Phần 1: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN

Khái quát chung về hoạt động giao tiếp

Các kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng nói và phản hồi

Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu

Kỹ năng tự nhận thức

Kỹ năng khai thác thông tin

Phần 2: KỸ NĂNG GIAO TIẾP KINH DOANH

Kỹ năng quản lý cảm xúc

Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thương lượng

Kỹ năng quản lý xung đột

Kỹ năng marketing trực tuyến

Kỹ năng quản trị và lãnh đạo

Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Kỹ năng kinh doanh theo mạng

Kỹ năng quản lý khủng hoảng

Kỹ năng giao tiếp
1. Khái niệm kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy
nghĩ, ý kiến, cảm nhận một cách rõ ràng và thuyết phục; đồng thời thúc đẩy được giao tiếp hai chiều.

Để thành công trong công việc, học tập nói riêng và trong cuộc sống nói chung thì các kỹ năng mềm, đặc
biệt là kỹ năng giao tiếp đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Viện nghiên cứu quốc tế Stanford và Quỹ
Carnergie Melon đã tiến hành một khảo sát về vai trò của kỹ năng mềm đối với sự thành công của con
người với 500 giám đốc điều hành (CEO) tại 400 doanh nghiệp có doanh thu lớn nhất nước Mỹ (Fortune
500) thì kết quả cho thấy 75% sự thành công của con người phụ thuộc vào kỹ năng con người (kỹ năng
mềm) và chỉ có 25% phụ thuộc vào kiến thức, kỹ năng kỹ thuật hay còn gọi là kỹ năng cứng (Deepa &
Manisha, 2013).

Kết quả nghiên cứu của trường Đại học Havard cũng chỉ ra rằng 80% thành tựu có được trong sự nghiệp
của con người là phụ thuộc vào kỹ năng mềm, chỉ có 20% phụ thuộc vào kỹ năng cứng (Robles, 2013).

Như vậy, kỹ năng mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng vào sự thành công cũng như những kết quả tốt
đẹp trong cuộc sống mà con người thu được. Trong số các kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp là nhóm các kỹ
năng mềm cơ bản nhất mà sinh viên cần tiếp cận, trang bị, rèn luyện cho mình để có thể bước vào hoạt
động nghề nghiệp với đầy đủ sự tự tin.

2. Một số kỹ năng cơ bản trong giao tiếp

Trong khuôn khổ hạn hẹp của môn học Tâm lý học giao tiếp tại Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân
văn, cuốn Bài giảng này chỉ giới thiệu với các bạn sinh viên một số kỹ năng giao tiếp cơ bản sau:

- Kỹ năng tự nhận thức bản thân và sự cởi mở trong giao tiếp

- Kỹ năng lắng nghe

- Kỹ năng thuyết trình

- Kỹ năng làm việc nhóm

- Kỹ năng kiểm soát cảm xúc

- Kỹ năng viết trong giao tiếp

2.1. Kỹ năng tự nhận thức bản thân và sự cởi mở trong giao tiếp
* Thế nào là kỹ năng tự nhận thức bản thân?

Kỹ năng tự nhận thức bản thân là một kỹ năng mềm cơ bản đầu tiên. Đó là khả năng con người có thể ý
thức rõ ràng về cảm xúc, tính cách, quan điểm, giá trị và động cơ, hiểu biết và chấp nhận những tố chất
vốn có của mình để phát huy điểm mạnh, hạn chế những điểm yếu nhằm tổ chức tốt cuộc sống và cải thiện
mối quan hệ của mình với mọi người.

Tự nhận thức về bản thân là nền tảng hỗ trợ con người trong giao tiếp, ứng xử phù hợp với mọi người
xung quanh. Trước tiên là những người thân yêu trong gia đình, lớp học, cơ quan, sau đó là những người
trong cộng đồng. Tự nhận thức giúp con người sống nhân ái, cư xử đúng mực với mọi người. Ngoài ra, nó
còn giúp chúng ta hiểu đúng về bản thân, từ đó có những quyết định và lựa chọn đúng đắn, phù hợp với
khả năng, điều kiện hoàn cảnh thực tế và yêu cầu của xã hội. Ngược lại, đánh giá sai về bản thân có thể
dẫn đến những hạn chế hoặc ảo tưởng về năng lực, sở trường của con người và gây thất bại cho việc giao
tiếp với người khác trong cuộc sống.

Từ nền tảng nhận thức về bản thân sâu sắc, con người mới có thể làm chủ và cởi mở trong giao tiếp, đạt
được hiệu quả giao tiếp tốt.

Tự nhận thức được hình thành thông qua các quá trình giáo dục, hướng dẫn của người lớn khi còn nhỏ và
các trải nghiệm thực tế, đặc biệt là sự giao tiếp với người khác khi trưởng thành.

* Một người có khả năng tự nhận thức bản thân là người:

- Biết được bản thân có điểm mạnh, điểm thiếu sót gì

- Nhận thức được bản thân còn phải học hỏi rất nhiều

- Sẵn sàng thừa nhận rằng bản thân không biết đáp án hoặc chưa có giải pháp cho một vấn đề của mình

- Có khả năng mắc lỗi, nhận ra lỗi và sửa lỗi

- Thực sự lắng nghe trong các cuộc trò chuyện và biết hỏi những câu hỏi hợp lý, cần thiết.

- Nghĩ trước khi làm, hình dung việc làm của bản thân sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào và có sự
cân nhắc

- Có khả năng nhận thức được những biểu hiện hoặc cử chỉ tinh tế không bằng lời của người khác trong
giao tiếp xã hội

- Tự nhận thức không phải là một kỹ năng chỉ dành riêng cho những doanh nhân hoặc các chuyên gia, tự
nhận thức còn là một khả năng mà tất cả con người cần phải có.

* Quá trình tự nhận thức về bản thân

Quá trình tự nhận thức về bản thân bao gồm nhiều giai đoạn, nhiều bước được thực hiện lặp đi lặp lại với
một sự bền bỉ, kiên trì của mỗi cá nhân.

- Trước hết là sự tự lắng nghe: Đây là một quá trình suy ngẫm và tự sự với chính mình
để đưa ra những nhận định về ưu điểm, nhược điểm, nhu cầu, sở thích, nguyện vọng,
mong muốn, cảm xúc… của bản thân. Một người biết nhìn nhận về mình một cách
chính xác sẽ sống khiêm tốn, trung thực, cởi mở với mọi người. Đây là công việc
mà mỗi cá nhân cần thực hiện thường xuyên và dành thời gian cho nó.
 Hãy lắng nghe người khác một cách tích cực và có tính chọn lọc. Người lắng nghe
tốt luôn có thái độ tôn trọng, cầu tiến, chấp nhận những phản hồi của người khác thể
hiện sự sẵn sàng không ngừng học hỏi. Điều này sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội để phát
triển trong tương lai.
- Tiếp theo là sự tự bộc lộ chính mình: trong giao tiếp, đây là sự cởi mở, hòa đồng với
người khác thông qua quá trình tương tác với nhau. Điều này sẽ giúp người khác
hiểu rõ hơn về chính bạn, đồng thời họ cũng sẽ chỉ ra những khía cạnh tích cực cũng
như mặt hạn chế mà bạn chưa nhìn thấy, làm tăng sự hiểu biết lẫn nhau trong giao
tiếp. Với một số cá nhân còn tự ti, nhút nhát và gặp khó khăn trong việc bộc lộ bản
thân mình thì hãy tìm cơ hội bày tỏ với những người thân yêu, gần gũi với bạn. Họ
sẽ là chỗ dựa tinh thần và cũng là người quảng bá những điều tốt về bạn, nó sẽ được
lan truyền rộng rãi hơn và sẽ có nhiều người sẽ biết. Nếu làm thử lần đầu tiên mà
thành công thì lần sau bạn sẽ cảm thấy tự tin và việc thực hiện những lần tiếp theo
dễ dàng hơn nhiều.
- Việc nói ra những niềm vui, những mặt tích cực thường rất dễ nhưng đối với những
điểm yếu, nỗi buồn, tức giận thì sẽ khó hơn nhiều, thậm chí có thể gây tổn thương
cho chính bạn. Vì vậy, mỗi người đều rất cần sự cảm thông, chia sẻ và tôn trọng.
Những ai dám nói ra những khiếm khuyết của chính mình, dám đối mặt với sự thật
là những con người phi thường và sẽ có nhiều cơ hội phát triển.
* Tầm quan trọng của sự tự nhận thức bản thân1:

