Nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông

TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA THƢƠNG MẠI
----------
NGUYỄN THỊ TRƢƠNG ANH
Lớp: 15DKQ2 Khóa: 15D
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT

KHẨU VẢI THIỀU CẤP ĐÔNG SANG THỊ TRƢỜNG HÀN
QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN
XUẤT KHẨU THANH HÀ
BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1
TP.HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017

TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA THƢƠNG MẠI
----------
NGUYỄN THỊ TRƢƠNG ANH
Lớp: 15DKQ2 Khóa: 15D
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT

KHẨU VẢI THIỀU CẤP ĐÔNG SANG THỊ TRƢỜNG HÀN
QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh quốc tế
BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1
GVHD: THẦY PHẠM GIA LỘC
TP.HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
………………….., ngày……tháng……năm 2017

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN
1. Sự phù hợp của đề tài đối với chuyên ngành đạo tạo:....................................................
............................................................................................................................................
2. Sự trùng lắp đề tài và mức độ sao chép các tài liệu đã công bố: ...................................
:...........................................................................................................................................
............................................................................................................................................
3. Sự phù hợp về mục tiêu nghiên cứu và phƣơng pháp nghiên cứu: ...............................
……..................................................................................................................................
…………………………………………………………....................................................
4. Mức độ phù hợp về kết cấu các nội dung nghiên cứu: ..................................................
...............………………………………….........................................................................
...............………………………………….........................................................................
5. Mức độ phân tích, đánh giá chuyên sâu, sáng tạo các nội dung nghiên cứu:………....
...............………………………………….........................................................................
...............………………………………….........................................................................
6. Hình thức trình bày (font chữ, size chữ; căn hàng, căn lề; bảng, hình; văn phong; lỗi
chính tả; trích dẫn nguồn và danh mục tài liệu tham khảo):..............................................
...............………………………………….........................................................................
...............………………………………….........................................................................
TP. Hồ Chí Minh, ngày.…tháng.…năm.……
Giảng viên hƣớng dẫn
(Ký và ghi đầy đủ họ tên)
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 9
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN
XUẤT KHẨU THANH HÀ. ........................................................................................ 4
1.1. Giới thiệu sơ lƣợc về quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH chế
biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà........................................................................ 4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu
Thanh Hà....................................................................................................................... 5
1.2.1. Chức năng hoạt động của công ty. ............................................................... 5
1.2.2. Nhiệm vụ của công ty. ................................................................................. 5
1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh
Hà...... ............................................................................................................................ 6
1.4. Tình hình kết quả kinh doanh của công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất
khẩu Thanh Hà trong giai đoạn từ năm 2014 - 6 tháng đầu năm 2017. ....................... 8
1.4.1. Phân tích kết quả kinh doanh chung của công ty TNHH Chế biến nông
lâm sản xuất khẩu Thanh Hà trong giai đoạn từ 2014 – 6 tháng đầu năm 2017. ...... 8
1.4.2. Phân tích kết quả xuất khẩu vải thiều cấp đông của công ty TNHH Chế
biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà vào thị trƣờng Hàn Quốc trong giai đoạn từ
2014 – 6 tháng đầu năm 2017. ................................................................................ 10
1.4.3. Định hƣớng phát triển của công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất
khẩu Thanh Hà. ....................................................................................................... 12
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1............................................................................................... 12
CHƢƠNG 2. NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU VẢI
CẤP ĐÔNG SANG THỊ TRƢỜNG HÀN QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN
NÔNG LÂM SẢN XUẤT KHẨU THANH HÀ. .......................................................... 13
2.1. Phân tích nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng vải thiều
cấp đông xuất khẩu sang thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH Chế biến nông lâm
sản xuất khẩu Thanh Hà ............................................................................................. 13
2.1.1 Làm thủ tục xuất khẩu (xin giấy phép) theo quy định của nhà nƣớc. ....... 13
2.1.2 Thực hiện những công việc bƣớc đầu của thanh toán. .............................. 14
2.1.3 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu..................................................................... 16
2.1.4 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu. .................................................................... 20
2.1.5 Thuê phƣơng tiện vận tải. .......................................................................... 22
2.1.6 Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. .................................................... 26
2.1.7 Làm thủ tục hải quan. ................................................................................ 27
2.1.8 Giao hàng cho ngƣời vận tải. ..................................................................... 29
2.1.9 Lập bộ chứng từ thanh toán. ...................................................................... 32
2.1.10 Khiếu nại. ................................................................................................... 35
2.1.11 Thanh lý hợp đồng. .................................................................................... 36
2.2. Đánh giá về nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp
đông sang thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu
Thanh Hà..................................................................................................................... 37
2.2.1. Phân tích những điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện của nghiệp vụ tổ
chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc
tại công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà. ............................ 37
2.2.2. Đánh giá những điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện của nghiệp vụ tổ
chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc
tại công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà. ............................ 41
2.3. Đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp
đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc. ................................. 47
2.3.1 Duy trì và ngày càng nâng cao công tác chuẩn bị hàng hóa vải thiều cấp
đông xuất khẩu. ....................................................................................................... 48
2.3.2 Hoàn thiện khâu thanh toán và thủ tục thanh toán..................................... 49
2.3.3 Đẩy mạnh quá trình kiểm tra hàng hóa xuất khẩu. .................................... 49
2.3.4 Duy trì ƣu điểm giao hàng đúng giờ tại cảng. ........................................... 50
2.3.5 Hoàn thiện hơn nữa thủ tục thuê phƣơng tiện vận tải................................ 50
2.3.6 Hoàn thiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử. ...................................... 51
2.3.7 Duy trì khả năng xuất trình bộ chứng từ chuẩn xác. ................................. 51
2.3.8 Xử lí khiếu nại trên tinh thần hữu nghị. ..................................................... 52
2.3.9 Có kế hoạch kiểm tra container rõ ràng hơn. ............................................. 53
2.3.10 Hoàn thiện quá trình giao hàng hóa tại cảng. ............................................ 53
2.3.11 Khắc phục những điểm hạn chế trong khai báo thủ tục hải quan điện tử.. 54
2.3.12 Mở các lớp nghiệp vụ, bồi dƣỡng cho nhân viên về công tác thực hiên làm
chứng từ, tổng hợp chứng từ. .................................................................................. 54
2.3.13 Hỗ trợ nhiều thông tin hơn cho khách hàng về vấn đề bảo hiểm an toàn
cho hàng hóa. ........................................................................................................... 55
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2............................................................................................... 55
KẾT LUẬN .................................................................................................................... 57
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
BẢNG 1. 1 KẾT QUẢ KINH DOANH XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY THANH HÀ
SAFACO TRONG GIAI ĐOẠN TỪ 2014 – 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2017 ................... 9
BẢNG 1. 2 KẾT QUẢ KINH DOẠN XUẤT KHẨU VẢI THIỀU CẤP ĐÔNG CỦA
CÔNG TY THANH HÀ SAFACO VÀO THỊ TRƢỜNG HÀN QUỐC TRONG GIAI
ĐOẠN TỪ 2014 – 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2017........................................................... 11
BẢNG 2. 1 TỔNG HỢP ĐIỂM HOÀN THIỆN VÀ CHƢA HOÀN THIỆN CỦA
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU VẢI THIỀU CẤP
ĐÔNG SANG HÀN QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN
XUẤT KHẨU THANH HÀ...................................................................................... .42
DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ ĐỒ THỊ
HÌNH 1. 1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN

XUẤT KHẨU THANH HÀ ............................................................................................ 7
HÌNH 2. 1 QUY TRÌNH SẢN XUẤT HÀNG VẢI THIỀU CẤP ĐÔNG XUẤT
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN XUẤT KHẨU
THANH HÀ...................................................................................................................18
HÌNH 2. 2 THỦ TỤC HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG PHẦN MỀM ECUS5............... 28
GVHD: Thầy Phạm Gia Lộc Báo cáo TNHH1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài.
Từ đặc điểm có nền kinh tế của một nƣớc nông nghiệp với dân số chủ yếu tham
gia vào các hoạt động sản xuất, Việt Nam đã xác định nông sản là một mặt hàng xuất
khẩu quan trọng nhằm tạo nguồn thu ban đầu, cần thiết cho phát triển kinh tế đất nƣớc.
Chính vì vậy nhà nƣớc đã tạo điều kiện thuận lợi, khuyến khích sự tham gia của các
công ty trong lĩnh vực xuất khẩu hàng nông sản. Tuy nhiên do đời sống con ngƣời
ngày càng đƣợc cải thiện, nhu cầu cũng theo đó mà ngày càng tăng cả về mặt số lƣợng
lẫn chất lƣợng, đòi hỏi nông sản xuất khẩu phải đảm bảo nhiều yêu cầu hơn, cải tiến
hơn. Vì thế mà các tiêu chuẩn hay hình thức nông sản cấp đông, nông sản sấy khô ra
đời. Và một trong những mặt hàng nông sản nổi tiếng của Việt Nam nói chung và của
Hải Dƣơng nói riêng đó chính là vải thiều hay vải thiều của huyện Thanh Hà – nơi
đƣợc xem là miệt vƣờn đất vải. Vừa là một loại nông sản thơm ngon vừa là một vị
thuốc hữu hiệu, vải thiều không chỉ đƣợc xuất khẩu dƣới hình thức tƣơi mà còn đƣợc
xuất khẩu dƣới dạng cấp đông để tăng thời gian bảo quản và sử dụng sản phẩm. Hiện
nay vải thiều Việt Nam đã xuất hiện tại rất nhiều thị trƣờng trên thế giới trong đó có thị
trƣờng Hàn Quốc.
Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà tự hào là một trong
những công ty tiên phong đƣa thƣơng hiệu vải thiều cấp đông Thanh Hà - Việt Nam
đạt chuẩn chất lƣợng cao đứng vững trên thị trƣờng thế giới. Đồng thời cũng tạo nên sự
cạnh tranh sôi động với các đối thủ toàn cầu. Nhờ có nhiều năm kinh nghiệm trong
công tác tổ chức thực hiện rất nhiều hợp đồng xuất khẩu không chỉ vải thiều cấp đông
mà còn nhiều loại hình nông sản khác, Thanh Hà đã tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian
và chi phí trong quá trình chuẩn bị hàng hóa cũng nhƣ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu. Và
nổi bật hơn đó chính là công ty luôn đàm phán lựa chọn đƣợc hình thức thanh toán đảm
bảo an toàn, giải quyết khiếu nại một cách ổn thõa. Mặc dù vậy, nghiệp vụ tổ chức
1
thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông của công ty vẫn còn nhiều sai sót, bất
cập. Nhân viên chƣa có nhiều kĩ năng trong việc thực hiện thủ tục khai báo hải quan
điện tử, giao hàng tại cảng. Điều này đôi khi làm kéo dài quá trình thực hiện nghiệp vụ
tổ chức hợp đồng, gia tăng chi phí cho công ty.
Với mong muốn củng cố kiến thức chuyên nghành đã đƣợc trang bị trên giảng
đƣờng đại học cũng nhƣ góp phần vào công tác kiến nghị, sữa đổi, cải tiến, nâng cao
hơn các bƣớc của nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Đây cũng chính là
lí do tôi chọn đề tài: “NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT
KHẨU VẢI THIỀU CẤP ĐÔNG SANG THỊ TRƢỜNG HÀN QUỐC CỦA CÔNG
TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN XUẤT KHẨU THANH HÀ”.
2. Mục tiêu nghiên cứu.

Đề tài đƣợc thực hiện nhằm 3 mục tiêu nhƣ sau:
− Phân tích nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng vải thiều
cấp đông tại công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
− Đánh giá về nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng vải thiều
cấp đông tại công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
− Đề xuất một số kiến nghị nhằm cải tiến hoặc hoàn thiện nghiệp vụ tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng vải thiều cấp đông tại công ty TNHH Chế
biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH chế biến nông
lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
Phạm vi nghiên cứu:
− Phạm vi nghiên cứu về không gian: tại công ty TNHH chế biến nông lâm sản
xuất khẩu Thanh Hà.
2
− Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Thông qua thời gian thực tập (10-12/2017), tôi
sẽ tìm hiểu và viết thành báo cáo thực hành nghề nghiệp nghiên cứu tình hình
thực hiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty TNHH
chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh từ năm 2014 - quý đầu năm 2017.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu.
Tác giả sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tính: thông qua việc phân tích
nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng vải thiều cấp đông sang thị
trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà, tác
giả tổng hợp những điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện về nghiệp vụ tổ chức thực hiện
hợp đồng xuất khẩu mặt hàng vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc. Sau đó tác
giả sử dụng công cụ là dàn bài phỏng vấn chuyên gia nhằm đánh giá những điểm hoàn
thiện và chƣa hoàn thiện của nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng
vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH Chế biến nông lâm sản
xuất khẩu Thanh Hà. Từ đó đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ tổ
chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn
Quốc tại công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
Với mục tiêu và phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ trên đề tài này đƣợc kết cấu thành
hai chƣơng:
Chƣơng I: Tổng quan về công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
Chƣơng II: Nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang
thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
3
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN
XUẤT KHẨU THANH HÀ.
1.1. Giới thiệu sơ lƣợc về quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH
chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà đƣợc thành lập vào
ngày 15 tháng 10 năm 2003 tại Du La, Cẩm Chế, huyện Thanh Hà, tỉnh Hải Dƣơng. Từ
ngày mới hoạt động, công ty nổi bật trên thị trƣờng xuất khẩu với các mặt hàng rau củ
quả và trái cây sấy khô. Bằng công nghệ này, sản phẩm vẫn giữ đƣợc đến 90% giá trị
dinh dƣỡng và bảo vệ sức khỏe ngƣời tiêu dùng. Các sản phẩm tiêu biểu: vải sấy, long
nhãn, bột nghệ, bột tỏi, bột dứa (sử dụng trong ngành công nghiệp dƣợc), gừng sấy
khô, nghệ sấy khô, cà rốt, dứa và một số sản phẩm đƣợc sử dụng làm gia vị. Đến năm
2008, sau 5 năm thành lập công ty đã mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang xuất khẩu các
sản phẩm rau củ quả tƣơi và rau củ quả cấp đông. Công ty trang bị hệ thống hầm cấp
đông (IQF/BQF) với 2 kho lớn công suất lên đến 150 tấn/kho và 8 kho nhỏ với khối
lƣợng trữ 60 tấn/kho. Các sản phẩm tiêu biểu nhƣ vải, chôm chôm, xoài, thơm, bắp,
chanh dây…Bên cạnh đó, Thanh Hà còn xuất khẩu các mặt hàng truyền thống của Việt
Nam nhƣ bánh đa nem, miến, măng, bánh đa cua…sang thị trƣờng Úc, Nhật Bản cho
bà con Việt Kiều và đƣợc khách hàng rất tin dùng.
Một vài thông tin của công ty:
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà
(Thanh Hà Safaco)
- Tên giao dịch quốc tế: Thanh Ha Agricuture and Forest product processing
export company.
- Trụ sở chính: Thôn Du La, xã Cẩm Chế, Huyện Thanh Hà, tỉnh Hải Dƣơng
- Chi nhánh: 34 Bis, Nguyễn Văn Vĩnh, phƣờng 4, quận Tân Bình, Tp.HCM đƣa
vào hoạt động năm 2010.
4
- Logo công ty:

- Điện thoai: +84 903 481 569
- Fax: +8504 889 9898
- Email: Thanhhasafaco@gmail.com
- Website: www.thanhhasafaco.com
- Mã số thuế: 0800285097-001
- Vốn điều lệ: 6.300.000.000 vnđ
- Số ngƣời lao động: 70 ngƣời.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu
Thanh Hà.
1.2.1. Chức năng hoạt động của công ty.
Công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà có chức năng đầu tƣ
sản xuất, chế biến, kinh doanh các mặt hàng nông sản trong nƣớc cũng nhƣ xuất khẩu.
Đƣa các mặt hàng nông sản của Việt Nam đứng vững trên thị trƣờng quốc tế. Lĩnh vực
kinh doanh là thu mua, chế biến, sản xuất – thƣơng mại. Thông qua đó mở rộng sản
xuất, giải quyết việc làm cho ngƣời lao động, tạo nguồn thu cho công ty. Nâng cao đời
sống cán bộ, công nhân viên.
1.2.2. Nhiệm vụ của công ty.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty có những nhiệm vụ nhƣ
sau:
- Thực hiện đúng theo quy chế của công ty TNHH, thực hiện quản lý, vận hành,
bảo dƣỡng công ty, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký.
- Tổ chức nghiên cứu thị trƣờng, tìm hiểu và xác định các mặt hàng kinh doanh
phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng trong và ngoài nƣớc. Từ đó xây
dựng và tổ chức các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho hoạt động kinh doanh
trong nƣớc và xuất khẩu.
5
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với ngƣời lao động theo quy định của Bộ
Luật Lao động, Luật Công đoàn, đảm bảo cho ngƣời lao động đƣợc tham gia
vào quản lý công ty.
- Tổ chức công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, tổ chức
công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Thực hiện đúng các quy định về quản lý vốn, quản lý tài sản và các quỹ, các chế
độ về kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do các cơ quan
chức năng khác của Nhà nƣớc quy định, chịu trách nhiệm trƣớc Phấp luật về
tính xác thực của các hoạt động tài chính trong Công ty.
- Chịu trách nhiệm nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) trực tiếp cho
Nhà nƣớc tại địa phƣơng theo quy định của Pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh
Hà.
Giám đốc công ty: Bà Nguyễn Thị Mận – là ngƣời đại diện pháp lý của công ty,
trực tiếp lãnh đạo và quyết định mọi hoạt động của công ty. Đồng thời có trách nhiệm
báo cáo kết quả hoạt động và tình hình chung của công ty trƣớc cơ quan nhà nƣớc có
thẩm quyền.
Phó giám đốc: là ngƣời hỗ trợ cho giám đốc lãnh đạo và điều hành công ty, chịu
trách nhiệm trung gian giữa giám đốc và các phòng ban, tiếp nhận những kiến nghị,
đóng góp ý kiến từ các cá nhân hay tập thể trong công ty để tổ chức thực hiện các kế
hoạch công ty đƣợc tốt hơn. Phó giám đốc còn phụ trách giải quyết các vấn đề khi
giám đốc không có mặt tại công ty.
Giám đốc chi nhánh Hồ Chí Minh: là ngƣời chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt
động của chi nhánh tại Hồ Chí Minh. Là ngƣời xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch hoạt
động cho chi nhánh dƣới sự tham mƣu của giám đốc.
6
Mô hình của công ty đƣợc thể hiện thông qua sơ đồ sau:
HÌNH 1. 1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN

Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Chế biến

nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà
Các phòng ban chuyên môn:
Phòng kinh doanh: Là bộ phận chính trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Tìm hiểu, nghiên cứu thị trƣờng trong nƣớc và nƣớc ngoài, nhu cầu khách hàng từ đó
xây dựng phƣơng án chiến lƣợc bán hàng cho sản phẩm của công ty. Đồng thời đây
cũng là bộ phận chăm sóc khách hàng sau khi giao dịch thành công, tạo nên một hệ
thống khách hàng trung thành, tin tƣởng vào sản phẩm chất lƣợng và dịch vụ của
Thanh Hà.
7
Phòng hành chính – nhân sự: Là bộ phận quản lý mọi thủ tục hành chính, thực
hiện việc tổ chức và tuyển dụng lao động, quản lý, bố trí nhân lực. Thực thi các chính
sách bảo hộ lao động, lƣơng thƣởng, chăm sóc sức khỏe ngƣời lao động, bảo vệ theo
luật và quy chế công ty. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận khác trong công ty thực hiện
nghiêm túc nội quy, quy chế của công ty.
Phòng kế toán: Là bộ phận theo dõi, quản lý các nguồn thu – chi tài chính của
công ty theo pháp luật hiện hành. Ghi chép phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ, lập các
chứng từ có liên quan về sự vận động của tài sản ra vào công ty. Lƣu trữ, bảo mật các
chứng từ. Đảm bảo cân bằng nguồn thu và chi phí, đủ lƣơng thƣởng cho công nhân
viên.
Phòng sản xuất: Là bộ phận lên kế hoạch sản xuất sản phẩm cho các đơn hàng.
Thực hiện theo đúng kế hoạch đã đặt ra. Kiểm soát sản phẩm theo quy trình chuẩn của
công ty, nâng cấp, cải tiến quy trình sản xuất để đảm bảo số lƣợng, chất lƣợng, giảm
thiểu tối đa chi phí.
Phòng thu mua: Là bộ phận chịu trách nhiệm về chất lƣợng nông sản đầu vào
cho sản xuất, kinh doanh của công ty. Đảm bảo dƣ lƣợng thuốc bảo vệ thực vật trên
nông sản. Liên hệ mật thiết với quản lý vùng trồng của công ty, cũng nhƣ các đối tác
liên kết cung cấp nông sản cho công ty Thanh Hà.
1.4. Tình hình kết quả kinh doanh của công ty TNHH Chế biến nông lâm sản
xuất khẩu Thanh Hà trong giai đoạn từ năm 2014 - 6 tháng đầu năm 2017.
1.4.1. Phân tích kết quả kinh doanh chung của công ty TNHH Chế biến nông lâm
sản xuất khẩu Thanh Hà trong giai đoạn từ 2014 – 6 tháng đầu năm 2017.
Trong những năm qua, dƣới sự lãnh đạo của Ban giám đốc công ty cùng sự nổ
lực hết mình của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty TNHH Chế biến nông lâm sản
xuất khẩu Thanh Hà, kết quả kinh doanh chung đƣợc thể hiện thông qua bảng số liệu
sau:
8
BẢNG 1. 1 KẾT QUẢ KINH DOANH XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY THANH
HÀ SAFACO TRONG GIAI ĐOẠN TỪ 2014 – 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2017
Đơn vị tính: TỶ VND
NĂM 2014 2015 2016 T6/2017

DOANH THU 101.058 205.483 238.730 142.318
CHI PHÍ 79.159 160.277 172.841 88.616
LỢI NHUẬN 21.899 45.206 65.889 53.702
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chế biến

 Doanh thu:
Năm 2015 so với 2014 thì doanh thu của công ty tăng đột biến 103,33% tƣơng
ứng 104.425 TỶ VND. Giai đoạn này, khi nền kinh tế thế giới đang không có nhiều
biến động, công ty Thanh Hà đang bắt đầu thay đổi định hƣớng kinh doanh, dần đầu tƣ
vào hệ thống dây chuyền cấp đông rau củ quả.
Năm 2016 so với 2015 thì doanh thu của công ty tăng chỉ 16,18% tƣơng ứng
33.247 TỶ VND. Mặc dù tình hình kinh tế vẫn ổn định tuy nhiên công ty Thanh Hà
gặp phải tình trạng cạnh tranh gay gắt với nhiều doanh nghiệp xuất khẩu nông sản trên
toàn cầu. Đặc biệt là các doanh nghiệp trong khu vực châu Á nhƣ Thái Lan, Trung
Quốc,…
Nữa đầu năm 2017 thì doanh thu của công ty có vẻ có chiều hƣớng khả quan
hơn và dự báo tốc độ tăng trƣởng sẽ tăng cao ( 2016 so với 2015 doanh thu chỉ tăng
16,18%). Theo Bà Vũ Thị Ngọc Hằng – trƣởng phòng kinh doanh nhận định rằng các
đơn hàng nông sản cấp đông của đối tác vào năm 2017 liên tiếp đặt số lƣợng lớn vào
cuối mùa hoặc trái mùa. Nhƣng nhờ có nguồn cung cấp nguyên liệu và lƣợng dự trữ
lớn nên công ty đã bán đƣợc với mức giá rất cao. Giúp tăng trƣởng doanh thu.
 Chi phí:
9
Năm 2015 so với 2014 thì chi phí của công ty tăng 102,47% tƣơng ứng 81.118
tỷ vnd. Nguyên nhân là do doanh thu trong giai đoạn này tăng lên đột biến. Ngoài ra
công ty cũng đã đầu tƣ, cải tiến rất nhiều hệ thống máy móc trong tất cả các nhà xƣởng
để thực hiện cho việc sản xuất các mặt hàng nông sản cấp đông.
Năm 2016 so với 2015 thì chi phí phải bỏ ra của công ty tăng 7,83% tƣơng ứng
12.564 TỶ VND. Công ty đã có nhiều chính sách, đề án để giảm chi phí thấp nhất, sử
dụng có hiệu quả nhất các tài sản cố định hiện có.
Nữa đầu năm 2017 thì chi phí của công ty chỉ là 88.616 TỶ VND. Dự báo năm
2017 chi phí chỉ tăng so với 2016 khoảng 2,5% - 3%. Không chỉ sử dụng các đề án cũ
từ 2016 mà đội ngũ nhân viên Thanh Hà cũng ngày càng nâng cấp, đƣa ra nhiều chiến
lƣợc mới giúp chi phí ngày càng giảm một cách rõ rệt.
 Lợi nhuận:
Năm 2015 so với 2014 nhờ doanh thu tăng nên lợi nhuận của công ty tăng
106,42% tƣơng ứng 23.307 TỶ VND
Năm 2016 so với 2015 lợi nhuận của công ty tăng 45,75% tƣơng ứng 20.683 TỶ
VND do doanh thu có sự chững lại, tăng ít hơn so với cùng kì năm trƣớc đó.
Nữa đầu năm 2017 nhờ doanh thu tăng cùng có nhiều kế hoạch giảm chi phí
giúp Thanh Hà đạt đƣợc mức lợi nhuận cao:53.702 TỶ VND.
1.4.2. Phân tích kết quả xuất khẩu vải thiều cấp đông của công ty TNHH Chế
biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà vào thị trƣờng Hàn Quốc trong giai
đoạn từ 2014 – 6 tháng đầu năm 2017.
Sau hơn 13 năm chính thức đi vào hoạt động và phát triển, thƣơng hiệu vải thiều
Thanh Hà đã xây dựng đƣợc uy tín và ngày càng đƣợc nhiều đối tác ngƣời Hàn Quốc
biết đến. Và đây cũng là một trong những thị trƣờng tiềm năng cần đƣợc mở rộng trong
tƣơng lai.
10
BẢNG 1. 2 KẾT QUẢ KINH DOẠN XUẤT KHẨU VẢI THIỀU CẤP ĐÔNG
CỦA CÔNG TY THANH HÀ SAFACO VÀO THỊ TRƢỜNG HÀN QUỐC
TRONG GIAI ĐOẠN TỪ 2014 – 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2017
Đơn vị tính: TRIỆU ĐỒNG
NĂM 2014 2015 2016 T6/2017

DOANH THU 53.130 74.549 96.023 75.395
CHI PHÍ 46.754 64.857 83.060 42.277
LỢI NHUẬN 6.376 9.692 12.963 22.618
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chế biến

Năm 2015 so với năm 2014: doanh thu xuất khẩu mặt hàng vải thiều cấp đông
tăng 40,3% tƣơng ứng 21.419 triệu đồng. Chi phí tăng 38,7% tƣơng ứng 18.103 triệu
đồng. Mặc dù chi phí có tăng nhƣng tỉ lệ tăng của doanh thu cao hơn giúp cho lợi
nhuận mà Thanh Hà đạt đƣợc tăng 3.316 triệu đồng tƣơng ứng 52%.
Năm 2016 so với năm 2015: doanh thu xuất khẩu tăng 28,8% tƣơng ứng 21.474
triệu đồng. Chi phí tăng 28,06% tƣơng ứng 18.203 triệu đồng. Lợi nhuận tăng 33,7%
tƣơng ứng 3.271 triệu đồng
Nữa đầu năm 2017: doanh thu xuất khẩu mặt hàng vải thiều cấp đông đạt
75.395 triệu đồng, dự báo năm 2017 kết quả doanh thu sẽ đạt khoảng 110.000 -
120.000. Trong năm 2017, kết quả kinh doanh mặt hàng vải thiều cấp đông có phần nổi
bật vƣợt trội so với các năm trƣớc đó nhờ công ty có thay đổi trong quy trình sản xuất,
có sự tính toán và phân bố kĩ lƣỡng hơn. Đồng thời cũng nhờ có nguồn nguyên liệu,
kho dự trữ lớn nên bán đƣợc giá cao lúc cuối vụ vải.
11
1.4.3. Định hƣớng phát triển của công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất
khẩu Thanh Hà.
- Nỗ lực để đƣa các sản phẩm nông nghiệp Việt Nam lên tầm cao mới nhằm cạnh
tranh với các quốc gia khác trên thị trƣờng Thế Giới.
- Đƣa Thanh Hà trở lại là một trong những công ty nằm trong top đầu Việt Nam
về xuất khẩu nông sản và đứng đầu Hải Dƣơng về xuất khẩu nông sản tỉnh nhà.
- Hợp tác với viện nghiên cứu và các hộ nông dân tại tỉnh Hải Dƣơng, Thái Bình,
Thanh Hóa để xây dựng các trang trại rau sạch, trái cây sạch đạt tiêu chuẩn
Vietgap, GlobalGap.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp, kinh doanh và năng
động, đáp ứng đƣợc nhu cầu sản xuất và kinh doanh ngày càng cao của công ty
Tạo điều kiện làm việc mang lại thu nhập cao cho các hộ nông dân trong khu
vực tỉnh Hải Dƣơng.
- Phát triển các vùng trồng nguyên liệu mới tại các tỉnh Nam Bộ, phát triển các
mặt hàng nông sản chế biến mới, mở rộng thị trƣờng mới tiềm năng.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1

Chƣơng 1 đã giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất
khẩu Thanh Hà. Đồng thời chƣơng 1 cũng đã phân tích khá rõ nét tình hình kết quả
kinh doanh chung cũng nhƣ tình hình kết quả kinh doanh vải thiều cấp đông xuất khẩu
sang thị trƣờng Hàn Quốc của Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh
Hà trong giai đoạn 2014 đến 6 tháng đầu năm 2017. Từ đó nêu đƣợc những định hƣớng
của công ty trong thời gian tới. Việc tìm hiểu các thông tin cơ bản này giúp tác giả
thuận lợi hơn trong việc phân tích nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải
thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc tại Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản
xuất khẩu Thanh Hà ở Chƣơng 2.
12
CHƢƠNG 2. NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

