BAB 8

RANCANGAN PENTADBIRAN
ORGANISASI
 HASIL PEMBELAJARAN

• Memahami kepentingan rancangan guna tenaga

dalam perniagaan
• Menghubungkait kepentingan rancangan guna
tenaga dengan perancangan strategik perniagaan
• Merancang keperluan struktur organisasi dan
sumber manusia bagi sesuatu perniagaan
 RANCANGAN ORGANISASI

• MATLAMAT & STRATEGI

ORGANISASI

• STRUKTUR & PERANCANGAN

ORGANISASI
Akulah Boss..

• CARTA ORGANISASI

• PERJAWATAN DALAM ORGANISASI

• PERALATAN PEJABAT
 MATLAMAT
CIRI-CIRI MATLAMAT YANG BAIK
SPECIFIC ( KHUSUS)

MEASURABLE (BOLEH
UKUR)

ACHIEVABLE (BOLEH
CAPAI)

REALISTIC (MUNASABAH)

TIME FRAME (TEMPOH

MASA)
 Memperincikan matlamat
dengan sekhusus dan sejelas
yang boleh.
mempunyai kriteria khusus
yang boleh digunakan untuk
mengukur kemajuan terhadap
pencapaian matlamat ini

Tentukan sama ada

matlamat benar-
benar boleh dicapa
dengan
mempertimbangka
masa, usaha dan ko
terhadap manfaat,
serta keutamaan la
yang mungkin ada
dalam perniagaan

keberkaitan matlamat dalam

menetapkan tarikh sasaran dan bertanya
organisasi diselaraskan dengan strateg
soalan khusus tentang perkara yang boleh
perniagaan
dicapai dalam jangka masa ini
 MATLAMAT

CONTOH:
“Syarikat dapat menambah 10
cawangan perniagaan pada
tahun 2020 hingga 2030 di
seluruh Malaysia”
 STRATEGI

Rancangan yang teratur atau

kaedah yang sistematik
digunakan untuk mencapai
matlamat jangka panjang
organisasi
 STRATEGI
Mengikut Tahap Perkembangan Perniagaan

Strategi Berasaskan Sumber

“ Menggemblengkan sumber secara

optimum”

• sumber terdiri daripada:

– modal, sumber manusia, teknologi, maklumat,
tanah, bahan mentah
 STRATEGI
mengikut Tahap Perkembangan Perniagaan

Strategi Menembusi Pasaran

“ Membuat promosi secara agresif,

harga berpatutan dengan harga
pesaing, menjaga kualiti produk”
 STRATEGI
mengikut Tahap Perkembangan Perniagaan

Strategi Perkembangan

“ Membaiki kualiti produk”

 STRATEGI
mengikut Tahap Perkembangan Perniagaan

Strategi Pengekalan (Bertahan)

“ Mencari pelanggan baru”

Pekerja yang dipilih mestilah mempunyai
kelayakan yang diperlukan berdasarkan
spesifikasi kerja.
 STRUKTUR ORGANISASI

Merujuk kepada tugasan tertentu diperuntukan

mengikut fungsi yang ada dan saling
berhubungkait antara satu sama lain.

Pelbagai bentuk struktur organisasi iaitu:

Struktur Fungsian
Struktur Bahagian
Struktur Matriks
 STRUKTUR FUNGSIAN
PENGURUS
BESAR

PENGURUS PENGURUS PENGURUS PENGURUS

SUMBER KEWANGAN PEMASARAN PENGELUARAN
DAN
MANUSIA
OPERASI

- Merujuk kepada pembahagian fungsi dalam organisasi mengikut

fungsi seperti kewangan, pengeluaran dan operasi, sumber manusia
dan pemasaran.
- Setiap fungsi mempunyai tanggungjawab yang tertentu.
- Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan
oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad.
— Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.
Ciri-ciri struktur fungsian
 Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).
 Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan
dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.

