BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

VIỆN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
*******

BÀI THUYẾT TRÌNH

MÔN: NGHIỆP VỤ KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

Đề tài:

CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

Nhóm thực hiện: Nhóm 7

Giảng viên hướng dẫn: TS. Đặng Thị Thúy Hồng

 MỤC LỤC
A. Lý thuyết về chứng từ xuất nhập khẩu .................................................... 3

I - Lý thuyết chung: ....................................................................................... 3

1. Khái niệm chung: .................................................................................. 3

2. Tầm quan trọng : .................................................................................. 4

II. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu .................................................................... 4

B. Chứng từ trong giao hàng xuất khẩu ....................................................... 6

I - Chứng từ hải quan .................................................................................... 6

1. Tờ khai hải quan ................................................................................... 6

2. Phân loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa .....................................10

3. Các nội dung có trên giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ..................12

II - Chứng từ hàng hóa: ................................................................................13

1. Hóa đơn thương mại (Commerce Invoice) .........................................13

2. Nội dung của một hoá đơn thương mại và cách lập ...........................14

3. Phân loại hợp đồng ngoại thương theo 3 tiêu chí sau: .......................24

III - Chứng từ bảo hiểm................................................................................28

1. Khái niệm .............................................................................................28

2. Phân loại ...............................................................................................29

3. Chức năng ............................................................................................30

4. Nội dung ...............................................................................................30

5. Những lưu ý khi sử dụng chứng từ bảo hiểm .....................................31

IV - Chứng từ vận tải ....................................................................................34

1
 1. Định nghĩa ............................................................................................34

2. Chứng từ vận tải đường biển trong xuất khẩu hàng hoá ...................34

2.1. Biên lai thuyền phó .........................................................................34

2.2. Vận đơn đường biển........................................................................34

2.3. Phiếu gửi hàng (Shipping Note) .....................................................45

2.4. Bản khai lược hàng hoá (Cargo Manifest) .....................................45

2.5. Sơ đồ xếp hàng hóa (Storage Plan) ................................................47

2.6. Phiếu kiểm đếm (Dock Sheet và Tally Sheet) .................................47

III - Chứng từ trong nhận hàng nhập khẩu: ...............................................47

a. Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of Cargo - ROROC)
.......................................................................................................................47

b. Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo – CSC)
.......................................................................................................................48

c. Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outum Report – COR) ...........48

d. Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of Quality)................48

e. Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng: ......................................48

f. Biên bản giám định của Công ty bảo hiểm: .......................................48

g. Thư khiếu nại: ...................................................................................48

h. Thư dự kháng (Letter of Reservation) ...............................................48

2
 CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU
A. Lý thuyết về chứng từ xuất nhập khẩu
I - Lý thuyết chung:
1. Khái niệm chung:
Trong thương mại QT hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có nhiều
cách phân loại chứng từ. Trong cuốn “Các nguyên tắc thống nhất về nhờ thu” ( Bản sửa
đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng TMQT, ICC soạn thảo), viết tắt URC
522 có định nghĩa về chứng từ như sau: “Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng
từ thương mại…..”
Chứng từ xuất nhập khẩu thuộc phần chứng từ thương mại, chủ yếu dùng trong
các hoạt động ngoại thương, là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu
– logistics, đóng vai trò quyết định về tất cả việc liên quan đến mua bán, vận chuyển, thanh
toán,…

Chứng từ xuất nhập khẩu là những chứng từ liên quan tới hàng hóa gồm chứng từ
vận tải, chứng từ theo hàng, chứng từ liên quan tới thanh toán được 2 bên mua bán chuẩn
bị xuất trình cho cơ quan chức năng khi thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa.

3
2. Tầm quan trọng :

Việc sử dụng chứng từ trong xnk là 1 việc vô cùng quan trọng. Bởi vì xuất phát từ
đặc điểm của TMQT là các bên mua bán thường ở các QG khác nhau, do đó các giao dịch
mua bán, thực hiện hợp đồng, vận tải, bảo hiểm, thanh toán,….thường dựa trên cơ sở các
chứng từ. Chứng từ trong TMQT là những văn bản chứa đựng đầy đủ các thông tin để
chứng minh 1 sự việc, để nhận hàng, để thanh toán, để khiếu nại đòi bồi thường,….. Các
chứng từ này là những bằng chứng có giá trị pháp lí, làm cơ sở cho việc giải quyết mọi vấn
để liên quan tới QH thương mại cũng như QH thanh toán quốc tế.

II. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

4
 Bộ chứng từ xuất khẩu Bộ chứng từ Nhập khẩu

Chứng từ Bản gốc Tờ khai hải quan xuất khẩu Bản gốc Tờ khai hải quan
phải nộp Bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hàng nhập khẩu
hoặc giấy tờ có giá trị tương đương Bản sao Hợp đồng ngoại
thương hoặc giấy tờ có giá
Bản gốc Hoá đơn thương mại (nếu hàng trị tương đương
thuộc đối tượng chịu thuế) Bản chính Hoá đơn thương
mại
Vận đơn ( Bản gốc đối với
thanh toán chuyển tiền
bằng điện - TTR, Nhờ thu -
D/P và Bản sao đối với
thanh toán bằng L/C).

Chứng từ bổ Bản gốc Phiếu đóng gói hàng hóa (đối với Phiếu đóng gói hàng hóa
sung trong hàng hoá đóng gói không đồng nhất) (đối với hàng hoá đóng gói
một số không đồng nhất)
trường hợp Văn bản cho phép XK của cơ quan có thẩm
quyền đối với hàng cấm xuất khẩu hoặc xuất Văn bản cho phép nhập
khẩu có điều kiện khẩu của cơ quan có chức
Bản gốc Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa năng đối với hàng hóa cấm
- C/O nhập khẩu hoặc nhập khẩu
có điều kiện
Bản sao Hợp đồng uỷ thác XK (nếu hàng
xuất khẩu uỷ thác) Bản sao Thư tín dụng (nếu
Hợp đồng quy định thanh
Bản sao Thư tín dụng trong toán bằng L/C)

5
 trường hợp hợp đồng quy định
thanh toán bằng L/C Bản gốc Giấy chứng nhận
xuất xứ hàng hoá (C/O)
Giấy chứng nhận vệ sinh
Giấy kiểm định hàng hoá. Bản sao Hợp đồng uỷ thác
NK (nếu hàng nhập khẩu
uỷ thác)

Chứng từ Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh

phải xuất doanh và Giấy chứng nhận đăng ký mã số
trình doanh nghiệp kinh doanh XNK, sẽ nộp một
lần khi đăng ký làm thủ tục hải quan cho lô
hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải
quan

Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh

XNK (bản sao hoặc bản chính)

B. Chứng từ trong giao hàng xuất khẩu

I - Chứng từ hải quan
1. Tờ khai hải quan
Khái niệm
Về khái niê ̣m, tờ khai hải quan là văn bản mà ở đó, chủ hàng hoă ̣c chủ phương tiê ̣n phải kê
khai đầ y đủ thông tin chi tiế t về lô hàng hoă ̣c phương tiê ̣n khi tiế n hành xuấ t khẩ u, nhâ ̣p
khẩ u ra vào lañ h thổ 1 quốc gia.

6
Khi mô ̣t doanh nghiê ̣p có nhu cầ u nhâ ̣p khẩ u hay xuấ t khẩ u các lô hàng của mình, lên tờ
khai hải quan là mô ̣t trong những bước mắ t buô ̣c phải thực hiê ̣n.

Trải qua nhiề u giai đoa ̣n khác nhau, tờ khai hải quan đã có những sự thay đổ i nhấ t đinh.
̣
Theo đó, từ tháng 4 năm 2014 trở về trước, các doanh nghiê ̣p xuấ t nhâ ̣p khẩ u phải sử du ̣ng
tờ khai hải quan điê ̣n tử đươc̣ in theo mẫu trực tiế p từ phầ n mề m hải quan.
Còn ở thời điể m hiê ̣n ta ̣i, viê ̣c khai báo hải quan sẽ thông qua phầ n mề m VNACCS. Tờ
khai hải quan đã có mẫu mới và các doanh nghiê ̣p xuấ t nhâ ̣p khẩ u sẽ làm theo mẫu này.
Sau khi truyền tờ khai hải quan, Hải quan sẽ trả kết quả phân luồng, doanh nghiệp sẽ in tờ
khai này và kèm theo bộ chứng từ làm Thủ tục hải quan để tiến hành làm thủ tục thông
quan hàng hóa.
TKHQ là chứng từ quan trọng, nó quyết định:

 Mức thuế suất áp dụng đối với lô hàng;

 Trị giá tính thuế;
 Số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp.
 Hình thức kiểm tra áp dụng đối với lô hàng XNK.
 Chế độ kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa.

Phân luồng tờ khai hải quan

7
8
Luồng xanh: Cách doanh nghiệp đều mong muốn được vào tờ khai luồng xanh. Doanh
nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ
và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.
Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Theo quy định,
miễn kiểm tra thực tế hàng hóa đối với các hàng hóa xuất nhập khẩu của chủ hàng chấp
hành tốt pháp luật về hải quan, máy móc, thiết bị thuộc diện miễn thuế của dự án đầu tư
trong và ngoài nước, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào khu thương mại tự do, hàng hóa
thuộc các trường hợp đặc biệt do thủ tướng chính phủ quyết định.
Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các
mức độ kiểm tra thực tế lô hàng.
Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ
pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu
có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
Kiểm tra thực tế 10% lô hàng : hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan
hải quan qua phân tích thông tin phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra
nếu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra
b) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh
doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp
Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại 7 chữ số do Bộ
Thương mại cấp. Hiện giờ theo Thông tư số 20/2001/TT-BTM ngày 17/8/2001. Thương
nhân Việt Nam được quyền xuất khẩu tất cả các loại hàng hóa không phụ thuộc ngành
nghề, ngành hàng ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trừ ngành hàng thuộc
Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và hàng hóa có điều kiện
c) Giấy chứng nhận xuất xứ
1.Khái niệm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

C/O (Certificate of Origin): là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, cấp bởi cơ quan có thẩm
quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải
tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.

