Phần 1 : Cơ sở lý thuyết về kế hoạch và các

bước lập kế hoạch

 Cơ sở lý thuyết về kế hoạch
- Khái niệm : Lập kế hoạch bao gồm việc xác định
mục tiêu , xây dựng chiến lược và đề ra các phương
pháp để đạt được mục tiêu .
- Vai trò :
+ Giúp doanh nghiệp phát triển có định hướng ,
+ Tối ưu hóa trong sử dụng nguồn lực
+ Thích nghi với biến động của môi trường
+ Xây dựng tiêu chuẩn để áp dụng khi thực hiện kiểm
tra
- Các nguyên tắc lập kế hoạch :
+ Chủ động
+ Phải có sự tham gia của người quản lý các cấp
+ Xây dựng môi trường lập kế hoạch và thực hiện
trong tổ chức
+ Phối hợp và có thứ tự ưu tiên giữa các kế hoạch
+ Đảm bảo tính linh hoạt
- Phân loại kế hoạch :
+ Mức độ ảnh hưởng trong tổ chức : kế hoạch chiến
lược / tác nghiệp
+ Thời gian thực hiện : Dài hạn / ngắn hạn
+ Mức độ chi tiết : Kế hoạch định hướng / cụ thể
 + Mức độ sử dụng : Kế hoạch một lần / hiện hành
- Sơ đồ tháp kế hoạch : ( chèn ảnh )
- Nhiệm vụ :
+ Mục đích : Động cơ hoạt động dài hạn của tổ chức
+ Sứ mệnh : Giả định về lý do tồn tại , đặc trưng , vị
thế và giá trị của tổ chức .
+ Tầm nhìn : Hình ảnh về tổ chức trong tương lai
- Mục tiêu : Đích đến của việc lập kế hoạch là đạt được
mục tiêu đã đề ra của tổ chức , đó có thể là mục tiêu
ngắn hạn và dài hạn , có sự thống nhất ; các mục tiêu
thưởng được đề ra dựa trên nguyên tắc SMART ,
trong đó :
+ Specific : Cụ thể
+ Measurable : Đo lường được
+ Achievable : Có thể đạt được
+ Realistic : Thực tiễn
+ Time-bound : Có thời hạn xác định
- Ngoài ra , để kế hoạch vận hành một cách tốt , cần có
các yếu tố khác như : Chính sách ,chương trình , thủ
tục ,chiến lược ,…. Do nhà quản lý các cấp ban hành
và kiểm tra .
 Các bước lập kế hoạch
- Lập kế hoạch được cấu thành từ nhiều yếu tố , cần
phải xét những điều kiện trong và ngoài doanh
nghiệp .
 + Yếu tố bên trong : nhân lực , năng lực tài chính của
doanh nghiệp , nhà máy và phân xưởng hiện có ,
trang thiết bị đang đi vào hoạt động , công nghệ áp
dụng trong sản xuất , ….
+ Yếu tố bên ngoài : Thị trường biến động , đối thủ
cạnh tranh , khách hàng , nhà phân phối , nhà cung
cấp , các bên hữu quan , đặc điểm và dự báo xu
hướng phát triển của ngành , …
- Có thể lập theo phương pháp truyền thống hoặc
phương pháp MBO (management by objective ) trong
đó người quản lý và nhân viên xác định mục tiêu cho
từng phòng , từng ban ngành cụ thể , từng dự án ,
từng người và dùng các mục tiêu đề ra để giám sát
kết quả làm việc cũng như tiến độ của họ .
- Các bước lập kế hoạch :
+ Bước 1 : Nhận thức cơ hội : Tìm kiếm , phân tích ,
sàng lọc cơ hội kinh doanh có tiềm năng nhất
+ Bước 2 : Xác định mục tiêu : Trả lời câu hỏi doanh
nghiệp muốn đạt được gì sau khi thực hiện cơ hội
kinh doanh
+ Bước 3 : Xem xét các điều kiện tiền đề
+ Bước 4 : Xây dựng các phương án : Xây dựng một
số các phương án thực hiện khác nhau
 + Bước 5 :Đánh giá phương án : Phân tích định tính
và định lượng để tìm kiếm phương án khả thi
+ Bước 6 : Lựa chọn phương án tối ưu : Đưa ra quyết
định lựa chọn phương án phù hợp nhất
+ Bước 7 : Xây dựng phương án phụ trợ : Xây dựng
các kế hoạch bổ sung nhằm đảm bảo sự thành công
của kế hoạch kinh doanh chính
+ Bước 8 : Xây dựng ngân quỹ : Xác định nguồn lực
tài chính cần thiết để thực hiện kế hoạch .
Phần 2 : Kế hoạch kinh doanh một sản phẩm
và dịch vụ :
*Bước 1 : Nhận thức cơ hội :
- Nhận thấy xung quanh khu vực có nhiều các trường đại
học với lượng lớn khách hàng tiềm năng là học sinh , sinh
viên . Nhận thấy cơ hội kinh doanh ở dịch vụ liên quan
đến nơi dành cho học sinh , sinh viên học tập , vui chơi
=> Kinh doanh quán café với hai khu vực tách biệt phục
vụ 2 mục đích học tập và vui chơi giải trí

*Bước 2 : Xác định mục tiêu :

- Sau khoảng 6 tháng kinh doanh , có được tệp khách
hàng trung thành đủ để duy trì kinh doanh hàng tháng và
thu hút được lượng lớn khách hàng tiềm năng.
- Mở thêm 1-2 cơ sở sau 1 năm kinh doanh .