Sự tự nhận thức bản thân có tầm quan trọng lớn lao vì nó giúp chúng ta hiểu rõ về mình, phát huy những
mặt mạnh và khắc phục những mặt còn tồn tại, tự hoàn thiện bản thân, giúp chúng ta xác lập và khẳng
định bản sắc, cá tính của mình, xây dựng mục tiêu sống rõ ràng và có các mối quan hệ xã hội, các mối quan
hệ liên cá nhân hài hòa.

- Tự hoàn thiện bản thân: Tự hoàn thiện được coi là mục đích chính của việc tự xem
xét nội tâm. Chúng ta không thể biết rằng bản thân chúng ta cần thay đổi gì, trừ khi
chúng ta nhận ra mình làm gì sai hay còn thiếu sót gì, và vì thế cần phải tự xem xét
bản thân. Khi bạn tự ý thức, bạn biết và hiểu những thất bại, điểm yếu và sai sót của

1
Saga (2018), www.saga.vn
 chính mình. Một khi bạn đã biết những điều đó là gì, bạn mới có thể sửa đổi và tiến
bộ.
- Xác lập và khẳng định bản sắc, cá tính của mình: Nhiều người sống cả đời nhưng
không hoàn toàn chắc chắn về mục đích sống của mình, nữa là những mong muốn
hay mục tiêu ngắn hạn. Vì vậy, họ thường bị mắc kẹt khi bản thân do dự, và kết quả
là họ chần chừ và đứng nguyên tại chỗ. Họ không biết họ là ai, vậy thì sao họ có thể
mong chờ việc di đến một nơi nào đó? Nếu bạn biết mình là ai và bạn rõ ràng về
danh tính của bạn, bạn sẽ tự tin hơn trong việc đưa ra các lựa chọn và quyết định
quan trọng, trong hành động và trong các mối quan hệ với người khác. Bạn có thể
xác định điểm mạnh của bản thân, vì vậy bạn biết cách nhờ những điều đó mà tiến
bộ. Bạn cho phép bản thân thay đổi vì bạn biết rõ bạn muốn cải thiện những gì ở bản
thân mình. Cuối cùng, điều này sẽ làm bạn tận hưởng sự độc đáo của riêng mình.
- Xây dựng mục tiêu sống rõ ràng: Tự nhận thức là bước đầu tiên để bạn làm chủ cuộc
sống của bạn. Bạn có thể tạo ra chính xác những gì bạn muốn bởi vì bạn BIẾT bạn
muốn gì. Tự nhận thức sẽ hướng bạn đến những gì bạn cần và dẫn bạn đi đúng
hướng. Vì bạn kiểm soát được cảm xúc nên bạn sẽ biết khi nào cần tập trung suy
nghĩ và nỗ lực. Bạn có thể thiết lập những mục tiêu và nỗ lực để đạt được từng mục
tiêu một.
- Xây dựng các mối quan hệ liên cá nhân hài hòa: Dù là mối quan hệ cá nhân hay
quan hệ trong công việc đều có rất nhiều vấn đề, chúng ta dễ bị rối loạn tình cảm và
biến động. Nếu bạn kiểm soát được cảm xúc của mình, bạn cũng có thể kiểm soát
mối quan hệ của mình. Hiểu được mối quan hệ là đặc điểm của một cá nhân biết tự
nhận thức, vì nó nghĩa là bạn có thể dễ dàng thích nghi với môi trường nơi bạn phải
giao tiếp với nhiều người khác.

* ÁP DỤNG CỬA SỔ JOHARI TRONG TỰ NHẬN THỨC BẢN THÂN

Chúng ta không thể nói về tự nhận thức mà không đề cập đến cửa sổ Johari, một
mô hình phổ biến để tăng cường hiểu biết giữa từng cá nhân hoặc cá nhân với tập
thể. Đây được coi là một mô hình rất hữu ích cho việc phân tích để cải thiện sự tự
nhận thức .
Ô Mở - Những gì một người biết về mình và những người khác cũng biết. Phần này
được coi là một cuốn sách mở. Mọi người, đặc biệt là bạn, đều biết về nó. Tất nhiên,
có thể có sự khác biệt trong cách mà bạn nhìn nhận bản thân và cách những người
khác nhìn nhận bạn, nhưng vấn đề là bạn nhận thức được nó, và những người khác
cũng vậy.
Ô Mù - Những gì một người không biết về bản thân nhưng những người khác lại
biết. Có những điều mà người khác nhìn thấy ở bạn, nhưng bạn hoàn toàn không
hay biết. Ví dụ, một số người thấy bạn là một người kiêu ngạo trong khi bạn nghĩ
rằng bạn chỉ đơn giản là tự tin. Hoặc có thể mọi người nghĩ rằng bạn có tiềm năng
trở thành một nhà lãnh đạo tốt nếu bạn cố gắng, trong khi lãnh đạo lại là một khái
niệm nghe rất rất xa lạ và đáng sợ với bạn.
Ô Ẩn - Những gì một người biết về bản thân mình nhưng người khác không thể thấy.
Đây là những phần bạn giữ kín và không thể hiện ra với người khác vì những lý do
chỉ có thể mình bạn mới biết. Có những người sống hai cuộc đời, một mặt họ thể
hiện với những người xung quanh, còn một mặt thì giữ kín chỉ bản thân mình biết.
Ô Đóng - những gì mà một người không biết về bản thân mình và người khác cũng
không biết. Đây là phần mà tất cả chúng ta đều không biết. Khi con người “tự bạch”,
cả bản thân người đó và những người xung quanh đều ngạc nhiên.
Các nhóm cá nhân, nhân viên và nhà quản lý thường sử dụng mô hình cửa sổ Johari
này để hiểu mức độ tự nhận thức của chính họ. Mô hình này cũng được sử dụng
rộng rãi trong môi trường làm việc, trong các doanh nghiệp kinh doanh hay phát
triển xã hội nhằm mục đích cải thiện phát triển cá nhân, kỹ năng giao tiếp, mối quan
hệ giữa các cá nhân, và làm việc theo nhóm của mỗi thành viên trong tổ chức.

