ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

----------***----------

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH

CHỦ ĐỀ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀO TỔ CHỨC

VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS. PHẠM THỊ PHI YẾN

LỚP: 2320QTP027L02
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 6

Thành phố Hồ Chí Minh, 2024

 1

THÀNH VIÊN

STT HỌ VÀ TÊN MSSV

1 Nguyễn Trà Giang 2356230008

2 Nguyễn Văn Nhanh 2356230036

3 Lê Ngọc Phương Nhi 2356230039

4 Phạm Thị Thiên Nhi 2356230041

5 Nguyễn Thanh Tuyết Sang 2356230047

6 Nguyễn Văn Trung 2356230065

7 Nguyễn Lê Như Ý 2356230071

8 Nguyễn Ngọc Thảo Yên 2356230073

 2

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU........................................................................................................................1
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀO
TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG......................................... 2
1.1. Ứng dụng công nghệ là gì?................................................................................ 2
1.2. Tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng?..........................................................2
1.2.1. Tổ chức công tác văn phòng...................................................................... 3
1.2.2. Kiểm tra công tác văn phòng..................................................................... 3
1.3. Định nghĩa ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng. 4
1.3.1. Định nghĩa ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn phòng............4
1.3.2. Định nghĩa ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn phòng...........4
1.4. Yêu cầu của việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn
phòng.........................................................................................................................5
1.4.1. Hạ tầng công nghệ thông tin......................................................................5
1.4.2. Phần mềm và ứng dụng............................................................................. 5
1.4.3. An ninh mạng và bảo mật..........................................................................5
1.4.4. Đào tạo và phát triển nhân viên................................................................. 5
1.4.5. Quy trình và chính sách............................................................................. 6
1.4.6. Tích hợp và tương thích.............................................................................6
1.4.7. Hỗ trợ kỹ thuật...........................................................................................6
1.4.8. Đánh giá và cải tiến liên tục...................................................................... 6
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀO TỔ CHỨC VÀ
KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.................................................................... 7
2.1. Tình hình ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng
hiện nay..................................................................................................................... 7
2.1.1. Thực trạng ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn phòng............ 7
2.1.1.1. Trong cơ quan nhà nước....................................................................7
2.1.1.2. Trong tổ chức doanh nghiệp..............................................................8
2.1.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn phòng.........10
2.1.2.1. Trong cơ quan nhà nước..................................................................10
2.1.2.2. Trong tổ chức doanh nghiệp............................................................11
2.2. Nguyên nhân ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng
12
2.2.1. Nhu cầu ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn
phòng................................................................................................................. 12
2.2.1.1. Nhu cầu ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn phòng......12
2.2.1.2. Nhu cầu ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn phòng.... 13
2.2.2. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác
văn phòng...........................................................................................................14
 3

2.2.2.1. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn
phòng............................................................................................................14
2.2.2.2. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn
phòng............................................................................................................15
2.3. Hạn chế và thách thức khi ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công
tác văn phòng.......................................................................................................... 17
2.3.1. Chi phí đầu tư - đổi mới cao.................................................................... 17
2.3.2. Tư duy ngại thay đổi của một số cán bộ, nhân viên................................ 17
2.3.3. Chất lượng của đội ngũ cán bộ, nhân viên.............................................. 18
2.3.4. Rủi ro về tính an toàn, bảo mật thông tin................................................ 18
2.3.5. Sự phụ thuộc vào công nghệ....................................................................18
2.3.6. Đổi mới quy trình làm việc......................................................................18
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ HIỆU QUẢ.................... 19
3.1. Biện pháp khắc phục hạn chế về chi phí đầu tư - đổi mới cao.........................19
3.2. Cách giải quyết vấn đề tư duy ngại thay đổi của một số cán bộ, nhân viên.... 19
3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ, nhân viên........................ 20
3.4. Cách giải quyết vấn đề rủi ro về tính an toàn, bảo mật thông tin.....................20
3.5. Các giải pháp nhằm khắc phục sự phụ thuộc vào công nghệ...........................21
3.6. Giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, thách thức khi đổi mới quy trình làm việc.
21
CHƯƠNG 4. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀO TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÍ DỤ THỰC TIỄN............................................ 23
4.1. Ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra trong công tác văn phòng........ 23
4.1.1. Ứng dụng công nghệ vào tổ chức trong công tác văn phòng.................. 23
4.1.2. Ứng dụng công nghệ vào kiểm tra trong công tác văn phòng................. 24
4.2. Các ví dụ thực tiễn........................................................................................... 26
4.2.1. Ứng dụng Blockchain.............................................................................. 26
4.2.2. Base.vn.....................................................................................................27
4.2.3. Dropbox................................................................................................... 29
KẾT LUẬN..................................................................................................................31
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................32
 1

MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh thế kỷ 21, cùng với sự phát triển của nền văn minh nhân loại,
công nghệ đã và đang thay đổi sâu sắc, cũng như ảnh hưởng gián tiếp lẫn trực tiếp đến
cách chúng ta sống, làm việc và giao tiếp. Đặc biệt, trong công tác văn phòng, việc
ứng dụng công nghệ đã mang lại những cải tiến đáng kể về hiệu suất và hiệu quả công
việc. Từ việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống quản lý công việc, đến các
giải pháp tự động hóa quá trình kiểm tra và giám sát, công nghệ đã giúp cho con người
trong việc giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực. Chính vì
những tiện ích rõ nét mà công nghệ đã mang lại trong công tác văn phòng, nên chúng
tôi đã thực hiện một tiểu luận để nghiên cứu sâu hơn về việc ứng dụng công nghệ
trong việc tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng. Mục tiêu của tiểu luận này là
nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ trong tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng,
tìm hiểu về thực trạng, giải pháp để giải quyết những hạn chế và thách thức cũng như
xem xét các ví dụ thực tiễn từ các tổ chức đã thành công trong việc ứng dụng công
nghệ vào công tác văn phòng. Thông qua việc nghiên cứu và phân tích này, sẽ giúp
cho người đọc nhận thấy rằng, không chỉ là công cụ hỗ trợ, công nghệ còn là động lực
quan trọng giúp thay đổi tư duy và cách thức làm việc của nhân viên văn phòng, từ đó
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn phòng, đặc biệt là trong công tác tổ chức
và kiểm tra.
 2

CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

VÀO TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Ứng dụng công nghệ là gì?

Ứng dụng công nghệ là việc sử dụng các kiến thức khoa học, kỹ thuật và công cụ
hiện đại để giải quyết các vấn đề cụ thể trong đời sống và công việc. Công nghệ được
ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ kinh doanh, y tế, giáo dục, nông
nghiệp đến giải trí và giao thông vận tải.
Ví dụ cho việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào trong các hoạt động có thể kể
đến như trong kinh doanh, ở lĩnh vực thương mại điện tử các nền tảng mua sắm online
ngày càng phổ biến với con người như Shopee, Lazada, Amazon,... Trong lĩnh vực giải
trí các nền tảng dịch vụ trực tuyến phục vụ cho con người như Netflix, Spotify cung
cấp nội dung giải trí theo yêu cầu, và các trò chơi điện tử trực tuyến hiện nay cũng
đang ngày càng phổ biến. Nhưng trong số đó thì việc ứng dụng công nghệ vào công
tác văn phòng ngày càng được chú trọng và rộng khắp.
Ứng dụng công nghệ vào công tác văn phòng là việc sử dụng các công nghệ
thông tin và truyền thông để tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và tạo ra
môi trường làm việc hiệu quả hơn trong môi trường văn phòng.
Ví dụ, đây có thể là việc sử dụng phần mềm quản lý dự án, hệ thống email, các
ứng dụng văn phòng như Microsoft Office hoặc Google Workspace, hệ thống quản lý
tài liệu điện tử, video hội nghị trực tuyến, các công cụ hợp tác nhóm, và nhiều công
nghệ khác để hỗ trợ các hoạt động như trao đổi thông tin, quản lý tài liệu, lập kế
hoạch, tổ chức cuộc họp và giao tiếp trong tổ chức.
1.2. Tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng?

Tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng là hai yếu tố quan trọng để đảm bảo sự
vận hành hiệu quả và hiệu suất của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp nếu muốn hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả, giúp
doanh nghiệp đạt được mục tiêu, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên thì cần
phải có sự tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng chặt chẽ.
Để có thể tổ chức và kiểm tra văn phòng thì cần các bước cơ bản sau
 3

1.2.1. Tổ chức công tác văn phòng

- Xây dựng quy trình làm việc

+ Xác định nhiệm vụ: Liệt kê các nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng cần thực hiện
hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
+ Phân công công việc: Chia sẻ công việc rõ ràng cho từng nhân viên hoặc phòng
ban.
+ Lập lịch làm việc: Thiết lập lịch làm việc, họp hành và các sự kiện quan trọng
để đảm bảo mọi người biết rõ về thời gian biểu.
- Sắp xếp không gian làm việc
+ Bố trí không gian: Sắp xếp không gian làm việc sao cho tiện lợi và khoa học,
bao gồm cả bàn làm việc, khu vực tiếp khách và phòng họp.
+ Trang thiết bị: Đảm bảo các thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, điện thoại,...)
hoạt động tốt và được bảo trì định kỳ.
- Quản lý tài liệu và thông tin
+ Hệ thống lưu trữ: Sử dụng hệ thống lưu trữ hợp lý để quản lý tài liệu (cả bản
cứng và bản mềm) một cách hiệu quả.
+ Quy định về bảo mật: Đảm bảo thông tin quan trọng được bảo mật và chỉ người
có thẩm quyền mới có thể truy cập.
- Giao tiếp và phối hợp
+ Công cụ giao tiếp: Sử dụng các công cụ giao tiếp như email, chat nội bộ, và các
phần mềm quản lý dự án để duy trì liên lạc hiệu quả.
+ Họp định kỳ: Tổ chức các cuộc họp định kỳ để cập nhật tiến độ công việc và
giải quyết các vấn đề phát sinh.
1.2.2. Kiểm tra công tác văn phòng

- Đánh giá hiệu suất

+ KPI (Chỉ số hiệu suất chính): Thiết lập và theo dõi các KPI để đánh giá hiệu
suất của nhân viên và hoạt động văn phòng.
+ Báo cáo công việc: Yêu cầu nhân viên báo cáo tiến độ công việc định kỳ và
đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra.
 4

- Kiểm tra tuân thủ quy trình

+ Kiểm tra định kỳ: Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đảm bảo nhân viên
tuân thủ đúng quy trình làm việc và quy định của công ty.
+ Đánh giá rủi ro: Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động văn
phòng để có biện pháp phòng ngừa kịp thời.
- Khảo sát và phản hồi
+ Khảo sát nhân viên: Thực hiện các khảo sát để thu thập ý kiến và phản hồi từ
nhân viên về môi trường làm việc và quy trình làm việc.
+ Phản hồi khách hàng: Thu thập và đánh giá phản hồi từ khách hàng để cải thiện
chất lượng dịch vụ và quy trình làm việc.
- Điều chỉnh và cải tiến
+ Phân tích dữ liệu: Sử dụng dữ liệu thu thập được từ các hoạt động kiểm tra để
phân tích và đưa ra các biện pháp cải tiến.
+ Cải tiến liên tục: Liên tục cập nhật và cải tiến quy trình làm việc dựa trên phản
hồi và kết quả kiểm tra.
1.3. Định nghĩa ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn
phòng

1.3.1. Định nghĩa ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn phòng

Ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn phòng là việc sử dụng các công
nghệ tiên tiến để tự động hóa, tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả các quy trình, hoạt động
văn phòng.

1.3.2. Định nghĩa ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn phòng

Ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn phòng là việc sử dụng các giải
pháp công nghệ tiên tiến, hiện đại để hỗ trợ, tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả, chất
lượng hoạt động kiểm tra trong lĩnh vực văn phòng.
 5

1.4. Yêu cầu của việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác
văn phòng

Để một doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả làm việc và chất lượng dịch vụ thì
việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng là rất cần thiết
và quan trọng. Việc ứng dụng ấy cũng đòi hỏi ở doanh nghiệp những yêu cầu nhất định
để doanh nghiệp có thể ứng dụng tốt nhất. Một số yêu cầu đó như sau:
1.4.1. Hạ tầng công nghệ thông tin

● Thiết bị phần cứng: Đảm bảo máy tính, máy in, máy quét, máy chủ và các thiết
bị khác luôn hoạt động tốt và đáp ứng nhu cầu công việc.
● Kết nối internet ổn định: Một kết nối internet mạnh mẽ và ổn định là cần thiết
để sử dụng các dịch vụ và ứng dụng trực tuyến.
● Mạng nội bộ: Xây dựng và duy trì một mạng nội bộ an toàn và hiệu quả để kết
nối các thiết bị trong văn phòng.
1.4.2. Phần mềm và ứng dụng

● Phần mềm quản lý văn phòng: Sử dụng các phần mềm như Microsoft Office,
Google Workspace để hỗ trợ công việc hàng ngày.
● Phần mềm quản lý dự án: Các công cụ như Trello, Asana, hoặc Microsoft
Project giúp quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
● Hệ thống quản lý tài liệu (DMS): Giúp lưu trữ, truy xuất và quản lý tài liệu một
cách hiệu quả.
● Phần mềm kế toán và tài chính: Hỗ trợ quản lý tài chính và kế toán như
QuickBooks, Xero.
1.4.3. An ninh mạng và bảo mật

● Phần mềm diệt virus và bảo mật: Đảm bảo cài đặt và cập nhật các phần mềm
bảo mật để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa mạng.
● Mã hóa dữ liệu: Sử dụng công nghệ mã hóa để bảo vệ dữ liệu quan trọng.
● Quản lý quyền truy cập: Thiết lập các quyền truy cập phù hợp để đảm bảo chỉ
những người có thẩm quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
1.4.4. Đào tạo và phát triển nhân viên
 6

● Đào tạo kỹ năng công nghệ: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công cụ và
phần mềm mới, đảm bảo họ có đủ kỹ năng để làm việc hiệu quả.
● Chương trình học tập liên tục: Cung cấp các khóa học và chương trình đào tạo
liên tục để cập nhật kiến thức công nghệ mới.
1.4.5. Quy trình và chính sách

● Quy trình làm việc chuẩn hóa: Thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và chuẩn
hóa, đảm bảo mọi người trong tổ chức đều tuân thủ.
● Chính sách an ninh và bảo mật: Xây dựng các chính sách về an ninh mạng, bảo
mật thông tin và quy định về sử dụng công nghệ trong doanh nghiệp.
● Quy trình kiểm tra và đánh giá: Thiết lập quy trình kiểm tra và đánh giá hiệu
quả ứng dụng công nghệ, bao gồm các biện pháp theo dõi và phân tích.
1.4.6. Tích hợp và tương thích

● Tích hợp hệ thống: Đảm bảo các hệ thống và phần mềm khác nhau có thể tương
thích và tích hợp với nhau để tạo ra một hệ sinh thái công nghệ liền mạch.
● Khả năng mở rộng: Chọn các giải pháp công nghệ có khả năng mở rộng để đáp
ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
1.4.7. Hỗ trợ kỹ thuật

● Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật: Xây dựng hoặc thuê ngoài một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật
có khả năng giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng và hiệu quả.
● Dịch vụ bảo trì và nâng cấp: Đảm bảo có kế hoạch bảo trì và nâng cấp định kỳ
cho các hệ thống và thiết bị công nghệ.
1.4.8. Đánh giá và cải tiến liên tục

● Phản hồi và cải tiến: Thu thập phản hồi từ nhân viên về việc sử dụng công nghệ
và liên tục cải tiến các công cụ và quy trình dựa trên phản hồi này.
● Đo lường hiệu quả: Sử dụng các chỉ số hiệu suất (KPI) để đo lường và đánh giá
hiệu quả của các ứng dụng công nghệ trong công việc văn phòng.
 7

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀO TỔ CHỨC

VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
2.1. Tình hình ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn
phòng hiện nay

2.1.1. Thực trạng ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn phòng

Hiện nay việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng
đang được đẩy mạnh ở Việt Nam, với nhiều sáng kiến và giải pháp đã được đưa ra
nhằm cải thiện tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý. Các cơ quan nhà nước và các
tổ chức cũng đang chuyển hướng mạnh mẽ sang các hệ thống điện tử và số hóa.
2.1.1.1. Trong cơ quan nhà nước
Chuyển đổi số và tự động hóa quy trình: Hiện nay, nhiều cơ quan Nhà nước đã
và đang áp dụng các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa quy trình thủ tục hành chính,
từ đó giúp tăng cường hiệu quả và giảm thiểu thủ tục giấy tờ. Một trong những giải
pháp công nghệ được áp dụng phổ biến là hệ thống quản lý văn bản và điều hành
(e-Office). Thay vì sử dụng văn bản truyền thống, e-Office cho phép các cơ quan Nhà
nước quản lý và xử lý văn bản điện tử một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc áp dụng
công nghệ cũng giúp tự động hóa các quy trình thủ tục hành chính. Thay vì phải thực
hiện các bước thủ công, các cơ quan Nhà nước có thể sử dụng các hệ thống thông tin
để tự động hóa việc xử lý thông tin, từ việc tiếp nhận đơn đăng ký đến việc xử lý và
cung cấp kết quả.
Cổng dịch vụ công trực tuyến: Cổng dịch vụ công trực tuyến là nền tảng kỹ
thuật số được xây dựng để cung cấp các dịch vụ công trực tuyến cho người dân và
doanh nghiệp. Thay vì phải đến trực tiếp cơ quan hành chính để thực hiện các thủ tục,
người dân và doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ công trực tuyến để thực hiện mọi
thủ tục hành chính một cách tiện lợi và nhanh chóng. Một ví dụ điển hình cho sự triển
khai thành công của cổng dịch vụ công trực tuyến là Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Đây là một hệ thống được xây dựng và phát triển với mục tiêu tạo ra một môi trường
kỹ thuật số cho việc thực hiện các dịch vụ công trực tuyến, từ đăng ký, nộp hồ sơ đến
nhận kết quả. Đồng thời, việc ứng dụng công nghệ trong tổ chức công tác văn phòng
 8

cũng đánh dấu sự chuyển đổi toàn diện từ môi trường làm việc truyền thống sang môi
trường làm việc kỹ thuật số, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội hiện đại.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử: Việc lưu trữ tài liệu bằng giấy tại cơ quan
Nhà nước thường gặp phải những hạn chế về không gian, thời gian và khả năng truy
xuất thông tin. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc áp dụng hệ
thống quản lý tài liệu điện tử đã giúp khắc phục những hạn chế này và mang lại nhiều
lợi ích đáng kể. Thay vì phải dành một không gian lớn để lưu trữ tài liệu giấy, các
thông tin có thể được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ điện điện tử như máy chủ, ổ cứng
hoặc đám mây. Hơn nữa, hệ thống quản lý điện tử cũng giúp tăng cường khả năng truy
xuất thông tin. Nhờ vào việc sắp xếp và phân loại thông tin theo các tiêu chí cụ thể,
người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng.
Ngoài ra, nhờ vào tính năng truy cập từ xa, người dùng có thể làm việc và tiếp cận với
tài liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ cần kết nối Internet.
2.1.1.2. Trong tổ chức doanh nghiệp
Hệ thống quản lý công việc và dự án: Các doanh nghiệp ngày nay thường sử
dụng các phần mềm quản lý công việc và dự án như Trello, Asana, Monday.com và
Jira để tối ưu hóa quá trình quản lý dự án. Nhờ vào những công cụ này, họ có thể theo
dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ cho nhân viên một cách hiệu quả và linh hoạt, cũng
như quản lý tài nguyên một cách thông minh. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tiến
độ của công việc mình đang thực hiện, cũng như hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của
mình trong dự án. Nhờ vào tính năng giao việc và theo dõi tiến độ một cách chi tiết,
người quản lý có thể phân chia công việc một cách hợp lý, đồng thời đảm bảo rằng
mỗi nhân viên đều được giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực và khả năng của mình.
Không chỉ giúp tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý dự án, việc ứng
dụng hệ thống quản lý công việc và dự án còn mang lại nhiều lợi ích khác cho tổ chức
doanh nghiệp. Đó là sự tăng cường tương tác và giao tiếp giữa các thành viên trong
nhóm, giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực và sáng tạo. Ngoài ra, việc lưu trữ
thông tin và tài liệu liên quan đến dự án trên các nền tảng điện tử cũng giúp tiết kiệm
thời gian và tăng cường tính di động cho người dùng.
Quản lý tài liệu và quy trình: Việc sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu (DMS)
giúp tổ chức doanh nghiệp giảm thiểu việc sử dụng giấy, từ đó giúp tiết kiệm chi phí
 9

và bảo vệ môi trường. Đồng thời, việc lưu trữ, chia sẻ và và quản lý tài liệu trở nên
thuận tiện hơn bao giờ hết. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và cập nhật tài liệu từ
bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào. Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống DMS cũng mang lại lợi
ích về bảo mật thông tin. Các tài liệu được lưu trữ trên các nền tảng điện toán đám
mây với các cơ chế bảo mật chặt chẽ, giúp ngăn chặn sự xâm nhập và lưu trữ thông tin
một cách an toàn. Tính đến thời điểm hiện tại, việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức
công tác văn phòng không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu cần thiết để cải
thiện hiệu suất làm việc và bảo vệ thông tin của tổ chức. Với sự phổ biến của các hệ
thống quản lý tài liệu như Google Drive, Microsoft OneDrive và SharePoint, việc ứng
dụng chúng vào tổ chức doanh nghiệp không còn là điều xa lạ. Thay vào đó, đây là
một hành động thông minh và tiên tiến để nâng cao năng suất và an toàn thông tin cho
tổ chức.
Công cụ cộng tác và giao tiếp: Công cụ cộng tác và giao tiếp trực tuyến như
Microsoft Teams, Slack và Zoom đã trở thành những phần mềm không thể thiếu trong
quá trình quản lý và điều hành công việc hàng ngày. Trước đây, việc làm nhóm và hội
họp đòi hỏi sự gặp gỡ trực tiếp tại văn phòng, tuy nhiên, với sự phổ biến của làm việc
từ xa, các công cụ trực tuyến đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí di
chuyển. Microsoft Teams, ví dụ, cung cấp một nền tảng linh hoạt cho việc giao tiếp và
cộng tác, từ việc chia sẻ tài liệu, lên lịch họp đến việc thảo luận trực tuyến. Thay vì
phải tổ chức cuộc họp trực tiếp, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin qua các
ứng dụng như Slack, nơi mà họ có thể chia sẻ tài liệu, thảo luận ý tưởng và nhận phản
hồi từ đồng nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt, trong bối cảnh dịch
bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn
phòng không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự liên
tục của hoạt động kinh doanh. Các công cụ trực tuyến như Zoom đã giúp doanh
nghiệp duy trì các cuộc họp quan trọng mà không cần phải tổ chức offline, từ đó giúp
giảm thiểu rủi ro lây nhiễm và đảm bảo an toàn cho nhân viên.
 10

2.1.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn phòng

2.1.2.1. Trong cơ quan nhà nước

Trong thời gian gần đây, Đảng và Nhà nước của ta đã và đang tiến hành một
cách mạnh mẽ chủ trương áp dụng Công nghệ Thông tin và Truyền thông (CNTT)
nhằm cải cách hành chính, hiện đại hóa các cơ quan chính phủ và xây dựng một Chính
phủ hiệu quả, thực sự phục vụ cho nhân dân, được tạo ra bởi nhân dân và vì lợi ích
của nhân dân, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo ra một môi trường thuận lợi
cho sự phát triển kinh tế - xã hội. Sự cam kết này đã được thể hiện rõ trong chiến lược
phát triển kinh tế - xã hội cũng như trong các chương trình cải cách hành chính của đất
nước.
Bộ Thông tin và Truyền thông, có trách nhiệm là cơ quan quản lý nhà nước về
CNTT, không chỉ tham mưu cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ trong việc xây
dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến việc áp dụng CNTT, mà còn đã
ban hành nhiều văn bản hướng dẫn và đôn đốc kiểm tra các cơ quan nhà nước về việc
tổ chức và triển khai thực hiện ứng dụng CNTT. Điều này nhấn mạnh sự cam kết của
chính phủ trong việc thúc đẩy sự áp dụng hiệu quả của công nghệ để nâng cao chất
lượng và hiệu suất của các hoạt động hành chính và dịch vụ công.
Hầu hết các bộ, ngành và địa phương đã triển khai hệ thống thư điện tử chính
thức (với tên miền.gov.vn) để trao đổi thông tin và tài liệu qua mạng, cũng như sử
dụng hệ thống này trong công tác kiểm tra và điều hành công việc. Việc triển khai các
hệ thống này đã đem lại hiệu quả rõ rệt, tiết kiệm thời gian và chi phí. Ví dụ, nhờ việc
sử dụng hệ thống thư điện tử và hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử, thành phố Hà
Nội trung bình mỗi ngày đã tiết kiệm được khoảng 100 triệu đồng; trong khi đó, tỉnh
Bắc Giang đã tiết kiệm được hơn 14 tỷ đồng trong năm 2014.
Hình thức họp trực tuyến đã được triển khai phổ biến tại các cơ quan nhà nước,
bao gồm các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với các bộ, ngành và địa
phương; cũng như cuộc họp giữa các cơ quan thuộc các bộ, ngành và địa phương.
Điều này đã giúp tiết kiệm chi phí và thời gian tổ chức họp, cũng như trong công tác
kiểm tra văn phòng được thực hiện tối ưu và triệt để hơn. Đối với những cuộc họp quy
mô quốc gia được thực hiện qua mạng, đã tiết kiệm được vài tỷ đồng. Ngoài ra, với
 11

hình thức này, số lượng và thành phần dự họp có thể tăng lên đáng kể, góp phần phổ
biến và triển khai công việc đến các cấp một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Công nghệ được áp dụng để tự động hóa một số quy trình kiểm tra công tác
văn phòng, từ việc gửi và nhận thông báo, đến việc ghi nhận kết quả và tạo báo cáo tự
động. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên trong việc thực
hiện các nhiệm vụ kiểm tra.
2.1.2.2. Trong tổ chức doanh nghiệp
Thực tế đã chứng minh rằng, hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều áp dụng
mô hình tổ chức phân phòng ban và bộ phận khác nhau. Tuy nhiên, mặc dù mỗi phòng
ban đảm nhận những nhiệm vụ riêng biệt, để đảm bảo hiệu suất tối ưu, việc phối hợp
giữa chúng cần được thực hiện một cách hiệu quả. Thường thì, các phương pháp phối
hợp truyền thống thường gặp những hạn chế, dẫn đến sự giảm sút về hiệu suất làm
việc. Vì vậy, việc triển khai phần mềm công nghệ hoặc phần mềm quản lý doanh
nghiệp sẽ giúp tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban và bộ phận, đồng thời giúp
hoạt động quản lý và kiểm tra sẽ nắm bắt được mọi thông tin về các công việc trong
văn phòng đang diễn ra ở doanh nghiệp.
Nếu đi sâu vào, ta thấy rằng hầu hết các phần mềm, công nghệ sử dụng trong
doanh nghiệp đều được phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến như điện toán đám
mây. Do đó, việc áp dụng phần mềm công nghệ không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình
quản lý doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi để tối ưu hóa các quy trình
nghiệp vụ và kết nối chúng với hoạt động sản xuất và kinh doanh, hoàn thiện hơn
trong công tác thanh tra, kiểm tra các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp.
Dưới tác động của cách mạng công nghệ 4.0, đã xuất hiện nhiều sản phẩm công
nghệ hỗ trợ và tối ưu hóa hoạt động quản lý, kiểm tra trong doanh nghiệp. Những tính
năng tích hợp trong các công nghệ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, giảm áp lực cho nhân viên và tạo điều kiện thuận
lợi cho các hoạt động chuyên môn.
Đối với nhà quản lý, việc sử dụng phần mềm giúp họ theo dõi, kiểm tra sát sao
tình hình phát triển của doanh nghiệp và phát hiện các vấn đề cần giải quyết tại một
phòng ban, bộ phận mọi lúc mọi nơi. Những ưu điểm này thể hiện rõ sự ưu việt của
 12

việc áp dụng công nghệ trong quản lý doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay, khi mà
số hóa đang là xu hướng toàn cầu.
Ngoài ra, năm 2020 đã được xác định là năm chuyển đổi số quốc gia tại Việt
Nam, với mục tiêu tiến tới một Việt Nam số. Điều này làm nổi bật vai trò ngày càng
quan trọng của việc lựa chọn và triển khai công nghệ trong quản lý, điều hành và kiểm
tra trong doanh nghiệp.
2.2. Nguyên nhân ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn
phòng

2.2.1. Nhu cầu ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn
phòng

2.2.1.1. Nhu cầu ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn phòng
● Nâng cao hiệu quả và năng suất công việc
- Công tác văn phòng truyền thống thường sử dụng các phương pháp thủ công,
tốn nhiều thời gian và công sức, dẫn đến hiệu quả và năng suất công việc thấp.
- Việc ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa các quy trình, đơn giản hóa các
thao tác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, từ đó nâng cao hiệu quả và năng
suất công việc.
● Đáp ứng yêu cầu càng cao của công việc văn phòng
- Khối lượng công việc văn phòng ngày càng tăng, đòi hỏi cần có giải pháp để
xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
- Việc ứng dụng công nghệ giúp quản lý thông tin hiệu quả, truy xuất dữ liệu dễ
dàng, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
● Tiếp cận và chia sẻ thông tin nhanh chóng
- Trong môi trường làm việc hiện đại, việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận
và cá nhân là rất quan trọng.
- Việc ứng dụng công nghệ giúp trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng, bất
kể thời gian và địa điểm.
● Giảm chi phí hoạt động
- Việc ứng dụng công nghệ giúp giảm thiểu chi phí cho các hoạt động văn
phòng như: chi phí in ấn, chi phí lưu trữ, chi phí bưu chính, v.v.
 13

- Ngoài ra, công nghệ còn giúp tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường.
● Nâng cao tính chuyên nghiệp
- Việc ứng dụng công nghệ giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức,
nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh.
- Các ứng dụng công nghệ như văn phòng điện tử, chữ ký điện tử, họp trực
tuyến, v.v. giúp thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động văn phòng.
● Thích ứng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật
- Khoa học kỹ thuật phát triển không ngừng, đòi hỏi các tổ chức phải ứng dụng
công nghệ mới để theo kịp xu hướng và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Việc ứng dụng công nghệ trong tổ chức công tác văn phòng là xu hướng tất
yếu trong thời đại công nghệ số.
2.2.1.2. Nhu cầu ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn phòng
● Nâng cao hiệu quả và năng suất kiểm tra
- Việc ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa các quy trình kiểm tra, giảm thiểu
thời gian và công sức cho cán bộ kiểm tra.
- Các công cụ kiểm tra tự động có thể thực hiện nhiều thao tác lặp đi lặp lại một
cách nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho công tác
kiểm tra.
● Nâng cao chất lượng kiểm tra
- Việc ứng dụng công nghệ giúp kiểm tra một cách toàn diện và chi tiết hơn,
hạn chế sai sót và sót lọt.
- Các công cụ kiểm tra tự động có thể phát hiện các lỗi và vi phạm một cách
nhanh chóng và chính xác, giúp nâng cao chất lượng kiểm tra.
● Tăng cường sự minh bạch và khách quan
- Việc ứng dụng công nghệ giúp lưu trữ và quản lý dữ liệu kiểm tra một cách an
toàn và bảo mật, đảm bảo tính minh bạch và khách quan trong công tác kiểm tra.
- Các báo cáo kiểm tra được tạo ra tự động bằng công nghệ có độ chính xác cao
và dễ dàng truy cập, giúp tăng cường sự minh bạch trong công tác kiểm tra.
● Giảm chi phí kiểm tra
- Việc ứng dụng công nghệ giúp giảm thiểu chi phí cho các hoạt động kiểm tra
như: chi phí in ấn, chi phí lưu trữ, chi phí đi lại, v.v.
 14

- Ngoài ra, công nghệ còn giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho công tác
kiểm tra, từ đó góp phần giảm chi phí.
2.2.2. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác
văn phòng

2.2.2.1. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức công tác văn phòng
● Trong xây dựng quy trình làm việc
- Nâng cao hiệu quả: Tự động hóa, tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, lãng phí.
- Cải thiện chất lượng: Kiểm soát chất lượng quy trình, phản hồi nhanh chóng, liên
tục.
- Thúc đẩy hợp tác: Chia sẻ thông tin minh bạch, giao tiếp cộng tác trực tuyến.
- Quyết định dựa trên dữ liệu: Thu thập, phân tích dữ liệu, dự đoán, phòng ngừa rủi ro.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu sai sót, lãng phí, tiết kiệm chi phí vận hành.
- Nâng cao năng suất: Tăng tốc độ đổi mới, thích ứng nhanh chóng với thị trường.
● Trong sắp xếp không gian làm việc
- Nâng cao hiệu quả làm việc: Tự động hoá tác vụ, tối ưu hoá không gian, hỗ trợ cộng
tác.
- Cải thiện sức khỏe và tinh thần: Môi trường làm việc trong lành, thiết kế công thái
học, khu vực thư giãn.
- Tăng cường an ninh và bảo mật: Hệ thống camera giám sát, hệ thống kiểm soát ra
vào, giải pháp bảo mật mạng.
- Tiết kiệm chi phí: Tối ưu hóa năng lượng, giảm thiểu hao mòn tài sản, nâng cao năng
suất làm việc.
● Trong quản lý tài liệu và thông tin
- Nâng cao hiệu quả: Tự động hoá tác vụ thủ công, tối ưu hoá quy trình quản lý, tăng
tốc độ truy cập thông tin.
- Cải thiện chất lượng: Đảm bảo tính chính xác và nhất quán, nâng cao tính bảo mật,
dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí lưu trữ, tối ưu hoá sử dụng tài nguyên, nâng cao
năng suất làm việc.
 15

- Nâng cao năng lực cạnh tranh: Tăng tốc độ đổi mới, phản hồi nhanh chóng thị
trường, nâng cao uy tín thương hiệu.
● Trong giao tiếp và phối hợp
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp: Truyền thông nhanh chóng và dễ dàng, giảm thiểu sai
sót, tăng cường tương tác.

- Thúc đẩy hợp tác: Tăng cường giao tiếp và trao đổi thông tin, hỗ trợ làm việc nhóm,
quản lý dự án.

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu nhu cầu di chuyển, tự động hoá các tác vụ,
nâng cao năng suất làm việc.

- Mở rộng khả năng cộng tác: Kết nối với chuyên gia, hợp tác xuyên quốc gia, tiếp cận
thị trường mới.

- Nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình: Lưu trữ thông tin, theo dõi tiến độ
làm việc, nâng cao uy tín cho tổ chức

2.2.2.2. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào kiểm tra công tác văn phòng
● Trong đánh giá hiệu suất
➢ Đối với doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả, tính chính xác: tự động hoá, giảm sai sót, cung cấp dữ liệu
cập nhật,...
- Cải tiến giao tiếp, sự tham gia: phản hồi thường xuyên, hai chiều, tăng cường
sự tham gia,...
- Thúc đẩy phát triển, cải thiện: xác định điểm mạnh, yếu, thiết lập mục tiêu
SMART, theo dõi tiến độ,...
- Nâng cao tính minh bạch, công bằng: Đảm bảo tính nhất quán, tăng cường sự
tin tưởng, giảm thiểu sự thiên vị,...
- Tiết kiệm chi phí: Chi phí hành chính, nâng cao năng suất,...
➢ Đối với nhân viên
- Nhận phản hồi thường xuyên, kịp thời.
- Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu, cách cải thiện.
- Được hỗ trợ phát triển, trau dồi kỹ năng.
 16

- Được đánh giá công bằng, minh bạch.

- Có cơ hội đóng góp ý kiến, tham gia vào quy trình đánh giá.
● Trong kiểm tra tuân thủ quy trình

- Nâng cao hiệu quả và năng suất kiểm tra: Tự động hoá thủ tục, giảm thiểu sai
sót, tăng tốc độ kiểm tra,...

- Cải thiện độ chính xác và tính thống nhất: Thu thập dữ liệu chính xác, đảm
bảo tính thống nhất, dễ dàng theo dõi và báo cáo kết quả,...

- Tăng cường khả năng kiểm soát: Cung cấp cái nhìn toàn diện, xác định rủi ro
sớm, cải thiện ra quyết định,...

- Giảm thiểu rủi ro: Phát hiện vi phạm kịp thời, ngăn ngừa gian lận, cải thiện
hình ảnh doanh nghiệp,...

- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí lao động, giảm thiểu chi phí phạt, nâng cao
hiệu quả hoạt động,..

● Trong khảo sát và phản hồi

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thu thập dữ liệu nhanh chóng, phân tích dữ
liệu hiệu quả,...

- Nâng cao hiệu quả và độ chính xác: Giảm thiểu lỗi, logic và phân nhanh, câu
hỏi đa dạng phong phú,...

- Cải thiện trải nghiệm người dùng: Dễ dàng tham gia, giao diện thân thiện, bảo
mật thông tin,...

- Thu thập phản hồi có giá trị: Tiếp cận nhiều đối tượng, phân tích chuyên sâu,
cải thiện liên tục,...

● Trong điều chỉnh và cải tiến

- Tăng tốc độ đổi mới: Thử nghiệm nhanh chóng, phát triển sản phẩm liên tục,
duy trì lợi thế cạnh tranh,...
 17

- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, tương tác
cá nhân hoá, giải quyết vấn đề nhanh chóng,...

- Tăng cường khả năng thích ứng: Phản ứng nhanh nhạy với thị trường, giảm
thiểu rủi ro, nâng cao khả năng cạnh tranh,...

- Thay đổi văn hoá đổi mới: Khuyến khích sáng tạo, chia sẻ kiến thức, hỗ trợ
học tập và phát triển,...

2.3. Hạn chế và thách thức khi ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra
công tác văn phòng

2.3.1. Chi phí đầu tư - đổi mới cao

Việc triển khai ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng
như phần mềm chỉ đạo, điều hành, hệ thống chấm công, hệ thống kiểm tra ... cần một
nguồn vốn đầu tư ban đầu lớn, có thể rất tốn kém (đặc biệt là đối với các doanh nghiệp
vừa và nhỏ). Ngoài ra, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ dẫn đến công
nghệ liên tục được đổi mới, nâng cấp. Do đó, đòi hỏi các cơ quan/ doanh nghiệp cũng
phải liên tục đầu tư, hiện đại hóa các trang thiết bị của văn phòng để không bị lạc hậu
và đảm bảo cho công tác tổ chức và kiểm tra được diễn ra một cách hiệu quả. Bên
cạnh đó, việc đào tạo nhân viên sử dụng các công nghệ mới và triển khai hệ thống
cũng đòi hỏi nhiều thời gian và tốn nhiều chi phí. Điều này không chỉ yêu cầu cơ
quan/doanh nghiệp có vốn đầu tư mạnh mà còn bản thân các cơ quan/doanh nghiệp
cũng phải tự đảm bảo nguồn tài chính nhất định.

2.3.2. Tư duy ngại thay đổi của một số cán bộ, nhân viên

Việc ứng dụng công nghệ góp phần nâng cao hiệu quả trong tổ chức và kiểm tra
công tác văn phòng. Tuy nhiên việc chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống
sang phương thức hiện, áp dụng công nghệ có thể gặp phải sự e ngại, thiếu thiện chí,
thậm chí là chống đối đến từ một số cán bộ, nhân viên. Điều đó xuất phát từ nhiều
nguyên nhân như họ lo ngại về sự phức tạp, khó khăn trong quá trình học tập và sử
dụng, lo sợ thất bại, thiếu tin tưởng khi ứng dụng công nghệ, không nhìn thấy hạn chế
của phương thức làm việc truyền thống,....
 18

2.3.3. Chất lượng của đội ngũ cán bộ, nhân viên

Việc ứng dụng công nghệ trong tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng đã đòi
hỏi đội ngũ cán bộ, nhân viên phải thay đổi theo hướng “con người điện tử”. Do đó,
yêu cầu các cán bộ, nhân viên phải nâng cao khả năng và sử dụng công nghệ, khả năng
sử dụng thành thạo các phần mềm, thiết bị công nghệ, nâng cao năng lực quản lý và
vận hành hệ thống.

2.3.4. Rủi ro về tính an toàn, bảo mật thông tin

Mặc dù việc ứng dụng công nghệ trong tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng
mang lại nhiều lợi ích, nâng cao hiệu quả làm việc, nhưng nó cũng đi kèm với nhiều
rủi ro: tấn công mạng, đánh cắp dữ liệu, vi phạm quyền riêng tư, …. Việc lưu trữ và
quản lý lượng lớn dữ liệu số đòi hỏi các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt và tuân thủ
các quy định về bảo mật dữ liệu.

2.3.5. Sự phụ thuộc vào công nghệ

Khi hệ thống công nghệ gặp sự cố, ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm,
thiết bị sẽ dẫn đến gián đoạn công việc, gây khó khăn cho việc tổ chức, kiểm tra công
tác văn phòng. Nhân viên có thể trở nên quá phụ thuộc vào công nghệ, giảm khả năng
tư duy độc lập và sáng tạo, khả năng lên kế hoạch, giải quyết các tình huống bất ngờ
trong công tác tổ chức và kiểm tra.

2.3.6. Đổi mới quy trình làm việc

Quá trình ứng dụng công nghệ vào công tác tổ chức và kiểm tra đòi hỏi cơ
quan/doanh nghiệp phải đổi mới quy trình làm việc sao cho phù hợp. Các quy trình,
nghiệp vụ của công tác tổ chức và kiểm tra như xây dựng kế hoạch, lịch làm việc, các
cuộc hội họp, … cần phải được xây dựng, điều chỉnh sao cho phù hợp với việc ứng
dụng công nghệ, đảm bảo tính thống nhất, hiệu quả trong công tác quản lý và kiểm tra.
 19

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ HIỆU QUẢ

Các giải pháp nhằm giải quyết các hạn chế và thách thức ứng dụng công nghệ
vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng

3.1. Biện pháp khắc phục hạn chế về chi phí đầu tư - đổi mới cao

Chi phí đầu tư ban đầu và việc đổi mới công nghệ cao là một thách thức lớn.
Các giải pháp được đưa ra để giải quyết vấn đề này là bắt đầu từ việc xây dựng một kế
hoạch đầu tư chi tiết bao gồm các việc như xác định mục tiêu, phạm vi và chi phí dự
kiến. Tiến hành phân tích lợi ích lâu dài để xác định hiệu quả đầu tư. Lựa chọn các
phần mềm mã nguồn mở hoặc các phần mềm miễn phí có chất lượng cao để giảm chi
phí mua sắm bản quyền và các giải pháp này được cập nhật thường xuyên. Sử dụng
các dịch vụ phần mềm dựa trên đám mây (Software as a Service - SaaS) thay vì chỉ
đầu tư vào phần mềm truyền thống. Chọn các nền tảng và công nghệ có khả năng mở
rộng và tùy chỉnh dễ dàng. Điều này giúp giảm kinh phí khi có nhu cầu nâng cấp hoặc
mở rộng trong tương lai. Tiến hành triển khai công nghệ theo tưng giai đoạn để tránh
chi phí lớn ban đầu. Bắt đầu với các dự án nhỏ, dễ thực hiện sau đó mở rộng dần khi
đạt được thành công.

3.2. Cách giải quyết vấn đề tư duy ngại thay đổi của một số cán bộ, nhân
viên

Ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng sẽ vướng
phải tư duy ngại thay đổi của một số cán bộ, nhân viên. Giải pháp để khắc phục vấn
đề này là có thể tổ chức các buổi họp, hội thảo để giới thiệu về lợi ích của việc ứng
dụng công nghệ. Có thể sử dụng các câu chuyện về sự thành công của c các doanh
nghiệp khác nhờ vào việc ứng dụng công nghệ để minh họa lợi ích cụ thể. Có thể cung
cấp các khóa đào tạo và hướng dẫn về công nghệ mới và đảm bảo rằng khi gặp khó
khăn nhân viên có thể truy cập các tài liệu hỗ trợ và có nơi để đặt câu hỏi. Mời nhân
viên tham gia vào quá trình lựa chọn và triển khai công nghệ mới. Tiến hành khuyên
skhichs đổi mới trong tổ chức bằng cách thường xuyên tổ chức các buổi họp để thảo
luận về công nghệ và cải tiến. Khen thưởng những nhân viên có sáng kiến tích cực
tham gia vào quá trình chuyển đổi. Tạo ra các môi trường thử nghiệm để nhân viên có
 20

thể thử công nghệ mới mà không cần lo về hậu quả. Điều này giúp các nhân viên cảm
thấy an toàn và thoải mái hơn khi tiếp cận các công nghệ mới. TRong quá trình áp
dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng thì cần xây dựng lộ trình
chuyển đổi công nghệ rõ ràng và từng bước. Thông báo cho nhân viên về kế hoạch và
lộ trình để nhân viên hiểu cụ thể các giai đoạn và thời gian. Lãnh đạo cấp cao thể hiện
sự rõ ràng và cam kết đối với dụng công nghệ mới.

3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ, nhân viên

Để áp dụng công nghệ vào ứng dụng và kiểm tra công tác văn phòng thì việc
nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên là điều cần thiết. Tiến hành tổ chức các khóa
đào tạo chuyên sâu về công nghệ và kỹ năng làm việc. Thiết lập các chương trình học
tập và phát triển liên tục để cập nhật kiến thức và kỹ năng cho nhân viên. Có thể sử
dụng các nền tảng học trực tuyến và tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị nhằm thúc đẩy
quá trình học tập của nhân viên. Tích cực khuyến khích, tạo mỗi trường học tập để
nhân viên phát huy năng lực tự học. Cung cấp các chương trình tư vấn và hướng dẫn
để hỗ trợ nhân viên trong việc ứng dụng công nghệ mới. Tạo điều kiện làm việc và
tăng cường sự hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm thông qua việc tạo ra các nhóm làm việc,
cộng đồng học tập để nhân viên có thể thuận tiện chia sẻ kinh nghiệm với nhau. Song
cũng xây dựng chính sách thăng tiến và đãi ngộ công bằng, minh bạch để khuyến
khích, tạo động lực để nhân viên phát triển bản thân và công cống hiến cống hiến
nhiều hơn nữa.

3.4. Cách giải quyết vấn đề rủi ro về tính an toàn, bảo mật thông tin

Các giải pháp nhằm khắc phục vấn đề rủi ro về tính an toàn và bảo mật thông
tin khi ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng là sử dụng các
biện pháp mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin trong quá trình truyền tải và lưu trữ. Sử
dụng các giao thức bảo mật như SSL/TLS cho truyên ftair dữ liệu và mã hóa AES cho
lưu trữ dữ liệu. Xác thực đa yếu tố (MFA) để tăng cường bảo mật truy cập hệ thống.
Ngoài ra phải đảm bảo tất cả các phần mềm đều được cập nhật thường xuyên nhằm
phát hiện và vá các lỗ hổng bảo mật. Thiết lập quy trình cập nhật tự động và kiểm tra
định kỳ các bản vá lỗi bảo mật. Sử dụng tường lửa và hệ thống phòng chống xâm
 21

nhập để giám sát và bảo vệ mạng khỏi cuộc tấn công bên ngoài. Cấu hình các quy tắc
tường lửa chặt chẽ và giám sát hoạt động mạng liên tục. Thiết lập các quy trình sao
lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố. Có thể sử
dụng các giải pháp sao lưu ngoài trang (offsite backup) để bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát
do thiên tai hoặc các cuộc tấn công mạng. Áp dụng các nguyên tắc quyền truy cập tối
thiểu (least privilege) để hạn chế quyền truy cập của nhân viên chỉ ở mức cần thiết cho
công việc của họ. Sử dụng các công cụ quản lý quyền truy cập để theo dõi và điều
chỉnh quyền truy cập một cách linh hoạt. Các giải pháp trên có thể giảm thiểu rủi ro về
tính an toàn và bảo mật thông tin nhằm đảm bảo việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức
và kiểm tra công tác văn phòng diễn ra một cách an toàn và hiệu quả.

3.5. Các giải pháp nhằm khắc phục sự phụ thuộc vào công nghệ

Sự phụ thuộc vào công nghệ quá mức có thể gây ra các rủi ro đặc biệt khi hệ
thống gặp sự cố hoặc bị tấn công. Để khắc phục vấn đề này các giải pháp được đưa ra
là đa dạng hóa công nghệ và nhà cung cấp giúp linh hoạt hơn khi có các sự cố xảy ra
với hệ thống. Thiết lập các phương án dự phòng và kế hoạch khẩn cấp để đảm bảo
hoạt động liên tục và không bị gián đoạn khi xảy ra sự cố không mong muốn. Điều
này bao gồm việc sao lưu dữ liệu định kỳ, thiết lập các quy trình khôi phục dữ liệu và
kiểm tra tính khả dụng của các bản sao lưu. Đào tạo nhân viên về kỹ năng làm việc
thủ công giúp họ không bị phụ thuộc quá vào công nghệ và khi hệ thống gặp sự cố
nhân viên vẫn có thể tiếp tục thực hiện công việc. Trước khi triển khai công nghệ mới
cần thực hiện đánh giá kỹ năng về tính phù hợp, rủi ro và lợi ích nhằm lựa chọn công
nghệ thích hợp với nhu cầu, tránh việc áp dụng công nghệ chỉ vì xu hướng mà không
cân nhắc đến thực tế. Khuyến khích văn hóa tự chủ và sáng tạo khi ứng dụng công
nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng nhằm giúp các nhân viên tìm ra các
giải pháp thay thế và cải tiến công việc mà không phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ.

3.6. Giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, thách thức khi đổi mới quy trình
làm việc

Việc đổi mới quy trình làm việc trong ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm
tra công tác văn phòng có thể đem lại nhiều lợi ích nhưng cũng gặp phải một số thách
 22

thức rủi ro. Để hạn chế các rủi ro và tối ưu hóa quá trình đổi mới, có thể áp dụng các
giải pháp như trước khi triển khai bất kỳ sự đổi mới, cần thực hiện một đánh giá chi
tiết về quy trình hiện tại, xác định rõ những điểm yếu và cơ hội cải tiến, lập kế hoạch
chi tiết bao gồm mục tiêu, phạm vi, thời gian và nguồn lực cần thiết. Thực hiện các dự
án đổi mới theo từng giai đoạn nhỏ để kiểm tra và điều chỉnh kịp thời. Bắt đầu bằng
các thử nghiệm ở quy mô nhỏ hoặc trong một bộ phận phận cụ thể trước khi triển khai
rộng rãi. Áp dụng các phương pháp quản lý sự thay đổi (change management) để
hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi. Thu thập phản hồi và cải
tiến quy trình một cách liên tục nhằm đảm bảo rằng các thay đổi phù hợp và hiệu quả.
Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana… để theo dõi tiến độ, quản lý
nhiệm vụ và phối hợp công việc giữa các bộ phận. Lập kế hoạch rủi ro, phòng ngừa
nhằm xử lý các tình huống bất ngờ, không mong muốn xảy ra.
 23

CHƯƠNG 4. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀO TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÍ DỤ THỰC TIỄN
4.1. Ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra trong công tác văn phòng

4.1.1. Ứng dụng công nghệ vào tổ chức trong công tác văn phòng

Ứng dụng công nghệ vào tổ chức trong công tác văn phòng ngày nay cũng đã
đang nhận được nhiều sự quan tâm. Việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức trong công
tác văn phòng còn thể hiện qua nhiều khía cạnh, hình thức khác nhau, mang tính đa
dạng và phong phú. Để làm rõ hơn ứng dụng công nghệ vào tổ chức trong công tác
văn phòng là gì thì sau đây là ứng dụng vào trong 4 công việc chính của tổ chức đã
được nêu ở chương 1.
Ứng dụng công nghệ trong việc xây dựng quy trình làm việc. Xây dựng quy
trình thường được thiết lập trên ba giai đoạn: xác định mục tiêu - phân công - lên lịch
làm việc và ứng dụng công nghệ để hỗ trợ thiết lập quy trình một cách nhanh chóng
hơn, cụ thể như sau:
- Sử dụng các phần mềm hỗ trợ để thống kê các công việc cần làm hằng ngày, hằng
tuần, hằng tháng,... một cách rõ ràng, logic để kiểm soát và giao đến các bộ phận nhân
viên. Ví dụ: Sử dụng các phần mềm như Trello; Asana; Microsoft To do,... để tạo danh
sách công việc.
- Sử dụng các chức năng trong phần mềm để phân chia công việc một cách hợp lý, hạn
chế được các trường hợp thiếu sót trong giao việc từ đó lên kế hoạch làm công việc. Ví
dụ: Sử dụng chức năng gán nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của Trello để
giao việc.
Ứng dụng công nghệ trong việc sắp xếp không gian làm việc. Việc sắp xếp
không gian làm việc không chỉ bố trí không gian làm việc mà còn bảo đảm về mặt
trang bị đủ thiết bị, cụ thể như sau:
- Sử dụng Room Booking Systems (Hệ thống đặt phòng) để cho phép nhân viên dễ
dàng đặt phòng họp, không gian làm việc chung hoặc các khu vực khác. Các hệ thống
này cũng có thể tích hợp với lịch làm việc cá nhân để tối ưu hóa việc sử dụng không
gian. Ví dụ: Ứng dụng như Robin hoặc Condeco
 24

- Sử dụng cảm biến không gian để theo dõi mức độ sử dụng của không gian làm việc
để cung cấp dữ liệu về cách không gian được sử dụng, giúp quản lý có thể tối ưu hóa
việc sử dụng văn phòng hợp lý. Ví dụ: Cảm biến VergeSense
Ứng dụng công nghệ trong việc quản lý tài liệu và thông tin. Quản lý tài liệu và
thông tin là công việc tiếp nhận nhiều dữ liệu nhất, đòi hỏi việc ứng dụng công nghệ
vào để tối ưu hóa công việc là cần thiết và quan trọng, cụ thể như sau:
- Sử dụng các công cụ, phần mềm trực tuyến có sẵn để lưu trữ các tài liệu, thông tin
của văn phòng dưới nhiều hình thức khác nhau. Ví dụ: Không gian lưu trữ của Google
Drive; OneDrive,...
- Tạo các nền tảng hoặc website riêng của công ty để lưu trữ, thu thập các thông tin
bên ngoài và bên trong của doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ vào trong việc giao tiếp và phối hợp. Việc giao tiếp và
phối hợp là hoạt động bắt buộc và quan trọng đối với việc tổ chức trong văn phòng, vì
vậy ứng dụng công nghệ vào sẽ giúp trở nên thuận tiện, nhanh chóng, kịp thời và dễ
dàng hơn.
- Sử dụng các ứng dụng nhắn tin, gọi điện trực tuyến để tạo dựng các nhóm công việc
hoặc sử dụng hòm thư điện tử để trao đổi tài liệu để chuyển tiếp thông tin. Ví dụ: Các
ứng dụng nhắn tin, gọi điện như Messenger, Viber, Zalo,... hoặc Gmail
- Sử dụng các công cụ hội nghị trực tuyến để tổ chức các buổi họp, trao đổi công việc
khi làm việc từ xa hoặc khi khẩn cấp. Ví dụ: Zoom, Google Meet
- Tạo không gian làm việc trực tuyến trên các tệp tài liệu để có thể dễ dàng phối hợp,
trao đổi và làm việc nhóm.
4.1.2. Ứng dụng công nghệ vào kiểm tra trong công tác văn phòng

Ứng dụng công nghệ vào kiểm tra trong công tác văn phòng là một ứng dụng
mang tính cần thiết và đem lại nhiều hiệu quả, lợi ích cho văn phòng. Việc ứng dụng
công nghệ vào kiểm tra sẽ giúp quá trình diễn ra nhanh chóng, chính xác cao, tối ưu
hóa thông qua 4 công việc chính đã được nêu ở chương 1.
Ứng dụng công nghệ trong việc đánh giá hiệu suất. Việc đánh giá hiệu suất cần
có số liệu, kết quả chính xác vì vậy áp dụng công nghệ sẽ làm rút ngắn thời gian đánh
giá và độ chính xác cao, cụ thể như sau:
 25

- Tạo hoặc mua các phần mềm đánh giá, quản lý nhân sự để theo dõi, chấm công,..
phần công việc của mỗi người từ đó sẽ đưa ra được số liệu, tỷ lệ,... dựa trên phân tích
của phần mềm. Ví dụ: Phần mềm Zoho People là một hệ thống quản lý nhân sự với
các tính năng đánh giá hiệu suất.
- Sử dụng các thuật toán, lập trình để tính xác suất, thống kê hiệu suất làm việc thay vì
làm thủ công. Giúp nhanh chóng và tránh sai sót.
Ứng dụng công nghệ trong việc kiểm tra tuân thủ quy trình. Việc kiểm tra tuân
thủ quy trình như là một hoạt động giám sát và ngăn ngừa, phát hiện những hành vi
trái với quy định.
- Sử dụng hệ thống camera an ninh để giám sát và theo dõi quá trình làm việc của nhân
viên. Từ đó quản lý và bảo vệ được nhân viên cùng thiết bị tại văn phòng
- Sử dụng thẻ chấm công điện tử hoặc nhận diện khuôn mặt từ trí tuệ nhân tạo để điểm
danh thời gian đi làm và tan làm của mỗi người. Giúp thống kê được số liệu cụ thể,
quản lý chặt chẽ.
Ứng dụng công nghệ trong việc khảo sát và phản hồi. Việc khảo sát và phản hồi
là hoạt động kiểm tra cả từ nhân viên đến khách hàng bên ngoài nên rất cần ứng dụng
công nghệ để quy trình diễn ra dễ dàng, thuận tiện, kịp thời.
- Tạo các trang web, đường link để thu thập ý kiến đến từ nhân viên hoặc khách hàng.
- Sử dụng các bộ phân tích dữ liệu để phân tích thị trường, khách hàng hoặc nhân viên
từ các dữ liệu muốn thu thập để đưa ra dự đoán, giải pháp, định hướng cho văn phòng
trong tương lai hoặc giải quyết các vấn đề.
Ứng dụng công nghệ trong việc điều chỉnh và cải tiến. Việc điều chỉnh và cải
tiến quy trình làm việc, sản phẩm và dịch vụ giúp các tổ chức trở nên linh hoạt hơn,
tăng cường hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi trong môi trường
kinh doanh.
- Sử dụng hệ thống ERP (Enterprise resource planning – lập kế hoạch nguồn lực, quản
trị tổng thể doanh nghiệp) để hợp nhất và tối ưu hóa các quy trình hơn. Điều chỉnh
được nhiều cách thức làm việc trong kiểm tra văn phòng. Ví dụ: SAP, Oracle ERP
Cloud, và Microsoft Dynamics 365,...
 26

- Sử dụng Công nghệ IoT (Internet of Things - Mạng lưới vạn vật) với các cảm biến và
thiết bị IoT giúp giám sát quy trình trong thời gian thực. Từ đó có thể điều chỉnh và cải
tiến để nâng cao chất lượng quy trình.
4.2. Các ví dụ thực tiễn

4.2.1. Ứng dụng Blockchain

Blockchain là một ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác quản lý nhân
sự, ứng dụng trên có một số công dụng như: Quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung
ứng, bầu cử điện tử, quản lý cơ sở vật chất và quản lý hồ sơ y tế.

