BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI

BÀI TẬP CUỐI KỲ

Môn: QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

Đề tài:
DÙNG 7 BƯỚC VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI ĐỂ ỨNG DỤNG
CHO MỘT TÌNH HUỐNG CÁ NHÂN ĐÃ GẶP

GVHD: TS. Trần Nhật Phương

HVTH: Nguyễn Thị Thanh
Lớp : 23MQLKT2
MHV : 0923890023

Đồng Nai, Tháng 07 năm 2024

Lý thuyết và đề bài:
 Giới thiệu tổng quan về Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai:

Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai là một cơ sở giáo dục đại học Dân lập tại
tỉnh Đồng Nai, Việt Nam. Là một ngôi trường có vị trí địa lý rất đặc biệt, nằm kế cận
30 khu công nghiệp lớn khu vực phía Nam.Trường được thành lập ngày 16/6/2011
trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Kỹ thuật – Công nghệ Đồng Nai.
Vị trí: Trường đặt tại KP5, P. Trảng Dài, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai có cơ sở vật chất xanh - sang - xịn, không
gian xanh mát (1/3 diện tích của trường được bao phủ bởi cây xanh) và áp dụng công

1
nghệ tiên tiến vào đào tạo giảng dạy như phần mềm hỗ trợ người học canvas, phòng
học thực tế ảo VR, 100% lớp học dùng màn hình tương tác, 80% các môn thi trên máy
tính…
Mục tiêu: Đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu phát triển
kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai và khu vực.

2
 MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN.....................................................................................4
1. Định nghĩa ...................................................................................................................4
2. Tầm quan trọng ............................................................................................................4
3. bảy bước cơ bản trong quản lý sự thay đổi thành công ...............................................4
CHƯƠNG 2: VẤN ĐỀ THAY ĐỔI ...............................................................................6
1. MỤC ĐÍCH .................................................................................................................6
2. PHẠM VI VÀ TRÁCH NHIỆM ÁP DỤNG .............................................................. 7
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................................7
4. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT .............................................................................7
5. NỘI DUNG .................................................................................................................7
5.1. PHÂN NHÓM SỰ THAY ĐỔI ................................................................................7
5.2. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI .................................9
5.3. QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI ............................................................. 10
5.3.1 Nhận dạng nhu cầu, mục đích của sự thay đổi .....................................................11
5.3.2 Phân tích ảnh hưởng/ tác động của sự thay đổi ....................................................11
5.3.3 Xác định khả năng thực hiện ................................................................................11
5.3.4 Xem xét/ Đánh giá ................................................................................................ 11
5.3.5. Thực hiện thay đổi ............................................................................................... 11
5.3.6 Theo dõi phản hồi và đánh giá hiệu lực ............................................................... 12
5.3.7 Báo cáo kết quả và lưu hồ sơ ................................................................................12
6. BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM ..........................................................................................12
8. BẢY BƯỚC ĐÁNH GIÁ .........................................................................................15
CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN .............................................................................................. 19

3
 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Quản lý sự thay đổi (change management) là một khía cạnh quan trọng trong
quản trị doanh nghiệp và tổ chức. Việc này bao gồm các phương pháp, quy trình, và
công cụ nhằm chuẩn bị, hỗ trợ và giúp các cá nhân, nhóm và tổ chức thích nghi và
triển khai các thay đổi một cách hiệu quả.

1. Định nghĩa
Quản lý sự thay đổi là quá trình tổ chức, lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp
cần thiết để chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn, đồng thời
đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu và chấp nhận những thay đổi này.

2. Tầm quan trọng

Tăng cường hiệu quả hoạt động: Giúp tổ chức tận dụng tối đa các nguồn lực hiện
có.
Cải thiện khả năng thích ứng: Tăng cường sự linh hoạt và khả năng phản ứng
nhanh với thay đổi từ thị trường và môi trường kinh doanh.
Nâng cao sự hài lòng của nhân viên: Giảm thiểu sự kháng cự và lo lắng của nhân
viên, từ đó nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc.

3. bảy bước cơ bản trong quản lý sự thay đổi thành công

Creating and communicating the Vision
Tạo dựng tầm nhìn: Xác định rõ ràng mục tiêu cuối cùng của sự thay đổi và
những lợi ích mà nó mang lại. Tầm nhìn cần phải cụ thể, dễ hiểu và truyền cảm hứng.
Truyền đạt tầm nhìn: Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu rõ và đồng tình
với tầm nhìn. Sử dụng nhiều kênh truyền thông khác nhau để truyền đạt thông điệp
một cách nhất quán và rõ ràng.
Understanding the Culture
Phân tích văn hóa tổ chức: Hiểu rõ các giá trị, niềm tin, và hành vi hiện có trong
tổ chức. Văn hóa hiện tại có thể hỗ trợ hoặc cản trở sự thay đổi.
Điều chỉnh cách tiếp cận: Đảm bảo rằng các phương pháp và chiến lược thay đổi
phù hợp với văn hóa tổ chức để tăng khả năng thành công.
Understanding the wider Environment
Phân tích môi trường bên ngoài: Xem xét các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội và
công nghệ có thể ảnh hưởng đến tổ chức.
Đánh giá cạnh tranh: Hiểu rõ về đối thủ cạnh tranh và những thay đổi trong
ngành để có chiến lược phù hợp.
Understanding People and the Psychology of Change
Phân tích tâm lý nhân viên: Nhận biết các phản ứng và cảm xúc của nhân viên
đối với sự thay đổi, bao gồm sợ hãi, lo lắng, hứng thú, và cam kết.
Đưa ra hỗ trợ cần thiết: Cung cấp đào tạo, tư vấn, và hỗ trợ để giúp nhân viên
thích nghi với sự thay đổi.
Effective Implementation
Lập kế hoạch chi tiết: Xây dựng một kế hoạch thực hiện cụ thể với các bước rõ
ràng, phân công trách nhiệm và thời gian hoàn thành.
Giám sát tiến độ: Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo tiến
độ và hiệu quả của sự thay đổi.