9
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hay còn được kí hiệu là C/O tiếng anh là Certificate of
Origin đây là một loại giấy tờ, chứng từ rất quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Giấy
chứng nhận xuất xứ hàng hóa cung cấp cho chúng ta biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa
được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó.
Đây là giấy chứng nhận được tiến hành cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu
cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại quốc gia đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
phải đảm bảo nguyên tắc đó là tuân thủ đúng và chuẩn theo quy định của nước xuất khẩu
hàng hóa đó, ngoài ra cũng phải và tuân thủ đúng và chuẩn theo quy định của nước nước
nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.
Mục đích của C/O là chứng minh hàng hóa có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp về thuế quan và
các quy định khác của pháp luật về Xuất nhập khẩu của cả hai nước: Nhập khẩu và xuất
khẩu (hiểu nôm na rằng là đó không phải hàng lậu hay hàng trôi nổi không có nhà sản xuất
rõ ràng).
Những ưu đãi đặc biệt của giấy chứng nhận xuất xứ C/O.
Nếu bạn là chủ hàng nhập khẩu, thì yếu tố quan trọng nhất là C/O hợp lệ sẽ giúp bạn được
hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu. Có thể chênh lệch vài % đến vài chục %, giảm lượng lớn
số tiền thuế. Vì vậy, khi làm Thủ tục Hải quan cho các lô hàng có khai kèm C/O, bạn cần
hết sức lưu ý để tránh những lỗi không đáng có. (Về Form của C/O, dấu, chữ ký, các thông
tin liên quan đến hàng hóa …).
Với chủ hàng xuất khẩu, thì việc xin C/O chỉ là theo quy định trong hợp đồng với người
mua hàng nước ngoài. Nếu bạn là người xuất khẩu thì vài trò của C/O cũng không to tát
lắm, nhiều khi lại thêm việc làm thủ tục.
Còn xét về mặt quản lý Nhà nước, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa có một số vai trò liên
quan đến chính sách chống phá giá, trợ giá, thống kê thương mại & duy trì hệ thống hạn
ngạch,.…
2. Phân loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Có 2 loại C/O chính:
- C/O không ưu đãi: tức là C/O bình thường, nó xác nhận rằng xuất xứ của một sản phẩm
cụ thể nào từ một nước nào đó.

10
- C/O ưu đãi: là CO cho phép sản phẩm được cắt giảm hoặc miễn thuế sang các nước mở
rộng đặc quyền này. Ví dụ như: Ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP); Chứng nhận ưu đãi thịnh
vượng chung (CPC); Ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung (CEPT),…
Theo danh sách của UNCTAD (United Nations Conference on Trade and Development ).
Việt Nam không nằm trong danh sách các nước được hưởng ưu đãi GSP của Australia,
Estonia và Mỹ.
- Các Form C/O thường gặp:
Có nhiều loại C/O, tùy từng lô hàng cụ thể (Loại hàng gì, đi/đến từ nước nào…). Hiện phổ
biến có những loại sau đây:
 C/O Form A. Hàng xuất khẩu sang các nước cho Việt Nam hưởng ưu đãi thuế quan
phổ cập GSP.
 C/O Form B. Hàng xuất khẩu sang tất cả các nước, cấp theo quy định xuất xứ không
ưu đãi.
 C/O Form D. hàng xuất khẩu sang các nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế
quan theo hiệp định CEPT.
+ C/O nhóm các nước ASEAN:
 C/O Form E. hàng xuất khẩu sang Trung Quốc và các nước ASEAN thuộc diện
hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN – Trung Quốc.
 C/O Form AK (ASEAN – Hàn Quốc). hàng xuất khẩu sang Hàn Quốc và các nước
ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN – Hàn Quốc.
 C/O Form AJ (ASEAN – Nhật Bản).
 C/O Form AI (ASEAN – Ấn Độ).
 C/O Form AANZ (ASEAN – Australia – New Zealand).
 C/O Form VJ (Việt Nam – Nhật Bản). Hàng xuất khẩu sang Nhật Bản thuộc diện
hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định Việt Nam – Nhật Bản.
+ C/O riêng Việt Nam với các nước nhập/xuất khẩu:
 C/O Form VC (Việt Nam – Chile).
 C/O Form S (Việt Nam – Lào).

11
  C/O Form GSTP: hàng xuất khẩu sang các nước tham gia hệ thống ưu đãi thương
mại toàn cầu (GSTP).
 C/O Form Textile (gọi tắt là form T) cấp cho hàng dệt may xuất khẩu sang EU theo
hiệp định dệt may Việt Nam – EU.
 C/O Form Mexico: (thường gọi là Anexo III) cấp cho hàng dệt may, giày dép xuất
khẩu sang Mexico theo quy định của Mexico.
 C/O Form Venezuela: cấp cho hàng xuất khẩu sang Venezuela theo quy định của
Venezuela.
 C/O Form Peru: cấp cho hàng giày dép xuất khẩu sang Peru theo quy định của Peru.
3. Các nội dung có trên giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Với mục đích của giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là cung cấp cho chúng ta biết nguồn
gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó nên trên giấy
chứng nhận xuất xứ hàng hóa thông thường sẽ có đầy đủ những thông tin sau đây:
(1) Loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa : hiện nay giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
có hai loại trực tiếp và giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa giáp lưng. Trong loại giấy chứng
nhận xuất xứ hàng hóa trực tiếp thì được cấp trực tiếp bởi nước xuất xứ hoặc cũng có thể
là nước xuất khẩu. Trong loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa giáp lưng thì được cấp
trực tiếp bởi nước xuất khẩu không phải là nước xuất xứ
(2) Loại mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: nội dung này thể hiện giấy chứng nhận
xuất xứ hàng hóa sẽ được cấp theo một biểu mẫu cụ thể và tương ứng đã có quy định riêng
(3) Thông tin của các bên bao gồm tên người xuất khẩu, nhập khẩu, địa chỉ của người xuất
khẩu, nhập khẩu
(4) Thông tin về phương tiện vận chuyển hàng hóa đó, nơi xếp hàng hóa, dỡ hàng hóa, vận
tải đơn…..
(5) Thông tin về loại hàng hóa vận chuyển bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, loại
mẫu bao gì hàng hóa, nhãn mác của loại hàng hóa, trọng lượng cụ thể của hàng hóa, số
lượng hàng hóa vận chuyển, giá trị hàng hóa vận chuyển
(6) Thông tin về xuất xứ hàng hóa bao gồm thông tin xác định nơi xuất xứ, địa điểm xuất
xứ hàng hóa, quốc gia xuất xứ hàng hóa..

12
(7) Có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về xuất khẩu

d) Hóa đơn lãnh sự là gì?

Hóa đơn lãnh sự (CONSULAR INVOICE) là chứng thực bởi lãnh sự hay viên chức chính
phủ bảo đảm việc vận chuyển hàng hóa quốc tế. Hóa đơn lãnh sự, được cấp bởi lãnh sự
quán nước nhập khẩu tại điểm vận chuyển, bảo đảm các giấy tờ mậu dịch của nhà xuất
khẩu có trong danh mục, và hàng hóa được vận chuyển không phạm luật hay các ràng buộc
thương mại. Thuế tính theo giá trị hay thuế quan nhập khẩu khác được xác định theo hóa
đơn lãnh sự.
Mục đích của nó là nhằm:Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu làm
chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu làm chứng từ kê khai
hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ làm chứng từ gửi kèm với
hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài thay cho một đơn chào hàng
e) Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: (Phytosanitary Certificate): Là chứng từ do Cơ quan
bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực
vật là không có bệnh dịch, nấm độc,…có thể gây ra dịch bệnh cho cây cối ở nơi đường đi
của hàng hóa hoặc ở nơi hàng đến.
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: (Veterinary Certificate) Là chứng từ do Cơ quan
thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa không có vi trùng gây dịch bệnh hoặc đã
tiêm chủng phòng bệnh
Giấy chứng nhận vệ sinh: (Sanitary Certificate) Là chứng từ xác nhận tình trạng không
độc hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm
nghiệm và giám định hàng hóa cấp.
II - Chứng từ hàng hóa:
1. Hóa đơn thương mại (Commerce Invoice)
 Tổng quan về hóa đơn thương mại:

13
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ
xuất nhập khẩu hàng hóa. Chứng từ này sẽ chỉ ra số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán và
là chứng từ bắt buộc trong mua - bán hàng hóa quốc tế.
Tổng quan về hóa đơn thương mại.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán làm ra, ghi rõ số tiền
mà người mua phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi
trên hóa đơn.
Số lượng bản gốc – bản copy thường quy định:
Nếu không có thỏa thuận gì khác, thông thường người bán ký phát 1 bộ ba bản gốc: “in
triplicate” (02 bản gốc là “in duplicate”).

 Thời điểm lập hoá đơn.

Nguyên tắc lập hoá đơn là phải lập lúc làm hàng xong, đóng hàng xong mới biết được số
lượng chính xác.
Tuy nhiên, đối với những đơn đặt hàng đều đặn, lặp lại, số lượng giá cả và các nội dung
thường không thay đổi, nhân viên nghiệp vụ có thể lập sẵn hoá đơn trước khi đóng hàng.
Hơn nữa, trong trường hợp người mua thanh toán sớm, phải có hoá đơn cho họ thực hiện
việc chuyển tiền.
2. Nội dung của một hoá đơn thương mại và cách lập
Nội dung của hóa đơn bán hàng xuất khẩu thông thường gồm các phần:
Tên hoá đơn:
Invoice hoặc Commercial Invoice
Số hoá đơn:
Ghi số của hoá đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty: No. 123/EX/[tên khách hàng]
Dẫn chiếu số của hợp đồng hoặc số của L/C: Under Contract No. XYZ or Under L/C No.
Ngày hoá đơn: Phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L. Trường hợp thanh toán trả trước,
ngày hóa đơn có thể trước ngày giao hàng.

Seller/Shipper/Exporter:

14
Nếu Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper
trên B/L. Mục này ghi: Seller/Shipper/Exporter: [tên cùng một công ty]
Nếu Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được,
người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Shipper/Exporter, chứ không
phải Seller. Trong hóa đơn mà Seller xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành
02 dòng:
+ Seller [tên của Trader]
+ Shipper/Exporter [tên của Supplier/Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực
tiếp]
Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.
Buyer/Consignee/Importer:
Nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee
trên B/L. Mục này ghi: Buyer/Consignee/Importer: [tên cùng một công ty]
Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được (hoặc Buyer là
một trader bán hàng lại cho một người khác), người đứng tên trên B/L và các chứng từ
khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong hóa đơn xuất cho
Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:
+ Buyer [tên của người mua hàng trên hợp đồng]
+ Consignee/Importer [tên của người nhập khẩu trực tiếp]
Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.
Notify party: Ghi giống như trên B/L
Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax. ngành xuất nhập khẩu
Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến (Nơi pick-up hàng, nơi giao hàng cuối cùng, pre-
carriage, on-carriage... nếu có): giống như trên B/L đề cập.
Tên hàng, số lượng hàng, đơn giá, tổng trị giá.

