BÀI GIẢNG: LỢI ÍCH CỦA SỰ HỢP TÁC

HANDOUT COLLABORATION

Sự hợp tác làm tăng cơ hội cho những người tài năng cùng nhau
làm việc hiệu quả. Các thành viên trong nhóm, cán bộ quản lý và
doanh nghiệp nói chung có thể nhận ra lợi ích từ sự hợp tác.

1. Rút ngắn thời gian triển khai - Khi có nhiều người làm việc trong một
dự án hơn, sẽ đẩy nhanh quá trình phát triển sản phẩm mới, triển khai sự
kiện hoặc bất kỳ sản phẩm/dịch vụ nào mà đội nhóm đang sản xuất.

2. Chi phí thấp hơn - Với sự cộng tác, các nhóm có khả năng hoàn thành
ngày càng nhiều dự án hơn với mức độ thường xuyên hơn. Điều này
cũng có nghĩa là các nhóm có khả năng sản xuất nhiều hơn với chi phí
thấp hơn, giảm chi phí giảm xuống và năng lực đội ngũ được tăng lên;

3. Cải thiện khả năng mở rộng - Với sự cộng tác hiệu quả, việc bổ sung
thêm nhiều thành viên và các nguồn lực khác vào tổ hợp sẽ cho phép
các nhóm sản xuất và hoàn thiện hiệu quả hơn nữa trong tương lai;

4. Tăng sự tin cậy trong toàn doanh nghiệp - Cộng tác cho phép mọi
người từ nhiều nhóm khác nhau làm việc cùng nhau, đoàn kết vì một
mục tiêu chung. Mọi rào cản giữa các nhóm/bộ phận/phòng ban sẽ bị
phá bỏ khi các mục tiêu của các nhóm/bộ phận/phòng ban được chia sẻ
thường xuyên hơn trong công ty;

5. Linh hoạt hơn khi doanh nghiệp phát triển - Khi sự hợp tác trở thành
tự nhiên, thoải mái, mọi người và các nhóm sẽ sẵn sàng đón nhận thử
thách và vẫn linh hoạt vượt qua sự thay đổi. Sự hợp tác thường xuyên sẽ
giúp các doanh nghiệp phát triển và thịnh vượng.

Bằng cách làm tốt công việc VÀ phối hợp tốt với những
người khác, bạn sẽ tạo được sự tín nhiệm với đồng nghiệp
của mình. Sự tín nhiệm có nghĩa là mọi người sẽ tìm đến
bạn để được giúp đỡ, họ sẽ coi trọng ý tưởng của bạn hơn
và họ sẽ sẵn sàng tin tưởng giao phó những công việc quan
trọng cho bạn hơn.
 Lợi ích của Mastering
Collaboration
nhóm hợp tác
LECTUTE
SUMMARY

Nội dung bài giảng:

Vì sao các nhóm hợp tác làm việc hiệu quả

Hầu hết mọi người đều chuyên về một lĩnh vực nào đó
(chuyên gia) và khi các chuyên gia tập hợp lại thành một
nhóm, kỹ năng và chuyên môn cá nhân của họ sẽ cho phép
họ cùng nhau hoàn thành những điều tuyệt vời.

Collaboration: Cùng chịu trách nhiệm và các quyết định

cho kết quả (sản phầm đầu ra). (Trong Collaborate: Mối
quan hệ khăng khít hơn, chủ động hơn vì một mục đích
chung. Mức độ tham gia của mỗi bên cũng sâu hơn, có
phương pháp, và có nguồn lực).

