ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA VĂN HÓA VÀ DU LỊCH

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

VŨNguyễn Văn A
THỊ NGỌC MAI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH QUỐC TẾ HỌC

NƠI THỰC TẬP: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN

TRUYỀN THÔNG THÀNH PHỐ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2023

 TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA VĂN HÓA VÀ DU LỊCH

(Trang bìa phụ)

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH QUỐC TẾ HỌC

NƠI THỰC TẬP: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN

TRUYỀN THÔNG THÀNH PHỐ

Nguyên
Họ và tên sinh viên: VŨ Văn
THỊ NGỌC A
MAI

Lớp, khóa, ngành: DQT1193, Khóa 19, Ngành Quốc tế học

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Văn Đồng

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2023

3
4
 5

MỤC LỤC

LỜI TRI ÂN........................................................................................................6

PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................7
NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÁO CÁO THỰC TẬP….......................................8
PHẦN 1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN/DOANH NGHIỆP......................................8
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ……………………………………………8
1.2 Lĩnh vực đã và đang hoạt động....................................................................10
1.3 Định hướng hoặc chiến lược phát triển trong tương lai...............................11
1.4 Chức năng nhiệm vụ của đơn vị trực thuộc.................................................12
PHẦN 2. GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP.........................................15
2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự.....................................................................15
2.2 Chức năng………………………............................................................... 15
2.3 Nhiệm vụ….................................................................................................16
2.4 Đặc điểm tính chất công việc……………………………………….…….19
PHẦN 3. GIỚI THIỆU VỀ LĨNH VỰC THỰC TẬP.......................................20
3.1 Giới thiệu tổng qquan về lĩnh vực hoạt động của đơn vị thực tập………...20
3.2 Đánh giá môi trường hoạt động của ngành đang thực tập.......................... 21
PHẦN 4. GIỚI THIỆU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP..........................................24
PHẦN 5. KẾT QUẢ THỰC TẬP…………………………………………….33
5.1 Về kiến thức………………………………………………………………33
5.2 Về kĩ năng……………………………………………………………...…33
5.3 Về nhận thức…………………………………………………………...…35
5.4 Về kinh nghiệm…………………………………………………………...35
KẾT LUẬN.......................................................................................................36
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................38
 6

LỜI TRI ÂN

Theo chỉ đạo của Nhà trường và được sự đồng ý của Công ty Cổ phần Phát triển
Truyền thông Thành phố, em đã thực tập tại công ty trong vòng 9 tuần theo đúng nội
dung kế hoạch.
Thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành phố là cơ
hội để em được áp dụng những kiến thức tích lũy được trong suốt 4 năm đại học vào
thực tế và trau dồi thêm các kỹ năng hữu ích khác cho công việc. Tuy thời gian thực
tập chỉ vỏn vẹn 9 tuần ngắn ngủi, nhưng trong quá trình thực tập, em đã học hỏi được
nhiều kinh nghiệm và được va chạm nhiều khía cạnh trong lĩnh vực Truyền thông – Sự
kiện.
Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Hiệu Trường Đại
học Sài Gòn, quý thầy cô khoa Văn Hóa và Du Lịch đã xây dựng môi trường học tập lý
tưởng, tận tâm giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý báu cho em. Đặc biệt, em
xin cảm ơn thầy Nguyễn Văn Đồng - người đã tận tình hướng dẫn, chỉnh sửa giúp em
hoàn thành bài báo cáo này.
Em cũng xin gửi lời cám ơn chân thành đến anh Ngô Thanh Duy – Người
hướng dẫn và chỉ dạy nhiệt tình cho em trong suốt quá trình thực tập, luôn tạo mọi điều
kiện thuận lợi để hỗ trợ và luôn truyền đạt kinh nghiệm để em có được những trải
nghiệm thực tế đáng giá, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cũng như kiến thức chuyên môn
để hoàn thành tốt kỳ thực tập và có thể viết lên bài báo cáo cuối kỳ này.
Em xin chân thành cảm ơn!

TP. Hồ Chí Minh, ngày 16 tháng 8 năm 2023

 7

PHẦN MỞ ĐẦU
Cùng với quá trình nỗ lực học tập 4 năm trên giảng đường Đại học, thời gian
thực tập thực sự có ý nghĩa, đóng vai trò không nhỏ với sự trưởng thành của sinh viên
và cơ hội nghề nghiệp sau này. Thực tập là quá trình làm quen và luyện tập, áp dụng
những kĩ năng và kiến thức được học từ chương trình đạo tạo vào thực tiễn công việc.
Thực tập là cơ sở giúp sinh viên nhận biết được các điểm mạnh của bản thân và điểm
yếu cần khắc phục trong quá trình làm việc của mình, từ đó có thể xây dựng phương
pháp làm việc hiệu quả cho bản thân. Thực tập giúp cho sinh viên nâng cao và hoàn
thiện kĩ năng mềm, thông qua các hoạt động giao tiếp, ứng xử, thuyết trình hay làm
việc nhóm trong khi thực tập công sở, sinh viên sẽ dần dần trau dồi và rèn luyện, hoàn
thiện kỹ năng mềm bản thân bởi kỹ năng mềm sẽ là nhân tố quan trọng giúp sinh viên
có nhiều cơ hội việc làm, phát triển sau này. Hơn nữa đây là cơ hội để sinh viên được
trải nghiệm trong môi trường làm việc thực tế, có thêm điều kiện phát triển, tạo thêm
nhiều mối quan hệ mới.
Việc làm báo cáo thực tập giúp sinh viên tổng hợp lại các kiến thức đã được trải
nghiệm trong suốt quá trình thực tập tại đơn vị thực tập. Nội dung của báo cáo thực tập
tốt nghiệp bao gồm giới thiệu doanh nghiệp thực tập (tìm hiểu về lịch sử hình thành và
phát triển cùng các định hướng trong tương lai của đơn vị thực tập), giới thiệu về sơ đồ
tổ chức bộ máy nhân sự của doanh nghiệp cũng như đặc điểm và tính chất công việc)
và gồm cả những đề xuất, đánh giá của bản thân đối với lĩnh vực đã thực tập. Sau cùng
là những bài học sau quá trình thực tập của sinh viên (kiến thức, kỹ năng, nhận thức và
kinh nghiệm).
Thông qua báo cáo thực tập tốt nghiệp phản ánh quá trình thực tập, học hỏi và
tích lũy kiến thức, kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến chuyên ngành, sinh
viên sẽ có được góc nhìn tổng quan đối với nghề nghiệp, những yêu cầu thực thế và
những tình huống có thể xảy ra trong quá trình làm việc, theo đó sẽ có hoạch định về
những công việc sẽ làm, những dự định của mình trong tương lai tốt hơn.
 8

NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÁO CÁO THỰC TẬP

PHẦN 1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN/DOANH NGHIỆP
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Được thành lập từ năm 2011, Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành
Phố gồm các lĩnh vực đa dạng ngành tại Thành phố Hồ Chí Minh như: quảng cáo, thi
công và lắp đặt băng rôn, treo cờ phướn, bất động sản, du lịch, khách sạn nhà hàng và
có kinh nghiệm tổ chức hội nghị, sự kiện truyền thông đa dạng,...
Bên cạnh đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp lành nghề, công ty không ngừng tìm
tòi, cập nhật những thiết bị máy móc, công nghệ hiện đại nhất để tối ưu sản xuất, đáp
ứng mọi nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành Phố hướng đến là một doanh
nghiệp hàng đầu cho sự lựa chọn của khách hàng . Chính vì vậy, công ty luôn hoạt
động và phát triển dựa trên nền tảng sau:
Tầm nhìn của công ty:
Thứ nhất, công ty luôn luôn nỗ lực để trở thành đơn vị cung cấp các sản phẩm
và dịch vụ về truyền thông hàng đầu Việt Nam.
Thứ hai, công ty hướng đến trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và
sản phẩm đa dạng, chất lượng tốt nhất cho khách hàng. Bắt kịp những xu hướng,
phương thức tổ chức sự kiện, cách thức truyền thông hiện đại.
Thứ ba, thực thi trách nhiệm xã hội luôn song hành cùng với các mục tiêu kinh
doanh, lấy uy tín và sự tôn trọng khách hàng làm sứ mệnh trọng tâm.
Sứ mệnh của công ty:
Công ty luôn lấy phương châm đặt mình vào yêu cầu, mong muốn của khách
hàng làm trọng tâm, cùng với thái độ làm việc nhiệt tình, chuyên nghiệp và trách
nhiệm cao. Nhờ đó, công ty đã và luôn tạo được uy tín và niềm tin với khách hàng.
Hoạt động với khẩu hiệu “sẵn sàng làm việc” theo tiêu chuẩn quốc tế, năng
động, nhiệt tình, có tinh thần, trách nhiệm cao.
 9

Giá trị cốt lõi của công ty:

Chuyên nghiệp:
Am hiểu rõ về thị trường và thị hiếu khách hàng để vạch ra kế hoạch quảng cáo
phù hợp, hiệu quả cao nhất.
Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành Phố đề cao từng dịch vụ của
mình, hiểu về tổ chức sự kiện truyền thông, quảng cáo ngoài trời thông qua việc tư vấn
miễn phí hiệu quả, kịp thời, hỗ trợ khách hàng nhanh nhất, tốt nhất có thể.. để tiết kiệm
tối đa nhất chi phí cho khách hàng, đồng thời đạt hiệu quả cao nhất về công việc.
Tận tâm: Giữ tâm thế “làm hết sức” và “làm tốt nhất” để có kết quả tốt nhất
trong công việc. Đội ngũ nhân viên trẻ trung, chuyên nghiệp, năng động và đầy nhiệt
huyết.
Uy tín: Chữ tín, chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu. Sẵn sàng chia sẻ quan
điểm cá nhân, lắng nghe, thương thảo với khách hàng về vấn đề gặp phải để cùng nhau
giải quyết một cách tốt nhất.
Đúng quy trình, đúng thủ tục: Sẵn sàng chia sẻ, kết nối với những người xung
quanh, với cộng đồng, xã hội. Có mối quan hệ đáng tin cậy với các cơ quan chính
quyền từ bộ, ngành đến các cơ quan cấp tỉnh, quận/huyện…để luôn thực hiện đúng
pháp luật và hoàn thành giấy tờ pháp lý chuẩn nhất với thời gian nhanh nhất.
Phân khúc khách hàng: đối tác của khách hàng đa phần là các doanh nghiệp,
các tổ chức hay các cá nhân có nhu cầu đưa tên tuổi/danh tiếng của mình đến với công
chúng rộng rãi hơn. Một số đối tác của công ty như: Ngân hàng Thương mại Cổ phần
Á Châu, Công ty Cổ phần Hàng không Vietjet, Công ty TNHH Exporum Vietnam,
Công ty Cổ phần Du lịch Văn hóa Suối Tiên, Công ty Du lịch TransViet, Tourist
Service and Trading Corp, Du lịch Vina Group,...
Các kênh truyền thông: Cung cấp dịch vụ trực tiếp; Tài trợ; Marketing; tham
gia vào hiệp hội Hội Quảng cáo Thành phố Hồ Chí Minh; Tham gia hội thảo, chuyên
đề của quận/thành phố thường xuyên.
Cơ cấu chi phí:
Chi phí nhân sự: Lương, thưởng và các khoản phụ cấp.
Chi phí khách hàng: Chăm sóc khách hàng.
 10

Chi phí truyền thông.

Quy trình làm việc:
Tiếp nhận thông tin: Nhận thông tin từ khách hàng, đi xem thực địa, và đưa ra
phương án đề xuất.
Gửi báo giá: Gửi khách hàng bảng báo giá đầy đủ các chi phí
Ký hợp đồng: Lên hợp đồng và đưa khách hàng ký.
Thiết kế theo yêu cầu: Lên bảng thiết kế/ kế hoạch sự kiện theo yêu cầu của
khách hàng.
Triển khai chương trình: Lên kế hoạch, tiến hành thực hiện chương trình, sự
kiện.
1.2 LĨNH VỰC ĐÃ VÀ ĐANG HOẠT ĐỘNG

Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành Phố là đơn vị chuyên cung cấp
các dịch vụ về tổ chức sự kiện (bao gồm các sự kiện liên quan đến hình ảnh của doanh
nghiệp, xúc tiến thương mại hay các chương trình khuyến mãi; Những buổi hội thảo
họp mặt, hội nghị giao lưu, bàn bạc chuyên đề; Những đêm hòa nhạc, lễ hội, các buổi
trình diễn âm nhạc, thời trang; Sự kiện văn hóa, sự kiện thể thao hoặc sự kiện của
Đảng và Nhà nước, …) đáp ứng các xu hướng truyền thông và quảng cáo cho khách
 11

hàng trên toàn quốc, đặc biệt là Thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, Tây
Ninh và các tỉnh miền Tây Nam Bộ.
Tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ kỉ niệm, tổ chức gala
dinner, tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ khởi
công, tổ chức tiệc cưới, tổ chức year end party,...
Đối tác của doanh nghiệp không chỉ là các đơn vị trong nước mà còn liên kết
quốc tế với nhiều đơn vị nước ngoài như: Hàn Quốc, Nhật Bản, Thái Lan, Đài Loan,…
trong các dự án truyền thông, triển lãm quốc tế, quảng bá thương hiệu tại Việt Nam.
Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành Phố hướng đến là sự lựa chọn hàng
đầu, đúng đắn, là người đồng hành đáng tin cậy tạo nên những sự kiện chuyên nghiệp,
nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp của đối tác trong và ngoài nước.
Một số chƣơng trình đã thực hiện:

Các sự kiện mà công ty đã thực hiện

1.3 ĐỊNH HƢỚNG HOẶC CHIẾN LƢỢC PHÁT TRIỂN TRONG TƢƠNG
LAI
Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành phố hoạt động với tôn chỉ
“luôn hướng về khách hàng” cho nên những định hướng mà công ty đưa ra luôn phù
hợp với nhu cầu của khách hàng.
 12

