DESKRIPSI TUGAS PEMBANTU TADBIR N19

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) KETUA PERKHIDMATAN KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA

RINGKASAN GELARAN JAWATAN PT P/O KEDUDUKAN DALAM WARAN PERJAWATAN

GRED JAWATAN N19/N22/N26 BIDANG PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN

GRED JD N19/N22/N26 SUB BIDANG PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH

HIERARKI 1/BAHAGIAN (NAMA SEKOLAH) DISEMAK OLEH

HIERARKI 2 /CAWANGAN/ SEKTOR/UNIT DILULUSKAN OLEH (NAMA & JAWATAN PEGAWAI PENILAI KEDUA)

SKIM PERKHIDMATAN PEGAWAI KUMPULAN PELAKSANA TARIKH DOKUMEN (TARIKH TERAKHIR JD DIUBAH SUAI)

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menjalankan tugas-tugas perkeranian selaras dengan fungsi tugas Jabatan/Bahagian yang berkenaan seperti tugas-tugas penyelenggaraan, fail/dokumen, pengiraan, penyediaan laporan bulanan, statistik
serta penyediaan

N19 N22 N26

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1.Menyediakan i)Mengemaskini maklumat Buku 1. Menyelaras dan i)Menyemak maklumat Buku 1. Menyemak, memantau i)Menyemak, memantau dan mengesahkan maklumat Buku Perkhidmatan
dokumen pengurusan Perkhidmatan Kerajaan pegawai. menyemak dokumen Perkhidmatan Kerajaan pegawai. dan mengesahkan dokumen Kerajaan pegawai.
personel pegawai pengurusan personel pengurusan personel
mengikut tempoh ii) Mengurus pelantikan, pengesahan pegawai mengikut ii) Membuat pengesahan pelantikan pegawai mengikut tempoh ii) Membuat pengesahan dan perakuan pelantikan pegawai dalam sistem
masa yang ditetapkan. jawatan pegawai dan pengesahan taraf tempoh masa yang pegawai dalam sistem eProper. masa yang ditetapkan. eProper.
berpencen dalam sistem eProper. ditetapkan.
iii) Menyemak dan penyeliaan i)Perjawatan, pembangunan iii) Menyemak, memantau dan penyeliaan dokumen personel pegawai bagi
i)Perjawatan, iii) Mengurus personel pegawai bagi i)Perjawatan, dokumen personel pegawai bagi organisasi dan perancangan pergerakan gaji tahunan dan pembayaran bonus, penyediaan SG20
pembangunan menyediakan KEW.8 perubahan gaji, pembangunan pergerakan gaji tahunan dan sumber manusia mengikut Arahan Perbendaharaan bagi memastikan gaji mengikut kadar
organisasi dan pergerakan gaji tahunan, Imbuhan Tahunan organisasi dan pembayaran bonus, penyediaan dan masa yang ditetapkan.
perancangan sumber (Bonus), semua jenis elaun, penyedia perancangan sumber SG20 mengikut Arahan ii)Perkhidmatan, latihan &
manusia dokumen pembiayaan Perbendaharaan bagi memastikan kerjaya iv) Menyemak, memantau dan mengesahkan keperluan tanggung kerja,
manusia
perumahan,pembiayaan kenderaan dan gaji mengikut kadar dan masa yang tuntutan perjalanan & bayaran elaun lebih masa pegawai mengikut
pembiayaan komputer. ii)Perkhidmatan, ditetapkan. iii) Gaji, elaun dan pekeliling.
ii) Perkhidmatan, latihan & kerjaya kemudahan
latihan & kerjaya iv) Mengumpul dokumen keperluan tanggung iv) Menyemak keperluan tanggung
kerja, tuntutan perjalanan & bayaran elaun iii) Gaji, elaun dan kerja, tuntutan perjalanan & bayaran
iii) Gaji, elaun dan lebih masa pegawai. kemudahan elaun lebih masa pegawai mengikut
kemudahan pekeliling. v) Menyemak, memantau dan mengesahkan dokumen berkaitan
v) Mengurus dan menghantar permohonan
permohonan ke luar negara bagi urusan persendirian pegawai.
ke luar negara bagi urusan persendirian v) Menyemak dokumen berkaitan
pegawai. permohonan ke luar negara bagi
urusan persendirian pegawai.