VẢI CẤP ĐÔNG SANG THỊ TRƢỜNG HÀN QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH
CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN XUẤT KHẨU THANH HÀ.
2.1. Phân tích nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng vải
thiều cấp đông xuất khẩu sang thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH Chế
biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
2.1.1 Làm thủ tục xuất khẩu (xin giấy phép) theo quy định của nhà nƣớc.
Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong
mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Để xuất khẩu hàng hóa, việc đầu tiên phải quan tâm là loại
hàng đó có đƣợc xuất khẩu hay không? Nếu có thì là loại giấy phép gì? Do cơ quan nào
cấp? Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi nƣớc, trong mỗi thời kỳ, có đặc điểm khác
nhau.
Hiện nay, ở Việt Nam, theo NĐ 187/2013/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày
20/2/2014 thay thế Nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 của Chính Phủ. Nghị
định quy định rõ quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu, đối với thƣơng nhân Việt
Nam không có vốn đầu tƣ trực tiếp của nƣớc ngoài, trừ hàng hóa thuộc Danh mục hàng
hóa cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, tạm
ngừng nhập khẩu quy định tại Nghị định này và các văn bản pháp luật khác; thƣơng
nhân đƣợc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký
kinh doanh; chi nhánh thƣơng nhân đƣợc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo ủy quyền
của thƣơng nhân quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và thủ tục xuất nhập khẩu đƣợc quy
định cụ thể. Đồng thời hàng hóa xuất khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan về tiêu
chuẩn chất lƣợng mà các cơ quan quản lý chuyên ngành đã đặt ra.
Tại Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà có đăng kí giấy
phép kinh doanh với ngành nghề đã đăng kí đa dạng trong đó có chế biến và bảo quản
13
rau quả, xuất khẩu, bán buôn, bán lẻ các mặt hàng rau quả, nên có đủ điều kiện để xuất
khẩu theo quy định của pháp luật.
2.1.2 Thực hiện những công việc bƣớc đầu của thanh toán.
Thanh toán là mắt xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp
đồng xuất khẩu cũng nhƣ nhập khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết
chắc sẽ đƣợc thanh toán. Vì thế, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo thực hiện tốt. Bên
cạnh đó cần phải lựa chọn phƣơng thức thanh toán cụ thể, phù hợp để tránh những rủi
ro có thể xảy ra.
Trƣờng hợp thanh toán theo T/T in Advance: Sau khi kí kết hợp đồng,
khách hàng chuyển tiền (30% hoặc 50%) vào tài khoản ngân hàng Agribank chi nhánh
Hải Dƣơng. Khi nhận đƣợc thông báo “CÓ” từ ngân hàng, Thanh Hà sẽ tiến hành sản
xuất theo đơn đặt hàng của khách, giao hàng, thực hiện theo đúng những gì đã quy định
trong hợp đồng.
Trƣờng hợp thanh toán qua L/C: Trong quá trình đàm phán, phải thõa thuận và
ghi rõ áp dụng phƣơng thức thanh toán L/C. Sau khi kí kết hợp đồng, Thanh Hà nhắc
nhở ngƣời mua yêu cầu ngân hàng mở L/C đồng thời kí quỹ 100% giá trị lô hàng,
ngƣời thụ hƣởng là công ty TNHH Thanh Hà. Nhận đƣợc thông báo có L/C bản nháp
từ Agribank Hải Dƣơng, công ty sẽ thực hiện kiểm tra thƣ tín dụng. Đây là khâu vô
cùng quan trọng trong việc thực hiện phƣơng thức tín dụng chứng từ, vì nếu không
phát hiện đƣợc sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà Thanh Hà chấp nhận và
tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì sau này Thanh Hà sẽ không đòi tiền đƣợc, ngƣợc
lại, nếu không giao hàng theo yêu cầu của thƣ tín dụng thì lại vi phạm hợp đồng.
Công tác kiểm tra L/C đầu tiên cần chú ý những điểm sau:
- Cơ sở để kiểm tra L/C: là hợp đồng mua bán đã ký kết giữa hai bên. Thƣ tín
dụng phải phù hợp với hợp đồng và không đƣợc mâu thuẫn với những nội dung
cơ bản của hợp đồng.
14
- Các nội dung của L/C phải rõ ràng, không mơ hồ, tối nghĩa và không đƣợc mâu
thuẫn nhau.
Những nội dung L/C cần đƣợc kiểm tra kỹ bao gồm:
Số tiền của thƣ tín dụng: Nhân viên của Thanh Hà cần kiểm tra loại tiền có đúng
quy định trong hợp đồng hay không, cần nói rõ tên của đơn vị tiền tệ và nƣớc có loại
tiền tệ đó. Tuy nhiên thông thƣờng các hợp đồng kinh doanh của công ty đều sử dụng
đồng tiền USD. Giá trị LC có đúng hay chƣa.
Ngày và địa điểm hết hạn hiệu lực của thƣ tín dụng: cần kiểm tra ngày hết hạn
của L/C trong mối quan hệ với ngày giao hàng. Địa điểm hết hạn hiệu lực của thƣ tín
dụng có ý nghĩa quan trọng. Thanh Hà thƣờng muốn địa điểm này tại Việt Nam, vì
công ty có thể hoàn toàn chủ động trong việc xuất trình chứng từ thanh toán.
Loại thƣ tín dụng: Thƣ tín dụng đƣợc sử dụng phổ biến trong các hợp đồng kinh
doanh thƣơng mại quốc tế của Thanh Hà là loại L/C không hủy ngang (irrevocable
L/C).
Thời hạn giao hàng: Đây cũng là nội dung vô cùng quan trọng của thƣ tín dụng.
Thông thƣờng sẽ là một khoảng thời gian. Cần kiểm tra xem có đúng với thõa thuận
trong hợp đồng hay chƣa, tránh sai sót và rắc rối sau này.
Ngoài ra cũng cần kiểm tra các nội dung khác chẳng hạn nhƣ cách thức giao
hàng (cho phép giao hàng từng phần hay không, quy định giới hạn trọng lƣợng của mỗi
chuyến,…), cách thức vận tải (hàng hóa có cho phép chuyển tải hay không).
Sau khi kiểm tra nếu thấy có bất kì điểm sai sót, không phù hợp phải thông tin
ngay cho đối tác Hàn Quốc làm đơn yêu cầu tu chỉnh thƣ tín dụng tại ngân hàng mở
L/C. Vì trong giai đoạn này mới chỉ là phát hành L/C bản nháp nên nếu sai sót, có
chỉnh sữa thì nhà nhập khẩu vẫn sẽ không bị ngân hàng thu phí. Quá trình này không
chỉ giúp Thanh Hà đảm bảo đƣợc lợi ích của mình sau này mà còn một phần hồ trợ đối
tác, giúp công tác tổ chức thực hiện hợp đồng đƣợc tiến hành suôn sẻ, thành công, cả
hai bên duy trì đƣợc mối quan hệ hợp tác lâu dài. Sau khi ngân hàng đã tu chỉnh xong
15
và phát hành L/C mới lần nữa, Thanh Hà lại tiếp tục kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì tiến
hành thu gom, sản xuất và chuẩn bị giao hàng.
Thanh toán bằng L/C là một quy trình phức tạp với nhiều kỹ năng, nhân viên
phụ trách phải nắm vững nghiệp vụ thì mới có thể hoàn thành, tránh trƣờng hợp xấu
nhất là không nhận đƣợc khoản thanh toán cho lô hàng xuất khẩu.
2.1.3 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu.
Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến
hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã kí.
Đối với những đơn vị chuyên kinh doanh xuất khẩu nhƣ Công ty TNHH Chế biến nông
lâm sản xuất khẩu Thanh Hà sẽ không thụ động ngồi chờ các đơn vị khác đến ủy thác
xuất khẩu, mà phải chủ động tìm hiểu nguồn hàng, khai thác triệt để các nguồn hàng
xuất khẩu bằng nhiều hình thức phong phú nhƣ thu mua, gia công, bán nguyên liệu
mua thành phẩm,…
Đối với hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc giai
đoạn chuẩn bị hàng hóa bao gồm các quy trình sau đây:
Thu gom hàng tập trung sản xuất.
Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà có mối quan hệ liên
kết với các nông dân trồng vải không chỉ trong khu vực tỉnh nhà Hải Dƣơng mà còn ở
các vùng lân cận nhƣ huyện Lục Ngạn (Bắc Giang),… thông qua đó xây dựng thành
một vùng trồng tập trung. Toàn tỉnh Hải Dƣơng có diện tích trồng vải 3.475 ha với sản
lƣợng 80.000 tấn. Riêng diện tích vùng trồng của công ty TNHH Chế biến nông lâm
sản xuất khẩu Thanh Hà là 200 hecta, mỗi mùa vụ cho sản lƣợng khoảng 5.000 tấn .
Mỗi hộ nông dân thuộc vùng trồng này phải chăm sóc cây vải theo tiêu chuẩn
Globalgap, đƣợc giám sát chặt chẽ hàng tháng bởi Cục bảo vệ thực vật, quả vải phải
đƣợc bọc trƣớc khi thu hoạch 3 tuần và tuyệt đối không sử dụng các loại thuốc bảo vệ
thực vật.
16
Công nhân dùng các dụng cụ để thu hoạch vải thành từng chùm để vào các sọt
lớn để tránh bị dập nhiều, sau đó sẽ gom hàng chở về nhà máy. Tại đây vải thiều sẽ
đƣợc phân loại theo từng mã khác nhau. Đối với mã hàng vải thiều tƣơi xuất khẩu sẽ
đƣợc làm sạch phần lá cành, đóng thùng carton theo tiêu chuẩn rồi vận chuyển lên Hà
Nội hoặc Hồ Chí Minh để chiếu xạ.
Còn đối với vải thiều mã 2 (vải đƣợc sử dụng để sản xuất cấp đông) sau khi
đƣợc phân loại, cắt hết lá và cành rồi sẽ đƣợc cho vào trong dây chuyền cấp đông. Một
lần nhƣ vậy sẽ cấp đông đƣợc khoảng 2 tấn rƣỡi (đây là năng suất trung bình của một
dây chuyền cấp đông mà nhà máy của công ty đang có hiện nay, dây chuyền nhỏ nhất
thì một lần sẽ làm đƣợc khoảng 500kg - các đơn hàng mua nhỏ lẻ). Dây chuyền này
đƣợc công ty đầu tƣ và áp dụng cho những mặt hàng nông sản cấp đông, bao gồm các
bƣớc nhƣ sau:
Đối với các loại nông sản cấp đông khác thì hầu hết các doanh nghiệp sản xuất
sẽ đều qua một bƣớc rửa sạch lớp vỏ bên ngoài. Tuy nhiên riêng đối với mặt hàng vải
thiều, nếu chúng ta rửa nƣớc quá nhiều sẽ khiến cho vỏ của chúng bị thâm đen, không
còn giữ đƣợc màu sắc đặc trƣng ngay từ ban đầu mới thu hoạch. Để khắc phục đƣợc
tình huống này, đồng thời vẫn làm sạch đƣợc lớp bụi, đất, cát còn dính trên quả vải,
công ty Thanh Hà sử dụng phƣơng pháp chần nóng và chần lạnh. Đầu tiên tất cả các
quả vải mã 2 sẽ đƣợc nhân công đặt gọn lên trên băng chuyền. Vải tƣơi sẽ đƣợc di
chuyển đến khu vực nƣớc nóng có nhiệt độ khoảng từ 65ºC - 70ºC. Tại đây quả vải
đƣợc trần qua tầm 2-3s, vừa giúp cho vỏ trái vải đƣợc mềm, cấp đông nhanh hơn, vừa
giúp vỏ sau khi cấp đông không bị nứt ra. Ngay sau đó, băng chuyền sẽ di chuyển đến
khu vực chần lạnh và để ráo tầm 15-30s. Giai đoạn này không chỉ xử lí đƣợc quả vải
trƣớc quá trình cấp đông một cách nhanh chóng mà còn làm sạch đất cát khỏi vỏ một
cách đáng kể.
17
Nguyên liệu thô
Phân loại trái
Chần sôi – Chần lạnh
Để ráo nước
Cấp đông IQF Bảo quản -25ºC
Bảo quản -18ºC
Đóng gói
Bảo quản -18ºC
Xuất hàng
HÌNH 2. 1 QUY TRÌNH SẢN XUẤT HÀNG VẢI THIỀU CẤP ĐÔNG XUẤT
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN XUẤT KHẨU
THANH HÀ.
Nguồn: Phòng sản xuất Công ty TNHH Chế biến

18
Giai đoạn tiếp theo, băng chuyền vải thiều sẽ ngay lập tức đƣợc đƣa vào hầm
cấp đông nhanh IQF với nhiệt độ khoảng -40ºC. Hệ thống cấp đông nhanh này sẽ làm
đông cứng trái vải ngay lập tức, những trái vải đông lạnh đông cứng nhƣng không hề
dính vào nhau mà tách rời từng trái. Sau khi cấp đông từng mẻ nhƣ vậy, thành phẩm sẽ
đƣợc đƣa vào kho lƣu trữ với nhiệt độ -18 độ C nhằm đảm bảo vải thiều luôn trong
trạng thái tốt nhất trƣớc khi xuất khẩu. Còn riêng đối với các đợt sản xuất dự trữ trên 6
tháng, vải thiều cấp đông sẽ đƣợc bảo quản tại kho có nhiệt độ -25ºC.
Tại sao đang từ hầm IQF -40ºC lại phải lƣu kho -18ºC?. Bởi vì, vải thiều ngay
lúc cấp đông xong tại hầm sẽ hoàn toàn bị bao phủ bởi một lớp tuyết trắng. Bắt buộc
phải chuyển sang kho có nhiệt độ cao hơn để lớp tuyết ấy bắt đầu rã bớt. Chỉ có nhƣ
thế, chúng ta mới có thể lọc lại hàng đồng thời đóng gói. Chẳng hạn nhƣ quả bị nứt,
quả có vỏ bị thâm phải bỏ ra để đạt đúng theo những yêu cầu mà bên đối tác đã quy
định rõ trong hợp đồng. Đây là quy trình đòi hỏi sự nhanh chóng nhằm bảo quản và giữ
vải thiều cấp đông luôn ở trong trạng thái đông lạnh không bị rã đông, chảy nƣớc làm
giảm chất lƣợng và xuống màu. Vừa lọc hàng, vừa đóng gói để tiết kiệm thời gian, chi
phí.
Thông thƣờng, túi dùng để đóng gói vải thiều cấp đông là túi PE dày, trên mặt
túi phải đƣợc in thông tin về sản phẩm bằng chữ Hàn Quốc. Mỗi túi đóng 1kg hoặc
theo yêu cầu của khách hàng, tối đa là 10kg (10 túi PE trên 1 thùng carton) nhằm đảm
bảo thùng không bị quá tải và vỡ thùng trong quá trình vận chuyển. Thùng carton 5 lớp
dày, giấy cứng, bên ngoài trơn không in chữ nhƣng sẽ đƣợc dán sticker thông tin sản
phẩm bằng tiếng Hàn. Bên trong thùng đƣợc tráng 1 lớp nilon để đảm bảo thùng không
bị thấm nƣớc từ vải cấp đông. Cuối cùng vải thiều đã đƣợc đóng gói và dán nhãn mác
của công ty sẽ tiếp tục đƣợc bảo quản tại kho -18ºC và chờ đến ngày xuất hàng.
19
Nếu hàng sản xuất cấp đông nhằm dự trữ trong vòng 5 đến 6 tháng, đòi hỏi sau
khi lấy hàng ra từ khỏi hầm cấp đông, chúng ta phải chuyển hàng sang kho lạnh có
nhiệt độ khoảng -25ºC để đảm bảo đƣợc chất lƣợng tốt nhất
2.1.4 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.
Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đối với từng loại mặt hàng từ trƣớc tới nay
của công ty chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà đƣợc coi là khâu quan trọng
trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm xây dựng hình ảnh Thanh Hà cùng các sản
phẩm có chất lƣợng tốt nhất đồng thời duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
Thông thƣờng, nhằm xác định đƣợc chắc chắn sản phẩm của mình đã đạt theo
đúng những yêu cầu của đối tác Hàn Quốc hay chƣa thì Thanh Hà sẽ làm đơn yêu cầu
giám định bởi một tổ chức giám định độc lập chẳng hạn nhƣ Vinacontrol, Công ty Việt
Minh, SGS (Société Générale de Surveillance S.A),… Công ty TNHH Chế biến nông
lâm sản xuất khẩu Thanh Hà thƣờng yêu cầu Vinacontrol giám định cho hàng vải thiều
cấp đông này. Thủ tục yêu cầu Vinacontrol giám định hàng hóa nhƣ sau: Nộp trực tiếp
hồ sơ yêu cầu giám định bao gồm giấy yêu cầu giám định theo mẫu của Vinacontrol,
hợp đồng và L/C tại cơ quan Vinacontrol Hải Phòng. Hoặc cũng có thể gửi qua Fax, E-
mail, qua website. Cần lƣu ý đến những nội dung cần phải có của giấy yêu cầu giám
định nhƣ phải có tên pháp nhân, ngƣời có thẩm quyền ký và đóng dấu, thông tin về lô
hàng, loại hình giám định, các loại giấy tờ kèm theo của lô hàng.
Bên cơ quan Vinacontrol khi đã nhận đủ chứng từ cần thiết thì sẽ tiến hành
xuống cơ sở để kiểm tra hàng hóa bằng mắt thƣờng, lấy mẫu về để kiểm tra bằng máy.
Kết quả sẽ có khoảng sau một tuần. Với kết quả đƣợc giám định bởi Vinacontrol,
Thanh Hà sẽ biết hàng hóa, sản phẩm của mình đã đạt đúng tiêu chuẩn quy định trong
hợp đồng hay chƣa. Nếu cần thiết sẽ tiến hành thay đổi một vài quy trình trong quá
trình sản xuất để cố gắng khắc phục những điểm chƣa hoàn thiện về chất lƣợng hàng
cũng nhƣ duy trì những điểm mạnh đang có.
20
Theo quy định của nhà nƣớc, việc kiểm tra hàng xuất khẩu của Công ty sẽ đƣợc
thực hiện ở hai cấp độ: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. Trong đó kiểm tra ở cấp cơ sở đóng
vai trò quyết định cho hàng có đƣợc xuất đi hay không. Còn kiểm tra ở cấp cửa khẩu
thì có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cấp cơ sở.
Quy trình đăng ký kiểm dịch thực vật cho hàng nông sản xuất khẩu (cụ thể là
hàng vải thiều cấp đông xuất khẩu) gồm các bƣớc nhƣ sau:
Đầu tiên tiến hành đăng ký tài khoản khai báo chứng thƣ qua mạng. Hiện nay
nhằm giúp cho quá trình đăng kí đƣợc trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn thì mỗi công
ty xuất khẩu không cần phải mất quá nhiều thời gian để mang trực tiếp chứng từ đến
chi cục kiểm dịch thực vật. Thay vào đó là sử dụng tài khoản để khai báo. Trong lần
đầu tiên khi làm theo phƣơng thức này, Thanh Hà cần phải làm phiếu đăng ký tài
khoản. Tuy nhiên đến những lần tiếp theo thì không cần phải đăng kí nữa (vì mỗi công
ty chỉ có 1 tài khoản duy nhất).
Đăng ký kiểm dịch thực vật. Hồ sơ đăng ký bao gồm: Giấy đăng ký kiểm dịch
thực vật (theo mẫu của cơ quan kiểm dịch và khai báo đầy đủ thông tin về lô hàng cần
kiểm dịch), hợp đồng mua bán hàng hóa (bắt buộc) cùng Invoice, Packing List (nếu có)
và mẫu của lô hàng cần kiểm dịch gửi đến Chi Cục Kiểm Dịch Thực Vật Vùng I – khu
vƣc phía Bắc. Tuy nhiên thông thƣờng đối với hàng vải thiều cấp đông thì bên Chi Cục
sẽ cử cán bộ đến cơ sở để kiểm tra thực tế hàng hóa, tiến hành lấy mẫu kiểm nghiệm lô
hàng.
Nội dung kiểm tra hàng nông sản xuất khẩu xoay quanh hầu hết các vấn đề về
các loại côn trùng, vi sinh vật gây bệnh trên sản phẩm và dƣ lƣợng thuốc bảo vệ thực
vật. Quy trình kiểm tra này càng chặt chẽ thì sẽ đảm bảo đƣợc rằng hàng chúng ta sau
khi đến nơi sẽ không bị tiêu hủy. Mỗi quốc gia khi nhập khẩu bất kì một loại hàng
nông sản nào cũng phải qua một quy trình kiểm tra vô cùng gắt gao để tránh các loại
sâu bệnh từ nƣớc khác qua nƣớc họ và tạo thành dịch bệnh, ảnh hƣởng lớn đến nền
nông nghiệp của quốc gia. Các sinh vật gây hại cần kiểm dịch trong vải thiều là ruồi
21
giấm (Diptera), ruồi đục quả (Lepidoptera), rệp sáp (Hemiptera). Tại Thanh Hà, áp
dụng biện pháp xử lý lạnh (cấp đông) để diệt các loại sinh vật gây hại trên.
- Nếu chỉ diệt ruồi giấm:
Từ 0,99ºC trở xuống trong vòng 15 ngày hoặc
Từ 1,38ºC trở xuống trong vòng 18 ngày.
- Diệt cả ruồi giấm và ruồi đục quả:
Từ 0,99ºC trở xuống trong vòng 17 ngày, hoặc
Từ 1,38ºC trở xuống trong vòng 20 ngày.
Ngoài ra phải đảm bảo cho trái vải sạch, không bị lẫn các loại thực vật (ví dụ
nhƣ rác và các loại hạt lẫn vào). Rác bao gồm đất, mảnh vụn, cành cây, lá và các loại
thực vật khác, cũng kiểm định xem sản phẩm đã đảm bảo đúng dƣ lƣợng thuốc bảo vệ
thực vật cho phép hay chƣa. Sau khi kiểm tra, ngay cùng ngày, Chi Cục sẽ thông báo
kết quả kiểm nghiệm cho Thanh Hà. Lô hàng sẽ đƣợc xem xét cấp chứng thƣ nếu kết
quả kiệm nghiệm đạt yêu cầu.
Nộp hồ sơ hoàn chỉnh để lấy chứng thƣ. Đầu tiên lên phòng kế toán của cơ quan
kiểm dịch thực vật đóng lệ phí kiểm dịch theo bảng giá áp dụng mức trọng lƣợng và
cho từng mặt hàng cụ thể. Sau đó mang hồ sơ hoàn chỉnh nộp tại phòng tiếp nhận của
cơ quan kiểm dịch thực vật. Hồ sơ gồm: Số tiếp nhận có chữ ký của nhân viên giám sát
và bộ phận tiếp nhận, bộ hồ sơ ban đầu, bản nháp chứng thƣ khai báo qua mạng, vận
đơn chứa thông tin chính xác, đƣợc xác nhận từ phía Thanh Hà, hóa đơn thƣơng mại,
bản kê chi tiết hàng hóa. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ bên Chi Cục sẽ cấp chứng thƣ gốc
cho Thanh Hà hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền trong vòng 1-2 tiếng. Nếu chƣa đầy đủ thì họ
sẽ yêu cầu Thanh Hà hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền bổ sung, hoàn thiện.
2.1.5 Thuê phƣơng tiện vận tải.
Nếu trong hợp đồng mà hai bên đã thõa thuận có trình bày rõ ngƣời bán thuê
phƣơng tiện để chuyên chở hàng đến địa điểm đích (điều kiện cơ sở giao hàng của hợp
đồng xuất khẩu là CIF, CFR, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP) thì ngƣời xuất khẩu tức
22
Thanh Hà sẽ tiến hành thuê phƣơng tiện vận tải. Còn nếu hợp đồng qui định giao hàng
tại nƣớc ngƣời xuất khẩu thì ngƣời nhập khẩu phải thuê phƣơng tiện chuyên chở về
nƣớc (điều kiện cơ sở giao hàng EXW, FCA, FAS, FOB). Đơn hàng vải thiều cấp đông
xuất khẩu sang thị trƣờng Hàn Quốc, Thanh Hà thƣờng bán theo giá CFR vì vậy đòi
hỏi phải thực hiện nghiệp vụ thuê phƣơng tiện vận chuyển.
Sỡ dĩ công ty thƣờng sử dụng điều kiện CFR trong xuất khẩu là để tránh tình
trạng bị động trong thuê tàu. Điều này đặc biệt phù hợp đối với mặt hàng nông sản có
đặc điểm không để lâu ngày. Công ty sẽ có thể chủ động hơn, lên lịch đi hàng phù hợp
với lịch chuẩn bị hàng hóa.
Đầu tiên căn cứ vào hợp đồng, nhân viên Thanh Hà sẽ tiến hành liên hệ với 3-5
công ty giao nhận để kiểm tra giá mặt bằng chung. Cung cấp tên cảng đi (Cảng Hải
Phòng, bởi vì hàng vải thiều cấp đông đƣợc sản xuất tại nhà máy tại Hải Dƣơng) và
cảng đến (thƣờng là Cảng Incheon hoặc Cảng Busan). Đây là yếu tố quyết định giá
cƣớc vận chuyển vì khoảng cách càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cƣớc
phí càng thấp và ngƣợc lại; thời gian dự kiến xuất hàng.
Ngoài ra Thanh Hà cũng cung cấp các thông tin khác nhƣ: Đối với hàng vải
thiều cấp đông xuất khẩu sang Hàn Quốc thƣờng sẽ đóng trong container lạnh 40FT,
bảo đảm về điện và nhiệt độ trong cont từ -18ºC hoặc -20ºC để vải thiều từ hầm cấp
đông lấy ra vận chuyển lên container sẽ không bị rã đông gây đen vỏ vải thiều và hỏng
hàng. Một trong những đặc điểm vô cùng quan trọng khác nữa đó chính là chất lƣợng
của container. Thanh Hà yêu cầu đó phải là cont sạch, mới 85%, nếu đã qua sử dụng
thì trƣớc đó không đƣợc chở thủy, hải sản. Bởi vì trong thủy, hải sản thƣờng có chứa
lƣợng Ecoli rất cao. Gây nguy cơ sản phẩm của Thanh Hà cũng sẽ có chứa loại vi
khuẩn này nếu nhƣ sử dụng lại các loại container nhƣ vậy. Chỉ cần ăn phải thực phẩm
có chứa một lƣợng nhỏ Ecoli đã có khả năng gây bệnh. Bệnh có thể xảy ra ở mọi lứa
tuổi, trong đó trẻ dƣới 5 tuổi có tỷ lệ mắc cao nhất và dễ tiến triển tới hội chứng tan
huyết suy thận cấp (HUS). Ngƣời già cũng có nguy cơ biến chứng cao.
23
Rất ít trƣờng hợp hàng vải thiều cấp đông không đủ để xuất container và phải đi
hàng ghép trong cùng 1 cont. Các đối tác Hàn Quốc của công ty mỗi năm, khi đến mùa
vải thƣờng đặt hàng với số lƣợng lớn( hơn 10 cont 40FT/năm). Vì vậy hầu nhƣ hàng
sẽ đều đi theo cont. Tuy nhiên không phải một lần là sẽ xuất hết 10 cont mà sẽ chia nhỏ
nhiều lần, thông thƣờng thì cứ cách 2 tuần sẽ đi 1 cont 40FT. Vì vậy sẽ lựa chọn lịch
trình của tàu chợ.
Dựa vào thông tin mà Thanh Hà cung cấp, nhân viên bên công ty giao nhận dịch
vụ sẽ liên hệ với hãng tàu và tổng hợp để báo giá cho Thanh Hà. Mỗi hãng tàu sẽ cung
cấp một giá cƣớc vận chuyển và lịch trình vận chuyển. Vì mỗi hãng tàu lại có lịch trình
tàu chạy khác nhau, có thế mạnh riêng trên các tuyến đƣờng khác nhau. Ví dụ hãng tàu
Hanjin, OOCL, ZIM line,… có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu và Mỹ. Trong khi
đó hãng tàu TS line, Wanhai, Evergreen lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Nếu giá cả và lịch trình tàu chạy đƣợc đƣa ra phù hợp thì Thanh Hà sẽ tiến hành
lập yêu cầu đặt chỗ, xác nhận lại thông tin hàng hóa: ngƣời gửi hàng, ngƣời nhận hàng,
tên hàng, trọng lƣợng, loại container, nơi đóng hàng, cảng hạ container có hàng để
thông quan xuất khẩu, cảng đến (nƣớc nhập khẩu), ngày tàu chạy,…
Sau khi có yêu cầu đặt chỗ (booking request), bên công ty dịch vụ giao nhận sẽ
gửi yêu cầu đặt chỗ đó cho hãng tàu, hãng tàu xác nhận bằng cách gửi Lệnh cấp
container rỗng (booking confirmation). Lệnh cấp container rỗng sẽ bao gồm những
thông tin sau: số yêu cầu (số booking), tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng
giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), bãi duyệt
lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time),…Và cũng dựa vào những thông
tin này mà Thanh Hà sẽ sắp xếp thời gian đóng hàng và làm thủ tục cho phù hợp.
Sẽ có bộ phận nhân viên đƣợc Thanh Hà cử đi để đem lệnh cấp container rỗng
đến phòng điều độ của hãng tàu (ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy
container. Trong giai đoạn này, Thanh Hà cần phải chủ động kiểm tra kĩ container,
24
tránh nhận nhầm container hƣ, cũ để sau này phải mang đi đổi lại vừa tốn kém chi phí
và thời gian. Một vài lƣu ý khi kiểm tra container nhƣ sau:
- Nếu nhận container vào ban đêm hoặc chủ nhật thì phải đăng ký trƣớc với văn
phòng hãng tàu để có thể tiến hành đổi lệnh cấp container sớm vào giờ làm việc
thông thƣờng.
- Kiểm tra các thông số kỹ thuật của container nhƣ: số container, trọng lƣợng toàn
phần tối đa của container (Maximum Gross Weight), trọng lƣợng vỏ container
(Tare Weight), trọng tải tịnh của container (trọng lƣợng tối đa của hàng hóa có
thể chứa trong container) và dung tích tối đa của container đó xem có đúng với
loại container mà công ty đã mƣợn hay không.
- Kiểm tra cửa container và các thành phần xung quanh cửa container. Cửa
container thông thƣờng gồm hai cánh có thể mở ra hai bên cho nên rất dễ hở, vì
thế ngƣời ta thƣờng gắn các đƣờng ron bằng cao su vào xung quanh cửa để có
thể che chắn cho các kẽ hở đó một cách an toàn. Khi lấy container, ngƣời lấy
container phải kiểm tra xem độ đàn hồi của các đƣờng ron, có còn nguyên
không, còn có giữ đƣợc nguyên tác dụng hay không…Bên cạnh đó, ngƣời lấy
container cần quan sát xung quanh có dấu hiệu gì lạ hay không? Nếu không có
dấu hiệu gì thì có thể tiến hành kiểm tra bên trong container.
- Kiểm tra bên trong container giúp cho ngƣời lấy container xác định đƣợc độ an
toàn của nó. Khi kiểm tra bên trong, ngƣời ta thƣờng quan sát các phía xem có
các tia sáng xuyên vào hay không, nếu có thì container không kín, nếu không thì
có thể đƣợc xem là container tốt và có thể nhận về kho để đóng hàng. Đối với
những mặt hàng nông sản cấp đông nhƣ vải thiều thì vấn đề này lại càng quan
trọng hơn. Có thể kiểm tra bằng nhiều cách nhƣ đóng chặt cửa container lại và
đổ nƣớc từ trên xuống để kiểm tra xem độ kín của container. Nếu nƣớc không
thấm vào bên trong thì đƣợc xem là container an toàn với hàng hóa
25
Sau đó Thanh Hà cần phải liên lạc với Phòng điều độ ở cảng để nhận bộ hồ sơ
gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên
của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. Lƣu ý phải lƣu giữ seal đó cẩn thận,
không đƣợc làm mất. Nếu làm mất thì phải mua lại của hãng tàu seal khác, song vấn đề
quan trọng là việc làm mất seal có thể gây khó khăn trong công tác quản lý thông tin
của hãng tàu. Tiếp đến bộ hồ sơ sẽ đƣợc chuyển giao tiếp cho tài xế kéo container đến
bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã đƣợc duyệt, đóng phí
nâng container cho phòng thƣơng vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển đến kho của
Thanh Hà đóng hàng. Kể từ thời điểm nhận container rỗng thì bên Thanh Hà cũng phải
bảo đảm về chất lƣơng, tránh thất lạc, làm hƣ hỏng container. Nếu không sẽ phải chịu
bồi thƣờng theo quy định của từng hãng tàu.
Ngoài ra, không phải kéo 1 cont xuống kho rồi muốn xếp hàng nhƣ thế nào cũng
đƣợc. Nếu hàng sắp xếp lộn xộn không theo quy tắc thì ảnh hƣởng đến cả chất lƣợng
(bị chồng, đè, hƣ hỏng) và cả chi phí. Vì đã có nhiều năm kinh nghiệm nên bộ phận sản
xuất tại công ty đã tính toán đƣợc ví dụ 10 tấn vải phải xếp đƣợc 1 cont 20FT. 1 cont
40FT phải xếp đƣợc 21 tấn vải cấp đông nhƣng trong quá trình xếp cảm thấy nghi ngờ
thì sẽ tiến hành cân container xem có đủ số kí chƣa (cân nặng hàng +cân nặng
container), nếu chƣa đủ, tiến hành cho công nhân xếp lại.
2.1.6 Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu.
Khi đàm phán và kí kết hợp đồng bán vải thiều cấp đông cho đối tác Hàn Quốc,
hai bên đã thống nhất bán hàng theo điều kiện CFR vì thế Thanh Hà không có trách
nhiệm phải mua bảo hiểm. Tuy nhiên theo bà Vũ Thị Ngọc Hạnh – giám đốc chi nhánh
thành phố Hồ Chí Minh nhận định rằng đối với tuyến hàng đi từ Hải Phòng sang
Incheon – Hàn Quốc rất hiếm khi xảy ra rủi ro. Có chăng cũng chỉ là thiên tai hoặc
điều kiện bên ngoài tác động. Hàng vải thiều thƣờng xuất đi vào tầm tháng 5 cho đến
tháng 7. Vào mùa hè cũng ít khi có thiên tai nên việc mua bảo hiểm là không cần thiết.
26
2.1.7 Làm thủ tục hải quan.

Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà sẽ dùng phần mềm
khai báo hải quan điện tử ECUS5 của công ty Thái Sơn để thực hiện khai báo thủ tục
hải quan điện tử. Nhờ bƣớc cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ
công trƣớc đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.
Quy trình thực hiện khai báo hải quan điện tử nhƣ sau:
Chuẩn bị ban đầu: Để mở tờ khai hải quan qua hệ thống VNACSS, Thanh Hà sẽ
đăng ký tham gia hệ thống VNACSS/ chữ ký số khai báo. Thông thƣờng thời gian để
đƣợc cấp tài khoản và kích hoạt chữ ký số là 1 tuần kể từ khi doanh nghiệp đăng ký.
Khi đã đƣợc cấp tài khoản, Thanh Hà cập nhập vào phần mềm để hệ thống lƣu lại cho
toàn bộ quá trình khai báo. Lƣu lại các thông tin nhƣ mã XNK (cũng chính là mã số
thuế vì trong giấy phép đăng kí kinh doanh thì Thanh Hà đã đƣợc phép xuất khẩu hàng
hóa), tên doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại/fax, thông tin của ngƣời đại diện. Ngoài ra
cũng sẽ thiết lập một số khai báo khác nhƣ Chi cục hải quan nào, thông tin tài khoản
ngƣời sử dụng ( đã đƣợc hải quan cấp cho doanh nghiệp sau khi doanh nghiệp đăng kí
thông tin khai báo Hải quan qua hệ thống VNACCS). Thiết lập thông số khai báo
VNACCS ( các thông tin này sẽ có ở trên tờ giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch
vụ gửi cho doanh nghiệp).
Sau khi thiết lập xong các thông số ban đầu thì Thanh Hà sẽ tiến hành mở một
tờ khai điện tử cụ thể. Từ giao diện chính của chƣơng trình vào menu: chọn “Tờ khai
xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA). Đầu tiên sẽ thực hiện khai báo
các thông tin cơ bản của lô hàng nhƣ: Mã loại hình: B11 – mã loại hình của Thanh Hà
khi xuất khẩu vải thiều cấp đông là xuất kinh doanh. Cơ quan tiếp nhận tờ khai:
CDINHVUHP (đây là mã của chi cục hải quan cửa khẩu càng Đình Vũ – Hải Phòng).
Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00 – đội thủ tục hàng hóa XNK. Mã hiệu phƣơng thức vận
chuyển: vì hàng xuất đi theo container bằng đƣờng biển nên chọn mã 02. Tiếp theo là
khai báo các thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu bao gồm thông tin công ty xuất khẩu
27
(tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế). Tuy nhiên có mục số vận đơn thì phải để trống
do vận đơn chỉ có sau ngày tàu chạy nên tại thời điểm khai báo cho hàng xuất vải thiều
cấp đông sang Hàn Quốc thì chƣa có số vận đơn. Ngoài ra cũng khai báo số lƣợng
kiện, trọng lƣợng tổng của hàng hóa. Mã địa điểm lƣu kho hàng chờ thông quan dự
kiến, thông thƣờng cũng sẽ chính là càng đi hàng (cảng Đình Vũ). Địa điểm nhận hàng
cuối cùng: cảng Incheon (Korea). Hoàn thiện các thông tin khác về địa điểm xếp hàng,
phƣơng tiện vận chuyển, ngày hàng đi dự kiến. Tiếp đến là nhập thông tin chính của tờ
khai: thông tin về hàng hóa. Vì là thông tin chính nên đòi hỏi Thành Hà phải cẩn thận,
suy xét số lƣợng , đơn giá hàng hóa, tránh những nhầm lẫn phát sinh. Cuối cùng nhân
viên thực hiện khai báo hải quan cần phải kiểm tra tổng quát lại một lần nữa để tránh
sai sót, nhầm lẫn xảy ra.
HÌNH 2. 2 THỦ TỤC HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG PHẦN MỀM ECUS5
Nguồn: Tự chụp
28
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, tiến hành ghi lại và chọn mã nghiệp
vụ “Khai trƣớc thông tin tờ khai (EDA)”. Chƣơng trình sẽ yêu cầu xác nhận chữ ký số.
Chọn chữ ký số trong danh sách và nhập mã PIN của chữ ký số. Thành công hệ thống
sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai. Nhân viên của Thanh Hà sẽ phải tiến hành
kiểm tra các thông tin trả về đó có chính xác hay chƣa, tránh rắc rối sau này. Hệ thống
sẽ cho 2 phƣơng án để lựa chọn. Thứ nhất, nếu các thông tin do hệ thống trả về Thanh
Hà thấy có thiếu sót, cần sữa đổi thì sử dụng nghiệp vụ EDB để gọi lại thông tin khai
báo của tờ khai và sau đó tiếp EDA lại đến khi thông tin đã chính xác. Thứ hai, nếu các
thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, Thanh Hà chọn “Khai chính thức tờ khai
EDC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan, khi thành công tờ khai
này sẽ đƣợc đƣa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.
Ngay sau đó hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng cũng những thông tin mà
mình đã khai. Thông thƣờng đơn hàng xuất khẩu nông sản cấp đông của Thanh Hà thì
hồ sơ sẽ đƣợc xếp vào luồng vàng. Kết quả phân luồng đƣợc kí hiệu là 02. Tiếp đến
nhân viên phải xem xét, kiểm tra lại tờ khai vì nếu đã có tờ khai thật rồi thì không đƣợc
phép sữa hay thay đổi nữa. Cuối cùng sao lƣu kết quả đã kiểm tra, việc khai báo tờ khai
đã hoàn thành.
2.1.8 Giao hàng cho ngƣời vận tải.
Hàng sau khi đã sắp xếp xong vào container thì sẽ đƣợc vận chuyển thẳng ra tới
cảng, hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng và đóng phí hạ container cho cảng vụ. Nhà máy sản
xuất và kho hàng của Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà đƣợc
đăt tại Hải Dƣơng. Vì thế thông thƣờng khi xuất hàng đi nƣớc ngoài sẽ xuất từ cảng
Hải Phòng ( cách kho tầm 30km). Ngoài ra, Thanh Hà cũng có trách nhiệm chuẩn bị đủ
hàng hóa, giao hàng cho bên vận chuyển trƣớc khi đến giờ cắt máng (khi cont đƣợc
bốc lên tàu), tránh tình trạng bị rớt hàng do giao hàng trễ. Điều này không chỉ gây đến
tổn thất cho khách hàng, uy tín của công ty mà còn ảnh hƣởng đến mối quan hệ làm
việc với công ty Logistic đang hợp tác chung.
29
Nhƣ đã có trình bày ở trên thì đối với hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông
sang Hàn Quốc hầu nhƣ đều xuất nguyên container. Vì vậy hình thức giao hàng tại
cảng mà Thanh Hà sẽ phải thực hiện là giao hàng nguyên cont (FCL- Full Container
Load)
Do trong quá trình khai báo thủ tục hải quan điện tử, kết quả phân luồng sẽ là 1
trong 3 khả năng là luồng xanh, luồng đỏ, luồng vàng. Cho nên quá trình giao hàng tại
cảng cũng sẽ đƣợc chia thành 3 trƣờng hợp.
a. Trƣờng hợp 1. Kết quả phân luồng là luồng xanh.
Sau khi truyền tờ khai hải quan điện tử thì đƣợc trả về kết quả phân luồng là
luồng xanh, lúc này theo quy định của Nhà Nƣớc Thanh Hà sẽ phải tiến hành nộp thuế.
Tờ khai sẽ đƣợc thông quan trên mạng.
Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai và thanh lý hải quan bãi. Nhân viên mang tờ
khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal và thanh lý hải quan
vào ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai. Đồng thời Thanh Hà cũng cần phải
photo tờ khai Hải quan điện tử. Sau đó nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại
phòng thanh lý. Hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản
gốc.
Vào sổ tàu hàng xuất. Căn cứ Booking, nhân viên của Thanh Hà sẽ viết số hiệu
tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28, 29 trên tờ khai để tiến hành vào
sổ tàu. Sau đó nộp tờ khai đó để Hải quan vào sổ tàu. Cuối cùng Hải quan trả lại tờ
khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu. Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô
hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ đƣợc sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
b. Trƣờng hợp 2. Kết quả phân luồng là luồng vàng.
Đối với kết quả là luồng vàng thì đầu tiên cần phải đăng ký mở tờ khai xuất
khẩu tại cảng. Nhân viên Thanh Hà in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản) có đóng dấu
xác nhận của lãnh đạo. Hải quan tại cảng sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của Thanh Hà (bao
gồm 2 tờ khai Hải Quan, hợp đồng, hóa đơn thƣơng mại và danh sách hàng hóa) và
30
tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ
thống mạng hải quan có vi phạm gì không, đã nộp thuế hay chƣa. Kế tiếp là kiểm tra
xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất
khẩu là vải thiều cấp đông có thuộc danh mục hàng cấm hay không. Sau đó, nếu không
có gì bất thƣờng xảy ra, Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ
khai.
Trả tờ khai. Nhân viên Thanh Hà cần phải mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào
tờ khai. Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho Thanh Hà 1 bản của tờ khai và giữ lại bản
có dán tem.
Cuối cùng quá trình thanh lý hải quan bãi và vào sổ tàu hàng xuất sẽ đƣợc thực
hiện tƣơng tự nhƣ kết quả phân luồng xanh đã nêu ở trên.
c. Trƣờng hợp 3. Kết quả phân luồng là luồng đỏ.
Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu tại cảng. Thực hiện tƣơng tự nhƣ đối với hàng có
kết quả luồng vàng. Tuy nhiên sau khi kết thúc quá trình này Hải quan sẽ đóng dấu và
chuyển sang cho bộ phận kiểm hóa.
Kiểm hóa hàng xuất. Nhân viên của Thanh Hà cần phải đăng ký chuyển bãi
kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container. Đồng thời cần phải linh hoạt
xuống bãi tìm container và tiến hành cắt seal, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt
seal, kiểm tra hàng hóa (5%, 10%, 100% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm
hóa). Kết thúc quá trình kiểm hóa, nếu hàng hóa đạt đúng chất lƣợng và đúng với tờ
khai, không thuộc các sản phẩm cấm, không có bất kỳ vấn đề gì phát sinh thì Thanh
Hà sẽ bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan và hãng tàu).
Các bƣớc còn lại của quá trình sẽ đƣợc thực hiện tƣơng tự khi hàng hóa có kết
quả phân luồng xanh.
Một điểm vô cùng quan trọng đó chính là đối với bất kỳ phân luồng nào đi
chăng nữa thì lô hàng đó cũng phải đƣợc vào sổ tàu trƣớc khi đến giờ cắt máng
(Closing time) nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu đƣợc mặc dù đã thông quan.
31
2.1.9 Lập bộ chứng từ thanh toán.