Thứ nhất, công ty luôn cho khách hàng biết rõ ràng ai sẽ là người tổ chức tổ
chức sự kiện cho khách hàng. Quan trọng nhất, ai là người thiết kế ý tưởng, tổ chức sự
kiện đó. Việc này cũng giúp khách hàng nắm bắt được tiến trình của sự kiện một cách
rõ ràng hơn
. Công ty muốn tự khách hàng trải nghiệm và đánh giá dịch vụ của mình thay vì
phô trương những sự kiện đã từng làm cho những tên tuổi, thương hiệu lớn để làm
thước đo để đánh giá khả năng và kinh nghiệm của công ty.
Thứ hai, công ty hướng đến những ý tưởng mang tính khả thi. Thông thường
khách hàng thường muốn sự kiện của mình có ít nhất vài điểm nhấn, vài ý tưởng đột
phá, gây ấn tượng nên họ dành điểm cộng cho những công ty đem đến những ý tưởng
tổ chức độc đáo. Tuy vậy, thực tế đã cho thấy nhiều ý tưởng hào nhoáng đã biến thành
hiện thực một cách đáng thất vọng hơn người ta trông đợi. Do đó, công ty hướng khách
hàng nên chọn những ý tưởng có thể kiểm soát về mức độ an toàn cũng như tính khả
thi, hơn là những ý tưởng quá bay bổng, đôi khi có chút “ngông”.
Thứ ba, công ty sẵn sàng trau dồi và phát triển kỹ năng xử lý tình huống, ứng
phó tốt với mọi tình huống không mong đợi xảy đến. Bởi công ty hiểu rõ kinh nghiệm
và khả năng xoay sở tốt sẽ cung cấp cho khách hàng nhiều trải nghiệm thú vị, đáng
nhớ, được khách hàng ghi nhận và tin tưởng.
Thứ tư, báo giá rõ ràng và hợp lý. Công ty hiểu rõ báo giá cũng có thể nói lên
nhiều điều. Một báo giá có tổng chi phí thấp không phải là lựa chọn khôn ngoan, mà
một báo giá có mức giá hợp lý mới nên là lựa chọn hàng đầu của khách hàng. Một báo
giá chi tiết, lường trước cả những tình huống mà nhiều người không nghĩ đến thể hiện
sự chu đáo của công ty, còn một báo giá sơ sài nói lên sự bất cẩn, không chuyên
nghiệp hoặc thiếu chuyên nghiệp của công ty đó.
1.4 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
1.4.1 Chức năng củ ộ phận thi t sự kiện
Bộ phận thiết kế sự kiện có vai trò giám sát các dự án thiết kế và sáng tạo khác
nhau của công ty. Các thành viên thuộc phòng thiết kế phối hợp công việc với nhau để
hình ảnh hóa các đối tượng trước khi đưa vào tổ chức sự kiện hay thi công các sản
phẩm để quảng cáo. Để việc đưa quyết định sau cùng của khách hàng trở nên dễ dàng
 13

và nhanh chóng hơn, phòng thiết kế sẽ triển khai các ý tưởng thành những hình ảnh
trực quan và sinh động nhất. Doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể kiểm soát
được hiệu quả của các dự án nhờ có các chi tiết và từng hạng mục nhỏ được thiết kế
sẵn.
Chức năng chính của bộ phận thiết kế sự kiện là tư vấn cho các nhà quản lý sự
kiện các vấn đề liên quan đến công tác thi công, lắp đặt, tháo dỡ sự kiện. Bên cạnh đó,
phòng thiết kế còn là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và quản lý công tác
thi công trước, trong và sau sự kiện.
1.4.2 Nhiệm v củ ộ phận thi t sự kiện
Thứ nhất, bộ phận thiết kế đưa ra kiến nghị, đề xuất để thể hiện các ý tưởng
thiết kế thành các hình ảnh trực quan. B ng năng lực và sự am hiểu về lĩnh vực thiết kế
sự kiện, phòng thiết kế sẽ đưa ra các ý tưởng để hiện thực hóa yêu cầu của khách hàng
cho sự kiện cụ thể. Điều này đòi hỏi người quản lý bộ phận thiết kế phải có năng lực
cốt lõi vững chắc và các thành viên của phòng sự kiện phải có đầu óc sáng tạo tốt và
khả năng tổ chức công việc hiệu quả.
Thứ hai, điều hành, tổ chức việc thực hiện công tác thiết kế sự kiện
Khi tiếp nhận các nhiệm vụ công việc từ ban quản lý, phòng thiết kế sự kiện sẽ phối
hợp với các bộ phận có liên quan để tính toán ngân sách và xác định phương án thi
công sự kiện tốt nhất, đảm bảo dự án có lời. Phòng thiết kế cần sắp xếp, tổ chức và
giao nhiệm vụ cho đội ngũ nhân sự để đảm bảo đúng tiến bộ và chuyên môn công việc.
Thứ ba, truyền đạt và cung cấp thông tin dự án thiết kế rõ ràng, đầy đủ
Thực hiện việc truyền thông và cung cấp thông tin trong nội bộ phòng thiết kế một
cách rõ ràng, xuyên suốt trong quá trình triển khai công việc. Các thông tin có liên
quan đến công việc cần được tổng hợp và truyền tải b ng các phương thức thích hợp.
Việc phản hồi các thông tin cần được thực hiện một cách liên tục và chính xác. Tiếp
nhận thông tin phản hồi của khách hàng từ các bộ phận khác, xem x t và tìm ra cách
tốt nhất để truyền tải thông tin đến nhóm phụ trách việc thiết kế. Ngoài ra, phòng thiết
kế còn tham gia xây dựng các chính sách chiến lược trong việc tổ chức và quản lý công
việc của phòng. Khi doanh nghiệp ban hành các chính sách mới, trưởng phòng thiết kế
có nhiệm vụ truyền tải đầy đủ thông tin đến toàn bộ nhân viên thiết kế của phòng.
 14

Thứ tư, tìm hiểu và nắm bắt xu hướng thị trường để sự kiện trở nên nổi bật và
theo kịp với xu hướng chung. Ngoài những hiểu biết về thiết kế sự kiện và quy trình
thực hiện, bộ phận thiết kế sự kiện còn phải có những hiểu biết nhất định liên quan đến
lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Để làm được điều này, phòng thiết kế sự kiện cần
tiến hành khảo sát các đánh giá trực tuyến, nghiên cứu thị hiếu người tiêu dùng hay sử
dụng các báo cáo khảo sát và nghiên cứu thị trường. Với những kiến thức này, phòng
thiết kế sự kiện có thể xem x t và đánh giá các dự án sắp thực hiện một cách chính xác
nhất, từ đó có phương án hiệu quả, đảm bảo phù hợp với thị trường mà vẫn có sự khác
biệt so với đối thủ cạnh tranh.
 15

PHẦN 2. GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP

2.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY NHÂN SỰ

Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự của công ty

2.2 CHỨC NĂNG
Chức năng của phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh giữ vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối các sản phẩm,
dịch vụ của công ty đến tay người tiêu dùng b ng cách áp dụng rất nhiều phương thức
khác nhau. Đồng thời giữ vai trò tham mưu cho Ban Giám đốc và phối hợp với các bộ
phận, phòng ban khác trong công ty như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng tài
chính… để xây dựng các chiến lược kinh doanh nh m gia tăng doanh số, lợi nhuận,
giúp công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh.
Phòng kinh doanh có chức năng chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển
các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có
để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát
triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
 16

