‫دليل إجراءات تتبع األصول‬

‫إدارة أمالك االتحاد‬ ‫االدارة الراعية‬

‫‪ 5‬أكتوبر ‪2021‬‬ ‫االعتماد‬

‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬

‫جميع الحقوق محفوظة لوزارة المالية‬ ‫‪..‬‬ ‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬
‫‪60‬‬ ‫عدد الصفحات‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫جدول المحتويات‬
‫‪4 .........................................................................................‬‬ ‫األهداف العامة للدليل‬
‫‪4 ..........................................................................................‬‬ ‫نطاق الدليل‬
‫‪4 ..........................................................................................‬‬ ‫الجمهور المستهدف‬
‫‪4 ..........................................................................................‬‬ ‫االختصارات‬
‫‪6 .........................................................................................‬‬ ‫التعريفات‬
‫‪8 ..........................................................................................‬‬ ‫مكونات إجراءات التشغيل‬ ‫‪1‬‬
‫‪9 ..........................................................................................‬‬ ‫إجراءات التشغيل – األ فراد‬ ‫‪2‬‬
‫‪9 ..........................................................................................‬‬ ‫فريق حوكمة األصول‬
‫‪10 ........................................................................................‬‬ ‫مهام فريق تتبع األصول‬
‫‪12 ........................................................................................‬‬ ‫إجراءات التشغيل ‪ -‬العمليات‬ ‫‪3‬‬
‫‪14 ........................................................................................‬‬ ‫‪ 3.1‬تسجيل األصول‬
‫‪ 3.1.1‬تسجيل أصول متعلقة بأمر شراء ‪14 .................................................................................‬‬
‫‪ 3.1.2‬تسجيل أصول بدون أمر شراء ‪16 ....................................................................................‬‬
‫‪18 ........................................................................................‬‬ ‫‪ 3.2‬عملية نقل األصول‬
‫‪ 3.2.1‬نقل األصول في نفس المبنى ‪19 .......................................................................................‬‬
‫‪ 3.2.2‬نقل األصول من مبنى آلخر ‪21 ........................................................................................‬‬
‫‪23 ........................................................................................‬‬ ‫‪ 3.3‬استبعاد‪ /‬بيع األصول‬
‫‪23 .........................................................................................‬‬ ‫‪ 3.3.1‬استبعاد األصول‬
‫‪26 ........................................................................................‬‬ ‫‪ 3.4‬الجرد الجزئي‬
‫‪26 ........................................................................................‬‬ ‫‪ 3.5‬الجرد السنوي‬
‫‪32 ........................................................................................‬‬ ‫‪ 3.6‬استبعاد المباني‬
‫‪36 ........................................................................................‬‬ ‫‪ 3.7‬تسجيل مبنى‬
‫إجراءات التشغيل – األنظمة اإللكترونية ‪39 ..................................................................................‬‬ ‫‪4‬‬
‫‪ 4.1‬نظام تتبع األصول االتحادي (‪39 .................................................................................. )FATS‬‬
‫‪ 4.2‬إعدادات صالحيات نظام تتبع األصول ‪39 ...................................................................................‬‬
‫‪ 4.3‬وضع ملصقات الرمز التعريفي لألصول الثابتة ‪40 ..........................................................................‬‬
‫‪40 .........................................................................................‬‬ ‫‪ 4.3.1‬التعريف والغرض‬
‫‪ 3.2.2‬تحديد وتسجيل األصول الثابتة ‪40 ....................................................................................‬‬
‫‪ 4.3.3‬أنواع الملصقات وخصائصها ‪41 ......................................................................................‬‬
‫‪ 4.3.4‬تثبيت ملصق الرمز التعريفي ‪42 ......................................................................................‬‬
‫‪43 ........................................................................................‬‬ ‫‪ 4.4‬تصنيفات سجل األصول‬
‫‪43 .........................................................................................‬‬ ‫‪ 4.4.1‬تصنيف األصول‬
‫‪ 4.4.2‬فئات األصول األساسية ‪44 .........................................................................................‬‬
‫‪44 .........................................................................................‬‬ ‫‪ 4.4.3‬خصائص األصول‬
‫‪44 .........................................................................................‬‬ ‫‪ 4.4.4‬حالة األصل‬
‫‪44 .........................................................................................‬‬ ‫‪ 4.4.5‬وضع األصل‬
‫‪ 4.4.6‬التواريخ المتعلقة بتتبع األصل ‪45 .....................................................................................‬‬
‫‪ 4.5‬تعيينات مواقع األصول ومركز التكلفة ‪45 ....................................................................................‬‬
‫‪45 .........................................................................................‬‬ ‫‪ 4.5.1‬تعيين المواقع‬
‫‪45 .........................................................................................‬‬ ‫‪ 4.5.2‬تعيين مراكز التكلفة‬

‫‪2‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫اعتماد الدليل‬

‫المالحظات‬ ‫تاريخ التسليم‬ ‫النسخة‬

‫‪29-03-2021‬‬ ‫‪1.8‬‬

‫تم إجراء التعديالت التالية‪:‬‬

‫تعديل مكان تثبيت ملصق الرمز التعريفي لجهاز الكمبيوتر المحمول (الالبتوب)‬ ‫▪‬
‫‪04-02-2022‬‬ ‫‪1.9‬‬

‫تم إجراء التعديالت التالية‪:‬‬

‫▪ إضافة ملحق أ المتعلق بتصنيفات األصول‬
‫‪05-05-2022‬‬ ‫‪2.0‬‬

‫‪3‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫المقدمة‬
‫الغرض من هذا الدليل هو تحديد اإلجراءات واإلرشادات الهادفة إلى التتبع األمثل لألصول الثابتة التابعة للجهات االتحادية‪ ،‬ويعتبر‬
‫هذا الدليل مرجعا للموظفين وفريق تتبع األصول الثابتة في الجهات االتحادية‪.‬‬

‫تم تصميم عمليات تتبع األصول لتوفير رؤية مركزية لألصول الثابتة في كل جهة اتحادية‪ ،‬وتهدف تلك العمليات إلى تتبع األصول‬
‫من وقت االستالم إلى االستبعاد عبر األجهزة المحمولة التي تق وم بمزامنة كافة العمليات إلى قاعدة بيانات مركزية‪.‬‬

‫‪ 1.1‬األهداف العامة للدليل‬

‫يهدف هذا الدليل إلى ضمان التتبع األمثل لألصول الثابتة للجهات االتحادية بواسطة آليات فعالة من خالل ضمان ما يلي‪:‬‬

‫‪ . 1‬هيكل واضح ومحدد‪ ،‬وواجبات ومسؤوليات دقيقة ومفصلة لفريق تتبع األصول الثابتة‪ ،‬مع وضع تدابير حوكمة مناسبة‪.‬‬
‫‪ . 2‬نظام إلكتروني مناسب لطبيعة العمل ومتطلبات تتبع األصول‪.‬‬
‫‪ . 3‬تصميم العمليات واإلجراءات التي تضمن التتبع األمثل لألصول عبر دورة حياتها‪.‬‬

‫‪ 1.2‬نطاق الدليل‬
‫يهدف هذا الدليل إلى توضيح إجراءات تتبع األصول الثابتة‪ ،‬وال يعتبر دليال للمستخدم لنظام تتبع األصول‪.‬‬

‫يحتوي الدليل على األقسام التالية‪:‬‬

‫القسم األول‪ :‬إجراءات التشغيل‬ ‫▪‬
‫القسم الثاني‪ :‬الملحقات‬ ‫▪‬

‫‪ 1.3‬الجمهور المستهدف‬
‫كافة موظفي الجهات االتحادية المعنيين بإدارة األصول الثابتة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪ 1.4‬االختصارات‬
‫الوصف‬ ‫االختصار‬
‫وزارة المالية‬ ‫‪MoF‬‬
‫أصول ثابتة‬ ‫‪FA‬‬
‫أمر شراء‬ ‫‪PO‬‬
‫إشعار االستالم من المورد‬ ‫‪DN‬‬
‫جهاز القارئ المحمول‬ ‫‪HHD‬‬
‫إجراءات التشغيل القياسية ‪ /‬دليل اإلجراءات‬ ‫‪SOP‬‬
‫نظام تتبع األصول االتحادي‬ ‫‪FATS‬‬
‫إثبات التسليم من صاحب عهدة األصل‬ ‫‪POD‬‬

‫‪4‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫االختصارات وداللة األلوان المستخدمة في مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات (‪:)RACI‬‬

‫الشرح‬ ‫الداللة‬ ‫الوصف‬ ‫االختصار‬

‫الشخص المسؤول عن تنفيذ‬
‫تم تكليفه لتنفيذ المهمة‬ ‫‪Responsible‬‬ ‫‪R‬‬
‫المهمة‬
‫الشخص المسؤول عن التأكد من‬
‫لديه سلطة اتخاذ القرار والمساءلة عن اإلنجاز‬ ‫‪Accountable‬‬ ‫‪A‬‬
‫إتمام العمل‬
‫مستشار أو صاحب عالقة أو خبير في‬
‫الشخص الذي يتم استشارته عند‬
‫الموضوع يتم استشارته قبل اتخاذ القرار أو‬ ‫‪Consulted‬‬ ‫‪C‬‬
‫اتخاذ قرار يتعلق بالمهمة‬
‫اإلجراء‬
‫الشخص الذي يتم إبالغه بالقرارات‬
‫يجب إبالغه بعد اتخاذ القرار أو اإلجراء‬ ‫‪Informed‬‬ ‫‪I‬‬
‫المتخذة أو إتمام المهمة‬

‫‪ 1.5‬الرموز‬
‫شرح الرموز الموجودة في الدليل‪:‬‬

‫التفاصيل‬ ‫الرمز‬

‫نظام تتبع األصول االتحادي )‪(FATS‬‬

‫النظام المالي االتحادي ( نظام محاسبة األصول)‬

‫أو نظام المشتريات االتحادي‬

‫التطبيق المحمول من نظام تتبع األصول‬

‫‪5‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 1.6‬التعريفات‬
‫تستخدم المصطلحات التالية المدرجة في هذا الدليل في السياق التالي‪:‬‬

‫التعريف‬ ‫المصطلح‬
‫هي بيانات خاصة لكل أصل يجب إدخالها في حقولها المناسبة في نظام تتبع‬ ‫خصائص األصول‬
‫األصول‬ ‫(‪)Assets Attributes‬‬
‫هو ملصق يتضمن عددا تسلسليا يتم تخصيصه لكل أصل ليمثل هوية مميزة‬ ‫ملصق األصل‬
‫لألصل‬ ‫(‪)Assets Label‬‬
‫مجموعة كبيرة من األصول تحمل طبيعة متشابهة وذات أغراض مشتركة‬ ‫فئة األصول الرئيسية‬
‫(مثال‪ :‬أثاث‪ ،‬مباني)‬ ‫(‪)Assets Category - Major‬‬
‫مجموعة فرعية ضمن الفئة الرئيسية نفسها لألصل ذات خصائص وظيفية‬ ‫فئة األصول الفرعية‬
‫واحدة (مثال‪ :‬أثاث مكتبي)‬ ‫(‪)Assets Category - Minor‬‬

‫هو قاعدة بيانات األصول (الملموسة وغير الملموسة) وتضم البيانات غير‬
‫سجل األصول‬
‫المالية لألصل (التصنيف‪ ،‬الموقع‪ ،‬الجهة المستخدمة‪ ،‬المواصفات‪ ،‬إلخ)‬
‫(‪)Assets Register‬‬
‫أما بالنسبة للبيانات المالية فتكون موجودة في النظام المالي االتحادي‪.‬‬

‫هو جزء ال يتجزأ من األصل‪ .‬ال يستطيع أن يفي وظيفته بمعزل عن األصل‪.‬‬ ‫مكون أصل‬
‫وال يجب تسجيله ضمن سجل األصول‪ ،‬ولكن يمكن حصره ومتابعته‬ ‫(‪)Component‬‬
‫كمخزون‪.‬‬ ‫(‪)Part of an Asset‬‬
‫وهي المواد التي تستهلك عند استخدامها خالل فترة قصيرة من الزمن‪ ،‬على‬
‫سبيل المثال‪ :‬الورق‪ ،‬والدبابيس‪ ،‬مواد التشحيم‪ ،‬ومواد التنظيف إلخ‪ .‬ال يجب‬ ‫المواد االستهالكية‬
‫تسجيل المواد االستهالكية ضمن سجل األصول‪ ،‬ولكن يمكن حصرها‬ ‫( ‪)Consumables‬‬
‫ومتابعتها كمخزون‪.‬‬
‫وثيقة مصاحبة لعملية تسليم األصول‪ ،‬تحت وي على الوصف التفصيلي‬ ‫إشعار االستالم‬
‫لألصول التي تم تسليمها وكمياتها‪.‬‬ ‫(‪)Delivery Note‬‬
‫هي كل الموجودات التي تعود ملكيتها للجهات االتحادية أو خاضعة لسيطرتها‪،‬‬
‫ويكون لها عمر تشغيلي ا فتراضي محدد وتحقق منفعة اقتصادية متوقعة لفترة‬ ‫األصول الثابتة‬
‫زمنية تزيد عن السنة وتعتمد على نوع األصل‪ .‬ويتم االستحواذ على هذه‬ ‫(‪)Fixed Assets‬‬
‫األصول ليس بغرض البيع وإنما لالستفادة منها‪.‬‬
‫نظام تتبع األصول االتحادي‬
‫هو نظام لتتبع األصول في الجهة اال تحادية‪ ،‬والذي يقوم بتسجيل تفاصيل‬
‫( ‪Federal Assets Tracking‬‬
‫األصول خالل كافة مراحل دورة حياتها‪.‬‬
‫‪)System‬‬
‫هو الجهاز الذي يتم بواسطته قراءة الرموز التعريفية لألصول أثناء تسجيلها‬ ‫جهاز القارئ المحمول‬
‫وإجراء عمليات نقل واستبعاد وجرد األصول‪.‬‬ ‫(‪)Handheld Device‬‬
‫هي المواد التي يتم االحتفاظ بها لتحل محل مكونات األصول المتعطلة أو‬
‫قطع الغيار‬
‫المفقودة أو التالفة‪ .‬ال يجب تسجيلها ضمن سجل األصول‪ .‬ويمكن حصرها‬
‫(‪)Spare Parts‬‬
‫ومتابعتها كمخزون‪.‬‬
‫هي األصول المستحوذ عليها عن طريق المنح أو الهبات أو التحويل من جهة‬ ‫األصول الثابتة غير المشتراة‬
‫إلى أخرى‪ ،‬وليس عن طريق الشراء‪.‬‬ ‫(‪)Un-purchased Fixed Assets‬‬
‫إثبات التسليم من صاحب عهدة األصل‬
‫هي عملية التوقيع على جهاز القارئ المحمول وتتم عند انتقال عهدة أصل‬
‫)‪(POD‬‬
‫من شخص الى أخر كإثبات على عملية نقل العهدة‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫القسم األول‬

‫العمليات التشغيلية‬

‫‪7‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ .2‬مكونات إجراءات التشغيل‬

‫تم إعدداد نظدام وإجراءات تتبع األصدددددول الثدابتدة بهددف توفير رؤيدة مركزيدة ألصدددددول الجهدات االتحداديدة بحيدث يقوم فريق‬
‫متخصدص في األصدول الثابتة بتنفيذ اجراءات تتبع األصدول من لحظة شدرائها إلى لحظة اسدتبعادها باسدتخدام نظام إلكتروني‬
‫مخصص لهذا الغرض‪.‬‬

‫ويمكن تلخيص مكونات نظام تتبع األصول عبر ثالث مكونات أساسية متداخلة فيما بينها تهدف جميعها إلى إنجاح عملية تتبع‬
‫األصول الثابتة وتزويد صناع القرار في الجهات االتحادية بمستوى عال من دقة المعلومات‪ ،‬وذلك كالتالي‪:‬‬
‫‪ ) 1‬األفراد‬
‫‪ ) 2‬العمليات‬
‫‪ ) 3‬األنظمة اإللكترونية‬