Bài tập
Bài tập 1: Áp dụng mô hình cửa sổ Johari viết về bản thân
Bài tập 2 : Viết về lý do lựa chọn ngành học của mình khi vào học tại trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn
* Làm thế nào để phát triển tự nhận thức bản thân?
Sự tự nhận thức không phải là điều mà bạn có thể học theo cách thông thường,
cũng không chỉ đơn giản đọc một vài cuốn sách là được. Để phát triển sự tự nhận
thức cần có thời gian và rất nhiều nỗ lực. Nó đòi hỏi bạn phải thực hành rất nhiều,
và phải chú ý đến tính cách và hành vi của bản thân, và điều này liên quan đến các
yếu tố bên ngoài như thế nào.
Dưới đây là một số gợi ý để bạn nâng cao tự nhận thức về bản thân mình:
- Nhận biết điểm mạnh và điểm yếu của bản thân
Hãy nhìn vào chính bản thân bạn và xác định những đặc điểm và tính cách mà bạn
nghĩ là thế mạnh của bạn.
+ Xem xét những thói quen mà bạn cho là những điểm yếu của bạn.
+ Xác định những ưu tiên và kế hoạch của bản thân. Điều quan trọng đối với bạn là
gì? Những gì được ưu tiên hơn?
+ Quan sát: Đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của sự quan sát. Tất nhiên, bạn
nên bắt đầu từ quan sát chính mình. Trong mỗi tình huống bạn hành động như thế
nào? Cũng như cách mà bạn phản ứng với người khác? Hãy phóng tầm mắt của bạn
ra ngoài. Những người khác phản ứng thế nào với bạn? Cách họ phản ứng với bạn
sẽ hé lộ rất nhiều về bản thân bạn. Ví dụ: nếu bạn để ý đến hành động của những
người xung quanh bạn, điều này cho thấy bạn có thể dễ dàng bị kích động. Nếu cấp
dưới của bạn hiếm khi nói chuyện khi bạn ở quanh đó, và họ chỉ trò chuyện khi bạn
đang ở ngoài phòng, thì điều đó có nghĩa là họ có vấn đề trong tương tác với bạn vì
bạn cho họ cảm giác khó bắt chuyện.
+ Ghi chép: Sẽ chẳng tổn hại gì nếu bạn ghi chép lại. Ghi chép nhật ký là một cách
tuyệt vời để ghi lại hành trình nâng cao tự nhận thức của bạn. Hãy ghi chép lại những
suy nghĩ, cảm xúc và cảm nhận của bạn; đồng thời coi đây như là nguồn tài liệu
tham khảo. Đọc lại những gì bạn đã viết, và bạn có thể khám phá một điều gì đó về
chính bản thân mình.
+ Trải nghiệm mới: Trải nghiệm mới sẽ cho bạn thấy một vài điều về bản thân. Đây
chính là bước ra khỏi vùng an toàn và thử nghiệm những điều bạn chưa từng làm.
Bởi vì những điều này lạ lẫm với bạn, nên bạn phải thích ứng theo những cách mới
và khác biệt mà bạn không bao giờ nghĩ là có thể. Du lịch cũng là một cách để khám
phá những điều về bản thân bạn. Bạn có thể không biết trước rằng bạn muốn học
ngôn ngữ mới cho đến khi bạn bắt đầu du lịch đến những vùng đất mới. Bạn cũng
có thể khám phá ra rằng bạn có một sự quan tâm đặc biệt đến lịch sử và văn hóa.
- Lắng nghe tiếng nói thì thầm từ bên trong chính mình
Đây là việc bạn đối diện với chính mình ở cấp độ cao hơn, sâu sắc hơn, tập trung bỏ
qua các yếu tố gây nhiễu khác, thông thường đây là cách bạn tập trung quán tưởng,
nằm thư giãn, có thể thiền, tập yoga hay các biện pháp rèn luyện tinh thần khác.
- Tiếp nhận phản hồi, góp ý từ mọi người xung quanh
+ Chủ động yêu cầu gia đình và bạn bè: Nếu bạn tò mò người khác nghĩ gì về bạn,
hãy tiến về phía trước và hỏi họ. Chọn ra một số người trong gia đình và bạn bè mà
bạn tin tưởng sẽ cho bạn câu trả lời trung thực và không thiên vị. Hãy hỏi họ rằng
họ thực sự nghĩ gì về bạn và hành động của bạn. Bạn phải cẩn thận khi hỏi những
người này. Câu nói: "Nói cho tôi biết bạn nghĩ gì về tôi, nhưng bạn phải cẩn thận,
không tình bạn của chúng ta sẽ kết thúc" rõ ràng đây là một cách hỏi sai. Yêu cầu
họ trả lời một cách thẳng thắn, và bạn sẽ không phản kháng lại họ dù câu trả lời có
là gì đi nữa. Bất kể điều gì họ nói với bạn, bạn phải xem xét cẩn thận. Ngay cả khi
bạn không đồng ý và thực sự muốn phản đối những gì họ đang nói, bạn không nên
ngay lập tức phản ứng một cách tiêu cực. Ngồi xuống và suy nghĩ cẩn thận: Tại sao
họ lại nói những điều đó? Sự quan sát của họ có đúng hay không?
+ Nhận thông tin phản hồi thường xuyên tại nơi làm việc: Bạn rất may mắn nếu
được làm việc trong một công ty có quy trình phản hồi hiệu quả cho sự đánh giá của
bạn. Bạn có thể sử dụng các kết quả để đánh giá tốt hơn những điểm mạnh và điểm
yếu của mình, và chúng liên quan thế nào đến sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp
của bạn.
+ Tham gia huấn luyện (coaching): Coaching rất được khuyến khích, đặc biệt là trong
môi trường làm việc của các công ty, để giúp nhân viên nâng cao khả năng tự nhận
thức. Khi có cơ hội được trải nghiệm coaching, hãy nắm bắt lấy nó. Thông qua
coaching, bạn cũng sẽ nhận được phản hồi từ các huấn luyện viên mà bạn có thể sử
dụng để thay đổi hoặc cải thiện quan điểm của bạn.
+ Lắng nghe: Đây có lẽ là một trong những bước rất quan trọng. Khi bạn nhận được
phản hồi, hãy lắng nghe. Bạn có thể cảm thấy khó khăn khi chấp nhận những gì họ
đang nói, đặc biệt nếu đó là những lời chỉ trích, việc đầu tiên bạn có thể là nhắm
mắt lại và nói rằng họ không biết họ đang nói gì. Tuy nhiên, bạn nên lắng nghe những
gì họ nói.
Bài tập 3: Hãy lập một bảng ghi chép trong đó chia 4 ô và liệt kê:
- Các thói quen của bạn mà bạn cho là xấu
- Các thói quen của bạn mà bạn cho là tốt
- Các thói quen của bạn mà người khác đánh giá là xấu
- Các thói quen của bạn mà người khác đánh giá là tốt

5.2.2. Kỹ năng lắng nghe

* Thế nào là kỹ năng lắng nghe?

Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng quan trọng hàng đầu để có thể có được thành công trong mọi cuộc giao tiếp.
Lắng nghe không đơn thuần chỉ là nghe, lắng nghe là cả một nghệ thuật.

Kỹ năng lắng nghe quyết định 90% thành công trong mọi cuộc giao tiếp, đi kèm với kỹ năng nói. Và mặc dù
nghe là một phản xạ của con người, nhưng lắng nghe là 1 kỹ năng cần phải học tập và rèn luyện mới có thể
thành thạo.

Nghe là tiếp nhận âm thanh, là một việc thụ động, còn lắng nghe là một quá trình chủ động. Lắng nghe là
sự tập trung vào nội dung của người nói, hiểu được những gì họ nói và đưa ra lời khuyên, lời đáp lại cho
người đối diện.