Để công ty phát triển thì phòng kinh doanh cần có phương án phát triển nguồn
khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan
hệ với khách hàng hiện có.
Phòng kinh doanh còn hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề liên
quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như
là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh,
liên kết
2.3 NHIỆM VỤ
Nhiệm v của phòng kinh doanh
Thứ nhất, xây dựng kế hoạch kinh doanh
Bộ phận kinh doanh xác định các mục tiêu và tầm nhìn của việc đưa dịch vụ/sản
phẩm đến khách hàng. Các mục tiêu thường là khối lượng dịch vụ sẽ đem đến cho
khách hàng trong mỗi quy, mỗi tháng, mỗi năm,...
Kế hoạch kinh doanh bao gồm các chi tiết như lịch sử hình thành và phát triển,
mục tiêu và tầm nhìn của công ty, cấu trúc đội ngũ, thị trường mục tiêu, quy trình bán
hàng, các công cụ và nguồn lực. Chi tiết hóa quy trình bán hàng là cần thiết khi lập kế
hoạch kinh doanh.
Quy trình bán hàng bao gồm các bước mà bộ phần này phải tuân theo để xác
định khách hàng tiềm năng nh m chốt giao dịch. Quy trình bán hàng có cấu trúc tốt sẽ
cải thiện chuyển đổi và kết thúc giao dịch. Nó cũng hoạt động như một hướng dẫn cho
các đại diện bán hàng. Cụ thể hơn là giúp họ cung cấp những trải nghiệm độc đáo cho
khách hàng tiềm năng.
Thứ hai, tìm kiếm và nghiên cứu khách hàng
Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm tìm nguồn cung ứng dịch vụ và xác định
các khách hàng tiềm năng ở giai đoạn đầu. Tìm nguồn cung ứng bao gồm nghiên cứu
trực tuyến trên các trang web khác nhau, tham dự các sự kiện hoặc hội nghị trong
ngành hoặc yêu cầu giới thiệu từ khách hàng hoặc đồng nghiệp hiện tại.
Khi phòng kinh doanh đã xác định được các khách hàng tiềm năng họ sẽ liên hệ
với khách hàng thông qua telesale, email hoặc các phương tiện khác, nhân viên kinh
doanh nỗ lực và tìm nhiều cách khác nhau để tiếp cận với khách hàng.
 17

Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện là một cá nhân được xác định có thể đáp
ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Ngoài ra, họ còn có khả năng trở thành một phần
trong hành trình của người mua.
Để xác định điều này, nhân viên kinh doanh sử dụng sở thích của người dùng, ý
định mua, quy mô công ty và số lượng nhân viên hoặc vai trò trong công ty. Tương tự,
đại diện phát triển bán hàng chịu trách nhiệm về bước này trong quy trình bán hàng.
Thứ ba, xử lý, giám sát và báo cáo các vấn đề kinh doanh.
Một chức năng nhiệm vụ quan trọng khác của phòng kinh doanh là xử lý, giám
sát và báo cáo các vấn đề kinh doanh. Bộ phận này chịu trách nhiệm đưa ra hoạt động
kinh doanh mới, quảng cáo chiêu hàng và hoàn thành một thương vụ bán hàng. Các cá
nhân chịu trách nhiệm về quy trình này viết đề xuất, tạo bản trình bày hoặc chạy trình
chiếu để thuyết phục khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng đầu cuối.
Do sự phức tạp của các cuộc thảo luận, bộ phận kinh doanh chỉ dành chúng cho
những khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn. Họ làm cho mỗi bài thuyết trình phù hợp
với từng khách hàng tiềm năng, theo mong muốn và nhu cầu của họ.
Khi khách hàng tiềm năng chấp nhận đề xuất của họ, họ sẽ thương lượng các
điều khoản và kết thúc giao dịch. Những vấn đề kinh doanh này có thể bao gồm trả lời
các câu hỏi phức tạp từ khách hàng tiềm năng, xử lý phản hồi, giải quyết các thách
thức bán hàng hoặc trình bày sản phẩm. Các cá nhân đảm nhận các trách nhiệm này là
các chuyên gia bán hàng. Họ là những người có kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm
về ngành hàng cũng như các sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp.
Thông qua các câu hỏi và phản hồi của khách hàng tiềm năng, họ có thể điều
chỉnh các sản phẩm của công ty để phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Thứ tư, xây dựng mối quan hệ khách hàng
Cuối cùng, phòng kinh doanh còn có trách nhiệm xây dựng và duy trì mối quan
hệ với khách hàng. Họ giải quyết các khiếu nại, ghi lại các vấn đề phức tạp và gửi đến
các cơ quan có thẩm quyền thích hợp để giải quyết. Điều này còn phù thuộc vào mối
quan hệ giữa các phòng ban trong công ty.
 18

Họ cũng gia hạn đăng ký với khách hàng hiện tại. Họ xác định các cơ hội bán
hàng khác và quảng cáo chiêu hàng cho khách hàng để tiếp tục được bảo trợ và tăng
lợi nhuận kinh doanh.
Mối quan hệ khách hàng tuyệt vời sẽ dẫn đến các cơ hội bán hàng bán tiềm
năng dựa trên tệp khách có sẵn hay lời giới thiệu từ phía đối tác
Nhiệm v của phòng pháp ch - k hoạch-sự kiện
Quản lý các hoạt động của bộ phận pháp chế, phân công công việc cho nhân
viên, hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên pháp chế trong quá trình làm việc và chịu trách
nhiệm về kết quả công việc của bộ phận.
Tham mưu, tư vấn cho ban lãnh đạo các vấn đề pháp lý trong hoạt động đầu tư
cũng như kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
Đề xuất biện pháp giải quyết và hướng dẫn các thủ tục pháp lý liên quan đến
hoạt động đầu tư, xử lý tranh chấp, kiện tụng, các vấn đề phát sinh khi thực hiện các
giao dịch kinh tế,…
Chuẩn bị các tài liệu, văn bản, hợp đồng kinh tế và thẩm định tính pháp lý của
chúng trước khi trình cho ban lãnh đạo ký duyệt và ban hành.
Thực hiện các hồ sơ, thủ tục liên quan đến việc thành lập thay đổi, đăng ký nhãn
hiệu mới,… cho doanh nghiệp.
Quản lý, đảm bảo tính bảo mật cho các văn bản, tài liệu và hồ sơ pháp lý của
doanh nghiệp theo đúng quy định.
Tham gia xây dựng hệ thống nội quy, quy định, quy trình trong doanh nghiệp và
các văn bản nội bộ khác, đảm bảo chúng tuân thủ tốt nhất các quy định của pháp luật
trong kinh doanh, an toàn lao động và sử dụng lao động.
Tìm hiểu, nghiên cứu các thay đổi mới nhất về pháp luật và cập nhật cho các bộ
phận, phòng ban trong công ty.
Hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề liên quan đến pháp lý; lập báo cáo công
việc theo quy định và khi có yêu cầu của ban giám đốc.
Nhiệm v của phòng CNCNV
Sắp xếp bố trí các buổi tổ chức Hội nghị, lớp học, họp nội bộ của các đơn vị;
nghiên cứu đề xuất các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc.
 19

Kiểm tra, kiểm soát hoạt động nhà ăn tập thể, tham mưu tổ chức chọn thầu bữa
ăn giữa ca, bảo đảm chất lượng bữa ăn hợp vệ sinh, góp phần giữ gìn sức khỏe cho
CBCNV.
Mua sắm, bảo quản, phân phối vật dụng, hàng hóa phục vụ tiếp tân, hội nghị do
Công ty tổ chức. Quản lý và sử dụng vật tư, tài sản, kinh phí được giao đúng mục đích,
hiệu quả và tiết kiệm. Tích cực tham gia các Phong trào thi đua, phát huy sáng kiến và
luôn luôn cải tiến đổi mới để nâng cao hiệu quả hoạt động của các Phòng.
2.4 ĐẶC ĐIỂM, TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC
Bộ phận kinh doanh liên kết trực tiếp giữa sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty
với khách hàng. Một phòng kinh doanh được đào tạo bài bản sẽ làm được nhiều việc
hơn là bán hàng. Nhân viên kinh doanh giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng
tiềm năng.
Hơn nữa, một nhân viên kinh doanh lành nghề sẽ giúp xác định nhu cầu riêng
của khách hàng và đảm bảo r ng những nhu cầu đó được đáp ứng. Một chuyên gia bán
hàng được đào tạo chuyên sâu có khả năng thiết kế những lời chào bán cho từng khách
hàng dựa trên những tìm hiểu về nhu cầu của họ.
Ngoài ra, bộ phận kinh doanh thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp cũng như
giữ chân khách hàng. Một nhân viên kinh doanh chất lượng xây dựng mối quan hệ lâu
dài, liên tục với khách hàng của họ. Không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của các
mối quan hệ cá nhân trong kinh doanh.
Kết nối cá nhân khiến khách hàng cảm thấy có giá trị và khuyến khích họ trung
thành với công ty của bạn. Thêm vào đó, một khách hàng hài lòng sẽ giới thiệu thương
hiệu của bạn cho những người khác. Từ đó, danh tiếng của công ty sẽ được lan toả một
cách tự nhiên.
 20