Mô tả hàng hoá = Description of goods:

Ghi đúng tên hàng trên hợp đồng và khớp với các chứng từ khác. học xuất nhập khẩu ở đâu
tốt

15
Số lượng hàng = Quantity/Weight
Là số lượng ghi trên hợp đồng;
Là số lượng, trọng lượng net của hàng;
Số lượng, trọng lượng trên hoá đơn không có dung sai.
Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng.
Trong trường hợp hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển, hai bên thống nhất trong hợp
đồng sẽ dùng số lượng ở nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng ghi trên hoá đơn sẽ
là số lượng ở nơi đến.
Đơn giá: = Unit price
Phải đầy đủ mức giá, đơn vị tính, đồng tiền thanh toán và điều kiện bán hàng
Tổng trị giá = Total amount
Bằng số và bằng chữ
Trong trường hợp, sau khi hợp đồng đã được ký, lại phát sinh khoản giảm trừ do người
mua yêu cầu như:
Giảm số lượng: gửi bù hàng, hàng khuyến mãi…
Giảm đơn giá bán: giảm giá theo giá thị trường, giảm giá cho sản phẩm kém chất lượng
của lô hàng trước…
Người bán có thể giải quyết theo hai cách, để phát hành hoá đơn cho phù hợp:
Cách thứ nhất là hai bên điều chỉnh lại hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục
Annex với giá mới và/hoặc lượng mới. Khi đó, giá và/hoặc lượng trên hoá đơn sẽ thay đổi
theo như Annex này. Các chứng từ làm ra cũng sẽ phù hợp theo Annex.
Cách thứ hai là vẫn giữ lại lượng và/hoặc giá của hợp đồng. Không có Annex nào được
làm ra. Lúc đó trên hoá đơn, người bán trình bày tách phần giảm trừ ra.

Phương thức thanh toán (Payment term):

Ghi ngắn gọn phương thức thanh toán

Thông tin ngân hàng của người thụ hưởng: học phân tích báo cáo tài chính
- Tên ngân hàng = Bank’s name
- Ghi đầy đủ tên ngân hàng, tên viết tắt và tên chi nhánh

16
- Địa chỉ ngân hàng = Banks’s address
- SWIFT code
- Tên người thụ hưởng = Beneficiary’s name: Ghi tên của công ty người bán
- Địa chỉ của người thụ hưởng = Beneficiary’s Address: Địa chỉ công ty người thụ hưởng
- Số tài khoản ngân hàng = Banking account:
Đóng dấu ký tên của người ký phát hoá đơn.
Bản hoá đơn không ký tên, có con dấu vẫn hợp lệ

Trong trường hợp buôn bán ba bên:

Trader (T) ở VN mua hàng của Supplier (S) ở VN để bán cho customer (C) ở Singapore.
T không có giấy phép xuất khẩu và không thể xuất trực tiếp cho C. Trên vận đơn, Shipper
là T, Consignee là C.
Trong bộ chứng từ gửi T gửi cho C, tất cả đều thể hiện Shipper là S. Nhưng hoá đơn lại thể
hiện người tên của T. Dẫn đến việc hải quan một số nước nhập khẩu không chấp nhận
chứng từ có mâu thuẫn như vậy.Lúc này, để hợp thức hoá chứng từ, bên cạnh Commercial
Invoice mà B gửi cho C với tên người bán là B + giá bán mới trên hoá đơn, theo đúng hợp
đồng để C thanh toán tiền hàng cho B, thì B phải chuẩn bị thêm một Hoá đơn nữa, cũng
đặt tên là Commercial Invoice nhưng đổi tên người bán lại là tên của Supplier + giá bán
mới trên hoá đơn này.

17
 b. Phiếu đóng gói (Packing List)
 Tổng quan về phiếu đóng gói:
Packing List - phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ kèm theo không thể thiếu trong
bộ xuất nhập khẩu vì nó thể hiện danh mục hàng hóa đối chiếu hợp đồng và thực tế, giúp

18
người gửi hàng, người nhận hàng hay cơ quan thẩm quyền kiểm tra số lượng, chất lượng
hàng hóa dễ dàng.
Packing List - Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp
đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên
quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Điều quan trọng là
cần có quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước.
Packing list thường có 3 loại:
1. Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung
tương đối chi tiết.
2. Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên
người bán.
3. Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).
Nội dung chi tiết của phiếu đóng gói hàng hóa
Phiếu danh sách đóng gói là chứng từ thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp xuất
nhập khẩu, gồm có những nội dung sau:
- Thông tin cơ bản: Số hiệu, ngày tháng lập danh sách đóng gói
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, Tel, Fax, Email.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, Tel, Fax, Email.
- Số tham chiếu: Thông tin về số lượng bao nhiêu đơn hàng hoặc những phần ghi chú về
Notify Party thường sử dụng để thanh toán L/C thì mới cần ghi thêm thông tin này để thông
báo khi hàng đến.
- Port of Lading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng dỡ hàng
- Vessel Name: Số hiệu, chuyến và tên tàu vận chuyển
- Estimated Time Delivery: Dự kiến thời gian tàu khởi chạy
- Thông tin hàng hóa:
+ Mark & Number: Ký hiệu hàng hóa
+ Quantities & Description: Số lượng và mô tả hàng hóa
+ Gross Net: Trọng lượng (bao gồm cả bao bì)

19
+ Net Weight: Trọng lượng (không bao gồm bao bì)
+ Mearsurement: Thể tích
+ Total: Tổng
Nếu lô hàng gồm nhiều container hay có hình thức đóng gói phức tạp thì cần phải cung cấp
thêm Detailed Packing List, được hiểu là bảng kê chi tiết và được gửi cùng phiếu đóng
gói để kiểm tra số lượng thực tế hàng khi bốc dỡ và nhập kho.

Vai trò của Packing List: giúp chúng ta nhìn tổng quan về hóa, lô hàng, chỉ ra cách thức
đóng gói của hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói
như thế nào. Điều này sẽ giúp tính toán được:
- Số lượng và trọng lượng của danh sách đóng gói hàng hóa cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ.
Ví dụ cần 1 container 40’ để xếp hàng hóa.
- Số kiện hàng và số pallet cụ thể, để dễ dàng tiến hành tìm mặt hàng cụ thể, vị trí tại pallet
nào khi hàng thuộc luồng đỏ cần phải kiểm tra trong quá trình làm thủ tục hải quan.
- Phương thức dỡ hàng: Xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng
như xe nâng, cẩu
- Phương tiện vận tải phù hợp: Xe loại mấy tấn, kích thước thùng xe, số lượng xe
- Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên
bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả.

20
21
Packing List giúp chúng ta nhìn tổng quan về hóa, lô hàng, chỉ ra cách thức đóng gói của
hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào.
Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:
- Số lượng và trọng lượng của danh sách đóng gói hàng hóa cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ.
Ví dụ cần 1 container 40’ để xếp hàng hóa.
- Số kiện hàng và số pallet cụ thể, để dễ dàng tiến hành tìm mặt hàng cụ thể, vị trí tại pallet
nào khi hàng thuộc luồng đỏ cần phải kiểm tra trong quá trình làm thủ tục hải quan.
- Phương thức dỡ hàng: Xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng
như xe nâng, cẩu
- Phương tiện vận tải phù hợp: Xe loại mấy tấn, kích thước thùng xe, số lượng xe
- Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên
bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả.

c. Giấy chứng nhận phẩm chất-số lượng-trọng lượng (Certificate of

Quality/Quantity/Weight)
1. Khái quát về C/Q
Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng (C/Q) là chứng từ do bên thứ ba
cấp. Bên này thường là một công ty kiểm định độc lập có uy tín được người mua và người
bán thỏa thuận chọn lựa trong hợp đồng mua bán. kế
toán xây dựng cơ bản
Chứng từ này nhầm kết luận một lô hàng sau khi sản xuất có phù hợp với tiêu chuẩn xuất
khẩu và điều khoản chất lượng/số lượng/trọng lượng cam kết trong hợp đồng hay không.
Thông thường, khi thuê công ty kiểm định thực hiện việc kiểm soát hàng trước khi xuất,
họ sẽ kiểm định một lúc: chất lượng, số lượng, và trọng lượng, thể tích hàng…
2. Thời điểm tiến hành làm chứng từ này
Việc kiểm định diễn ra lúc đóng hàng, sản xuất hàng
Từ 2-3 ngày tuỳ hãng, tuỳ ngành, sẽ có giấy chứng nhận bản gốc.
3. Nội dung

22
 Tuỳ loại hàng hoá, hình thức kiểm định, và công ty kiểm định, nhìn chung, một giấy
chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng phải đảm bảo được các nội dung sau:
Tên chứng từ: Certificate of Quantity – Quality and Weight.
Số và ngày chứng từ: Ngày chứng từ này thường trước hoặc ngay ngày giao hàng.
Thường trước hoặc ngay ngày của Packing List.
Các nội dung về Seller, Buyer, Notify party, Cảng đi, cảng đến, tên tàu, số
chuyến…ở phần đầu của chứng từ này phải được lập giống hệt như Invoice, P/L,
B/L và các chứng từ khác. Do vậy, người yêu cầu kiểm định phải chú ý cung cấp
thông tin chính xác cho bên kiểm định, đồng thời phải kiểm tra cẩn thận thông tin
nháp trước khi xác nhận bản gốc.
Các chỉ tiêu/điểm được kiểm định
Tiêu chuẩn/Cơ sở kiểm định
Phương pháp kiểm định
Thông số kết quả kiểm định
Ngày kiểm định, nơi kiểm định
Quan trọng nhất là KẾT LUẬN kiểm định rằng lô hàng phù hợp với tiêu chuẩn xuất
khẩu và đạt yêu cầu như hợp đồng quy định.
Chữ ký và đóng dấu của bên kiểm định
Ảnh minh họa

d. Hợp đồng mua bán ngoại thương:

Vì đã có nhóm trình bày về hợp đồng kd xnk nên nhóm chỉ nhắc lại về loại chứng từ này.