* Vai trò của lắng nghe

Lắng nghe giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn đối với những người xung quanh. Với quá trình lắng
nghe, bạn có thể nắm bắt vấn đề, thu thập thông tin qua đó nâng cao khả năng tương tác qua lại giữa bạn
và đối phương.

Bên cạnh đó, lắng nghe tạo ra sự liên kết về xúc cảm giữa bạn và đối phương. Từ đó tạo được thiện cảm
với đối phương. Lắng nghe giúp bạn chia sẻ cảm thông với người khác, đồng thời còn có thể hiểu đối
phương hơn.

Lắng nghe cũng là biện pháp hạn chế cũng như là cách giải quyết xung đột hiệu quả. Tạo được những mối
quan hệ tốt đẹp, bước đệm để thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.

* Phân loại lắng nghe

Có 3 loại lắng nghe cơ bản là: nghe để thu thập thông tin, nghe để giải quyết vấn đề, nghe thấu cảm.
* Biểu hiện lắng nghe hiệu quả:

Tiếp nhận: nghe và cố gắng hiểu ẩn ý, quan sát các biểu hiện phi ngôn ngữ, có thể ghi chép lại giúp cho lưu
lại thông tin và dễ nhớ

Cử chỉ tích cực: vươn người về phía trước, giao tiêp bằng mắt, gật đầu, mỉm cười, mở rộng tay, thẳng
người, thả lỏng cơ thể

Giải thích, đánh giá những điểm chính của người nói

Phản hồi: đưa là câu trao đổi mang tính xây dựng hướng vào mục tiêu giao tiếp, thông tin cụ thể và người
nhận hiểu rõ về điều đó.

* Năm (5) kỹ thuật lắng nghe hiệu quả

Kỹ thuật Mục đích Ví dụ lời nói trao đổi

Làm sáng -để có thêm thông tin Bạn có thể nói rõ điều này ko?
tỏ mọi việc
-giúp xem xet các khía cạnh của vấn Theo bạn, vấn đề là thế này phải ko? lặp
đề lại những gì đối phương vừa nói

Trình bày giúp minh và mọi người hiểu đối Như tôi hiểu thì ý của bạn là…?
tượng
Phải chăng đây là điều bạn đã quyết
Cho thấy bạn đang lắng nghe định làm…?
Khuyến khich người nói phân tích các
khía cạnh và có thể thảo luận
 Hưởng Khuyến khích người nói tiếp tục nói Vâng tôi hiểu, đúng, vấn đề này rất thú
ứng vị.
Tỏ sự quan tâm đến người nói
À ra thế

Suy nghĩ Cho thấy bạn hiểu về điều họ nói Bạn có cảm thấy rằng,
Giúp đối tượng đánh giá lại vấn đề và Bạn có cảm thấy mình khá tự tin ko?
kiềm chế xúc cảm

Tóm tắt Nhằm tóm gọn tất cả vấn đề Đây là những ý chính mà bạn trình
bày…?
Tạo ra 1 khởi đầu để thảo luận,
chuyến sang vấn đề khác Mọi việc tôi đã hiểu thì bạn thấy thế
nào?

* Những điều nên và không nên làm khi lắng nghe

NÊN KHÔNG NÊN

Tập trung nghe Cãi lại, tranh luận

Giao tiếp bằng mắt (Nhìn vào mắt người Kết luận vội vàng
giao tiếp với mình)

Ngôn ngữ tích cực, dễ hiểu Diễn đạt phần còn lại câu nói của họ

thể hiện được những điểm cơ bản Nhận xét trước khi nghe hết câu

Khuyến khích người nói tự giải quýêt vấn Lời khuyên khi ko có yêu cầu
đề của họ

Nghiêng người phía trước,nhìn, mặt Cảm xúc qua mạnh khi nghe người khác
hướng về phía họ,mỉm cười, gật đầu…

bày tỏ tôn trọng, đồng cảm Luôn nhìn đồng hồ gây mất tập trung, luôn ghi
chép
Ko tỏ thái độ phán xét Giục người nói kết thúc câu chuyện của họ

giữ im lặng khi cần thiết để câu chuyện tạm Kết thúc câu nói của người khác thay họ, cắt
lắng,khích lệ sự chia sẻ ngang lời người khác

Bài tập 4: Chia thành từng nhóm 2 người, luyện tập kỹ năng lắng nghe
5.2.3. Kỹ năng thuyết trình
* Thế nào là kỹ năng thuyết trình?

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, một bài thuyết trình hoàn hảo có thể
mang lại thành công vượt xa những gì chúng ta mọng đợi. Nhưng không phải ai cũng tự tin để thuyết trình,
nói trước đám đông. Nhiều người khi phải nói trước đám đông thường có cảm giác run, toát mồ hôi, đánh
trống ngực, mất tự tin, sợ nói sai, sợ nói không hay,…

Thực ra “Thuyết” là nói, “Trình” là trình bày. Thuyết trình là trình bày về một chủ đề cụ thể nào đó trước
nhiều người. Quá trình này nhằm mục đích truyền đạt thông tin, nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể
nào đó.

* Luyện tập để thuyết trình thành công

- Sự tự tin

Một trong những phương pháp để cải thiện kỹ năng thuyết trình đó là chú ý rèn luyện phong thái tự tin.
Phong thái tự tin sẽ gây ấn tượng rất tốt, thậm chí ngay cả trước khi bạn bắt đầu nói. Nếu bạn trông tự tin
và tin tưởng vào những gì mình nói, khán giả cũng sẽ có thể đặt sự tin tưởng vào bạn. Vì vậy, hãy có phong
thái chững chạc, nở nụ cười và giao tiếp bằng mắt với khán giả để cho thấy bạn không hề sợ hãi và hiểu rõ
những gì mình nói. Thậm chí dù bạn không cảm thấy thực sự tự tin thì tỏ ra cảm giác tự tin cũng sẽ giúp
bạn nhẹ nhõm và dễ khiến người khác tin bạn hơn.

Các bài tập giúp bạn có được sự tự tin:

+ Thứ nhất muốn tự tin các bạn có thể tập diễn và nói trước gương, các bạn lưu ý
tập trung vào khả năng diễn xuất của ngôn ngữ cơ thể là chính, hoặc có thể nói
trước mặt bạn bè người thân để mọi người góp ý cho bạn những cái tốt và không
tốt.
+ Thứ hai các bạn quay video bài diễn đó tự xem lại và nhờ bạn bè nhận xét từ đó
rút kinh nghiệm.
+ Thứ ba bạn hãy chịu khó cởi mở, chủ động làm quen, tham gia các hoạt động tập thể nhiều để tập khả
năng phản xạ trong các tình huống trước đám đông.

- Mở đầu bài thuyết trình ấn tượng

Để cách thuyết trình được sâu sắc thì lời mở đầu của một bài thuyết trình rất quan trọng bởi nó quyết định
rằng những người dưới kia có tiếp tục nghe bạn nói nữa không. Thông thường khi bắt đầu vào bất cứ buổi
thuyết trình nào dù đơn giản hay trang trọng, khi người nghe vẫn chưa thực sự chuẩn bị tâm lý sẵn sàng
cho bài nói của bạn. Một mở đầu ấn tượng của bạn sẽ giúp người nghe gạt bỏ mọi yếu tố gây nhiễu từ bên
ngoài và cuốn vào bài thuyết trình của bạn. Nếu bạn thu hút được khán giả ngay từ đầu, họ sẽ có khả năng
dõi theo bạn cho đến hết bài thuyết trình. Các kết quả nghiên cứu đã chứng minh để thu hút và gây ấn
tượng với khách hàng, bạn chỉ có 4 phút cho phần mở đầu hoàn hảo. “Đầu xuôi đuôi lọt”, mở đầu tốt coi
như bạn thành công một nửa.