Cooperation: Tập trung vào công việc của mình và giúp đỡ

đồng đội khi họ cần. (Trong Cooperate: Mối quan hệ lỏng
lẻo hơn và thụ động hơn, mang tính hỗ trợ nhiều hơn là cùng
chịu trách nhiệm)

*** Lưu ý: Cả Collaboration và Cooperation, đều được dịch nghĩa

hợp tác, cộng tác, làm cùng,… tuy nhiên hành động và quá trình
thực hiện khác nhau
 Lợi ích của việc cộng tác đối với từng thành viên trong nhóm:

#1 Cải thiện công việc của mọi người, mang đến những giải pháp
hiệu quả hơn
#2 Công việc được triển khai nhanh chóng hơn
#3 Các thành viên học các kỹ năng và kỹ thuật mới từ các chuyên gia
#4 Nhân sự am hiểu về doanh nghiệp nhiều hơn (thông qua sự hiểu
biết lẫn nhau của các thành viên liên bộ phận)
#5 Phát triển kỹ năng giao tiếp
#6 Mang lại sự an toàn và hỗ trợ cho chính bạn, vì khi bạn có những
đối tác đáng tin cậy

Lợi ích của sự cộng tác đối với người quản lý:

#1 Rút ngắn thời gian phát triển/triển khai công việc, dự án

#2 Giảm chi phí
#3 Cải thiện khả năng mở rộng (công việc, dự án)
#4 Tăng niềm tin/sự tin tưởng trong toàn doanh nghiệp
#5 Tăng khả năng linh hoạt khi doanh nghiệp tăng trường phát triển
 Làm thế nào để các nhóm Mastering
hợp tác làm việc hiệu quả Collaboration

LECTUTE
SUMMARY

Nội dung bài giảng:

Cách thực hiện/ triển khai tốt nhất để các

nhóm hợp tác làm việc hiệu quả

Bất kể ngành nghề nào, các nhóm có sự cộng tác tốt thường
sẽ làm những việc sau:
#1 Cùng nhau xác định mục tiêu của nhóm
#2 Thống nhất về vai trò và phân công nhiệm vụ
#3 Cởi mở chia sẻ thông tin và công việc của mình với nhau
#4 Làm việc cùng nhau để đưa ra những quyết định quan trọng
#5 Đối xử với nhau bằng sự tin tưởng và tôn trọng

Hầu hết các nhóm yêu cầu các thành viên đảm nhận một số
loại vai trò nhất định:
- Trưởng nhóm
- Người giao liên hoặc người liên lạc
- Nhà nghiên cứu
- Biên tập viên/người đảm bảo chất lượng

Một số thành viên sẽ thoải mái đảm nhận một số vai trò này
dựa trên kỹ năng và tính cách của họ.

Trong một nhóm hợp tác, các thành viên trong nhóm phải
sẵn sàng tham gia vào bất cứ vị trí nào/công việc nào họ
cần để đảm bảo mục tiêu công việc được hoàn thành.
BÀI GIẢNG: THÁCH THỨC LÀM VIỆC TRONG NHÓM HỢP TÁC
HANDOUT COLLABORATION

Làm thế nào để trở thành một thành viên nhóm hợp tác tốt hơn

1. Hãy là người biết lắng nghe – Hãy chú ý khi mọi người nói. Xử
lý (lắng nghe/cảm nhận/phân tích) các ý tưởng họ đang chia sẻ
và tìm hiểu xem bạn có thể đóng góp như thế nào.

2. Tin tưởng đồng đội của bạn – Hãy cho rằng họ đúng và cố
gắng ủng hộ ý tưởng của họ. Thường có nhiều cách để giải quyết
một vấn đề - hãy tin vào chuyên môn của đồng đội và xem xét
một cách trung thực ý tưởng của họ.

3. Thách thức người khác một cách xây dựng – Hãy đóng góp ý
kiến của bạn một cách tôn trọng và lịch sự. Hỏi để làm rõ. Nêu lên
các vấn đề hoặc chi tiết liên quan. Mục tiêu của bạn không nên
loại bỏ các ý tưởng - mà nên cải thiện chúng.

4. Tin tưởng vào quy trình - Thực hiện theo quy trình đã thiết lập
và giúp đồng đội của bạn làm điều tương tự. Nếu bạn có thể cải
thiện quy trình, hãy chia sẻ ý tưởng với nhóm.