1. k/n: Hợp đồng xuất nhập khẩu (Hợp đồng mua bán ngoại thương) về bản chất là
một hợp đồng mua bán quốc tế, là sự thỏa thuận của giữa các bên mua bán ở các
nước khác nhau trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các
chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh
toán tiền hàng và nhận hàng.

23
  Chủ thể ký hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau (nếu
các bên không có trụ sở thương mại thì sẽ dựa vào nơi cư trú cả họ)
 Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa được chuyển hoặc sẽ được chuyển từ nước
này sang nước khác.
 Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể được lập ở những nước khác nhau
3. Phân loại hợp đồng ngoại thương theo 3 tiêu chí sau:
Theo thời gian thực hiện hợp đồng

 Hợp đồng ngắn hạn : thường được kí kết trong một thời gian tương đối ngắn và
sau một lần thực hiện thì hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình
 Hợp đồng dài hạn: thường được thực hiện trong thời gian lâu dài và trong thời
gian đó việc giao hàng được tiến hành nhiều lần học xuất nhập khẩu

Phân loại theo nội dung kinh doanh của hợp đồng

 Hợp đồng xuất khẩu: Là hợp đồng bán hàng cho nước ngoài nhằm thực hiện việc
chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời di chuyển quyền sở hữu hàng
hóa đó sang tay người mua
 Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng của nước ngoài để rồi đưa hàng đó
vào nước mình nhằm phục vụ tiêu dùng trong nước, hoặc phục vụ các ngành sản
xuất, chế biến trong nước
 Hợp đồng tái xuất khẩu: Là hợp đồng xuât khẩu những hàng mà trước kia đã
nhập từ nước ngoài không qua tái chế hay sản xuất gì trong nước
 Hợp đồng tái nhập khẩu: là hợp đồng mua những hàng hóa do nước mình sản
xuất đã bán ra nước ngoài và chưa qua chế biến gì ở nước ngoài
 Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu: là hợp đồng thể hiện một bên trong nước
nhập nguyên liệu từ bên nước ngoài để lắp ráp gia công hoặc chế biến thành các
sản phẩm rồi xuất sang nước đó chứ không tiêu thụ trong nước.

Phân loại theo hình thức hợp đồng

24
  Có 3 loại hợp đồng như: hợp đồng văn bản, hợp đồng miệng và hợp đồng theo
hình thức mặc nhiên. Tuy nhiên, hình thức văn bản vẫn được ưa chuộng vì có
nhiều ưu điểm: an toàn, toàn diện, rõ ràng hơn
3. Về nd: Có một số điều khoản quan trọng và bắt buộc (theo Luật thương mại 2005)
như:

Phần mở đầu

 Tiêu đề hợp đồng: thường là “contract”, “Sale contract”

 Số và ký hiệu hợp đồng
 Thời gian ký kết hợp đồng
 Phần thông tin và chủ thể hợp đồng
 Tên đơn vị : nêu cả tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có)
 Địa chỉ đơn vị
 Các số máy : Fax, điện thoại, email
 Số tài khoản và tên ngân hàng
 Người đại diện ký hợp đồng : cần nêu rõ tên và chức vụ của người đại diện

Nội dung của hợp đồng

 Article 1 : Commodity : Phần mô tả hàng hóa

 Article 2 : Quality : Mô tả chất lượng hàng hóa
 Article 3 : Quantity : Số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa tùy theo đơn vị tính
toán
 Article 4 : Price : ghi rõ đơn giá theo điều kiện thương mại lựa chọn và tổng số
tiền thanh toán của hợp đồng
 Article 5 : Shipment : thời hạn và địa điểm giao hàng
 Article 6: phương thức thanh toán quốc tế lựa chọn
 Article 7: Packing and Marking: quy cách đóng gói bao bì và nhãn hiệu hàng hóa
 Article 8: Warranty: Nêu nội dung bảo hành hàng hóa

25
  Article 9: Penalty: Những quy định về phạt và bồi thường trong trường hợp có
một bên vi phạm hợp đồng
 Article 10: Insurance: Bảo hiểm hàng hóa do bên nào mua ? và mua theo điều
kiện nào? Nơi khiếu nại đòi bồi thường bảo hiểm
 Article 11: Force majeure: nêu các sự kiện được cho là bất khả kháng và không
thể thực hiện được hợp đồng
 Article 12: Claim: nêu các quy định cần thực hiện trong trường hợp một bên
trong hợp đồng muốn khiếu nại bên kia
 Article 13: Arbitration: quy định luật và ai là người đứng ra phân xử trong trường
hợp hợp đồng bị vi phạm
 Article 14: Other terms and conditions : ghi những quy định khác ngoài những
điều khoản đã kể trên.

Phần cuối của hợp đồng

 Hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản

 Hợp đồng thuộc hình thức nào
 Ngôn ngữ hợp đồng sử dụng
 Hợp đồng có hiệu lực kể từ bao giờ
 Trường hợp có sự bổ sung hay sửa đổi hợp đồng thì phải làm thế nào?
 Chữ ký, tên, chức vụ người đại diện mỗi bên

Nội dung cụ thể tất nhiên sẽ có sự thay đổi linh hoạt để phù hợp với nhu cầu thực tế của
các bên. Nhưng những điều khoản cơ bản nêu ra trên đây rất phổ biến, nên tham khảo trong
quá trình soạn thảo và đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài.

Sau đây là mẫu hợp đồng ngoại thương được soạn thảo theo quy định hiện hành:

26
Mẫu hợp đồng
mẫu tiếng anh

27
III - Chứng từ bảo hiểm
1. Khái niệm

28
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm
hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và
người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho
những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm,
còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí
bảo hiểm.
Sự cam kết này do hai bên tự nguyện, không có sự cưỡng chế của pháp luật hay của một
bên nào. Trừ bảo hiểm bắt buộc do pháp luật quy định nhằm mục đích bảo vệ lợi ích công
cộng và an toàn xã hội
Về hiệu lực pháp lý, chứng từ bảo hiểm không có giá trị bằng hợp đồng bảo hiểm. Trong
trường hợp xuất nhập khẩu theo CIF hay CIP thì phải có hợp đồng bảo hiểm.
Theo điều 28 UCP 600, chứng từ vận tải phải thể hiện trên bề mặt là được công ty bảo
hiểm hoặc đại lý của công ty bảo hiểm phát hành và ký tên. Các chứng từ do người môi
giới bảo hiểm cấp sẽ không được chấp nhận trừ khi quy định rõ trong L/C.
2. Phân loại
Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm hay giấy chứng nhận bảo hiểm:
+ Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm
những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng này. Đơn
bảo hiểm gồm có: Các điều khoản chung có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy
định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm; Các điều khoản riêng về
đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng,..) và việc
tính toán phí bảo hiểm.
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người bảo hiểm
cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện
hợp đồng. Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối
tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện
bảo hiểm đã thỏa thuận.
Ngoài ra còn có phiếu bảo hiểm (Cover note) là chứng từ do người môi giới bảo hiểm cấp
trong khi chờ lập chứng từ bảo hiểm. Đây là chứng từ mang tính chất tạm thời không có

29
giá trị lưu thông và không có giá trị để giải quyết tranh chấp tổn thất xảy ra nên Ngân hàng
từ chối tiếp nhận phiếu bảo hiểm.
LC thể yêu cầu xuất trình Đơn bảo hiểm (insurance policy), Giấy chứng nhận bảo hiểm
(Giấy chứng nhận bảo hiểm) nhưng hầu như không bao giờ yêu cầu xuất trình phiếu bảo
hiểm (cover note). Thực tế cho thấy mẫu yêu cầu phát hành LC của các ngân hàng thường
in sẵn yêu cầu chứng từ bảo hiểm như sau “Insurance policy/certificate…”. Nếu chọn mẫu
này, thì Đơn bảo hiểm hay Giấy chứng nhận bảo hiểm xuất trình đều được chấp nhận.
Lưu ý rằng Đơn bảo hiểm có thể được chấp nhận thay cho Giấy chứng nhận bảo hiểm hay
Tờ khai theo bảo hiểm bao. Tuy nhiên, nếu LC yêu cầu xuất trình Đơn bảo hiểm thì việc
xuất trình Giấy chứng nhận bảo hiểm hay Tờ khai theo hợp đồng bảo hiểm bao thay cho
Đơn bảo hiểm không được chấp nhận. Tương tự, việc xuất trình Phiếu bảo hiểm (cover
note) không được chấp nhận.
3. Chức năng
- Chứng nhận cho một lô hàng đã được bảo hiểm, góp phần giải quyết những rủi ro có thể
xảy ra trong vận tải quốc tế
- Giải quyết phần nào thiệt hại xả ra trong vận tải đường biển vì bảo hiểm là hình thức phân
tán rủi ro theo nguyên tắc số đông
- Là chứng từ cần thiết để khiếu nại hãng bảo hiểm và nhận bồi thường bảo hiểm khi có
tranh chấp, kiện tụng.
4. Nội dung
(1) Tên và địa chỉ của công ty bảo hiểm: được ghi ở đầu trang của đơn bảo hiểm
(2) Tiêu đề: Đơn bảo hiểm phải ghi tiêu đề là INSURANCE POLICY được in với cỡ chữ
to nhằm phân biệt đơn bảo hiểm với các chứng từ khác đang lưu thông trên thị trường
(3) Ngày tháng lập chứng từ bảo hiểm:
Ngày lập chứng từ được ghi ở góc dưới bên phải phía sau từ “on” trong cụm từ “Issued
in…on” hoặc trước cụm từ “Date of issue”.
Ngày lập chứng từ không được muộn hơn ngày giao hàng trừ khi trên chứng từ bảo hiểm
thể hiện là bảo hiểm có hiệu lực từ một ngày không chậm hơn ngày giao hàng.