Các cách giúp bạn có được sự mở đầu ấn tượng:

+ Những câu hỏi bất ngờ

+ Mở màn bởi một câu chuyện hay một tình huống hài hước

+ Những con số thống kê

+ Chiếm lấy trái tim người nghe

+ Tạo ấn tượng qua giọng nói và tác phong chuyên nghiệp

- Trình bày khoa học

Để một bài thuyết trình thành công thì cách trình bày bài thuyết trình rất quan
trọng. Vì vậy cần được chia ra làm các phần nhỏ như: đặt vấn đề, nội dung chính và
cuối cùng là kết luận. Bạn không thể bắt đầu bài thuyết trình bằng cách giải thích và
đưa ra hàng loạt các dẫn chứng, các số liệu mà quên giới thiệu chủ đề khiến người
nghe không hiểu được là bạn đang nói về vấn đề gì; cũng không thể trình bày rất
nhiều mà không kết luận để chốt lại vấn đề. Trong một bài thuyết trình nếu có nhiều
nội dung cần đề cập, bạn cũng nên chia nhỏ chúng ra và trình bày hoàn tất từng nội
dung. Tránh tình trạng đang nói vấn đề này lại chuyển sang vấn đề khác khiến bài
thuyết trình lan man, không tập trung và gây rối rắm cho người nghe.
Chất lượng bài thuyết trình của bạn phụ thuộc rất nhiều vào công sức chuẩn bị trước
đó. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ khiến cho thuyết trình trở thành một công việc mang
tính chủ động. Trong đó, việc xác định mục tiêu thuyết trình phải là công việc quan
trọng đầu tiên.
+ Xác định mục tiêu của bài thuyết trình.
Trong cuộc sống nói chung và kinh doanh nói riêng, chúng ta không thể làm được
việc gì khả quan nếu như không có một mục tiêu cụ thể. Thuyết trình cũng vậy. Nếu
muốn thành công, bạn phải xác định mục tiêu cụ thể để nội dung bài thuyết trình
của bạn sẽ luôn đi đúng hướng, tránh bị lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục.
+ Chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình
Để có thể thuyết trình một cách thành công và lưu lại được ấn tượng nơi người
nghe về bản thân bạn hoặc về tổ chức, doanh nghiệp của bạn, bạn cần rất nhiều
thời gian và công sức cho việc chuẩn bị. Đừng bao giờ đợi cho đến khi mình đứng
trước thính giả rồi mới chịu nghĩ xem mình sẽ nói gì! Kiểu nói “ngẫu hứng” như vậy
sẽ không giúp bạn có một bài nói chuyện hay được – trừ phi bạn thực sự là một
thiên tài.
Một bài thuyết trình phong phú hay nghèo nàn, thú vị hay nhàm chán, sẽ phụ thuộc
rất nhiều vào nỗ lực của phần chuẩn bị của bạn. Có thể lâu nay phần đông chúng ta
bị “tra tấn” bởi những bài thuyết trình hết sức tệ hại nhàm chán, phần lớn đều là
do người thuyết trình đã không bỏ công sức ra chuẩn bị trước đó và thiếu kỹ năng.
- Sử dụng giọng nói và ngôn ngữ cơ thể một cách linh hoạt, biểu cảm
Một sai lầm chủ yếu trong thuyết trình đó là chúng ta quá tập trung vào nội dung
bài viết mà quên mất một kỹ năng quan trọng khi thể hiện trước đám đông đó là kỹ
năng diễn xuất. Bạn hãy cười thật tươi, nhấn nhá giọng nói, biểu cảm cơ mặt, di
chuyển đều hai bên cánh gà, trên và dưới sân khấu. Sẽ không ai thích nghe một bức
tượng biết nói nhưng cơ thể cứng đơ trên sân khấu.
Nhiều người cho rằng, nội dung bài phát biểu mới là quan trọng; nhưng nét mặt của
bạn cũng góp phần gây thu hút cho người nghe không kém. Nếu bạn trình bày một
vấn đề hài hước mà gương mặt bạn mang vẻ buồn bã, hoặc bạn mời gọi khách hàng
sử dụng sản phẩm của công ty với nét mặt nghiêm trọng thì bạn khó mà đạt được
mục đích đã đề ra.
Nhất thanh nhì sắc khi đọc bài thuyết trình cần lưu ý giọng phải có điểm nhấn trầm
bổng có nhịp điệu (như một bài hát bạn sẽ thấy mở đầu nhẹ nhàng đến điệp khúc
cao trào và kết thúc sâu lắng), đừng đọc đều đều một giọng sẽ ru ngủ khán giả đó.
Cơ thể đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến giọng nói, ví dụ khi bạn buồn giọng
sẽ buồn, ngược lại bên trong mình vui giọng sẽ vui, vì vậy khi đến những đoạn cần
buồn thì bạn hãy trùng cơ thể xuống.
- Giao lưu với khán giả
Kỹ năng này giúp bạn thoải mái không bị bí từ và phụ thuộc quá nhiều vào giấy. Hãy
đặt thật nhiều câu hỏi mở để khán giả tự nói chuyện với bạn và cuối cùng bạn là
người chốt lại vấn đề. Hãy cho khán giả thấy bạn có vẻ dễ thương hơn và gần gũi
hơn. Thuyết trình không phải là một mình bạn nói, hãy hỏi khán giả để cùng thảo
luận và tìm ra câu trả lời, khán giả được tương tác sẽ hào hứng vào bị hút vào bài
nói chuyện của bạn.
 - Kết thúc ấn tượng
Kết thúc bài thuyết trình của mình một cách ấn tượng và chắc chắn. Đừng để buổi
thuyết trình của bạn giảm nhiệt dần hoặc kết thúc khi khán giả đang tỏ ra buồn
chán. Hãy đưa ra kết luận chắc chắn và tiếp tục gắn kết với khán giả trong khi nhấn
mạnh những điểm quan trọng nhất trong bài thuyết trình.
Để có được phần trình bày ấn tượng và bài thuyết trình hay, áp dụng trong quá trình
học tập tại trường cũng như tham gia các hoạt động xã hội, các bạn sinh viên cần
dành thời gian để luyện tập, cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình, trang bị cho
mình một kỹ năng mềm quan trọng trong hành trang khi ra trường.

Bài tập 5: Mỗi sinh viên chuẩn bị 1 chủ đề và xây dựng một bài thuyết trình để
thuyết trình trước tập thể

5.2.4. Kỹ năng làm việc nhóm

* Thế nào là kỹ năng làm việc nhóm?

Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo
của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam
kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác
với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm cũng phải có sự
phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.

Như vậy, nhóm làm việc được xác định ở hai yếu tố chính:

1) Hoạt động của một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau. Mỗi thành viên phải có ít
nhất một kỹ năng nào đó cần thiết cho việc thực hiện các nhiệm vụ trong nhóm

2) Các thành viên giao tiếp với nhau và với người lãnh đạo để đạt được mục tiêu chung.

* Để làm việc nhóm thành công tất cả các nhóm đều có chung những đặc điểm sau

- Khả năng lãnh đạo tốt và hiệu quả.

- Mỗi thành viên đều thực hiện tốt công việc được giao.

- Giao tiếp trên tinh thần hợp tác, kết hợp trí tuệ và tính cách của từng thành viên trong nhóm để khai thác
và tận dụng tối đa lợi thế sức mạnh của nhóm.

* 5 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm

Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm và số lượng cũng như năng lực của các thành viên trong
nhóm, các nhóm được hình thành và phát triển theo nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau.
Nhưng nhìn chung thì hầu như đều trải qua 5 giai đoạn sau:

- Giai đoạn 1 (hình thành, thiết lập): Khi được mời gọi hay đưa vào nhóm, các thành viên còn rụt rè, và tìm
kiếm những vị trí của mình trong nhóm, chưa bộc lộ nhu cầu cũng như năng lực cá nhân.. Một điều không
thể thiếu là các thành viên sẽ thử khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm. Thông thường hầu như không có
nhóm nào có được sự tiến bộ trong giai đoạn này.

- Giai đoạn 2 (Sóng gió): Đây là giai đoạn khó nhất của mỗi nhóm. Các thành viên thường cảm thấy thiếu
kiên nhẫn với việc thiếu sự phát triển của công việc, nhưng họ vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một
nhóm thật sự. Họ có thể sẽ tranh cãi về những công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước
đây họ chưa bao giờ nghĩ tới và khiến họ cảm thấy không thoải mái. Tất cả “sức mạnh” của họ dành để
chĩa vào các thành viên khác, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung.

- Giai đoạn 3 (Ổn định, đi vào hoạt động): Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong nhóm quen dần
và điều hoà những khác biệt giữa họ. Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảm dần và tính hợp tác tăng lên.
Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể trong hiệu quả công
việc.

- Giai đoạn 4 (Kiện toàn, hoàn thiện): Ở giai đoạn này, các thành viên đã hiểu và thích nghi được với điểm
mạnh và yếu của từng người trong nhóm mình và biết được vai trò của họ là gì. Mọi người đã cởi mở và
tin tưởng nhau hơn, rât nhiều ý kiến hay được nêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như lúc đầu. Họ
linh hoạt sử dụng quyết định của mình như một công cụ để hiện thực hoá những ý tưởng, ưu tiên những
nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc. Rất nhiều việc được hoàn thiện và sự gắn bó giữa
các thành viên trong nhóm là rất cao.

- Giai đoạn 5 (Tan rã)

* Những nguyên tắc giúp bạn cải thiện kỹ năng làm theo việc nhóm

Trải qua 5 giai đoạn phát triển nhóm như vậy nên ban đầu, ở giai đoạn hình thành, thiết lập, có vẻ như
một nhóm hoạt động lại không đạt được những hiệu quả như một cá nhân làm việc, vì thế nên sẽ đưa đến
hậu quả là có một vài cá nhân có năng lực, thừa nhiệt tình nên đã gánh vác hay ôm đồm công việc cho cả
nhóm và kết quả là những thành tựu mà nhóm có được chỉ là do công sức của một vài người, từ đó sẽ đưa
đến sự độc tài hay chia rẽ, dẫn đến sự tan rã nhóm.

Ngược lại, nếu biết cách làm việc nhóm thì sau giai đoạn sóng gió, nhóm sẽ ổn định và phát huy được sức
mạnh của tập thể, vượt qua những giới hạn của cá nhân để đạt đến được mục đích chung mà mọi thành
viên trong nhóm đều có thể hưởng được những ích lợi do nhóm mang lại.

* Kỹ năng tổ chức công việc trong nhóm

Nhóm làm việc là những cá nhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt động cùng nhau, vì thế mỗi
thành viên trong nhóm đều phải biết kỹ năng để gắn kết và áp dụng tốt các kỹ năng này để đạt được những
hiệu quả nhất định. Có hai kỹ năng mà một nhóm cần phải có là kỹ năng tổ chức các hoạt động cho nhóm
và kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
Kỹ năng tổ chức:

Bất kỳ một công việc gì, từ cá nhân đến tập thể đều cần phải có sự tổ chức, vậy phải dựa vào yếu tố gì để
có thể tổ chức một hoạt động để đem lại kết quả tốt nhất. Theo quan điểm của người xưa, thì ta có 3 yếu
tố là Thiên thời, địa lợi và nhân hòa. Điều này có nghĩa là : Phải gặp đúng thời cơ hay thời điểm thích hợp,
phải thực hiện ở một địa điểm thích hợp, có những yếu tố thuận lợi và điều quan trọng nhất là đạt được
sự đồng lòng, hòa thuận giữa mọi người với nhau. Còn hiện nay thì chúng ta có thể dựa vào nguyên lý [5W
+ 1H] để tổ chức một công việc hay một hoạt động, một kế hoạch, đây là nguyên lý cơ bản, đơn giản nhất
:

Khi bắt đầu bất kỳ một vấn đề gì mới, chúng ta phải trả lời được các câu hỏi:

Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì (What)

Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra (Where)

Khi nào thì bắt đầu tiến hành (When)

Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này (Who)

Tại sao phải tiến hành hoạt động này (Why)

Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào (How)

Nếu một kế hoạch hay dự án mà không trả lời được các câu hỏi này thì chúng ta không nên tiến hành vì có
nhiều khả năng thất bại hay chí ít cũng là những khó khăn khó khắc phục, có thể dẫn đến sự mất đoàn kết
hay tan rã nhóm. Ngoài ra trong kỹ năng tổ chức, mỗi người trong nhóm đều phải nhận ra được thế mạnh
cũng như điểm yếu của mình để có thể đảm nhận hay sắp xếp các công việc, các trách nhiệm phù hợp điều
đó mới giúp cho nhóm đạt được những kết quả tốt nhất. Đăng ký khoá học kỹ năng mềm tại Academy.vn
sẽ giúp bạn hoàn thiện những kỹ năng cần thiết cho công việc và cuộc sống.

Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân

Như đã nói, để thực hiện các hoạt động thì một cá nhân dù xuất sắc đến đâu cũng không thể thực hiện
nếu không có sự trợ giúp của những người cùng làm việc với mình vì thế, điều cơ bản nhất là phải tạo được
sự đồng thuận hay tiếng nói chung giữa những người trong nhóm để cùng nhau thực hiện. Để thực hiện
được các hoạt động chung, thì mỗi một thành viên trong nhóm cần phải có một số các kỹ năng sau đây
ngoài sự đồng thuận chung về quan điểm và mục đích của nhóm:

Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng
nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm. Lắng
nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin từ người nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng
tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái
ngược với quan điểm của bản thân. Đọc thêm: Kỹ năng lắng nghe trong nghệ thuật giao tiếp đỉnh cao

Chất vấn: Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực Thực tế đây là một kỹ năng khó mà bất
kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay
phản biện chặt chẽ. Điều này đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm. Lời lẽ chất vấn
cần mềm mỏng, lịch sự. Tuy nhiên, điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi
người có thể tiếp nhận những ý kiến trái chiều với quan điểm của mình mà không tự ái. Người chất vấn
cũng phải sử dụng những lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu lên tiếng phê phán
hay chê bai để dẫn đến sự tranh luận vô ích.

Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo
vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi thuyết phục, ta phải dựa vào chính những
ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó trở nên hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Nhất là
không thể dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận.

Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động
viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng
lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.

Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng
người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở
nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau. Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để
sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.

Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự
trước đó. Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình,
hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên
còn lại. Và một khi, mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không
khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.

Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả
nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó.
“Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con
thuyền về đến đích!”.