REMEMBER... YOU’RE
ALL ON THE SAME TEAM!
ĐỌC THÊM
12 Habits of Highly Collaborative Organizations

“ Làm việc nhóm là khả năng làm việc cùng

nhau hướng tới một tầm nhìn chung. Khả
năng hướng các thành tích cá nhân vào các
mục tiêu của tổ chức. Đó là nhiên liệu giúp
những người bình thường đạt được những
kết quả phi thường.”
andrew carnegie
 Những thách thức khi làm việc Mastering
trong một nhóm cộng tác Collaboration

LECTUTE
SUMMARY

Nội dung bài giảng:

Làm thế nào để cộng tác tốt hơn

Rất nhiều người thích làm việc một mình, nhưng khi bạn
xem xét các dự án lớn hơn, sự hợp tác sẽ trở nên thực sự có
giá trị

Việc chia sẻ trách nhiệm và phân chia công việc có thể dẫn
đến kết quả tăng tốc đáng kể;

Dựa vào kinh nghiệm và chuyên môn của nhóm, đảm bảo
đưa ra quyết định tốt hơn;

Khi bạn tập hợp những người đam mê công việc lại với
nhau, khả năng là vô tận

Cách trở thành thành viên nhóm hợp tác tốt hơn:
#1 Hãy là người biết lắng nghe
#2 Tin tưởng đồng đội và xem xét ý tưởng của họ
#3 Thách thức người khác một cách xây dựng
#4 Tin tưởng vào quy trình mà nhóm đã thống nhất để hoàn
thành công việc
 BÀI GIẢNG: VƯỢT QUA SỰ KHÁC BIỆT ĐỂ ĐẢM BẢO SỰ HỢP TÁC

HOẠT ĐỘNG COLLABORATION

Làm thế nào để vượt qua sự khác biệt

Sự hợp tác tuyệt vời đòi
hỏi sự tham gia bình
đẳng và tôn trọng lẫn
nhau. Bạn chắc chắn sẽ
gặp phải những người
khác biệt với bạn và
những khác biệt này có
thể gây ra.
1. Giữ bình tĩnh
2. Nếu bạn đứng về một phía trong một cuộc
tranh luận,
3. Hãy giải thích quan điểm và lý do của bạn
4. Hãy cởi mở với những ý tưởng khác
5. Đảm bảo bạn có tất cả thông tin bạn cần
Giống như hầu hết mọi thứ trong cuộc sống,
luyện tập sẽ tạo nên sự hoàn hảo. Hãy thử
những gợi ý này trong đời sống xã hội cũng
như đời sống nghề nghiệp của bạn.

Nếu bạn đơn giản là không thể đồng ý…

Bạn có thể cân nhắc việc bỏ phiếu hoặc nhờ cấp trên quyết định giúp bạn. Hãy
dừng lại nếu có thể - hãy chờ một ngày hoặc cho đến cuộc họp tiếp theo của bạn
và xem xét lại vấn đề. Tìm kiếm thông tin mới mà bạn có thể chia sẻ và yêu cầu
những người khác làm điều tương tự. Hãy nhớ rằng, bạn đang muốn đưa ra
những quyết định tốt nhất cho nhóm chứ không phải cho bạn.

Để tạo ra những ý tưởng sáng tạo và đổi mới nhằm

giải quyết các vấn đề mà chúng ta được giao, chúng ta
cần nắm bắt sự đa dạng của các ý tưởng

want more IDEAS?

9 Useful Strategies to Dealing with Difficult People at Work
 Vượt qua sự khác biệt để Mastering
đảm bảo sự hợp tác Collaboration

LECTUTE
SUMMARY

Nội dung bài giảng:

Chấp nhận sự đa dạng

Các nhóm hợp tác nên được hình thành bởi những thành
viên có hoàn cảnh khác nhau, độ tuổi, giới tính khác nhau
và có niềm tin văn hóa và tôn giáo khác nhau;
Tất cả các thành viên trong nhóm hợp tác cần chấp nhận
sự đa dạng của các ý tưởng của nhau, để tạo ra những ý
tưởng sáng tạo và đổi mới nhằm giải quyết các vấn đề
chúng ta đang gặp phải;
Tạo cơ hội cho tất cả các thành viên trong nhóm làm quen
với nhau trong các cuộc họp hoặc khuyến khích tham gia
các sự kiện xã hội sau giờ làm việc;