PHẦN 3. GIỚI THIỆU VỀ LĨNH VỰC THỰC TẬP

3.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA NƠI THỰC
TẬP
Những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang trở thành ngành nghề hấp dẫn
và có chỗ đứng vô cùng vững chắc trên thị trường. Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực
hoạt động vô cùng đa dạng. Có thể nói, đây là một hoạt động ảnh hưởng khá lớn đến
các doanh nghiệp. Thông thường, sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh
của mình đến khách hàng.
Tổ chức sự kiện là hoạt động được thực hiện nh m mục đích phục vụ cho
những mảng PR, Marketing, Brading marketing. Điều này giúp gia tăng khách hàng,
nâng cao uy tín và hình ảnh của thương hiệu. Đôi khi, công việc tổ chức sự kiện cũng
hướng đến mục tiêu bán hàng, lễ kỷ niệm, hội họp hoặc tân niên, gala dinner. Tổ chức
sự kiện thường được tạo ra nh m thu hút sự chú ý từ cộng đồng và tệp khách hàng mục
tiêu mà sự kiện muốn hướng đến. Hoạt động này giống như một công cụ quan trọng
trong hoạt động quảng bá sản phẩm, thương hiệu và dịch vụ của doanh nghiệp. Nếu sự
kiện thuận lợi thành công sẽ tạo ra các tác động tích cực cho truyền thông. Ngược lại,
nếu thất bại, điều này sẽ khiến độ nhận diện của thương hiệu bị giảm sút trên thị trường.
Tổ chức sự kiện bao gồm khá nhiều lĩnh vực trong đời sống. Sự kiện có thể
mang ý nghĩa cá nhân hoặc ý nghĩa cộng đồng như là các sự kiện liên quan đến lĩnh
vực kinh doanh; các sự kiện liên quan đến nội bộ doanh nghiệp (tiệc tất niên, lễ kỷ
niệm thành lập công ty, sự kiện tri ân khách hàng,…); các sự kiện liên quan đến lĩnh
vực thể thao mang tính xã hội như: Thế Vận Hội, Sea games,…các sự kiện triển lãm,
trưng bày, giới thiệu sản phẩm; các sự kiện liên hoan, lễ hội mang tính cộng đồng; các
sự kiện nghệ thuật như: Hòa nhạc, nhạc kịch, hòa tấu; các sự kiện ra mắt phim ảnh, hội
nghị, hội thảo hoặc quảng bá thương hiệu sản phẩm.
Hầu hết những lĩnh vực hoạt động trên thị trường hiện nay như thể thao – giải
trí, thương mại - kinh doanh cho đến những chiến dịch công tác xã hội đều cần đến sự
trợ giúp của khâu tổ chức sự kiện để tiến hành thực hiện các buổi triển lãm, họp báo,
hội thảo,....
 21

Quy mô của sự kiện có quy mô khác nhau, có thể từ vài chục khán giả đến hàng
trăm, hàng nghìn, hàng triệu khán giả. Sự kiện có thể mang tính cá nhân hay những sự
kiện mang tính đoàn thể như của công ty, của tỉnh, quốc gia, quốc tế.
Tổ chức sự kiện bao gồm việc nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mục
tiêu, phân bổ, chỉ đạo, kiểm soát thời gian, tài chính, con người, sản phẩm, dịch vụ và
các nguồn lực khác để đạt được các mục tiêu của sự kiện được tổ chức. Để tổ chức
được một sự kiện thành công, để lại dấu ấn sâu sắc và thỏa mãn người tham dự thực sự
là một thử thách. Ngoài sức khỏe, kĩ năng, kiến thức, bạn còn phải vận dụng chất xám
để có thể lên ý tưởng, đàm phán- thương lượng với các bên, sắp xếp và xử lý các vấn
đề phát sinh. Với một nguồn tài chính hữu hạn và điều kiện cho phép, bạn phải tính
toán để ra được “sản phẩm sự kiện” tốt nhất.
3.2 ĐÁNH GIÁ MÔI TRƢỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA NGÀNH ĐANG THỰC
TẬP
Lĩnh vực tổ chức sự kiện là một trong những môi trường năng động nhất và
cũng áp lực nhất. Tuy nhiên, nhu cầu lao động chuyên môn cao của ngành nghề này
luôn là mảnh đất màu mỡ cho những người thực sự yêu thích thử thách, mong muốn
phát triển bản thân.
Về chính trị, Việt Nam là quốc gia có nền chính trị ổn định, chủ trương thực
hiện đường lối đối ngoại độc lập, tự chủ, rộng mở, đa dạng hóa, đa phương hóa quan
hệ quốc tế với phương châm “Việt Nam sẵn sàng là bạn và là đối tác tin cậy của tất cả
các nước trong cộng đồng thế giới; phấn đấu vì hòa bình, độc lập và phát triển”. Do
vậy, vai trò đối ngoại của Việt Nam trong đời sống ngoại giao quốc tế đã cải thiện rất
nhanh chóng theo chiều hướng tích cực và cần có các công ty chuyên tổ chức các sự
kiện về xúc tiến thương mại, kinh tế, văn hóa, xã hội,…
Về kinh tế, từ lâu, Việt Nam là một nước nông nghiệp lúa nước. Sau năm 1986,
với chính sách đổi mới, Việt Nam thiết lập mô hình “Kinh tế thị trường định hướng xã
hội chủ nghĩa” và Việt Nam chính thức trở thành thành viên của WTO, là những bước
ngoặt lớn trong tiến trình hội nhập thiết để đổi mới kinh tế và tạo ra các ngành có tính
cạnh tranh hơn. Các thành phần kinh tế được mở rộng và tạo điều kiện phát triển. Đặc
biệt, ngành du lịch và dịch vụ được xác định là một trong những ngành kinh tế chiến
 22