4
 Positive two way Communication
Tạo kênh giao tiếp mở: Khuyến khích sự giao tiếp hai chiều giữa lãnh đạo và
nhân viên. Lắng nghe ý kiến, phản hồi từ nhân viên và giải đáp các thắc mắc kịp thời.
Sử dụng nhiều hình thức giao tiếp: Kết hợp nhiều phương tiện như họp mặt trực
tiếp, email, bản tin nội bộ, và các công cụ truyền thông xã hội để đảm bảo thông tin
được truyền đạt một cách toàn diện.
Effective Measurement, Monitoring and Flexibility
Thiết lập các chỉ số đánh giá: Xác định các tiêu chí và chỉ số cụ thể để đánh giá
hiệu quả của sự thay đổi.
Giám sát và báo cáo: Liên tục theo dõi tiến độ và kết quả, báo cáo định kỳ để
điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
Linh hoạt và thích ứng: Sẵn sàng thay đổi chiến lược và phương pháp nếu các kết
quả không đạt được như mong đợi, và học hỏi từ các sai lầm để cải thiện trong tương
lai.
Những bước này không chỉ giúp quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả mà còn
đảm bảo sự thành công và bền vững của tổ chức trong việc thích nghi và phát triển
trong môi trường biến đổi.

5
 CHƯƠNG 2: VẤN ĐỀ THAY ĐỔI
Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai là trường đại học Dân lập, từ những năm
trước Covid-19 Nhà trường đã triển khai tập huấn và thực hiện chuyển đổi số. Những
năm gần đây sau Covid-19. là một khung quản trị chặt chẽ và có tính linh hoạt xoay
quanh các năng lực trên nền tảng số với mục tiêu lấy dữ liệu làm trọng tâm, đây được
coi là một trong những hướng đi chiến lược giúp Nhà trường nâng tầm về mức độ
trưởng thành số, thúc đẩy chuyển đổi số và hỗ trợ cho sự đổi mới ...
- Hiện tại Nhà trường đã áp dụng việc quản trị số như:
+ Phần mềm quản lý nhân sự.
+ Phần mềm kế toán.
+ Phần mền quản lý thư viện.
+ Phần mềm quản lý đào tạo.
+ Phần mềm quản lý tài sản, văn thư, lưu trữ.
+ Phần mềm quản lý công việc AMIS để giảm thiểu: in ấn, giao việc, trình ký
trực tiếp…
+ Hệ thống giữ xe tự động.
- Chuyển đổi số giúp cho công tác điều hành, lãnh đạo, quản lý, xây dựng quy
trình làm việc không giấy tờ, tự động phân tích dữ liệu và chuyển hóa để tạo ra các giá
trị mới.
- Chuyển đổi số là quá trình thay đổi từ mô hình quản lý truyền thống sang mô
hình quản lý theo hệ thống số. Nó không đơn thuần chỉ là thay đổi trong cách làm việc
như in ấn, trình ký trực tiếp, giao việc trực tiếp sang việc sử dụng các công nghệ kỹ
thuật mà đây chính là việc vận dụng chuyển đổi số trong cả tư duy làm việc, cách thức
điều hành và văn hóa tổ chức,…
- Chuyển đổi số đã mang lại những lợi ích không nhỏ trong việc vận hành của
Nhà trường như:
+ Tự động hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban, trung tâm. Mọi thông tin
cập nhật lên một hệ thống giúp dễ dàng theo dõi, tăng tính minh bạch trong việc giải
quyết và báo cáo công việc, tăng hiệu quả công việc, xử lý nhanh các vấn đề.
+ Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong quản trị trong Nhà trường: Cán bộ
quản lý có thể nhìn thấy rõ hiệu quả làm việc, kết quả theo từng ngày/tuần/tháng/năm
ngay trên hệ thống công nghệ số.
+ Tối ưu hóa năng suất làm việc của cán bộ, giảng viên, nhân viên, giảm tải
những công việc thủ công, rút ngắn quá trình công việc, dành thời gian tập trung vào
chuyên môn và những công việc nâng cao, có giá trị cao hơn.
+ Gia tăng độ bền vững và sức cạnh tranh.
+ Xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong Nhà trường.
Thay đổi đã và đang diễn ra trong Phòng Quản trị Thiết bị Trường Đại học Công
nghệ Đồng Nai được quản lý theo 7 bước em đã học. Dưới đây, em sẽ hệ thống hóa lại
thực tế tình huống này theo lý thuyết đã học để đánh giá việc quản lý sự thay đổi của
Nhà trường:
Triển khai hệ thống quản lý tài liệu số hóa trong Phòng Quản trị Thiết bị Trường
Đại học Công nghệ Đồng Nai.
1. MỤC ĐÍCH
Thủ tục này phân định các trách nhiệm về việc soạn thảo, kiểm soát các cơ chế
quản lý và trách nhiệm thực hiện quản lý sự thay đổi trong hệ thống quản lý tài liệu số

