Professional Documents
Culture Documents
Expanded Training Iso 19011 2011
Expanded Training Iso 19011 2011
Internal auditing
As Per ISO 19011:2011 2nd Edition
طبقا لمواصفة األيزو العالمية 19011لسنة 2011
(الجديدة – اإلصدار الثاني)
4/5/2013 1
المحتويات
تعريفات ومصطلحات
مبادئ المراجعات
أنواع مراجعات نظم اإلدارة
مراحل المراجعة ( ما قبل المراجعة -المراجعة -ما بعد المراجعة )
* اإلعداد للمراجعة * التخطيط للمراجعة
* التقرير والمتابعة * تنفيذ المراجعة
* الخصائص والسمات الشخصية للمراجع الجيد
المسئوليات *:أنشطة ومسئوليات مدير برنامج المراجعة
* أنشطة ومسئوليات رئيس فريق * أنشطة ومسئوليات فريق المراجعة
المراجعة
* مسئوليات المراجع عليهم * أنشطة ومسئوليات المراجع
هيكل المواصفة 19011لسنة 2011األصدار الثاني و األختالفات عن األصدار األول
2002
2
مـــــا ذا ؟ مـــــا هي ؟
تعـريفهـا ،من ينفذهــا ،
يجـب مراجعت ــه
أنواعهــا ،مراحلهــا
مراجعــــــات
نظم اإلدارة
كــيف ؟ لمـــاذا ؟
يتـم تنفــيذ المراجعــة تجــرى المراجعــة
3
– Management System Audits مراجعــات نظم اإلدارة
فحـص نمـطي مسـتقـل لتحـديد ما إذا كانت أنشطـة نظم اإلدارة ونتائجهـا متطـابقة مع
التـدابير واإلجـراءات المخططـة والمستهدفـة ،وأنه يـتم تنفـيذ تلك اإلجــراءات (
األسـاليب ) بكفـاءة ،وأنهـا قــادرة عـلى تحقيـق األهـداف المخططـة .
4
من ينفـ ـ ـ ـ ــذهــا ؟
5
أوال :تعريفات ومصطلحات
التعريفات الواردة طبقا للمصطلحات الواردة بالمواصفة القياسية أيزو 9000إصدار
عام 2005
المراجعة Audit
نشاط رسمي وحيادي ومرتب بغرض التحقق من تنفيذ المطالب ،وهذا النشاط بواسطة
شخصي أو اكثر لهم االستقاللية عن عمل هو جارى مراجعته
المراجع Auditor
هو شخصي مؤهل للقيام بأعمال المراجعات
Auditee المراجع عليه
هي المؤسسة ( القسم /اإلدارة ) تحت المراجعة
Audit Team فريق المراجعة
مراجع أو اكثر مكلفين بإجراء المراجعة
معايير المراجعة Audit Criteria
* المطالب * السجالت * اإلجراءات * الممارسات * السياسات
6
تعريفات ومصطلحات
تبنى مراجعات نظم اإلدارة على 6مبادئ أساسية للتأكيد على أنها أداة إدارية فعالة
الجهــة
المانحــة مراجعــة الطــرف الثالث
( وتقوم بها الجهات المانحة للشهادات) وفقا لأليزو 17021
لسنة 2011
10
أنواع مراجعات نظم اإلدارة
11
المراجعة الداخلية لأليزو 22000لسنة : 2005نظام ادارة سالمة الغذاء
بند 8.4.1
12
المراجعة الداخلية لأليزو 14001لسنة : 2004نظام ادارة البيئة
بند 4.5.5
4.5.5.
13
نظام ادارة السالمة: 2007 لسنة18001 المراجعة الداخلية للمواصفة البريطانية
4.5.5 بندOHSMS والصحة المهنية
The organization shall ensure that internal audits of the OH&S
management system are conducted at planned intervals to:
14
نظام ادارة السالمة: 2007 لسنة18001 المراجعة الداخلية للمواصفة البريطانية
4.5.5 بندOHSMS والصحة المهنية
; based on the results of risk assessments of the organization's •
activities, and the results of previous audits.
Audit procedure(s) shall be established, implemented and •
maintained that address:
a) the responsibilities, competencies, and requirements for planning •
and conducting audits, reporting results and retaining associated
records; and
b) the determination of audit criteria, scope, frequency and •
methods.