DRAF 23/07/2019
MS 1/5
 N19 N22 N26

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

iv) Faedah persaraan vii) Menjana, menyelenggara,merekod dan vii) Mengesahkan permohonan Cuti
v) Faedah persaraan Rehat, Cuti Rehat Khas, Cuti Haji, iv) Faedah persaraan
kemaskini permohonan Cuti Rehat, Cuti
2. Sistem Hrmis Cuti Separuh Gaji, Cuti Tanpa Gaji, vii) Menyemak, memantau dan mengesahkan permohonan Cuti Rehat, Cuti
Rehat Khas, Cuti Haji, Cuti Separuh Gaji, Rehat Khas, Cuti Haji, Cuti Separuh Gaji, Cuti Tanpa Gaji, Cuti Sakit, Cuti
Cuti Sakit, Cuti Bersalin dan lain-lain
Cuti Tanpa Gaji, Cuti Sakit, Cuti Bersalin dan cuti yang berkaitan pegawai dalam Bersalin dan lain-lain cuti yang berkaitan pegawai dalam sistem Hrmis.
lain-lain cuti yang berkaitan pegawai dalam sistem Hrmis..
viii) Menyemak, memantau dan mengesahkan maklumat Pengisytiharan
sistem Hrmis. Mengemaskini maklumat GCR viii) Mengesahkan maklumat Harta pegawai dalam sistem Hrmis.
pegawai Pengisytiharan Harta pegawai dalam
sistem Hrmis. viiii) Menyemak,memantau dan mengesahkan maklumat bagi persaraan
viii) Mengumpul maklumat dan merekod
dan urusan kenaikan pangkat pegawai.
Pengisytiharan Harta pegawai dalam sistem viiii) Mengurus dan mengumpul
Hrmis. maklumat bagi persaraan dan urusan viiiii) Menilai, menyelia, memantau dan mengesahkan markah penilaian
kenaikan pangkat pegawai. prestasi tahunan Anggota Kumpulan Pelaksana mengikut cara kerja
viiii) Mengurus dan mengumpul maklumat pegawai tersebut.
bagi persaraan. Urusan kenaikan pangkat viiiii) Menilai dan menyelia markah
pegawai dalam sistem ePangkat. penilaian prestasi tahunan Anggota
Kumpulan Pelaksana mengikut cara
viiiii) Mengemaskini dan menyemak kerja pegawai tersebut.
maklumat profile perkhidmatan dan Intergriti
Data Sistem Hrmis

vix) Mengemaskini maklumat gaji dalam

sistem Hrmis

3.Menaip dan i) Menaip surat-surat berkaitan dengan i) Menyemak surat-surat harian, i) Menyemak dan memantau surat-surat harian, memo dan lain-lain surat
menyediakan urusan perkhidmatan, memo dan lain-lain memo dan lain-lain surat rasmi yang rasmi yang disediakan oleh pembantu tadbir (N19) sebelum dokumen
dokumen rasmi yang surat rasmi yang diarahkan oleh Ketua disediakan oleh pembantu tadbir tersebut diserahkan kepada Ketua Jabatan.
2.Menyemak dokumen 2.Menyemak dan memantau
diarahkan dalam masa Jabatan dan pegawai lain. rasmi dan surat- (N19) sebelum dokumen tersebut dokumen rasmi dan surat-
yang ditetapkan. menyurat yang diserahkan kepada Ketua Jabatan. menyurat yang diarahkan
ii) Menyediakan dokumen dan menguruskan diarahkan dalam masa dalam masa yang
permohonan lantikan warden dan guru ganti. yang ditetapkan. ditetapkan.

4. Menyedia, merekod i) Membimbing Pembantu Operasi Gred N11 i) Menyemak dan mengawalselia i) Menyemak, memantau dan mengawalselia semua fail pentadbiran,
dan mengemaskini dan N14 membuka, merekod, mengemaskini semua fail pentadbiran, kewangan, kewangan, aset & stor dari semasa ke semasa.
pengurusan rekod dan dan menutup fail pentadbiran dari semasa ke aset & stor dari semasa ke semasa.
3. Menyemak serta 3.Menyemak dan memantau ii) Pegawai kenderaan untuk JUSA C dan memantau pergerakan
fail secara berkala semasa. mengawalselia serta mengawalselia kenderaan oleh pemandu.
mengikut Arahan pengurusan rekod dan pengurusan rekod dan fail
Perbendaharaan. fail secara berkala secara berkala mengikut
mengikut Arahan Arahan Perbendaharaan.
Perbendaharaan.