Khâu thanh toán có ảnh hƣởng lớn đến quyết định, hiệu quả kinh tế kinh doanh.
Thanh Hà có rất nhiều khách hàng khác nhau ở các nƣớc trên thế giới, có thể là khách
hàng truyền thống hay khách hàng mới giao dịch lần đầu,... Tùy từng khách hàng mà
công ty sẽ thõa thuận, yêu cầu thanh toán ở những phƣơng thức khác nhau đảm bảo
đƣợc rằng sau khi giao hàng công ty sẽ nhận đƣợc tiền thanh toán một cách nhanh nhất.
Đối với đơn hàng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang Hàn Quốc, xu hƣớng của
Thanh Hà là sử dụng phƣơng thức thanh toán tín dụng chứng từ. Sau khi giao hàng cho
nhà vận tải và nhận chứng từ vận tải, ngƣời bán và ngƣời mua phải hoàn thành thủ tục
thanh toán mà cụ thể là ngƣời bán phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán xuất trình
ngân hàng để lấy tiền hàng.
Bƣớc đầu tiên để hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán là Thanh Hà cần phải liên
hệ với công ty dịch vụ giao nhận để nhờ họ liên lạc với hãng tàu để lấy B/L. Sau khi đã
nhận đƣợc vận đơn Thanh Hà cần phải tiến hành kiểm tra B/L có sai sót gì hay không.
Những nội dung quan trọng trên B/L cần phải đƣợc kiểm tra nhƣ sau.
Ngày giao hàng: là căn cứ để khẳng định Thanh Hà có thực hiện đúng thời hạn
giao hàng đƣợc quy định trong Hợp đồng hoặc L/C hay chƣa. Trên vận đơn sẽ thể hiện
ngày giao hàng tại mục ghi chú On Board – OBN (On Board Notation), nếu trên B/L
có nhiều hơn một ghi chú On Board, ngày sơm hơn sẽ đƣợc xem là ngày giao hàng.
Nếu không có mục ghi chú này thì ngày phát hành B/L sẽ đƣợc coi là ngày giao hàng.
Cảng đi và cảng đến trên B/L đòi hỏi phải phù hợp với quy định của L/C.
Những trƣờng hợp thực tế hay gặp là tên cảng dỡ lại đƣợc điền vào Destination hoặc
tên cảng bốc hàng đƣợc điền vào mục Place of receipt hoặc tên cảng chuyển tải đƣợc
điền vào mục Port of unloading,… Đối với những trƣờng hợp nhƣ vậy cung cần có sự
ghi chú để chỉ ra đúng cảng đƣợc quy định trong L/C.
Ngoài ra ngƣời chuyên chở cũng cần đƣợc thể hiện rõ trên B/L. Giai đoạn kiểm
tra vận đơn là giai đoạn rất quan trọng để quyết định vận đơn có đúng hay không. Nếu
32
có gì sai sót phải liên lạc với bên công ty dịch vụ giao nhận nhờ họ liên lạc với hãng
tàu để điều chỉnh kịp thời
Cuối cùng nếu không có gì sai sót nhân viên bộ phận XNK cần mang vận đơn
đó đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực
xuất.
Trong quá tình lập các chƣng từ còn lại, phải vận dụng và tuân thủ các quy tắc
của UCP và ISBP trong việc lập chứng từ. Phải sử dụng "danh mục kiểm tra chứng từ -
CHECKLIST" để đối chiếu trong quá trình lập chứng từ, đồng thời gửi nội dung mà
các chứng từ phải tuân thủ cho các đơn vị có liên quan, nhƣ: ngƣời chuyên chở, phòng
thƣơng mại... để lập các chứng từ tƣơng ứng cho phù hợp với yêu cầu. Dựa vào mục
Bộ chứng từ thanh toán trong điều khoản thanh toán của hợp đồng mua bán hàng hóa
quốc tế, Thanh Hà sẽ tổng hợp và lập đầy đủ các loại chứng từ đã quy định. Thông
thƣờng sẽ bao gồm: Hóa đơn thƣơng mại đã ký do Thanh Hà cấp (3 bản) , Phiếu đóng
gói hàng hóa đã ký do Thanh Hà cấp (3 bản), Vận đơn (3/3 trọn bộ), giấy chứng nhận
xuất xứ (C/O, 1 bản gốc, 2 bản sao), giấy chứng nhận chất lƣợng, số lƣợng do
Vinacontrol cấp ( 1 bản gốc, 2 bản sao), giấy chứng nhận thực vật do Chi Cục bảo vệ
thực vật Việt Nam cấp (1 bản gốc, 2 bản sao). Bộ chứng từ phải phù hợp với các điều
khoản trong L/C hoặc trong hợp đồng.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa( Certificate of Origin) là văn bản do tổ chức
có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp, dựa trên
những quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng
hóa. Đối tác Hàn Quốc muốn có loại chứng từ này là nhằm đảm bảo, an tâm hơn về
nguồn gốc loại hàng hóa mà họ đang mua. Thanh Hà có trách nhiệm và nghĩa vụ thực
hiện các thủ tục để xin cấp loại giấy này. Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì có
rất nhiều loại giấy chứng nhận xuất xứ chẳng hạn nhƣ A, D, E, S, AK,…. Riêng đối
với hàng Việt Nam xuất khẩu sang Hàn Quốc và các nƣớc ASEAN thuộc diện hƣởng
ƣu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN – Hàn Quốc thì Thanh Hà sẽ phải làm thủ tục
33
tại phòng quản lý xuất nhập khẩu thuộc Bộ công thƣơng để đƣợc cấp loại giấy chứng
nhận xuất xứ mẫu AK. Thành phần hồ sơ cấp giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm: đơn
đề nghị cấp C/O, mẫu C/O đã đƣợc khai hoàn chỉnh, tờ khai hải quan đã hoàn thành
thủ tục hải quan (Trong trƣờng hợp chƣa có bản sao tờ khai hải quan đã hoàn thành thủ
tục hải quan và vận tải đơn (hoặc chứng từ tƣơng đƣơng vận tải đơn), Có thể nợ các
chứng từ này nhƣng không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày đƣợc cấp C/O);
Commercial invoice - Hóa đơn thƣơng mại; Vận tải đơn - Bill of lading - Air way bill
hoặc bản sao chứng từ vận tải tƣơng đƣơng; Bảng tính toán chi tiết hàm lƣợng giá trị
khu vực (đối với tiêu chí hàm lƣợng khu vực RVC %). Hoặc bảng kê khai chi tiết mã
HS của nguyên liệu đầu vào và mã HS của sản phẩm đầu ra (đối với tiêu chí chuyển
đổi mã số hàng hóa hoặc tiêu chí công đoạn gia công chế biến cụ thể "CC", "CTH",
"CTSH"). Hoặc bảng kê khai theo tiêu chí xuất xứ thuần tuý “WO”; Hoá đơn mua
nguyên phụ liệu / hàng hoá hoặc Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu, phụ liệu
dùng để sản xuất ra hàng hóa xuất khẩu (trong trƣờng hợp có sử dụng nguyên liệu, phụ
liệu nhập khẩu trong quá trình sản xuất); Quy trình sản xuất ra hàng hóa. Lƣu ý thêm
đó là trong trƣờng những lần đầu khi Thanh Hà làm thủ tục này thì bên cơ quan sẽ yêu
cầu nộp hồ sơ doanh nghiệp, trong trƣờng hợp cần thiết, cơ quan cấp C/O có thể đi
kiểm tra thực tế tại cơ sở sản xuất của Thanh Hà và yêu cầu ngƣời đề nghị cấp C/O nộp
thêm các tài liệu, chứng từ. Thời gian hoàn thành xin C/O có thể kéo dài từ 1 đến 2
ngày làm việc.
Tiếp đến là cần phải lƣu ý đến khâu kiểm tra bộ chứng từ trƣớc khi xuất trình.
Biện pháp ngăn ngừa trƣớc khi xuất trình bao giờ cũng hiệu quả hơn là sự sửa chữa sau
khi xuất trình, hơn nữa việc sửa chữa sau khi xuất trình không phải lúc nào cũng khả
thi. Kiểm tra bộ chứng từ phù hợp trƣớc khi xuất trình sẽ tốt hơn là kỹ năng điêu luyện
trong thƣơng lƣợng với ngân hàng và ngƣời nhập khẩu để xin bỏ qua sai sót. Các lỗi
chính tả, đánh máy, in ấn hoàn toàn có thể sửa chữa trƣớc khi xuất trình, cho dù theo
quy tắc của ISBP thì đó không đƣợc coi là lỗi.
34
Thanh Hà sẽ gửi bộ chứng từ thanh toán đó thông qua ngân hàng Agribank Hải
Dƣơng để ngân hàng gửi cho ngân hàng phát hành L/C. Lƣu ý đến thời hạn xuất trình
chứng từ đã quy định rõ trong hợp đồng để tuân thủ cho hợp lệ. Xuất trình phù hợp là
xuất trình bao gồm những các chứng từ phù hợp mà còn đúng hạn, tại nơi quy định và
trong thời gian làm việc của ngân hàng. Nhà XK cần tính toán đủ thời gian thích đáng
để tu chỉnh và xuất trình lại chứng từ (nếu có). Ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành kiểm
tra độ chính xác của chứng từ, phù hợp thì mới thanh toán cho Agribank Hải Dƣơng.
Không phải sau khi xuất trình xong bộ chứng từ là xong mà nhà xuất khẩu phải
phải liên hệ chặt chẽ với ngƣời mua và ngân hàng phục vụ mình để có đƣợc thông tin
chính xác và kịp thời về kết quả bộ chứng từ. Nếu thực hiện quy trình một cách rõ
ràng, có sự giám sát chặt chẽ thì sẽ góp phần làm hạn chế các sai sót của bộ chứng từ.
Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà luôn hƣớng dẫn các nhân
viên thực hiện công tác lập, tổng hợp chứng từ dựa trên tiêu chí 3C, gồm: Complete
(hoàn chỉnh), Correct (chính xác), và Consistant (nhất quán). Thông qua những điều
trên sẽ giúp cho Thanh Hà nhận đƣợc khoản thanh toán nhanh chóng và đầy dủ.
2.1.10 Khiếu nại.
Mặt hàng rau quả có tính chất và đặc điểm riêng biệt dễ gây ra tranh chấp khiếu
nại về phẩm chất của hàng hóa. Sản xuất vải thiều cấp đông thƣờng xảy ra tình trạng
vỏ của trái bị nứt. Mặc dù đã sử dụng rất nhiều cách nhƣng điều này vẫn không thể nào
tránh khỏi (chỉ có thể cố gắng điều chỉnh tỉ lệ nứt là thấp nhất). Trong hợp đồng, các
đối tác Hàn Quốc thƣờng chỉ cho phép tỉ lệ nứt khoảng 2-3%. Hay về màu sắc của vải
cấp đông nếu xử lý không cẩn thận thì sẽ bị thâm làm mã hàng trở nên xấu hẳn, khách
sẽ đánh giá chất lƣợng hàng không còn đƣợc cao nữa ( không đạt các tiêu chuẩn về quy
cách sản phẩm đã đề ra trƣớc đó trong hợp đồng). Những trƣờng hợp nhƣ vậy công ty
thƣờng bị đối tác đòi giảm giá. Tuy nhiên Thanh Hà luôn có thái độ nghiêm túc, thận
trọng, xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết kịp thời và có tình có lý. Bởi vì
không chắc chắn 100% rằng chất lƣợng hàng hóa nhƣ vậy là do lỗi của mình ( trƣớc
35
lúc xuất hàng, công ty đã tiến hành kiểm định, kiểm tra kĩ lƣỡng). Có thể trong quá
trình vận chuyển, container không đáp ứng đủ điều kiện về nhiệt độ hoặc do làm thủ
tục hải quan giải phóng hàng bị chậm, mua số lƣợng lớn để kinh doanh quanh năm mà
không có hình thức bảo quản phù hợp dẫn đến tình trạng nhƣ vậy. Cho nên, tốt nhất
trƣớc khi đƣa ra bất kì quyết định gì, công ty sẽ truy xét tất cả quá trình, lỗi là do ai.
Nếu nhƣ là sai sót của công ty trong quá trình sản xuất (bên mua thực hiện giám định
lại hàng hóa sau khi nhận hàng và gửi biên bản), công ty sẽ cố gắng hỗ trợ bằng cách
giảm giá cho khách hàng cho lô hàng tiếp theo. Điều này vừa tạo lòng tin vừa duy trì
mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, phía khách hàng có sự vi
phạm thì công ty có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trƣờng hợp cần
thiết có thể kiện ra tòa án, việc tiến hành khiếu kiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp
thời, dựa trên các chứng từ kèm theo. Tuy nhiên việc phải giải quyết ở tòa là điều tối
kị nhất mà công ty muốn thực hiện. Thanh Hà luôn đặt ra quan điểm, dù khách sai hay
khách đúng thì mình phải luôn cố gắng đàm phán để mọi chuyện luôn nằm trong tầm
kiểm soát, để giữ mối quan hệ tốt đẹp cho cả hai bên, duy trì mối quan hệ kinh doanh
đối với các đối tác có tiềm năng. Ngoài ra Anh Nguyễn Anh Thiệu – trƣởng phòng
kinh doanh của công ty cũng cho rằng việc kiện tụng là vẫn đề rất nhạy cảm. Không
chỉ phải trả tiền thuê luật sƣ rất cao mà còn có nguy cơ bị mất khách, mất bạn hàng đối
tác. Cho nên luôn luôn cố gắng đàm phán hoặc Thanh Hà có thể nhƣợng bộ cho đối tác
để cả hai duy trì đƣợc mối quan hệ tốt đẹp.
2.1.11 Thanh lý hợp đồng.
Sau khi đã hoàn thành xong tất cả các bƣớc trên, giữa Thanh Hà và đối tác Hàn
Quốc sẽ tiến hành làm một biên bản xác nhận về số lƣợng, chất lƣợng, thanh toán, các
phát sinh, cách giải quyết có chữ kí xác nhậ của cả hai. Mục đích sâu xa của việc thanh
lý hợp đồng chính là giải phóng các quyền và nghĩa vụ mà các bên đã thực hiện đối với
bên kia, tránh các tranh chấp về sau có thể xảy ra.
36
2.2. Đánh giá về nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp
đông sang thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH chế biến nông lâm sản
xuất khẩu Thanh Hà.
2.2.1. Phân tích những điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện của nghiệp vụ tổ chức
thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn
Quốc tại công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
2.2.1.1. Điểm hoàn thiện
Giai đoạn tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu có vai trò quan trọng, ảnh
hƣởng mạnh mẽ đến hiệu quả kinh doanh xuất khẩu của công ty. Trong những năm gần
đây việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã đạt đƣợc một số điểm nổi bật sau:
Công tác thực hiện những thủ tục bƣớc đầu của thanh toán luôn đƣợc Thanh Hà
đề cao và tiến hành nghiêm túc. Áp dụng thƣờng xuyên phƣơng thức thanh toán tín
dụng chứng từ mặc dù thủ tục có tƣơng đối phức tạp, tuy nhiên đổi lại là mức độ an
toàn cao, đặc biệt cho ngƣời xuất khẩu là công ty Thanh Hà. Đối tác Hàn Quốc là
những khách hàng vô cùng uy tín, thân thiện nên chỉ cần Thanh Hà gửi e-mail thông
báo yêu cầu mở L/C là họ sẽ thƣờng tiến hành mở ngay, chấp hành theo đúng nhƣ
những gì đã thõa thuận. Sau khi có L/C bản nháp, nhân viên tại Thanh Hà luôn tiến
hành kiễm tra kĩ lƣỡng vì vậy Thanh Hà tự hào rằng trong suốt nhiều năm qua chƣa
từng mắc lỗi gì nghiêm trọng về vấn đề thiếu sót trong kiểm tra L/C. Ngoài ra khi làm
việc cùng ngân hàng, Thanh Hà luôn đƣợc hỗ trợ tận tình. Trong những lần mua hàng
đầu tiên với các khách hàng Hàn Quốc, ngân hàng đã giúp Thanh Hà trong việc kiểm
tra xem mức độ uy tín của đối tác, có từng làm ăn gian dối hay không. Những điều này
làm cho Thanh Hà yên tâm hơn trong việc sản xuất và kinh doanh cùng với họ.
Công ty đã biết tận dụng lợi thế về nguồn nguyên liệu nông sản lớn của tỉnh nhà
cũng nhƣ các tỉnh lân cận về mặt hàng vải thiều (nổi bật tại hai tỉnh Hải Dƣơng và Bắc
Giang). Đồng thời Thanh Hà cũng có rất nhiều thuận lợi khi là một trong số ít những
công ty xuất khẩu vải thiều đƣợc tỉnh Hải Dƣơng và Nhà nƣớc hỗ trợ nhanh chóng cấp
37
mã số cho vùng trồng của công ty và hỗ trợ chi phí vận chuyển so với những công ty
cùng ngành, chi phí vận chuyển (nếu hàng đi lẻ bằng máy bay) là 3.2$/kg thì công ty
TNHH Thanh Hà chỉ phải trả 1.2$/kg vải thiều xuất khẩu. Giá bán vải thiều của Thanh
Hà cạnh tranh hơn hẳn so với những công ty có cùng sản phẩm. Nhờ đó mà việc tăng
sản lƣợng xuất khẩu cũng là một điều tất yếu. Cho nên công ty sẽ thực hiện đƣợc giai
đoạn chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Giai đoạn kiểm tra hàng hóa xuất khẩu đƣợc diễn ra với sự giám sát vô cùng
chặt chẽ. Vì đây là mấu chốt quan trọng quyết định hàng hóa có đƣợc xuất đi hay
không. Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà không những xuất
khẩu mặt hàng nông sản vải thiều cấp đông mà còn xuất khẩu rất nhiều mặt hàng nông
sản khác. Cho nên thủ tục đăng kí kiểm nghiệm tại một cơ sở độc lập nhƣ Vinacontrol,
SGS; thủ tục đăng kí kiểm dịch tại Chi Cục bảo vệ thực vật Việt Nam đã trở nên quá
quen thuộc đối với các nhân viên của Thanh Hà. Kinh nghiệm đã giúp cho nghiệp vụ
này đƣợc diễn ra vô cùng nhanh chóng, dễ dàng nhƣng cũng khá chuẩn xác. Kết hợp
với việc công ty luôn cập nhật những công nghệ mới để có thể cải tiến quy trình sản
xuất của mình. Đội ngũ nhân viên lâu năm giúp cho các sản phẩm đƣợc sản xuất ra đều
có chất lƣợng tốt, đạt tất cả các chỉ tiêu gắt gao trong các bài giám định của
Vinacontrol hay Chi cục bảo vệ thực vật Việt Nam.
Sau rất nhiều lần xuất khẩu các lô hàng ra quốc tế, Thanh Hà đã so sánh tổng
hợp lại đƣợc những hãng tàu uy tín, thế mạnh của những hàng tàu cũng nhƣ ƣu nhƣợc
điểm của từng hãng. Đặc biệt là những công ty giao nhận uy tín, có thể cung cấp đƣợc
giá cƣớc hợp lý của những hàng tàu này. Công ty cũng chủ trƣơng tích cực hƣớng dẫn
lại cho tất cả các nhân viên cả mới lẫn cũ đang thực hiện công tác tổ chức thực hiện
hợp đồng xuất khẩu về những điều mà công ty đã tích góp đƣợc trong nhiều năm qua.
Điều này giúp cho kế hoạch thuê phƣơng tiện vận tải cho mỗi lô hàng trở nên dễ dàng
và nhanh chóng hơn. Kèm theo đó thì chi phí cũng sẽ đƣợc tiết kiệm đáng kể. Ngoài ra
vì hàng hóa của Thanh Hà thƣờng là sẽ đƣợc đóng trong container. Mỗi lô hàng sẽ vận
38
chuyển khoảng từ 1-2 container 40FT cho nên việc lựa chọn hình thức thuê tàu chợ là
hợp lý. Thủ tục đặt chỗ nhờ đó cũng đƣợc thực hiện một cách đơn giản hơn (vì lịch
trình di chuyển của tàu chợ đã có sẵn và cố định trƣớc, Thanh Hà cũng không cần phải
làm hợp đồng thuê tàu).
Khi công tác khai thủ tục hải quan đƣợc chuyển sang hình thức điện tử thì
Thanh Hà đã ngay lập tức triển khai hƣớng dẫn ngay cho nhân viên về những thông tin
cơ bản khi thông quan hàng hóa qua mạng, thủ tục, phƣơng thức tiến hành khi sử dụng
phần mềm ECUSKD của công ty Thái Sơn. Vì vậy, trong giai đoạn đầu khi chuyển từ
truyền thống sang điện tử, nhân viên Thanh Hà đã không phải gặp quá nhiều bỡ ngỡ,
sai sót nghiêm trọng.
Sau khi xác nhận đặt chỗ với hãng tàu thì hãng tàu có gửi xác nhận booking
confirmation trong đó có nêu rõ đến một điểm quan trọng đó là giờ cắt máng (closing
time). Dựa vào điểm này nhân viên xuất nhập khẩu đã làm việc và phối hợp cùng với
bộ phận sản xuất để có thể đóng gói và giao hàng ra cảng kịp giờ cắt máng mà hãng tàu
quy định. Thông thƣờng hàng hóa của Thanh Hà thƣờng đƣợc phân vào luồng vàng.
Đoán trƣớc đƣợc điều này cho những lô hàng tiếp theo, nhân viên Thanh Hà có thể
chuẩn bị bộ hồ sơ hàng hóa trƣớc một cách chu đáo để tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ
tại cảng nhanh hơn.
Thanh Hà luôn xử lý thanh toán giai đoạn sau vô cùng nghiêm túc. Vì điều này
sẽ quyết định đến việc công ty có nhận đƣợc khoản tiền thanh toán từ ngân hàng hay
không. Các nhân viên sẽ đƣợc hƣớng dẫn để tổng hợp và làm chứng từ cẩn thận, kĩ
lƣỡng, kiểm tra tất cả thông tin trên chứng từ có đƣợc chuẩn xác và thống nhất với
nhau hay không. Đồng thời chuẩn bị đầy đủ chứng từ nhƣ đã đƣợc yêu cầu trong hợp
đồng mua bán hàng hàng hóa quốc tế giữa hai bên. Chính nhờ thế mà Thanh Hà luôn
xuất trình đƣợc bộ chứng từ chính xác, không có lỗi sai, đảm bảo đƣợc thanh toán.
39
2.2.1.2. Điểm chƣa hoàn thiện.

