ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
----------***----------

TIỂU LUẬN

CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG

Môn: Tổng quan quản trị văn phòng

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Phạm Thị Phi Yến

Thành phố Hồ Chí Minh, 2024

 MỤC LỤC
BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 03 1
LỜI MỞ ĐẦU 3
I. KHÁI QUÁT VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4
1. Chuyển đổi số 4
1.1. Khái niệm chuyển đổi số: 4
1.2 Phân loại chuyển đổi số 4
1.3 Nguyên tắc chuyển đổi số 6
2. Công tác văn phòng 7
2.1. Khái niệm công tác văn phòng: 7
2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công tác văn phòng 7
- Tham mưu tổng hợp: 7
- Hậu cần, cơ sở vật chất : 7
II. NỘI DUNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 7
1. Định nghĩa chuyển đổi số trong công tác văn phòng 7
2. Những hạn chế trong công tác văn phòng khi chưa áp dụng công nghệ số
8
3. Các bước chuyển đổi số trong công tác văn phòng 9
4. Vai trò của chuyển đổi số trong công tác văn phòng 10
5. Một số giải pháp chuyển đổi số trong công tác văn phòng 12
6. Cơ hội, thách thức khi chuyển đổi số 12
6.1. Cơ hội 12
6.2. Thách thức 13
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 14
 LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế toàn cầu hóa như hiện nay, khoa học công nghệ đang ngày càng khẳng
định vai trò tất yếu của mình đối với sự phát triển của đất nước nói chung và tổ chức,
doanh nghiệp nói riêng. Trong đó, với nền tảng là sự phát triển mạnh mẽ của công
nghệ thông tin trong những năm gần đây, chuyển đổi số đang trở nên ngày càng phổ
biến và được nhiều tổ chức, doanh nghiệp triển khai thực hiện nhằm đem lại giá trị,
tạo ra ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trong bất kỳ tổ chức nào bộ
phận văn phòng cũng được xem là cơ quan đầu não, là bộ phận giúp việc hành chính,
đảm bảo điều kiện vật chất và tham mưu, góp phần giúp nhà quản trị đưa ra những
quyết định đúng đắn mang tính chiến lược cho tổ chức. Do vậy, công tác văn phòng
được triển khai hiệu quả sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, hướng tới sự phát triển
bền vững. Với những lí do trên, thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng
đang ngày càng trở nên được các nhà quản trị chú trọng và từng bước xây dựng kế
hoạch chuyển đổi phù hợp với tiềm lực hiện có của doanh nghiệp trên cơ sở là công
nghệ số. Với đề tài “Chuyển đổi số trong công tác văn phòng”, chúng tôi mong muốn
đem đến cái nhìn tổng quan về những khía cạnh xoay quanh lĩnh vực này, cũng như
đem lại những tri thức đúng đắn góp phần nâng cao nhận thức của mỗi cá nhân trong
việc tiếp cận cũng như áp dụng chuyển đổi số trong công tác văn phòng được hiệu quả.
I. KHÁI QUÁT VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Chuyển đổi số
1.1. Khái niệm chuyển đổi số:
Chuyển đổi số là bước phát triển tiếp theo của tin học hóa, có được nhờ sự tiến bộ
vượt bậc của những công nghệ mới mang tính đột phá, nhất là công nghệ số. Theo đó,
chuyển đổi số là sự thay đổi cả về tư duy, phương thức hoạt động cũng như cách giải
quyết vấn đề của doanh nghiệp, tổ chức hoặc một cá nhân nào đó, thông qua việc áp
dụng công nghệ kỹ thuật số, hệ thống internet có hiệu quả. Mục tiêu của chuyển đổi số
là tận dụng tiềm năng của công nghệ để tăng hiệu suất công việc, gia tăng giá trị và
tạo ra những thay đổi tích cực hơn.
Ví dụ: Với nền tảng số lưu giữ thông tin khám chữa bệnh thì dù tại bất cứ bệnh viện
nào, các thông tin về sức khỏe, lịch sử khám chữa bệnh của bệnh nhân sẽ được hiển
thị giúp bác sĩ nắm bắt tình hình bệnh nhân tốt hơn.
 1.2 Phân loại chuyển đổi số
Tương ứng với mỗi khía cạnh đổi mới của doanh nghiệp sẽ ứng với những loại
chuyển đổi số nhất định. Tuy nhiên các loại chuyển đổi số này không bắt buộc tồn tại
độc lập mà có thể áp dụng song song để mang lại sự đổi mới toàn diện và hiệu quả tối
ưu cho tổ chức. Trên cơ sở đó, người ta chia chuyển đổi số thành 4 loại như sau:
Chuyển đổi quy trình
Từ dữ liệu, phân tích, API và máy móc đến công nghệ, mục tiêu của doanh nghiệp là
tập trung vào những cách để tái tạo quy trình kinh doanh nhằm cắt giảm chi phí, tăng
năng suất, chất lượng.
Ví dụ: Chuyển đối số trong quy trình đặt hàng của Domino’s Pizza
Trước khi chuyển đổi số, Domino’s không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, sự
tương tác của người dùng thấp. Vào năm 2011, đội ngũ IT của Domino’s cho ra mắt
ứng dụng đặt hàng trên thiết bị di động là Pizza Tracker giúp khách hàng có thể theo
dõi được tình trạng đơn hàng và tiến độ vận chuyển. Sau đó không lâu vào năm 2015,
Domino’s tiếp tục cho ra mắt hệ thống Anyware – 1, công cụ giúp khách đặt hàng từ
mọi thiết bị: Amazon Echo, Google Home, Siri, Smartwatch, Smart TV, Slack,
Facebook Messenger và Twitter.