Xung đột là điều tự nhiên và chúng ta không tránh khỏi, vì

vậy, khi gặp vấn đề/xung đột, hãy làm theo các mẹo sau:
#1 Giữ bình tĩnh và lạc quan
#2 Nếu bạn đứng về một phía trong cuộc tranh luận, hãy
yêu cầu người kia giải thích quan điểm của họ
#3 Giải thích quan điểm của bạn và nêu lý do/lập luận để
bảo vệ quan điểm ấy
#4 Hãy cởi mở với những ý tưởng khác
#5 Đảm bảo bạn có tất cả thông tin bạn cần và không giả
định bất cứ điều gì
 Tập hợp và dẫn dắt
một nhóm cộng tác

Nội dung bài giảng:

Bạn sẽ làm gì khi bạn ở vị trí lãnh đạo

Nếu bạn chịu trách nhiệm việc tập hợp một nhóm hợp tác, thì
những mục tiêu và yêu cầu của bạn sẽ quyết định cuối cùng nhóm
của bạn hoạt động như thế nào;

Trong các nhóm nhỏ hơn, tập trung hơn, những thành viên liên
quan gặp nhau rất nhiều và mọi người thực sự đóng vai trò quan
trọng về kết quả cuối cùng;

Trong các nhóm cộng tác lớn hơn, bạn có:

- Một nhóm nòng cốt gồm những thành viên thực hiện hầu hết
công việc;
- Các bên liên quan đưa ra định hướng chung;
- Những nhà tư vấn chỉ cần thiết cho một số phần của dự án;

Khi gắn kết mọi người lại với nhau, bạn muốn giúp họ hoàn thành
nhiệm vụ và mục tiêu, đồng thời xây dựng mối quan hệ để đảm
bảo giao tiếp tốt hơn;

Giải thích lý do mỗi người có mặt ở đó và họ nên đóng góp như

thế nào;

Nhóm mới hình thành nên có ít nhất 2 thành viên đã biết nhau để
phần giao tiếp/ trò chuyện được diễn ra thuận lợi;

Đảm bảo các cuộc trò chuyện được diễn ra chân thành và cởi mở;
Cán bộ quản lý/Lãnh đạo cũng nên có những buổi trao đổi, thảo
luận 1-1 với các thành viên;

Tạo nhiều cơ hội để các thành viên trong đội có thể giao lưu và
hiểu nhau hơn nhiều hơn;
BÀI GIẢNG: TỔ CHỨC CUỘC HỌP NHÓM HỢP TÁC HIỆU QUẢ
HANDOUT COLLABORATION

Hầu hết các cuộc họp đều được triển khai theo các bước sau:

1. Xây dựng kịch bản - Đây là việc chúng ta nên làm trước khi tổ chức
cuộc họp, điều này giúp chúng ta mời được thành viên tham dự phù hợp,
đồng thời chia sẻ với họ về sự kỳ vọng/mong độ của chúng ta trong cuộc
họp;

2. Xác định rõ mục tiêu - Đây cũng là việc nên làm trước khi diễn ra
cuộc họp. Và ở cuối cuộc họp, chúng ta nên đối chiếu lại với mục tiêu
ban đầu đề ra để đảm bảo cuộc họp thành công;

3. Đảm bảo sự thảo luận - Điều quan trong trong một cuộc họp nhóm
hợp tác, đó là sự tương tác. Hãy chia sẻ các thông tin liên quan, như mục
tiêu/kỳ vọng/lịch trình cuộc họp, đặt những câu hỏi và đề nghị tất cả các
thành viên đều nêu quan điểm/ý kiến;

4. Ra quyết định - Nếu cuộc họp diễn ra hiệu quả, nhóm sẽ có được
những quyết định phù hợp/chính xác với mục tiêu đã đề ra;

Một số trở ngại có thể phát sinh:

1. Thiếu hoặc bỏ qua sự cam kết: Hãy đảm bảo tất cả các thành viên đều
có cơ hội tham gia một cách bình đẳng. Không đồng thuận cho sự vụng
về, lóng ngóng, e thẹn;

2. Nhân nhượng/ Dễ dàng đồng thuận: Hầu như những nhân sự cấp dưới
thường chọn cách đồng ý/đồng thuận với cán bộ quản lý của họ trong
nhóm hợp tác hơn là chia sẻ những suy nghĩ hay mối quan tâm thực sự
của họ.