Selection of auditors and conduct of audits shall ensure objectivity •
and the impartiality of the audit process.
4/5/2013 15
EnMS نظام ادارة الطاقة: 2011 لسنة50001 المراجعة الداخلية لأليزو
4.6.3 بند
The organization shall conduct internal audits at planned intervals •
to ensure that the EnMS:
4/5/2013 16
EnMS نظام ادارة الطاقة: 2011 لسنة50001 المراجعة الداخلية لأليزو
* An audit plan and schedule shall be developed taking into
consideration the status and importance of the
processes and areas to be audited as well as the results of previous
audits.
17
نظام ادارة سرية تقنية المعلومات: 2005 لسنة27001 المراجعة الداخلية لأليزو
6 بندISMS
The organization shall conduct internal ISMS audits at planned
intervals to determine whether the control objectives, controls,
processes and procedures of its ISMS:
a) conform to the requirements of this International Standard and
relevant legislation or regulations;
b) conform to the identified information security requirements;
c) are effectively implemented and maintained; and
d) perform as expected.
An audit programme shall be planned, taking into consideration the
status and importance of the processes and areas to be audited, as
well as the results of previous audits.
The audit criteria, scope, frequency and methods shall be defined.
18
نظام ادارة سرية تقنية المعلومات: 2005 لسنة27001 المراجعة الداخلية لأليزو
19
المراجعة الداخلية طبقا لبند 3.4مواصفة اتحاد تجار التجزئة البريطانيين األصدار6/2011
20
أنواع مراجعات نظم اإلدارة
21
أنواع مراجعات نظم اإلدارة
22
أهداف المراجعــــــــة لمـــاذا ؟
فعـــاليــة التطبيـــق
25
مراحل المراجعة Phases Of An Audit
Planning للمرجعة
التخطيط ا
Preparation اإلعداد للمراجعة
Performance تنفيذ المراجعة
Reporting And Follow-up التقرير والمتابعة
26
-1التخطيط للمراجعة Audit Planning
جميع المراجعات الداخلية للجودة يجب أن تكون مخططة ومحددة بتوقيتات زمنية ،كما انه
يمكن إجراء جودة داخلية غير مخططة وان كانت البد أن تبلغ الجهة المراجع عليها بموعد
إجراء المراجعة وخطة المراجعة وفى جميع األحوال فانه يتم إجراء مراجعات نظم اإلدارة في
الحاالت اآلتية -:
-عندما تريد المؤسسة الصناعية /الخدمية أن تتأكد من فاعلية نظام إدارة نظم اإلدارة بها
-عندما يريد العميل التأكد من أن نظام إدارة نظم اإلدارة لدى المورد يؤهله لتوريد المنتج
-إذا حدث تغيير جوهري في نظام نظم اإلدارة بالمؤسسة الصناعية /الخدمية
-مراجعة طرف ثاني بناء على عقود طبقا لمتطلبات التعاقد وفى المجاالت التي
يريدها العميل
-طلب المؤسسة الحصول على شهادات المطابقة لنظم إدارة نظم اإلدارة العالمية (
حيث
أن مراجعات نظم اإلدارة الداخلية مطلبا رئيسيا لهذه الشهادات )
متطلبات الجهة المانحة للشهادة في المراجعات الدورية ( كل ستة اشهرأوكل سنة )
التى تقوم بها .
متطلبات خطة المراجعة
-وجود كامل عناصر النظام في خطة المراجعة السنوية مرة واحدة على األقل مع
األخذ في االعتبار أن هناك بعض العناصر – طبقا لطبيعة المؤسسة – يجب أن
تراجع اكثر من مرة
-يجب أن تحدد خطة المراجعة النشاط المراجع عليه والمراجع المستخدمة في
المراجعة وتوقيتاتها والفترة الزمنية الالزمة لمراجعة كل نشاط
-يجب أن تتضمن خطة المراجعة القائم بإعدادها والذي يقوم باعتمادها
-كيفية متابعة تنفيذ الخطة
28
-1التخطيط للمراجعة Audit Planning
لتنفيذ مراجعات فعالة على نظام إدارة نظم اإلدارة فانه من األهمية التخطيط واإلعداد
لألنشطة المطلوب تنفيذها حيث أن التخطيط واإلعداد هما نشاطان منفصالن في مرحلة
التخطيط يجب تحديد اآلتي -:
* معدل تنفيذ المراجعات /توقيت التنفيذ *المسئوليات (من القائم بتنفيذ المراجعات)
* مجال التطبيق * المعيار
*المدة المطلوبة لتنفيذ المراجعة
وفى المراجعات الداخلية ( مراجعات الطرف األول ) يتم تحديد معدل تنفيذ
المراجعات بناء على حالة وأهمية تأثير ذلك على المنتج النهائي ،وعن طريق
مراجعين مؤهلين ومدربين
المعيار :إجراءات ووثائق نظام نظم اإلدارة بالمؤسسة طبقا لمتطلبات المواصفة القياسية
المجال :نطاق المراجعة على اإلدارة أو القسم المراجع عليه ويمكن أن يراجع اآلتي
مراجعة نظام اإلدارة
* مراجعة عمليات * مراجعة عناصر نظام اإلدارة
* مراجعة منتج/خدمات * مراجعة إجراءات
المدة :غالبا يوم عمل أو أكثر /حسب عددالعمليات وعدد الوظائف وتعقد الوظائف ...
29
-2اإلعداد للمراجعة Audit Preparation
أن عملية اإلعداد للمراجعة تعتبر مرحلة من مراحل المراجعة حيث أن اإلعداد الجيد للمراجعة
يجعل باقي المراحل تتم بتلقائية وحرفية وحيث أن المراجعة هي أحد أنشطة نظم اإلدارة لذا يجب
التخطيط لها وتحديد الهدف الرئيسي من تنفيذها وهنا تجدر اإلشارة إلى أن اإلعداد الجيد
للمراجعة يتطلب بعض النقاط الهامة التي يجب أن يلم بها المراجع والمراجع عليه
المراجع Auditor
جعل المراجع على دراية بـ -:
* مجال التحقق المطلوب * سبب إجراء المراجعة
التأكد من أن المراجع لدية معلومات مبدئية تسمح بـ -:
* إعداد وثائق إجراء المراجعة * إعداد برنامج المراجعة
* بيانات عن فريق المراجعة * إبالغ البرنامج للجهة التي سيتم إجراء المراجعة عليها
* القسم /اإلدارة تحت المراجعة Auditee
جعل المراجع عليه Auditeeعلى دراية بـ
* مجال التحقق المطلوب * سبب إجراء المراجعة
* توقيت تنفيذ المراجعة * برنامج المراجعة
اإلعداد الالزم للتأكد من أن المراجعة تتم طبقا للمخطط له للوصول إلى النتائج المرجوة
30
-2اإلعداد للمراجعة Audit Preparation
تحتوى مرحلة اإلعداد والتجهيز على اآلتي -:
الحصول على ملخص عن غرض ومجال المراجعة
دراسة الوثائق ومراجعة اإلجراءات المطلوب مراجعتها Desk Study/ Audit
مراجعة نتائج المراجعة السابقة على نفس القسم /اإلدارة
إعداد برنامج المراجعة لتحديد الوقت الالزم لتنفيذ المراجعة
( بعد جمع البيانات المطلوبة عن مكان المراجعة – حجمه – األنشطة والعمليات –
حجم العمالة )
إعداد قوائم التحقق (األسئلة) )Checklist (Stand Alone Document
