Professional Documents
Culture Documents
بحث إدارة المشاريع - المجموعة 4
بحث إدارة المشاريع - المجموعة 4
كلية الهندسة
بحث بعنوان
دورة حياة المشروع وأهم العوامل التي تؤثر على سير العمل في مشاري ع البناء
الدفعة 82
إدارة المشروع عبارة عن مجموعة مؤقته من االنشطة المصممة إلنتاج منتج او خدمة فريده من
نوعهأ
المشروع هنا مقيد بزمن اي له تاري خ بدايه وتاري خ نهايه وبالتالي لديه اطار وموارد محدده
إن إداره المشاري ع هي تطبيق للمعرفه والمهارات واالدوات والتقنيات في خالل انشطه المشروع
لتحقيق متطلبات يتم تسليم المشروع في مراحل من اجراءات مشتركه في عمليه إداره المشاري ع
* التاسيس
* التخطيط
* التنفيذ
* الرصد و المراقبه
* االغالق
وبالنسبه لمراحل المشروع فهي تساعد مدير المشروع علي ضمان تحقيق االنجازات المتوخاه في
نهايه كل مرحله وعلي اعداد اعضاء فريق المشروع بشكل عام
المرحلة األولى :تخطيط للمشروع
يعتبر التخطيط للمشروع أولى المراحل الخاصة به ,حيث الشعور بمشكلة أو حاجة ما ثم محاولة تحليلها وصياغة
فكرة المشروع ,وتحديد اهدافة والمخرجات المتوقعة من تنفيذه من خالل خطة نشاطات تفصيلية تبرمج عمل
المشروع .ويتضمن التخطيط أربعة خطوات أساسية سيتم التعرض لها تفصيال ,وهذه الخطوات هي.
وهنالك خطوات لتحليل حاجة معينة تبدأ على النحو التالي :
التحليل التشاركي > تحليل المشكلة > تحليل األهداف > إختيار المشروع
هذا التحليل يساعد في التعامل مع المشكلة بشكل منطقي معتمد على المشاركة مع جميع األفراد المعنين بتلك الحاجة
أو المتأثرين بتلك المشكلة ,وهنا يفضل أن يتم إجراء تحليل دقيق ,منطلق من تجزئة النقاط األربعة السابقة إلى
جزئيات اصغر ,تكون على النحو التالي :
التحليل التشاركي
من خالل حصر جميع األفراد والجماعات والمنظمات والمجتمع المحيط ,أي جميع المتأثرين بالحاجة أو المسببين لها
ونحاول حصر األمور التالية :
تحليل الحاجة
نبدأ بوصف الوضع المرغوب بناء على نتائج تحليل الحاجة ,ويمكن استخدام شجرة األهداف للوصول إلى صياغة
دقيقة لها على أن تكون األهداف :
● محددة
● قابلة للقياس
● واقعية
● يمكن الحصول عليها
● يمكن جدولتها زمنيا
● أحد المداخل لوضع األهداف هو التفكير في عالقة اثر الحاجة مع األسباب المؤدية لوجودها
إختيار المشروع :
عند وضع األهداف بشكلها العام ,نبدأ برؤية الممكن تحقيقة منها ,مع اخذ الموارد المتاحة بعين االعتبار ,ثم تبدأ
عملية اختيار فكرة المشروع بناء على عدة معايير أهمها :
إن صياغة المشكلة بطريقة محكمة وجيدة تمكن أصحاب فكرة المشروع من التعامل مع جميع الجوانب ذات
العالقة وبالتالي تسهل الحقﹰا عملية صياغة أهداف المشروع وغاياته وآليات تنفيذه .وعند االنتهاء من صياغة
المشكلة تبدأ عملية التفكير بالمشروع بشكل منظم
المخرجات هي ما يتوقع أن ينعكس خالل المشروع على الفئة المستهدفة أو النظام .وتعتمد المخرجات في تحديدها
على الخطوتين األولى والثانية ,مع التأكيد على ان تراعي عملية بناء المخرجات العوامل التالية :