30
(4) Số chứng từ bảo hiểm: là số chứng từ do người ký phát đơn bảo hiểm ghi ngay dưới
tiêu đề trên đơn bảo hiểm.
(5) Người được bảo hiểm: Tên và địa chỉ của người được bảo hiểm nếu L/C không có quy
định gì thì đó là tên và địa chỉ của người gửi hàng (nhà xuất khẩu)
(6) Tên con tàu và số hiệu con tàu: Tên, số hiệu con tàu hoặc phương tiện vận chuyển
khác: được ghi sau chữ “Name of Vessel or No.of flight” hoặc “Name and/or No, of
Vessel/Flight”. Tên con tàu hay phương tiện vận chuyển khác phải đồng nhất với L/C hay
các chứng từ khác.
(7) Giao hàng từ … đến….: Trong hợp đồng bảo hiểm ghi rõ nơi khởi hành “From:”, nơi
đến “To:” và nơi chuyển tải nếu có “Transhipment”
(8) Điều kiện bảo hiểm Điều kiện bảo hiểm trong hợp đồng bảo hiểm là điều kiện đã được
thỏa thuận giữa người mua bảo hiểm và người bán bảo hiểm. Điều kiện bảo hiểm ghi theo
yêu cầu của người được bảo hiểm đúng như ghi trong L/C, không thêm bớt nếu thanh toán
bằng L/C. Điều kiện bảo hiểm được ghi sau chữ “Condition or special coverage”,
“condition of insurance”. Trong hợp đồng bảo hiểm phải ghi rõ điều kiện bảo hiểm (A, B,
C…).
(9) Chữ ký: Chứng từ bảo hiểm phải được ký theo quy định, phải thể hiện là do một công
ty bảo hiểm, người bảo hiểm hoặc đại lý bảo hoặc của người người được ủy quyền của họ
ký và phát hành. Chữ ký của đại lý hoặc người được ủy quyền phải chỉ rõ là đại lý hoặc
người được ủy quyền đã ký thay hoặc là thay mặt cho công ty bảo hiểm hoặc người được
bảo hiểm ký.
5. Những lưu ý khi sử dụng chứng từ bảo hiểm
 Tính chuyển nhượng
Trong thương mại quốc tế, người mua bảo hiểm có thể là một người còn người thụ hưởng
bảo hiểm lại là người khác; để làm được điều này, chứng từ bảo hiểm phải yêu cầu được
lập là chuyển nhượng được
Khi chứng từ bảo hiểm thuộc loại chuyển nhượng được, thì người mua bảo hiểm nhất thiết
phải ký hậu có như vậy thì mới đủ cơ sở pháp lý để người được chuyển nhượng đòi tiền
bồi thường.

31
  Chứng từ bảo hiểm đích danh: không thể chuyển nhượng được nên không linh hoạt,
do đó nó được dùng hạn chế.
 Chứng từ bảo hiểm theo lệnh: rất linh hoạt, phù hợp với tính chất thương mại quốc
tế nên được dùng phổ biến.
 Chứng từ bảo hiểm vô danh: là loại linh hoạt nhất, nghĩa là bất cứ ai nắm giữa nó
đều trở thành người hưởng lợi bảo hiểm do đó nó dễ bị lạm dụng, nếu dùng thì phải
có biện pháp kiểm soát chặt chẽ tất cả các chứng từ bảo hiểm gốc.
 Số tiền bảo hiểm: (Theo quy định của UCP)
Chứng từ bảo hiểm phải ghi rõ số tiền bảo hiểm và phải cùng loại tiền với L/C
Số tiền bảo hiểm tối thiểu là 110% của giá trị CIF, CIP hay giá trị hóa đơn. Tuy nhiên, số
tiền bảo hiểm có thể lớn hơn, do các bên thỏa thuận, số tiền bảo hiểm càng cao thì phí bảo
hiểm cũng càng cao.
 Xuất trình bản gốc: Tất cả các bản gốc chứng từ bảo hiểm phải được xuất trình. Về
cơ bản, bản gốc chứng từ bảo hiểm cũng giống như bản gốc vận đơn đường biển là
có tính lưu thông, có giá trị chuyển nhượng và được phát hành thành nhiều bản có
giá trị như nhau.
 Loại tiền và số tiền bảo hiểm phải thích ứng và đầy đủ.
 Mô tả hàng hóa trên chứng từ bảo hiểm phải đúng với thực tế hàng hóa được bảo
hiểm. Bên và nơi khiếu nại đòi tiền bảo hiểm phải được người bảo hiểm chấp nhận.

32
33
 IV - Chứng từ vận tải
1. Định nghĩa
Chứng từ vận tải là những giấy tờ do chủ phương tiện vận chuyển cấp cho khách hàng để xác minh việc
đã nhận được hàng hóa. Nói cách khác, chứng từ vận tải có vai trò xác nhận việc hàng hoá đã được xếp lên
phương tiện vận tải
2. Chứng từ vận tải đường biển trong xuất khẩu hàng hoá
Trong vận tải đường biển, thông thường các phương tiện chuyên chở hàng hóa chủ yếu đó là tàu thuyền.
Và các chứng từ này được sử dụng trong vận tải đường biển đó là:
2.1. Biên lai thuyền phó
- Chứng từ này liên quan đến việc gửi hàng được cấp cho các chủ hàng hoặc người gửi hàng xác nhận
tàu thuyền đã nhận xong hàng hóa (thuyền phó là người phụ trách). Khi chứng từ biên lai này được cấp tức
là hàng hóa đã được nhận và cấp xuống tàu. Trường hợp bao bì của hàng hóa không chắc chắn, thuyền phó
cần ghi rõ ràng biên lai đó. Dựa vào biên lai, thuyền trưởng và thuyền phó ký vào vận đơn đường biển để
xác nhận đã nhận hàng.
Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm
kiện của tàu (Ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu.
Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải đổi biên lai
thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép.
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, biên lai thuyền phó ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa mà các
nhân viên kiểm kiện của tàu đã tiến hành trong khi hàng hóa được bốc lên tàu. Thực chất người thuyền phó
là người được chủ hàng ủy quyền định đoạt, áp tải hàng hóa trên tàu. Thuyền phó thay mặt chủ hàng phải
chịu trách nhiệm cứu hàng và chịu trách nhiệm trên hợp đồng vận chuyển đối với hàng hóa khi tàu gặp nạn
2.2. Vận đơn đường biển
 a, Khái niệm
 - Là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằ ng đường biể n do người chuyên chở hoặc đa ̣i diện của người
chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã đươc̣ xế p lên tàu hoặc sau khi nhận
hàng để xế p lên tàu.

34
 Vận đơn đường biể n là một chứng từ rấ t quan tro ̣ng, cơ bản về hoa ̣t động nghiệp vu ̣ giữa người gửi
hàng và người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng. Nó có tác du ̣ng như là một bằ ng
̣ hàng hoá, là bằ ng chứng có hơp̣ đồ ng chuyên chở.
chứng về giao dich
 b, Vai trò
 Theo Điề u 81 Bộ Luật hàng hải, vận đơn có 3 chức năng chính sau đây:
 - Thứ nhấ t: Vận đơn là “bằ ng chứng về việc người vận chuyể n đã nhận lên tàu số hàng hoá với số
lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyể n đế n nơi trả hàng”. Thực hiện
chức năng này, vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở cấ p cho người xế p hàng. Nế u
không có ghi chú gì trên vận đơn thì những hàng hoá ghi trong đó đương nhiên đươc̣ thừa nhận có
“tình tra ̣ng bên ngoài thích hơp̣ ” (In apperent good order and condition). Điề u này cũng có nghiã là
người bán (người xuấ t khẩ u) đã giao hàng cho người mua (người nhập khẩ u) thông qua người chuyên
chở và người chuyên chở nhận hàng hoá như thế nào thì phải giao cho người cầ m vận đơn gố c một
cách hơp̣ pháp như đã ghi trên vận đơn ở cảng dỡ hàng.
 Thứ hai: “Vận đơn gố c là chứng từ có giá tri ̣, dùng để đi ̣nh đoạt và nhận hàng” hay nói cách khác
vận đơn là chứng từ xác nhận quyề n sở hữu hàng hoá ghi trong vận đơn. Vì vậy, vận đơn có thể mua
bán, chuyể n nhươṇ g đươc̣ . Việc mua, bán, chuyể n nhươṇ g có thể đươc̣ thực hiện nhiề u lầ n trước khi
giao hàng. Cứ mỗi lầ n chuyể n nhươṇ g như vậy, người cầ m vận đơn gố c trong tay là chủ của hàng
hoá ghi trong vận đơn, có quyề n đòi người chuyên chở giao hàng cho mình theo điề u kiện đã quy
̣ trong vận đơn ta ̣i cảng đế n.
đinh
 Thứ ba, vận đơn đường biể n là bằ ng chứng xác nhận hợp đồ ng chuyên chở hàng hoá bằ ng đường
biể n đã được ký kế t.
 Trong trường hơp̣ thuê tầ u chuyế n, trước khi cấ p vận đơn đường biể n, người thuê tầ u và người cho
thuê tầ u đã ký kế t với nhau một hơp̣ đồ ng thuê tầ u chuyế n (charter party). Khi hàng hoá đươc̣ xế p
hay đươc̣ nhận để xế p lên tầ u, người chuyên chở cấ p cho người gửi hàng vận đơn đường biể n. Vận
đơn đươc̣ cấ p xác nhận hơp̣ đồ ng vận tải đã đươc̣ ký kế t.
 Trong trường hơp̣ thuê tầ u chơ ̣ thì không có sự ký kế t trước một hơp̣ đồ ng thuê tầ u như thuê tầ u
chuyế n mà chỉ có sự cam kế t (từ phía tầ u hay người chuyên chở) sẽ dành chỗ xế p hàng cho người
thuê tâù. Sự cam kế t này đươc̣ ghi thành một văn bản, go ̣i là giấ y lưu cước (booking note). Vậy vận
đơn đươc̣ cấ p là bằ ng chứng duy nhấ t xác nhận hơp̣ đồ ng vận chuyể n hàng hoá bằ ng đường biể n đã