Pro tip
Khi xung đột xảy ra, hãy tiếp tục tìm
hiểu tại sao mọi người lại ủng hộ
Hãy đối xử công
giải pháp của họ. Hãy xem lại các
mục tiêu của bạn để đảm bảo rằng bằng với tất cả mọi
các lựa chọn được đưa ra dựa trên người và những
các tiêu chí phù hợp.
quan điểm của họ
 Tổ chức họp nhóm
hợp tác hiệu quả

Nội dung bài giảng:

Phương pháp hay nhất để tổ chức cuộc họp

Hầu hết các cuộc họp đều theo một cấu trúc đơn giản: Xây
dựng kịch bản, xác định mục tiêu/kỳ vọng cuộc họp, đảm bảo
sự tương tác và thảo luận được diễn ra xuyên suốt cuộc họp, và
đưa ra quyết định đáp ứng mục tiêu;

Xây dựng kịch bản/lịch trình buổi họp trước khi buổi họp diễn ra
sẽ giúp bạn mời được đúng người và sắp xếp trước được mọi
việc;

Trước khi buổi họp diễn ra, bạn cũng nên xác định rõ các mục
tiêu/kỳ vọng bạn sẽ đạt được trong cuộc họp, điều này là kim
chỉ nam cho mọi trao đổi/thảo luận trong cuộc họp;

Các cuộc nhóm hợp tác nên có nhiều nội dung trình bày mang
tính định hướng;

Đảm bảo có cơ hội để mọi người tương tác và đưa ra các ý

tưởng và đặt câu hỏi;

Dựa trên các cuộc thảo luận và tương tác, nhóm sẽ có thể đưa
ra những quyết định sáng suốt liên quan đến mục tiêu bạn đã
đặt ra;

Trong bất kỳ cuộc họp nào cũng có những vấn đề phát sinh, ví
dụ như có một vài thành viên không sẵn sàng tham gia họp;
Theo dõi để biết thành viên nào tham gia trao đổi, thảo luận
xuyên suốt cuộc họp và khuyến khích các thành viên còn lại
cùng lên tiếng;

Đối xử bình đẳng với tất cả mọi người và ý tưởng của họ; đừng
cho rằng cán bộ quản lý hoặc những thành viên giàu kinh
nghiệm hơn sẽ luôn đưa ra những ý tưởng tốt nhất;

Tiếp tục xem lại những mục tiêu của mình để đảm bảo rằng
những quyết định được đưa ra dựa trên những iêu chí phù hợp.
 Bài học về sự hợp tác từ
những ngành nghề khác nhau

Nội dung bài giảng:

Những ngành nghề/lĩnh vực khác hợp tác

như thế nào nhỉ?

Lĩnh vực sáng tạo nội dung tiếp thị/quảng cáo:

- Các thành viên cùng nhau hợp tác để thúc đẩy từng phần công
việc thông qua quy trình làm việc;
- Sự hợp tác này đòi hỏi những hệ thống công cụ cho phép các
thành viên liên quan đóng góp kết quả của mình và sau đó chuyển
giao sang các thành viên tiếp theo;
- Mọi người cần phải làm việc cùng nhau để sản xuất nội dung đúng
thời hạn.