‫األفراد‬

‫تتبع‬
‫األصول‬

‫األنظمة‬
‫اإللكترونية‬ ‫العمليات‬

‫‪8‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ .3‬إجراءات التشغيل – االفراد‬

‫يقوم فريق متخصدص بتنفيذ اجراءات تتبع األصدول باسدتخدام نظام تتبع األصدول االتحادي‪ .‬ويعتمد نجاح عملية تتبع األصدول‬
‫الثابتة على مسددددتوى الكفاءة والمرونة والديناميكية التي يتمتع بها هذا الفريق‪ ،‬باإلضددددافة إلى مسددددتوى التنسدددديق القائم بين‬
‫اإلدارات المعنية‪.‬‬

‫فيما يلي هيكل توضيحي يشرح العالقة بين األطراف المعنية في إجراءات تتبع األصول‪:‬‬

‫الجهة االتحادية‬

‫وزارة المالية‬

‫إدارة أمالك االتحاد‬

‫اإلدارات األخرى في الجهات‬ ‫إدارة الشؤون اإلدارية‬ ‫فريق حوكمة األصول‬

‫االتحادية‬ ‫(إدارة األصول)‬

‫ضابط أول أصول‬

‫فريق تتبع األصول‬

‫فريق تتبع األصول‬

‫منسق األصول‬ ‫ضابط أصول‬ ‫مدقق األصول‬

‫‪ 3.1‬فريق حوكمة األصول (وزارة المالية)‬

‫المهام الرئيسية‬

‫تعد حوكمة إجراءات تتبع األصول الثابتة في الجهات االتحادية إحدى المسؤوليات الرئيسية إلدارة "أمالك االتحاد" في وزارة‬
‫المالية‪ ،‬حيث تعمل اإلدارة على التأكد من توفر البيئة المطلوبة لتنفيذ إجراءات تتبع األصول بشكل ناجح وفعال في الجهات‬
‫االتحادية من خالل تنفيذ المهام المذكورة أدناه‪:‬‬

‫المهام الرئيسية إلدارة امالك االتحاد‪:‬‬

‫إعداد السياسات واإلجراءات المتعلقة باألصول‪ ،‬بما يتماشى مع االتجاهات الحالية وأفضل الممارسات لتحقيق التتبع‬ ‫•‬
‫األمثل لألصول في الحكومة اال تحادية‬
‫متابعة تنفيذ إجراءات تتبع األصول‬ ‫•‬
‫توفير األنظمة المناسبة الالزمة لتتبع األصول بما يشمل ضبط اإلعدادات والبيانات الرئيسية المتعلقة باألصول‬ ‫•‬
‫توفير الدعم التشغيلي والتدريب على نظام تتبع األصول‬ ‫•‬

‫‪9‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 3.2‬مهام فريق تتبع األصول (في الجهات االتحادية)‬

‫المهام الرئيسية‬

‫تتمث ل المسؤوليات األساسية لفريق تتبع األصول الثابتة في ضمان التتبع السليم لألصول الثابتة التابعة للجهات االتحادية‪ ،‬وفقا‬
‫للسياسات واإلجراءات المعتمدة في وزارة المالية‪.‬‬

‫نطاق عمل فريق تتبع األصول‬

‫‪ . 1‬تتبع جميع األصول الثابتة التابعة للجهة االتحادية في مواقعها‬

‫‪ . 2‬الحفاظ على دقة البيانات في نظام تتبع األصول االتحادي‬
‫‪ . 3‬جمع البيدانات في موقع األصدددددول عبر األجهزة المحمولة المربوطة مع قاعدة البيدانات المركزية الخداصدددددة بنظدام تتبع‬
‫األصول‪.‬‬

‫المهام‬

‫تتمثل المهام الرئيسية لفريق تتبع األصول الثابتة فيما يلي‪:‬‬

‫ضمان التنفيذ الصحيح إلجراءات تتبع األصول الثابتة‬ ‫‪.1‬‬

‫ضمان سجل محدث لألصول الثابتة بشكل مستمر‬ ‫‪.2‬‬
‫التي يتم شدراؤها من قبل كافة اإلدارات‪ /‬األقسدام وربط هذه‬ ‫ترميز األصول وضعوا الصقاو ال اليفرة يل قأل األصول‬ ‫‪.3‬‬
‫األصول بأوامر وفواتير الشراء ذات الصلة‬
‫متابعة نقل األصول بين المواقع واألقسام‬ ‫‪.4‬‬
‫إجراء عمليات الجرد الجزئي والجرد السنوي‬ ‫‪.5‬‬
‫متابعة األصول المعدة لالستبعاد‬ ‫‪.6‬‬
‫مراجعة وتحديث بيانات حالة ووضع األصل‬ ‫‪.7‬‬
‫إعداد التقارير ذات الصلة‬ ‫‪.8‬‬

‫فريق تتبع األصول‬

‫‪ . 1‬ضابط أول أصول (إدارة الشؤون اإلدارية ‪ /‬إدارة األصول)‬

‫‪ . 2‬ضابط األصول (إدارة الشؤون اإلدارية ‪ /‬إدارة األصول)‬
‫‪ . 3‬مدقق األصول (إدارة الشؤون اإلدارية ‪ /‬إدارة األصول)‬
‫‪ . 4‬منسق األصول (اإلدارة المالكة لألصل‪ ،‬مثال‪ :‬إدارة تقنية المعلومات فيما يتعلق باألصول اإللكترونية‪ ،‬إدارة الشؤون‬
‫اإلدارية فيما يتعلق باألثاث ‪..،‬الخ)‪.‬‬

‫مالحظة‪ :‬يمكن إضافة هذه المهام إلى مسؤوليات الموظفين الحاليين في الجهة االتحادية‪.‬‬

‫‪ ) 1‬ضابط أول أ صول‬

‫ضابط أول أصول هو المسؤول األساسي عن ضمان التنفيذ السليم لعمليات تتبع األصول الثابتة والتأكد من أن فريق تتبع األصول‬
‫يلتزم بجميع اإلجراءات التي تم تحديدها في هذا الدليل‪ .‬يتلخص دور ضابط أول األصول بما يلي‪:‬‬
‫• اعتماد الطلبات المتعلقة بعمليات تتبع األصول‬
‫• تحديد الموظفين القائمين على األدوار المختلفة لتتبع األصول‬
‫• تحديد المهام لفريق تتبع األصول‬
‫• التحقق من توفر جميع المتطلبات لفريق عمل تتبع األصول للتنفيذ الصحيح للمهام وتجنب أي تأخير يمكن أن يحدث‬
‫بسبب عدم وجود الملصقات أ و األجهزة المحمولة‪ ..،‬إلخ‪.‬‬
‫• تنظيم دورات التدريب والتحقق من جودة تنفيذ المهام المنوطة بفريق عمل تتبع األصول (‪)Quality Assurance‬‬

‫‪10‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ ) 2‬مدقق األصول‬

‫يعد مدقق األصول الثابتة مسؤوال بشكل أساسي عن ضمان دقة بيانات سجل األصول الثابتة‬

‫يتلخص دور مدقق األصول الثابتة بما يلي‪:‬‬

‫• مراقبة الجودة على مهام فريق تتبع األصول‬
‫• عصان دقل تسجيل بيانال األصل في نظام تتبع األصول‬
‫• عضو في فريق الجرد يقوم بتنفيذ عمليات الجرد الجزئي المفاجئ والجرد السنوي‬
‫• تولي مسؤوليات "ضابط أول األصول" عند الضرورة‬

‫‪ ) 3‬ضابط األصول (أمين المخزن)‬

‫يعتبر ضابط األصول الثابتة مسؤوال عن تنفيذ جميع عمليات التتبع على األصول الثابتة‬

‫يتلخص دور ضابط األصول فيما يلي‪:‬‬

‫• التنسيق مع المور دين بشأن عمليات التسليم المخططة‪ ،‬وتخطيط جدول المواعيد وفقا لذلك‪.‬‬
‫• يقوم باالستالم الصبدئي لألصول واعتماد إشعارات التسليم ذات الصلة‬
‫• تنفيذ عمليات تسجيل وترميز األصول في نظام تتبع األصول‬
‫• تنسيق عمليات نقل األصول بين المواقع مع منسق األصول‬
‫• تنفيذ عمليات النقل واالستبعاد لألصول‬
‫• البحث عن األصول المفقودة وتحديد مواقعها‬

‫‪ ) 4‬منسق األصول‬

‫يعتبر منسق األصول موظفا من موظفي اإلدارات التي تدير أصوال (مثل إدارة تقنية المعلومات فيما يتعلق باألصول اإللكترونية‪،‬‬
‫إدارة الشؤون اإلدارية فيما يتعلق باألثاث ‪..،‬الخ)‪ .‬وهو المسؤول عن تنسيق العمليات الخاصة بإدارته مع ضابط األصول‪.‬‬
‫ويتلخص دوره بما يلي‪:‬‬

‫إنشاء طلب نقل أصل مملوك من قبل إدارته‬ ‫•‬

‫البحث عن األصول المفقودة وتحديد مواقعها‬ ‫•‬
‫المشاركة في استالم األصول المملوكة من قبل إدارته‬ ‫•‬
‫عض و في لجنة المعاينة والتثمين التي تتولى معاينة األصول وتقييمها وتثمينها والتوصية ببيعها أو إتالفها أو التبرع‬ ‫•‬
‫بها‬
‫عضو في فريق الجرد‬ ‫•‬

‫‪11‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ .4‬إجراءات التشغيل ‪ -‬العمليات‬

‫الغرض‪ :‬الغرض من عمليات تتبع األصول الثابتة هو توحيد العمليات في الجهات االتحادية بما يضمن توفير آليات تنفيذ ورقابة‬
‫واضحة على األصول من لحظة استالمها إلى استبعادها‪.‬‬

‫ا لتغييرات‪ :‬يجب مراجعة العمليات الواردة في هذا الدليل بصورة منتظمة لضمان التتبع الفعال والدقيق لألصول‬

‫‪ 4.1‬تسجيل األصول‬
‫يجب ات باع الخطوات التالية عند تنفيذ عملية تسجيل أصول‪:‬‬

‫‪ 1‬تبدأ هذه العملية عند إنشاء طلب شراء لألصول والموافقة عليه في نظام المشتريات االتحادي‪.‬‬

‫‪ 2‬ة لم فرةق الصشيرةال في الجهل االتحادةل بإصدار أمر الشراء يضم أصوال بحسب إجراءات المشتريات المعتمدة‪.‬‬

‫‪ 3‬يقوم المورد بتوريد األصول إلى الموقع المتفق عليه وتزويد ضابط األصول بإشعار استالم تفصيلي‪.‬‬

‫‪ 4‬االستالم المبدئي‪ :‬يقوم عابط األصل باالستالم المبدئي لألصول مقابل أمر الشراء على نظام المشتريات االتحادي‬
‫ويراعى في هذه المرحلة ما يلي‪:‬‬
‫• التأكد من أن األصول الموردة مطابقة لما ورد في إشعار االستالم الخاص بالمورد من حيث الكمية ( قأل أن ةيم‬
‫اليح ق من ملاص ال ضجلدة األصل في مرحقل ال حص الحقا)‪.‬‬
‫• يخصص مكانا مناسبا لحفظ األصول الموردة من كل مورد على حدة حتى يتم فحصها وقبولها نهائيا ويشار إليها‬
‫على أنها قيد الفحص‪.‬‬
‫• يوقع عابط األصل على إشعار اسيالم األصل من الصلرد‪.‬‬

‫‪ 5‬الفحص‪ :‬تقوم اإلدارة الطالبة بإجراء الفحص الفني لألصول المستلمة للتأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات الواردة‬
‫في العقد أو أمر الشراء‪ ،‬ويجوز االستعانة بأي جهة فنية متخص صة للتحقق من مدى مطابقة األصل الموردة للمواصفات‬
‫الفنية‪ .‬يتم استبعاد األصول المرفوضة ضاليي ال تيطابق ما الصلاص ال ال نيل الصطقلبل ‪ ،‬بحيث تحتفظ بها الوحدة التنظيمية‬
‫المسؤولة عن المخازن على حدة‪ ،‬إلى حين اتخاذ اإلجراءات المناسبة بشأنها تمهيدا إلرجاعها إلى المورد‪.‬‬

‫‪ 6‬االستالم النهائي‪ :‬تقوم اإلدارة الطالبة بتنفيذ عملية االستالم النهائي لألصول مقابل أمر الشراء في نظام المشتريات‬
‫االتحادي‬

‫‪ 7‬ة لم عابط األصل بيرميز األصل ) ضعا مقا ال األصل قأل كل أصل ( ضتسجيل بيانال األصل بدقل في نظام‬
‫تيبا األصل عن طريق جهاز القارئ المحمول‪ ،‬قأل أن تيضصن بيانال األص ل ‪:‬‬

‫رقم ملصق األصل‬ ‫‪o‬‬

‫البيانات المحددة لألصل مثل العالمة التجارية والرقم التسلسلي إن وجدت‬ ‫‪o‬‬
‫تاريخ انتهاء ضمان ( ‪ )Warranty‬األصول إن وجد‬ ‫‪o‬‬
‫أ ي بيانات أخرى مطلوبة في نظام تتبع األصول‬ ‫‪o‬‬

‫وفي حال كان األصل المستلم يعتبر إضافة إلى أصل مسجل مسبقا في نظام تتبع األصول‪ ،‬يقوم ضابط األصول بقراءة‬
‫الملصق االساسي لألصل المسجل مسبقا عن طريق جهاز القارئ المحمول والذي سيتم إضافة قيمة األصل الجديد‬
‫المستلم إليه في نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪ 8‬يتم إرسال تفاصيل األصول الى النظام المالي االتحادي وترحيلها بشكل آلي (عن طريق االضافات المجمعة في نظام‬
‫محاسبة األصول)‬

‫‪12‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫رد األصول إلى المو ّرد‬

‫في حال عدم صالحية األصول التي تم تسجيلها في نظام تتبع األصول والتي ال تزال واقعة ضمن فترة الضمان لألصول‬
‫( ‪ ،)Warranty‬تقوم الجهة اال تحادية برد هذه األصول إلى المورد‪ ،‬ويكون المورد مسؤوال عن استرجاع هذه األصول‬
‫والتعويض عنها‪.‬‬

‫يعمل ضابط األصول على تحديث سجل األصول في نظام تتبع األصول ليتضمن تفاصيل عملية رد األصول بحسب الحاالت‬
‫التالية‪:‬‬

‫• في حال الرد مع استبدال األصل بأصل آخر بصفة دائمة‪ :‬يقوم ضابط األصول باستبعاد األصل القديم وتسجيل األصل‬
‫الجديد في نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫في حال الرد مع استبدال األصل بأصل آخر بصفة مؤقتة‪ :‬يقوم ضابط األصول بتحديث بيانات األصل المستبدل في نظام‬ ‫•‬
‫تتبع األصول عن طريق تغيير حالته إلى (معاد إلى المورد)‪ ،‬على أن يقوم بتغيير حالته إلى الحالة األصلية عند استرجاعه‬
‫من المورد للجهة االتحادية‪.‬‬

‫• في حال الرد بدون استبدال لألصل‪ :‬يقوم ضابط األصول باستبعاد األصل القديم وتسجيل القيمة التعويضية المستلمة من‬
‫المورد في نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫‪3.1.1‬تسجيل أصول متعلقة بأمر شراء‬
‫تسجيل أصول متعلقة بأمر شراء‬

‫الربط ا لي‬ ‫اإلدارة الطالبة‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫المورد‬ ‫فريق المشتريات‬