lược. Việt Nam có nhiều điểm du lịch nổi tiếng được du khách quốc tế đánh giá cao
như Sapa, Hạ Long, Hà Nội, Huế, Đà Nẵng, Bà Nà, Hội An, Nha Trang, Phan Thiết,
Vũng Tàu, Đà Lạt, Tp. Hồ Chí Minh, du lịch sông nước vùng đồng b ng sông Cửu
Long và các đảo như Cát Bà, Cù Lao Chàm, Côn Đảo, Phú Quốc….
Trong chiến lược phát triển du lịch Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm
2030, nhấn mạnh tầm quan trọng của du lịch dựa vào sự kiện ở Việt Nam nh m vào
các mục tiêu cơ bản: tạo lập hình ảnh tốt đẹp về đất nước, con người; xúc tiến, quảng
bá cho điểm đến du lịch; nh m gia tăng lượt khách du lịch, kéo dài thời gian lưu trú,
tăng chi tiêu của khách du lịch và thúc đẩy sự phát triển các ngành kinh tế khác của
điểm đến. Như vậy, trên tất cả các phương diện đều phản ánh những cơ hội lớn cho
lĩnh vực tổ chức sự kiện ở Việt Nam.
Về văn hóa, với bề dày lịch sử văn hóa hơn 4000 năm, sự hiện diện của 54 dân
tộc và quy mô dân số hơn 90 triệu dân, thị trường tổ chức sự kiện được đánh giá có
quy mô rất lớn. Bởi nó đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhiều thành phần trong xã hội:
Cộng đồng, chính quyền , các tổ chức, các đoàn thể, các tộc họ, các gia đình và cá
nhân. Đặc biệt, trong môi trường kinh doanh đầy biến động, sự kiện bắt đầu trở thành
kênh truyền thông được các doanh nghiệp chú ý khai thác ở Việt Nam. Vì nó giúp
doanh nghiệp tiếp cận và tác động trực tiếp đối tượng cần nh m đến. Đồng thời, với
nền kinh tế quốc gia đang ngày càng tăng trưởng, cùng với sự cải thiện đáng kể mối
quan hệ với các quốc gia, cảnh quan thiên nhiên nguyên sơ hữu tình, con người thân
thiện, mến khách, nền chính trị ổn định và chính sách ngoại giao tích cực, hứa hẹn sự
tăng trưởng mạnh và ổn định của lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Ngành công nghiệp tổ chức sự kiện đã và đang bùng nổ trong những năm gần
đây bởi vì những sự kiện mang tính trải nghiệm được cho là “tất cả” trong ngành dịch
vụ. Trải nghiệm của một sự kiện góp phần nâng cao hình ảnh một cá nhân, doanh
nghiệp thậm chí cả một quốc gia, thúc đẩy bán hàng, du lịch. Công chúng ngày càng
quan tâm nhiều hơn đến các sự kiện lớn nhỏ. Nhu cầu đối với nhân viên tổ chức sự
kiện, người điều phối, lập kế hoạch sự kiện... cũng vì thế mà tăng lên.
 23

Triển vọng của ngành tổ chức sự kiện

Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển mạnh mẽ, do
đó, trong những năm gần đây, nhu cầu nhân lực ngành tổ chức sự kiện đang ngày càng
tăng. Các cá nhân, tổ chức đều quan tâm đến hiệu quả của các sự kiện. Với lợi thế
nhiều cơ hội việc làm. môi trường làm việc năng động, đa văn hóa, được đi nhiều nơi,
tiếp xúc nhiều người, luôn có những điều mới mẻ, mức lương cạnh tranh là những
điểm hấp dẫn của ngành tổ chức sự kiện.
Có người từng nhận xét thế này “Tổ chức sự kiện chính xác là nghề của vinh
quang không ánh sáng. Phần lớn bạn nhận được niềm vui, từ những hôm setup chương
trình, tổng duyệt, đi sớm về khuya chứ không phải là những lúc xem chương trình.
Đừng để những hào nhoáng trên sân khấu hay thảm đỏ kia đánh lừa, vì đ ng sau chúng
là công sức vô cùng to lớn của anh em trong ekip sau một đêm thức trắng”.
 24

PHẦN 4. GIỚI THIỆU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Tuần 1
Công việc được giao: Tìm hiểu về các chương trình tổ chức sự kiện của công ty. Thực
hiện các công việc photocopy, in ấn phụ anh chị trong các phòng ban.
Yêu cầu: hiểu rõ cấu trúc và cơ chế hoạt động của máy in; Nắm được những thao tác
cơ bản trên máy photocopy (Màn hình cảm ứng; Phím Box; Phím Access: Khai báo
mật mã khi máy ở chế độ cài mật khẩu; Phím Fax/Scan; Phím Extra Scan; Phím Copy;
Phím Reset; Phím Stop; Phím Interrupt; Công tác nguồn phụ; Đèn báo Main Power;
Khung phím số,...)
Mức độ tiếp thu kiến thức, kỹ năng: tốt, có thể tự thực hành vào lần 2.
Tuần 2
Công việc được giao: Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, báo giá dịch vụ, kiểm tra chi tiết yêu
cầu bên khách hàng về sự kiện sắp tới.

Hợp đồng hợp tác giữa Công ty CP PTTTTP với Công ty CN MT Tiên Phong.
 25

Bảng báo cáo dịch vụ cho Công ty Cổ Phần Vàng Bạc Đá quý Phú Nhuận

Bảng báo giá dịch vụ cho Công ty TNHH Exporum Vietnam

Yêu cầu: Báo giá đúng sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng yêu cầu; Báo giá đầy đủ
thông tin về số lượng, yêu cầu kỹ thuật, thời gian giao hàng, giá cả và điều kiện thanh
 26

toán; Trình bày yêu cầu một cách rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu, cần sử dụng ngôn ngữ
chính xác, sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và không để lộ thông tin quan trọng của
bạn.
Mức độ tiếp thu kiến thức, kỹ năng: Tốt. Tuy nhiên, trong một số hạng mục mà khách
yêu cầu, chưa rõ quy trình thi công nên cần sụ hỗ trợ của ban quản lý.
Tuần 3
Công việc được giao: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc cấp trên và đóng góp ý
tưởng tổ chức sự kiện.
Yêu cầu: Tìm hiểu và nắm bắt được mong muốn của khách hàng cũng như những điểm
hạn chế của sự kiện (chẳng hạn như ngân sách, vi trí tổ chức sự kiện, khách mời thuộc
nhiều tôn giáo, sắc tộc, …). Ý tưởng đưa ra phải phù hợp với những yếu tố trên và phải
đáp ứng được thị hiếu của khách hàng, ý tưởng phải mang tính khả thi.
Mức độ tiếp thu kiến thức, kỹ năng: mức độ tiếp thu tốt. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn
chế về việc triển khai mong muốn của khách hàng với cấp trên.
Tuần 4
Công việc được giao: Đóng góp ý tưởng, chủ đề của các bộ sưu tập váy cưới và bảng
thống kê dự kiến về số lượt người tham gia sự kiện “The Garden Of Dream”

Poster Fashion Show “The Garden of Dream” do công ty thực hiện

 27

Yêu cầu: Có kiến thức về các thiết kế và chủ đề của bộ váy cưới để hình thành idea,
concept, theme phù hợp với sự kiện.
Nắm được số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm phù hợp.
Mức độ tiếp thu kiến thức, kỹ năng: tốt.
Tuần 5
Công việc được giao: Liên hệ với bộ phận thi công để xác định chi phí của từng hạng
mục để làm báo giá sự kiện cho khách hàng. Tiến hành kế hoạch, liên hệ với nhà cung
cấp, đơn vị đối tác, sắp xếp, trang trí không gian tổ chức sự kiện
Yêu cầu: biết thống kê và kiểm tra từng hạng mục để đảm bảo quy trình trước-trong-
sau sự kiện vận hành suôn sẻ. Nắm được mức giá trên thị trường để lựa chọn đối tác thi
công hợp lý và tối ưu nhất.
Mức độ tiếp thu kiến thức, kỹ năng: hạn chế vì kinh nghiệm chuyên môn chưa nhiều.
Tuần 6
Công việc được giao: Xây dựng kịch bản, MC script cho sự kiện. Đảm nhận vai trò
đón tiếp khách mời tới sự trong một số trường hợp.
Yêu cầu: hiểu rõ và nắm được thời lượng chương trình cũng như dự phòng các phương
án hỗ trợ cho MC nếu kịch bản thay đổi ở phút chót.
Mức độ tiếp thu kiến thức, kỹ năng: tốt