* Khó khăn trong việc tổ chức hoạt động nhóm:

Tổ chức hoạt động là một điều không dễ dàng, có nhiều yếu tố từ khách quan đến chủ quan có thể đưa
đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm. Ngoài những tác động khách quan từ bên ngoài, còn có những
yếu tố chủ quan mà chúng ta thường gặp phải khi tổ chức các hoạt động cho nhóm, mà trong đó 4 yếu tố
gây nhiều trở ngại nhất là :

Quá nể nang các mối quan hệ

Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên trong nhóm để
không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất. Chúng ta thường
có thái độ “ Dĩ hòa vi quý” Nhưng đây là yếu tố để tạo sự đồng thuận, chứ không phải sự xuê xoa, dễ dãi
trong các điều kiện làm việc.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Chúng ta thường thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý
kiến trong khi thực sự là mình không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm
nhau, chia năm sẻ bảy hoặc mạnh ai nấy làm. Cũng có nhiều người thì lại chọn thái độ thụ động, “ngồi mát
ăn bát vàng” ai làm gì cũng gật nhưng bản thân mình thì lại không làm gì cả, hoặc chỉ chờ người ta làm
trước mình chi nương theo, hay động viên bằng miệng. Đây chính là thái độ có hại nhất cho các hoạt động
của nhóm.

Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Chính do sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc
của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ lý do để
biện minh cho những hạn chế của mình, và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm qua
cho người khác, hay từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.

Không chú ý đến công việc của nhóm

Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp
nhận ý kiến của bât kỳ ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong
phạm vi những người mà mình cho là tài giỏi trong nhóm, hoặc đưa ý kiến của mình ra mà không cho người
khác tham gia.

Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ trong nhóm nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành
viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên
không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện
riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau
phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của
mình mà không quan tâm đến nội dung hay mục tiêu đề ra. Kết quả là chúng ta hoặc là không hiểu sẽ làm
gì, hoặc sẽ thực hiện với sự bất mãn, không đem lại hiệu quả cao cho nhóm.

Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà ngay từ khi còn là học sinh, hay
sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để vừa giúp cho sự phát triển của bản thân, vừa góp phần
vào sự phát triển chung cho tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tổng hợp của nhiều kỹ năng sống quan trọng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ
năng lắng nghe, kỹ năng lập kế hoạch,... Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công, mỗi cá nhân trong nhóm
cần chú trọng phát triển bản thân và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung. Mình vì mọi người thì
mọi người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người trong nhóm.

Bài tập 6: Chia lớp thành các nhóm và sinh viên thảo luận, xây dựng một mục tiêu, kế hoạch làm việc
của nhóm.

5.2.5. Kỹ năng kiểm soát cảm xúc

* Kỹ năng kiểm soát cảm xúc là gì?

Kỹ năng kiểm soát cảm xúc không phải là loại bỏ những cảm xúc của bản thân mà chính là học cách kiểm
soát để làm chủ hành vi, thái độ của bản thân trong mọi tình huống dù rất tiêu cực. Hiểu một cách đơn
giản, kiểm soát cảm xúc là đưa cảm xúc trở về trạng thái cân bằng thông qua nhiều phương diện như ngôn
ngữ, hình thể…
Nếu không kiểm soát tốt cảm xúc của mình, chúng ta sẽ dễ thất bại trong các buổi giao tiếp, đàm phán
hoặc các cảm xúc tiêu cực sẽ là tác nhân khiến các mối quan hệ của chúng ta bị hủy hoại. Ngược lại, nếu
kiểm soát được cảm xúc của mình, chúng ta sẽ tìm được định hướng mới, có những lời nói, hành động
khéo léo và dễ thành công hơn trong cuộc sống và công việc.

* Cách kiểm soát cảm xúc của bản thân

- Điều chỉnh hành động của cơ thể

Khi rơi vào trường hợp tiêu cực, bạn có thể điều chỉnh các hoạt động của cơ thể bằng cách thực hiện một
vài động tác như: Hít thở sâu, thả lỏng cơ thể; Mỉm cười; Thay đổi tư thế đứng, ngồi sao cho thoải mái
nhất… Như vậy, bạn sẽ có thể tập trung và suy nghĩ được nhiều hướng đi mới.

- Rèn luyện tư duy

Để rèn luyện được tư duy, trí tuệ, bạn cần phải luôn luôn nhìn mọi người, mọi vật bằng thái độ tích cực,
vui tươi để tránh những cảm xúc tiêu cực nảy sinh. Thay vì tìm những nhược điểm hay sai phạm của người
khác, bạn có thể tìm những ưu điểm của họ để tích lũy kinh nghiệm cho bản thân.

Một ví dụ đơn giản rằng, khi bị cha mẹ hoặc thầy cô phê bình, chắc chắn cảm xúc của bạn sẽ bị chi phối.
Bạn sẽ trở nên cáu gắt, uất ức và có khả năng phản kháng lại. Tuy nhiên, đó không phải điều nên làm. Bạn
cần giữ bình tĩnh và hãy nghĩ rằng, đây là cơ hội để bạn sửa chữa những yếu điểm của mình. Đồng thời, sẽ
giúp cho cha mẹ, thầy cô có cái nhìn tích cực về bạn.

- Khéo léo trong cách sử dụng ngôn từ

Sử dụng ngôn từ phù hợp, khéo léo không chỉ giúp bạn điều khiển cảm xúc của chính bản thân mình mà
còn kiểm soát được cảm xúc của người tham gia trò chuyện. Ngưng than vãn, không dùng những từ mang
đến sự tiêu cực, mà thay vào đó, bạn nên dùng những từ ngữ mang tính động viên, khích lệ dành cho đối
phương. Đây chính là chìa khóa giúp bạn kiểm soát cảm xúc tốt hơn và nhìn nhận cuộc sống với góc nhìn
tích cực hơn.

- Tự tin vào bản thân

Không ít trường hợp bạn bị bao vây bởi những buồn, hờn, tức giận chính là vì thiếu tự tin. Bạn cảm thấy
bản thân không có năng lực, dung mạo hay hoạt ngôn bằng người khác và bạn cảm thấy khó khăn, sợ hãi
khi giải quyết vấn đề. Vì thế, tự tin ở bản thân mình là yếu tố quan trọng để bạn kiểm soát được cảm xúc.

Để trở nên tự tin hơn, bạn cần phải rèn luyện những kỹ năng sau:

– Can đảm nhìn vào mắt người đối diện khi giao tiếp, không nên lảng tránh.

– Vượt qua sợ hãi và cố gắng làm mọi việc.

– Hãy can đảm thử sức mọi trường hợp, lĩnh vực, tự tin khám phá những điều mới lạ.
* Cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực

Có thể nói rằng, cảm xúc tiêu cực là kẻ thù lớn nhất cần loại bỏ nếu muốn kiểm soát cảm xúc tốt hơn. Để
làm được như thế, bạn cần:

– Không đổ lỗi cho người khác.

– Can đảm nhân sại lầm và tìm cách giải quyết.

– Không tính toán thiệt hơn

– Vứt bỏ những lời phàn nàn, chỉ trích và thay thế bằng những lời khen ngợi.

– Suy nghĩ về mọi thứ một cách tích cực.

Bài tập 7: Tập thở bụng, thư giãn

Vè tập thở - Bác sỹ Nguyễn Khắc Viện (1913 – 1997)
Thót bụng thở ra
Phình bụng thở vào
Hai vai bất động
Chân tay thả lỏng
Êm chậm sâu đều
Tập trung theo dõi
Luồng ra luồng vào
Bình thường qua mũi
Khi gấp qua mồm
Đứng ngồi hay nằm
Ở đâu cũng được
Lúc nào cũng được!
5.2.6. Kỹ năng viết trong giao tiếp
Ngoài các hình thức giao tiếp trực tiếp (thông điệp truyền đến người nhận và có sự phản hồi tức thời), các
hình thức giao tiếp có độ trễ về thời gian như viết thư điện tử, thư tay, công văn, báo cáo,… cũng là những
hình thức giao tiếp phổ biến trong hoạt động học tập, nghiên cứu, trong công việc.

Có rất nhiều loại giao tiếp dùng đến kỹ năng viết nhưng trong khuôn khổ tài liệu này, chúng tôi chỉ xin tập
trung vào kỹ năng viết với 4 loại hình phổ biến là thư điện tử (email), công văn, báo cáo, viết thư giao tiếp
xã hội.

* Kỹ năng viết Email

Email là một phương tiện liên lạc hữu ích và tiết kiệm thời gian, nhất là trong thời
đại công nghệ 4.0 như hiện nay, giao tiếp qua email trở thành một hình thức giao
tiếp phổ biến.

- Khi sử dụng email cần lưu ý 2 vấn đề bảo mật sau:

1. Thông thường sẽ có nhiều người đọc email hơn dự đoán của người gửi. Người nhận có thể chuyển
email đến nhiều người khác mà không tính đến hậu quả của việc thông tin trong email bị phát tán
không cần thiết.

2. Việc xóa email khỏi ổ cứng không hoàn toàn loại trừ được email. Các chuyên gia máy tính và
chuyên gia tình báo công nghệ có trong tay những phần mềm có thể truy lục được thư từ và tập
tin đính kèm đã xóa. Vì thế cần hết sức cân nhắc và hạn chế đưa những thông tin nhạy cảm hay bí
mật vào trong email.

- Giao tiếp qua email

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, email được sử dụng rộng rãi, không chỉ để giao dịch, liên
lạc với các đối tác bên ngoài mà còn được sử dụng ngay trong nội bộ cơ quan nhóm làm việc.

- Lưu ý sử dụng email đúng lúc: Email không phải là phương tiện liên lạc trong mọi trường hợp. Hãy sử
dụng email trong những trường hợp sau :

• Nội dung liên lạc cần được lưu lại

• Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp

• Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì.

• Nội dung email cần gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau.

• Nội dung không đòi hỏi tranh luận và trao đổi liên tiếp

- Những việc nên làm khi sử dụng email, soạn email

• Viết chủ đề có ý nghĩa.

• Nội dung ngắn gọn, trình bày rõ ràng

• Kiểm tra kỹ nội dung và lỗi chính tả trước khi gửi mail

• Sử dụng file đính kèm đã được ghi chú một cách khoa học

• Trả lời nhanh (thông thường nên trả lời email trong vòng 24 giờ)

• Sử dụng chữ ký cá nhân ( cần bổ sung các thông tin liên lạc như số điện thoại liên lạc, fax, địa chỉ
cơ quan…)

- Những việc nên tránh khi sử dụng email :

• Nội dung không xác định, trình bày dài dòng khó hiểu

• Sai chính tả nhiều, lúc viết không dấu lúc viết có dấu

• Không viết chủ đề hoặc viết không đúng nội dung bên trong thư.

* Kỹ năng soạn công văn

- Công văn là các thông điệp có tính chất thông báo về chính sách, quy định về mục đích công việc

- Các loại công văn thường gặp:

• Truyền đạt chính sách

• Đưa ra quy định: dùng động từ ở thể chủ động, chỉ định thực hiện
 • Nhân sự: giới thiệu nhân viên mới cần đề cập tới tâm quan trọng của họ, mong muốn nhận được
sự giúp đỡ và chấp hành của người khác

• Báo cáo nội bộ về kết quả hoạt động…

• Đề xuất: báo cáo ngắn dạng công văn gửi trong nội bộ nhằm vận động tài chính cho nghiên cứu…có
thể có các phần như báo cáo chính thức

- Nội dung trình bày:

- có thứ tự
- tránh viết các câu rườm rà, trường cú
- viết đúng chính tả, sạch đẹp
- có biểu đồ, hình ảnh minh họa khi cần thiết

• Tính thứ tự, trình bày theo mẫu

• Ngày, tháng, năm

• Gửi cho ( kính gửi)

• Người gửi

• Về việc ( tiêu đề)

• Nội dung (…..)

Mẫu công văn

* Kỹ năng viết báo cáo

- Báo cáo là một dạng văn bản có cấu trúc, thể hiện một sự ghi chép lại một quá trình làm việc, các kết quả
làm việc cùng những góp ý, phát hiện, đề xuất của tác giả (nếu có).

- Quy định về việc viết báo cáo: Tùy theo mục đích, hoạt động của tổ chức mà các yêu cầu đối với các dạng
báo cáo khác nhau được quy định cụ thể. Tuy nhiên, dù như thế nào, báo cáo cũng có những điểm chung
nổi bật sau đây:

- Báo cáo phải viết theo quy ước, quy định chung của tổ chức đối với loại báo cáo cụ thể.

- Văn phong, bố cục, cách trình bày phải theo quy định của văn bản hướng dẫn

- Trình bày rõ ràng, nêu rõ nội dung cơ bản của báo cáo.

- Cấu trúc của một báo cáo nghiên cứu khoa học:
o Lý do, tính cấp thiết của đề tài
o Mục đích nghiên cứu
o Đối tượng, khách thể nghiên cứu
o Giả thuyết khoa học
o Các nhiệm vụ nghiên cứu
o Giới hạn, phạm vi nghiên cứu
o Cơ sở phương pháp luận
o Các phương pháp nghiên cứu sử dụng khi nghiên cứu
o Phân tích kết quả nghiên cứu và kết luận

* Viết thư giao tiếp xã hội

Khi viết thư giao tiếp xã hội nói chung, để có thể đạt được mục đích giao tiếp một
cách hiệu quả nhất, chúng ta cần nắm được một số nguyên tắc cơ bản sau:
• Thư chúc mừng, chia vui: cần viết đúng lúc, kịp thời, cô đọng, dẫn lời qua tin
nhận được và gửi lời chúc mừng
• Thư cám ơn: Mở đầu là lời cảm ơn, viết về đặc điểm, chất lượng quà tặng,
đồ vật, dịch vụ mà bạn nhận được, cảm tưởng, vài dòng về tin tức và cuối
cùng là cảm ơn, chúc sức khỏe, chúc một ngày tốt lành,….

• Thư động viên, an ủi: thể hiện sự đồng cảm, thấu cảm của bạn với cảm xúc
của người nhận thư, lời lẽ trong thư lạc quan, vui vẻ nhằm làm cho người
khác tin tưởng, tránh gây lo lắng, phiền muội .

• Thư mời: đề cập nguyên nhân của buổi gặp mặt vào thời gian, hoạt động cụ
thể, chi phí tài chính, lối viết thân mật.

• Thư riêng ( chia buồn, cảm ơn,an ủi, thư báo dự đám cưới, sinh nhât, thư
khen, chúc mừng) nên viết tay dùng mực xanh, đen, hạn chế đánh máy sẽ
truyền tải tình cảm mạnh mẽ hơn. Còn đối với các thư xã giao thông thường
có thể được đánh máy.