Trong quá trình kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, Thanh Hà đôi lúc sử dụng hình
thức thuê dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên nhân viên thƣờng quên hoặc gửi chậm trễ giấy
ủy quyền đăng kí kiểm dịch cho bên công ty dịch vụ. Nguyên nhân là do Thanh Hà chủ
quan, cứ nghĩ rằng đã có công ty dịch vụ lo hết, mình chỉ cần chuẩn bị hàng hóa là
đƣợc. Đợi đến khi bên dịch vụ nhắc nhở nhiều lần thì mới gửi giấy ủy quyền sang cho
họ làm cho quá trình bị kéo dài hơn, thủ tục đăng kí kiểm dịch cho lô hàng cũng bị
chậm trễ hơn so với tiến độ ban đầu, ảnh hƣởng đến những khâu kế tiếp trong nghiệp
vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Đối với nghiệp vụ thuê phƣơng tiện vận tải đặc biệt là thuê container, lúc nhận
cont nhƣng lại thực hiện quá trình kiểm tra chất lƣợng container sơ sài dẫn đến lúc
đóng hàng vào cont thì mới phát hiện ra những sai sót, trục trặc, phải đi đổi lại cont.
Thủ tục phức tạp lại còn tốn kèm thời gian và chi phí. Một phần nguyên nhân cũng là
do thủ tục liên hệ bên phòng điều độ đăng ký lấy cont rỗng bị trễ. Đáng lẽ ra phải nên
đăng ký sớm trƣớc 1 ngày. Đợi tới ngày đóng hàng mới đăng ký thì trƣờng hợp không
có cont hoặc cont không đƣợc tốt nhƣ mong muốn là trƣờng hợp thƣờng xuyên xảy ra.
Vì xuất khẩu vải thiều cấp đông cho đối tác Hàn Quốc theo điều kiện CFR vì
vậy Thanh Hà không cần phải mua bảo hiểm cho hàng. Cũng chính lý do đó mà Thanh
Hà có rất ít kinh nghiệm trong vấn đề đăng ký bảo hiểm cũng nhƣ nếu không có trách
nhiệm mua bảo hiểm thì cũng không biết cách xử lý hỗ trợ những thông tin gì cho
khách hàng về vấn đề này. Đôi lúc không có bảo hiểm nhƣng lại gặp phải những tình
huống hƣ hỏng của hàng thì Thanh Hà gặp khó khăn nhiều hơn trong quá trình xử lý,
giải quyết khiếu nại sau này.
Tuy các bạn nhân viên Thanh Hà đã đƣợc hƣớng dẫn sử dụng phần mềm
ECUS5 do công ty Thái Sơn cung cấp để thực hiện thủ tục khai báo hải quan điện tử
nhƣng khả năng sử dụng vẫn còn chƣa cao, thực hiện khai báo khá chậm, mất nhiều
thời gian mới có thể khai đƣợc chuẩn xác. Chính vì điều này mà Thanh Hà thƣờng sử
40
dụng phƣơng thức thuê ngoài làm thủ tục hải quan cho các lô hàng của mình để có thể
tận dụng đƣợc kinh nghiệm sẵn có từ các nhân viên bên công ty dịch vụ. Nhờ tiếp xúc
với nghiệp vụ này mỗi ngày nên các họ sẽ xử lý thao tác rất nhanh chóng.
Các nhân viên của Thanh Hà vẫn chƣa kiểm soát hết đƣợc những chi phí , phụ
phí có thể phát sinh trong quá trình giao hàng tại cảng ngay từ lúc ban đầu lên kế hoạch
tổ chức thực hiện hợp đồng. Dẫn đến việc chi phí đó không đƣợc dự trù trƣớc, không
đƣợc phản ảnh vào bảng tính giá thành cho hàng hóa. Ảnh hƣởng đến kết quả doanh
thu, lợi nhuận sau này. Giao hàng trễ thƣờng xuyên nên bên cán bộ hải quan hay xếp
hàng vào luồng vàng. Đóng phụ phí tại bãi nhiều trƣờng hợp phát sinh không đáng có ,
ảnh hƣởng chi phí lợi nhuận.
Trong bộ máy tổ chức của công ty không có phòng ban chứng từ xuất nhập khẩu
chính vì thế nhân viên kinh doanh cũng sẽ là ngƣời trực tiếp thực hiện làm chứng từ
cho lô hàng xuất khẩu. Cũng chính vì thế mà kinh nghiệm làm chứng từ, tổng hợp
chứng từ không có nhiều. Điều này làm cho giai đoạn xuất trình bộ chứng từ thƣờng
diễn ra khá lâu, Thanh Hà thƣờng xuyên bị đối tác hối thúc gửi scan qua email bộ
chứng từ bản sao cũng nhƣ hối thúc xuất trình chứng từ tại ngân hàng.
2.2.2. Đánh giá những điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện của nghiệp vụ tổ chức
thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn
Quốc tại công ty TNHH chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà.
2.2.2.1. Thiết kế nghiên cứu.
Dựa trên những phân tích về nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
mặt hàng vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc, tác giả tổng hợp những điểm
hoàn thiện và chƣa hoàn thiện theo bảng nhƣ sau:
41
BẢNG 2. 1 TỔNG HỢP ĐIỂM HOÀN THIỆN VÀ CHƢA HOÀN THIỆN CỦA
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU VẢI THIỀU
CẤP ĐÔNG SANG HÀN QUỐC TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG
LÂM SẢN XUẤT KHẨU THANH HÀ
ĐIỂM HOÀN THIỆN NGUYÊN NHÂN

Sử dụng phƣơng thức thanh toán an Lên kế hoạch và thực hiện các thủ tục
1 toàn, kiểm tra L/C kĩ lƣỡng. bƣớc đầu của thanh toán một cách nghiêm
túc.
Khâu chuẩn bị hàng hóa, kiểm dịch Tận dụng đƣợc nguồn nguyên liệu, lợi thế
2 đƣợc thực hiện nhanh chóng và dễ khi có nhiều kinh nghiệm sản xuất mặt
dàng. hàng vải thiều cấp đông xuất khẩu.
Thủ tục đăng kí kiểm nghiệm, kiểm Các nhân viên Thanh Hà đã quá quen
dịch hàng hóa đƣợc diễn ra nhanh thuộc với các thủ tục này.
3
chóng, dễ dàng nhƣng cũng khá
chuẩn xác.
Quy trình làm thuê phƣơng tiện vận Sau nhiều năm xuất khẩu đã tự tổng hợp
chuyển ( thuê tàu, thuê container) đƣợc các hãng tàu uy tín, thế mạnh, ƣu
4
cƣớc thuê ổn định, hợp lý. nhƣợc điểm của từng hãng tàu để lựa chọn
cho từng lô hàng thích hợp.
Các nhân viên của Thanh Hà biết Công ty lên kế hoạch, triển khai hƣớng
cách sử dụng phần mềm ECUSKD dẫn cho nhân viên gnay từ ban đầu.
5 để khai báo thủ tục hải quan điện tử,
không gặp nhiều sai sót nghiêm
trọng.
Giao hàng tại cảng đúng giờ, trƣớc Có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tổ
6
thời gian cắt máng của hãng tàu. chức thực hiện hợp đồng tại văn phòng và
42
bộ phận sản xuất tại kho.

