Công ty TNHH Tư vấn Quản lý OD CLICK

Địa chỉ: Phòng 1021, Tầng 10, Tòa nhà Hancorp Plaza, Số 72 Trần Đăng Ninh, Dịch Vọng,
Cầu Giấy, Hà Nội
ĐT: 0981 155 896 Email: support@odclick.com Website: http://odclick.com

Bỏ túi 7 kỹ năng viết báo cáo giúp bạn chuyên nghiệp hơn

Nếu bạn muốn cấp trên đánh giá cao năng lực làm việc của mình thì không nên bỏ qua
7 kỹ năng viết báo cáo được đề cập trong bài viết này.

Tuy không mang tính pháp lý và không thể cưỡng chế hay bắt buộc thực hiện như văn
bản quy phạm pháp luật, nhưng báo cáo mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong công
tác đưa ra quyết định của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, việc rèn luyện
các kỹ năng viết báo cáo là điều cần thiết đối với bất kỳ nhân viên nào.

Sau đây là những gợi ý những kỹ năng cơ bản giúp bạn có thể soạn thảo nên bản báo
cáo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cấp trên.

1.Xác định đúng yêu cầu

Bạn cần hiểu rõ loại báo cáo mình đang viết là gì, các yêu cầu của cấp trên ra sao. Từ
đó, bạn nên tìm các tài liệu hoặc bổ sung kiến thức nhằm xây dựng định hướng, cấu
trúc phù hợp về nội dung, hình thức cho bản báo cáo. Đây được xem là điều kiện tiên
quyết để có được một bản trình bày công việc chính xác và ít sai sót nhất.

Trong trường hợp không nắm bắt được các ý cần triển khai, bạn sẽ không biết nên viết
từ đâu, dẫn đến thông tin trong bài gặp vấn đề như lan man, khó hiểu. Điều này khiến
bài báo cáo không có giá trị sử dụng như mong muốn ban đầu.

2.Xây dựng sườn nội dung

Sau khi đã định hướng được nội dung, bước tiếp theo để có một báo cáo hoàn chỉnh
không phải là bắt tay vào viết mà là vẽ ra những ý chính bạn muốn trình bày. Đây là
một kỹ năng không thể thiếu khi soạn thảo bất kỳ loại văn bản nào.

Hãy lắng nghe kỹ yêu cầu cần có trong báo cáo từ cấp trên (Nguồn: targetintegration)
 Công ty TNHH Tư vấn Quản lý OD CLICK
Địa chỉ: Phòng 1021, Tầng 10, Tòa nhà Hancorp Plaza, Số 72 Trần Đăng Ninh, Dịch Vọng,
Cầu Giấy, Hà Nội
ĐT: 0981 155 896 Email: support@odclick.com Website: http://odclick.com

Có một dàn ý chi tiết sẽ giúp bạn triển khai đúng định hướng cũng như tránh mất quá
nhiều thời gian suy nghĩ nội dung trong quá trình làm báo cáo.

3.Đánh giá kết quả công việc

Bạn đã có thể bắt tay vào viết báo cáo ngay sau khi hoàn thành 2 bước trên. Đầu tiên,
hãy nêu ra các nhiệm vụ được giao, tổng kết lại những việc đã và chưa hoàn thành,
trình bày thuận lợi – khó khăn trong lúc thực hiện.

Viết đánh giá về công việc chính là lúc bạn nhìn lại toàn bộ quá trình làm việc. Nội dung
bài báo cáo cần phải đúng sự thật vì cấp trên là người kiểm tra, họ sẽ dễ dàng biết
được những thông tin bạn trình bày có chính xác hay không. Vì vậy, bạn hãy trung
thực, nhìn thẳng vào mặt tốt và chưa tốt của bản thân để thay đổi.

4.Phân tích nguyên nhân và hướng khắc phục

Báo cáo chính là phương tiện để cấp trên có nhận định đúng về kết quả công việc, xem
xét những khó khăn trong quá trình làm việc của nhân viên. Vì vậy, hãy đầu tư thật kỹ
vào phần phân tích nguyên nhân nhé! Nếu bạn đã có đánh giá về công việc của mình
thì tiếp theo hãy trình bày những lý do dẫn đến kết quả không như mong muốn.

Bạn cần phân tích nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết tối ưu nhất
(Nguồn: articles.bplans)
Khi bạn nhận ra được ưu – nhược điểm của mình và cố gắng khắc phục, điều đó
chứng tỏ bạn là người dám đối mặt với sai lầm, luôn có trách nhiệm với công việc được
giao. Trong quá trình làm việc, chắc hẳn ai cũng gặp phải khó khăn, vướng mắc. Tuy
nhiên, điều mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng quan tâm chính là bạn đã giải quyết những
vấn đề đó như thế nào. Nếu công việc được xử lý ổn thỏa, chu đáo thì cơ hội bạn ghi
được điểm tốt trong mắt cấp trên là khá cao.
 Công ty TNHH Tư vấn Quản lý OD CLICK
Địa chỉ: Phòng 1021, Tầng 10, Tòa nhà Hancorp Plaza, Số 72 Trần Đăng Ninh, Dịch Vọng,
Cầu Giấy, Hà Nội
ĐT: 0981 155 896 Email: support@odclick.com Website: http://odclick.com

5. Đưa ra đề xuất của bản thân

Ý kiến bạn nêu ra trong bản báo cáo không cần quá cao siêu và mang tính hàn lâm,
hãy chỉ xoay quanh các vấn đề như: công việc cần được hỗ trợ những gì để nâng cao
chất lượng, thay đổi hoặc giảm bớt thủ tục nào giúp quá trình thực hiện nhanh hơn…
Việc đưa ra đề xuất không chỉ mang lại lợi ích cho tập thể mà còn giúp bạn phát triển
khả năng quan sát và rèn luyện tư duy bản thân.

6.Kỹ năng diễn đạt

Bạn có thể tham khảo những bản báo cáo đã phát hành có nội dung gần giống với một
số định hướng bạn dự định triển khai. Hãy sử dụng ngôn từ trong sáng, dễ hiểu, lối
hành văn mạch lạc, rõ ràng, tránh những từ ngữ cầu kỳ, khoa trương để làm tăng tính
chính xác và dễ hiểu cho báo cáo của bạn.

7.Kiểm tra các lỗi trình bày

Báo cáo là một loại văn bản đòi hỏi tính tỉ mỉ của người viết hoặc đánh máy rất cao.
Bạn cần kiểm tra kỹ các lỗi văn bản, ví dụ như cách đánh số thứ tự; sử dụng ngôn ngữ,
văn phong chưa phù hợp; nội dung không đi vào trọng tâm; hình ảnh, bảng biểu, số liệu
không chính xác… Cấp trên có thể sẽ nhìn vào cách trình bày của bạn và dễ dàng đánh
giá bạn là người cẩn thận hay cẩu thả. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng khi báo cáo nằm trên
tay sếp, thì đó phải là bản hoàn hảo nhất nhé!

Bạn hãy cố gắng thực hiện tốt 7 kỹ năng viết báo cáo để luôn có những bản tổng kết
công việc chi tiết và hữu ích.

Đây cũng chính là cách chứng minh năng lực của bản thân với cấp trên. Chất lượng
các bản báo cáo được xem là một trong những nhân tố quyết định cho sự thành công
và thăng tiến.

Chúc bạn luôn đạt được thành tựu như mong muốn!

(Nguồn internet)