6
hóa của Phòng Quản trị Thiết bị Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai nhằm đảm bảo
tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng cũng như các luật định liên quan.
a. Xác định mục đích thay đổi và các ảnh hưởng có thể
b. Duy trì tính toàn vẹn của quy trình làm việc và lưu trữ hồ sơ theo HTQL
c . Đảm bảo các nguồn lực cần thiết
d. Phân công trách nhiệm và quyền hạn những người có liên quan
e. Những người liên quan phải được thông tin và đào tạo
d. Được kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện
- Khi cần thiết và/ hoặc có yêu cầu, các quy trình/ hướng dẫn công việc khác liên
quan đến kiểm soát sự thay đổi sẽ được hoạch định, soạn thảo nhưng phải đảm bảo
thỏa mãn các nguyên tắc trên.
2. PHẠM VI VÀ TRÁCH NHIỆM ÁP DỤNG
2.1. Phạm vi áp dụng
Các sự thay đổi trong hệ thống quản lý tài liệu số hóa của Phòng Quản trị Thiết
bị Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai.
2.2. Trách nhiệm áp dụng
Ban Giám hiệu, Phòng Quản trị Thiết bị và các đơn vị liên quan.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường;
- Các quy định về quản lý tài liệu, lưu trữ;
- Tiêu chuẩn ISO 30301:2019 - Hệ thống quản lý tài liệu.
4. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT
- Sự thay đổi:
- Quản lý: Các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức.
- HTQL: Hệ thống quản lý- Hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ
chức.
- BGH: Ban giám hiệu
- P.QTTB: Phòng Quản trị Thiết bị
- P.TC-HC: Phòng Tổ chức – Hành chính
- ĐVLQ: Đơn vị liên quan
- STĐ: Sự thay đổi
5. NỘI DUNG
5.1. PHÂN NHÓM SỰ THAY ĐỔI
Sự thay đổi liên quan đến hệ thống quản lý tài liệu số hóa có thể xuất phát từ các
nguồn bên trong hoặc bên ngoài Phòng Quản trị Thiết bị Trường Đại học Công nghệ
Đồng Nai như:
- Các yêu cầu (Luật định, quy định của Trường, yêu cầu của các đơn vị và cá
nhân sử dụng...)
- Trong thực tế phát sinh (Các rủi ro phát sinh, tài liệu không phù hợp, sự cố hệ
thống, các kết quả họp xem xét của BGH, phản hồi của người sử dụng...)
- Các điều kiện thay đổi (Công nghệ, phần mềm, hạ tầng kỹ thuật, quy trình làm
việc...)
- Bảng 5.1: Phân nhóm sự thay đổi
STT | Nhóm | Nội dung thay đổi
1. Thay đổi liên quan đến hệ thống quản lý tài liệu số hóa
- Phạm vi của hệ thống, chính sách quản lý tài liệu, các quy trình quản lý, cơ
cấu tổ chức.

7
 - Các tác động có thể có từ:
+ Các yêu cầu (Luật định, quy định của Trường, yêu cầu của các đơn vị và cá
nhân sử dụng...)
+ Các rủi ro phát sinh.
+ Các điều kiện thay đổi (Công nghệ, phần mềm, hạ tầng kỹ thuật...)
2. Thay đổi liên quan đến các yếu tố của quá trình
- Thay đổi các thông tin, kiến thức về quản lý tài liệu số.
- Thay đổi quy trình số hóa, phương pháp thực hiện và các điều kiện giám sát, đo
lường.
- Các điều kiện công nghệ, thiết bị, thay đổi về bố trí không gian làm việc, hạ
tầng kỹ thuật, phần mềm, con người.
- Thay đổi do trong thực tế phát sinh (các rủi ro phát sinh, tài liệu không phù hợp,
sự cố hệ thống...)
3. Thay đổi liên quan đến các dịch vụ và hoạt động
- Các yêu cầu cải tiến, điều chỉnh đối với dịch vụ quản lý tài liệu số hóa.
- Các điều kiện làm việc, quy trình nghiệp vụ.
- Sự cố hệ thống.
- Các kết quả họp xem xét của lãnh đạo, phản hồi của người sử dụng...
- Trong thực tế phát sinh (Các rủi ro phát sinh, sản phẩm không phù hợp, tai nạn,
sự cố, các kết quả họp xem xét của Ban giám hiệu, phản hồi của người lao động...)
- Các điều kiện thay đổi (Kinh tế xã hội, chính sách, công nghệ, điều kiện hạ
tầng, môi trường...)
Sự thay đổi được phân nhóm như sau:
Bảng 5.1: Phân nhóm sự thay đổi
STT Nhóm Nội dung thay đổi
1 Thay đổi về chính sách và quy định Thay đổi trong luật
pháp, quy định của
Thay đổi trong quy chế, quy định nội bộ của nhà nước, của
trường về quản lý tài liệu- Thay đổi về chính sách BGD&ĐT về quản
bảo mật, lưu trữ thông tin lý tài liệu điện tử
Thay đổi trong quy chế, quy định nội bộ của
trường về quản lý tài liệu- Thay đổi về chính sách
bảo mật, lưu trữ thông tin
2 Thay đổi về quy trình và phương pháp Thay đổi quy trình
số hóa tài liệu
- Thay đổi phương pháp lưu trữ, tìm kiếm tài liệu
số- Thay đổi quy trình phân loại, sắp xếp tài liệu số
- Thay đổi phương pháp lưu trữ, tìm kiếm tài liệu
số- Thay đổi quy trình phân loại, sắp xếp tài liệu số
3 Thay đổi về công nghệ và hạ tầng Nâng cấp phần
Thay đổi hệ thống máy chủ, lưu trữ mềm quản lý tài
Thay đổi thiết bị số hóa (máy scan, máy ảnh,...) liệu số
4 Thay đổi về nhân sự Thay đổi nhân sự
Thay đổi phân công nhiệm vụ trong nhóm quản lý phụ trách quản lý
tài liệu tài liệu số

8
 5 Thay đổi do yêu cầu từ người dùng Yêu cầu mới về
Yêu cầu thay đổi giao diện người dùng tính năng tìm kiếm,
Yêu cầu về tích hợp với các hệ thống khác truy xuất tài liệu

5.2. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

Bảng 5.2 Phân công trách nhiệm quản lý sự thay đổi

Nhóm Trách nhiệm Tài liệu kiểm soát

1 Thay đổi về chính sách và quy định
1.1 Những thay đổi do các điều BGH, Trưởng - Báo cáo phân tích tác
kiện thay đổi (kinh tế xã hội, P.QTTB động
chính sách, công nghệ...) -Quy chế quản lý tài
liệu số
- Chính sách bảo mật
thông tin
-Họp xem xét của BGH
1.2 Phạm vi của HTQL, cải tiến BGH Thủ tục kiểm soát sự
các quá trình quản lý. thay đổi
Họp xem xét của BGH.
1.2 Các rủi ro phát sinh. Trưởng P.QTTB, Thủ tục phân tích mối
Các đơn vị liên nguy
quan
1.5 Cơ cấu tổ chức. BGH Bảng phân công trách
P.TC-HC nhiệm quyền hạn.
2 Thay đổi về quy trình và phương pháp
2.1 Nhân lực P.TC-HC Thủ tục tuyển dụng
Thủ tục đào tạo
2.2 Vật tư, thiết bị BP Bảo trì/ Sản Thủ tục quản lý máy
xuất móc, thiết bị
2.3 Thông tin liên lạc, cập nhật BP Truyền thông Thủ tục trao đổi thông
tri thức mới tin.
2.4 Tài liệu và phương pháp BP sản xuất/ Các hướng dẫn công
thực hiện và các điều kiện giám P.QTTB việc
sát, đo lường
2.5 Điều kiện cơ sở hạ tầng, P.QTTB, P.TC- Thủ tục quản lý sự thay
môi trường và điều kiện làm HC đổi
việc Các BPLQ
2.6 Các thông số/ yêu cầu công P.QTTB, bộ phận Hướng dẫn công việc
nghệ liên quan đến quá trình IT
vận hành chuyển đổi số.
3 Thay đổi về công nghệ và hạ tầng
3.1 Thay đổi, điều chỉnh phần P.QTTB, bộ phận -Kế hoạch nâng cấp hệ
mềm, các điều kiện hợp đồng. IT, các BPLQ thống
-Báo cáo đánh giá hạ

9
 tầng CNTT
-Danh mục thiết bị
4 Thay đổi về nhân sự BGH, Trưởng - Quyết định bổ nhiệm
P.TC-HC - Bảng phân công công
việc
5 Thay đổi do yêu cầu từ người Bộ phận IT - Biên bản họp xem xét
dùng yêu cầu
- Kế hoạch cải tiến hệ
thống
- Đề án tích hợp hệ
thống

5.3. QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

Tài liệu/ Biểu

Stt Trách nhiệm Quy trình
mẫu

BGH/ P.QTTB/ Các

1 Nhận dạng nhu cầu,
BPLQ mục đích thay đổi

Phiếu kiểm soát

P.QTTB/ Các Phân tích ảnh hưởng/ sự thay đổi hoặc
2
BPLQ các hồ sơ đề nghị
tác động của CĐS
liên quan

P.QTTB/ Các Xác định khả năng thực

3
BPLQ hiện

4 BGH Xem xét/

Đánh giá

P.QTTB/ Các
5
BPLQ Thực hiện thay đổi

Sổ theo dõi sự
P.QTTB/ Các Theo dõi phản hồi và thay đổi
6
BPLQ đánh giá hiệu lực
Sổ theo dõi sự
P.QTTB/ Các Báo cáo kết quả và thay đổi
7 lưu hồ sơ
BPLQ

10
 DIỄN GIẢI
5.3.1 Nhận dạng nhu cầu, mục đích của sự thay đổi
Nhận dạng nhu cầu và xác định mục đích của sự thay đổi, sự thay đổi có thể xuất
phát từ các nguồn bên trong và bên ngoài (tham khảo bảng 5.1).
5.3.2 Phân tích ảnh hưởng/ tác động của sự thay đổi
Bộ phận chức năng xem xét các nội dung thay đổi thuộc bộ phận mình. Các thay
đổi liên quan đến nhiều hoạt động, phòng ban khác nhau phải được xem xét bởi Phòng
Quản trị Thiết bị và các bộ phận liên quan.
a) Đối tượng bị ảnh hưởng có thể là:
- Cán bộ, giảng viên, nhân viên các phòng ban, trung tâm, các bên liên quan
- Hệ thống quản lý (các quá trình, vận hành và lưu trữ hồ sơ)
b) Hậu quả của sự thay đổi, xác định mức độ rủi ro. Hoạt động xem xét phải bao
gồm các đánh giá về tác động của sự thay đổi, cụ thể:
+Khả năng phát sinh thêm hoặc giảm bớt đi mối nguy, rủi ro có hay không,
+Ảnh hưởng đến các giới hạn chấp nhận đã thiết lập,
+Ảnh hưởng đến các thông tin / tiêu chuẩn kỹ thuật/ tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ,
+Ảnh hưởng đến quá trình làm việc, lắp đặt và sử dụng,
+Ảnh hưởng đến đặc tính/ chất lượng và hiệu quả làm việc, ảnh hưởng đến người
sử dụng,
+Ảnh hưởng đến các biện pháp kiểm soát hiện hữu đang áp dụng, kể cả các biện
pháp phòng ngừa, ứng phó sự cố và tình huống khẩn cấp,
+Ảnh hưởng đến các tài liệu đã thiết lập,
+Và bất kỳ ảnh hưởng nào khác đối với Hệ thống quản lý.
Khi cần thiết thì thực hiện đánh giá rủi ro với các tiêu chí được nêu trong thủ tục
quản lý rủi ro và cơ hội.
5.3.3 Xác định khả năng thực hiện
Phải xác định và đảm bảo đầy đủ sẵn có các nguồn lực để thực hiện sự thay đổi.
Nguồn lực có thể là:
+Các tri thức, kiến thức kỹ thuật hiện có của Nhà trường
+Năng lực tài chính/ nguồn nhân lực
+ Thiết bị/ công nghệ/ các điều kiện hạ tầng cơ sở
+Mối quan tâm của các bên liên quan
5.3.4 Xem xét/ Đánh giá
Căn cứ vào kết quả xem xét, đánh giá ảnh hưởng của sự thay đổi, việc quyết định
phê duyệt sự thay đổi căn cứ vào:
- Sự toàn vẹn của HTQL: không làm mất đi khả năng lưu trữ hồ sơ, tài liệu đáp
ứng các yêu cầu, hay mức độ rủi ro liên quan đến: mục tiêu, hiệu lực của các quá trình,
đáp ứng các yêu cầu của cán bộ, giảng viên, nhân viên, các bên liên quan.
- Khả năng thực hiện: có đủ các nguồn lực (nhân lực, vật tư, thiết bị, công nghệ,
tri thức…) hoặc tái phân bố các nguồn lực, trách nhiệm quyền hạn (khi cần thiết)

5.3.5. Thực hiện thay đổi

Các trưởng đơn vị liên quan và/ hoặc bộ phận IT:
- Lập kế hoạch thực hiện thay đổi (khi cần thiết)
- Phân công trách nhiệm cho người liên quan (tham khảo bảng 5.2)
- Trao đổi thông tin và đào tạo về sự thay đổi cho những người liên quan
- Tiến hành thay đổi

11
 - Cập nhật tài liệu và lưu các hồ sơ liên quan
Lưu ý: Trong quá trình thực hiện nếu có bất cứ vấn đề phát sinh nào ngoài dự
kiến đều phải được trình báo kịp thời đến trưởng đơn vị, BGH.
5.3.6 Theo dõi phản hồi và đánh giá hiệu lực
Trong quá trình thực hiện, người chịu trách nhiệm thực hiện phải thu thập các
phản hồi, phân tích và thực hiện các hành động khắc phục- phòng ngừa (nếu có). Sau
khi hoàn thành, kết thúc thay đổi, cấp có thẩm quyền xem xét và đánh giá kết quả, rút
ra các bài học kinh nghiệm và cơ hội để cải tiến.
5.3.7 Báo cáo kết quả và lưu hồ sơ
Báo cáo kết quả thực hiện sự thay đổi cho Ban giám hiệu và lưu các hồ sơ liên
quan.

6. BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM

STT Tên biểu mẫu Mã số Thời gian lưu

1 Phiếu kiểm soát sự thay đổi ……. 2 năm
2 Sổ theo dõi sự thay đổi ………. 2 năm

7. BẢY BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CHO SỰ THAY ĐỔI GIẢM ÁP LỰC

CHO CÁN BỘ, NHÂN VIÊN KHI THỰC HIỆN CHUYỂN ĐỔI SỐ TẠI ĐẠI
HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI

Bước 1: Tầm nhìn và chiến lược của sự thay đổi

➢ Mục tiêu:
❖ Mục tiêu chính: Thực hiện chuyển đổi số toàn diện tại Trường Đại học Công
nghệ Đồng Nai; Nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng giảng dạy.
❖ Mục tiêu cụ thể: Số hóa 90% quy trình hành chính trong vòng 2 năm; Triển
khai hệ thống quản lý học tập trực tuyến cho 100% môn học; Tăng 50% hiệu suất làm
việc của cán bộ, nhân viên.
➢ Chiến lược:
❖ Nghiên cứu và phân tích tình hình hiện tại: Đánh giá mức độ sẵn sàng về công
nghệ của trường; Khảo sát nhu cầu và kỹ năng số của cán bộ, giảng viên và sinh viên
❖ Thiết lập mục tiêu chi tiết cho sự thay đổi: Xác định các mốc thời gian cụ thể
cho từng giai đoạn chuyển đổi; Phân bổ nguồn lực và ngân sách cho các dự án chuyển
đổi số
❖ Xác định đối tượng và phương tiện truyền thông: Phân loại các nhóm đối
tượng: lãnh đạo, giảng viên, nhân viên hành chính, sinh viên; Lựa chọn kênh truyền
thông phù hợp: email, họp trực tuyến, bảng tin điện tử.
❖ Xây dựng thông điệp chính: Nhấn mạnh lợi ích của chuyển đổi số đối với cá
nhân và tổ chức; Tạo slogan dễ nhớ về tầm quan trọng của chuyển đổi số.
❖ Phân phối thông tin và xây dựng sự hiểu biết: Tổ chức các buổi hội thảo,
workshop về chuyển đổi số; Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết về các công nghệ
mới.
❖ Đánh giá và điều chỉnh: Thiết lập hệ thống thu thập phản hồi thường xuyên;
Tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá tiến độ và điều chỉnh chiến lược.

12
 ❖ Lãnh đạo và cam kết: Lãnh đạo cấp cao đóng vai trò tiên phong trong việc sử
dụng công nghệ mới; Xây dựng cơ chế khen thưởng cho những cá nhân và đơn vị tiên
phong trong chuyển đổi số.
Bước 2: Hiểu biết về văn hóa của tổ chức
❖ Nắm văn hóa của tổ chức hiện tại: Tiến hành khảo sát nội bộ về giá trị, niềm
tin và thói quen làm việc; Phân tích các quy trình ra quyết định và giao tiếp trong tổ
chức; Xác định các nhóm không chính thức và người có ảnh hưởng trong tổ chức.
❖ Trở ngại có thể xảy ra nếu thay đổi: Sự phản kháng từ nhân viên quen với
phương pháp làm việc truyền thống; Khó khăn trong việc thích nghi với công nghệ
mới; Lo ngại về an ninh thông tin và bảo mật dữ liệu; Sự xung đột giữa các thế hệ
nhân viên có mức độ am hiểu công nghệ khác nhau.
❖ Dễ dàng thay đổi: Các quy trình hành chính đơn giản, lặp đi lặp lại; Hệ thống
lưu trữ và quản lý tài liệu; Phương thức giao tiếp nội bộ.
❖ Dễ cải thiện: Hiệu quả quản lý thời gian và lịch trình; Khả năng tiếp cận thông
tin và dữ liệu; Tốc độ xử lý các yêu cầu hành chính; Khả năng cộng tác và làm việc
nhóm từ xa.
Bước 3: Môi trường làm việc và mục đích thay đổi là gì? Có gặp rủi ro hay
không?
❖ Môi trường học tập hiện tại: Đánh giá cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ
thông tin; Xem xét mức độ tích hợp công nghệ trong giảng dạy và học tập; Đánh giá
kỹ năng số của giảng viên và sinh viên.
❖ Mục đích thay đổi: Nâng cao chất lượng giáo dục thông qua ứng dụng công
nghệ; Tối ưu hóa quy trình quản lý và hành chính; Tăng cường khả năng cạnh tranh
của trường trong kỷ nguyên số; Chuẩn bị sinh viên tốt hơn cho thị trường lao động
trong tương lai.
❖ Có gặp rủi ro hay không?: Rủi ro về an ninh mạng và bảo mật thông tin; Khả
năng gián đoạn hoạt động trong quá trình chuyển đổi; Sự phụ thuộc vào công nghệ và
rủi ro khi hệ thống gặp sự cố; Chi phí đầu tư ban đầu cao; Khả năng một số nhân viên
không thích nghi được và phải thay đổi vị trí công tác.
Bước 4: Tâm lý của con người ảnh hưởng đến sự thay đổi
❖ Tâm lý của con người trong quá trình thay đổi:
- Khả năng chấp nhận thay đổi: Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi của từng
nhóm nhân viên; Xác định những người có khả năng là "người tiên phong" trong việc
chấp nhận thay đổi.
- Khả năng thích nghi: Đánh giá tốc độ học hỏi và áp dụng công nghệ mới của
nhân viên; Xác định những kỹ năng cần được phát triển để thích nghi với môi trường
làm việc mới.
- Sự hứng thú và động lực: Tìm hiểu những yếu tố có thể tạo động lực cho nhân
viên trong quá trình chuyển đổi số; Xác định cách thức tạo ra sự hào hứng và cam kết
với quá trình thay đổi.
- Khả năng học hỏi và phát triển: Đánh giá khả năng tự học và phát triển kỹ năng
mới của nhân viên; Xác định những hỗ trợ cần thiết để tăng cường khả năng học tập
liên tục.
- Sự ủng hộ từ cộng đồng: Đánh giá mức độ ủng hộ từ các bên liên quan (sinh
viên, phụ huynh, đối tác); Xác định cách thức tăng cường sự ủng hộ từ cộng đồng.
❖ Quản lý tâm lý trong quá trình thay đổi:

13
 - Thông tin và giáo dục: Tổ chức các buổi chia sẻ thông tin về lợi ích của chuyển
đổi số; Cung cấp tài liệu hướng dẫn và đào tạo về công nghệ mới.
- Thúc đẩy sự tham gia: Tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến vào quá trình
chuyển đổi; Tổ chức các nhóm làm việc đa chức năng để thúc đẩy sự tham gia.
- Hỗ trợ và động viên: Thiết lập hệ thống hỗ trợ kỹ thuật 24/7; Tạo chương trình
mentoring để hỗ trợ những người gặp khó khăn trong việc thích nghi.
- Đổi mới và cải tiến liên tục: Khuyến khích nhân viên đề xuất cải tiến trong quá
trình sử dụng công nghệ mới; Tổ chức các cuộc thi đổi mới sáng tạo trong ứng dụng
công nghệ.
Bước 5: Thực hiện hiệu quả
❖ Lên kế hoạch thực hiện:
- Xác định các hoạt động cụ thể: Liệt kê chi tiết các dự án chuyển đổi số cần triển
khai; Xác định các bước thực hiện cho từng dự án.
- Thiết lập lộ trình: Xây dựng timeline chi tiết cho quá trình chuyển đổi số; Xác
định các mốc quan trọng và thời hạn hoàn thành.
- Phân công trách nhiệm: Chỉ định người phụ trách cho từng dự án và nhiệm vụ;
Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm.
❖ Thực hiện các biện pháp giảm áp lực:
- Giáo dục và đào tạo: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng số cho cán bộ, nhân
viên; Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết cho từng công nghệ mới.
- Tạo ra môi trường học tập thoải mái: Thiết lập không gian làm việc linh hoạt;
Tạo điều kiện cho nhân viên học tập và thực hành với công nghệ mới.
- Thúc đẩy sự hợp tác và sự hỗ trợ: Tổ chức các nhóm hỗ trợ đồng nghiệp;
Khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức giữa các nhân viên.
❖ Đo lường và đánh giá:
• - Thiết lập các chỉ số đo lường: Xác định KPIs cho từng giai đoạn của quá trình
chuyển đổi số; Thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ và hiệu quả.
- Thu thập và phân tích dữ liệu: Triển khai công cụ thu thập dữ liệu tự động;
Thực hiện phân tích định kỳ để đánh giá hiệu quả.
- Đánh giá lại và điều chỉnh: Tổ chức các cuộc họp đánh giá định kỳ; Điều chỉnh
kế hoạch dựa trên kết quả đánh giá.
❖ Giám sát và hỗ trợ:
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ; Tổ chức
các cuộc họp báo cáo tiến độ hàng tuần.
- Hỗ trợ và phản hồi: Thiết lập hệ thống hỗ trợ kỹ thuật 24/7; Tạo kênh nhận
phản hồi và giải đáp thắc mắc.
❖ Thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp:
- Giao tiếp hiệu quả: Sử dụng các kênh giao tiếp đa dạng (email, chat, video call);
Tổ chức các buổi cập nhật thông tin định kỳ.
- Xây dựng sự hợp tác: Tạo các nhóm làm việc liên phòng ban; Khuyến khích
chia sẻ kinh nghiệm và best practices.
Bước 6: Trao đổi thẳng thắng theo 2 chiều và chấp nhận thay đổi là bình
thường
❖ Trao đổi thẳng thắng theo 2 chiều:
- Giao tiếp thẳng thắn và chính xác: Tổ chức các buổi đối thoại mở giữa lãnh đạo
và nhân viên; Cung cấp thông tin minh bạch về tiến trình và thách thức của quá trình
chuyển đổi số.

14
 - Lắng nghe và đón nhận phản hồi: Thiết lập hệ thống thu thập ý kiến phản hồi ẩn
danh; Tổ chức các cuộc khảo sát định kỳ để đánh giá mức độ hài lòng và lo ngại của
nhân viên.
- Giải quyết tranh chấp một cách xây dựng: Đào tạo kỹ năng giải quyết xung đột
cho các quản lý; Thiết lập quy trình rõ ràng để giải quyết các bất đồng liên quan đến
chuyển đổi số.
- Tạo không gian cho sự chia sẻ: Tổ chức các buổi thảo luận nhóm định kỳ;
Khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm và bài học từ quá trình thực hiện chuyển đổi số.
❖ Chấp nhận thay đổi là bình thường:
- Giải thích lý do và lợi ích: Truyền thông rõ ràng về tầm quan trọng của chuyển
đổi số đối với tương lai của trường đại học; Chia sẻ các ví dụ thành công từ các tổ
chức giáo dục khác đã thực hiện chuyển đổi số.
- Thời gian và hỗ trợ: Cho phép thời gian thích nghi với các công nghệ và quy
trình mới; Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo liên tục trong suốt quá trình chuyển đổi.
- Tôn trọng sự khác biệt: Công nhận rằng mỗi cá nhân có tốc độ thích nghi khác
nhau; Tạo các lộ trình học tập và thích nghi phù hợp với từng nhóm đối tượng.
Bước 7: Đánh giá đo lường và giám sát
❖ Thiết lập các chỉ số đánh giá:
- Xác định chỉ số đo lường: Tỷ lệ số hóa các quy trình hành chính; Mức độ sử
dụng hệ thống quản lý học tập trực tuyến; Tỷ lệ cán bộ, nhân viên thành thạo công
nghệ mới; Mức độ hài lòng của sinh viên và giảng viên với hệ thống mới.
- Thiết lập tiêu chuẩn đo lường: Xác định mục tiêu cụ thể cho từng chỉ số; Thiết
lập thang đo và phương pháp đánh giá cho mỗi chỉ số.
❖ Thu thập dữ liệu:
- Thu thập dữ liệu định kỳ: Lên lịch thu thập dữ liệu hàng tháng, quý và năm; Tự
động hóa quá trình thu thập dữ liệu khi có thể.
- Các phương pháp thu thập dữ liệu: Sử dụng các công cụ phân tích tích hợp
trong hệ thống số; Thực hiện khảo sát và phỏng vấn định kỳ; Thu thập phản hồi từ các
cuộc họp và báo cáo.
❖ Phân tích và đánh giá:
- Phân tích dữ liệu: Sử dụng công cụ phân tích dữ liệu để xác định xu hướng và
mối tương quan; So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra.
- Đánh giá hiệu quả: Xác định các lĩnh vực đã đạt được tiến bộ đáng kể; Nhận
diện các lĩnh vực cần cải thiện.
❖ Đánh giá lại và điều chỉnh:
- Đánh giá lại kế hoạch: Tổ chức các cuộc họp đánh giá định kỳ với các bên liên
quan; Xem xét tính phù hợp của các mục tiêu và chiến lược hiện tại.
- Lập ra các hành động cải thiện: Đề xuất các biện pháp khắc phục cho các lĩnh
vực chưa đạt mục tiêu; Xác định các cơ hội mới để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.
❖ Báo cáo và chia sẻ kết quả:
- Lập báo cáo: Tạo báo cáo tổng hợp về tiến độ chuyển đổi số; Xây dựng bảng
điều khiển (dashboard) trực quan hóa các chỉ số quan trọng.
- Chia sẻ kết quả: Tổ chức các buổi họp chia sẻ kết quả với toàn thể cán bộ, nhân
viên; Công bố những thành tựu và bài học kinh nghiệm trên các kênh truyền thông nội
bộ
8. BẢY BƯỚC ĐÁNH GIÁ
8.1.Xác định nhu cầu thay đổi

15
 Trước tiên cần nhận thức đổi mới sang phương thức chuyển đổi số, tài liệu số
hóa liên quan đến những vấn đề gì? Trạng thái Nhà trường cũng như thói quen, của
cán bộ, nhân viên, giảng viên của Nhà trường đối với vấn để này ở trường mình đang ở
mức độ nào? Nhận thức và khả năng triển khai chủ trương đổi mới phương thức
chuyển đổi số, tài liệu số hóa ở trường mình có thuận lợi, khó khăn nào ? Đổi mới
phương thức chuyển đổi số, tài liệu số hóa ở trường mình nên bắt đầu từ ai, từ đâu,
bước đi nào là hiện thực nhất đối với hoàn cảnh điều kiện của Nhà trường ?...Đó là
những câu hỏi cần thiết phải đặt ra và tìm câu trả lời khi người quản lí bắt đầu hoạt
động quản lí “ sự thay đổi “ và thực hiện bước lập kế hoạch đối với việc đổi mới
phương thức chuyển đổi số, tài liệu số hóa ở một Nhà trường.
Trước đây, Phòng Quản trị Thiết bị chủ yếu quản lý tài liệu bằng giấy tờ. Điều
này dẫn đến tình trạng lưu trữ cồng kềnh, khó tìm kiếm thông tin và tốn nhiều thời
gian cho việc quản lý và duy trì tài liệu.
Nhu cầu thay đổi là để tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ
dàng truy cập thông tin khi cần thiết.
8.2.Xác định thay đổi và phát triển tầm nhìn
Thay đổi là chuyển từ quản lý tài liệu giấy sang hệ thống quản lý tài liệu số hóa.
Tầm nhìn: Phòng Quản trị Thiết bị sẽ trở nên hiện đại hơn, với quy trình làm việc
nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Nhân viên có thể truy cập tài liệu bất kỳ
lúc nào và ở bất kỳ đâu, tăng cường khả năng làm việc từ xa và hợp tác.
8.3.Lập kế hoạch
Xác định các phần mềm quản lý tài liệu phù hợp.
Tạo kế hoạch triển khai bao gồm việc mua sắm phần mềm, đào tạo nhân viên, và
chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng số.
Lên lịch trình cụ thể cho từng giai đoạn triển khai.
8.3.1. Mục tiêu
• Nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, giảm thiểu thủ tục giấy tờ.
• Tăng cường tính minh bạch và truy cập thông tin.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Nâng cao khả năng cộng tác và chia sẻ thông tin.
8.3.2. Phạm vi
Hệ thống quản lý tài liệu số hóa sẽ được triển khai cho tất cả các phòng ban, đơn
vị trong trường. Hệ thống sẽ quản lý tất cả các loại tài liệu, bao gồm:
• Văn bản
• Hợp đồng
• Báo cáo
• Hồ sơ sinh viên
• Hồ sơ cán bộ, giảng viên
• ...
8.3.3. Lịch trình
Giai đoạn 1: Khởi tạo (2 tháng)
• Thành lập Ban chỉ đạo triển khai hệ thống.
• Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết.
• Chọn nhà cung cấp hệ thống.
• Mua sắm phần mềm và phần cứng.
• Tổ chức tập huấn cho cán bộ chủ chốt.
Giai đoạn 2: Thực hiện (6 tháng)

16
 • Quét tài liệu giấy sang định dạng điện tử.
• Nhập dữ liệu vào hệ thống.
• Cấu hình hệ thống.
• Tập huấn cho người sử dụng hệ thống.
• Chuyển đổi sang sử dụng hệ thống mới.
Giai đoạn 3: Kết thúc (1 tháng)
• Đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống.
• Ban hành văn bản hướng dẫn sử dụng hệ thống.
• Tổ chức hội thảo để chia sẻ kinh nghiệm triển khai hệ thống.
8.3.4. Phân công trách nhiệm
• Ban chỉ đạo triển khai hệ thống: Phụ trách chung về việc triển khai hệ thống.
• Phòng Quản trị Thiết bị: Phụ trách việc quét tài liệu giấy sang định dạng điện
tử, nhập dữ liệu vào hệ thống, cấu hình hệ thống và hỗ trợ người sử dụng hệ thống.
• Các phòng ban, đơn vị: Phụ trách việc cung cấp dữ liệu và phối hợp với Phòng
Quản trị Thiết bị trong quá trình triển khai hệ thống.
8.3.5. Ngân sách
Ngân sách cho việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu số hóa được dự toán là 1
tỷ đồng, bao gồm:
• Chi phí mua sắm phần mềm và phần cứng: 500 triệu đồng.
• Chi phí dịch vụ quét tài liệu: 200 triệu đồng.
• Chi phí tập huấn: 100 triệu đồng.
• Chi phí hỗ trợ kỹ thuật: 200 triệu đồng.
8.3.6. Quản lý rủi ro
Một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai hệ thống và các biện pháp
phòng ngừa:
• Rủi ro về kháng cự từ người sử dụng: Giải pháp: Tổ chức tập huấn đầy đủ
cho người sử dụng và giải thích rõ ràng lợi ích của hệ thống.
• Rủi ro về hệ thống không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của người sử
dụng: Giải pháp: Thu thập ý kiến phản hồi của người sử dụng và điều chỉnh hệ thống
theo nhu cầu.
• Rủi ro về chi phí triển khai và vận hành hệ thống cao: Giải pháp: Lựa chọn
nhà cung cấp uy tín và có giá cả cạnh tranh.
• Rủi ro về bảo mật dữ liệu: Giải pháp: Triển khai các biện pháp bảo mật phù
hợp để bảo vệ dữ liệu.
8.4. Thực hiện kế hoạch
Mua và cài đặt phần mềm quản lý tài liệu.
Đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm mới.
Bắt đầu quá trình số hóa tài liệu giấy. Điều này bao gồm việc quét tài liệu và lưu
trữ chúng trong hệ thống mới.
Thiết lập quy trình mới cho việc quản lý và lưu trữ tài liệu số.
8.5. Truyền đạt sự thay đổi
Thông báo cho tất cả nhân viên trong phòng về sáng kiến mới và lý do tại sao nó
cần thiết.
Tổ chức các buổi họp để giải thích rõ ràng kế hoạch triển khai và lợi ích của hệ
thống mới.
Cung cấp tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ liên tục trong suốt quá trình chuyển đổi.
8.6. Quản lý sự kháng cự

17
 Lắng nghe và giải quyết các mối quan ngại của nhân viên về sự thay đổi.
Đưa ra các ví dụ cụ thể về lợi ích mà hệ thống mới mang lại.
Tạo ra một môi trường hỗ trợ, nơi nhân viên có thể chia sẻ khó khăn và nhận
được sự giúp đỡ kịp thời.
8.7. Đánh giá và củng cố
Theo dõi hiệu quả của hệ thống mới trong vài tháng đầu tiên.
Thu thập phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh hệ thống nếu cần thiết.
Tổ chức các buổi đào tạo thêm nếu cần để đảm bảo tất cả nhân viên đều sử dụng
thành thạo hệ thống.
Đánh giá tổng thể sự thay đổi và thực hiện các bước để củng cố cách làm việc
mới, bao gồm việc cập nhật các quy trình làm việc và tài liệu hướng dẫn.

18
 CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN
Sau khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu số hóa, Phòng Quản trị Thiết bị đã
cải thiện đáng kể hiệu quả làm việc, tiết kiệm không gian lưu trữ và giúp nhân viên
truy cập thông tin dễ dàng hơn. Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm
việc từ xa và hợp tác giữa các phòng ban, khoa, trung tâm...

19