قوائم التحقق (األسئلة )
هي أسئلة تغطى جميع النقاط المطلوب مراجعتها في اإلجراء /المواصفة/المتطلبات
التي تتم المراجعة طبقا لها
هي اإلداة الرئيسية التي يستخدمها مراجع نظم اإلدارة في القيام بأعمال المراجعة
لتذكرة مراجع نظم اإلدارة بالنقاط الرئيسية المراد التحقق منها وللتأكد أن األهداف
ومجال المراجعة قد تم تغطيتها ومراجعتها والحفاظ علي الوقت وتسجيل المالحظات
31
-2اإلعداد للمراجعة Audit Preparation
32
تتم المراجعـــــــــة كيف ؟
اإلستفســــــارات
المعلومـــة الصحيحـــة
اإلتصـــــاالت
33
تتم المراجعـــــــــة كيف ؟
التحــــــقق
المشـــــاهدة – المالحظة
المناقشـــــة
التســـــجيل
Reporting التقرير
35
Opening Meeting الجلســــة االفتتاحية
36
-3تنفيذ المراجعة Audit Performance
تنفيذ المراجعة
على مراجع نظم اإلدارة أن يكون إيجابيا بناءا ويؤدى المراجعة بمهارة واقتدار ولتحقيق ذلك عليه
القيام باآلتي :
مقابلة مسئول المنطقة /القسم المراجع عليه
ذاتي التحدث لألشخاص القائمين بأداء العمل وليس لرؤسائهم
شرح الهدف من الزيارة وأنها ليست لتصيد األخطاء وكشف العيوب
دائما هادئ ومؤدب وودود مع المراجع عليهم
مجامل قدر اإلمكان وال يقلل من حجم ما يقوم به المراجع عليهم وان كان به أخطاء
التحدث بأسلوب واضح دون غموض أو لبس
يجب على المراجع استخدام الحواس اآلتية -:
السمع :اإلنصات الجيد ( إصغاء إيجابي)
%80النظر :الرؤية الجيدة بعمق لعدد محدود من األشياء
%20السؤال :توجيه أسئلة مفتوحة اعتمادا على قوائم األسئلة وتسجيل المالحظات
وهناك ألفاظ لألسئلة
How – Where –When –What-Why – Who
– كيف من – لماذا – ما – متى – أين
37
-3تنفيذ المراجعة Audit Performance
يمكن للمراجع الجيد أن يتفادى إلقاء األسئلة المباشرة ألنه يستطيع أن يحصل على اإلجابات
الخاصة بها من خالل :المالحظات -االتصال غير الشفهي – السلوك الودى
ومن األهمية أن يتم إلقاء أسئلة تطبيقية :
لماذا يتم تنفيذ هذا العمل بهذا الشكل ؟
متى تفعل ذلك ؟
ما تكرار قيامك بهذا العمل ؟
ما الذى يوجهك للقيام بالعمل بهذه الطريقة ؟
من أين تحصل على المواد والعدد الالزمة ؟
هذا النوع من األسئلة يساعد المراجع على التعرف على طبيعة العمل الذى يقوم الشخص بأدائه
وبالتالي يساعد على فتح مجاالت أخرى إللقاء األسئلة
*تريث لالستماع إلى اإلجابات التى تعرض عليك
*ابحث عن األدلة الموضوعية لما يقوم األشخاص بأدائه فعليا وليس ما يجب أن يقوموا بأدائه
*أنظر حولك والحظ إذا بدأ كل األشخاص فى ارتداء مالبس وقاية معينة PPEعند
وصولك لمكان المراجعة فأن ذلك يدل على أن هناك مشكلة فى هذا الموقع وقد يكونوا فى
حالة عصبية نظ ار لمراجعة أعمالهم فقط وعدم وجود أي مشاكل وبالتالي يجب مراعاة ذلك
واستخدام األسئلة التي تشجع المراجع عليهم للمناقشة واظهار ما لديهم
38
Audit Performance تنفيذ المراجعة-3
مثال
• Show me what you do?
• Where is that kept?
• How is that carried out ?
• When would you do this ?
• What happens after this is completed ?
• Who will do that ?