Nguồn: Sưu tầm

Chuyển đổi mô hình kinh doanh:

Chuyển đổi mô hình kinh doanh nhắm vào xây dựng nền tảng về cách thức giá trị
được phân phối trong công ty.
Ví dụ: Việc thiết lập lại phân phối videos của Netflix

Nguồn: Sưu tầm

Chuyển đổi miền
Chuyển đối bằng cách tạo ra một miền thị trường mới.
Ví dụ: cung cấp dịch vụ điện toán đám mây AWS của công ty Amazon
Amazon đã tạo một miền thị trường mới với sự ra mắt Amazon Web Services (AWS)
và đang trở thành dịch vụ điện toán đám mây lớn nhất trong lĩnh vực trước đây thuộc
sở hữu của Microsoft hay IBM
Chuyển đổi văn hóa tổ chức
Xác định lại tư duy, quy trình, tài năng và khả năng của tổ chức đối với kỹ thuật số
nhằm tạo nền tảng thúc đẩy chuyển đổi số hiệu quả
1.3 Nguyên tắc chuyển đổi số
Minh bach
Khi bất kì một doanh nghiệp nào thực hiện chuyển đổi số thì mọi hoạt động cũng như
thông tin, sản phẩm đều phải minh bạch thậm chí là chúng còn được cập nhật liên tục
và thường xuyên. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp nắm bắt tốt về tình
hình hoạt động của công ty. Nếu có vấn đề phát sinh, họ sẽ nắm bắt được và giải quyết
một cách nhanh chóng, tránh những rủi ro đáng tiếc như chi phí ẩn hay quỹ đen
Chuẩn hoá
Giúp đảm bảo tính nhất quán, khả năng tương thích và hiệu quả hơn trong quản lý và
sử dụng dữ liệu, cũng như tối ưu hóa quy trình làm việc. Chuẩn hoá còn tạo điều kiện
cho việc hợp tác và trao đổi thông tin dễ dàng hơn giữa các hệ thống và tổ chức khác
nhau.
Tuân thủ
Cần phải đảm bảo rằng các quy trình, dữ liệu và hệ thống đều tuân thủ các quy định và
tiêu chuẩn liên quan khi các tổ chức chuyển từ môi trường làm việc truyền thống sang
môi trường kỹ thuật số. Điều này bao gồm việc tuân thủ các quy định pháp lý, bảo mật
thông tin, quy trình làm việc và các tiêu chuẩn ngành nghề.
Tự động hoá cao
Tự động hóa tốt sẽ hỗ trợ cho việc cập nhật và đồng bộ thông tin trên hệ thống.
2. Công tác văn phòng
2.1. Khái niệm công tác văn phòng:
Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất
cả các cơ quan, tổ chức. Nó bao gồm các hoạt động chuyên môn như: công việc giấy
tờ, công việc hành chính; tiếp nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo cũng như đảm
bảo về công tác hậu cần và điều kiện vật chất của tổ chức.
Ví dụ: Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác
hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến
giấy tờ, hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, kế
hoạch cho giám đốc.
2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công tác văn phòng
Giúp việc điều hành:
Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch
Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan

Tham mưu tổng hợp:

Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin chung về tình hình hoạt
động của cơ quan
 Tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý vấn
đề trong tổ chức

Hậu cần, cơ sở vật chất :

Đảm bảo cơ sở vật chất và phư­ơng tiện, điều kiện làm việc cho
cơ quan
II. NỘI DUNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Định nghĩa chuyển đổi số trong công tác văn phòng
Chuyển đổi số trong công tác văn phòng là quá trình thay đổi một cách toàn diện về
cả tư duy của con người và quy trình, phương thức hoạt động đối với các công việc
chuyên môn trong bộ phận văn phòng của cơ quan, tổ chức dựa trên cơ sở ứng dụng
công nghệ số.
Ví dụ: Hiện nay trong công tác văn phòng, việc lưu trữ hồ sơ là một vấn đề nan giải,
do đó có khá nhiều hệ thống phần mềm ra đời để nhằm giúp các đơn vị quản lý hàng
triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây, giúp
giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy nổi bật trong số đó phải
kể đến phần mềm quản lý lưu trữ điện tử DocEye – hệ thống phần mềm văn thư lưu
trữ điện tử “made in Vietnam” do FSI phát triển đã đat giải “Giải thưởng Chuyển đổi
số Việt Nam 2019” và được nhiều đơn vị, tổ chức tin tưởng sử dụng.
2. Những hạn chế trong công tác văn phòng khi chưa áp dụng công
nghệ số
Tốn kém thời gian và nguồn lực:
Quản lý tài liệu giấy: Việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu giấy mất nhiều
thời gian và công sức.
Quy trình thủ công: Nhiều quy trình làm việc thực hiện bằng tay, gây
chậm trễ và khó khăn trong việc theo dõi.
Hiệu suất làm việc thấp:
Giao tiếp không hiệu quả: Sử dụng điện thoại để liên lạc, dẫn đến thông
tin không được lưu trữ hệ thống và dễ bị thất lạc.
Thiếu công cụ hỗ trợ: Các công cụ quản lý công việc và dự án không đủ
tiên tiến để hỗ trợ tối ưu công việc.
Chi phí vận hành cao:
Chi phí giấy tờ và in ấn: Việc sử dụng giấy tờ, máy in và các thiết bị văn
phòng khác tiêu tốn một khoản chi phí đáng kể.
Không gian lưu trữ: Cần một lượng không gian vật lý lớn để lưu trữ hồ
sơ, tài liệu.
Bảo mật kém:
Rủi ro mất mát tài liệu: Tài liệu giấy dễ bị hư hỏng, mất mát hoặc truy
cập trái phép.
Bảo mật thông tin: Khó kiểm soát quyền truy cập và theo dõi ai đã xem
hoặc chỉnh sửa tài liệu.
Khả năng cộng tác hạn chế:
Làm việc nhóm không hiệu quả: Việc chia sẻ thông tin và làm việc cùng
nhau trên các dự án gặp nhiều khó khăn.
Không đồng bộ: Thiếu sự đồng bộ trong dữ liệu và thông tin giữa các
phòng ban và nhân viên.
Khó khăn trong quản lý và giám sát:
Thiếu minh bạch: Khó theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc của từng
nhân viên.
Đánh giá hiệu suất: Việc đánh giá và phản hồi về hiệu suất làm việc của
nhân viên không kịp thời và chính xác.
Phản hồi chậm từ khách hàng và đối tác:
Trả lời chậm: Quy trình giải quyết yêu cầu, khiếu nại của khách hàng và
đối tác kéo dài.
Thiếu hệ thống theo dõi: Không có hệ thống tự động theo dõi và phản
hồi yêu cầu của khách hàng.
Khó khăn trong việc phân tích và ra quyết định:
Dữ liệu phân tán: Dữ liệu không được tổng hợp và phân tích một cách
hệ thống.
Thiếu thông tin kịp thời: Khó khăn trong việc có được thông tin chính
xác và kịp thời để ra quyết định.
=> Nhận xét chung: Công tác văn phòng trước khi thực hiện chuyển đổi số tồn tại
nhiều vấn đề khó khăn và bất tiện, luôn tiềm ẩn nguy cơ gây ảnh hưởng tiêu cực đến
quyết định, phán đoán của nhà quản trị và toàn bộ hoạt động của tổ chức.
3. Các bước chuyển đổi số trong công tác văn phòng
Bước 1: Đánh giá nhu cầu và mục tiêu
Xác định mục tiêu chuyển đổi số của tổ chức và nhu cầu cụ thể của công việc văn
phòng. Điều này có thể bao gồm việc tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thời gian
xử lý tài liệu, cải thiện tương tác khách hàng, và nhiều mục tiêu khác.
Bước 2: Lập kế hoạch chuyển đổi
Xác định phạm vi của dự án chuyển đổi số, các bước cụ thể cần thực hiện, và nguồn
lực cần thiết (nhân lực, tài chính, công nghệ).
Bước 3: Đổi mới quy trình làm việc
Xem xét lại các quy trình làm việc hiện có và xác định cách để tối ưu hóa chúng
thông qua sử dụng công nghệ số. Điều này có thể bao gồm việc tự động hóa quy trình,
sử dụng phần mềm quản lý công việc, và tối ưu hóa luồng làm việc.
Bước 4: Chọn công nghệ phù hợp
Lựa chọn các công nghệ và công cụ phù hợp để hỗ trợ quy trình làm việc mới. Điều
này có thể bao gồm các ứng dụng phần mềm, hệ thống quản lý tài liệu, công cụ cộng
tác trực tuyến, và nhiều hơn nữa.
Bước 5: Huấn luyện và triển khai
Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công nghệ mới và triển khai chúng vào môi
trường làm việc thực tế. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và sẵn lòng chấp nhận các
thay đổi.
Bước 6: Quản lý và đánh giá
Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình chuyển đổi số. Thu thập phản hồi từ nhân
viên và khách hàng để điều chỉnh và cải thiện quá trình theo thời gian.