35
 đươc̣ ký kế t. Nội dung của vận đơn là cơ sở pháp lý để giải quyế t mo ̣i tranh chấ p xảy ra sau này giữa
người phát hành và người cầ m giữ vận đơn.
 c, Tác dụng của OCEAN B/L
 Vận đơn đường biể n có những tác du ̣ng chủ yế u sau đây:
 - Thứ nhấ t: Vận đơn là cơ sở pháp lý điề u chỉnh mố i quan hệ giữa người xế p hàng, nhận hàng và
người chuyên chở.
 - Thứ hai: Vận đơn là căn cứ để khai hải quan và làm thủ tu ̣c xuấ t nhập khẩ u hàng hoá.
 - Thứ ba: Vận đơn là căn cứ để nhận hàng và xác đinh
̣ số lươṇ g hàng hoá người bán gửi cho người
mua và dựa vào đó để ghi sổ , thố ng kê, theo dõi xem người bán (người chuyên chở) đă hoặc không
hoàn thành trách nhiệm của mình như quy đinh
̣ trong hơp̣ đồ ng mua bán ngoa ̣i thương (vận đơn).
 - Thứ tư: Vận đơn cùng các chứng từ khác của hàng hoá lập thành bộ chứng từ thanh toán tiề n hàng.
 - Thứ năm: Vận đơn là chứng từ quan tro ̣ng trong bộ chứng từ khiế u na ̣i người bảo hiể m, hay những
người khác có liên quan…
 - Thứ sáu: Vận đơn còn đươc̣ sử du ̣ng làm chứng từ để cầ m cố , mua bán, chuyể n nhươṇ g hàng hoá
ghi trên vận đơn…
 d, Phân loại vận đơn
 Vận đơn đường biể n rấ t đa da ̣ng, phong phú, đươc̣ sử du ̣ng vào những công việc khác nhau tuỳ theo
nội dung thể hiện trên vận đơn. Trong thực tiễn buôn bán quố c tế , có rấ t nhiề u căn cứ để phân loa ̣i
vận đơn, cu ̣ thể như sau:
 - Căn cứ vào tình trạng xế p dỡ hàng hoá, vận đơn được chia thành 2 loại:
 . Vận đơn đã xế p hàng (Shipped on board bill of lading): Là loa ̣i vận đơn thuyề n trưởng cấ p khi
hàng hoá đã xế p lên tàu. Trên vận đơn ghi rõ ngày, giờ hàng hoá xế p lên tàu; ngày, giờ hàng hoá
đế n cảng tiế p theo. Vận đơn này đươc̣ Ngân hàng chấ p nhận thanh toán.
 . Vận đơn nhận hàng để xế p (Received for shipment bill of lading): Là vận đơn thuyề n trưởng cấ p
khi nhận hàng hoá để xế p lên tàu.
 Vận đơn này không cho biế t ngày, giờ hàng hoá xế p lên tàu và ngày, giờ hàng hoá đế n cảng tiế p
theo >>> Ngân hàng không chấ p nhận thanh toán loa ̣i vận đơn này.
 >>> Khi hàng hoá đã xế p lên tàu, Chủ hàng phải mang “vận đơn nhận hàng để xế p lên tàu” đổ i lấ y
“vận đơn đã xế p hàng”

36
 - Căn cứ vào quyề n chuyể n nhượng quyề n sở hữu hàng hoá ghi trên vận đơn, vận đơn được chia
thành 3 loại:
 . Vận đơn đích danh (Straight bill of lading): Là vận đơn thuyề n trưởng cấ p có ghi rõ tên của người
nhận hàng. Thuyề n trưởng chỉ giao hàng cho người có tên trong vận đơn >>> vận đơn này không
chuyể n nhươṇ g đươc̣ .
 . Vận đơn vô danh hay còn gọi là vận đơn xuấ t trin
̀ h (bill of lading to bearer): Là vận đơn không
ghi tên của người gửi, người nhận hàng. Thuyề n trưởng sẽ giao hàng cho người cầ m vận đơn gố c
>>> vận đơn này thường đươc̣ giao dich ̣ mua bán trao tay.
 . Vận đơn theo lệnh (bill of lading to order of...): Là vận đơn ghi rõ là cấ p theo lệnh của a
Vận đơn này có thể chuyể n nhươṇ g đươc̣ bằ ng ký hậu. Có 2 cách ký hậu;
 . Ký hậu đích danh (straight endorsement): chuyể n nhươṇ g cho ai thì ghi rõ tên người đó vào.
 . Ký hậu vô danh (unstraight endorsement): không ghi tên người chuyể n nhươṇ g.
- Căn cứ vào tình trạng của ghi chú của thuyề n trưởng trên vận đơn, vận đơn có 2 loại:
 . Vận đơn hoàn hảo (Clean bill of lading): Là vận đơn mà thuyề n trưởng cấ p khi hàng hoá xế p lên
tàu trông bề ngoài có vẻ tố t và ở trong điề u kiện tố t.
 . Vận đơn không hoàn hảo ( Unclear bill of lading): Là vận đơn mà thuyể n trưởng cấ p và có ghi
chú sâu về hàng hoá.
 - Căn cứ vào hành trình của hàng hoá, vận đơn được chia thành 3 loại:
 . Vận đơn đi thẳ ng (Direct bill of lading): Là vận đơn dùng trong trường hơp̣ vận chuyể n hàng hoá
giữa 2 cảng bằ ng 1 tàu hoặc 1 chủ hàng.
 . Vận đơn đi suố t (Through bill of lading): Là vận đơn dùng trong trường hơp̣ vận chuyể n hàng hoá
qua nhiề u cảng bằ ng nhiề u tàu của các chủ tàu khác nhau.
 . Vận đơn vận tải liên hợp hay vận đơn đa phương thức ( Combined Transport bill of lading or
multimodal transport bill of lading): Là vận đơn sử du ̣ng trong trường hơp̣ vận chuyể n hàng hoá
bằ ng nhiề u loa ̣i phương tiện khác nhau.
 Ngoài ra còn có Surrendered B/L, Seaway bill, Congen bill... Tuy nhiên theo Bộ Luật hàng hải Việt
Nam, vận đơn đươc̣ ký phát dưới 3 da ̣ng: vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh và vận đơn xuấ t
trình (vận đơn vô danh).
 e, Nội dung vận đơn

37


38
 Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũng khác nhau. Vận đơn
được in thành mẫu, thường gồm 2 mặt, có nội dung chủ yếu như sau:
 Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung:
 - Số vận đơn ( number of bill of lading)
 - Người gửi hàng (Shipper)
 - Người nhận hàng ( Consignee)
 - Địa chỉ thông báo (notify address)
 - Chủ tàu (shipowner)
 - Cờ tàu (flag)
 - Tên tàu (vessel hay name of ship)
 - Cảng xếp hàng (port of loading)
 - Cảng chuyển tải ( via or transshipment port).
 - Nơi giao hàng ( place of delivery).
 - Tên hàng ( name of goods).
 - Ký mã hiệu (marks and numbers)
 - Cách đóng gói và mô tả hàng hoá ( kind of packages and descriptions of goods).
 - Số kiện (number of packages).
 - Trong lượng toàn bộ hay thể tích ( total weight or measurement)
 - Cước phí và chi phí (freight and charges).
 - Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue)
 - Chữ ký của người vận tải (master’s signature)
 Nội dung của mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu trên biên lai thuyền
phó.
 Mặt thứ hai của vận đơn gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵn, người
thuê tàu không có quyền bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận nó. Mặt sau thường gồm
các nội dung như các định nghĩa, điều khoản chung, điều khoản trách nhiệm của người chuyên chở,
điều khoản xếp dỡ và giao nhận, điều khoản cước phí và phụ phí, điều khoản giới hạn trách nhiệm
của người chuyên chở, điều khoản miễn trách nhiệm của người chuyên chở...

39
 Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do hãng tàu tự ý quy định nhưng thường những nội
dung của nó phù hợp với những quy định của các công ước, tập quán quốc tế về vận chuyển hàng
hoá bằng đường biển.
 f, Những lưu ý khi sử dụng vận đơn
 Vận đơn đường biể n là một chứng từ quan tro ̣ng trong giao nhận vận chuyể n, bảo hiể m, thanh toán
và khiế u na ̣i (nế u có). Trong thực tiễn sử du ̣ng vận đơn phát sinh nhiề u tranh chấ p gây ảnh hưởng
đế n các bên liên quan do các bên chưa thực sự hiể u hoặc có những cách hiể u khác nhau về giá tri ̣
pháp lý của vận đơn, về nội dung và hình thức của vận đơn...Vì vậy, khi lập và sử du ̣ng vận đơn cầ n
lưu ý những điể m sau đây:
 ̣ ́ p lý của vận đơn:
* Giá tri pha
 Theo thông lệ Hàng hải quố c tế (Công ước Brussels 1924, điề u 1 khoản b) và Bộ Luật hàng hải Việt
Nam (điề u 81 khoản 3) thì vận đơn là cơ sở pháp lý điề u chỉnh quan hệ giữa người nhận hàng và
người chuyên chở. Khi xảy ra thiế u hu ̣t, hư hỏng, tổ n thấ t...đố i với hàng hoá ở cảng đế n thì người
nhận hàng phải đứng ra giải quyế t với người chuyên chở căn cứ vào vận đơn.
 Trên lý thuyế t là như vậy nhưng trong thực tế có rấ t nhiề u tranh chấ p phát sinh xung quanh vấ n đề
này. Cu ̣ thể là:
 Trong thương ma ̣i hàng hải quố c tế thường lưu hành 2 loa ̣i vận đơn:
. Vận đơn loa ̣i thông thường (go ̣i là Conline bill).
. Vận đơn cấ p theo Hơp̣ đồ ng thuê tàu (go ̣i là Congen bill).
 Điể m khác nhau cơ bản của 2 loa ̣i vận đơn này là: Conline bill chứa đầ y đủ mo ̣i quy đinh
̣ để điề u
chỉnh quan hệ giữa người nhận hàng và người chuyên chở như pha ̣m vi trách nhiệm, miễn trách
nhiệm, thời hiệu tố tu ̣ng, nơi giải quyế t tranh chấ p và luật áp du ̣ng, mức giới ha ̣n bồ i thường, những
trường hơp̣ bấ t khả kháng...Thông thường loa ̣i vận đơn này có đầ y 3 chức năng như điề u 81 Bộ Luật
hàng hải Việt Nam quy đinh. ̣ Ngươc̣ la ̣i, Congen bill đươc̣ cấ p phát theo một hơp̣ đồ ng thuê tàu
chuyế n nào đó. Loa ̣i này thường chỉ có chức năng là một biên nhận của người chuyên chở xác nhận
đã nhận lên tàu số hàng hoá đươc̣ thuê chở như đã ghi trên đó. Nội dung của loa ̣i vận đơn này rấ t
ngắ n go ̣n và bao giờ cũng ghi rõ: phải sử du ̣ng cùng với hơp̣ đồ ng thuê tàu. Ngoài ra, trong vận đơn
loa ̣i này bao giờ cũng có câu: mo ̣i điề u khoản, mo ̣i quy đinh
̣ miễn trách nhiệm cho người chuyên