Nguồn: Tạp chí Khoa học Đại học Đồng Tháp, Tập 10, Số 6, 2021, 40-48.
 27

Theo tạp chí, áp dụng khoa học công nghệ Blockchain trong lĩnh vực quản lý
nhân sự đem lại nhiều lợi ích đáng kể. Cụ thể là việc cung cấp hồ sơ kỹ thuật số minh
bạch, giúp giảm thiểu nguy cơ thông tin bị truy cập trái phép hoặc bị biến đổi. Đặc
biệt, giải pháp này giúp giải quyết một vấn đề quan trọng là việc tốn nhiều thời gian
để xác minh thông tin của ứng viên. Với việc truy cập trực tiếp vào các hồ sơ cá nhân,
bao gồm lịch sử công việc, bảng điểm học tập, thông tin tham khảo và giấy tờ chứng
nhận, sử dụng công nghệ blockchain để xác thực tại nguồn từ các tổ chức giáo dục
hoặc cơ quan quản lý lao động, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm được thời gian và chi
phí, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho ứng viên trong việc điền thông tin cơ
bản.
Một lợi ích khác là khả năng đo lường và theo dõi các đặc điểm về hành vi và
kỹ năng của ứng viên. Công nghệ cho phép nhà tuyển dụng tự động thu thập và phân
tích thông tin về hoạt động và hành vi của nhân viên, từ đó đánh giá được mức độ
tham gia, năng suất và hiệu quả làm việc. Điều này đặt nền tảng cho việc tăng cường
quản lý và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
Bằng cách cài đặt các hệ thống theo dõi nhân viên dựa trên thời gian thực và sử
dụng dữ liệu từ email và lịch sử duyệt web, công ty có thể tự động hóa quy trình thu
thập và phân tích dữ liệu, từ đó đo lường được mức độ tham gia, năng suất và thói
quen làm việc của nhân viên. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự mà
còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá và phát triển nhân viên trong tổ chức.
4.2.2. Base.vn

Base.vn là một platform công nghệ thông tin cung cấp các dịch vụ đa năng cho
doanh nghiệp, từ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đến quản lý dự án, nhân sự, và
nhiều tính năng khác.
 28

Nguồn: Tạp chí Quản lý nhà nước - Số 339 (4/2024)

Theo nghiên cứu từ tạp chí, nền tảng Base đã được ứng dụng tại bệnh viện. Hệ
thống ứng dụng được đánh giá mang tính ổn định, giao diện dễ dùng đã góp phần nâng
cao quy trình quản lý, tổ chức tại đây. Đây là một ứng dụng đa nhiệm, được thiết kế để
tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tăng cường quản lý tại các doanh nghiệp.
Trong đó, bệnh viện đã ứng dụng Base Office nhằm quản lý công văn đến và
văn bản nội bộ, có tính năng phân loại văn bản chi tiết theo tính chất văn bản, hệ thống
tra cứu, lưu trữ đa dạng. Ngoài ra còn có ứng dụng con Base Wework với mục đích
quản lý công việc và dự án, giúp lãnh đạo bệnh viện có thể nắm bắt kịp thời, chính xác
 29

hiệu quả tiến độ công việc cũng như giúp các đơn vị thuận tiện trong quá trình triển
khai, thu thập thông tin phục vụ cho công việc, dự án được giao.
Nhờ có hệ thống ứng dụng Base mà công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện
Phổi Trung ương đã được triển khai tương đối đồng bộ và có hiệu quả.

4.2.3. Dropbox

Dropbox là một dịch vụ lưu trữ đám mây (cloud storage) phổ biến, cho phép
người dùng lưu trữ và chia sẻ tập tin, hình ảnh, video và các tài liệu khác trên internet
thông qua các máy chủ của Dropbox. Người dùng có thể truy cập vào tập tin của mình
từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, bằng cách sử dụng ứng dụng trực tuyến hoặc
ứng dụng di động Dropbox.

Nguồn: Tạp chí Khoa học & Công nghệ ĐHTN, 225(07), 250 - 256.
 30

Theo thông tin từ tạp chí, ứng dụng Dropbox đã được ứng dụng tại văn phòng
Ủy ban nhân dân Thành phố Thái Nguyên nhằm giúp quản lý hồ sơ tại đây. Từ tình
hình thực tế của đơn vị, sau khi nghiên cứu về các hình thức lưu trữ điện tử, tác giả
nhận thấy điện toán đám mây đang dần được nhiều người biết đến bởi những tính năng
và công dụng tuyệt vời của nó.
Dropbox được ứng dụng tại văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố Thái
Nguyên với mục đích nhằm lưu trữ hồ sơ tài liệu tại đây. Các chuyên viên sẽ tiến hành
lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào Folder và chú thích tên từng mục để thuận tiện cho việc quản
lý, tài liệu sẽ được lưu trữ trực tuyến để tránh mất dữ liệu khi có sự cố máy tính.
Những tính năng, dịch vụ lưu trữ đám mây không những giúp đơn vị tiết kiệm
chi phí mà còn đẩy mạnh hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian và sức lao động cho
người sử dụng. Mặc dù có rất nhiều dịch vụ lưu trữ trên đám mây được biết đến như
Google Drive, Box, Dropbox,… mang lại nhiều sự lựa chọn hơn cho người dùng
nhưng Dropbox có nhiều ưu điểm vượt trội, dễ dàng lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ tài
liệu, tập tin được lưu trữ trực tuyến, hạn chế được khả năng mất mát tài liệu. Do vậy,
nó được đánh giá là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất hiện nay và
được nhiều người tin dùng.
 31

KẾT LUẬN
Trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ
vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng không chỉ là một xu hướng mà còn là một
yếu tố cần thiết để nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc. Qua các giải pháp và ứng
dụng công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý tài liệu điện tử, phần mềm quản lý văn
phòng, và công nghệ tự động hóa quy trình công việc, chúng ta đã thấy sự cải thiện
đáng kể trong việc tổ chức công việc, theo dõi tiến độ, và tăng cường độ chính xác.
Công nghệ không chỉ giúp tổ chức văn phòng trở nên hiệu quả hơn mà còn tạo ra một
môi trường làm việc linh hoạt và tích cực. Tính linh hoạt trong việc tiếp cận thông tin
và quản lý công việc giúp tăng cường sự hài lòng của nhân viên và khách hàng.
Tuy nhiên, để đạt được những bước phát triển tiếp theo chúng ta cần phải tiếp tục
đầu tư vào nghiên cứu và phát triển công nghệ. Một số giải pháp góp phần nâng cao
hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ vào trong công tác quản lý như lập kế hoạch
triển khai, lựa chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu, điều kiện doanh nghiệp,... Bên
cạnh đó cần chú ý đến yếu tố con người , đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chất
lượng cao có khả năng sử dụng hiệu quả công công nghệ mới.
Như vậy, ứng dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra công tác văn phòng có vai
trò vô cùng quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và mở ra hướng đi mới
trong công tác tổ chức, quản lý.
 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tô Thị Thơm. (2017). Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn
phòng Tổng cục hải quan. (Khóa luận tốt nghiệp).
Vũ Thị Mai Lan. (2011). Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư
lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường. (Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính
công, Học viện Hành chính).
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ, Tin tức & Sự
kiện, [Truy xuất ngày 28/05/2024].
https://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/day-manh-ung-dung-cong-nghe-thong-
tin-trong-cong-tac-van-thu-luu-tru
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Đảng, 2023, [Truy xuất ngày
27/05/2024]
https://www.baotravinh.vn/xay-dung-dang/day-manh-ung-dung-cong-nghe-thong
-tin-trong-cong-tac-dang-28795.html
Lã Thị Quỳnh Mai. (2022). Tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đến công
tác văn thư, lưu trữ. Tạp chí kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương, 125-126.
7 chức năng cơ bản về quản lý nhân sự mà mọi chuyên gia nhân sự cần biết, [Truy
xuất ngày 28/05/2024].
https://tanca.io/blog/7-chuc-nang-co-ban-ve-quan-ly-nhan-su-ma-moi-chuyen-gia
-nhan-su-can-biet
Mai Quý Đức. ( 2024). Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư-lưu trữ tại Bệnh
viện Phổi Trung ương. Tạp chí Quản lý nhà nước, 339, 106-110.
Nguyễn Quốc Khánh, Tô Thị Thanh Hà. (2021). Ứng dụng công nghệ Blockchain
trong cách mạng hóa ngành công nghiệp quản lý nhân sự. Tạp chí Khoa học Đại
học Đồng Tháp, 6(10), 40-48.
Chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, [Truy xuất ngày 28/05/2024].
https://vietnamcleanroom.com/vi/post/quy-trinh-luu-tru-ho-so-theo-tieu-chuan-is
o-1275.htm
Phần mềm 1Office, [Truy xuất ngày 28/05/2024].
https://1office.vn/phan-mem-1office-vn-la-gi
 33

11 phần mềm quản lý văn phòng tốt và hiệu quả nhất, [Truy xuất ngày 28/05/2024].
https://amis.misa.vn/94799/top-11-phan-mem-quan-ly-van-phong-chuyen-nghiep
-hieu-qua/
Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử: hình thức, xây dựng, cách tổ chức, [Truy xuất ngày
28/05/2024].
https://luutrutinh.hatinh.gov.vn/news/93_He-thong-luu-tru-tai-lieu-dien-tu-hinh-t
huc-xay-dung-cach-to-chuc.aspx