Xuất trình bộ chứng từ chính xác, Thực hiện công tác tổng hợp và làm
7 không có sai sót, đảm bảo sẽ đƣợc chứng từ nghiêm túc.
thanh toán.
ĐIỂM CHƢA HOÀN THIỆN NGUYÊN NHÂN
Đôi lúc thủ tục đăng ký kiểm tra Sử dụng dịch vụ thuê ngoài nhƣng lại
1 hàng hóa xuất khẩu bị diễn ra chậm quên không gửi giấy ủy quyền kiểm dịch
trễ. cho họ.
Kiểm tra chất lƣợng container đôi Đợi đến ngày đóng hàng mới đăng ký lấy
lúc còn sơ sài container rỗng, nhân viên chƣa đƣợc
2
hƣớng dẫn kĩ về công tác kiểm tra
container.
Chƣa hỗ trợ nhiều thông tin cho Vì mua bán theo điều kiện CFR là chủ
khách hàng về vấn đề bảo hiểm yếu, không thƣờng xuyên thực hiện thủ
3 tục đăng ký mua bảo hiểm cho hàng hóa
nên nhân viên không có nhiều kinh
nghiệm để hỗ trợ.
Thực hiện khai báo khá chậm, mất Nhân viên chƣa sử dụng quen phần mềm
4 nhiều thời gian mới có thể khai đƣợc ECUSKD để thực hiện khai báo thủ tục
chuẩn xác. hải quan điện tử
Chƣa kiểm soát hết đƣợc những chi Nhân viên chƣa làm viêc chặt chẽ với
5 phí , phụ phí có thể phát sinh trong hãng tàu, chƣa có nhiều kinh nghiệm.
quá trình giao hàng tại cảng.
Mất khá nhiều thời gian để tổng hợp Công ty không có phòng ban làm chứng
6 và xuất trình bộ chứng từ. từ mà nhân viên kinh doanh sẽ đảm nhận
một lúc nhiều vấn đề, chƣa nhiều kinh
43
nghiệm nên còn dè chừng, kiểm tra kĩ.
Tác giả sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tính với công cụ là dàn bài phỏng
vấn sâu đƣợc trình bày ở phần phụ lục. Tác giả phỏng vấn với chị Vũ Thị Ngọc Hạnh –
Giám đốc chi nhánh công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà nhằm
để đánh giá những điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện trong nghiệp vụ tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc.
2.2.2.2. Trình bày kết quả nghiên cứu.
Sau khi thực hiện phỏng vấn sâu với Chị Vũ Thị Ngọc Hạnh thì dƣới đây là kết
quả thu đƣợc: Theo ý kiến của Chị Vũ Thị Ngọc Hạnh thì nội dung mà tác giả đã phân
tích và trình bày trong phần đánh giá về những điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện khá
là đúng với những thực tế hiện nay mà công ty đang thực hiện. Tuy nhiên Chị có bổ
sung thêm một vài điểm cụ thể nhƣ sau:
Điểm hoàn thiện: Giai đoạn xử lí với các trƣờng hợp bị khách hàng khiếu nại
đƣợc Thanh Hà giải quyết vô cùng ổn thõa. Nhƣ đã có đề cập trong phần 2.1, khiếu nại
về vấn đề vỏ bị thâm đen, bị nứt là hay xảy ra nhất. Tuy nhiên số lƣợng không phải là
quá nhiều. Duy chỉ có một lần vào năm 2014, giai đoạn sản xuất gặp phải một vài vấn
đề về yếu tố kĩ thuật nên tỉ lệ nhƣ trên xảy ra lúc khách nhận đƣợc hàng lá khá cao.
Tuy nhiên cả hai bên vẫn rất bình tĩnh và thân thiện để tìm phƣơng án. Đối tác đã tiến
hành mời đại diện của Thanh Hà sang, chi trả cho mọi chi phí phát sinh để cả hai bên
cùng nhau xem xét, kiểm tra, tiến hành kiểm nghiệm lại lần cuối. Thanh Hà cũng đã
phối hợp sang Hàn Quốc để vừa tìm kiếm nguyên nhân vừa hỗ trợ cho khách hàng, vừa
rút đƣợc kinh nghiệm cho những lô hàng sau. Phƣơng châm kinh doanh của Thanh Hà
là không phải đến lúc gửi hàng xong là hết trách nhiệm, mà phải hỗ trợ khách hàng tận
tình ngay cả khi họ đã sử dụng xong sản phẩm của mình. Cũng theo Chị Vũ Thị Ngọc
Hạnh thì thông thƣờng phƣơng án mà công ty hay lựa chọn là giảm giá cho khách
trong chính lô hàng đó hoặc trong những lô hàng tiếp theo.
44
Điểm chƣa hoàn thiện: Đôi lúc các dịch vụ thuê ngoài vào phút cuối lại phát
sinh một vài chi phí mà Thanh Hà không nắm bắt đƣợc. Đến lúc tiến hành thanh toán
dịch vụ thì mới biết là đã có những khoản phí đó. Nếu chi phí thấp thì không ảnh
hƣởng nhiều nhƣng nếu là nhiều thì sẽ ảnh hƣởng lớn đến giá thành mà công ty đã tính
toán, ảnh hƣởng đến lợi nhuận từ lô hàng đó. Chẳng hạn nhƣ trong lô hàng vải cấp
đông mới tiến hành vào tháng 8 vừa rồi thì Thanh Hà có hợp tác chung với Hanotrans.
Vì đã làm việc chung với nhau hơn 10 năm nay nên công ty đã không kiểm tra đến lúc
cuối thì bị Hanotrans tính thêm khá là nhiều phí (nhƣ các loại phí lúc làm chứng từ, phí
cho các bộ phận hải quan,.. ) không đáng có.
Một trong những điểm chƣa hoàn thiện khác nữa đó là khi sử dụng dịch vụ thuê
ngoài thì Thanh Hà rất dễ bị rò rỉ thông tin khách hàng. Bởi vì công ty phải cung cấp
thông tin của khách, nhu cầu của khách thì bên dịch vụ kia mới có thể nắm bắt và đáp
ứng đƣợc đúng với những mong muốn đó. Chẳng hạn phải biết thông tin của bên nhập
khẩu, địa chỉ, ngƣời đại diện nhận hàng. Qua đó sẽ cũng có thể biết đƣợc nhu cầu hiện
nay của họ. Nếu gặp phải những kẻ xấu, kẻ gian thì nguy cơ Thanh Hà bị cƣớp mất cơ
hội kinh doanh là rất cao. Mặc dù vấn đề này rất hiếm khi xảy ra tuy nhiên Thanh Hà
cũng cần đề cao cảnh giác.
Dựa trên ý kiến của chị Vũ Thị Ngọc Hạnh tác giả đã sắp xếp và tổng hợp các
điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện theo thứ tự ƣu tiên về tầm quan trọng nhƣ sau
Điểm hoàn thiện.
Đầu tiên, điểm hoàn thiện quan trọng nhất đó chính là khâu chuẩn bị hàng hóa
đƣợc thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Bởi vì mục đích chính của nghiệp vụ tổ chức
thực hiện hợp đồng xuất khẩu vẫn là mang đƣợc sản phẩm của công ty ra đƣợc thị
trƣờng thế giới. Vậy nên nếu có một khâu chuẩn bị sản phẩm kĩ lƣỡng, tốt thì nghiệp
vụ đó cũng sẽ đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
45
Tiếp theo là việc lựa chọn hình thức thanh toán an toàn, chuẩn bị cho giai đoạn
đầu của thanh toán cũng đảm bảo việc sau khi thực hiện xong nghiệp vụ tổ chức thực
hiện hợp đồng, Thanh Hà sẽ đƣợc nhận khoản tiền thanh toán tƣơng ứng.
Giai đoạn từ đăng ký kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hóa xuất khẩu nhanh chóng
cũng là tiền đề cho việc giúp công ty xác định đƣợc hàng hóa có đạt đƣợc các tiêu chí
trong hợp đồng, các điều kiện để xuất khẩu hay chƣa.
Kế đến là sự nghiêm túc trong vấn đề giao hàng tại cảng. Hàng luôn đƣợc giao
trƣớc giờ cắt máng. Dù hàng hóa có tốt đến đâu nhƣng nếu có trễ giờ thì cũng sẽ bị rớt
lại và không đƣợc phép xuất đi.
Nhờ có kinh nghiệm xuất hàng qua nhiều năm mà công ty tiến hành thuê
phƣơng tiện vận chuyển với giá cƣớc hợp lý nhằm giảm thiểu tối đa chi phí.
Thủ tục khai báo hải quan điện tử cũng đƣợc Thanh Hà xem xét là một quá trình
quan trọng giúp thông quan đƣợc hàng hóa để có thể tiến hành xuất khẩu.
Tiếp theo thì điểm xuất trình bộ chứng từ chuẩn xác cũng là một trong những ƣu
thế của Thanh Hà giúp đảm bảo đƣợc lợi ích của cả hai bên.
Cuối cùng thực hiện giải quyết khiếu nại cũng đƣợc Thanh Hà quan tâm và coi
trọng. Đƣa ra nhiều phƣơng án giải quyết, hỗ trợ khách hàng hết mình cho đến khi họ
nhận đƣợc chất lƣợng hàng hóa tốt nhất.
Điểm chƣa hoàn thiện.
Điểm chƣa hoàn thiện cần đƣợc nhắc đến đầu tiên đó chính là vấn đề kiểm tra
chất lƣợng container còn đƣợc thực hiện sơ sài, chƣa có kế hoạch cụ thể. Nguyên nhân
là do công ty chƣa hƣớng dẫn cho nhân viên kĩ càng. Mặc dù nhìn chung thì đây chỉ là
bƣớc vô cùng nhỏ trong nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng tuy nhiên nó sẽ ảnh
hƣởng đến toàn bộ kết quả của nghiệp vụ. Bởi vì nếu đóng hàng vải thiều cấp đông
trong container có chất lƣợng xấu, bị nhiễm khuẩn thì hàng hóa cũng sẽ bị hƣ hỏng
theo. Đến lúc khách hàng nhận đƣợc hàng thì điều này vô cùng nguy hiểm. Ảnh hƣởng
đến cả uy tín công ty.
46
Kế đến là điểm chƣa kiểm soát hết đƣợc những chi phí , phụ phí có thể phát sinh
trong quá trình giao hàng tại cảng ngay từ lúc đầu. Sự không làm việc chặt chẽ với
hãng tàu làm cho Thanh Hà phải chịu nhiều khoản phí không đáng có.
Tiếp theo là vấn đề thuê ngoài đăng ký thủ tục kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
nhƣng nhân viên lại bất cản, chủ quan không gửi giấy ủy quyền kiểm dịch. Điều này
làm cả quá trình thực hiện hợp đồng bị chậm trễ theo, mất uy tín với bên công ty dịch
vụ.
Nhân viên thực hiện khai báo thủ tục hải quan còn chậm do phải xử lý quá
nhiều việc, không có chuyên môn sâu trong vấn đề này.
Vì công ty luôn yêu cầu phải xuất trình bộ chứng từ chính xác, hoàn hảo nhƣng
lại không có nhiều nhân viên kinh nghiệm nên các bạn thƣờng khá dè chừng làm cho
thời gian tổng hợp, làm chứng từ mất nhiều thời gian.
Cuối cùng là chƣa hỗ trợ nhiều thông tin cho khách hàng về bảo hiểm vì thƣờng
xuyên sử dụng các điều khoản mua bán hàng hóa quốc tế nhƣ FOB, CFR nên công ty ít
khi phải thực hiện đăng ký mua bảo hiểm.
2.3. Đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp
đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc.
Dựa trên phần phân tích và đánh giá đƣợc trình bày, tác giả đề xuất một số kiến
nghị theo thứ tự ƣu tiên sau đây.
Kiến nghị dành cho các điểm hoàn thiện.
− Duy trì và ngày càng nâng cao công tác chuẩn bị hàng hóa vải thiều cấp đông
xuất khẩu.
− Hoàn thiện khâu thanh toán và các thủ tục thanh toán.
− Đẩy mạnh quá trình kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.
− Duy trì ƣu điểm giao hàng đúng giờ tại cảng.
− Hoàn thiện hơn nữa thủ tục thuê phƣơng tiện vận tải.
− Hoàn thiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử.
47
− Duy trì khả năng xuất trình bộ chứng từ chuẩn xác.