39
-3تنفيذ المراجعة Audit Performance
DO DO NOT
-قارئ جيد لإلجراءات والمراجع وجاهز ال تخرج عن الموضوع بأسئلة جانبية
-الوصول في التوقيت المحدد دون تأخير اال تضيع الوقت بمناقشات وجدل مع
المراجع عليه واستمع بإيجابية لما يقول
•التحكم في زمام المناقشة (عدم إضاعة الوقت) -البحث عن الحقائق والتحقق منها·
-سؤال أصحاب العمليات الفعليين وتلقى ويملى •·ال تسمح للمراجع عليه أن يقود المناقشات
اإلجابة منهم وليس من رئيسه أو زميله عليك ما يجب أن تفعله
-التحدث قليال ما أمكن •· تحاشى جو التعنيف واللوم وانتقاد األشخاص
•أمام رؤسائهم
-تجنب استخدام األلفاظ المبهمة •· تحاشى التقارير الشخصية
-األسئلة واضحة ومختصرة • ال انتقاد وال توبيخ وال تهكم وال تسخر من أحد
-مؤدب وهادى ولبق ومسيطرا على نفسك طوال
مدة المراجعة التجعل المراجع عليه يختار لك عينة المراجعة
40
خصــــــائص المراجــــع الجيــــــد
القدرة على االحتفـاظ بالحيادية التي تسمح بإتمام مسئولياته كمراجع . 3
42
-3تنفيذ المراجعة Audit Performance
NOT TO BE التخلص من الصفات االتية :
-اال يكون :
Arrogant -متغطرس ومتعالى
Opinionated -متشبث برأيه
Lazy -كسول
Shy -خجول
Timid -متردد ويخشى أن يسأل
Gullible / Naive -سهل االنخداع /ساذج
Argumentative -كثير الجدال
Self - important -معجب بنفسه
43
أنشطــة ومسـئوليات فريق المـراجعة
Responsibilities Of team
44
أنشطــة ومسـئوليات رئيس فريق المـراجعة
فريق المراجعـة وتحـديد مدى االحتيـاج لمتخصصـين . إختيـار 1
45
أنشطـــــة ومســئوليـــات المــراجع
من مجــال تطبيــق المراجعـــة . التـأكــد 1
47
حاالت عدم المطابقة
وصف بالدليل المادي الملموس ونص المتطلبات بالمواصفة
يتم تحديد الحيود واخذ توقيع ممثل الجهة المراجع عليها على النموذج الخاص بذلك
واألسلوب األمثل في التعامل مع حاالت عدم المطابقة أثناء المراجعة اآلتي -:
* االتفاق المبدئي على طبيعة نقاط عدم المطابقة المتواجدة
* كتابة مالحظات عن الموجودات واعادة صياغتها الحقا
* كتابة مسودة بالموجودات في نهاية يوم المراجعة ثم كتابتها في شكلها النهائي
:جملة قصيرة تحتوى على -: صياغة حاالت عدم المطابقة
* وصف عام لحالة عدم المطابقة ( صياغة مختصرة وصحيحة لغويا وفنيا )
* وصف دقيق لعدم المطابقة الموجود (وضوح الصياغة )
* ذكر الدليل المادي للحالة ( موضوعية حالة عدم المطابقة )
* نص المتطلبات في المواصفة ( استيفاء مبررات عدم المطابقة )
48
حاالت عدم المطابقة
طلب إجراء تصحيحي ) Corrective Action Request ( CAR
يستخدم لوصف عدم المطابقة واإلجراء التصحيحي المطلوب لها
لتقرير حالة عدم المطابقة الموجودة
توضيح مستوى حالة عدم المطابقة ( حرج – جسيم – خفيف)
تسجيل قبول حالة عدم المطابقة من المراجع عليه ( ممثل الجهة المراجع عليها )
تسجيل اإلجراء المطلوب لتصحيح أو إزالة حالة عدم المطابقة
تسجيل قبول المراجع عليه لإلجراء المطلوب اتخاذه إل زالة حالة عدم المطابقة
ويوضح اآلتي -:
-اإلجراء المراجع وتاريخ إصداره
-المنطقة المراجع عليها
-المواصفة المراجعة ورقم البند فيها
-اسم المراجع
-وصف لحالة عدم المطابقة
49
Closing Meeting الجلســــة الختامية
51
تقريـــر المراجعــــــة
AUDIT REPORT
53
توزيع التقرير
54
مسؤليات مدير برنامج المراجعة بند 5.3.1
The Person Managing The Audit Program
يقرر وينشئ مدي /امتداد برنامج المراجعة .1
يتعرف علي ويقيم مخاطر برنامج المراجعة .2
ينشئ مسؤليات المراجعة .3
ينشئ اجراءات عمل المراجعة الداخلية .4
يحدد الموارد الالزمة ألتمام عملية المراجعة الداخلية .5
يتأكد من تفعيل وتطبيق برنامج المراجعة شامال انشاء أهداف المراجعة /المدي .6