5. Menyediakan 5) Membantu Pembantu Tadbir Kewangan 4.Menyemak dokumen i) Penyediaan Anggaran Belanja 4.Menyemak dan memantau i)Menyemak dan memantau penyediaan Anggaran Belanja Mengurus
dokumen pengurusan Gred W19 menyediakan pesanan tempatan pengurusan kewangan Mengurus jabatan. dokumen pengurusan jabatan.
kewangan mengikut (LO) untuk pembayaran barang yang telah mengikut tempoh kewangan mengikut tempoh
ii) Penyediaan pengurusan ii) Menyemak, memantau dan mengesahkan pengurusan Permohonan
permohonan pegawai dipesan oleh pegawai. masa yang ditetapkan. masa yang ditetapkan.
Permohonan Peruntukan, Pindah Peruntukan, Pindah dan Tambah peruntukan mengikut keperluan jabatan.
melalui nota minta. dan Tambah peruntukan mengikut
keperluan jabatan. iii) Penyemakan dan memantau maklumat berkaitan Bantuan Perkapita
(PCG) yang telah disediakan oleh PT Kewangan.

DRAF 23/07/2019
MS 2/5
 N19 N22 N26

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

iii) Penyemakan maklumat berkaitan
Bantuan Perkapita (PCG) yang telah iv) Menyelia, menyemak dan memantau penyediaan pesanan tempatan
disediakan oleh PT Kewangan. untuk pembayaran bekalan dan perkhidmatan mengikut Arahan
Perbendaharaan(AP).

iv) Menyelia dan menyemak v) Menyemak dan memantau serta menguruskan dokumen berkaitan
penyediaan pesanan tempatan untuk dengan Surat Kuasa Penerimaan dan Pembayaran (AP11) mengikut
pembayaran bekalan dan Arahan Perbendahaan.
perkhidmatan mengikut Arahan
Perbendaharaan(AP). vi) Menyemak dan memantau memperaku baucar bayaran mengikut AP92
hingga AP103 dan 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) bagi memastikan
v) Menguruskan dokumen berkaitan bayaran dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.
dengan Surat Kuasa Penerimaan
dan Pembayaran (AP11) mengikut vii) Menyelia, menyelenggara dan memantau buku vot/buku tunai serta
Arahan Perbendahaan. menyedia penyata penyesuaian mengikut Prosedur dan Tatacara
Kewangan yang berkuatkuasa.
vi) Menyemak dan memperaku
baucar bayaran mengikut AP92 viii) Menyedia, memnyelia, memantau dan menyemak terimaan dan
hingga AP103 dan 1 Pekeliling pungutan wang awam mengikut peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
Perbendaharaan (1PP) bagi
memastikan bayaran dilaksanakan viiii) Menyelia, menyemak dan memantau serta menyelenggara
dalam tempoh yang ditetapkan. perbelanjaan Panjar Wang Runcit (PWR) mengikut AP3(e).

vii) Menyelia dan menyelenggara viiiii) Menyemak dan memantau waran perjalanan udara (WPUA) bagi
buku vot/buku tunai serta menyedia perjalanan rasmi, mengunjungi wilayah asal dan tambang ehsan pegawai.
penyata penyesuaian mengikut
Prosedur dan Tatacara Kewangan vix) Menyemak dan memantau permohonan untuk mendapatkan Sijil
yang berkuatkuasa. AP58(a) bagi memastikan bayaran dapat dilakukan.

viii) Menyedia, memnyelia &

menyemak terimaan dan pungutan
wang awam mengikut peraturan
kewangan yang berkuatkuasa.

viiii) Menyelia dan menyemak serta

menyelenggara perbelanjaan Panjar
Wang Runcit (PWR) mengikut
AP3(e).

viiiii) Menyedia waran perjalanan

udara (WPUA) bagi perjalanan rasmi,
mengunjungi wilayah asal dan
tambang ehsan pegawai.

vix) Membuat permohonan untuk

mendapatkan Sijil AP58(a) bagi
memastikan bayaran dapat
dilakukan.
6.Mengemaskini i)Memohon, merekod dan mengawal 5.Menyemak i)Menjalankan pemeriksaan bagi 5.Menyemak dan memantau i)Menjalankan pemeriksaan dan memantau bagi mengesan dan
pengurusan fail dan pergerakan stok dan inventori jabatan serta pengurusan fail dan mengesan dan mengenalpasti pengurusan fail dan stor mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlakunya
stor mengikut tempoh membuat pengiraan stok berkala. stor mengikut tempoh sebarang kelemahan yang mengikut tempoh masa yang perselisihan stok, stok rosak, usang,luput tempoh penggunaan dan tidak
menyebabkan berlakunya bergerak.
masa yang ditetapkan masa yang ditetapkan ditetapkan seperti dalam
ii) Mengemaskini rekod stok dan inventori perselisihan stok, stok rosak,
seperti dalam Arahan seperti dalam Arahan usang,luput tempoh penggunaan dan Arahan Perbendaharaan. ii) Memastikan, memantau dan menyemak keselamatan & kebersihan stor
Perbendaharaan. Perbendaharaan. tidak bergerak. terpelihara.
DRAF 23/07/2019
MS 3/5
 N19 N22 N26

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

mengikut pembelian tahun semasa.
ii) Memastikan keselamatan &
kebersihan stor terpelihara.

