QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Khoa Quản Trị

8/23/2021 ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM

CHƯƠNG 3

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Chương 3: Phân tích công việc

3.1. Khái niệm phân tích công việc

3.2. Ý nghĩa, vai trò của phân tích công việc

3.3. Các kết quả của PTCV

3.4. Nội dung, quy trình PTCV

3.5. Các phương pháp thu thập thông tin

3.6. Tình huống chương 3

 3.1. Khái niệm Phân tích công việc

Phân tích công việc

là gì?

Phân tích công việc: là quá trình, cách thức thu thập
các tư liệu, xử lý và đánh giá thông tin liên quan đến
công việc một cách có hệ thống, nhằm chỉ rõ bản chất,
xác định trách nhiệm, phẩm chất ở vai trò từng vị trí
công việc, điều kiện làm việc...để thực hiện một công
việc cụ thể
 Phân tích công việc trả lời câu hỏi

Bản chất, đặc điểm Nhiệm vụ của nhân viên là gì?

của công việc

Quá trình thực hiện diễn ra

cụ thể như thế nào?
Ở đâu? Trả lời Thời gian kết thúc
Làm thế nào để thực hiện? câu hỏi công việc?

Yếu tố cần thiết giúp nhân viên

Lý do cần thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ?
những công việc này?
3.2. Ý nghĩa, vai trò của phân tích công việc

• Xác định trách nhiệm, quyền hạn của nhân sự

• Giảm sự bất bình đẳng, mâu thuẫn giữa nhân
viên
• Định hướng phát triển cho nhân sự
• Làm cơ sở cho việc lên kế hoạch công việc,
phân công công việc
• Giúp cấp trên giám sát công việc cấp dưới
• Xây dựng hệ thống đánh giá, xếp hạng công
việc
• Thiết kế lại công việc khi cần
8/23/2021 ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM
 3.3. Các kết quả của phân tích công việc

Phân tích
công việc

Bản mô tả công việc

Là bản thông tin liên Bản yêu cầu thực
quan đến công việc, hiện công việc và
quyền hạn, trách
nhiệm, quyền lợi,
tiêu chuẩn công việc
nghĩa vụ của người Bản mô tả kiến thức,
thực hiện công việc, kỹ năng, phẩm chất
điều kiện làm việc, các cần thiết, các yêu cầu
mối quan hệ cần thiết, khác để thực hiện
kết quả công việc khi công việc.
hoàn thành
 Nội dung bản mô tả công việc
• Nhận diện công việc: tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cán
bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện, người thực hiện và người
phê duyệt bản mô tả công việc.
• Mục đích công việc
• Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.
• Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (trong và ngoài doanh
nghiệp).
• Chức năng, trách nhiệm trong công việc.
• Quyền hành của người thực hiện công việc.
• Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: như
tiêu chuẩn về số lượng sản phẩm, khối lượng công việc cần thực hiện
trong ngày,…
• Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba,
thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc,…
• Phương tiện làm việc
• Kết quả đầu ra
 Nội dung bản tiêu chuẩn công việc
• Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các
kỹ năng khác có liên quan đến công việc như biết ghi tốc
ký, đánh máy…
• Kinh nghiệm công tác.
• Các kỹ năng làm việc với người khác, với máy móc thiết
bị, và thông tin, dữ liệu.
• Các phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo đảm thực hiện
công việc thành công.
• Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công
việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi
người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…
 Một số DN phân thành 2 bản tiêu chuẩn thực
hiện công việc và bản yêu cầu công việc

• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ

thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu
về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành
các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả
công việc.
• Nội dung:
- Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần…);
- Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách
hàng…).
• Bản yêu cầu của công việc với người thực
hiện liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với
người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh
nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào
tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể
lực; và các yêu cầu cụ thể khác.
• Nội dung:
- Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức
khỏe, hình thức…);
- Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh
nghiệm…)
 PTCV là cơ sở của hầu hết HR?

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Hình thành
BẢN TIÊU CHUẨN
BẢN MÔ TẢ CÔNG
VÀ YÊU CẦU CÔNG
VIỆC
VIỆC

So sánh, đối chiếu

CÔNG VIỆC THỰC TẾ

ĐÁNH GIÁ LƯƠNG

TUYỂN DỤNG ĐÀO TẠO
HIỆU QUẢ THƯỞNG
12
 Giới thiệu các biểu mẫu trong
phân tích công việc

8/23/2021 ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM

 3.4. Nội dung, quy trình phân tích công việc

1. Mục đích, Quyết định thu thập thông tin, dữ liệu?.

Hình thức thu thập
2. Thu thập các thông tin cơ bản về mục đích, yêu cầu,
chức năng, quyền hạn của DN, dòng công việc, mô tả
công việc…
3. Chọn lựa các phần việc, vị trí đặc trưng, các điểm
then chốt để thực hiện phân tích công việc
4. Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập
thông tin phân tích công việc
5. Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin
6. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn
công việc