تحديد الحاجة والمتأثرين بها وعددهم وتوقعاتهم يساعد على تحديد اآلثار التي يرغبون في أن
تنعكس عليهم .ومحاولة حصر الموارد المتاحة وجهات الدعم بشكل التصور األولي عن
األفكار الممكن تطبيقها للوصول إلى تحقيق حاجات المتأثرين والمستفيدين ,وبالتالي توقع
شكل المخرجات الممكن والالزم للوصول إلى تحقيق الهدف
تحديد األهداف بدقة وضمن خصائص القابلية للقياس والتحقيق والواقعية والجدولة
الزمنية مقارنة بالموارد المتاحة يساعد في بيان الحدود الممكن االقتراب منها وبالتالي تحديد األثر المرحلي
(المخرجات) ,الممكن للمشروع أن يحققه لتحقيق الهدف النهائي
السياسات الوطنية
ظروف البيئة المحيطـة
علينا أوالً أن نميز بين التخطيط والخطة فالتخطيط هو عملية تجميع وتحليل واختيار بيانات معينة ترتبط بالمنظمة
حاليﹰا ومستقب ﹰال ،وأما الخطة فهي طريقة عمل مصممة لتربط بين الموارد والمخرجـات.
وبشكل آخر فالتخطيط يعبر عن المراحل الفكرية والذهنية الخاصة بنشاط التخطيط وتبدأ بالهدف وكيفية تحقيقه.
والخطة هي تصور مفصل للخطوات الواجب تنفيذها للوصول للهدف وما هي النشاطات والمهام الالزمة لذلك
وأوقات تنفيذها واألفراد المسئولين عنها.
وبشكل عام فالخطـة تعبر عن تصور تفصيلي للخطوات الالزم السير فيها لكي تصل المنظمة إلى الهدف وتصف
النشاطات والمهام الفرعية المتطلبة للتنفيذ واألوقات المحددة لذلك ومسؤولية األفراد عن أجزاء وعناصر الخطة.
ولمعرفة عناصر الخطة يمكن الرجوع إلى نموذج الخطة التفصيلية.
- 8المرحلة الثانية :تنظيم المشروع
تنظيم المشروع ويشمل :وضع الخريطة التنظيمية للمشروع ،توزيع المسؤوليات والصالحيات ،تحديد
العالقة مع الهيكل التنظيمي للمنظمة األم ،وأطراف المشروع ،إختيار فريق العمل للمشروع
التنظيم :هو آداة تستخدمها المنظمات في الوصول الى اهدافها ،وقد تناولت األدبيات المتخصصة في علم
ً
اإلدارة موضوع التنظيم ( الهيكل التنظيمي ) بالتفصيل وركزت على كافة الجوانب المتعلقة بالمشاري ع انطالقا من
المرتكزات اآلتية :
– 1لم تعد األشكال التقليدية التنظيمية المستخدمة في المنظمات مالئمة إلستخدامها في المشاري ع في بيئة
األعمال المعاصرة والتي تمتاز بالتعقيد الشديد والديناميكية العالية ،ففي هذه البيئة يتم طرح كم هائل من
المنتجات سلع وخدمات والعمليات واألفكار لمواكبة التغير الدائم في رغبات الزبائن والتنافس للحصول على
رضاهم ،إضافة الى التطور الهائل في اإلمكانات التكنولوجية وإستخدامها داخل المنظمات األمر الذي جعل
الهياكل التنظيمية التقليدية غير قادرة على الصمود اماأ متطلبات التغيير ،وأصبح المدراء في المراتب اإلدارية العليا
غير واثقين من قدرتهم على فهم األنشطة والسيطرة عليها في المنظمة ،وأوجد الحاجة الى وجود أشكال تنظيمية
مبتكرة تمكن المشاري ع من النجاح في الوصول الى أهدافها في بيئة األعمال المعاصرة
– 2أن تنظيم المشروع يقصد به الطريقة التي تستخدم لضم المشروع إلى البناء التنظيمي في المنظمة األم ،أو كما
يقال كيف نثبت المشروع في المنظمة األم التي ينتمي إليها المشروع ونتمكن بالتالي من تحديد طبيعة