Contoh:
 Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang
pengilangan produk
 Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk
 Sumber Manusia: bertanggungjawab mendapatkan
dan mempertahankan pekerja yang berpotensi.
 Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber
dana
 STRUKTUR BAHAGIAN / DIVISIONAL

FUNGSI PENGELUARAN SUMBER KEWANGAN

OPERASI
MANUSIA

GEOGRAFI
UTARA TIMUR SELATAN TENGAH

PRODUK MINUMAN BARANGAN

MAKANAN
RINGAN KEPERLUAN

PELANGGAN
PEMBORONG PERUNCIT

•Merujuk kepada struktur organisasi yang dikelaskan mengikut

produk/perkhidmatan, pelanggan, geografi dan proses.
•Setiap bahagian akan diwakili oleh setiap ketua yang akan bertanggung jawab
sebagai pengurus bahagian.
 Pembahagian jabatan dibuat mengikut:

 Geografik
 Pelanggan
 Produk

Ciri-ciri Struktur Divisional

 Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan

geografik.
 Setiap division mempunyai sumber fungsi utama yang
diperlukan dan tidak bergantung kepada division
yang lain.
 STRUKTUR MATRIKS

• Struktur Organisasi Matriks merupakan kombinasi dari Struktur Fungsian dan

Struktur Organisasi Bahagian yang bertujuan untuk menutupi kekurangan-
kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut.
Struktur Matriks juga dikenali sebagai “sistem berbilang
arahan”.
Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua
fungsian dan ketua jabatan divisional.

Ciri-Ciri Struktur Matriks

• Menggabungkan struktur division dan fungsian.
• Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan
melintang.
• Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua
(division dan fungsian)
• Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan
(unity of command) menyebabkan ianya sukar untuk
diuruskan.
 CARTA ORGANISASI
APA ITU CARTA ORGANISASI?
Struktur pengurusan yang menunjukkan hubungan autoriti mengikut
fungsi, unit dan kedudukan dalam organisasi

KEPENTINGAN

Pembahagian kerja
Hubungan antara ketua-subordinat
Hierarki pengurusan
Autoriti line
Komunikasi formal
 CARTA ORGANISASI

PENGURUS
BESAR
AMAT ROSLAN

PENGURUS
PENGURUS PENGURUS PENGURUS PENGURUS PENYELIDIKAN &
PEMASARAN KEWANGAN PENTADBIRAN PENGELUARAN PEMBANGUNAN
NAZA IDRIS JAAFAR SAARI SAMSURI BUANG ARIFFIN MAT AHMAD SHUKOR

PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG

PENGURUS PENGURUS PENGURUS PENGURUS PENGURUS PENGURUS PENGURUS PENGURUS
PROMOSI SELEPAS JUALAN PERAKAUNAN JUALAN PERJAWATAN PRODUK KUALITI PEMBANGUNAN
KAMARIAH MARY KHOO SITI SAODAH SAMY SUNDRAM RAHMAN TALIB KHALIL SAAD ZAINI ZAIN TAHIR KASA
 MERANCANG SUMBER MANUSIA
Proses membuat unjuran atau ramalan keperluan guna tenaga
dalam melaksanakan aktiviti untuk memenuhi keperluan organisasi
itu sendiri.

Tujuan:
 Memastikan perniagaan berjalan lancar
 Guna tenaga mencukupi dan pengeluaran dapat dijalankan
dengan berkesan
 ANALISA KERJA

Asas/kaedah yang digunakan dalam membuat perancangan

sumber manusia

Kajian mendalam yang dilakukan bagi mengenalpasti tugas-tugas

yang perlu disempurnakan oleh penjawat sesuatu jawatan serta
syarat-syarat yang mesti ada sebelum seseorang individu
menyandang sesuatu jawatan.

Kajian yang mendalam tentang sesuatu spesifikasi kerja dan

deskripsi kerja akan diperoleh.
Spesifikasi kerja menerangkan kelayakan, kebolehan,
tanggungjawab dan kemahiran yang perlu ada pada diri
individu. Menterjemahkan deskripsi kerja mengenai informasi bagi
syarat-syarat minimum yang diperlukan sepeti:
 Kelulusan
 Kemahiran
Pengalaman.