− Xử lý khiếu nại trên tinh thần hữu nghị.
Kiến nghị dành cho các điểm chƣa hoàn thiện.
− Có kế hoạch kiểm tra container rõ ràng.
− Kiểm soát chặt chẽ quá trình giao hàng tại cảng.
− Khắc phục những điểm hạn chế trong khai báo thủ tục hải quan điện tử.
− Mở các lớp nghiệp vụ, bồi dƣỡng cho nhân viên về công tác thực hiện làm
chứng từ, tổng hợp chứng từ.
− Hỗ trợ nhiều hơn cho khách hàng thông tin về vấn đề bảo hiểm an toàn cho hàng
hóa.
2.3.1 Duy trì và ngày càng nâng cao công tác chuẩn bị hàng hóa vải thiều cấp
đông xuất khẩu.
a. Mục tiêu: Giúp công tác thực hiện nghiệp vụ tổ chức hợp đồng xuất khẩu ngày càng
đƣợc tối ƣu và tiết kiệm hơn.
b. Các bƣớc triển khai:
Để thực hiện việc chuẩn bị hàng hóa nhanh trƣớc tiên cần phải có nguồn nguyên
liệu đầu vào với giá cả và số lƣợng ổn định. Đồng thời vẫn phải đtạ đầy đủ các tiêu chí
về chất lƣợng. Không chỉ áp dụng các chiến lƣợc thâm canh cho chính khu vực trồng
của công ty mà còn tiến hành thƣờng xuyên kiểm tra ở nhiều cấp độ khác nhau ở các
vùng thƣờng xuyên nhập hàng để đảm bảo sản phẩm đƣợc sản xuất ra đạt đƣợc tất cả
các tiêu chí về chất lƣợng của thị trƣờng tỏng nƣớc lẫn nƣớc ngoài. Thực hiện việc hợp
tác với nông dân lâu dài cũng là một trong những sáng kiến giúp cho công ty luôn có
đƣợc những nguồn hàng ổn định. Liên kết với nhau tạo lợi thế cạnh tranh về giá thành
so với những công ty khác.
Tiếp đến là công ty cũng cần nên thƣờng xuyên nâng cao cơ sở vật chất, đào tạo
và nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực kĩ sƣ của công ty. Cho các kĩ sƣ tham gia vào
các khóa học nƣớc ngoài, áp dụng đƣợc những phát minh mới của Thế Giới vào quá
48
trình sản xuất của công ty. Giải quyết đƣợc tối đa nhất tình trạng vỏ quả bị thâm, bị nứt
sau khi cấp đông.
2.3.2 Hoàn thiện khâu thanh toán và thủ tục thanh toán.
a. Mục tiêu: Thanh Hà luôn nhận đƣợc các khoản thanh toán đúng hạn nhằm kịp thời
xoay vòng vốn và chuẩn bị cho các đơn đặt hàng khác.
Mặc dù phƣơng thức thành toán L/C chặt chẽ, bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên
nhƣng thủ tục rất phức tạp, phải qua nhiều khâu, nhiều bƣớc,… Vì thế công ty nên
nghiên cứu áp dụng các phƣơng thức thanh toán cho phù hợp với từng lô hàng. Chẳng
hạn đối với những đối tác đã có mối quan hệ thân thiết thì có thể sử dụng những hình
thức thanh toán khác nhƣ chuyển tiền, nhờ thu, giao chứng từ trả tiền,… tủy vào giá trị
của lô hàng. Việc áp dụng linh hoạt các phƣơng thức thanh toán quốc tế giúp công ty
vừa vẫn bảo đảm sẽ đƣợc thanh toán đúng hạn vừa giảm thiểu đƣợc tối đa chi phí.
Ngoài ra công ty cũng nên thực hiện nghiệp vụ thanh toán ở nhiều ngân hàng khác
nhau thay vì chỉ quan hệ với các ngân hàng đối tác cố định nhƣ hiện nay nhằm tránh
các rủi ro xảy ra.
Cuối cùng là đối với riêng phƣơng thức thanh toán bằng L/C thì công ty nên có
kế hoạch triển khai hƣớng dẫn cho nhân viên nhiều hơn để nhân viên nắm rõ nghiệp
vụ, thực hiện tốt ngay từ lúc L/C mới đƣợc mở cho đến lúc xuất tình bộ chứng từ để
đƣợc thanh toán.
2.3.3 Đẩy mạnh quá trình kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.
a. Mục tiêu: Đảm bảo khách hàng sẽ nhận đƣợc hàng hóa với đúng số lƣợng và chất
lƣợng.
Công ty cần tăng cƣờng cơ sở vật chất kỹ thuật kho hàng hóa để đảm bảo hàng
hóa không bị rã đông, ẩm mốc, đảm bảo về vấn đề nhiệt độ để không bị nứt trái trƣớc
khi xuất khẩu nhằm hạn chế chi phí tái cấp đông. Căn cứ vào đặc điểm, tính chất hàng
49
hóa để sắp xếp hàng hóa tỏng khi cho hợp lý, tiện cho việc kiểm tra, bảo quản hàng
hóa. Đây là những tiền đề để giúp cho kết quả của quá trình kiểm tra hàng hóa xuất
khẩu đƣợc đảm bảo hơn.
2.3.4 Duy trì ƣu điểm giao hàng đúng giờ tại cảng.
a. Mục tiêu: Đảm bảo hàng hóa sẽ đƣợc giao trƣớc giờ cắt máng của hãng tàu, đảm
bảo hãng sẽ đƣợc xuất khẩu.
Lên kế hoạch và có sự phối hợp hơn nữa từ giai đoạn liên hệ với bên công ty
dịch vụ để thuê container, đặt chỗ trên tàu cho đến khi đóng hàng vào container và vận
chuyển ra cảng. Một kế hoạch hợp lý, rõ ràng sẽ giúp công ty thực hiện giao hàng có
hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra đối với các nhân viên bộ phận văn phòng đảm nhận tổ chức
thực hiện cho lô hàng, sau khi nhận đƣợc thông tin xác nhận của hãng tàu thông qua
công ty giao nhận, biết đƣợc thời gian cắt máng phải thông báo ngay cho bộ phận sản
xuất để lên kế hoạch sản xuất nhanh chóng nếu không còn đủ hàng trong kho.
2.3.5 Hoàn thiện hơn nữa thủ tục thuê phƣơng tiện vận tải.
a. Mục tiêu: Tiết kiệm đƣợc chi phí đồng thời phát huy đƣợc tối đa quyền đƣợc thuê
tàu của mình trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.
Trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, việc giành đƣợc quyền thuê tàu là
lợi thế vô cùng quan trọng, nhất là đối với các mặt hàng nông sản nhƣ vải thiều cấp
đông. Thuê đƣợc một phƣơng tiện vận tải tốt sẽ giúp đảm bảo hàng hóa sẽ đƣợc an
toàn trong quá trình vận chuyển và không bị giảm thiều chất lƣợng.
Mỗi doanh nghiệp xuất khẩu đặc biệt là công ty Thanh Hà cần nên có sự phối
hợp linh hoạt giữa các hình thức thuê tàu khác nhau. Chẳng hạn đối với bạn hàng ở xa
vận chuyển hàng hóa khối lƣợng lớn, thời gian vận chuyển dài thì công ty nên thuê tàu
của nƣớc ngoài. Còn bạn hàng gần, khối lƣợng hàng xuất khẩu lớn hay nhỏ mà công ty
quyết định thuê tàu chợ hay tàu chuyến. Ngoài ra thị trƣờng tàu cũng không ổn định,
50
các thông tin thƣờng xuyên thay đổi do vậy công ty cần thiết lập một hệ thống thông
tin cập nhập về thị trƣờng tàu nhƣ giá thuê tàu, độ tuổi của tàu, trọng tải của tàu để
tránh mắc phải những sai sót và tránh xảy ra rủi ro.
Một đặc điểm khác quyết định cƣớc thuê tàu mắc hay rẻ là còn phụ thuộc vào
công ty dịch vụ giao nhận thứ ba mà mình lựa chọn. Một công ty lớn, có tuổi đời lâu
năm sẽ mang đến cho Thanh Hà những cƣớc tàu rẻ và ƣu đãi dịch vụ tốt hơn rất nhiều
so với những công ty mới bƣớc vào nghề.
2.3.6 Hoàn thiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử.
a. Mục tiêu: Thông tin về hàng hóa đƣợc khai báo một cách chuẩn xác nhất.
b. Các bƣớc triển khai.
Ngoài việc biết cách sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử thì công ty
cũng cần phải chú ý đến việc khai tờ khai hải quan và lập bộ hồ sơ hải quan sao cho
khớp với thực tế hàng hóa và bộ chứng từ về hàng hóa. Vì nếu xảy ra sự không thống
nhất giữa các giấy tờ trong bộ hồ sơ dẫn đến phải làm lại, mất nhiều thời gian và chậm
tiến độ giao hàng.
Cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để khai tờ khai hải quan chuẩn xác đó là dựa
trên thông tin trên hợp đồng cũng nhƣ phải có sự phối hợp với bộ phận sản xuất để biết
chắc chắn và chính xác nhất khối lƣợng hàng hóa vận chuyển (gross weight, net
weight) để điền vào cho phù hợp.
2.3.7 Duy trì khả năng xuất trình bộ chứng từ chuẩn xác.
a. Mục tiêu. Nhằm đảm bảo Thanh Hà sẽ đƣợc thanh toán.
b. Các bƣớc triển khai.
Với tình hình hiện nay của công ty, trƣởng bộ phận đang đảm nhận việc làm
chứng từ có thể đánh giá những nhân viên có khả năng, linh hoạt trong việc thực hiện
khâu này. Thông qua trong những đơn hàng tiếp theo có thể giao nhiệm vụ làm chứng
từ cho những bạn nhân viên nhƣ vậy đảm nhận. Nếu trong trƣờng hợp phải giao cho
51
nhân viên mới, phải đảm bảo rằng bạn nhân viên mới đó nắm rõ các quy trình thủ tục
làm chứng, tổng hợp chứng từ hoặc đã đƣợc công ty hƣớng dẫn cụ thể ngay từ ban đầu.
Sau khi đã hoàn tất đầy đủ bộ chứng từ thì cuối cùng việc quan trọng hơn cả đó
là kiểm tra bộ chứng từ đó đã đúng hết, đã thống nhất hợp lý với nhau hết hay chƣa. Có
thể chỉ những lỗi sai chính tả nhỏ nhƣng cũng đủ để Thanh Hà rơi vào trƣờng hợp
không đƣợc nhận khoản tiền thanh toán cho lô hàng.
2.3.8 Xử lí khiếu nại trên tinh thần hữu nghị.
a. Mục tiêu: Nâng cao niềm tin, tạo sự tin tƣởng của khách hàng đối với công ty.
Mang đến cho Thanh Hà những khách hàng trung thành, những đơn đặt hàng dài lâu
qua các mùa vụ, không chỉ bán đƣợc vải thiều mà nhờ đó khách hàng còn có thể đặt
thêm những mặt hàng khác mà công ty đang sản xuất nhƣ chôm chôm cấp đông, xoài
cấp đông.
Giải quyết khiếu nại cũng cần phải có kĩ thuật. Thông qua quá trình kinh doanh
xuất khẩu lâu dài không những mặt hàng vải thiều cấp đông mà còn nhiều sản phẩm
khác, Thanh Hà đã có kinh nghiệm nhất định, những trƣờng hợp mà công ty hay gặp
phải, khách hàng hay khiếu nại. Thông qua đó sẽ liệt kê ra và lập thành danh sách các
tình huống và phƣơng án xử lí. Quá trình này cũng đƣợc nghiên cứu kĩ dựa trên tâm lí
mua hàng của khách. Điều này giúp đào tạo cho nhân viên mới cũng nhƣ nhắc nhở
những nhân viên cũ phải luôn linh hoạt, nhanh trí xử lí. Khi có bất kì phản hồi gì của
khách hàng, yêu cầu nhân viên phải trả lời nhanh cho khách qua email, điện thoại hay
tin nhắn trên website.
Trong hoạt động kinh doanh, thõa mãn nhu cầu khách hàng vẫn là yếu tố quan
trọng nhất. Vì vậy những nhân viên ở tuyến đầu, tiếp xúc với khách hàng, dù có đang
trong trƣờng hợp nhận sự phản hồi gay gắt từ khách thì cũng phải luôn có thái độ nhiệt
tình, ân cần quan sát, xem xét kĩ lƣỡng thông tin để đƣa ra đƣợc phƣơng án giải quyết,
52
tránh gắt gỏng với khách hàng. Áp dụng những kỹ năng giao tiếp cơ bản nhƣ kỹ năng
lắng nghe, sử dụng từ ngữ tiếng anh ngắn gọn, dễ hiểu cũng rất quan trọng.
2.3.9 Có kế hoạch kiểm tra container rõ ràng hơn.
a. Mục tiêu: Thanh Hà sẽ luôn an tâm rằng hàng hóa của mình sẽ bị hƣ hỏng do đống
hàng trong container. Ngoài ra cũng giúp cho container phát huy tối đa đƣợc lợi ích của
chúng.
Qua nhiều lần thuê container, Thanh Hà phải tự chủ động đúc kết lại đƣợc
những điểm cần thiết khi kiểm tra container là gì ( chẳng hạn đây là container mới hay
cũ; nóc, vách có bị thủng, đứt, rỉ sét hay không; cửa container ron cao su có bị rách,
cửa có khít hay không,… ; container có mùi hôi hay không;…). Trên cơ sở đó tiền
hành hƣớng dẫn lại cho các nhân viên đẩm nhận nhiệm vụ đi lấy container rỗng về
đóng hàng.
Ngoài ra trƣớc khi quyết định lựa chọn hãng tàu nào thì cũng cần nên xem xết
đến việc hãng có hỗ trợ khách hàng nhiều trong việc đổi lại container khi có tình huống
phát sinh hay không (khách có đƣợc miễn chi phí nâng hạ, lƣu cont hay không,..).
Thƣờng đối với những hãng tàu lớn, uy tín họ đều có những hỗ trợ này.
2.3.10 Hoàn thiện quá trình giao hàng hóa tại cảng.
a. Mục tiêu: Tiết kiệm đƣợc các khoản chi phí cũng nhƣ có thể quản lý, kiểm soát,
theo sát chặt chẽ lô hàng cho đến lúc hàng đƣợc vào sổ tàu của hãng tàu.
Quy trình này cần giao cho một hoặc một số cán bộ công nhân viên chuyên môn
hóa một công việc cụ thể nào đó. Điều này sẽ giúp cho việc thực hiện quy trình giao
nhận sẽ diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí không cần thiết.
Cán bộ làm ở các khâu khác nhau tỏng quy tình xuất khẩu cần thƣờng xuyên
thông tin liên lạc chặt chẽ với nhau. Chỉ cần trục trặc ở khâu nào đó của quy tình sẽ gây
ra tác động lớn đến việc giao hàng xuất khẩu. Thannh Hà cần phải làm cho mỗi nhân
53
viên hiểu rõ đƣợc trách nhiệm, ý thức nhiệm vụ của họ. Bên cạnh đó là những quy chế,
quy định thƣởng phạt rõ ràng, nếu nhƣ vậy công ty mới nâng cao đƣợc ý thức trách
nhiệm của họ, kích thích động viên họ làm việc hết mình trong công việc.
2.3.11 Khắc phục những điểm hạn chế trong khai báo thủ tục hải quan điện tử.
a. Mục tiêu: Chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu này có thể làm ảnh hƣởng đến cả tiến
độ đôi khi còn dẫn đến các khoản chi phí phát sinh không cần thiết. Chính vì vậy mục
tiêu của kiến nghị này là làm thế nào để có thể thực hiện đƣợc nghiệp vụ khai báo hải
quan với thời gian và chi phí một cách tối ƣu nhất.
b. Các bƣớc thực hiện:
Công ty nên có hai đến ba nhân viên chuyên thực hiện làm khai hải quan cho
các lô hàng xuất khẩu. Nhân viên mới cần đƣợc kiểm soát chặt chẽ thông tin trên tờ
khai điện tử trƣớc khi khai báo. Thông quan hàng hóa bằng hình thức điện tử giúp cho
việc cấp kết quả và phân luồng đều đƣợc tự động hóa, nếu nhƣ có sai sót thông tin
trong tờ khai sẽ khó mà hủy và việc điều chỉnh tờ khai sẽ mất khá nhiều thời gian. Đôi
khi việc sai sót trong khai báo có thể dẫn đến những khaonr chi “cửa sau” với công
chức Hải quan phụ trách.
Nhân viên cũng cần phải thƣờng xuyên theo dõi và cập nhập các Thông tƣ, Nghị
định mới liên quan đến thủ tục Hải quan và việc tăng giảm thuế quan.
2.3.12 Mở các lớp nghiệp vụ, bồi dƣỡng cho nhân viên về công tác thực hiên làm
chứng từ, tổng hợp chứng từ.
a. Mục tiêu: Giúp cho giai đoạn xuất trình bộ chứng từ thanh toán đƣợc diễn ra nhanh
chóng nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc tính chuẩn xác của chứng từ.
Cơ bản trên hết là công ty cần có riêng đội ngũ nhân viên phòng ban thực hiện
công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Hiện tại nhân viên bán hàng, kinh
doanh đang phải đảm nhận luôn cả việc làm chứng từ, thông quan hàng hóa,… làm họ
54
không có sự chuyên môn hóa trong công việc và không thể nào hoàn thành mọi thứ
một cách nhanh chóng, đạt kết quả tốt nhất đƣợc.
Tiếp đến là tiến hành đào tạo cho nhân viên thông qua đăng kí những lớp học
nghiệp vụ tại trung tâm đào tạo: nghiệp vụ xuất khẩu, nghiệp vụ khai Hải Quan,… của
các trung tâm đào tạo trong thành phố hoặc các khóa, lớp do các học viện, trƣờng đại
học mở. Nhân viên bộ phận kinh doanh, tuy chỉ đảm nhận trách nhiệm trong mảng bán
hàng, chốt đơn hàng nhƣng sẽ có những kiến thức sơ khai, cơ bản về thủ tục xuất khẩu.
Điều này giúp cho họ có khả năng phối hợp làm việc một cách dễ dàng hơn với bên
dịch vụ Logistics thuê ngoài (trong trƣờng hợp thuê ngoài), có trƣờng hợp xấu gì xảy
ra vẫn có thể tự chủ động đứng ra giải quyết đƣợc, hỗ trợ bên dịch vụ thuê ngoài giải
quyết. Hay trong nhiều tình huống, giúp công ty trong việc xác thực đƣợc những vấn
đề, những khoản phí mà Logistics đang thông báo.
2.3.13 Hỗ trợ nhiều thông tin hơn cho khách hàng về vấn đề bảo hiểm an toàn cho
hàng hóa.
a. Mục tiêu. Nhằm tạo cho đối tác , khách hàng sự an tâm và tin tƣởng nhiều hơn khi
lựa chọn mua các sản phẩm của Thanh Hà
b. Các bƣớc thực hiện.
Mặc dù công ty lựa chọn điều kiện CFR để xuất khẩu vải thiều cấp đông sang
thị trƣờng Hàn Quốc, công ty sẽ không phải thực hiện mua bảo hiểm hàng hóa. Tuy
nhiên công ty nên hƣớng dẫn cho nhân viên chủ động hỗ trợ cho khách hàng nhiều hơn
trong về vấn đề này. Chẳng hạn nhƣ Thanh Hà phải có nghĩa vụ cung cấp thông tin về
chuyến hành trình của lô hàng ( cảng đi, cảng đến, trì giá của lô hàn,…) để đối tác tự
thực hiện việc mua bảo hiểm nếu cần thiết. Nếu đối tác yêu cầu bất kì chứng từ gì để
họ làm hồ sơ, giấy đăng kí bảo hiểm thì Thanh Hà cũng có trách nhiệm phải cung cấp
những chứng từ đó.
55
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2

Nội dung trong chƣơng 2 đã đề cập cụ thể nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng
vải thiều cấp đông xuất khẩu sang thị trƣờng Hàn Quốc của công ty TNHH Chế biến
nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà. Trong quá trình nêu rõ từng giai đoạn cụ thể của
nghiệp vụ, tác giả đã cố gắng bám sát vào những thực tế mà mình đã quan sát đƣợc
trong quá trình thực tập tại công ty. Điều này giúp tác giả đã phân tích đƣợc những
điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện của nghiệp vụ. Thông qua đó đƣa ra một vài kiến
nghị để giúp công ty hoàn thiện hơn nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc của công ty TNHH Chế biến nông lâm
sản xuất khẩu Thanh Hà.
56
KẾT LUẬN
Vải thiều – một trong những đặc sản nổi tiếng của vùng đất Thanh Hà đã và
đang có mặt không chỉ tại thị trƣờng Hàn Quốc mà còn ở rất nhiều thị trƣờng khác trên
toàn cầu. Điều này trở thành động lực để Công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất
khẩu Thanh Hà không ngừng cố gắng hơn nữa, tiếp tục khẳng định vị thế xuất khẩu
của mình.
Và để thực hiện đƣợc điều đó, phụ thuộc một phần lớn vào công tác tổ chức
thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Trong suốt quá trình thực tập tại Công ty TNHH Chế
biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà, tác giả đã nắm bắt đƣợc tình hình tổng quan
của công ty từ lịch sử hình thành cho đến chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ cơ cấu tổ
chức của công ty. Đồng thời tác giả cũng đã phân tích đƣợc kết quả kinh doanh chung
của tất cả các mặt hàng xuất khẩu, kết quả kinh doanh của vải thiều cấp đông xuất
khẩu. Điều này làm tiền đề để tác giả tiếp cận một cách dễ dàng hơn với nghiệp vụ tổ
chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông xuất khẩu sang thị trƣờng Hàn
Quốc – đề tài mà tác giả đã lựa chọn.
Cũng thông qua thời gian thực tập, tác giả đã đƣợc trải nghiệm thực tế về các
giai đoạn cụ thể để tổ chức thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt là đối với hợp
đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông tại công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu
Thanh Hà. Từ đó đã tự đúc kết đƣợc những điểm hoàn thiện, chƣa hoàn thiện mà công
ty đang mắc phải. Cùng với sự hỗ trợ của Chị Vũ Thị Ngọc Hạnh, bài báo cáo cũng đã
nêu ra đƣợc những kiến nghị để giúp công ty duy trì đƣợc những ƣu điểm, đồng thời
khắc phục những hạn chế trong thời gian tới. Nhìn chung tác giả đã giải quyết và trình
bày đƣợc khá đầy đủ bài báo cáo về đề tài “Nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH Chế biến nông
lâm sản xuất khẩu Thanh Hà”.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình và đóng góp ý kiến
của Thầy giáo hƣớng dẫn Thầy Phạm Gia Lộc đã giúp tôi hoàn thành đƣợc bài báo cáo
57
“Nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng
Hàn Quốc tại công ty TNHH Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà”. Cám ơn sự
hỗ trợ tận tình của Chị Vũ Thị Ngọc Hạnh – giám đốc chi nhánh công ty TNHH Chế
biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà tại Tp. Hồ Chí Minh. Do thời giạn và điều kiện
kiến thức hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đƣợc
sự thông cảm của thầy cô. Tác giả xin ghi nhận những ý kiến đóng góp từ phía Thầy
Cô hƣớng dẫn và đơn vị thực tập để hoàn thiện bản thân và tích tũy kiến thức sau này.
Tp.Hồ Chí Minh, Ngày 16 tháng 12 năm 2017
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Trƣơng Anh
58
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS. Nguyễn Thị Hƣờng và TS. Tạ Lợi (2007), Nghiệp vụ ngoại thương Lý
thuyết và thực hành Tập I, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
2. PGS.TS. Nguyễn Thị Hƣờng và TS. Tạ Lợi (2007), Nghiệp vụ ngoại thương Lý
thuyết và thực hành tập II, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
3. GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân và TS. Kim Ngọc Đạt (2011), Quản trị xuất nhập khẩu
NXB Tổng hợp TP.HCM.
59
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1: DÀN BÀI PHỎNG VẤN SÂU.

PHỤ LỤC 2: HÌNH ẢNH QUÁ TRÌNH KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ.
PHỤ LỤC 2: BỘ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU.
60
DÀN BÀI PHỎNG VẤN SÂU

Tôi tên là Trƣơng Anh. Tôi là sinh viên khoa Thƣơng Mại – trƣờng Đại học Tài
chính – Marketing. Hiện tôi đang trong quá trình thực tập tại đơn vị công ty TNHH
Chế biến nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà. Hôm nay tôi rất lấy làm vinh dự khi đƣợc
thực hiện một bài phỏng vấn ngắn cùng với Anh/Chị. Nội dung nhƣ sau:
1. Anh/Chị có đồng ý về những điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện cũng nhƣ
nguyên nhân của từng điểm trong nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu vải thiều cấp đông sang thị trƣờng Hàn Quốc tại công ty TNHH Chế biến
nông lâm sản xuất khẩu Thanh Hà đƣợc trình bày dƣới đây hay không?.
Anh/Chị có bổ sung điều gì hay không?
2. Theo Anh/Chị điểm hoàn thiện và chƣa hoàn thiện nào là quan trọng nhất và vì
sao?
61
HÌNH ẢNH QUÁ TRÌNH KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ
62
63

Nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vải thiều cấp đông

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƢƠNG MẠI

NGUYỄN THỊ TRƢƠNG ANH

Lớp: 15DKQ2 Khóa: 15D

NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

TP.HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017

KHOA THƢƠNG MẠI

NGUYỄN THỊ TRƢƠNG ANH

Lớp: 15DKQ2 Khóa: 15D

NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh quốc tế

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

GVHD: THẦY PHẠM GIA LỘC

TP.HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017

………………….., ngày……tháng……năm 2017

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN

HÌNH 1. 1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN

2. Mục tiêu nghiên cứu.

- Logo công ty:

Mô hình của công ty đƣợc thể hiện thông qua sơ đồ sau:

HÌNH 1. 1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN NÔNG LÂM SẢN

Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Chế biến

Đơn vị tính: TỶ VND

NĂM 2014 2015 2016 T6/2017

Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chế biến

Đơn vị tính: TRIỆU ĐỒNG

NĂM 2014 2015 2016 T6/2017

Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chế biến

KẾT LUẬN CHƢƠNG 1

CHƢƠNG 2. NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

Nguyên liệu thô

Phân loại trái

Chần sôi – Chần lạnh

Cấp đông IQF Bảo quản -25ºC

Bảo quản -18ºC

Bảo quản -18ºC

Nguồn: Phòng sản xuất Công ty TNHH Chế biến

2.1.7 Làm thủ tục hải quan.

2.1.9 Lập bộ chứng từ thanh toán.

2.2.1.2. Điểm chƣa hoàn thiện.

ĐIỂM HOÀN THIỆN NGUYÊN NHÂN

bộ phận sản xuất tại kho.

nghiệm nên còn dè chừng, kiểm tra kĩ.

− Duy trì khả năng xuất trình bộ chứng từ chuẩn xác.

KẾT LUẬN CHƢƠNG 2

Tp.Hồ Chí Minh, Ngày 16 tháng 12 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Trƣơng Anh

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC 1: DÀN BÀI PHỎNG VẤN SÂU.

DÀN BÀI PHỎNG VẤN SÂU

HÌNH ẢNH QUÁ TRÌNH KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ

You might also like