40
 chở đã ghi trong hơp̣ đồ ng thuê tàu kể cả các điề u khoản luật áp du ̣ng và tro ̣ng tài phải đươc̣ áp du ̣ng
cho vận đơn.
 Trong trường hơp̣ xảy ra mấ t mát, hư hỏng, thiế u hu ̣t hoặc chậm giao hàng...thì chỉ phải sử du ̣ng vận
đơn để giải quyế t tranh chấ p (nế u là Conline bill), nhưng sẽ phải sử du ̣ng cả vận đơn và hơp̣ đồ ng
thuê tàu ( nế u là Congen bill).
 ở đây, có thể xảy ra khả năng có mâu thuẫn giữa quy đinh
̣ của vận đơn và quy đinh
̣ trong hơp̣ đồ ng
thuê tàu. Lúc này ưu tiên áp du ̣ng những quy đinh ̣ của vận đơn để giải quyế t tranh chấ p. Trong
trường hơp̣ cả vận đơn và hơp̣ đồ ng đề u không quy đinh
̣ gì thì áp du ̣ng luật do vận đơn chỉ ra trước,
luật ra do hơp̣ đồ ng chỉ ra sau nhưng phải xét đế n các mố i quan hệ liên quan.
 Vấ n đề là ở chỗ các doanh nghiệp Việt Nam hay mua hàng theo điề u kiện CIF hoặc C&F thì hơp̣
đồ ng thuê tàu do người bán ký với chủ tàu, người mua (người nhận hàng) Việt Nam khó lòng biế t
đươc̣ . Để ha ̣ giá bán, thường là bằ ng cách ha ̣ giá cước (phầ n F trong giá C & F và CIF), người bán
hàng nước ngoài sẵn sàng chấ p nhận những quy đinh ̣ khắ t khe của chủ tàu, không có các quy đinh
̣
về luật áp du ̣ng và tro ̣ng tài. Có khi ho ̣ thuê cả những tàu già, cũ, rách nát và hỏng hóc...Nế u có hư
hỏng, mấ t mát, thiệt ha ̣i về hàng hoá thì việc khiế u na ̣i chủ tàu rấ t khó khăn bởi người mua hàng
không có hơp̣ đồ ng thuê tàu hoặc nế u có thì toàn những quy đinh ̣ bấ t lơị cho người mua hàng... Ðôi
khi lấ y đươc̣ hơp̣ đồ ng thuê tầ u từ người bán thì thời hiệu tố tu ̣ng không còn nữa hoặc hơp̣ đồ ng quy
̣ tranh chấ p (nế u có) sẽ xét xử theo luật Anh và ở tro ̣ng tài hàng hải London.... Những quy dinh
đinh ̣
này hế t sức bấ t lơị cho người mua Việt nam.
 * Vận đơn là loa ̣i vận đơn chủ (Master bill of lading) hay vận đơn nhà (house bill lading). Vận đơn
chủ hay vận đơn đường biể n là vận đơn do người chuyên chở chính thức (effective carrier) phát hành
còn vận đơn nhà hay vận đơn thứ cấ p do người chuyên chở không chính thức (contracting carrier)
hay còn go ̣i là người giao nhận phát hành trên cơ sở vận đơn chủ. Ðây là cơ sở pháp lý điề u chỉnh
quan hệ giữa người cung cấ p dich
̣ vu ̣ giao nhận kho vận với khách hàng.
 Muố n phân biệt một vận đơn là Master bill hay House bill phải căn cứ vào nội dung và hình thức
cuả vận đơn.
 Thứ nhấ t, vận đơn đường biể n thường có dẫn chiế u một số công ước quố c tế phổ biế n như Hague
Rules, Hague Visby Rules hoặc Hamburge Rules. Ngươc̣ la ̣i, trên thế giới không có một công ước
nào điề u chỉnh vận đơn thứ cấ p.

41
 Thứ hai, vận đơn đường biể n chỉ quy đinh
̣ các quyề n và nghiã vu ̣ người vận tải biể n liên quan tới
việc bố c xế p, chuyên chở, dỡ hàng và trả hàng phát sinh từ hơp̣ đồ ng thuê tầ u. Ngươc̣ la ̣i vận đơn
thứ cấ p còn chứa đựng những quy đinh ̣ pháp lý về chuyên chở bằ ng đường bộ, đường sông, đường
sắ t. Vì vậy, không gian pháp lý của vận đơn thứ cấ p rộng hơn vận đơn đường biể n.
 Thứ ba, trong vận đơn thứ cấ p thường ghi điạ điể m nhận hàng để chở (place of receip) và điạ điể m
trả hàng (place of delivery) chứ không đơn thuầ n cảng bố c hàng và cảng dỡ hàng.
 Thứ tư, vận đơn đường biể n bao giờ cũng ghi rõ: đã bố c hàng lên tầ u (shipped on board) hoặc đã
nhận để bố c lên tầ u (received for shipment). Ngươc̣ la ̣i, vận đơn thứ cấ p thường ghi: nhận để vận
chuyể n (taken in charge for transport) vì có thể chở bằ ng đường biể n, đường sông, đường bộ…
 Thứ nă m, trong vận đơn đường biể n, người gửi hàng go ̣i là shipper còn trong vận đơn thứ cấ p,
người gửi hàng go ̣i là congignor. Trong vận đơn đường biể n luôn ghi người nhận hàng (consignee)
hoặc đích danh hoặc theo lệnh nhưng trong vận đơn thứ cấ p luôn ghi là: hàng đươc̣ giao nhận theo
lệnh (consigned to order of....)
 Thứ sáu, vận đơn đường biể n luôn có chức năng là chứng từ nhận quyề n đinh
̣ đoa ̣t hàng hoá nhưng
với vận đơn thứ cấ p, tính chấ t này có hay không do hai bên thoả thuận khi phát hành.
 Thứ bảy, người chuyên chở đường biể n không chiụ trách nhiệm về hàng đế n chậm nhưng người
giao nhận la ̣i phải chiụ trách nhiệm về việc này. Có khi ho ̣ phải đế n gấ p đôI số tiề n cước cho thiệt
ha ̣i do giao hàng chậm.
 Thứ tám, thời hiệu khiế u na ̣i trong vận đơn đường biể n là 1 năm, trong khi đó ở vận đơn thứ cấ p
chỉ là 9 tháng. Số thời gian chênh lệch là dành cho người giao nhận khiế u na ̣i la ̣i người vận tải chính
thức.
 Thứ chín, vận đơn đường biể n chỉ cầ n 1 con dấ u và 1 chữ ký vì nó chỉ đươc̣ cấ p sau khi hàng đã
bố c lên tầ u. Trong khi đó, vận đơn thứ cấ p do đươc̣ phát hành khi nhận hàng để chở nên phải có
thêm 1 con dấ u và 1 chữ ký nữa xác nhận rằ ng hàng đã đươc̣ bố c lên tầ u (ngày cấ p vận đơn thứ cấ p
và ngày bố c hàng có thể khác nhau).
 Tuy nhiên trong thức tế sự phân biệt giữa 2 loa ̣i vận đơn này chỉ là tương đố i. Ðiề u quan tro ̣ng là
khi có một vận đơn trong tay phải xem xét xem nó là loa ̣i gì và ai là người phát hành để khi có tổ n
thấ t có thể giải quyế t kip̣ thời, đúng đố i tươṇ g.
 * Nội dung và hin
̀ h thức của vận đơn

42
 + Về nội dung:
 - Mu ̣c số lươṇ g, tro ̣ng lươṇ g, bao bì, ký mã hiệu mô tả hàng hoá phải ghi phù hơp̣ với số lươṇ g hàng
thực xế p lên tàu và phải ghi thật chính xác. Khi nhận hàng theo vận đơn, phải lưu ý số hàng thực
nhận so với số hàng ghi trong vận đơn, nế u thấ y thiế u, sai hoặc tổ n thấ t thì phải yêu cầ u giám đinh
̣
để khiế u na ̣i ngay. Nế u tổ n thấ t không rõ rệt thì phải yêu cầ u giám đinh
̣ trong 3 ngày kể từ ngày dỡ
hàng.
 - Mu ̣c người nhận hàng: Nế u là vận đơn đích danh thì phải ghi rõ ho ̣ tên và điạ chỉ người nhận hàng,
nế u là vận đơn theo lệnh thì phải ghi rõ lệnh của ai. Nói chung mu ̣c này ta nên ghi theo yêu cầ u của
thư tín du ̣ng (L/C) nế u áp du ̣ng thanh toán bằ ng tín du ̣ng chứng từ.
 - Mu ̣c điạ chỉ người thông báo: Nế u L/C yêu cầ u thì ghi theo yêu cầ u của L/C, nế u không thì để
trố ng hay ghi điạ chỉ của người nhận hàng.
 - Mu ̣c cước phí và phu ̣ phí: phải lưu ý đế n đơn vi ̣tính cước và tổ ng số tiề n cước.
 Nế u cước trả trước ghi: “Freight Prepaid”
 Nế u cước trả sau ghi: “ Freight to collect hay Freight payable at destination”.
 Nế u người chuyên chở không muố n tiế t lộ cước phí ghi: “ Freight prepaid as arranged”.
 - Mu ̣c ngày ký vận đơn: Ngày ký vận đơn thường là ngày hoàn thành việc bố c hàng lên tàu và phải
trong thời gian có hiệu lực của L/C.
 - Mu ̣c chữ ký vận đơn: Chữ ký vận đơn có thể là của trưởng hãng tàu, đa ̣i lý của hãng tàu.
 Khi đa ̣i lý ký thì phải ghi rõ hay đóng dấ u trên vận đơn là “chỉ là đa ̣i lý” (as agent only).
 + Về hình thức: Hình thức của vận đơn do các hãng tự lựa cho ̣n và phát hành để sử du ̣ng trong kinh
doanh. Vì vậy, mỗi hãng khác nhau phát hành vận đơn có hình thức khác nhau. Tuy nhiên hình thức
phát hành không quyế t đinh
̣ giá tri ̣pháp lý của vận đơn. Những hình thức thể hiện của vận đơn:
 Hình thức phổ biế n nhấ t là loa ̣i vận đơn đường biể n thông thường, chỉ sử du ̣ng trong chuyên chở
hàng hoá bằ ng đường biể n (trên vận đơn chỉ ghi ?Bill of lading?. Loa ̣i vận đơn này là loa ̣i vận đơn
truyề n thố ng đang dầ n đươc̣ thay thế bởi loa ̣i vận đơn phát hành dùng cho nhiề u mu ̣c đích, nhiề u
phương thức chuyên chở. Ðó là:
 - Loa ̣i vận đơn dùng cho cả vận tải đơn phương thức và đa phương thức: trên vận đơn ghi: “bill of
lading for combined transport shipment or port shipment”. Loa ̣i chứng từ này đươc̣ hiể u là vận đơn