المسؤوليات والصالحيات في المشروع ومدى تكاملها مع األقسام الوظيفية األخرى ومع المستويات اإلدارية في
المنظمة األم
ً
– 3أن تنظيم المشروع يقصد به أيضا تصميم البناء التنظيمي الداخلي للمشروع عن طريق توزي ع الواجبات
والمسؤوليات والسلطات على العاملين في المشروع ،وتحديد القواعد واألصول وإجراءات العامل الرسمية المتبعة
في تنفيذ الواجبات واألدوار ،وتطوير نظام اإلتصال والرقابة وكتابة التقارير بين المستويات اإلدارية المختلفة بما يحقق
افضل صيغة ( آداة ) تساعد المشروع في اإلستجابة للمتغيرات البيئية بطريقة كفوءة وفاعلة تمكن المنظمة األم من
ومن المهم الحفاظ على التحكم والتواصل حسب الحاجة أثناء التنفيذ وذلك من خالل العديد من الممارسات
أهمها
• مراقبة التقدم بشكل مستمر وإجراء التعديالت المناسبة وتسجيلها كاختالفات من الخطة األصلية .بمعنى انه
يجب مواكبة جميع المتغيرات الحاصلة داخل المشروع وتسجيلها ليتم معرفة كل العقبات والمشكالت التي
حصلت اثناء قيام المشروع
• أثناء تنفيذ المشروع ،يقوم األفراد بالمهام ،ويتم اإلبالغ عن معلومات التقدم بالمشروع من خالل
ّ
اجتماعات منتظمة للفريق ،ويجدر االشارة أنه في أي مشروع ،يقضي مدير المشروع معظم وقته في هذه
الخطوة.
• يستخدم مدير المشروع هذه المعلومات للحفاظ على السيطرة على اتجاه المشروع من خالل مقارنة التقارير
المرحلية مع خطة المشروع لقياس أداء أنشطة المشروع واتخاذ اإلجراءات التصحيحية حسب الحاجة.
• خالل هذه الخطوة ،ينبغي إبقاء رعاة المشروع والمستفيدين الرئيسيين اآلخرين على اطالع بحالة المشروع
ً
وفقا آللية التواصل المتفق عليها خالل مرحلة التخطيط
عبارة عن عملية وضع المعايير الالزمة التي يمكن من خاللها التوصل إلى إختيار البديل أو المشروع المناسب من
بين عدة بدائل مقترحة ،الذي يضمن تحقيق األهداف المحددة واستنادا إلى أسس عملية
يتم التقيم لمشروع معين من خالل نمط الحل الوظيفي لمهمة المبنى والذي يفترض به ان يتوفر على الكفاءة
والذكاء والجدة ومن جانب اخر النظر في الشكل المعماري المتوصل اليه والقدر الذي بلغه في التجديد في
النمط المعماري والعالقة مع البيئة من حوله ليكون المبنى وليد مكانه ومنتميا اليه وعلى أية حال يكون األثر
الجمالي الذي يبلغه شكل المبنى للمتلقي حاسما في قبوله واالنحياز اليه
المفاضلة بين توسيع المشروعات القائمة أو إقامة مشروعات جديدة.المفاضلة بين إنتاج أنواع معينة من
ً ً
السلع.المفاضلة بين أساليب اإلنتاج وصوال إلختيار األسلوب المناسب.المفاضلة بين المشروعات استنادا إلى
األهداف المحددة المحددة لكل األهداف.المفاضلة بين المواقع البديلة للمشروع المقترح.المفاضلة بين األحجام
المختلفة للمشروع المقترحة.المفاضلة بين البدائل التكنولوجية.
إن أهمية تقييم المشروعات يمكن أن تعود إلي عاملين أساسيين هما -:
العامل األول -:ندرة الموارد اإلقتصادية خاصة رأس المال نتيجة تعدد المجاالت والنشاطات التي يمكن أن
يستخدم فيها.