‫‪1.0‬‬
‫يتم إنشاء طلب شراء أصول والموافقة‬
‫عليه في نظام المشتريات االتحادي‬

‫‪5.0‬‬ ‫‪3.0‬‬ ‫‪2.0‬‬

‫‪4.0‬‬
‫تقوم اإلدارة الطالبة باجراء الفحص الفني‬ ‫يقوم المورد بتسليم األصول‬ ‫يقوم فريق المشتريات بإصدار أمر‬
‫نهاية العملية‬ ‫يقوم ضابط األصول باالستالم المبدئي على نظام المشتريات االتحادي‬
‫لألصول المستلمة‬ ‫إلى الموقع المحدد مع‬ ‫الشراء‬
‫ويوقع إشعار االستالم‬
‫إشعار االستالم‬
‫ال‬

‫‪6.0‬‬
‫أمر الشراء يضم أصول‬ ‫يقوم مقدم الطلب بتنفيذ االستالم النهائي على‬
‫نظام المشتريات االتحادي‬
‫‪3.1‬‬
‫يقوم المورد بارسال الفاتورة‬
‫نعم‬

‫‪7.0‬‬ ‫‪8.0‬‬
‫يتم استيراد تفاصيل االستالم الى نظام تتبع االصول‬
‫يقوم ضابط األصول بزيارة موقع األصول‬

‫اضافة الى أصل‬ ‫ال‬

‫نعم‬
‫نهاية العملية‬

‫‪9.1‬‬
‫وفي حال كان األصل المستلم عبارة عن‬ ‫في حالة األصل الجديد ‪ ،‬يقوم ضابط‬
‫ال‬ ‫إضافة إلى أصل مسجل مسبقا‪ ،‬يقوم‬ ‫األصول بوضع ملصق األصول‬
‫ضابط األصول بقراءة الملصق االساسي‬ ‫عليه وتسجيل البيانات المطلوبة‬
‫لألصل والذي سيتم إضافة قيمة األصل‬
‫الجديد المستلم إليه في نظام تتبع األصول‬
‫فوق حد الرسملة‬

‫نعم‬

‫‪11.0‬‬
‫يتم إرسال تفاصيل األصول الى‬
‫النظام المالي االتحادي وترحيلها‬
‫بشكل الي عن طريق االضافات‬
‫المجمعة في نظام محاسبة األصول‬

‫التطبيق المحمول من نظام تتبع‬ ‫نظام تتبع األصول‬ ‫النظام المالي االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫الخطوات التي ال تحتوي على رمز تدل‬
‫األصول‬ ‫االتحادي‬ ‫أو نظام المشتريات االتحادي‬ ‫على عملية تتم خار األنظمة‬

‫‪14‬‬
 ‫مدير الشؤون المالية‬

‫ضابط أول األصول‬

‫ضابط المشتريات‬
‫مدير المشتريات‬

‫منسق األصول‬

‫ضابط األصول‬
‫اإلدارة الطالبة‬

‫المحاسب‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫جهات اخرى‬ ‫فريق المشتريات‬ ‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬
‫تسجيل أصول متعلقة بأمر شراء‬

‫‪R\A‬‬ ‫يتم إنشاء طلب شراء ألصول والموافقة عليه في نظام المشتريات االتحادي‬ ‫‪1‬‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫يقوم فريق المشتريات بإصدار أمر الشراء‬ ‫‪2‬‬

‫يقوم المورد بتوريد األصول إلى الموقع المتفق عليه وتزويد ضابط األصول بإشعار‬
‫‪3‬‬
‫استالم تفصيلي ‪.‬‬
‫يقوم ضابط األصول باالستالم المبدئي على نظام المشتريات االتحادي ويوقع على‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪4‬‬
‫إشعار االستالم‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫تقوم اإلدارة الطالبة بإجراء الفحص الفني لألصول المستلمة‬ ‫‪5‬‬
‫تقوم اإلدارة الطالبة بتنفيذ عملية االستالم النهائي لألصول مقابل أمر الشراء في‬
‫‪R\A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪6‬‬
‫نظام المشتريات االتحادي‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫يقوم ضابط األصول بزيارة موقع األصول بهدف ترميز األصول‬ ‫‪8‬‬
‫‪ 9.1‬في حالة األصل الجديد‪ ،‬يقوم ضابط األصول بوضع ملصق األصول عليه‬
‫وتسجيل البيانات المطلوبة‪.‬‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪ 9.2‬وفي حال كان األصل المستلم يعتبر إضافة إلى أصل مسجل مسبقا في نظام‬ ‫‪9‬‬
‫تتبع األصول‪ ،‬يقوم ضابط األصول بقراءة الملصق االساسي لألصل والذي سيتم‬
‫إضافة قيمة األصل الجديد المستلم إليه‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫تسجيل أصول بدون أمر شراء‬ ‫‪3.1.2‬‬

‫تبدأ هذه العملية عند إنشاء طلب لتسجيل أصل في نظام تتبع األصول من قبل منسق األص ول‪ .‬ويتوجب على مقدم الطلب تحديد‬ ‫‪1‬‬
‫سبب تسجيل هذا األصل (أ صل تم استالمه كهدية أو منحة لمصلحة الجهة االتحادية‪ ،‬أصل غير مسجل وجد خالل الجرد‪ ،‬إلخ)‬

‫يتم اعتماد الطلب من قبل مدير اإلدارة المالكة لألصل‪.‬‬ ‫‪2‬‬

‫يتحقق ضابط األصول من أن الموج ودات الصسيقصل يجب تسجيلها كأصل أم ال‪.‬‬ ‫‪3‬‬

‫يقوم ضابط األصول بترميز األص ول (وضع الملصقات على األص ول) وتسجيل كافة البيانات المطلوبة في نظام تتبع األصول‪.‬‬ ‫‪4‬‬

‫يتم إرسال تفاصيل األصول الى النظام المالي االتحادي وترحيلها بشكل آلي تحت فئة فرعية خاصة (عن طريق االضافات‬ ‫‪5‬‬
‫المجمعة في نظام محاسبة األصول)‬

‫تسجيل أصول بدون أمر شراء‬

‫الربط االلي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫اإلدارة المالكة لألصل‬

‫‪1.0‬‬
‫ينشئ منسق األصول طلبا لتسجيل أصل في‬
‫نظام تتبع األصول مع تحديد السبب أصل‬
‫تم استالمه كهدية لمصلحة الجهة االتحادية‪،‬‬
‫أصل غير مسجل وجد خالل الجرد‪ ،‬إلخ‬

‫نعم‬ ‫موافقة المدير‬

‫ال‬
‫‪2.0‬‬
‫يتحقق ضابط األصول من أن الموجودات‬
‫نهاية العملية‬
‫الصسيقصل يجب تسجيلها كأصل‬

‫المادة هي أصل‬ ‫ال‬ ‫نهاية العملية‬

‫نهاية العملية‬

‫نعم‬
‫ال‬

‫يقوم ضابط األصول بترميز األصل وضع‬

‫فوق حد الرسملة‬
‫الملصق على األصل وتسجيل البيانات‬
‫المطلوبة‬
‫نعم‬

‫‪4.0‬‬
‫يتم إرسال تفاصيل األصول الى النظام‬
‫المالي االتحادي وترحيلها بشكل آلي تحت‬
‫فئة فرعية خاصة عن طريق االضافات‬
‫المجمعة في نظام محاسبة األصول‬

‫التطبيق المحمول من نظام تتبع‬ ‫نظام تتبع األصول‬ ‫النظام المالي االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫الخطوات التي ال تحتوي على رمز تدل‬
‫األصول‬ ‫االتحادي‬ ‫أو نظام المشتريات االتحادي‬ ‫على عملية تتم خار األنظمة‬

‫‪16‬‬
 ‫مدير اإلدارة المالكة لألصل‬

‫مدير الشؤون المالية‬

‫ضابط أول األصول‬

‫منسق األصول‬

‫ضابط األصول‬
‫المحاسب‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫جهات أخرى‬ ‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫تسجيل أصول بدون أمر شراء‬

‫ينشئ منسق األصول طلبا لتسجيل أصل على نظام تتبع األصول مع‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديد سبب تسجيل هذا األصل ( أصل تم استالمه كهدية أو منحة‬ ‫‪1‬‬
‫لمصلحة الجهة االتحادية‪ ،‬أصل غير مسجل وجد خالل الجرد‪ ،‬إلخ)‬

‫‪Rِ\A‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل مدير اإلدارة المالكة لألصل ‪.‬‬ ‫‪1.1‬‬

‫يتحقق ضابط األصول من أن الموجودات المستلمة يجب تسجيلها‬

‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪2‬‬
‫كأصل‬

‫يقوم ضابط األصول بترميز األصو ل (وضع الملصقات على األصول)‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪3‬‬
‫وتسجيل كافة البيانات المطلوبة في نظام تتبع األصول‬

‫‪17‬‬
 ‫‪ 4.2‬عملية نقل األصول‬
‫ةيم اتباع الخطلال الياليل ند ن ل أصل ما بين الصلاقا ضاإلدارال عصن الجهل االتحادةل وضفي حالة نقل األصول بين الجهات‬
‫االتحادية‪ ،‬تكون العملية بمثابة استبعاد أصول في جهة اتحادية وتسجيل أصول لدى الجهة االتحادية االخرى)‪.‬‬

‫‪ . 1‬ينشئ منسق األصول في اإلدارة المعنية طلبا لنقل األصول في نظام تتبع االصول مع بيان سبب النقل‪.‬‬

‫‪ . 2‬يتم اعتماد الطلب من قبل مدير اإلدارة المالكة لألصل‪.‬‬

‫‪ . 3‬يقوم ضابط األصول بالتأكد من صحة الطلب ثم يقوم باعتماد الطلب في نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪ . 4‬يقوم ضابط األصول بزيارة الموقع الجديد لألصل ويستخدم الجهاز المحمول لتنفيذ عملية النقل‪.‬‬

‫‪ . 5‬في حال كان نقل األصول من مبنى إلى آخر تابع لنفس الجهة االتحادية‪ ،‬يقوم ضابط األصول أ وال بتحديث موقع األصل‬
‫إلى موقع نقل مؤقت‪ ،‬وعند وصول األصل إلى الموقع النهائي (المبنى الجديد) يقوم ضابط األصول بتحديث موقع األصل‬
‫إلى الموقع النهائي‪.‬‬

‫‪ . 6‬يطلب ضابط األصول التوقيع من مستلم األصل على الجهاز المحمول كإثبات لنقل األصل‪.‬‬

‫‪18‬‬
 ‫‪ 3.2.1‬نقل األصول في نفس المبنى‬

‫نقل أصول في نفس المبنى‬

‫فريق تتبع األصول‬ ‫اإلدارة المالكة لألصل‬

‫‪1.0‬‬
‫ينشئ منسق األصول طلبا لنقل‬
‫األصول على نظام تتبع األصول مع‬
‫بيان سبب النقل‬

‫نعم‬ ‫موافقة المدير‬

‫ال‬

‫موافقة فريق تتبع األصول‬ ‫ال‬ ‫نهاية العملية‬

‫نعم‬

‫‪3.0‬‬
‫‪2.0‬‬ ‫يقوم ضابط األصول بزيارة الموقع الجديد‬
‫يتم اعتماد الطلب من قبل فريق تتبع‬ ‫لألصول ويستخدم الجهاز المحمول لتنفيذ عملية‬
‫األصول‬ ‫النقل‬

‫‪4.0‬‬
‫يطلب ضابط األصول من مستلم األصل التوقيع‬
‫على الجهاز المحمول كإثبات لنقل األصل‬

‫نهاية العملية‬

‫التطبيق المحمول من نظام تتبع‬ ‫نظام تتبع األصول‬ ‫النظام المالي االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫الخطوات التي ال تحتوي على رمز تدل‬
‫األصول‬ ‫االتحادي‬ ‫أو نظام المشتريات االتحادي‬ ‫على عملية تتم خار األنظمة‬

‫‪19‬‬
 ‫مدير اإلدارة المالكة لألصل‬

‫مدير الشؤون المالية‬

‫ضابط أول األصول‬

‫منسق األصول‬

‫ضابط األصول‬
‫المحاسب‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫جهات أخرى‬ ‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫نقل أصول في نفس المبنى‬

‫ينشئ منسق األصول في اإلدارة المعنية طلبا لنقل األصول في نظام‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪1‬‬
‫تتبع االصول مع بيان سبب النقل‬

‫‪R/A‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل مدير اإلدارة المالكة لألصل‬ ‫‪1.1‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل فريق تتبع األصول‬ ‫‪1.2‬‬

‫يقوم ضابط األصول بزيارة الموقع الجديد لألصول ويستخدم الجهاز‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪3‬‬
‫المحمول لتنفيذ عملية النقل‬
‫يطلب ضابط األصول من مستلم األصل التوقيع على الجهاز‬
‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪4‬‬
‫المحمول كإثبات لنقل األصل‬

‫‪20‬‬
 ‫نقل األصول من مبنى ألخر‬ ‫‪3.2.2‬‬

‫نقل أصول من مبنى ألخر‬

‫فريق تتبع األصول‬ ‫اإلدارة المالكة لألصل‬

‫‪1.0‬‬
‫ينشئ منسق األصول طلبا لنقل‬
‫األصول على نظام تتبع األصول مع‬
‫بيان سبب النقل‬

‫نعم‬ ‫موافقة المدير‬

‫موافقة فريق تتبع األصول‬ ‫ال‬

‫ال‬

‫نهاية العملية‬

‫‪3.0‬‬
‫يقوم ضابط األصول بزيارة الموقع القديم ويستخدم‬
‫نقل االصل من الموقع القديم‬
‫الجهاز المحمول لتحديث موقع األصل الى موقع‬
‫نقل مؤقت‬

‫‪5.0‬‬
‫يقوم ضابط األصول بزيارة الموقع الجديد‬
‫وصول األصل الى الموقع الجديد‬ ‫ويستخدم الجهاز المحمول لتحديث موقع األصل‬
‫الى الموقع النهائي‬

‫نهاية العملية‬ ‫يطلب ضابط األصول من مستلم األصل التوقيع‬

‫على الجهاز المحمول كإثبات لنقل األصل‬

‫التطبيق المحمول من نظام تتبع‬ ‫نظام تتبع األصول‬ ‫النظام المالي االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫الخطوات التي ال تحتوي على رمز تدل‬
‫األصول‬ ‫االتحادي‬ ‫أو نظام المشتريات االتحادي‬ ‫على عملية تتم خار األنظمة‬

‫‪21‬‬
 ‫مدير اإلدارة المالكة لألصل‬

‫مدير الشؤون المالية‬

‫ضابط أول األصول‬

‫منسق األصول‬

‫ضابط األصول‬
‫المحاسب‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫جهات أخرى‬ ‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫نقل أصول من مبنى ألخر‬

‫ينشئ منسق األصول في اإلدارة المعنية طلبا لنقل األصول في نظام‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪1‬‬
‫تتبع االصول مع بيان سبب النقل‬

‫‪R/A‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل مدير اإلدارة المالكة لألصل‬ ‫‪1.1‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل فريق تتبع األصول‬ ‫‪1.2‬‬

‫يقوم ضابط األصول بزيارة الموقع القديم لألصول ويستخدم الجهاز‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪3‬‬
‫المحمول لتحديث موقع األصل إلى موقع نقل مؤقت‬

‫يقوم ضابط األصول بزيارة الموقع الجديد لألصول ويستخدم الجهاز‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪5‬‬
‫المحمول لتحديث موقع األصل إلى الموقع النهائي‬

‫يطلب ضابط األصول من مستلم األصل التوقيع على الجهاز المحمول‬

‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪6‬‬
‫كإثبات لنقل األصل‬

‫‪22‬‬
 ‫‪ 5‬استبعاد األصول‬
‫يتم ات باع الخطوات التالية عند تنفيذ عملية استبعاد األصول‪:‬‬