43
 đường biể n và có thể chuyể n nhươṇ g đươc̣ trừ phi người phát hành đánh dấ u vào ô “Seaway bill,
non negotiable”.
 - Vận đơn dùng cho cả lưu thông và không lưu thông: “bill of lading not negotiable unless consigned
to order” (vận đơn này không chuyể n nhươṇ g đươc̣ trừ phi phát hành theo lệnh)....
 Như vậy nhìn vào hình thức vận đơn chúng ta không biế t đươc nó là loa ̣i nào, giá tri pha
̣ ́ p lý như thế
̣ cu ̣ thể ta la ̣i phải xem xét đế n các nội dung thể hiện trên vận đơn.
nào. Muố n xác đinh
 g, Giấy gửi hàng đường biển (SEAWAY BILL)
 Vận đơn là một trong những chứng từ quan tro ̣ng nhấ t của mua bán quố c tế khi hàng hoá đươc̣ vận
chuyể n bằ ng đường biể n. Tuy vậy, dầ n dầ n vận đơn đã bộc lộ nhiề u nhươc̣ điể m như:
 Thứ nhấ t, nhiề u khi hàng hoá đã đế n cảng dỡ hàng nhưng người nhận không có vận đơn (B/L) để
nhận hàng vì thời gian hành trình của hàng hoá trên biể n ngắ n hơn thời gian gửi bill từ cảng xế p
hàng đế n cảng dỡ hàng.
 Thứ hai, B/L không thích hơp̣ với việc áp du ̣ng các phương tiện truyề n số liệu hiện đa ̣i tự động (fax,
teleax...) bởi việc sử du ̣ng B/L trong thanh toán, nhận hàng.... đòi hỏi phải có chứng từ gố c.
 Thứ ba, việc in ấ n B/L đòi hỏi nhiề u công sức và tố n kém bởi chữ in mặt sau của B/L thường rấ t
nhỏ, khoảng 0,3mm để chố ng làm giả.
 Thứ tư, việc sử du ̣ng B/L có thể gặp rủi ro trong việc giao nhận hàng hoá (nế u đơn vi ̣bi ̣mấ t cắ p) vì
B/L là chứng từ sở hữu hàng hoá....
 Như vậy một loa ̣i chứng từ mới có thể thay thế đươc̣ cho B/L và có chức năng tương tự như B/L đã
ra đời. Ðó là giấ y gửi hàng đường biể n (seaway bill). Sử du ̣ng seaway bill có thể khắ c phu ̣c đươc̣
những tồ n ta ̣i đã phát sinh của B/L.
 Thứ nhấ t, khi sử du ̣ng seaway bill người nhận hàng có thể nhận đươc̣ hàng hoá ngày khi tầ u đế n
cảng dỡ hàng hoá mà không nhấ t thiế t phải xuấ t trình vận đơn đường biể n gố c vì seaway bill không
phải là chứng từ sở hữu hàng hoá. Hàng hoá sẽ đươc̣ người chuyên chở giao cho người nhận hàng
trên cơ sở những điề u kiện của người chuyên chở hoặc một tổ chức quản lý hàng hoá ta ̣i cảng đế n.
 Thứ hai, seaway bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá, do đó người ta không nhấ t thiế t phải
gửi ngay bản gố c cho người nhận hàng ở cảng đế n mà có thể gửi bản sao qua hệ thố ng truyề n số liệu
tự động. Như vậy đồ ng thời với việc xế p hàng lên tầ u, người xuấ t khẩ u có thể gửi ngày lập tức

44
 seaway bill cho người nhận hàng trong vòng vài phút. Người nhận hàng cũng như người chuyên chở
không phải lo lắ ng khi giao nhận mà không có chứng từ.
 Thứ ba, khi sử du ̣ng seaway bill, việc in các điề u khoản bằ ng chữ rấ t nhỏ ở mặt sau đươc̣ thay thế
bằ ng việc dẫn chiế u đế n các điề u kiện, quy đinh
̣ liên quan đế n vận chuyể n ở mặt trước bằ ng một
điề u khoản ngắ n go ̣n. Mặt khác người chuyên chở chỉ cầ n phát hành 1 bản gố c seaway bill trong khi
phải phát hành tố i thiể u 1 bộ 3 bản gố c nế u sử du ̣ng B/L.
 Thứ tư, seaway bill cho phép giao hàng cho một người duy nhấ t khi ho ̣ chứng minh ho ̣ là người nhận
hàng hơp̣ pháp. Ðiề u này giúp cho các bên hữu quan ha ̣n chế đươc̣ rấ t nhiề u rủi ro trong việc giao
nhận hàng, không những thế , vì seaway bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá nên khi bi ̣mấ t
hay thấ t la ̣c thì cũng không ra hậu quả nghiêm tro ̣ng nào.
 Tuy nhiên, seaway bill không phải là không có những ha ̣n chế như seaway bill cản trở mua bán quố c
tế (vì seaway bill là rấ t phức ta ̣p và khó khăn khi người chuyên chở và người nhận hàng là những
người xa la ̣, mang quố c ticḥ khác nhau; luật quố c gai của một số nước và công ước quố c tế chưa
thừa nhận seaway bill như một chứng từ giao nhận hàng.... ở Việt nam, việc áp du ̣ng seaway bill
vận còn rấ t mới mẻ, mặc dù đã có cơ sở pháp lý để áp du ̣ng seaway bill. Mu ̣c C - Điề u 80 Bộ luật
Hàng hải Việt nam quy đinh ̣ : Người vận chuyể n và người giao nhận hàng có thể thoả thuận việc
thay thế B/L bằ ng giấ y gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyể n hàng hoá tương đương và thoả thuận về
nội du ̣ng, giá tri ̣của các chứng từ này theo tập quán Hàng hải quố c tế .
2.3. Phiếu gửi hàng (Shipping Note)
- Là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu. Đây là cam kết
gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn
2.4. Bản khai lược hàng hoá (Cargo Manifest)
- Đây là chứng từ được lập bởi đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên. Đây cũng được
coi là bảng liệt kê hàng hóa đã được xếp lên tàu và vận chuyển đến cảng khác.

45

 - Thời gian khai: Thông thường hãng tàu phải khai manifest trước ngày cập cảng khoảng 1 đến 2
ngày. Nhưng ngày nay hải quan nhiều nước (như Nhật Bản và Trung Quốc) bắt buộc khai manifest
ngay khi tàu đã chạy được 12 giờ. Để tránh tình trạng buôn lậu. Việc thời gian khai được rút ngắn
là do ngày nay các nước đều áp dụng hệ thống E-Manifest. Tức là hệ thống khai manifest điện tử
hay khai manifest online.

46
 - Những nội dung về bản khai lược hàng hoá: Theo tổ chức hàng hải quốc tế (IMO) và hải quan thế
giới (WCO). Manifest bao gồm các tiêu chí liên quan đến hàng hoá. Được vận chuyển và có thông
tin phục vụ cho công tác quản lí rủi ro. Do vậy, việc cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan hàng
hoá. Và phương tiện vận tải nhanh hay chậm là hoàn toàn phụ thuộc vào bản manifest. Trong
manifest có các tiêu chí thông quan như thông tin về tàu: Tên tàu, quốc tịch, số hiệu, số chuyến, tên
thuyền trưởng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải, cảng đích. Thông tin hàng hoá gồm:
Số vận đơn, tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, tên người thông báo, tên hàng.
2.5. Sơ đồ xếp hàng hóa (Storage Plan)
- Đây là bản vẽ chứng từ vận tải chi tiết, miêu tả về sơ đồ hàng hóa được sắp xếp trên tàu có một ký
hiệu riêng.
2.6. Phiếu kiểm đếm (Dock Sheet và Tally Sheet)
 Dock Sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng hoá đã được giao nhận
tại cầu
 Tally Sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi
chép
 Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tàu. Do đó, bản sao của
phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản để lưu giữ, nó còn cần
thiết cho những khiếu nại tổn thất hàng hoá sau này.
III - Chứng từ trong nhận hàng nhập khẩu:
Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu
hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi thường.
Một số chứng từ có thể làm cơ sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường, đó là:
a. Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of Cargo - ROROC)
Đây là biên bản được lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ
số hàng trên tàu để xác nhận số hàng thực tế đã được giao nhận tại cảng dỡ quy định.
Văn bản này có tính chất đối tịch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực
nhận tại cảng đến với số hàng ghi trên bản lược khai của tàu. Vì vậy, đây là căn cứ để cho
người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hoặc công ty bảo hiểm (nếu hàng
hoá được mua bảo hiểm). Đồng thời đây cũng là căn cứ để cảng tiến hành giao hàng cho

47
 người nhập khẩu và cũng là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho
người nhập khẩu theo đúng số lượng mà mình thực tế đã nhận với người chuyên
chở..
b. Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo – CSC)
Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng trên ROROC chênh lệch so với trên Bản
lược khai hàng hoá thì người nhận hàng phải yêu cầu lập Biên bản hàng thừa thiếu.
Như vậy, Biên bản hàng hoá thừa thiếu là một biên bản được lập ra trên cơ sở Biên
bản kết toán với tàu và Bản lược khai hàng hoá.
c. Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outum Report – COR)
Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đến, nếu phát hiện thấy hàng bị hư
hỏng, đổ vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng) với tàu phải cùng nhau lập
một biên bản về tình trạng đổ vỡ, hư hỏng của hàng hoá.
d. Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of Quality)
Đây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu
do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp. Biên bản này được lập theo quy định trong
hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất.
e. Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng:
Đây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế lô hàng được dỡ khỏi phương
tiện vận tải ở nước người nhập khẩu. Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng
lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định.
Scanned with CamScanner
f. Biên bản giám định của Công ty bảo hiểm:
Là văn bản xác nhận tổn thất thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo
hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất.
g. Thư khiếu nại:
Là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu
sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm hợp đồng ( hoặc khi hợp đồng cho phép
có quyền khiếu nại).
h. Thư dự kháng (Letter of Reservation)

48
 Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng thấy có nghi ngờ về tình trạng tổn
thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các
tổn thất hàng hoá của mình. Như vậy, Thư dự kháng thực chất là một thông báo về tình
trạng tổn thất của hàng hoá chưa rõ rệt do người nhận hàng lập gửi cho người chuyên chở
hoặc đại lý của người chuyên chở.

49