العامل الثاني -:التقدم العلمي والتكنولوجي والذي يوفر العديد من البدائل سواء في مجال وسائل اإلنتاج أو بدائل
اإلنتاج أو طرق اإلنتاج ،اضافة إلى سرعة تناقل المعلومات من خالل ثورة االتصاالت والمعلومات.
تحقيق االستخدام األمثل للموارد المتاحة ،من أجل تحقيق ذلك البد وأن تضمن عملية تقييم المشروعات
العالقات الترابطية بين المشروع المقترح والمشروعات القائمة.تساعد ف التخفيف من درجة المخاطرة لألموال
المستثمرة.تساعد في توجيه المال المراد استثماره إلى المجال الذي يضمن تحقيق األهداف المحددة.تساعد على
ترشيد القررات االستثمارية.
إن عملية المفاضلة بين المشروعات ال بد أن تستند على معايير علمية دقيقة وذلك من أجل مايلي :
أهم نقاط االختالف بين معايير الربحية التجارية ومعايير الربحية القومية :
عند تقييم المشروعات وفقا لمعايير الربحية التجارية ،نأخذ بعين االعتبار األهداف التي تساعد على تعظيم
األرباح وهذه وجهة نظر القطاع الخاص.عند استخدام معيار الربحية التجارية ،يتم التركيز على عناصر التكاليف
واإليرادات المباشرة على مستوى المشروع ،بينما في معيار الربحية القومية يدرس أثر المشروع على :
– االستخدام
– ميزان المدفوعات
– تحقيق االستخدام األمثل للموارد االقتصادية المتاحة
– البيئة
– نقل التكنولوجيا
وحالما يتم استكمال جميع مراحل المشروع يبقي علي مدير المشروع الن يضمن القبول الرسمي وينهي المشروع
في هذه المرحله يكون مدراء المشاري ع وفرق العمل هم المسؤولين عن ارشفه جميع الملفات وتوثيق الدروس
المستفاده
* إغالق العقد بما في ذلك السجالت المفتوحه واغالق جميع العقود في اي مرحله من مراحل المشروع
* إغالق المشروع ووضع اللمسات االخيره لجميع االنشطه في جميع العمليات الغالق المشروع او مرحله منه
رسميا
وتتضمن عمليه االغالق ايضا مرحله مراجعه مابعد التنفيذ وتعتبر هذه المرحله شديده االهميه حيث انها تساعد
فريق المشروع علي اكتساب الخبره وتطبيق ما تعلموه في المشاري ع المستقبلية
أهم العوامل التي تؤثر على سير العمل في مشاري ع البناء :
ً
أوال :المخاطر
يمكن تعريف الخطر في أي مشروع من المشاري ع بأنه حدث أو ظرف غير مؤكد والذي ينتج
عن حدوثه أثر سلبي أو إيجابي على هدف المشروع ( . )PMBOK , 2002, P127إن لكل
ً
خطر سبب وينجم عنه نتيجة فمثال قد يكون السبب Causeهو القوة العاملة المؤهلة
المحدودة المتاحة للمشروع أو عدم مالءمة هذه القوة للمهمات المسندة إليها وب هذا فإن
النتيجة أو العاقبة Consequenceستظهر واضحة في الكلفة اإلضافية أو الخلل في جدولة
العمل وطول فترة التنفيذ أو جودة التنفيذ .وبالنسبة لظروف المشروع التي يمكن أن تؤدي
إلى حدوث المخاطر فأهمها سوء اإلدارة أو عدم كفاءتها أو االعتماد على مشاركين خارجيين
بتنفيذ المشروع ال يمكن رقابتهم وضبط أدائهم .وهناك بعض األخطار المعروفة Known
Risksوهي تلك األخطار التي تم تشخيصها وتحليلها وصار باإلمكان التخطيط لها على
العكس من األخطار غير المعروفة Unknown Risksالتي ال يمكن إدارتها بالرغم من أن