‫‪ . 1‬ينشئ منسق األص ول في اإلدارة المالكة لألصل طلب استبعاد أصول في نظام تتبع األصول مع بيان سبب االستبعاد‪.‬‬

‫‪ . 2‬يتم اعتماد الطلب من قبل مدير اإلدارة المالكة لألصل‪.‬‬

‫‪ . 3‬يتم مراجعة الطلب واعتماده من قبل ضابط أول األصول‪.‬‬

‫‪ . 4‬يقوم ضابط األصول بزيارة مواقع األصل ويستخدم جهاز ال ارئ الصحصل لتحديث حالة األصول إلى (معد لالستبعاد)‬
‫وتحديث موقعها (إذا لزم األمر)‪.‬‬

‫‪ . 5‬في حال تم تغيير موقع األصل‪ ،‬يقوم ضابط األصول بطلب التوقيع من مستلم األصل على الجهاز المحمول إلثبات عملية‬
‫النقل‪.‬‬

‫‪ . 6‬بصورة دورية‪ ،‬يقوم ضابط األصول بإنشاء طلب استبعاد أصول يتضمن جميع األصول التي تم تحديد حالتها كمعد‬
‫لالستبعاد في الخطوة رقم ‪.4‬‬

‫‪ . 7‬تقوم "لجنة المعاينة والتثمين" المشكلة في الجهة االتحادية بناء على القرارات ذات الصلة بمعاينة وتقييم وتثمين األصول‬
‫والتوصية باإلجراء الذي تراه مناسبا لكل أصل إما بالبيع‪ ،‬أو االتالف‪ ،‬أو التبرع‪ ،‬وذلك بالتنسيق مع ضابط األصول الذي‬
‫يقوم بتحديث طلب االستبعاد وفقا لإلجراء الموصى به من اللجنة باستخدام جهاز القارئ المحمول‪.‬‬

‫‪ . 8‬تقوم اللجنة بمراجعة طلب االستبعاد بعد التحديث للتأكد من صحة المعلومات المدخلة‪ ،‬وتعتمد الطلب في نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪ . 9‬ترفع لجنة المعاينة والتثمين توصيتها بشأن األصول المعدة لالستبعاد للوزير المعني أو من يفوضه‪.‬‬

‫‪. 10‬عند اعتماد طلب االستبعاد يقوم ضابط األصول بتحديث حالة طلب استبعاد األصول‪ .‬وفي حالة وجود أصول معدة للبيع‬
‫يتم إضافة مبلغ البيع لكل أصل معني في نظام تتبع األصول بعد اتمام تنفيذ إجراءات البيع‪.‬‬

‫‪. 11‬يراجع ضابط أول األصول طلب االستبعاد المحدث ويعتمده في النظام‪ ،‬ليقوم بعدها ضابط األصول بتنفيذ طلب االستبعاد‬
‫في نظام تتبع األصول‪ ،‬وتقوم لجنة البيع المشكلة في الجهة االتحادية بناء على القرارات ذات الصلة‪ ،‬باإلشراف على تنفيذ‬
‫عملية البيع أو التبرع أو اإلتالف‪.‬‬

‫‪. 12‬إذا كان طقب االسيبفاد يتضمن أصوال مسجلة في النظام المالي االتحادي‪ ،‬يتم إرسال البيانات من نظام تتبع األصول إلى‬
‫النظام المالي االتحادي (نظام محاسبة األصول) ليتم ترحيلها آليا‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫‪ 4.1‬استبعاد األصول‬

‫استبعاد األصول‬
‫الربط االلي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫اإلدارة المالكة لألصل‬

‫‪1.0‬‬
‫ينشئ منسق األصول طلبا الستبعاد األصول على‬
‫نظام تتبع األصول مع بيان سبب االستبعاد‬

‫نعم‬ ‫موافقة المدير‬

‫موافقة ضابط أول أصول‬ ‫ال‬

‫نعم‬
‫ال‬

‫‪2.0‬‬
‫يقوم ضابط األصول بزيارة موقع األصول ويستخدم الجهاز المحمول‬
‫لتحديث حالة األصول الى معد لالستبعاد و تحديث الموقع اذا لزم األمر‬

‫نهاية العملية‬

‫‪3.0‬‬
‫‪5.0‬‬
‫في حال تم تغيير موقع األصل ‪،‬يقوم ضابط األصول بطلب التوقيع من‬
‫تقوم لجنة المعاينة والتثمين بمعاينة وتقييم وتثمين األصول‬
‫مستلم األصل على الجهاز المحمول إلثبات عملية النقل‪.‬‬
‫والتوصية باإلجراء الذي تراه مناسبا لكل أصل إما بالبيع أو االتالف‬
‫أو التبرع‪ ،‬وذلك بالتنسيق مع ضابط األصول الذي يقوم بتحديث‬
‫طلب االستبعاد وفقا لإلجراء الموصى به‬

‫‪6.0‬‬ ‫بدء عملية االستبعاد‬

‫تقوم اللجنة بمراجعة طلب االستبعاد بعد التحديث للتأكد من صحة‬
‫المعلومات المدخلة‪ ،‬وتعتمد الطلب في نظام تتبع األصول‬

‫ال‬
‫‪4.0‬‬
‫بصورة دورية ‪ ،‬يقوم ضابط اآلصول بإنشاء طلب إستبعاد أصول يضم‬
‫‪7.0‬‬ ‫كافة األصول التي تم تحديد حالتها كمعد لالستبعاد‬
‫ترفع اللجنة توصيتها للوزير المعني أو من يفوضه لالعتماد‬
‫نهاية العملية‬

‫ال‬

‫موافقة ضابط أول‬ ‫ال‬

‫اعتماد توصية اللجنة‬ ‫األصول‬

‫األصل موجود في النظام المالي‬

‫االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫نعم‬

‫نعم‬
‫‪8,0‬‬
‫يقوم ضابط األصول بتحديث طلب استبعاد األصول وفي‬
‫نعم‬
‫حالة وجود أصول معدة للبيع يتم إضافة مبلغ البيع الى نظام‬
‫تتبع األصول بعد اتمام تنفيذ إجراءات البيع‬
‫‪10.0‬‬ ‫‪9.0‬‬
‫إذا كان الطلب يتضمن أصوال مسجلة في النظام‬ ‫يقوم ضابط األصول بتنفيذ طلب االستبعاد في نظام تتبع‬
‫المالي االتحادي نظام محاسبة األصول يتم‬ ‫األصول وتقوم لجنة البيع باالشراف على تنفيذ عملية البيع‬
‫إرسال البيانات من نظام تتبع األصول ليتم‬ ‫أوالتبرع أواإلتالف‬
‫ترحيلها آليا‬

‫التطبيق المحمول من نظام تتبع‬ ‫نظام تتبع األصول‬ ‫النظام المالي االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫الخطوات التي ال تحتوي على رمز تدل‬
‫األصول‬ ‫االتحادي‬ ‫أو نظام المشتريات االتحادي‬ ‫على عملية تتم خار األنظمة‬

‫‪24‬‬
 ‫ضابط أول األصول‬
‫منسق األصول‬

‫ضابط األصول‬
‫لجنة المعاينة‬

‫مدير الشؤون‬
‫المالكة لألصل‬
‫مدير اإلدارة‬

‫لجنة البيع‬

‫المحاسب‬
‫والتثمين‬

‫المالية‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫جهات أخرى‬ ‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫استبعاد األصول‬
‫ينشئ منسق األصو ل في اإلدارة المالكة لألصل طلب استبعاد أصول في نظام تتبع األصول مع بيان‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪1‬‬
‫سبب االستبعاد ‪.‬‬
‫‪R\A‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل مدير اإلدارة المالكة لألصل‬ ‫‪1.1‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R\A‬‬ ‫يتم مرا جعة الطلب واعتماده من قبل ضابط أول األصول‪.‬‬ ‫‪1.2‬‬
‫يقوم ضابط األصول بزيارة موا قع األصول ويستخدم جهاز القارئ المحمول لتحديث حالة األصول إلى‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪2‬‬
‫(معد لالستبعاد) وتحديث موقعها (إذا لزم األمر) ‪.‬‬
‫في حال تم تغيير موقع األصل‪ ،‬يقوم ضابط األصول بطلب التوقيع من مستلم األصل على الجهاز‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪3‬‬
‫المحمول إلثبات عملية النقل‪.‬‬
‫بصورة دورية‪ ،‬يقوم ضابط األصول بإنشاء طلب ا ستبعاد أصول يضم األصول التي تم تمييز حالتها‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪4‬‬
‫كمعد لالستبعاد ‪.‬‬
‫تقوم " لجنة المعاينة والتثمين" المشكلة في الجهة االتحادية بناء على القرار ات ذات الصلة بمعاينة وتقييم‬
‫وتثمين األصول و التوصية باإلجراء الذي تراه مناسبا لكل أصل إما بالبيع‪ ،‬أو االتالف‪ ،‬أو التبرع‪،‬‬
‫‪R\A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪5‬‬
‫وذلك بالتنسيق مع ضابط األصول الذي يقوم بتحديث طلب االستبعاد وفقا لإلجراء الموصى به من‬
‫اللجنة باستخدام جهاز القارئ المحمول‪.‬‬
‫تقوم اللجنة بمراجعة طلب االستبعاد بعد التحديث للتأكد من صحة المعلومات المدخلة‪ ،‬وتعتمد الطلب‬
‫‪R\A‬‬ ‫‪6‬‬
‫في نظام تتبع األصول ‪.‬‬
‫يقوم ضابط األصول بتحديث حالة طلب استبعاد األصول‪ .‬وفي حالة وجود أصول معدة للبيع يتم‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪8‬‬
‫إضافة مبلغ البيع الى نظام تتبع األصول بعد اتمام تنفيذ إجراءات البيع‪.‬‬
‫‪R\A‬‬ ‫يتم مرا جعة الطلب واعتماده من قبل ضابط أول األصول‪.‬‬ ‫‪8.1‬‬
‫يقوم ضابط األصول بتنفيذ طلب االستبعاد في نظام تتبع األصول‪ ،‬وتقوم لجنة البيع المشكلة في الجهة‬
‫‪A‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪9‬‬
‫االتحادية بناء على القرارات ذات الصلة‪ ،‬باإلشراف على تنفيذ عملية البيع أو التبرع أو اإلتالف‬

‫‪25‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 6‬الجرد الجزئي المفاجئ‬

‫يتمثل الغرض األساسي من عملية الجرد الجزئي المفاجئ لألصول في مراجعة ومقارنة عينات من األصول الصلجلدة قأل أرض‬
‫اللاقا مع سجل األصول الموجود في نظام تتبع األصول‪ ،‬وهذه العملية شبيهة بالجرد السنوي الشامل لألصل إال أنها تتم على‬
‫نطاق أصغر من خالل جرد بعض األصول والمواقع‪.‬‬

‫كيف يتم تحديد المواقع لجردها‬ ‫‪-‬‬

‫يهدف إجراء عملية الجرد الجزئي المفاجئ لألصول إلى ضمان المطابقة ما بين األصل الصلجلدة على أرض الواقع وسجل‬
‫األصول في نظام تتبع األصول‪ ،‬حيث من المحتمل ظهور فروقات وذلك ألسباب عديدة منها‪ :‬حدوث عمليات استالم أونقل أو‬
‫استبعاد لألصول دون تنفيذ اإلجراء المطلوب في نظام تتبع األصول‪ ،‬أو بسبب حدوث خطأ من قبل مستخدم نظام تتبع األصول‬
‫أثناء إدخال بيانات األصول‪.‬‬

‫يتم استخدام نظام تتبع األصول لتحديد المواقع التي يتطلب جردها جردا جزئيا مفاجئا‪ ،‬بحيث يتم اختيار المواقع التي تم فيها أكبر‬
‫عدد من العمليات على األصول (استالم‪ ،‬نقل ‪ ...‬إلخ) باإلضافة الى المواقع التي تم فيها أقل عدد من العمليات على األصول وذلك‬
‫بحسب المعايير التالية‪:‬‬

‫‪ . 1‬المواقع ذات الحركات الكثيرة لألصول‪ :‬يتم جرد ما نسبته ‪ %10‬إلى ‪ %15‬من إجمالي عدد هذه المواقع‪.‬‬
‫‪ . 2‬المواقع ذات الحركات القليلة لألصول‪ :‬يتم جرد ما نسبته ‪ %5‬من إجمالي عدد هذه المواقع‪.‬‬

‫متى يجب إجراء عملية الجرد الجزئي المفاجئ لألصول‬ ‫‪-‬‬

‫يوصى بأن يتم إجراء جرد جزئي مفاجئ بشكل ربع سن وي‪.‬‬

‫من األسباب التي تستدعي إجراء الجرد الجزئي المفاجئ لألصول‪:‬‬ ‫‪-‬‬

‫تجديد مكاتب‪ /‬مواقع أ ي إدارة أو قسم‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫نقل إدارة أو قسم بشكل كامل من موقع إلى اخر‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مالحظة فروقات بين بيانات األصددول المسددجلة في نظام تتبع األصددول ضاألصوول الصلجلدة قأل أرض الواقع من قبل‬ ‫‪-‬‬
‫فريق األصول‪.‬‬

‫‪ 7‬الجرد السنوي‬
‫يتمثل الهدف من عملية الجرد السنوي لألصول إلى التحقق من الوجود الفعلي لألصول المسجلة في نظام تتبع األصول وذلك عن‬
‫طريق مطابقة نتائج الجرد مع بيانات األصول المسجلة في نظام تتبع األصول ومعالجة الفروقات (ان وجدت)‬
‫يتم تشكيل فريق لجرد األصول في الجهة االتحادية‪ ،‬بحيث يضم فريق الجرد‪ :‬مدقق األصول‪ ،‬منسق و األصول (كممثلين عن اإلدارات‬
‫المالكة لألصول)‪ ،‬على أال يتضمن فريق الجرد ضابط األصول‪.‬‬

‫يعمل فريق الجرد تحت إشراف ضابط أول األصول ويختص الفريق بما يلي‪:‬‬
‫‪ . 1‬زيارة كافة مواقع ومباني الجهة االتحادية وجرد أ صولها باستخدام نظام تتبع األصول وبحسب اإلجراءات التفصيلية‬
‫المذكورة في هذا الدليل‪.‬‬
‫‪ . 2‬معاينة األصول وتحديد حالتها‬
‫‪ . 3‬مقارنة األصول الموجودة فعليا على أرض الواقع مع األرصدة المسجلة في نظام تتبع األصول‪.‬‬
‫‪ . 4‬إعداد تقرير بنتائج عملية الجرد على أن يشمل األصول المطابقة وغير المسجلة والمفقودة‪.‬‬
‫‪ -‬يتم إشعار وزارة المالية (إدارة أمالك االتحاد) إلكترونيا عبر نظام تتبع األصول بانتهاء عملية الجرد السنوي لألصول في‬
‫الجهة االتحادية‪.‬‬
‫‪ -‬ال يجوز استالم أ و صرف أ ي أصول من المستودعات والمخازن الفرعية للجهة االتحادية أثناء فترة الجرد‪ ،‬إال أنه إذا اقتضت‬
‫طبيعة العمل في بعض المستودعات والمخازن الفرعية عدم إيقاف الحركة فيها بناء على موافقة فريق الجرد‪ ،‬فيجب عندئذ‬
‫تحديث أرصدة المخازن وذلك بإجراء عمليات اإلضافة والخصم لألصول نتيجة الحركة بالمستودع خالل فترة الجرد‪.‬‬

‫‪26‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫يتم اتباع الخطوات التفصيلية التالية لتنفيذ جرد األصول‪:‬‬

‫‪ . 1‬قبل شهر واحد من تاريخ بدء الجرد‪ ،‬يضع مدقق األصول الخطة التفصيلية للجرد ويشاركها مع أعضاء فريق الجرد‪.‬‬

‫‪ . 2‬يجب على ضابط أول األصول التأكد من توافر المتطلبات لتنفيذ الجرد بما فيها توافر ملصقات األصول وأجهزة القارئ‬
‫المحمولة لتجنب أي تأخير قد يحدث في تنفيذ عملية جرد األصول‪.‬‬

‫‪ . 3‬يقوم منسقو األصول بتدريب فريق الجرد على آلية تنفيذ عملية الجرد باستخدام نظام تتبع األصول وذلك قبل أسبوع على‬
‫األقل من تاريخ بدء الجرد‪.‬‬

‫‪ . 4‬قبل يوم واحد من الجرد‪ ،‬يقوم مدقق األصول باستخرا تقارير تفاصيل األصول قبل الجرد من نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪ . 5‬يبدأ فريق الجرد عملية الجرد باستخدام نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪ . 6‬عند االنتهاء من جرد كل طابق‪ ،‬يقوم مدقق األصول بإصدار تقرير المطابقة والتحقق من صحته ومن ثم يقوم بإرساله الى‬
‫فريق الجرد وإلى ضابط أول األصول‪.‬‬

‫‪ . 7‬عند انتهاء الجرد‪ ،‬يقوم مدقق األصول بمراجعة والتأكد من صحة فروقات الجرد وإرسالها إلى فريق الجرد وإلى ضابط‬
‫أول األصول) دور مدقق االصول التدقيق وقد يتطلب ذلك اعادة الجرد في بعض المواقع بناء على فروقات الجرد وطلب‬
‫ضابط أول أصول (‬

‫‪ . 8‬في حا ضجلد أصل تم الفثلر قيه من خال الجرد ال فقي ضلم ةيم إعافيه مسب ا في سجل األصل عصن نظام تيبا‬
‫األصل ‪ ،‬يقوم ضابط األصول بإنشاء طلب إضافتها يدويا إلى نظام تتبع األصول (راجع عملية استالم أصول بدون أمر‬
‫شراء)‪.‬‬

‫‪ . 9‬في حا ضجلد أصل في سجل األصل عصن نظام تيبا األصل ضلم ةيم الفثلر قيه قأل أرض اللاقا ند الجرد ال فقي‬
‫لألصل ‪ ،‬يقوم ضابط أول األ صول بالتحقق مع ضابط األصول ومنسق األصول حول سبب فقدان األصول (عملية استبعاد‬
‫األصول)‬

‫‪. 10‬يقوم ضابط أول األصول بإعداد تقرير الجرد األولي لالعتماد باستخدام نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪ . 11‬يراجع الفريق المالي تقرير فروقات الجرد ويعتمده‪.‬‬

‫‪. 12‬يتم إشعار إدارة أمالك االتحاد في وزارة المالية عبر نظام تتبع األصول بانتهاء الجهة االتحادية من تنفيذ عملية الجرد‬
‫الفعلي لألصول على أن يتضمن اإلشعار تقرير الجرد النهائي‪.‬‬

‫‪. 13‬يقوم ضابط أول األصول بترحيل نتائج الجرد في نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪27‬‬

‫الفريق المالي‬
‫يبدأ فريق الجرد عملية الجرد باستخدام نظام‬
‫الجرد‬
‫فريق الجرد‬ ‫فريق تتبع األصول‬
‫‪2.0‬‬
‫يجب على ضابط أول األصول التأكد من توافر المتطلبات‬ ‫‪1.0‬‬
‫لتنفيذ الجرد بما فيها توافر ملصقات األصول وأجهزة القارئ‬ ‫قبل شهر واحد تاريخ بدء الجرد ‪ ،‬يضع مدقق األصول‬
‫المحمولة لتجنب أي تأخير قد يحدث في تنفيذ عملية جرد‬ ‫الخطة التفصيلية للجرد ويشاركها مع أعضاء الفريق‬
‫األصول‬
‫‪3.0‬‬
‫يقوم منسقو األصول بتدريب فريق الجرد على الية تنفيذ‬
‫عملية الجرد باستخدام نظام تتبع األصول وذلك قبل‬ ‫ال‬ ‫الجرد موكل لشركة‬
‫أسبوع على األقل من تاريخ بدء الجرد‬
‫نعم‬
‫‪5.0‬‬ ‫‪4.0‬‬
‫قبل يوم واحد من الجرد يقوم مدقق األصول باستخرا تقارير‬
‫تتبع األصول‬ ‫تفاصيل األصول قبل الجرد من نظام تتبع األصول‬
‫‪6.0‬‬
‫عند االنتهاء من جرد كل طابق‪ ،‬يقوم مدقق األصول باصدار‬
‫‪6.5‬‬
‫تقرير المطابقة والتحقق من صحته ومن ثم يقوم بإرساله الى‬
‫فريق لجنة الجرد وإلى ضابط أول األصول‬
‫‪28‬‬
 ‫الجرد‬
‫الفريق المالي‬ ‫فريق الجرد‬ ‫فريق تتبع األصول‬

‫‪6.5‬‬
‫‪7.0‬‬
‫عند انتهاء الجرد‪ ،‬يقوم مدقق األصول بمراجعة والتأكد من نتائج الجرد‬
‫وإرسالها إلى فريق الجرد و إلى ضابط أول األصول‬

‫في حال وجود أصول تم العثور‬
‫عليها أثناء الجرد ولم تكن مسجلة‬
‫في النظام‪ ،‬يقوم ضابط األصول‬
‫بانشاء طلب إضافتها يدوي ا في‬
‫النظام‬
‫راجع عملية إستالم أصول بدون‬
‫أمر شراء‬
‫‪8.0‬‬
‫في حالة األصول التي لم يتم العثور‬
‫عليها على أرض الواقع‪ ،‬يقوم ضابط‬
‫أول األصول بالتحقق مع ضابط‬
‫األصول ومنسق األصول حول سبب‬
‫الفرق وقد يتطلب ذلك إعادة للجرد‬
‫قبل تقديم طلب استبعاد في النظام اذا‬
‫لزم األمر‬
‫راجع عملية استبعاد األصول‬

‫‪11.0‬‬
‫يراجع الفريق المالي‬ ‫‪10.0‬‬
‫تقرير نتائج الجرد‬ ‫يقوم ضابط أول األصول بإعداد تقرير الجرد األولي لالعتماد‬
‫ويعتمده‬ ‫باستخدام نظام تتبع األصول‬

‫‪12.0‬‬
‫يتم إشعار إدارة أمالك االتحاد في وزارة المالية عبر نظام تتبع‬
‫األصول بانتهاء الجهة االتحادية من تنفيذ عملية الجرد الفعلي‬
‫لألصول على أن يتضمن اإلشعار تقرير الجرد النهائي‬

‫‪13.0‬‬
‫يقوم ضابط أول األصول بترحيل نتائج الجرد في نظام تتبع األصول‬

‫‪29‬‬
 ‫التطبيق المحمول من نظام تتبع‬ ‫نظام تتبع األصول‬ ‫النظام المالي االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫الخطوات التي ال تحتوي على رمز تدل‬
‫األصول‬ ‫االتحادي‬ ‫أو نظام المشتريات االتحادي‬ ‫على عملية تتم خار األنظمة‬

‫مدير الشؤون المالية‬

‫المدير المسؤول عن‬

‫إدارة أمالك االتحاد‬

‫ضابط أول األصول‬
‫مستخدم األصل‬

‫مستخدم األصل‬

‫منسق األصول‬

‫ضابط األصول‬
‫مدقق األصول‬
‫فريق الجرد‬

‫المحاسب‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫جهات أخرى‬ ‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫الجرد‬

‫قبل شهر واحد من تاريخ بدء الجرد‪ ،‬يضع مدقق األصول الخطة‬
‫‪R\A‬‬ ‫‪1‬‬
‫التفصيلية للجرد ويشاركها مع أعضاء فريق الجرد‪.‬‬

‫ةجب قأل عابط أض األصل اليأكد من تلافر الصيطقبال لين يذ‬

‫‪R\A‬‬ ‫الجرد بصا فيها تلافر مقا ال األصل ضأجهزة ال ارئ الصحصللل‬ ‫‪2‬‬
‫ليجنب أي تأخير قد ةحدث في تن يذ صقيل جرد األصل‬
‫ة لم منس ل األصل بيدرةب فرةق الجرد قأل آليل تن يذ صقيل الجرد‬
‫‪R‬‬ ‫‪A‬‬ ‫باسيخدام نظام تيبا األصل ضذلك قبل أسبلع قأل األقل من تارةخ‬ ‫‪3‬‬
‫بدء الجرد‬

‫قبل يوم واحد من الجرد‪ ،‬يقوم مدقق األصول باستخرا تقارير‬

‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪4‬‬
‫تفاصيل األصول قبل الجرد من نظام تتبع األصول‬

‫‪R\A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫يبدأ فريق الجرد عملية الجرد باستخدام نظام تتبع األصول‬ ‫‪5‬‬

‫عند االنتهاء من جرد كل طابق‪ ،‬يتم إعداد تقرير المطابقة بواسطة‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫نظام تتبع األصول من قبل مدقق األصول ويقوم بإرساله إلى فريق‬ ‫‪6‬‬
‫الجرد وإلى ضابط أول األصول‪.‬‬

‫عند انتهاء الجرد‪ ،‬يقوم مدقق األصول بمراجعة والتأكد من نتائج‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪7‬‬
‫الجرد وإرسالها إلى فريق الجرد وإلى ضابط أول األصول‬

‫‪30‬‬
 ‫مدير الشؤون المالية‬
‫المدير المسؤول عن‬

‫إدارة أمالك االتحاد‬

‫ضابط أول األصول‬
‫مستخدم األصل‬

‫مستخدم األصل‬

‫منسق األصول‬

‫ضابط األصول‬
‫مدقق األصول‬
‫فريق الجرد‬

‫المحاسب‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫جهات أخرى‬ ‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫الجرد‬
‫في حالة األصول التي لم يتم العثور عليها على أرض الواقع‪ ،‬يقوم‬
‫ضابط أول األصول بالتحقق مع ضابط األصول ومنسق األصول‬
‫‪R‬‬ ‫‪R\A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪8‬‬
‫حول سبب الفرق وقد يتطلب ذلك إعادة للجرد قبل تقديم طلب‬
‫استبعاد في النظام إذا لزم األمر‬
‫في حال وجود أصول تم العثور عليها أثناء الجرد ولم تكن مسجلة‬
‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫في النظام‪ ،‬يقوم ضابط األصول بإنشاء طلب إضافتها يدويا في‬ ‫‪9‬‬
‫النظام‬

‫يقوم ضابط أول األصول بإعداد تقرير الجرد األولي لالعتماد‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R\A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪10‬‬
‫باستخدام نظام تتبع األصول‪.‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫يراجع الفريق المالي تقرير نتائج الجرد ويعتمده‪.‬‬ ‫‪11‬‬

‫يتم إشعار إدارة أمالك االتحاد في وزارة المالية عبر نظام تتبع‬
‫‪R\A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫األصول بانتهاء الجهة االتحادية من تنفيذ عملية الجرد الفعلي‬ ‫‪12‬‬
‫لألصول على أن يتضمن اإلشعار تقرير الجرد النهائي ‪.‬‬

‫يقوم ضابط أول األصول بترحيل نتائج الجرد في نظام تتبع‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪13‬‬
‫األصول‪.‬‬

‫‪31‬‬
 ‫‪ 8‬استبعاد المباني‬
‫يتم اتباع الخطوات التالية عند استبعاد أ ي مبنى‪:‬‬

‫‪ . 1‬يقوم ضابط األصول في الجهة االتحادية بتقديم طلب استبعاد من نوع مبنى لالستبعاد على ان يتم بيان اسم المبنى وسبب االستبعاد‬
‫وإرفاق جميع المستندات المطلوبة‬

‫‪ . 2‬يتم اعتماد طلب االستبعاد من قبل ضابط أول األصول ثم الوكيل المساعد ثم الوكيل في الجهة االتحادية‪.‬‬

‫‪ . 3‬يتم ارسال طلب استبعاد مع المستندات الداعمة إلى وزارة المالية – إدارة امالك االتحاد‬

‫‪ . 4‬ت لم ضزارة الصاليل وإدارة أمالك االتحاد باليأكد من توفر كافة الثبوتيات المطلوبة في الطقب اللارد السيبفاد الصبنأل والتأكد من‬
‫وضوح الخرائط‬

‫‪ . 5‬اعتماد وكيل ال وزارة المساعد لشؤون اإلدارة المالية العامة في ضزارة الصاليل للمذكرة التفصيلية بشأن استبعاد مبنى‪.‬‬

‫‪ . 6‬اعتماد وكيل ضزارة الصاليل للمذكرة التفصيلية بشأن استبعاد مبنى‪.‬‬

‫‪ . 7‬اعتماد معالي وزير المالية للمذكرة التفصيلية بشأن استبعاد مبنى‪.‬‬

‫‪ . 8‬تقوم وزارة المالية برفع مذكرة تفصيلية بالموضوع إلى مجلس الوزراء الموقر للبت‪.‬‬

‫‪ . 9‬استالم وزارة المالية للقرار الصادر من مجلس الوزراء الموقر التخاذ الالزم لين يذ ال رار‪.‬‬

‫‪ . 10‬تقوم وزارة المالية بمخاطبة الجهة االتحادية وتسليمها نسخة من القرار الصادر من المجلس الوزاري للتنمية بخصوص استرجاع‬
‫المبنى أو األرض السابق منحها لها‪.‬‬

‫‪ . 11‬تقوم الجهة االتحادية بمخاطبة الجهة المحلية وتسليمها نسخة من القرار الوزاري للتنمية مع طلب ترشيح عضو من قبلهم للمشاركة‬
‫في لجنة تسليم الموقع‪.‬‬

‫‪ . 12‬تقوم الجهة االتحادية بتشكيل لجنة لتسليم الموقع بناء على القرار الصادر متمثلة من‪:‬‬
‫‪ -‬عضو من الجهة االتحادية‬
‫‪ -‬عضو وزارة المالية‬
‫‪ -‬ممثل من الجهة المحلية‬

‫‪. 13‬يقوم ضابط أول األصول بطباعة تقرير التسليم من نظام تتبع األصول بحسب النموذ المعتمد بهدف الموافقة عليه من جميع‬
‫الممثلين‪.‬‬

‫‪. 14‬يقوم ضابط أول األصول بتنفيذ عملية االستبعاد مع بيان قيمة المبنى ويرسل نسخة من تقرير التسليم المعتمد إلى وزارة المالية‬
‫للتأكيد على تنفيذ قرار المجلس الوزاري للتنمية‪.‬‬

‫‪ . 15‬تقوم وزارة المالية بإرسال نسخة من تقرير التسليم إلى مجلس الوزراء الموقر تأكيدا على االنتهاء من تنفيذ القرار‪.‬‬

‫ضترحيقها بشكل آلي‪.‬‬ ‫‪ . 16‬يتم إرسا ت اصيل اسيبفاد الصبنأل من نظام تيبا األصل إلأل النظام الصالي االتحادي و نظام محاسبل األصل‬

‫‪32‬‬
 ‫استبعاد مبنى‬
‫الربط ا لي‬ ‫لجنة التسليم‬ ‫وزارة المالية‬ ‫فريق تتبع األصول‬

‫‪1.0‬‬
‫يقوم ضابط األصول يتقديم طلب استبعاد من نوع مبنى لالستبعاد‬
‫‪2.0‬‬ ‫نعم‬
‫ويذكر اسم المبنى وسبب االستبعاد ويرفق جميع المستندات المطلوبة‬
‫يتم إرسال الطلب مع المستندات الداعمة إلى وزارة‬ ‫ويتم تحديد بيانات المبنى اسم المبنى المساحة العنوان كود‬
‫المالية – إدارة أمالك االتحاد للمراجعة‬ ‫األرض‬
‫نهاية العملية‬
‫ال‬
‫ال‬

‫اعتماد الوكيل‬ ‫نعم‬ ‫اعتماد الوكيل المساعد‬ ‫نعم‬ ‫إعتماد ضابط أول األصول‬
‫اعتماد إدارة أمالك االتحاد في النظام بناء على‬
‫‪ 1‬اعتماد الوكيل المساعد لشؤون اإلدارة المالية العامة‬
‫‪ 2‬اعتماد سعادة الوكيل‬
‫ال‬ ‫ال‬
‫‪ 3‬اعتماد معالي الوزير‬

‫نهاية العملية‬

‫يتم ارسال اشعار الكتروني الى‬ ‫نعم‬

‫الوكيل المساعد‬

‫نعم‬

‫‪3.0‬‬
‫ترسل وزارة المالية – إدارة أمالك االتحاد الطلب إلى‬
‫تقوم وزارة المالية بمخاطبة الجهة اإلتحادية وتسليمها نسخة‬ ‫مجلس الوزراء الموقر‬
‫من القرار الصادر من المجلس الوزاري للتنمية بخصوص‬
‫استرجاع المبنى أو األرض السابق منحها لها‬ ‫نعم‬

‫اعتماد إدارة أمالك‬

‫بناء على قرار مجلس الوزراء الموقر ‪ ،‬تتخذ إدارة أمالك‬
‫ترسل الجهة االتحادية قرار مجلس الوزراء الموقر للجهة‬ ‫االتحاد في النظام‬
‫االتحاد اإلجراء المطلوب‬
‫المحلية وتطلب منها تسمية ممثل في لجنة التسليم‬

‫ال‬

‫‪7.0‬‬ ‫نهاية العملية‬

‫يتم تشكيل لجنة من قبل الجهة االتحادية تضم ممثلين من‬ ‫‪8.0‬‬
‫الجهةاالتحادية ووزارة المالية والجهة المحلية‬ ‫يقوم ضابط أول األصول بطباعة تقرير التسليم من نظام تتبع األصول بحسب النموذ المعتمد بهدف الموافقة عليه‬
‫من جميع الممثلين ‪.‬‬

‫ترسل وزارة المالية ‪ -‬أمالك االتحاد تقرير التسليم المعتمد إلى مجلس‬
‫الوزراء كتأكيد على تنفيذ قرار مجلس الوزراء الموقر‬

‫يتم إرسا ت اصيل اسيبفاد الصبنأل‬ ‫‪9.0‬‬

‫من نظام تيبا األصل إلأل النظام‬ ‫يقوم ضابط أول األصول بتنفيذ عملية االستبعاد مع بيان قيمة المبنى ويرسل نسخة من تقرير التسليم المعتمد إلى‬
‫الصالي االتحادي نظام محاسبل‬ ‫وزارة المالية للتأكيد على تنفيذ قرار المجلس الوزاري للتنمية‬
‫األصل ضترحيقها بشكل آلي‬

‫التطبيق المحمول من نظام تتبع‬ ‫نظام تتبع األصول‬ ‫النظام المالي االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫الخطوات التي ال تحتوي على رمز تدل‬
‫األصول‬ ‫االتحادي‬ ‫أو نظام المشتريات االتحادي‬ ‫األنظمة‬ ‫على عملية تتم خار‬

‫‪33‬‬
‫مدير الشؤون المالية‬

‫ضابط أول األصول‬

‫الجهة اإلتحادية‬
‫الجهة المحلية‬

‫مجلس الوزراء‬
‫ضابط األصول‬

‫وزارة المالية‬
‫المحاسب‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫لجنة االستالم‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫استبعاد مبنى‬
‫يقوم ضابط األصول بتقديم طلب استبعاد من نوع "مبنى لالستبعاد"‪ ،‬ويذكر‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫اسم المبنى وسبب االستبعاد‪ ،‬ويرفق جميع المستندات المطلوب‪ ،‬ويتم تحديد‬ ‫‪1‬‬
‫بيانات المبنى‪ :‬اسم المبنى‪ /‬المساحة‪ /‬العنوان‪ /‬كود األرض‪.‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل ضابط أول األصول‬ ‫‪1.1‬‬

‫‪A/R‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل الوكيل المساعد‬ ‫‪1.2‬‬

‫‪A/R‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من قبل الوكيل‬ ‫‪1.3‬‬

‫يتم إرسال الطلب مع المستندات الداعمة إلى وزارة المالية إدارة أمالك االتحاد‬
‫‪R‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪2‬‬
‫بوزارة المالية للمراجعة‬

‫يتم اعتماد الطلب من إدارة أمالك االتحاد بوزارة المالية بناء على اعتماد‬
‫‪A/R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪2.1‬‬
‫الوكيل المساعد لشؤون اإلدارة المالية العامة وسعادة الوكيل ومعالي الوزير‬

‫‪C‬‬ ‫‪A/R‬‬ ‫ترسل وزارة المالية (إدارة أمالك االتحاد) الطلب إلى مجلس الوزراء الموقر‬ ‫‪3‬‬

‫بناء على مالحظات مجلس الوزراء الموقر‪ ،‬تتخذ وزارة المالية (إدارة أمالك‬
‫‪I‬‬ ‫‪A/R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪4‬‬
‫االتحاد) اإلجراء المطلوب‬

‫‪34‬‬
‫مدير الشؤون المالية‬

‫ضابط أول األصول‬

‫الجهة اإلتحادية‬
‫الجهة المحلية‬

‫مجلس الوزراء‬
‫ضابط األصول‬

‫وزارة المالية‬
‫المحاسب‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫لجنة االستالم‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫استبعاد مبنى‬

‫‪A/R‬‬ ‫يتم اعتماد الطلب من إدارة أمالك االتحاد بوزارة المالية‬ ‫‪4.1‬‬

‫تقوم وزارة المالية بمخاطبة الجهة االتحادية وتسليمها نسخة من القرار الصادر من‬
‫‪A/R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪5‬‬
‫المجلس الوزاري للتنمية بخصوص استرجاع المبنى أو األرض السابق منحها لها‪.‬‬

‫تقوم الجهة اال تحادية بمخاطبة الجهة المحلية وتسليمها نسخة من القرار الوزاري‬
‫‪C‬‬ ‫‪A/R‬‬ ‫‪6‬‬
‫للتنمية مع طلب ترشيح عضو من قبلهم للمشاركة في لجنة تسليم الموقع‪.‬‬

‫يتم تشكيل لجنة من قبل الجهة اإلتحادية تضم ممثلين من الجهة االتحادية ووزارة‬
‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A/R‬‬ ‫‪7‬‬
‫المالية والجهة المحلية‬

‫يقوم ضابط أول األصول بطباعة تقرير التسليم من نظام تتبع األصول بحسب‬
‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪8‬‬
‫النموذ المعتمد بهدف الموافقة عليه من جميع الممثلين‬
‫يقوم ضابط أول األصول بتنفيذ عملية االستبعاد مع بيان قيمة المبنى ويرسل نسخة‬
‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫من تقرير التسليم المعتمد إلى وزارة المالية للتأكيد على تنفيذ قرار المجلس‬ ‫‪9‬‬
‫الوزاري للتنمية‬
‫ترسل وزارة المالية (إدارة أمالك االتحاد) تقرير التسليم المعتمد إلى مجلس‬
‫‪I‬‬ ‫‪A/R‬‬ ‫‪10.2‬‬
‫الوزراء الموقر (كتأكيد على تنفيذ قرار مجلس الوزراء الموقر)‬

‫‪35‬‬
 ‫‪ 9‬تسجيل مبنى‬
‫يتم اتباع الخطوات التالية عند تسجيل أ ي مبنى‪:‬‬

‫‪ . 1‬تقوم الجهة االتحادية التي أبلغت أ وال بوجود مبنى أ و ممتلك سيتم منحه أ و تخصيصه لجهة اتحادية ما بالتنسيق مع جميع الجهات‬
‫االتحادية المعنية لالتفاق على حضور لجنة استالم الممتلكات في الموقع بالموعد المحدد للتسليم‪.‬‬

‫‪ . 2‬يتم التنسيق مع الجهات االتحادية والمحلية المعنية قبل موعد التسليم بشأن الخرائط والوثائق الواجب استالمها سواء قبل أ و بعد موعد‬
‫التسليم‪.‬‬

‫‪ . 3‬التنسيق مع الجهة المشرفة على تنفيذ المشروع للحصول على قائمة األ عمال غير المكتملة لمتابعة تنفيذها مع المقاول خالل فترة‬
‫الصيانة ‪ .‬وفي جميع األحوال تعد لجنة استالم الممتلكات محضر االستالم (ابتدائي ‪ /‬نهائي) وتسجيل المالحظات‪.‬‬

‫‪ . 4‬اعتماد المحضر من جميع الجهات المعنية بما فيها المقاول‪.‬‬

‫‪ . 5‬الحصول على كافة البيانات المتعلقة باسم وعنوان المقاول الرئيسي المنفذ للمشروع وأرقام التواصل لمتابعة اعمال الصيانة او إصالح‬
‫المشاكل التي قد تحدث خالل فترة الصيانة المجانية والتي تكون عادة خالل السنة األولى تحسب من تاريخ االستالم الرسمي للمبنى‪.‬‬

‫‪ . 6‬في حالة وجود أصول اخرى في المشروع يتم اتباع االجراءات التفصيلية المعتمدة عند تسجيل اصول بدون امر شراء (فقرة ‪)3.1.2‬‬

‫‪ . 7‬في حال كان الممتلك المخصص أ و الممنوح للجهة االتحادية مستخدم من قبل طرف آخر سابقا‪ ،‬فيجب على لجنة االستالم مراعاة‬
‫الحصول من الجهة المانحة على شهادات براءة ذمة لجميع مستحقات الخدمات العامة على العقار حتى تاريخ االستالم‬

‫‪ . 8‬في حالة أن المبنى أ و العقار الممنوح ستؤول ملكيته للحكومة االتحادية‪ ،‬فيجب في هذه الحالة على اإلدارة المختصة بوزارة المالية أ و‬
‫غيرها من الجهات االتحادية متابعة عملية تسجيل العقار لدى الجها ت الرسمية والحصول على جميع المستخرجات القانونية التي تثبت‬
‫ملكية الحكومة االتحادية للعقار في أسرع وقت ممكن مع مراعاة الحصول من الجهة المانحة على شهادات براءة ذمة لجميع مستحقات‬
‫الخدمات العامة على العقار حتى تاريخ االستالم‬

‫‪ . 9‬حفظ محضر االستالم االبتدائي أو النهائي أو عقود الصيانة واستمارة المشروع والخرائط والتصاميم الهندسية وكافة المستندات االصلية‬
‫لدى الجهة االتحادية المعنية ونسخة منها لدى وزارة المالية‪.‬‬

‫‪ . 10‬بمجرد نقل ملكية المبنى رسميا إلى الجهة االتحادية‪ ،‬يقوم ضابط األصول بإنشاء طلب لتسجيل المبنى في نظام تتبع األصول وإرفاق‬
‫جميع المستندات الداعمة‬

‫‪ . 11‬ة لم عابط أض األصل بصراجفل الطلب للتأكد من صحة البيانات والمستندات المرفقة ثم يقوم باعتماد الطلب في نظام تتبع األصول‬
‫بعد إدخال قيمة المبنى‪.‬‬

‫‪ . 12‬يقوم ضابط األصول بتسجيل المبنى في نظام متابعة األصول‬

‫‪. 13‬يتم إرسال معلومات تفاصيل تسجيل المبنى الى النظام المالي االتحادي وترحيلها بشكل آلي (عن طريق االضافات المجمعة في نظام‬
‫محاسبة األصول)‬

‫‪36‬‬
 ‫تسجيل مبنى (ا ستالم مبنى)‬

‫تسجيل مبنى‬
‫الربط ا لي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫لجنة االستالم‬

‫تقوم الجهة االتحادية التي يتم إعالمها أوال بتسليم مبنى جديد إلى إحدى الجهات االتحادية بتنفيذ الخطوات التالية‬
‫أ إنشاء لجنة استالم تضم ممثلين من جميع الجهات االتحادية المعنية والجهات المحلية والمقاول‬
‫ب يحدد موعدا للتسليم‬
‫ينسق مع الجهات المحلية واالتحادية للحصول على جميع المستندات المخططات التي يجب إعدادها قبل تاريخ التسليم‬
‫د التنسيق مع الجهة المشرفة على تنفيذ المشروع للحصول على قائمة األعمال والتشطيبات غير المكتملة لمتابعة تنفيذها مع‬
‫المقاول خالل فترة الصيانة وفي جميع األحوال تعد لجنة استالم الممتلكات محضر االستالم ابتدائي نهائي وتسجيل‬
‫المالحظات‬

‫‪2.0‬‬
‫تتم الموافقة على سند التسليم من قبل جميع األطراف المعنية بما في ذلك المقاول‬

‫‪2.1‬‬
‫يرجى العودة الى عملية تسجيل‬ ‫المبنى يحوي اصوال‬
‫نعم‬ ‫للتسجيل‬
‫األصول بدون طلب شراء‬
‫فقرة رقم‬
‫ال‬
‫‪4.0‬‬
‫بمجرد نقل ملكية المبنى رسميا إلى الجهة االتحادية ‪ ،‬يقوم ضابط األصول‬ ‫‪3.0‬‬
‫بإنشاء طلب لتسجيل المبنى في نظام تتبع األصول وإرفاق جميع المستندات‬ ‫تقوم الجهة االتحادية بمتابعة عملية تسجيل العقار لدى الجهات الرسمية والحصول على جميع المستخرجات القانونية‬
‫الداعمة‬

‫نهاية العملية‬
‫ال‬
‫موافقة ضابط‬
‫أول األصول‬

‫نعم‬
‫‪6.0‬‬
‫يتم إرسال معلومات تفاصيل تسجيل‬
‫المبنى الى النظام المالي االتحادي‬
‫وترحيلها بشكل آلي عن طريق‬ ‫‪5.0‬‬
‫االضافات المجمعة في نظام محاسبة‬ ‫يقوم ضابط األصول بتسجيل المبنى في نظام تتبع األصول‬
‫األصول‬

‫التطبيق المحمول من نظام تتبع‬ ‫نظام تتبع األصول‬ ‫النظام المالي االتحادي نظام محاسبة األصول‬ ‫الخطوات التي ال تحتوي على رمز تدل‬
‫األصول‬ ‫االتحادي‬ ‫أو نظام المشتريات االتحادي‬ ‫على عملية تتم خار األنظمة‬

‫‪37‬‬
 ‫الجهات اإلتحادية ذات‬
‫مدير الشؤون المالية‬

‫ضابط أول األصول‬

‫الجهة اإلتحادية‬
‫ضابط األصول‬

‫الجهة المحلية‬
‫المحاسب‬

‫المقاول‬

‫العالقة‬
‫مصفوفة توزيع المسؤوليات والصالحيات ‪RACI‬‬

‫الفريق المالي‬ ‫فريق تتبع األصول‬ ‫لجنة اإلستالم‬ ‫الحالة‬ ‫الخطوات‬

‫تسجيل مبنى‬

‫تقوم الجهة االتحادية التي يتم إعالمها أوال بتسليم مبنى جديد إلى إحدى‬
‫الجهات االتحادية بتنفيذ الخطوات التالية‪:‬‬
‫أ‪ .‬إنشاء لجنة استالم تضم ممثلين من جميع الجهات االتحادية المعنية والجهات‬
‫المحلية والمقاول‬
‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A/R‬‬ ‫ب‪ .‬يحدد موعدا للتسليم‬ ‫‪1‬‬
‫‪ .‬ينسق مع الجهات المحلية واالتحادية للحصول على جميع المستندات ‪/‬‬
‫المخططات التي يجب إعدادها قبل تاريخ التسليم‬
‫د‪ .‬التنسيق مع الجهة المشرفة على تنفيذ المشروع للحصول على قائمة األعمال‬
‫والتشطيبات غير المكتملة لمتابعة تنفيذها مع المقاول خالل فترة الصيانة‪ .‬وفي‬
‫جميع األحوال تعد لجنة استالم الممتلكات محضر االستالم (ابتدائي ‪ /‬نهائي)‬
‫وتسجيل المالحظات‬

‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A/R‬‬ ‫تتم الموافقة على سند التسليم من قبل جميع األطراف المعنية بما في ذلك المقاول‬ ‫‪2‬‬

‫تقوم الجهة االتحادية بمتابعة عملية تسجيل العقار لدى الجهات الرسمية‬
‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪A/R‬‬ ‫‪3‬‬
‫والحصول على جميع المستخرجات القانونية‬

‫بمجرد نقل ملكية المبنى رسميا إلى الجهة االتحادية‪ ،‬يقوم ضابط األصول بإنشاء‬
‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪4‬‬
‫طلب لتسجيل المبنى في نظام متابعة األصول وإرفاق جميع المستندات الداعمة‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫يقوم ضابط األصول بتسجيل المبنى في نظام متابعة األصول‬ ‫‪5‬‬

‫‪38‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ . 5‬إجراءات التشغيل – األنظمة اإللكترونية‬

‫ترتبط الكفاءة في تتبع األصول الثابتة ارتباطا مباشرا بالفهم الصحيح والتنفيذ الدقيق إلجراءات التشغيل القياسية باإلضافة إلى‬
‫سالمة البيانات التي يتم جمعها وإدارتها عبر نظام تتبع األصول االتحادي (‪)FATS‬‬

‫‪ 5.1‬نظام تتبع األصول االتحادي)‪(FATS‬‬

‫نظام تتبع األصول الثابتة هو أحد الحلول اإللكتروني ة التي يتم تشغيلها عن طريق األجهزة المحمولة‪ ،‬وهي تتزامن وتربط‬
‫بياناتها مع قاعدة بيانات مركزية تتجمع فيها كافة البيانات المتعلقة بتتبع األصول‪ .‬وتتمثل مزايا ال نظام فيما يلي‪:‬‬
‫• متابعة األصول وفقا للمنطقة والمبنى واإلدارة والغرفة و‪/‬أو الموظف‪.‬‬
‫• استالم وربط األصول التي يتم شراؤها بإشعار التسليم واسم المورد والفواتير ذات الصلة‪.‬‬
‫• تنفيذ ومتابعة عمليات توزيع ونقل واستبعاد األص ول‪.‬‬
‫• إعداد السجل الالزم حول وضع األصل وتوضيح ما إذا كان قيد االستخدام أو اإلصالح أو اإلعارة‪.‬‬
‫• إعداد السجل الالزم حول حالة كل أصل (ممتاز‪ ،‬جيد‪ ،‬متوسط‪ ،‬وسيء)‪.‬‬
‫• إعداد المعلومات الالزمة حول تاريخ ضد ددمان األصد ددل والعالمات التجارية (الشد ددركة المصد ددنعة) ونوع األصد ددل‬
‫(الطراز) والرقم التسلسلي‪.‬‬
‫• إجراء عمليات الجرد السنوي‪.‬‬
‫• إعداد التقارير العامة الملخصة ورفعها لإلدارة باإلضافة إلى التقارير المفصلة لهدف التتبع الدقيق لألصول‪.‬‬
‫• إنشاء واعتماد الطلبات المتعلقة باألصول عبر البوابة اإللكترونية‪.‬‬

‫‪ 5.2‬إعدادات صالحيات نظام تتبع األصول‬

‫يتم إعداد نظام تتبع األصول بحيث يضم بشكل أساسي ثالث (‪ )3‬مستويات‪:‬‬
‫‪ . 1‬المستوى اإلداري‪ :‬من خالله يتم تعريف المستخدمين وصالحياتهم‪.‬‬
‫‪ . 2‬المستوى التشغيلي ‪ :‬يتضمن جميع البيانات التشغيلية مثل‪ :‬تسجيل األصول الجديدة ونقل األصول والجرد‪ ... ،‬إلخ‪.‬‬
‫‪ . 3‬مستوى التقارير‪ :‬يتضمن ال تقارير والموافقات على جميع الطلبات المتعلقة باألصول‬

‫يضم نظام تتبع األصول مجموعة من الصالحيات التي تحدد مدى الوصول إلى كل مستوى واستخدامه‪ ،‬وذلك كما يلي‪:‬‬

‫✓ صالحيات مسؤول النظام‪ :‬هذه الصالحيات تضم ولوجا كامال للمستوى اإلداري‪ .‬أي مستخدم يتم تعيينه لهذه‬
‫الصالحيات يتمكن من استخدام برنامج اإلدارة الخاص ب نظام تتبع األصول باإلضافة إلى جزء خاص بالتطبيق‬
‫المحمول ل تسجيل األجهزة الجديدة فقط‪.‬‬

‫✓ صالحيات المنفذ‪ :‬هذه الصالحيات تضم ولوجا كامال إلى البرامج في المستوى التشغيلي وبعض برامج مستوى‬
‫التقارير‪.‬‬

‫✓ صالحيات المدير‪ :‬هذه الصالحيات تضم ولوجا كامال إلى البرامج في مستوى التقارير‪.‬‬

‫‪39‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 5.3‬وضع ملصقات األصول الثابتة‬

‫‪ 4.3.1‬التعريف والغرض‬

‫تتكون ملصقققات األصققول من أرقام تسددلسددلية يتم تعيينها لكل أصددل‪ .‬وهذه األرقام تمثل رقم مميز لألصددل تكون بمثابة هوية‬
‫تعريفية له‪ .‬بمجرد أن يتم تخصيص ملصق لألصل‪ ،‬يقوم النظام تلقائيا بربطه بالمعلومات التالية‪:‬‬
‫• الفئة الرئيسية والفئة الفرعية لألصل‬
‫• طبيعة استخدام األصل‬
‫• مكان وصاحب األصل‬
‫• مركز التكلفة الذي يتبع إليه األصل‬
‫• معلومات مورد األصل‬
‫• رقم أمر الشراء ورقم البند بالطلب ذي الصلة‬
‫• رقم الفاتورة ورقم البند في الفاتورة ذات الصلة‬
‫• رقم إشعار استالم من المورد ذي الصلة‬
‫• سعر األصل‬
‫• العالمة التجارية (إن وجدت)‬
‫• الطراز (إن وجد)‬
‫• الرقم التسلسلي (إن وجد)‬
‫• تاريخ الضمان (إن وجد‪.‬‬
‫• وضع األصل (قيد االستخدام‪ ،‬غير مستخدم‪ُ ،‬معار‪ ،‬قيد اإلصالح)‬
‫• حالة األصل (ممتاز‪ ،‬أو جيد‪ ،‬أو متوسط‪ ،‬أو سيء)‬

‫‪ 4.3.2‬تحديد وتسجيل األصول‬

‫هناك طريقتان لتسجيل األصول يجب اتباعهما‪:‬‬

‫✓ الملصقات الفعلية‪ :‬يتم تمييز كل أصل برقم تعريفي خاص‪ ،‬يُشار إليه باسم "رقم ملصق األصل"‪ .‬يتم اعتبار رقم ملصق‬
‫األصل كرقم مميز‪ .‬فيما يلي مثال على رقم ملصق األصل في حالة ترجع ملكية األصل لوزارة المالية‪:‬‬
‫‪ o‬بداية الرمز ‪MOF-‬‬
‫‪ o‬الرقم التسلسلي من ‪ 000001‬إلى ‪999999‬‬
‫(مثال‪)MOF-000001 :‬‬

‫✓ الملصقات االفتراضية‪ :‬ةيم اسيخدام هذه الصقا ال لألصل غير الصقصلسل ضاليي ال ةصكن ضعا الصقا ال ال فقيل قيها‬
‫ضذلك لضرضرة ضجلد رقم خاص مفرف لها‪ ..‬فيما يلي مثال على رقم ملصق أصل غير ملموس في حال كان تابعأ لوزارة‬
‫المالية‪:‬‬
‫‪ o‬بداية الرمز ‪MOV-‬‬
‫‪ o‬الرقم التسلسلي من ‪ 00001‬إلى ‪99999‬‬
‫(مثال‪)MOF-V00001 :‬‬

‫مالحظة‪ :‬إن عملية إضافة حرف (‪ )V‬إلى الرمز تساعد في تحديد األصول االفتراضية التي ال يتوجب جردها فعليا كما هو الحال‬
‫مع آلية جرد األصول الملموسة‪.‬‬

‫‪40‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 4.3.3‬أنواع الملصقات وخصائصها‬

‫فيما يلي نموذ أنواع ملصقات األصول (ل وزارة المالية على سبيل المثال)‪:‬‬

‫الخصائص‬ ‫االستعمال‬ ‫التصميم‬ ‫نوع الملصق‬

‫الحجم‪ 2*1 :‬انش‬ ‫ملصق‬

‫األصول ذات األسطح غير‬
‫‪RFID‬‬
‫المعدنية‬
‫لون الطباعة‪ :‬بوليستر أبيض‬ ‫عادي‬

‫الحجم‪ 3.125*1.375 :‬إنش‬ ‫ملصق‬

‫األصول أيا كان نوع‬ ‫‪RFID‬‬
‫لون الطباعة‪ :‬بوليستر أبيض‬ ‫سطحها‬ ‫لجميع‬
‫االسطح‬

‫الحجم‪ 2*0.59 :‬انش‬

‫ملصق‬
‫أجهزة الكمبيوتر المحمول لون الطباعة‪ :‬بوليستر أبيض بدون‬ ‫‪RFID‬‬
‫شعار وزارة المالية‬ ‫ألجهزة‬
‫والبيلب‬
‫الكمبيوتر‬
‫المحمول‬

‫الحجم‪ 2*1 :‬انش‬

‫لون الطباعة‪ :‬باركود أسود‬ ‫ليرميز الموقع‬ ‫ملصق‬

‫(بوليستر)‬ ‫(أرقام الغرف)‬ ‫باركود الغرف‬

‫بدون طبقة تغليف إضافية‬

‫‪41‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 4.3.4‬تثبيت ملصق الرمز التعريفي‬

‫يجب تثبيت ملصدددقات األصدددول في الزاوية العلوية من جهة اليمين لألصدددل الثابت‪ .‬مع األخذ بعين االعتبار الشدددكل العام‬
‫لألصددل‪ .‬ولكن‪ ،‬قد ال يكون هذا المعيار ممكنا في جميع الحاالت‪ ،‬وخاصددة عند األخذ بعين االعتبار ظروف الطقس‪ ،‬الحجم‪،‬‬
‫الشد ددكل‪ ،‬الرؤية‪ ،‬إمكانيات القراءة‪ ،‬احتماالت التلف أو العوامل األخرى‪ ،‬عندها يجب تحديد مواقع أكثر مالئمة بناء قأل نلع‬
‫األصل ضطبيفيه الخاصل‪.‬‬

‫األمثلة والبدائل‪:‬‬

‫• إذا كانت الزاوية العلوية من جهة اليمين إلحدى األصددول باتجاه الحائط ‪ ،‬يكون الجانب العلوي األيسددر هو المكان البديل‬
‫الذي من المفترض تثبيت ملصق األصل عليه‪.‬‬

‫• إن أفضددل مكان لتثبيت ملصددقات األصددول على الكراسددي هو الجزء السددفلي الخلفي منها‪ .‬وفي حال عدم إمكانية وضددع‬
‫الملصدددق في هذا المكان نظرا لطبيعة المادة المصدددنوعة منها فيجب البحث عن مكان آخر أكثر مالئمة بحسدددب الدليل‬
‫اإلرشادي المرفق أدناه‪.‬‬

‫راجع الملحق (أ) من هذا الدليل باعتباره الدليل اإلرشادي آللية تثبيت ملصقات األصول وفقا لطبيعة األصل‪.‬‬
‫مالحظة‪ :‬يعتبر إزالة أو تبديل ملصقات األصول ألي سبب من األسباب دون الحصول على إذن من فريق األصول الثابتة‬
‫مخالفا لإلجراءال الصفيصدة لييبا األصل ‪.‬‬

‫‪42‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 4.4‬تصنيفات سجل األصول‬

‫هذا القسم يقدم وصفا للتصنيفات التي تستخدم لتسجيل األصول في نظام تتبع األصول في الجهات االتحادية‪.‬‬

‫‪ 4.4.1‬تصنيف األصول‬

‫تقوم بنية تصنيفات األصول على هيكلية تهدف إلى تجميع األصول بناء على طبيعتها وطريقة استخدامها وبناء على الفوائد‬
‫المرجوة منها‪ ،‬تقوم الهيكقيل على ثالثة مستويات‪ ،‬وهو الحد األعلى الممكن في النظام المالي االتحادي‪.‬‬

‫تمثل مجموعة من األصول تشترك في نفس الوظائف العامة‬ ‫الفئة الرئيسية‬

‫تمثل مجموعة فرعية ضمن الفئة الرئيسية‬ ‫الفئة الفرعية‬

‫تمثل نوع ضمن فئة فرعية‪ .‬األصول تحت كل نوع متشابهة‬ ‫مسمى األصل‬
‫بطبيعتها وال يتم تمييزها إال من خالل السمات المتعلقة بمواصفاتها‬

‫وفيما يلي مثال توضيحي لتصنيف األصول‪:‬‬

‫مسمى األصل‬ ‫الفئة الفرعية‬ ‫الفئة الرئيسية‬

‫‪PC – Dell‬‬ ‫حاسب آلي وملحقاته‬ ‫أجهزة كمبيوتر‬
‫‪PC - HP‬‬
‫‪Office Printer - HP‬‬
‫‪Office Printer -‬‬ ‫الطابعات‬
‫‪Toshiba‬‬
‫‪Office Chair‬‬ ‫أثاث مكتبي‬ ‫أثاث وتركيبات‬
‫‪Office Desk‬‬

‫‪43‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 4.4.2‬فئات األصول األساسية‬

‫للتفاصيل حول تصنيفات األصول بمستوياتها الثالث يرجى الرجوع إلى "ملحق أ"‪.‬‬

‫‪ 4.4.3‬خصائص األصول‬

‫خصائص األصل هي البيانات التي يجب تسجيلها عند استالم أي أصل وذلك لتسهيل التحليل الفني والمالي واتخاذ القرارات‬
‫ذات الصلة‪.‬‬

‫يوضح الجدول التالي تفاصيل خصائص األصول األساسية‪:‬‬

‫خصائص األصول‬
‫مثال‬ ‫الوصف‬
‫األساسية‬
‫معرفات األصل البيانات التي تعرف األصل وتصفه وتحدد‬
‫اإلمارة‪ ،‬الموقع‪ ،‬المبنى‪ ،‬الغرفة‪ ،‬اإلدارة‪.‬‬
‫وموقعه ووصفه موقعه‬
‫البيانات التي تميز األصل عن األصول‬
‫العالمة التجارية‪ ،‬الطراز‪ ،‬الرقم التسلسلي‪ ،‬الحجم‪.‬‬ ‫بيانات تقنية‬
‫األخرى المشابهة‬
‫البيانات التي تسمح للجهات االتحادية بتقييم‬
‫السعر‪ ،‬العمر االفتراضي‪.‬‬ ‫أصولها ومتابعة تفاصيل االستهالك ومعرفة‬ ‫بيانات التقييم‬
‫العمر االفتراضي لهذه األصول‬
‫البيانات التي تستخدم حالة األصول وتستخدم‬
‫حالة األصل ووضع األصل‬ ‫بيانات الحالة‬
‫ل معرفة حالتها الراهنة والعمر المجدي له‬