7. Mencetak laporan i) Mencetak laporan bulanan berkaitan
bulanan kewangan kontrak keselamatan, kebersihan dan
secara berkala. bekalan makanan bermasak di jabatan.
ii) Mencetak laporan bulanan berkaitan
pentadbiran, kewangan dan stok.
6. Menyediakan i) Membuat seliaan dan menyediakan
laporan bulanan laporan bulanan berkaitan kontrak
kewangan secara keselamatan, kebersihan dan
bekalan makanan bermasak di
berkala.
jabatan.
ii) Menyediakan laporan bulanan
berkaitan pentadbiran, kewangan
dan stok.
6. Menyemak dan memantau
laporan bulanan kewangan
secara berkala.
i) Membuat semakan, memantau dan menyediakan laporan bulanan
berkaitan kontrak keselamatan, kebersihan dan bekalan makanan
bermasak di jabatan.
ii) Menyemak dan memantau laporan bulanan berkaitan pentadbiran,
kewangan dan stok.

DIMENSI

1. Bilangan Guru (Nyatakan bilangan guru di jabatan)

2. Bilangan Anggota Kumpulan Pelaksana (Nyatakan bilangan Anggota Kumpulan Pelaksana di jabatan)

3. Bilangan Pelawat, Ibubapa dan Penjaga (Nyatakan bilangan Pelawat, Ibubapa dan Penjaga di jabatan)

4. Bilangan Murid (Nyatakan bilangan murid di jabatan)

5. Jumlah Fail (Nyatakan jumlah fail di jabatan)

6. Jumlah Peralatan Pejabat (Nyatakan jumlah peralatan pejabat di jabatan)

7. Bilangan Kenderaan (Nyatakan bilangan kenderaan di jabatan)

8. Bilangan Pekerja Swasta dan Pekerja Kontrak (Nyatakan bilangan Pekerja Swasta & Pekerja Kontrak di jabatan)

9. Bilangan Bangunan dan Kawasan (Nyatakan bilangan bangunan dan kawasan di jabatan)

DRAF 23/07/2019
MS 4/5
 KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

SPM DAN YANG SETARAF DENGANNYA & KEPUJIAN DALAM BAHASA MELAYU

KOMPETENSI

N19 N22 N26

1.
1. Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik 1. Kemahiran Kepimpinan 1. Kemahiran Kepimpinan
2.
2. Kebolehan menguasai sesuatu yang baru dengan cepat 2. Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik 2. Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang
3.
3. Kebolehan berkomunikasi dengan baik 3. Kebolehan menguasai sesuatu yang baru dengan cepat baik
4.
4. Boleh bekerjasama dengan kumpulan serta mengikut arahan dan 4. Kebolehan berkomunikasi dengan baik 3. Kebolehan menguasai sesuatu yang baru dengan cepat
5.
peraturan berkuat kuasa. 5. Boleh bekerjasama dengan kumpulan serta mengikut arahan dan 4. Kebolehan berkomunikasi dengan baik
peraturan berkuat kuasa. 5. Boleh bekerjasama dengan kumpulan serta mengikut arahan
5. Kemahiran menyelesaikan masaalah berkaitan perakaunan. dan
peraturan berkuat kuasa.

PENGALAMAN

Laluan N19 N22 N26

1. Lulus peperiksaan perkhidmatan.
2. Pengalaman berkhidmat selama 13 tahun ke atas.
3. Tempoh percubaan 1-3 tahun. 1. Pengalaman berkhidmat sekurang-kurangnya selama 5 tahun dalam
4. Dilantik dan disahkan dalam jawatan oleh Suruhajaya Perkhidmatan Pelajaran. Gred N22(hakiki).
Melepasi syarat tawaran 5. Lulus Program Transformasi Minda. 2. Memangku jawatan N26 selama bulan sebelum disahkan jawatan.
Menjalankan tugas-tugas kewangan selama 13 tahun.
jawatan pelantikan. 6. Pilihan taraf berpencen & KWSP. 3. Lulus dalam pengistiharan harta.
7. Bebas dari tindakan tatatertib. 4. Laporan markah penilaian prestasi tidak boleh kurang dari 80%.
8. Lulus dalam pengistiharan harta.
9. Laporan markah penilaian prestasi tidak boleh kurang dari 80%.

DRAF 23/07/2019
MS 5/5