(المجال) /معايير كل مراجعة علي حدة /تحديد طرق المراجعة /اختيار فريق
المراجعة وتقييم المراجعين
التأكد من انشاء وادارة والحفاظ علي وتحديث سجالت المراجعة .7
رصد ومراقبة ومتابعة وتحديث وتطوير برنامج المراجعة .8
ابالغ األدارة العليا بمحتوي برنامج المراجعة و موافقته عليه و نتائج المراجعة .9
4/5/2013 55
هيكل المواصفة 19011لسنة 2011األصدار الثاني
تمهيد •
تقديم •
.1المجال •
.2المرجع القياسي •
.3العبارات والتعاريف •
.4مبادئ المراجعة :الستة •
.5ادارة برنامج المراجعة الداخلية •
5.1عام •
5.2إنشاء أهداف برنامج المراجعة Plan •
5.3إنشاء برنامج المراجعة Plan •
5.4تطبيق برنامج المراجعة Do : •
4/5/2013 56
هيكل المواصفة 19011لسنة 2011األصدار الثاني -2-
4/5/2013 57
هيكل المواصفة 19011لسنة 2011األصدار الثاني -3-
7.1عام •
7.2تحديد كفاءة المراجعين لتحقيق متطلبات برنامج المراجعة •
7.3انشاء معايير تقييم المراجعين •
7.4اختيار طريقة التقييم المناسبة للمراجعين •
7.5تنفيذ (إجراء) تقييم المراجعين •
7.6الحفاظ علي جدارة المراجعين وتحسين كفائتهم •
ملحق أ (توضيحي) أمثلة ارشادية وتوضيحية للمعرفة و المهارات المتخصصة •
للمراجعين في أنظمة األدارة المختلفة 8 :أمثلة و القطاع الذي سيمارس المراجعة عليه
ملحق ب (توضيحي) ارشادات اضافية للمراجعين لتخطيط و تنفيذ (إجراء) المراجعة •
المراجع :المواصفات األخري التي لها عالقة بهذه المواصفة •
4/5/2013 58
هيكل المواصفة 19011لسنة 2011األصدار الثاني -3-
• 19بند فرعي في المستوي الثاني :الخامس 6:و السادس 7 :والسابع ( 6:من 7.1
الي)7.6
• 36بند تحت فرعي المستوي الثالث 5.3 :به 6و 5.4به 7و 6.2به 3و 6.3به 4و
• 7بند تحت تحت فرعي المستوي الرابع 6.3.2:به 2و 7.2.3به 7.2.3.1 ( 5
الي)7.2.3.5
• المجموع 69بنود (مطالب :ارشادات ) و 20تعريف
4/5/2013 59
التغييرات في األصدار الثاني مقارنة باألصدار األول لسنة 2002
عنوان المواصفة :أنظمة المراجعة بدال من الجودة والبيئة :شمولية المواصفة •
المجال :أضيفت العالقة بين المواصفة ومواصفة األيزو 17021لسنة :2011توضيح •
Conformity Assessment-Requirements for bodies providing audit
and certification of management systems
بند : 4أضيفت سرية المعلومات مع توضيح األستقاللية (الحيادية) •
بند : 5ادخال مفهوم المراجعة علي أساس المخاطر risk -based auditing •
واعادة ترتيب البند •
بند 6اعادة ترتيب البند •
بند 7تقوية و اعادة ترتيب البند :جدارة (كفاءة) المراجع (المدقق) •
ادخال طريقة المراجعة عن بعد ضمن طرق المراجعات •
•
4/5/2013 60
Process Flow of Audit
Program
شكل توضيحي لتدفق
برنامج المراجعة
Page 61 61
توضيح ألنشطة
المراجعة الفعلية
Page 62
62
نظرة عامة
علي عملية
جمع والتحقق
من المعلومات
63
اختيار طريقة لتقييم المراجعين
64
طرق القيام بعملية
المراجعة
Applicable
Audit Methods
65
: كيفية التعامل مع الشخصيات الصعبة (المراجع عليهم) أثناء المراجعة
التسهيل والتيسير والتبسيط/ الذكاء األجتماعي/ مهارات القيادة
1. Take a communication class on verbal and nonverbal skills.
2. Get training on dealing with difficult people.
3. Understand cultural differences.
4. Explain to the Auditee the benefit or requirement to the
company.
5. Ask open-ended questions from checklist.(Does , Are , Can
Yes / No answer = Closed end questions)
√ Tell Me , Show me , What , How ,When , Who , Why ?
6.Stop an audit during difficult situations with auditees.
7.Be Assertive neither Aggressive nor Abrasive
66
LPA Sustain with Layered Process Audits
67
Peer Review
68
Turtle Audit
Process
Approach
69