8/23/2021 ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM

 BẢN MÔ TẢ CV
NGUỒN THÔNG TIN Các trách nhiệm, quyền hạn,
Người phân tích công nhiệm vụ
việc Các quyền lợi, nghĩa vụ
Người quản lý trực tiếp THÔNG TIN VỀ CV
Người Lao động Điều kiện, lịch… làm
Nhà cung cấp việc CHỨC NĂNG HRM
Các tiêu chuẩn thực Tuyển dụng
hiện Đào tạo phát triển
Phương pháp làm việc Đánh giá hiệu quả
CÁC PHƯƠNG PHÁP Lương, thưởng
THU THẬP THÔNG Các kiến thức cần thiết
TIN Phẩm chất cần thiết
Máy móc, công cụ..
Phỏng vấn
Các công việc cần làm
Bảng câu hỏi Hành vi BẢN TIÊU CHUẨN CV
Quan sát Những yêu cầu (giáo Các đòi hỏi về kỹ năng
Nhật ký công việc dục, kinh nghiệm…) Các đòi hỏi về kiến thức
Ghi chép sự kiện Các đòi hỏi về thể chất
quan trọng Các năng lực cần thiết
Hội thảo chuyên gia
…
 3.4. Nội dung, quy trình phân tích công việc

• Mục đích, xác định các công việc cần phân

tích
- Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình
phân tích công việc lần đầu tiên được tiến hành.
- Khi xuất hiện các công việc mới.
- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội
dung do kết quả của các phương pháp mới, các
thủ tục mới hoặc công nghệ mới.
- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất
cả các công việc
 3.4. Nội dung, quy trình phân tích công việc

• Lựa chọn các phương pháp thu thập thông

tin
- Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
thích hợp với mục đích của phân tích công việc;
- Thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản
câu hỏi cần thiết.
 3.4. Nội dung, quy trình phân tích công
việc
• Tiến hành thu thập thông tin
Có thể sử dụng một trong 3 đối tượng sau đây:
- Người chuyên trách làm nhiệm vụ phân tích
công việc;
- Người quản lý trực tiếp;
- Chính bản thân người thực hiện công việc.
 3.4. Nội dung, quy trình phân tích công
việc
• Sử dụng thông tin thu thập được vào các
mục đích của phân tích công việc
- Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công
việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và ứng
dụng các bản trên vào các hoạt động quản trị nhân
lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định
nhu cầu đào tạo…
 3.5. Các phương pháp thu thập thông tin
3.5.1. Phỏng vấn trong thu thập thông tin công việc
3.5.2. Bảng câu hỏi
3.5.3. Quan sát tại nơi làm việc
3.5.4. Nhật ký làm việc
3.5.5. Ghi chép sự kiện quan trọng
3.5.6. Hội thảo chuyên gia

(Sinh viên xem sách giáo khoa các biểu mẫu về mô tả công
việc, tiêu chuẩn công việc)
 3.5.1. Phương pháp phỏng vấn

• Hỏi trực tiếp những người lao động thực hiện

công việc. Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin
thu thập được.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc mà
người nghiên cứu khó quan sát (người quản lý,
chuyên môn, kỹ thuật…).
• Ưu/ nhược điểm: Tìm hiểu sâu về công việc.
Tốn thời gian.
 3.5.2. Phương pháp sử dụng bảng câu hỏi

• Thiết kế bảng hỏi: Đưa bảng hỏi tới người lao

động mà ta cần thu thập thông tin. Người trả lời
bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi. Tổng hợp số liệu
và thông tin.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công
việc.
• Ưu/ nhược điểm: Nhanh, tiết kiệm chi phí. Ít
chính xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao
 3.5.3. Phương pháp quan sát tại nơi làm việc

• Quan sát quá trình làm việc. Ghi lại đầy đủ các
hoạt động lao động theo trình tự thực hiện. Chỉ
thích hợp với những công việc giản đơn, lao
động chân tay, không đòi hỏi kỹ năng cao.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc
làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất.
• Ưu/ nhược điểm: Thông tin phong phú và thực
tế. Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan.
 3.5.4. Ghi chép sự kiện quan trọng

• Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực

hiện công việc cuả những người lao động làm
việc có hiệu quả và những người lao động làm
việc không có hiệu quả.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí
công việc.
• Ưu/ nhược điểm: Thích hợp trong việc mô tả
các công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực
hiện công việc. Tốn thời gian, hạn chế xây dựng
hành vi trung bình
 3.5.5. Nhật ký công việc

• Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động

của mình để thực hiện công việc. Đối tượng áp
dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc.
• Ưu/ nhược điểm: Thu được các thông tin theo
sự kiện thực tế. Độ chính xác của thông tin bị
hạn chế. Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và
nhất quán.
 3.5.6. Hội thảo chuyên gia

• Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để

thảo luận về những công việc cần tìm hiểu.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí
công việc mới mà các phương pháp trên không
thu thập được thông tin.
• Ưu nhược điểm: Bổ sung các thông tin cần
thiết. Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan.
 Phối hợp các phương pháp
thu thập thông tin
 Không có một phương pháp tối ưu
 Tùy thuộc vào tình huống, hoàn cảnh cụ thể, mục đích
phân tích, những ràng buộc về thời gian và tiền bạc để tiến
hành phân tích công việc, phối hợp các phương pháp khác
nhau.
Ví dụ:
 Nhân viên văn phòng: bảng câu hỏi, phối hợp với phỏng
vấn và quan sát
 Sản xuất: phỏng vấn với quan sát.

27
 Câu hỏi

• Thiết kế công việc là gì?. Nội dung thiết kế công

việc
• Vai trò, nhiệm vụ của nhân viên trong quá trình
phân tích công việc và thiết kế công việc?

8/23/2021 ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM

 3.6. Tình huống chương 3

• Bài 6 và bài 7 trong Câu hỏi và Bài tập

8/23/2021 ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM