINA CHUNG WAH

GURU BESAR

PENOLONG PENOLONG
PENOLONG
KANAN KANAN
KANAN HEM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM

GURU GURU
PERPUSTAKAAN KAUNSELING
DAN MEDIA

6
 CARTA FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN M EDIA

-Bertanggungjawab dalam
Program Kemahiran Maklumat
dan Perkhidmatan Pusat Sumber
Sekolah
-Bertanggungjawab dalam hal-
hal pengurusan, pentadbiran
Pusat Sumber Sekolah
-Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Kurikulum

Pengurusan Kewangan
Pengurusan
Pembangunan Sumber
Manusia

7
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

1. Merancang, melaksanakan Program Kemahiran/Literasi Maklumat dan

Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah yang dapat menyokong pelaksanaan
pengajaran dan pembelajaran.
(a) Melaksanakan Program/Literasi Kemahiran Maklumat
(b) Mengurus Mesyuarat JK Induk/Kerja Pusat Sumber Sekolah.
(c) Merancang, melaksana, menyelaras Program Pembangunan Staf
dan Program Latihan Dalaman berhubung dengan Pusat Sumber
Sekolah
(d) Memantau dan mengawal selia pelaksanaan Program Pusat Sumber
Sekolah dan Program Galakan Membaca (NILAM)

2. Menyelia dan Mengurus Bahan-Bahan Pusat Sumber Sekolah

(a) Membuat perolehan bahan-bahan pusat sumber sekolah.

(b) Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan Pusat
Sumber Sekolah.
(c) Merancang dan mengurus Program Promosi PSS
(d) Menyediakan Laporan, Analisis Pelaksanaan Pembangunan,
Pengurusan, Program dan Aktiviti serta Kewangan Pusat Sumber
Sekolah.

3. Berhubung dan bekerjasama dengan Bahagian Teknologi Pendidikan

Negeri/PKG/Perpustakaan Awam untuk meningkatkan perkhidmatan dan
Program Pusat Sumber Sekolah
(a) Mempromosi dan menjadi ahli Persatuan Perpustakaan / Pusat
Sumber Sekolah Negeri.
(b) Menjalankan Penyelidikan/Kajian Tindakan Berhubung dengan
Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah.

4. Arahan Ketua Jabatan dari semasa ke semasa

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

8
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GURU KETUA
GELARAN Ketua Pengarah Pelajaran
PERPUSTAKAAN PERKHIDMATA
JAWATAN Malaysia
DAN MEDIA N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN GPM WARAN Rujuk waran B63 +7
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG Pengurusan Pusat Sumber
GRED JAWATAN DG 44
UTAMA Sekolah
GRED JD DG SUB-BIDANG BAHASA CINA
STATUS DISEDIAKAN
Tetap LIM TECK LOH
JAWATAN OLEH
HIRARKI 1
DISEMAK OLEH
(BAHAGIAN)
HIRARKI 2
DILULUSKAN
(CAWANGAN/
OLEH
SEKTOR/UNIT)

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan mengelola Pusat Sumber Sekolah bagi memastikan

pembudayaan ilmu sebagai pembelajaran sepanjang hayat berlaku dalam kalangan guru
dan murid.

9
 AKAUNTABILITI
Melaksanakan urusan pengurusan dan
pentadbiran pusat sumber bagi
membolehkan pusat sumber sekolah
diuruskan secara sistematik dan
berkesan.
Melaksanakan urusan pembelian dan
organisasi bahan bagi meningkatkan
tahap penguasaan ilmu dalam
kalangan pelajar di sekolah.
Melaksanakan program galakan
membaca dan literasi maklumat bagi
melahirkan generasi bermaklumat.
Merancang dan mentadbir pelaksanaan
kurikulum kepada guru bagi
memastikan murid menerima
pembelajaran berdasarkan dasar
kurikulum kebangsaan
TUGAS UTAMA
1. Menubuhkan jawatankuasa.
2. Menyediakan perancangan tahunan.
3. Melaksanakan perbincangan dengan jawatankuasa.
4. Menilai keberkesanan perancangan PSS
1. Menyediakan anggaran belanjawan.
2. Membuat analisis bahan bacaan terkini semasa.
3. Membuat pembelian bahan bacaan dan proses teknik
bahan.
4. Menyemak stok buku lama untuk tujuan
pelupusan/hapus kira.
1. Membentuk jawatankuasa galakan membaca dan
literasi maklumat.
2. Merancang program galakan membaca dan literasi
maklumat.
3. Menilai keberkesanan perancangan program.
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
10
 DIMENSI
● Bilangan Guru : 23

● Bilangan Pelajar : 257

● Bilangan Mesyuarat/Jawatankuasa : 4

● Bilangan Program/Aktiviti : 8

● Bilangan bahan bacaan :

● Agensi Luar :

● Mata Pelajaran yang diajar: Bahasa Cina

● Kelas yang diajar:

● Bilangan murid yang di ajar: 26

● Bilangan waktu PdP: 10

● Mata Pelajaran yang diajar: Sains

● Kelas yang diajar: 1

● Bilangan murid yang di ajar: 21

● Bilangan waktu PdP: 4

● Mata Pelajaran yang diajar:

● Kelas yang diajar:

● Bilangan murid yang di ajar:

● Bilangan waktu PdP:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sarjana

● Ijazah Sarjana Muda

● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

11
 KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan

● Kemahiran pedagogi

● Kemahiran membimbing

● Kemahiran merancang dan menganalisis

● Kemahiran membuat keputusan

● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berada dalam gred...... sekurang-kurangnya 2 tahun

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1. GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
Menyediakan jadual
3. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut

12
 Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan
penyelesaian

GB Melantik Jawatankuasa

Beri arahan melaksanakan

GB pemantauan secara berkala

Menyediakan 60 minit
PK HEM jadual
pemantauan
Laksana 5850 minit
AJK pemantauan
berkala

AJK 120 minit

Aduan/Isu

13
AJK
120 minit
Laporan
 Tidak

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1. /
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2. /
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan /

Melaksanakan pemantauan secara

4. /
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi /
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat /
pengurusan
7. Membuat tindakan susulan /

14
 berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi /

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang

2. PK(P)/ PK GKMP
A. PERANCANGAN
Petang
Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai keperluan
minimum seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual /
Pengisian Program

15
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah pemantauan GKMP
Petang berdasarkan salah satu dari kaedah
berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen

4. GB Mendapatkan kelulusan daripada GB PK(P)/ PK

Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti yang GKMP / GAB /
telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program setelah PK(P) / PK
program selesai. Petang
D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post mortem GAB
untuk mengenalpasti kekuatan dan
kelemahan pelaksanaan program.

10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan berdasarkan GAB

Petang keputusan mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi;

PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian prestasi ke atas Petang / GKMP
kumpulan sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan program.

12. PK(P) / PK Membentangkan laporan penilaian GKMP / GAB

Petang prestasi dalam mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan berdasarkan PK (P)/ PK

keputusan mesyuarat. Petang
14. GKMP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK

16
 CARTA ALIR

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

17
 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
GB

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

GB Kajian semula

PK Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

18
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

/

2. Mendapatkan kelulusan
/

3 Melaksanakan program
/

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program /

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan
/

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat /

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan /

8. Merekod dan mendokumentasi

/

PROSES KERJA

Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

19
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. GB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. GB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK GB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GPM PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada GB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GPM PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GPM PK/GKMP
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan GB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

20
 MULA

Ya

Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem

GB dan PK Mengenal pasti

agensi

Mesyuarat awal
GB dan PK bersama agensi

Arahan melaksanakan
GB
tugas

GPM Menyediakan kertas kerja

120 minit
PK

Laksana aktiviti
GPM

120 minit
GPM

P/GB dan PK 120 minit

Rekod dan 60 minit

GAB
dokumentasi

SENARAI SEMAK

Aktiviti 4 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. /
dapat berkerjasama dengan pihak
21
 sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2. /
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. /
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4. /
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5. /
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6. /
daripada GB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7. /
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8. /
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan /
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi /

PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUN
PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
G JAWAB
BIL. HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
1. GB Mengurus pelantikan Pegawai Aset, PPD
Pegawai Pemeriksa Aset dan 1PEKELILING
Lembaga Pemeriksa Pelupusan.