*Bước 3 : Xem xét các điều kiện tiền đề :

- Xem xét về mặt bằng kinh doanh , vị trí , nhân lực ,
nguồn lực sẵn có , các nguồn cung hạt cà phê và máy móc
phục vụ kinh doanh .
- Học hỏi kinh nghiệm , cũng như trau dồi kiến thức từ
những người đã có nhiều kinh nghiệm trong ngành dịch
vụ và kinh doanh dịch vụ ăn uống.
- Tham gia các buổi tọa đàm của những người quản lý lâu
năm trong thị trường , tìm hiểu và tiếp thu kiến thức quản
lý , điều hành một quán café sao cho hiệu quả nhất .

*Bước 4 : Xây dựng các phương án :

- Xây dựng các chương trình giảm giá , khuyến mãi trong
dịp khai trương mở cửa . VD : mua 1 tặng 1 , đồng giá các
loại sản phẩm , giảm giá cho người mua
- Lập kế hoạch marketing , quảng cáo áp phích và thông
qua các phương tiện truyền thông như : Facebook ,
Instagram , Tiktok , …..
- Thực hiện các cuộc khảo sát ý kiến khách hàng nhằm
nâng cao chất lượng phục vụ
- Chia quán café thành 2 khu riêng việc phục vụ 2 mục
đích khác nhau : học tập và vui chơi ; giúp dễ dàng cho
việc phục vụ .
- Đào tạo nhân viên nhằm tạo ra môi trường lao động
chuyên nghiệp , năng động .
-Thuê nhân viên có tay nghề , đã có kinh nghiệm làm việc
lâu năm trong ngành , đồng thời mở rộng menu với nhiều
loại hình dịch vụ ăn uống khác nhau .

*Bước 5 : Đánh giá phương án :

- Đánh giá chi tiết từng kế hoạch , vạch định ưu , nhược
điểm của từng phương án .
VD : Ngành café có rất ít barista lành nghề , chủ yếu là
những nhân viên trẻ , mới vào ngành và còn nhiều điểm
hạn chế về kĩ thuật cũng như tầm hiểu biết . Bù lại , với
nhiều nhân lực trẻ sẽ tạo môi trường năng động , sáng
tạo .
- Xem xét các kế hoạch quảng cáo , truyền thông góp
phần phát triển kinh doanh .
VD : Phương tiện truyền thông nào đang có tiềm năng
phát triển , thu hút được nhiều lượt theo dõi , tương tác ,
nội dung nhằm vào nhóm đối tượng nào là chủ yếu .
-Tính toán từng hạng mục , ngân sách cần thiết cho mỗi
kế hoạch
*Bước 6 : Lựa chọn phương án tối ưu :
- Sau khi xem xét và đánh giá các phương án , lựa chọn
phương án tối ưu nhất , phù hợp với nguồn vốn hiện có .
- Cần tính tới vị trí và mặt bằng của cửa hàng để thuận
tiện cho việc quyết định phương án hiệu quả nhất cho việc
kinh doanh .
- Xác định loại hình kinh doanh , quy mô và cả nguồn
nhân lực và nguồn cung hàng cho quán café.

*Bước 7 : Xây dựng phương án phụ trợ :

- Lập một kế hoạch bổ sung về nguồn hàng dự trữ , nhân
lực
VD : Có nguồn cung bổ trợ , đảm bảm chất lượng của hạt
cà phê luôn đậm đà , chuẩn vị .
- Chuẩn bị sẵn việc thay thế máy móc trong trường hợp
hỏng hóc .

*Bước 8 : Xây dựng ngân quỹ :

-Hoạch định ngân sách cho từng hạng mục ( nguồn cung
hàng , lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng , tiền đầu tư
máy móc , tiền cơ sở vật chất ,….)
- Chuẩn bị quỹ cho việc sửa chữa cơ sở vật chất hàng
tháng , tiền chạy các chiến dịch quảng cáo , áp phích , chi
phí cửa hàng phải chịu cho các đợt khuyến mãi .
- Ngân quỹ chuẩn bị cho những trường hợp khẩn cấp : ví
dụ như để duy trì cửa hàng trong trường hợp dịch bệnh ,
các chính sách áp lên thị trường ,.. )
- Chi ra ngân sách dành cho các dịch vụ phòng cháy chữa
cháy , bảo vệ , …