المدراء في المشروع يمكن أن يتعاملوا معها عن طريق تطبيق خطط طوارئ عامة General
Contingency Plansقائمة على أساس الخبرة الماضية المكتسبة من خالل تنفيذ مشاري ع
سابقة .وهناك من المخاطر ما يعتبر فرصة Opportunityوهي تلك المخاطر التي تهدد
نجاح المشروع ولكنها تقبل عندما تجرى لها موازنة بالمقابل الذي سينجم عنها
* إدارة النطاق تحديد النطاق عند بدايه المشروع بناء علي المتطالبات وادارته علي نحو وثيق اثناء السيطره علي
ايه تغييرات طارئه
* إدارة الجدول الزمني تحديد سلسله االنشطه بوضوح وتقدير الوقت الالزم الالزم لكل منها وابقاء وقت اضافي
* إدارة التكلفه االبقاء علي االنتظام مع تقييمك والميزانيه
* إدارة الجوده يتعين تسليم المشاري ع في الوقت المحدد
* االتصاالت التواصل مع االشخاص المناسبين في الوقت المناسب
*مشتريات المشروع في حال كنت تعتمد علي موردين خارجين
ثالثا :الدعم المالي للمشروع
يهدف هذا الدليل إلى توضيح القواعد المالية التي يجب االلتزام ا لدعم البنود الواردة
في الموازنة المعتمدة للمشروعاتالفائزة في دورات بر مج دعم التعاون بين الشركات
والجهات البحثية .ويضاف هذا الدليل كملحق للعقد الذي يتم توقيعه مع الهيئة قبل
البدء في تنفيذ المشروع
.1قواعد عامة
يلتزم فريق عمل المشروع بمبدأي الشفافية والتوثيق في جميع أعمال
المشروع.
ً
تتمثل الشفافية في إخطار الهيئة مسبقا ي تغييرات تطرأ على الخطة
المعتمدة لتنفيذ المشروع سواء في مدة كل مرحلة أو بنود الموازنة أو فريق
العمل لمشروع.
يلتزم فريق العمل لمشروع بتوثيق جميع أنشطة المشروع بطريقة مهنية.
.8الموازنة
تقدم الموازنة مقسمة على مراحل ال تقل أي منها عن ٣أشهر وال تتعدى ٥
شهور إال في حاالت خاصة وبعد موافقة الهيئة (راجع نموذج الموازنة) .ال
يوجه الدعم المالي للبنود اآلتية :إيجار المقار ،األرث ،فواتير الكهر ء
والمرافق العامة ،األدوات المكتبية ،مرتبات أو مكافآت الوظائف المساعدة
(اإلدارية والمالية) الخاصة لشريك الصناعي للمشروع (الشركات).
ً
يصرف الدعم المالي طبقا لمراحل المشروع ،ويتم تسوية المبالغ المنصرفة
في اية كل مرحلة .وال يتم صرف دعم المرحلة التالية (الدفعة التالية) إال بعد
استيفاء إجراءات إتمام المرحلة السابقة
في حاالت الصرف والشراء لعمالت األجنبية ،فيجب تقديم الفواتير
ً ً
المعتمدة موضحا ا سعر التحويل مؤيدا بكشف حساب كارت االئتمان البنكي
الذي يظهر قيمة العملية وسعر التحويل المنفذ في ريخه.
في مشروعات تطوير منتج والتي ليس ا شريك أكاديمي ،ال يحق للشركة شراء
أجهزة ومعدات
.3المكافآت
بعد الموافقة على بنود الموازنة ،يقدم الباحث الرئيسي للمشروع قائمة سماء
أعضاء فريق العمل والسير الذاتيةخاصتهم ومكافآ م ونسبة الوقت المخصص
للعمل في المشروع
في اية كل مرحلة ،يتم تقديم ايصاالت لمبالغ التي تسلمها كل عضو من أعضاء
فريق العمل تتضمن رقمه القومي ،تاري خ االستالم ،المبلغ لحروف واألرقام،
ً
يتم صرف مكافآت فريق العمل طبقا للمكافآت الشهرية الواردة في الموازنة الملحقة