Bước 7: Tối ưu hóa liên tục

Liên tục tìm kiếm cơ hội để cải thiện quy trình và sử dụng công nghệ mới để tối ưu
hóa hoạt động văn phòng.
4. Vai trò của chuyển đổi số trong công tác văn phòng
Tăng hiệu suất làm việc
Tự động hóa quy trình: Chuyển đổi số giúp tự động hóa các quy trình
làm việc, giảm thiểu lỗi do con người và tiết kiệm thời gian.
Công cụ hỗ trợ hiệu quả: Các công cụ số giúp quản lý công việc, dự án
và tài liệu hiệu quả hơn, từ đó nâng cao năng suất.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Truy cập dễ dàng và linh hoạt: cho phép nhân viên truy cập vào thông
tin và công việc từ bất kỳ đâu khi có kết nối internet.
Giảm chi phí giấy tờ và in ấn: Sử dụng tài liệu điện tử giúp tiết kiệm chi
phí liên quan đến giấy tờ, in ấn và lưu trữ.
Tối ưu hóa nguồn lực: Tự động hóa giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn
lực, giảm thiểu lãng phí và chi phí vận hành.
Bảo mật và quản lý thông tin tốt hơn
Bảo mật dữ liệu: Hệ thống số hóa cung cấp các giải pháp bảo mật tiên
tiến, giảm thiểu rủi ro mất mát và truy cập trái phép.
Quản lý tài liệu: Chuyển đổi số giúp cho việc quản lý tài liệu trở nên dễ
dàng hơn. Thay vì lưu trữ và xử lý tài liệu trên giấy, các tài liệu có thể
được quét và lưu trữ điện tử, dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
Tích hợp dữ liệu: Công tác văn phòng hiện đại yêu cầu tích hợp dữ liệu
từ nhiều nguồn khác nhau. Chuyển đổi số cho phép dễ dàng tích hợp và
xử lý dữ liệu từ các nguồn khác nhau, giúp tạo ra cái nhìn toàn diện hơn
về hoạt động của tổ chức.
Cải thiện khả năng cộng tác
Làm việc nhóm hiệu quả: Các công cụ làm việc trực tuyến hỗ trợ làm
việc nhóm từ xa, giúp tăng cường sự hợp tác và đồng bộ thông tin.
Chia sẻ thông tin dễ dàng: Tài liệu và thông tin được chia sẻ và cập nhật
liên tục, giúp các phòng ban làm việc hiệu quả hơn.
Quản lý và giám sát tốt hơn
Minh bạch và rõ ràng: Dữ liệu và tiến độ công việc được theo dõi và báo
cáo một cách minh bạch và kịp thời.
 Đánh giá hiệu suất: Hệ thống số hóa cung cấp các công cụ để đánh giá
và phản hồi hiệu suất làm việc của nhân viên chính xác và kịp thời.
Giúp ra quyết định dựa trên dữ liệu
Phân tích dữ liệu: Chuyển đổi số giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu,
cung cấp thông tin chi tiết và chính xác cho việc ra quyết định.
Dự đoán và lập kế hoạch: Các công cụ phân tích tiên tiến giúp dự đoán
xu hướng và lập kế hoạch nhằm tham mưu cho nhà quản trị
5. Một số giải pháp chuyển đổi số trong công tác văn phòng
Đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ
Yếu tố con người luôn giữ vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội
và cũng không ngoại lệ trong việc chuyển đổi số. Một trong những giải pháp quan
trọng, là điều kiện cần để tổ chức tiến tới bước đầu thực hiện chuyển đổi số trong công
tác văn phòng là đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ. Điều này
góp phần vào việc sử dụng hiệu quả các công nghệ số giúp quy trình chuyển đổi số
được diễn ra thuận lợi nhằm hướng tới việc nâng cao hiệu suất làm việc trong công tác
văn phòng.
Ứng dụng Cloud Computing
Cloud Computing (điện toán đám mây) là một mô hình cho phép phân phối các tài
nguyên công nghệ thông tin theo nhu cầu một cách rộng khắp và thuận tiện thông qua
việc truy cập Internet. Điện toán đám mây có mối quan hệ chặt chẽ và là nền tảng
công nghệ phục vụ chuyển đổi số, đem lại lợi ích cho công tác văn phòng của tổ chức,
doanh nghiệp như: lưu trữ đại chúng, tiết kiệm chi phí và đảm bảo mọi người sử dụng
công nghệ đã được đồng bộ và cập nhật.
Ví dụ: Google Drive, OneDrive, Hệ thống quản lý ERP
6. Cơ hội, thách thức khi chuyển đổi số
6.1. Cơ hội
Chuyển đổi số ngày càng được Đảng và nhà nước chú trọng, tạo điều
kiện phát triển. Cụ thể, vào ngày 3/6/2020 Nguyên Thủ tướng Chính phủ
Nguyễn Xuân Phúc ký ban hành Quyết định số 749/QĐ­TTg phê duyệt
“Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến
năm 2030”
 Trong bối cảnh công nghiệp hóa ­ hiện đại hóa ngày càng mạnh mẽ như
hiện nay, chuyển đổi số trở nên khách quan và tất yếu đối với sự phát
triển của tổ chức nói chung và trong bộ máy văn phòng nói riêng.
Sự phát triển như vũ bão của ngành công nghệ thông tin tại Việt Nam
trong những năm gần đây đã và đang tạo ra những cơ hội to lớn tiến tới
thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.
6.2. Thách thức
Một bộ phận người Việt Nam còn hạn chế về nhận thức về tầm quan
trọng của chuyển đổi số. Mặc dù chuyển đổi số đang là cụm từ ngày
càng quen thuộc và phổ biến nhưng vẫn còn không ít nhân sự chưa nhận
thức được đúng đắn và đầy đủ ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động
này.
Một số tổ chức, doanh nghiệp ở Việt Nam còn hạn chế về năng lực công
nghệ số. Theo báo cáo tại Việt Nam chỉ ra rằng thiếu nguồn nhân lực nội
bộ để triển khai chuyển đổi số là vấn đề nghiêm trọng và được các công
ty quan tâm nhiều nhất khi quyết định chuyển đổi số.
Chuyển đổi số có thể thay đổi hoàn toàn thói quen và cách thức làm việc
thường nhật của nhân viên văn phòng nói riêng và cả tổ chức nói chung.
Các doanh nghiệp vừa và lớn có bộ máy, quy trình vận hành, làm việc
phức tạp cùng các chuẩn mực đã được áp dụng và triển khai lâu năm. Vì
thế chuyển đổi số sẽ gặp khó khăn trong vấn đề thay đổi và điều chỉnh
văn hoá tổ chức của bộ máy văn phòng