Deskripsi kerja menerangkan objektif, tugas, tanggungjawab

tugas yang hendak dilaksanakan itu.
Nama Jawatan, Tugas kerja, Tarikh deskripsi ditulis, Fungsi dan
aktiviti kerja, Persekitaran/keadaan bekerja
 ANALISA KERJA

DESKRIPSI KERJA

ANALISA KERJA

SPESIFIKASI KERJA
 DESKRIPSI KERJA (Job Description – JD)

Huraian Kerja (Job Description)

Senarai bertulis yang menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab yang
perlu dilaksanakan

Contoh Huraian Kerja (Job Description)

Company : Artic Fashion Sdn. Bhd.
Job Title : Account And Admin Executive
Job Category : Accounting
Job description : Responsibilities:
Able to handle full sets of manufacturing account and
payroll
Prepare management reports and financial statements
Able to deal with EPF & SOCSO issues
 SPESIFIKASI KERJA
Dokumen yang menerangkan tentang kemahiran, pendidikan dan
pengalaman yang perlu dimiliki oleh seseorang individu yang akan
menjawat sesuatu jawatan.
Tujuan: untuk memahami tujuan dan pentingnya posisi pekerjaan
tertentu dalam organisasi.

Contoh Spesifikasi Kerja

Job Title: Financial Consultant

At least 2 year(s) of working experience in Manufacturing Accounts
Possess at least a Professional Certificate/LCCI/Diploma or
Advanced/Higher/Graduate Diploma in Finance/Accountancy/Banking
or equivalent
Required skill(s) : UBS & MS EXCEL
Required language(s) : English
Applicants should be Malaysian citizens or hold relevant residence
status.
 HUBUNGAN ANTARA ANALISA KERJA DAN
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

ANALISA KERJA

Pengambilan Latihan Ganjaran

Keselamatan dan
Pemilihan Penilaian prestasi
kesihatan pekerja
 PERJAWATAN DALAM ORGANISASI

Kenalpastikan maklumat perjawatan :

Bilangan jawatan
Taraf jawatan – tetap, kontrak, sementara
Anggaran gaji/elaun
Kelulusan,kemahiran dan pengalaman
 KEPENTINGAN PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

Perekrutan/Pengambilan pekerja
Kaedah:
1) Pengrekrutan dalaman:
Merujuk kepada usaha pengrekrutan ke atas sesuatu posisi kerja
daripada para pekerja yang sedia ada dalam syarikat

a. Kaedah tertutup
Pengurus akan memutuskan pekerja mana yang perlu dinaikkan pangkat
setelah mengambil kira pandangan dari penyelia yang berkaitan.
Pekerja berkelayakan boleh mengisi borang permohonan, mengambil
ujian dan ditemuduga oleh pihak pengurusan.
b. Kaedah terbuka
Maklumat tentang kekosongan jawatan diiklankan
melalui buletin atau pekeliling organisasi. Pekerja yang
berminat dan berkelayakan akan memohon. Ia bertujuan
untuk memupuk minat dan kesetiaan pekerja.
Kelebihan Pengrekrutan dalaman :
 Meminimumkan kos
 Kelebihan dan keupayaan pekerja lebih diketahui
berbanding pemohon luar
 Meningkatkan moral, komitmem dan motivasi
pekerja

Kelemahan Pengrekrutan dalaman :

 Mengekalkan cara kerja yang lama dalam
melakukan sesuatu
 Kepelbagaian idea dan pemikiran baru tidak
berkembang
 Politik dalaman
 KEPENTINGAN PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

2) Perekrutan/Pengambilan pekerja
Pengrekrutan Sumber Luaran:
- Merujuk kepada usaha pengrekrutan dari sumber luar syarikat.
Contohnya:
– Media Pengiklanan
– Agensi pekerjaan
– Kampus Universiti dan kolej
– Pejabat buruh

Kelebihan:
• Mencambah pemikiran dan idea baru
Kelemahan:
• Kesan negatif terhadap moral dan keakraban ahli kumpulan
kerja dalam syarikat tersebut
 PEMILIHAN PEKERJA

Proses memilih pekerja/ mengukur/ menilai atau

mentafsirkan sifat sekumpulan pemohon dan memilih
individu yang akan berjaya dalam pekerjaan tersebut.
Pekerja yang dipilih mestilah mempunyai kelayakan yang
diperlukan berdasarkan spesifikasi kerja.

Tujuan: melihat kemampuan seseorang individu dalam

melaksanakan tugas sebelum individu tersebut memegang
jawatan yang dipohon.

Cara: temuduga, ujian @ latar belakang pekerjaan mereka

 HURAIAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

Jawatan Tanggungjawab utama

Pengurus Kewangan 1.Menyediakan Belanjawan Tahunan

perniagaan.
(Kelayakan) 2.Menyediakan Laporan Kewangan
perniagaan
3.Mengawal dan mengurus penggunaan
sumber perniagaan.
4.Menyelaras lejar personal di bahagian
kewangan.
 JAWATAN GAJI KWSP PERKESO JUMLAH
BULANAN (12%) (2%)

PENGURUS RM 3000 RM 360 RM 60 RM 3420

BESAR

AKAUNTAN RM 2000 RM 240 RM 40 RM 2280

KERANI RM 1100 RM 132 RM 22 RM 1254

JUMLAH RM 6,774

Pekerja yang bergaji <RM 3,000 layak diberi perlindungan .

12% dari gaji pokok (majikan) & 11% oleh pekerja (tujuan caruman untuk
membolehkan pekerja mempunyai simpanan yang cukup ketika bersara).
Faedah-faedah pilihan yang lain seperti berikut:
 Cuti bergaji penuh seperti berkahwin, cuti isteri bersalin, cuti
kecemasan, menunaikan haji, cuti belajar, cuti atas sebab
kematian (‘ilat)
 Rawatan kesihatan
 Insuran
 Kemudahan atau bantuan pinjaman kewangan
 Elaun-elaun (perjalanan, makan, perumahan, telefon, kerja
shift, bersiap sedia dan keraian
 Subsidi pembelian barangan atau perkhidmatan
 Kemudahan lain seperti pelajaran, perumahan,
pengangkutan dan keahlian kelab
 IMBUHAN BALAS JASA
• Skim insentif lain atau faedah sampingan yang boleh
dipertimbangkan berbentuk kewangan dan bukan
kewangan.

• Faedah berbentuk kewangan seperti bonus diberi sebagai

menghargai prestasi kerja.

• Faedah berbentuk bukan kewangan adalah sumbangan

perniagaan untuk kebajikan pekerja dan keluarga meliputi
kemudahan perubatan, penginapan, pengangkutan,
rekreasi dan sukan
 BAJET SUMBER MANUSIA

Perbelanjaan yang dibuat secara tetap meliputi perancangan

sumber manusia, latihan, gaji, pampasan dan faedah dan
insentif

Antara kandungan dalam perancangan sumber manusia:

Keperluan Sumber Manusia
Deskripsi tugas dan tanggungjawab
Jadual Pembayaran gaji
Ganjaran
Kadar caruman
 KOS OPERASI PENTADBIRAN

Belanja pentadbiran merujuk kepada perbelanjaan yang dibuat ke

atas operasi harian syarikat.
Antaranya:
(i) Belanja pentadbiran
Gaji
Caj bank
Penyelenggaraan dan penambahbaikan
Sustnilai (peralatan pejabat)
Insurans
Sewa
Latihan
Guaman
Percetakan
 KOS OPERASI PENTADBIRAN

(iii) Belanja Kewangan

Rangkuman bagi semua belanja pentadbiran seperti
pembayaran gaji dan lain-lain.
Belanja tetap adalah perbelanjaan yang dibayar atau
digunakan sama untuk sepanjang bulan @ tahun. Mudah
diklasifikasikan dan diagih sama rata.
Belanja berubah sukar ditentukan. Sentiasa berubah
bergantung kepada keperluan dan persekitaran perniagaan.
BELANJAWAN PENTADBIRAN
 RUMUSAN

Rancangan organisasi membantu dalam

menyelaraskan aktiviti sumber manusia dan
perbelanjaan.
Perancangan yang teliti dapat membantu
usahawan dalam meningkatkan keuntungan,
prestasi dan menyumbang kepada
peningkatan prestasi perniagaan.