Kịch bản Đại hội Công đoàn Quận 3

 28

Tuần 7
Công việc được giao: Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời; chuẩn bị thiết bị
chiếu sáng, âm thanh phục vụ cho sự kiện.;
Hỗ trợ triển khai thực hiện lắp đặt sân khấu, hội trường, sắp xếp bàn ghế cho
khách mời, trang trí và chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng

Xếp chỗ cho Đại hội Công đoàn Quận 3

Bố trí sân khấu, chỗ ngồi cho Fashion Show “The Garden of Dream”
 29

"Chương trình Pop-up Microsoft Learn"

"Sự kiện tri ân khách hàng của VP Bank"

Yêu cầu: Có hiểu biết về bộ máy tổ chức quận/doanh nghiệp để sắp xếp chỗ ngồi cho
phù hợp, đặc biệt đối với các vị trí danh dự.
 30

Đảm bảo âm thanh và ánh sáng mượt để không làm ảnh hưởng gián đoạn sự kiện.
Mức độ tiếp thu kiến thức, kỹ năng: tốt
Tuần 8
Công việc được giao: Kiểm tra, theo dõi và giám sát các hoạt động từ khi sự kiện bắt
đầu cho đến khi kết thúc. Lập báo cáo kết quả công việc cho cấp trên.

Fashion show "The Garden of Dream"

 31

Tổ chức sự kiện "Khai trương văn phòng hợp tác và ngoại giao của Vietcombank và các đối tác"

Fashion Show "Wedding Expo 2"

 32

"Sự kiện Cafe Show diện ra tại SECC Quận 7"

Yêu cầu: có khả năng bao quát và xử lý tính huống nhạy bén, tinh thần làm việc nhóm
tốt.
Mức độ tiếp thu kiến thức, kỹ năng: tốt
 33

PHẦN 5. KẾT QUẢ THỰC TẬP

Sau 8 tuần thực tập tại Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành phố ở vị
trí Thực tập sinh tổ chức sự kiện, em tự đánh giá thấy bản thân đã học hỏi thêm nhiều
kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần có để hỗ trợ cho công việc về sau..
5.1 Về ki n thức
Sau hơn 2 tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành
phố, em đã có cơ hội được vận dụng những kiến thức được học ở trường lớp. Tuy
nhiên, dựa trên những kiến thức sẵn có, em còn được trau dồi thêm những kiến thức
chuyên môn thông qua sự hướng dẫn của người hướng dẫn tại đơn vị thực tập.
Có thêm kiến thức về việc hình thành ý tưởng và khả năng nhìn bao quát vấn đề
khi tiếp nhận ý kiến của khách hàng ngay lần đầu tiên. Chẳng hạn, khách hàng đưa ra
ngân sách 1 tỷ cho sự kiện ra mắt sản phẩm điện thoại công nghệ, thì người làm sự
kiện phải hình dung được mình sẽ tổ chức ở những địa điểm đông người tiếp cận như:
siêu thị, trung tâm thương mại hoặc các mô hình pop-up tại các địa điểm nổi tiếng như
Bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh, Nhà hát Thành phố hay Hồ Con Rùa,…
Học hỏi thêm kiến thức về quy trình chuẩn, phù hợp của một sự kiện, kiến thức
về sắp xếp các vị trí ngồi của khách mời. Có cơ hội trau dồi kiến thức về một số sự
kiện mang tính chuyên môn cao: hội thảo du học, hội nghị ký kết, tiệc ngoại giao, …để
có kế hoạch và định hướng đúng khi bắt tay vào thiết kế và thi công sự kiện.
5.2 Về ĩ năng
Thuy t trình về những k hoạch
Nếu ở trường lớp, nội dung mà chúng ta thuyết trình là những điều có thể góp
nhặt từ sách vở, từ bài giảng của thầy cô, thì khi đi thực tập, em còn rèn luyện thêm
cho mình kỹ năng thuyết trình sao cho sếp và đồng nghiệp hiểu được chủ đề mà khách
hàng muốn và những ý tưởng của bản thân về sự kiện hoặc chương trình nào đó.
Những gì bản thân nói phải phù hợp với thực tiễn, phải mang tính khả thi và dễ
hình dung nhất. Sau một thời gian luyện tập thì em đã phần nào trang bị được kỹ năng
quan trọng này.
 34

Tƣ duy sáng tạo

Khi làm công việc tổ chức sự kiện cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để
“thổi hồn” vào những sự kiện, chương trình. Ví dụ một chương trình nếu có ý tưởng
chủ đề thú vị sẽ khiến người tham gia muốn tương tác nhiều hơn, từ đó tăng tính trải
nghiệm của họ lên rất nhiều.
Từ sếp và đồng nghiệp, em học được tư duy dám làm mới. nghĩa là ngày một
phát triển và nâng cao tư duy của mình để sáng tạo những ý tưởng cho sự kiện dựa
theo quy mô, tính chất, mục tiêu, …của sự kiện mà không nhất thiết phải theo một ý
tửng “cứng” nào cả. Nhờ tư duy sáng tạo mà sự kiện sẽ trở nên khác biệt, ấn tượng
mạnh mẽ hơn so với những sự kiện khác.
Kỹ năng nghiên cứu
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người điều phối giỏi, mà còn
phải là người có kỹ năng nghiên cứu tốt.
Trong quá trình thực tập, em có cơ hội tương tác với nhiều người, hình thành kỹ
năng nghiên cứu hành vi, cảm xúc con người khi sự kiện diễn ra. Bên cạnh đó, cần
nghiên cứu về cách nâng cao trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối,
thức ăn, nước uống; … Rất nhiều điều cần phải nghiên cứu rõ để đảm bảo r ng từng
khâu trước, trong và sau sự kiện đều khiến người tham gia hài lòng.
Khả năng vi t kịch bản, lên k hoạch
Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, chúng ta cần phải có kỹ năng lên
kịch bản, và kế hoạch thực thi sự kiện thật rõ ràng. Để thực hiện công việc này, em cần
phải rèn luyện tư duy logic, rành mạch cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
Bên cạnh đó, em còn học được cách viết một bản proposal (kế hoạch chi tiết của sự
kiện) một cách hoàn chỉnh, thu hút, sáng tạo và cần phải có tính thuyết phục, khả thi
cao.
Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách
Trước khi chốt giá với đơn vị thi công, người làm sự kiện phải thương lượng
hợp đồng, các điều khoản quyền lợi tài trợ, địa điểm, … sao cho có lợi nhất cho mình.
Sau khi đàm phán về mức ngân sách thành công, em cũng cần lập bảng dự trù kinh phí
để đảm bảo mọi khâu trong sự kiện không nảy sinh quá nhiều chi phí phát sinh.
 35