22
 Pegawai Penerima Aset menerima PERBENDAHARA
2. GAB/GPM aset bersama dokumen lain dan PT AN (1PP):
menyemak butiran dalam dokumen. Pengurusan Aset
Memeriksa, mengira, menimbang,
mengukur dan menguji aset seperti
GAB/GPM dalam senarai bagi memastikan
3. GB
aset menepati spesifikasi.
(Pemeriksaan teknikal oleh
pegawai bertauliah jika perlu).
Menyediakan laporan penerimaan
4. GAB jika terdapat perkara yang tidak GB
memenuhi spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu
5. GAB GAB
dari tarikh penerimaan.
Menyediakan senarai daftar aset
6. GAB (Harta Modal / Aset Alih Bernilai PT
Rendah).
Menanda pengenalan aset
(melabel/ mengecat/ mencetak
7 PT GAB
timbul) dengan “Hak Kerajaan
Malaysia”
Menempatkan Aset / Mengemaskini
8 GAB PT
penempatan aset.
Merekod dan mengawal
9 PT GAB
pergerakan aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset. PT

Memeriksa kerosakan aset (jika

11 GAB PT
ada).
Pemeriksaan aset sekurang-
kurangnya sekali dalam setahun
12 GB dan mengemukakan Laporan GAB
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
Jabatan.
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
13 GB (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali GAB
setahun atau sekali dalam tempoh
tiga (3) bulan.
Mengemukakan KEW. PA-10 dan
KEW. PA-11 bersama-sama Sijil
Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
14 GB GAB
Dan Aset Alih Bernilai Rendah
KEW. PA-12 kepada Pegawai
Pengawal.
CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

23
 Proses Kerja Tempoh
Tanggungjawab
Masa

Mula

Urus lantikan Pegawai Aset, 120 minit

GB
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga
Pemeriksa Pelupusan

GAB Penerimaan aset 60 minit

Tidak penuhi
GAB sepesifikasi Semak spesifikasi aset 240 minit
Sediakan
laporan

Laporan lengkap

2 hari GAB Laporan penerimaan 120 minit

60 hari

Mula
GAB Daftar aset 120 minit

GAB Sediakan Daftar Aset 1920 minit

PT Tanda pengenalan 180 minit

GAB Penempatan aset 60 minit

Tidak lengkap
Kemaskini
PT laporan Rekod dan kawal pergerakan aset 120 minit

Lengkap
GAB Kemaskini senarai aset 30 minit

GAB Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit

GB SENARAI SEMAK
Tamat

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

24
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai

Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa /
Pelupusan.
1.
● Permohonan Pelantikan

● Surat Lantikan
Pegawai Penerima Aset menerima aset
bersama dokumen lain dan menyemak butiran
dalam dokumen. /
2. ● Dokumen berkaitan

● Borang Penerimaan Aset Alih

● Borang Penolakan Aset Alih

Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur
dan menguji aset seperti dalam senarai bagi
memastikan aset menepati spesifikasi. /
(Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
jika perlu).
3
● Lantikan pegawai penerima

● Dokumen pemeriksaan penerimaan

● Surat lantikan teknikal (jika perlu)

Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat

4. perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.
/

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh

penerimaan. /
5. ● Dokumen pendaftaran

● Nombor siri pendaftaran aset

Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /
6. Aset Alih Bernilai Rendah). /
● Rekod daftar aset
Menanda pengenalan aset dengan “Hak
Kerajaan Malaysia”
● Tanda pengenalan aset; /
7.
- melabel, atau
- mengecat
- cetak timbul
Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.
● Dokumen penempatan aset di lokasi /
8.
● Pamerkan

● Kemaskini
Merekod dan mengawal pergerakan aset.
9. /
● Dokumen pergerakan aset

25
 Mengemaskini senarai aset.
10. /
● Laporan

Memeriksa kerosakan aset (jika ada).

11. /
● Borang aduan kerosakan
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan /
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan

● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut

Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 TINDAKAN SU
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3) ASET
bulan.
● Senarai Jawatankuasa
13. ● Surat panggilan

● Senarai kehadiran

● Minit mesyuarat

● Maklum balas mesyuarat

Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta TINDAKAN SU
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA- ASET
12 kepada Pegawai Pengawal.

26
PROSES KERJA

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat
1. GB GPK/ GAB TRANSFORMASI
panggilan mesyuarat kepada ahli PENTADBIRAN
mesyuarat. AWAM
BIL. 2 TAHUN 2018
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK MyMESYUARAT -
2. GB
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB EKOSISTEM
PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3. GAB Mencatat minit mesyuarat. GB

● AKTA ARKIB
4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB NEGARA

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
5. GAB GAB
7 hari bekerja.

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
6. GB mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi GB

27
CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

GB
Edar surat panggilan 240 minit

GB Laksana mesyuarat 360 minit

360 minit
GAB
Catatan minit mesyuarat.

GAB Sedia minit mesyuarat. 780 minit

TAMAT

GB Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

28
 Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit
GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail. 60 minit

GAB

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat

kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
1. /
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
2. Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan /
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran

● Perkara-perkara yang dibincangkan

29
 ● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
● Catatan minit
3. /
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf /

● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang
Maklum balas dalam tempoh 7 hari
5. bekerja. /

● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui. /
● Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan /

maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail. /

PROSES KERJA

Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN

30
 HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

GPK/SU
2. Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
LADAP
Mengkaji keperluan bidang latihan
GPK/ SU berdasarkan Analisis Keperluan
3.
LADAP Latihan

Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
GPK/SU
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

5. GB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

Latihan dalam takwim sekolah
GPK/ SU
6. selepas kelulusan Pengetua / Guru
LADAP
Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

GB menguruskan kursus / latihan yang
7.
telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum ,

semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

31
 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
GAB penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

menghadiri latihan.
GPK/
SU LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
/GAB menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
9.
Besar/ Guru Penolong Kanan selepas
latihan untuk disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.
GAB /
PENGANJ v. Mengumpulkan salinan sijil atau
UR maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir
GPK/SU
10. kursus untuk menilai keberkesanan
LADAP
pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.

13. SU LADAP Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR

32
Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang
3900 min
Matriks Kompetensi guru secara online
GB untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem SPL KPM.

GPK/SU Mencetak Rumusan Analisis Matriks

LADAP
390 min Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

GPK/ SU berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
LADAP
780 min
Menyerahkan cadangan perancangan
GPK/SU latihan kepada Pengetua/Guru Besar
20 min
LADAP untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

GB latihan yang diperlukan
180 min
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
GPK/SU dalam takwim sekolah selepas kelulusan
180 min Pengetua / Guru Besar
LADAP

Memberi arahan kepada GPK untuk

GB menguruskan kursus / latihan yang telah
30 min diluluskan
GPK/SU
LADAP Menguruskan latihan (sebelum, semasa
dan selepas)
KU/PP
Mengikut
keperluan lokasi
GPK/SU Mengedar borang penilaian kursus kepada
LADAP
30 min peserta pada hari terakhir kursus untuk
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
KU/PP
personel
GAB/ SU Merekod kehadiran kursus dalam SPL
LADAP KPM
390 min
Mengedarkan dan mengumpul borang
SU LADAP keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

Salinan dan Rekod Fail

SU LADAP

SENARAI SEMAK TAMAT

Aktiviti 6 : Pengurusan Pembangunan Manusia

i) Latihan Personel

33
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
1. untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam SPLKPM

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam SPLKPM

Mengkaji keperluan bidang latihan

3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

7. menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam SPLKPM

9. 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan

34
 kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam SPLKPM
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam

11. SPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

35
 PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

9. GPK
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau

Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
10. GPK
Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran

Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
11. GPK
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
12. GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan

13. GPK
Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing

14. GPK murid seperti yang telah dirancang
dalam Buku Persediaan Mengajar
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak

36
 dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik

Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
15. GPK berkaitan)
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan
yang telah digunakan selepas
tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan

Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
16. GPK c) Memastikan murid membuat
pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

CARTA ALIR

Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

37
TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GPK 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GPK
Rekod Persediaan Mengajar

GPK 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan

3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GPK
keadaan kondusif

3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GPK
peralatan dan bahan yang diperlukan

GPK Melaksanakan PdP dan bimbingan

Mula
3 MINIT
GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

38
SENARAI SEMAK
Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan
1. /
oleh Pentadbir Sekolah
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan
Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
2. /
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan /
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif. /

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid. /

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah

6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika /
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas
bermula (jika berkaitan)
7 /
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP

39
 Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
8 b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa. /
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. GB PINJAMAN BUKU DI PUSAT

SUMBER 1. Akta
GPK/GPM
Pendidika
Membuat ketetapan berkaitan n 1996
pengurusan pusat sumber (Akta 550)
2. Pelan
2. Menyediakan Peraturan Pinjaman Pembang
GPK/GPM GB
dan Pemulangan Buku di Pusat unan
Sumber. Pendidika
n Malaysia
3. 2013 –
GPM Memastikan kad pinjaman/kad GB/GPK
2025
pintar diedarkan kepada murid.
GB/GPK
4. Menyemak status pinjaman buku
GPM daripada perisian sistem automasi
atau rekod pinjaman
GB/GPK
5. Merekod butiran pinjaman
GPM
Mencatat tarikh pemulangan buku GB/GPK
6. pada slip pinjaman di buku yang
GPM dipinjam

7 PEMULANGAN BUKU DI PUSAT GB/GPK

SUMBER
GPM
Menyemak tarikh pemulangan
buku.
8 GB/GPK
Memastikan buku yang

40
 GPM dipulangkan dalam keadaan baik.
Jika rosak, pembantu Pengawas
akan baiki dan jika hilang,
peminjam akan didenda

9 GB/GPK
Menghantar surat peringatan
GPM kepada peminjam yang tidak
memulangkan buku seminggu
selepas tarikh yang ditetapkan
dengan cara;
a) Memaparkan nama peminjam
terlibat di papan kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber akan
mengesan peminjam di sekolah
dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman
dalam masa seminggu.
c) Surat peringatan dikeluarkan
10 GPM
Mengambil tindakan terhadap
GB/GPK
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
11 GPM Membuat analisis jumlah murid
yang membuat pinjaman buku di
GB/GPK
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
12 GPM PROGRAM-PROGRAM PUSAT
SUMBER (Rujuk Pengurusan
Program)
GB/GPK
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.
13 GPM Memberi taklimat tentang
GB/GPK
pelaksanaan program
14 GPM Menganjurkan program peringkat
sekolah dan memastikan program GB/GPK
berjalan lancar.
15 GPM Menyediakan data dan laporan
GB/GPK
program yang dijalankan
16 GPM/PT
Merekod dan mendokumentasi GB/GPK

41
 CARTA ALIR

Aktiviti 18: Pengurusan Pusat Sumber

42
Tanggungjawab
Tempoh Proses Kerja
Mula
masa

GB Membuat ketetapan pengurusan

180 minit
pusat sumber

Menyediakan peraturan penggunaan,

GPM pinjaman dan dan pemulangan buku
1170 minit
pusat sumber

15 minit Memastikan kad pinjaman/kad pintar

diedarkan kepada murid.

GPM Menyemak status pinjaman buku

5 minit
daripada perisian sistem automasi atau
rekod pinjaman
5 minit
GPM Merekod butiran pinjaman

Mencatat tarikh pemulangan buku

60 minit
GPM pada slip pinjaman di buku yang
dipinjam

2 hari
30 minit Menyemak tarikh pemulangan buku.
60 hari
GB/GPK

15 minit Memastikan buku yang dipulangkan

dalam keadaan baik
GPM Menghantar surat peringatan kepada
15 minit peminjam yang tidak memulangkan
buku seminggu selepas tarikh yang
ditetapkan
GPM
Mengambil tindakan terhadap
15 minit peminjam yang melanggar
GPM peraturan peminjaman
Mengambil tindakan terhadap
15 minit
GPM peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid
GPM
120 minit yang membuat pinjaman buku

Menentukan program dan

GPM
60 minit menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.

Memberi taklimat tentang

120
GPM minit pelaksanaan program

Menganjurkan program peringkat

GPM
390 minit sekolah dan memastikan program
berjalan lancar.

GPM Menyediakan data dan laporan

120 minit program yang dijalankan

5GPM/PT
minit Merekod dan mendokumentasi

Tamat

43
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

BIL
TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
.

PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER

1. /
Membuat ketetapan berkaitan pengurusan pusat
sumber

2. Menyediakan Peraturan Pinjaman dan /

Pemulangan Buku di Pusat Sumber.

3 Memastikan kad pinjaman/kad pintar diedarkan /

kepada murid.

4. Menyemak status pinjaman buku daripada

perisian sistem automasi atau rekod pinjaman /

5. Merekod butiran pinjaman /

6. Mencatat tarikh pemulangan buku pada slip /

pinjaman di buku yang dipinjam

PEMULANGAN BUKU DI PUSAT SUMBER

7. /
Menyemak tarikh pemulangan buku.

Memastikan buku yang dipulangkan dalam

7. keadaan baik. Jika rosak, pembantu Pengawas /
akan baiki dan jika hilang, peminjam akan
didenda
8. a) Menghantar surat peringatan kepada
peminjam yang tidak memulangkan buku
seminggu selepas tarikh yang ditetapkan;
b) Memaparkan nama peminjam terlibat di papan
kenyataan untuk tempoh seminggu
c) Pengawas Pusat Sumber akan mengesan /
peminjam di sekolah dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman dalam masa
seminggu.
d) Selepas tarikh tersebut surat peringatan akan

44
 dikeluarkan
9. Mengambil tindakan terhadap peminjam yang
melanggar peraturan peminjaman /
Membuat analisis jumlah murid yang membuat
10. pinjaman buku di Pusat Sumber Sekolah 6 bulan /
sekali
PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER
(Rujuk Pengurusan Program)
11. /
Menentukan program dan menyediakan kertas
kerja aktiviti yang hendak dilaksanakan.
13. Memberi taklimat tentang pelaksanaan program
/

14. Menganjurkan program peringkat sekolah dan

memastikan program berjalan lancar. /

15. Menyediakan data dan laporan program yang

dijalankan /

16. Merekod dan mendokumentasi

/

45
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

Sila rujuk di:

http://www.polisas.edu.my/portal/images/stories/Mqa/Akta550.pdf
atau
http://bit.ly/2zSGBJk

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

Sila rujuk di:

https://www.slideshare.net/missstepheltonz/fpk-15829193
atau
http://bit.ly/2OQUi12

2.0 Arahan Pegawai Pengawal 2018

46
BIL. BORANG KOD BORANG

1. BORANG PEMINJAMAN BUKU

2. SURAT PERINGATAN LEWAT PULANG BUKU

3. BORANG ANALISIS PINJAMAN BUKU

4. BORANG PENGGUNAAN PERALATAN

5. BORANG PENGGUNAAN BILIK-BILIK KHAS

REKOD PENGHANTARAN BUKU PERSEDIAAN

6.
MENGAJAR
BORANG ANGGARAN BELANJAWAN
7.
MENGURUS

7. NOTA MINTA

8. BORANG ADUAN PELANGGAN

47
 9. REKOD PENGAMBILAN KERTAS SOALAN

REKOD PENYERAHAN SKRIP / KERTAS

10. JAWAPAN MURID

11. LAPORAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

12. SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT

REKOD EDARAN MINIT MESYUARAT
13.

14. BORANG MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT

Atas talian
15.. BORANG IQ-NILAM https://
iqnilam.moe.gov.my/
home.do

16. EOPERASI Atas Talian:

https://kpm.moe.my
Atas talian:
17. SAPS https://
sapsnkra.moe.gov.my

18. BORANG PINJAMAN BUKU Kawalan Dalaman

SENARAI BORANG

BIL. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

2 AJK KEWANGAN

3 GURU PENASIHAT UNIT BERUNIFORM –

4 GURU PENASIHAT SUKAN PERMAINAN –

5. GURU PENYELARAS BILIK-BILIK KHAS – PUSAT SUMBER SEKOLAH

48
6. GURU PENYELARAS RUMAH SUKAN

7. GURU PENYELARAS LAWATAN PENANDAARAS

8. AJK KELAB PSS PIBG

9. JAWATANKUASA PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

LATIHAN PERSONAL & PERKEMBANGAN STAF

10 JAWATANKUASA GPM DAERAH

11. JAWATANKUASA SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

12. JAWATANKUASA PENILAIAN TOKOH NILAM DAERAH

13. JAWATANKUASA JARINGAN DAN JALINAN

14. JAWATANKUASA PENILAIAN PUSAT SUMBER CEMERLANG DAERAH

49
50