Phát triển phần mềm:

- Mọi người tuân theo quy trình làm việc để phát triển và khởi chạy
ứng dụng cũng như phần mềm khác nhau;
- Công việc này bao gồm rất nhiều thử nghiệm của người dùng;
- Công việc này cần sự cộng tác với một cộng đồng đưa ra phản hồi
dẫn đến những tiến bộ lớn trong công việc này
- Ví dụ: cộng đồng Github có thể đưa ra phản hồi tuyệt vời và đánh
giá phần mềm mới;

Lĩnh vực giáo dục:

Giáo viên cộng tác với đồng nghiệp chuyên nghiệp thông qua sự
quan sát;

Một số lĩnh vực khác/ngành khác, mọi người bảo vệ kiến thức của
họ, và không muốn chia sẻ với các thành viên trong nhóm hợp tác;
Khi mọi người từ chối hợp tác, nhóm hợp tác sẽ thất bại một phần

Lĩnh vực sức khỏe:

- Các chuyên gia y tế cộng tác với những người họ chưa từng gặp
để mang lại lợi ích cho bệnh nhân
- Kiểu hợp tác này dựa trên sự tin tưởng vào hệ thống của họ
 Cải thiện khi nhóm hợp tác
làm việc online/trực tuyến

Nội dung bài giảng:

Phối hợp làm việc với nhân sự làm việc từ xa

Việc phối hợp làm việc trực tuyến có thể xuất hiện một vài thử
thách đặc biệt sau:
- Có nhiều khó khăn hơn trong giao tiếp hoặc trao đổi trong các
cuộc họp;
- Có ít cơ hội cho các cuộc họp đột xuất và trao đổi thông tin;
- Các thành viên sử dụng nhiều nền tảng công nghệ khác nhau
hay cùng nền tảng nhưng theo các cách khác nhau;

Thiết lập một quy trình rõ ràng về cách thức, địa điểm thực hiện
công việc và thảo luận;

Lựa chọn ứng dụng/công cụ tốt nhất để việc phối hợp làm việc
đạt được mục tiêu công việc;

Tôn trọng sự sẵn sàng của mọi người khi bạn lên kế hoạch họp
hành với các thành viên khác múi giờ;
 Sự hợp tác giữa
các nhóm (liên bộ phận)

Nội dung bài giảng:

Cách triển khai tốt nhất

Đôi khi, bạn cần đưa các chuyên gia hoặc đồng nghiệp có tay
nghề cao từ các nhóm khác đến cùng thực hiện một dự án;

Chào mừng họ và giới thiệu họ với những thành viên khác

trong team dự án, đồng thời cho mọi người biết những
chuyên gia ấy sẽ giúp đỡ nhóm như thế nào;

Mời nhóm chuyên gia ấy tham dự các cuộc họp định kỳ của
team, để có được những góc nhìn mới mẻ;

Điều quan trọng là mọi người phải tạm gác vị trí/chức vụ của
mình sang một bên và trao đổi, làm việc với nhau một cách
bình đẳng;

Thêm nhóm chuyên ấy vào các nhóm/group trên các diễn

đàn để tham gia trao đổi, thảo luận;

Tổ chức các cuộc họp vào thời gian, địa điểm phù hợp để
đảm bảo tất cả các nhóm đều tham gia phối hợp hiệu quả.
 Làm thế nào để xây dựng
văn hóa hợp tác làm việc

Nội dung bài giảng:

Thúc đẩy giá trị của sự hợp tác

Sự phối hợp làm việc cần được thiết lập như một giá trị của tổ
chức, nó nên là một phần trong văn hóa tổ chức;

Với vai trò là lãnh đạo/CBQL, bạn phải đầu tư vào việc hợp
tác và thúc đẩy việc hợp tác một cách tích cực;

Tuyển dụng những nhân sự có xu hướng và kỹ năng hợp

tác;

Lựa chọn những nền tảng/ứng dụng/công cụ phối hợp làm

việc phù hợp để các thành viên có thể giao tiếp, trao đổi
hiệu quả;

Cân nhắc thiết kế một môi trường làm việc mở hoặc một
môi trường làm việc năng động để đảm bảo tính tương tác;

Môi trường làm việc năng động cho phép nhân sự/người lao
động được lựa chọn nơi họ muốn ngồi làm việc mỗi ngày;

Tin tưởng vào đội nhóm của bạn sẽ đưa ra những quyết
định đúng đắn, họ sẽ đầu tư/tập trung nhiều hơn vào công
việc;