5.3 Về nhận thức

Sau khi hoàn thành kỳ thực tập, em nhận thức được r ng kiến thức chuyên môn,
khả năng tổ chức, làm việc đội nhóm, sự linh hoạt, …là điều kiện cần để duy trì tính
đồng bộ cho sự kiện.
Bên cạnh đó, khả năng chịu được áp lực, tâm lý và thái độ chuẩn mực trong
công việc cũng rất cần thiết đối với nhân viên tổ chức sự kiện.
5.4 Về kinh nghiệm
Trong quá trình thực tập, không chỉ được truyền đạt về kiến thức, cơ hội để rèn
luyện kỹ năng và trau dồi năng lực thì em còn học hỏi được rất nhiều kính nghiệm quý
báu trong việc kiểm tra, theo dõi và giám sát (kể từ khi sự kiện bắt đầu đến kết thúc).
Không chỉ dừng ở việc lên kế hoạch, mà em còn được hướng dẫn để theo sát
từng khâu khi sự kiện diễn ra để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo kế hoạch, biết
cách linh hoạt và nhạy b n trước những tình huống phát sinh.
Không những vậy, em còn hiểu được việc giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi thì mới
có thể xoay chuyển tình thế để mọi việc diễn ra sát với kế hoạch nhất. Khi một vấn đề
phát sinh, em sẽ cần phải đặt ra những câu hỏi nhanh chóng để xác định đâu mới thật
sự là vấn đề, đồng thời đề xuất những giải pháp kịp thời để tránh gây ảnh hưởng đến sự
kiện thay vì rối ren và mất bình tĩnh.
Bên cạnh đó, nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để nhanh chóng
xác định mọi thứ đang không đi theo đúng kế hoạch. Chính sự tinh tế ấy cũng sẽ hạn
chế những quyết định nóng vội.
 36

KẾT LUẬN
Chúng ta đã bước sang thế kỷ 21, một kỷ nguyên toàn cầu hóa, vấn đề về giao
tiếp hội nhập trở nên quan trọng, tổ chức sự kiện sẽ đẩy nhanh và rút ngắn thời gian
thực hiện tiến trình đó. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp
muốn tồn tại và phát triển thì phải có một chiến lược hợp lý. Một doanh nghiệp chuyên
về truyền thông sự kiện không chỉ đáp ứng các tiêu chí về tổ chức mà còn có thể đáp
ứng các nhu cầu về các tiện ích trước – trong và sau sự kiện. Điều đó đòi hỏi doanh
nghiệp phải thực sự quan tâm đến việc đầu tư máy móc và trang thiết bị phục vụ nhu
cầu của khách hàng, chi phí trọn gói đem lại sự tiện lợi cho khách hàng và cũng đem
đến lợi nhuận cao khi doanh nghiệp đảm đương hết tất cả các khâu theo hướng có hiệu
quả hơn và phù hợp trong thời gian tới.
Hiện tại, với thị trường ngày càng rộng lớn, thì việc làm thế nào để doanh
nghiệp có chỗ đứng vững chắc trên thị trường đang là mối quan tâm hàng đầu của
Công ty Cổ phần Phát triển Truyền thông Thành phố nói riêng và của các công ty
truyền thông – sự kiện nói chung.
Vì vậy không ngừng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác quản trị
nguồn nhân lực là đòi hỏi cấp bách luôn đặt ra cho các nhà quản trị và toàn bộ lực
lượng lao động trong công ty.
Qua thời gian 9 tuần thực tập tại Công ty, tìm hiểu về công việc của một người
làm truyền thông sự kiện, em đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận thiết kế
sự kiện tại một công ty. Đồng thời em cũng thấy được các doanh nghiệp mong muốn
và yêu cầu gì từ người lao động, họ cần những lao động như thế nào từ đó thấy được
cái mình có và cái mình cần phải cố gắng đạt được để sẵn sàng tìm cho mình một công
việc phù hợp với khả năng, với tính cách. Câu nói “Học đi đôi với hành” luôn là chân
lý của mọi thời đại. Thời gian thực tập là quãng thời gian để sinh viên có cơ hội trải
nghiệm, làm quen công việc và từ đó có được định hướng nghề nghiệp cho tương lại
của mình. Đối với em, thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phát triển Truyền Thông
Thành phố tuy không dài nhưng rất đáng trân quý, vì ở đây em đã được gặp gỡ làm
việc với các anh chị tiền bối dày dặn kinh nghiệm. Tại đây, em đã học hỏi được nhiều
 37

kỹ năng và kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện và công việc của một người làm
truyền thông, cùng các kiến thức chuyên môn khác bổ trợ cho công việc sau này.
Đề xuất ý ki n cá nhân đóng góp cho công ty.
Sau khoảng thời gian ngắn ngủi được làm việc ở công ty, em xin đóng góp một
vài ý kiến nho nhỏ hy vọng có thể giúp công ty ngày càng thành công hơn nữa và đạt
được mục tiêu đã đề ra ban đầu.
Đầu tiên là về việc công ty nên chú trọng xây dựng thương hiệu của mình, điều
này thật sự cần thiết trong việc giữ gìn và phát huy giá trị của công ty cũng như gia
tăng sự kết nối của công ty với khách hàng. Bản thân em thấy nguyên nhân ít người
biết đến tên công ty là do chiến lược truyền thông chưa thật sự hiệu quả. Trang
Facebook chính của công ty có lượt người tiếp cận và tương tác khá thấp, vì thế em
nghĩ công ty nên tổ chức thêm nhiều sự kiện nội bộ để nhân viên công ty có thể tương
tác với nhau cũng như là tham gia thêm nhiều buổi Job Fair để nâng cao tên tuổi của
mình, thu hút thêm nhiều khách hàng. Bên cạnh đó công ty cũng nên tăng cường cập
nhật các dự án, chương trình trên website để gia tăng mức độ nhận biết, niềm tin và
cũng để cho khách hàng dễ xác minh tính xác thực của các dịch vụ/sản phẩm.
Thứ hai là công ty nên có một khu vực để nhân viên có thể giải stress và nạp
năng lượng giữ giờ như khu pantry, bàn bida, bàn đá bóng, bàn cờ, … Bởi vì công việc
truyền thông sự kiện nhiều khi cần hình thành dự án và thi công suốt ngày nên không
dảm bảo được thời gian nạp năng lượng, ảnh hưởng đến sức khỏe. Giải trí và ăn uống
cũng là phương pháp tốt nhất để giúp nhân viên giải tỏa căng thẳng và lấy lại năng
lượng làm việc, năng suất làm việc hiệu quả thì mới mang lại kết quả tốt.
Vì thời gian làm việc ở công ty không nhiều, đồng thời thời gian và kiến thức
của em còn hạn hẹp, nên bài báo cáo thực tập không thể tránh khỏi những thiếu sót.
Em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của quý thầy cô để hoàn thiện và bổ
sung lại những thiếu sót còn tồn đọng.
Một lần nữa, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến tất cả các anh chị, thầy
cô đã đồng hành cùng em, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và làm báo cáo
thực tập để em có thể thuận lợi tiến đến gần hơn đến ngày tốt nghiệp. Em xin chân
thành cảm ơn!
 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. ACADEMIA (2015). Nâng cao tổ chức sự kiện. Truy cập ngày 22/07/2023 tại
https://www.academia.edu/23413594/De_cuong_luan_van_nang_cao_chat_luo
ng_to_chuc_su_kien
2. Lưu Văn Nghiêm (2007) . Tổ chức sự kiện – Sách chuyên khảo: NXB Đại học
Kinh tế Quốc dân.
3. Truyền thông thành phố (2020). Dịch vụ tổ chức sự kiện. Truy cập ngày
01/08/2023 tại https://truyenthongthanhpho.com/dich-vu/to-chuc-su-kien/
4. Viet Global Co., (2023). Tìm hiểu ngành Truyền thông & Nghiên cứu truyền
thông – Triển vọng nghề nghiệp. Truy cập ngày 25/07/2023 tại
https://duhocvietglobal.com/nganh-truyen-thong-nghien-cuu-truyen-thong-
trien-vong-nghe-nghiep/