ระบบใบสำคัญ

R.Yaowanuch
ระบบใบสำคัญ คือ ??
ใช้ในธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่
ช่วยในการควบคุมภายในให้เป็ นไปอย่างรัดกุมและได้ผล
เป็ นการควบคุมการจ่ายเงินทุกรายการ (ยกเว้นเงินสดย่อย)
การบันทึกการจ่ายเงินทุกรายการเป็ นหนีส้ ินของกิจการก่อน แม้จะจ่ายเงินสดก็าาม
มีความสะดวกในการบันทึกรายการมากกว่าที่ใช้สมุด
รายวันซือ้ เนื่องจากไม่าอ้ งผ่านรายการไปยังบัญชี
เจ้าหนีร้ ายาัว
การนาระบบใบสาคัญมาใช้าอ้ งจัดเารียมขัน้ าอนและ
ลาดับเอกสารที่ใช้ให้เหมาะสม
R.Yaowanuch
วิธีกำรของระบบใบสำคัญ
มี 5 ขัน้ ตอนดังนี ้
1 กำรเตรียมและจัดทำใบสำคัญ
2 กำรบันทึกใบสำคัญ
3 กำรเก็บใบสำคัญทีย่ ังไม่ได้จำ่ ยเงิน
4 กำรจ่ำยเงินตำมใบสำคัญ
5 กำรเก็บใบสำคัญทีจ่ ่ำยเงินแล้ว
R.Yaowanuch
 1. กำรเตรียมและจัดทำใบสำคัญ

เารียมการเปิ ดสมุดรายวันเฉพาะเพื่อบันทึกรายการการจัดทาและอนุมาั ิ
ใบสาคัญจ่ายโดยเฉพาะ สมุดรายวันเฉพาะเล่มดังกล่าวถูกเรียกว่า
“ทะเบียนใบสาคัญจ่าย (Voucher Register)” าัวย่อ ทส.

R.Yaowanuch
2. กำรบันทึกใบสำคัญ (Recording the Voucher)

การบันทึกบัญชี
เดบิา ค่าใช้จ่าย / สินทรัพย์ xxx
เครดิา ใบสาคัญจ่าย xxx

R.Yaowanuch
3. กำรเก็บใบสำคัญทีย่ ังไม่ได้จ่ำยเงิน

ใบสาคัญที่บนั ทึกลงในทะเบียนใบสาคัญแล้วา้องจัดเก็บเข้า
แฟ้มใบสาคัญที่ยงั ไม่ได้จ่ายเงิน (Unpaid Voucher File)
โดยจัดเรียงาามลาดับวันที่ท่ีถึงกาหนดจ่ายเงิน
แฟ้มใบสาคัญที่ยงั ไม่ได้จ่ายเงินถือเป็ นบัญชีแยกประเภทย่อย
รายาัวเจ้าหนี ้

R.Yaowanuch
 4. กำรจ่ำยเงินตำมใบสำคัญ
(Recording Payment of The Voucher)

การบันทึกบัญชี
เดบิา ใบสาคัญจ่าย xxx
เครดิา เงินฝากธนาคาร xxx
ส่วนลดรับ xxx

R.Yaowanuch
 4. กำรจ่ำยเงินตำมใบสำคัญ
(Recording Payment of The Voucher)
เนื่องจากการจ่ายเช็คเป็ นรายการที่เกิดขึน้ เป็ นประจา ดังนัน้ กิจการส่วน
ใหญ่จะมีการเปิ ดสมุดรายวันเฉพาะเพื่อบันทึกรายการการจัดทาเช็คาาม
ใบสาคัญจ่ายที่ได้รบั การอนุมาั ิโดยเฉพาะสมุดรายวันเฉพาะเล่มดังกล่าว
ถูกเรียกว่า “ทะเบียนเช็ค (Cheque Register)” าัวย่อ ทช.

R.Yaowanuch
รำยละเอียดใบสำคัญค้ำงจ่ำย
ใบสาคัญที่ยงั ไม่ได้จ่ายดูได้จากทะเบียนใบสาคัญ ในช่องวันที่
และเลขที่เช็คจะยังว่าง
ให้นารายละเอียดของใบสาคัญเหล่านัน้ มาเขียนไว้ใน
รายละเอียดใบสาคัญค้างจ่ายในวันสิน้ เดือน
ยอดรวมในใบสาคัญค้างจ่ายจะเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีแยก
ประเภทใบสาคัญจ่ายและเท่ากับใบสาคัญที่เก็บอยูใ่ นแฟ้ม
ใบสาคัญที่ยงั ไม่ได้จ่ายเงินด้วย
R.Yaowanuch
กำรเปลี่ยนแปลงแก้ไขใบสำคัญจ่ำย
การแก้ไขใบสาคัญจ่ายอาจทาได้ 2 วิธีคือ
1.วิธียกเลิก การยกเลิกใบสาคัญใบนัน้ แล้วออกใบสาคัญจ่ายใบใหม่แทน
และลงบันทึกในทะเบียนใบสาคัญจ่ายอีกครัง้ หนึ่ง
2.วิธีลดยอด การแก้ไขโดยพิมพ์แก้ไขในใบสาคัญจ่ายใบเดิม ซึง่ เป็ นข้อมูล
ที่ถกู า้องและแก้ไขลงในใบทะเบียนใบสาคัญจ่ายและเซ็นชื่อกากับด้วย
นอกจากนีย้ งั ให้ผมู้ ีอานาจอนุมาั ิใบสาคัญจ่ายเซ็นชื่อกากับไว้ใน
ใบสาคัญจ่ายด้วย
R.Yaowanuch