‫‪ 4.4.4‬حالة األصل‬

‫قيد االستخدام‪ :‬تشير إلى األصول قيد االستخدام في أي من إدارات أو أقسام الجهة اال تحادية‪.‬‬

‫غير مستخدم‪ :‬تشير إلى األصول المخزنة وغير المستخدمة من قبل الجهة االتحادية‪.‬‬

‫الصلرد‪.‬‬
‫ّ‬ ‫قيد اإلصالح‪ :‬تشير إلى األصول التي تم إرسالها للتصليح وال تزال ند‬

‫‪ 4.4.5‬وضع األصل‬

‫ممتاز‪ :‬تشير إلى األصول التي تم شراؤها مؤخرا أو تبدو بوضع ممتاز كأنها أصول جديدة‪.‬‬

‫جيد‪ :‬تشدير إلى األصدول التي تم اسدتخدامها والتزال في حالة جيدة للغاية‪ ،‬وقد يكون فيها بعض الخدوش السدطحية‬
‫البسيطة‪.‬‬

‫متوسققط‪ :‬تشدير إلى األصدول التي تم اسدتخدامها لمدة طويلة وتحتوي على خدوش متعددة وواضدحة‪ ،‬ولكنها التزال‬
‫تفي بأغراض استعمالها‪.‬‬

‫سيئ‪ :‬تشير إلى األصول التي فيها بعض األجزاء المكسورة أو المفقودة والتي يفضل عدم استخدامها‪.‬‬

‫تالف (سكراب)‪ :‬تشير إلى األصول التي لم يعد باإلمكان استخدامها‪.‬‬

‫‪44‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ 4.4.6‬التواريخ المتعلقة بتتبع األ صل‬

‫تاريخ االستخدام‪ :‬يشير إلى تاريخ استخدام األصول من قبل الجهة االتحادية‪.‬‬

‫تاريخ التسليم (تاريخ التسجيل)‪ :‬يشير إلى التاريخ الذي تم فيه تسليم األصل فعليا إلى الجهة االتحادية كأصل جاهز‬
‫لالستخدام‪.‬‬

‫تاريخ الضمان‪ :‬يشير إلى تاريخ انتهاء ضمان األصل‪.‬‬

‫‪ 4.5‬تعيينات مواقع األصول ومركز التكلفة‬

‫ل ضمان المتابعة بصورة دقيقة‪ ،‬يجب متابعة األصول الثابتة بحسب المبنى والطابق واإلدارة والغرفة‪ ،‬وفي العديد من الحاالت‬
‫يجب أيضا تتبع األصول بحسب األصول المسلمة كعهدة للموظف‪ .‬قد يؤدي تتبع األصول حسب الغرفة والموظف إلى حدوث‬
‫بعض التعارض في ال تتبع‪ ،‬خاصة عند إمكانية مشاركة األصول بين الصلظ ين أو إمكانية نقلها من غرفة إلى أخرى‪ .‬وعليه‪،‬‬
‫يجب مراعاة الدقة عند تحديد حدود الغرفة في النظام أو عند تسجيل اي أصل باسم الموظف‪.‬‬

‫‪ 4.5.1‬تعيين المواقع‬

‫يتم تعريف المباني والطوابق والغرف في نظام تتبع األصول االتحادي كما يوضح الشكل التالي‪:‬‬

‫اإلمارة‬

‫الموقع‬

‫المبنى‬

‫الطابق‬

‫الغرفة أو الموقع‬

‫‪ 4.5.2‬تعيين مراكز التكلفة‬

‫لكل جهة اتحادية العديد من اإلدارات واألقسام في هيكلها التنظيمي‪ ،‬ويمكن أن تتشارك بعض اإلدارات موقعا واحدا أ و غرفة‬
‫واحدة داخل ال مبنى‪ ،‬وبالتالي ال يمكن تعيين إدارة إلى موقع‪ ،‬بل يجب تحديدها لكل أصل كمعلومة منفصلة‪.‬‬

‫‪45‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫القسم الثاني‬

‫الملحقات‬

‫‪46‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫الملحق أ‪ :‬تصنيفات األصول‬

‫في الملحق التالي‪ ،‬تجدون قائمة بأنواع ومسميات األصول المعتمدة في نظام تتبع األصول على مستوى الحكومة االتحادية والتي‬
‫يتم تحديثها بشكل دوري لتشمل كافة أنواع األصول التي يتم تتبعها من خالل النظام‪.‬‬

‫مسمى األصل‬ ‫الفئة الفرعية‬ ‫الفئة الرئيسية‬

‫خزانة حائط‬
‫خزانة أدرا‬
‫خزانة تلفاز‬
‫خزانة حفظ الملفات‬
‫خزانة دوالب‬
‫خزانة رفوف‬
‫خزانة عادية‬
‫خزانة عرض الطعام‬
‫خزانة كريدنزا‬
‫سبورة بيضاء يدوية‬
‫طاولة ‪ -‬متعددة االستخدام‬
‫طاولة ‪ -‬منبر‬
‫طاولة اجتماعات‬
‫طاولة جانبية‬ ‫أثاث المكاتب‬ ‫األثاث والتجهيزات‬
‫طاولة دائرية‬
‫طاولة صغيرة (طاولة قهوة)‬
‫طاولة طعام‬
‫طاولة عمل‬
‫طاولة كمبيوتر‬
‫كرسي‬
‫كرسي بوف‬
‫كرسي طالب‪/‬تدريب‬
‫كنبة‬
‫لوح كتابة زجاجي‬
‫مقعد‬
‫مكتب‬
‫منصة‬
‫سجن‬
‫السجون ومؤسسات إعادة التأهيل العقابية‬
‫مؤسسة إعادة التأهيل‬
‫فندق‬ ‫الفنادق‬
‫متجر‬
‫مستودع‬ ‫المستودعات والمخازن والمباني الصناعية‬
‫ورشة عمل‬
‫مطعم‬ ‫المطاعم‬
‫تحسينات المبنى‬ ‫تحسينات المباني‬ ‫المباني‬
‫كشك‪ ،‬كبينة‬ ‫مباني أخرى‬
‫متحف‬
‫محطة إيواء حافالت‬
‫محطة بحرية‬ ‫مباني خدمية وترفيهية عامة‬
‫محطة حافالت‬
‫موقف سيارات متعدد الطوابق‬
‫مبنى سكني‬ ‫مباني سكنية‬

‫‪47‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫مؤسسة مدرسية‬ ‫مدارس ومؤسسات تعليمية‬

‫مستشفى \ مركز طبي‬ ‫مستشفى‬
‫مبنى إداري‬
‫مقرات حكومية ومباني ادارية‬
‫مقر حكومي‬
‫إمدادات الطاقة غير المنقطعة للخادم‬
‫بوابة األمن‬
‫جهاز استقبال ‪DM‬‬
‫جهاز تحويل الشبكة‬
‫جهاز تزويد الطاقة للكمبيوتر‬
‫جهاز تسجيل البيانات ‪PBX‬‬
‫جهاز تشغيل الضوء‬
‫جهاز توجيه السلكي‬
‫جهاز توجيه للشبكة‬
‫جهاز توزيع الحمل‬
‫جهاز حماية للشبكة‬
‫جهاز إلدارة حركة المرور‬
‫أجهزة الشبكات والترابط‬
‫جهاز محور الشبكة‬
‫خزانة للخوادم‬
‫خزانة للنظام الصوتي والمرئي‬
‫مضخم ومحول الصوت‬
‫معالج التحكم‬
‫مكبر الصوت‬
‫منصة أمن الشبكات‬
‫منفذ النسخ‬
‫نظام تبريد لمركز البيانات‬
‫نظام هاتف ‪PABX‬‬
‫نقطة نفاذ السلكية‬ ‫أجهزة الكمبيوتر‬
‫وحدة تحكم في الشبكة المحلية الالسلكية‬
‫أيباد‬
‫جهاز بروجكتر‬
‫جهاز محمول باليد‬
‫جهاز التخزين الخارجي‬
‫شاشة ‪CRT‬‬
‫شاشة ‪LCD‬‬
‫شاشة األمن‬
‫شاشة تحكم تعمل باللمس‬
‫شاشة تفاعلية تعمل باللمس‬
‫شاشة عرض تفاعلية‬
‫شاشة لجهاز العرض‬ ‫أجهزة الكمبيوتر وملحقاته‬
‫طابعة متعددة الوظائف‬
‫قاعدة شحن الجهاز المحمول باليد‬
‫قاعدة شحن الالبتوب‬
‫كمبيوتر الكل في واحد‬
‫كمبيوتر شخصي‬
‫كمبيوتر صغير‬
‫كمبيوتر لوحي‬
‫البتوب‬
‫ماسح ضوئي‬
‫ناسخ أقراص ‪CD / DVD‬‬

‫‪48‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫نظام إدارة غرف االجتماع‬

‫نظام برمجيات‬
‫نظام تخزين‬
‫أجهزة الراديو المحمولة‬
‫تليفون محمول‬
‫جهاز إرسال للميكروفون‬
‫جهاز استقبال للميكروفون الالسلكي‬
‫جهاز عرض السلكي‬
‫جهاز فاكس‬
‫خادم اتصاالت المؤسسة‬
‫أجهزة سلكية والسلكية‬
‫شاحن للميكروفون الالسلكي‬
‫مراقب عملية التسليم‬
‫نظام الميكروفون‬
‫نظام هاتف للمؤتمر‬
‫هاتف بنظام اإلنترنت‬
‫هاتف سلكي‬
‫هاتف للمؤتمر‬
‫جهاز تبديل لل كي في ام‬
‫خادم‬
‫كمبيوتر الخادم‬ ‫خوادم‬
‫كي في ام مع شاشة‬
‫هيكل كمبيوتر الخادم‬
‫آلة تصوير‬
‫طابعة بطاقات‬
‫طابعة بلوتر‬
‫طابعة شيكات‬
‫طابعة فواتير‬
‫طابعة ليزر ‪ /‬حبر‬ ‫طابعات‬
‫طابعة متعددة الوظائف‬
‫طابعة ملصقات‬
‫طابعة ملصقات‬
‫طباعة ‪DOT‬‬
‫ماسح ضوئي‬
‫أراضي الخدمة‬ ‫أراضي خدميل‬
‫أراضي سكنية‬ ‫أراضي سكنية‬
‫أراضي صناعية‬ ‫أراضي صناعية‬ ‫أراضي‬
‫تحسينات األراضي‬ ‫تحسينات األراضي‬
‫أراضي إدارية‬ ‫أراضي إدارية‬
‫‪DVR‬‬
‫تلفاز ‪LCD‬‬
‫تلفاز ‪LED‬‬
‫تلفاز بالزما‬
‫جهاز تسجيل فيديو الشبكة‬
‫حامل ثالثي القوائم‬
‫آالت ومعدات التلفزة‪ ،‬التصوير والتسجيل‬ ‫آالت ومعدات‬
‫شاشة‬
‫كاميرا األمن‬
‫كاميرا تصوير حراري‬
‫كاميرا رقمية‬
‫كاميرا فيديو‬
‫كاميرا للمؤتمر‬
‫‪49‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫لوح‬
‫لوحة التحكم‬
‫مستقبل ميكروفون‬
‫مسجل الكاميرا‬
‫مسجل فيديو رقمي‬
‫مشغل ام دي‬
‫مشغل أقراص ليزرية‬
‫معالج آلي‬
‫نظام فيديو للمؤتمر‬
‫نظام للمؤتمر‬
‫وحدة تحكم المز الرقمي‬
‫مكيف محمول‬ ‫آالت ومعدات الهندسة‬
‫كرسي متحرك‬ ‫آالت ومعدات وأجهزة طبية‬
‫طفاية حريق‬
‫قارئ بصمات األصابع‬ ‫معدات األمن المتخصصة‬
‫مضخة حريق تعمل بالديزل‬
‫آلة الحضور وانصراف‬
‫آلة تحضير القهوة‬
‫آلة تقطيع الورق‬
‫آلة صنع القهوة‬
‫ثالجة‬
‫جهاز التحكم بالصوت‬
‫جهاز تحكم باألبواب‬
‫جهاز تنقية الهواء‬
‫جهاز قياس الوزن‬
‫معدات إلكترونية وميكانيكية‬
‫جهاز لصنع الثلج‬
‫خزنة‬
‫سبورة إلكترونية‬
‫ستيريو‬
‫سخان الماء‬
‫شاحن‬
‫غسالة‬
‫غسالة صحون‬
‫فرن‬
‫فريزر‬
‫قارئ البصمة‬
‫محدد الصوت‬
‫مروحة صناعية‬
‫مزود الطاقة‬
‫مضخة مياه‬
‫مغلف‬
‫مقسم الصوت‬
‫معدات إلكترونية وميكانيكية‬
‫مقالة‬
‫مكبر الصوت‬
‫مكيف سبليت‬
‫ممر غسيل السيارات‬
‫مولد كهرباء‬
‫ميزان‬
‫ميكروفون محمول‬
‫ميكروويف‬
‫‪50‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫نظام التبريد‬
‫وحدة فان كويل‬
‫وحدة مناولة الهواء‬
‫يو بي إس‬
‫سيارات وناقالت‬ ‫السيارات والناقالت‬
‫سيارة‬
‫جرار زراعي‬ ‫جرارات زراعية‬
‫دراجة نارية‬ ‫دراجات نارية‬
‫سفينة‬ ‫سفن‬
‫شاحنة إطفاء‬ ‫سيارات إطفاء‬ ‫وسائل النقل البري والبحري والجوي‬
‫سيارات خاصة مع معدات الطوارئ‬ ‫سيارات خاصة مزودة بمعدات‬
‫مركبة مدرعة‬ ‫سيارات ومركبات مصفحة‬
‫طائرة نفاثة‬ ‫طائرات نفاثة‬
‫قوارب‬ ‫قوارب‬
‫طائرة هليكوبتر‬ ‫مروحيات‬
‫التطبيقات وبرامج الكمبيوتر‬ ‫التطبيقات وبرامج الكمبيوتر‬
‫برامج النظام المحاسبي‬ ‫برامج النظام المحاسبي‬
‫برامج األُصول الثابتة‬ ‫برامج األُصول الثابتة‬
‫برامج الضرائب‬ ‫برامج الضرائب‬ ‫برامج الكمبيوتر‬
‫برامج التشفير‬ ‫برامج التشفير‬
‫برامج طبية وصحية‬ ‫برامج طبية وصحية‬
‫برامج هندسية‬ ‫برامج هندسية‬
‫التطبيقات وبرامج الكمبيوتر‬ ‫التطبيقات وبرامج الكمبيوتر‬ ‫برامج الكمبيوتر‬
‫المواقع المطورة الداخلي‬ ‫المواقع المطورة الداخلي‬ ‫) المطورة داخليا(‬
‫حقوق النشر‬ ‫حقوق النشر‬
‫براءة االختراع‬ ‫براءة االختراع‬
‫الملكية الفكرية‬
‫عالمات تجارية‬ ‫عالمات تجارية‬
‫األعمال األدبية والفنية األصلية‬ ‫األعمال األدبية والفنية األصلية‬
‫البحث والتطوير‬ ‫البحث والتطوير‬ ‫البحث والتطوير‬

‫‪51‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫الملحق ب‪ :‬إرشادات تثبيت الملصقات‬

‫في الملحق التالي‪ ،‬س يتم التوضيح بالتفصيل المتطلبات األساسية لوضع ملصقات األصول الثابتة باإلضافة إلى الموقع األمثل‬
‫للملصق بحسب كل فئة من فئات األصول‪.‬‬

‫متطلبات التثبيت‬

‫عند وضع الملصق على أحد األصول الثابتة‪ ،‬يجب أن يتم األخذ بعين االعتبار اإلرشادات التالية‪:‬‬

‫التأكد من وضع الملصق على منطقة خالية من الغبار‬ ‫‪.1‬‬

‫التأكد من وضع الملصق بشكل مستقيم‪ ،‬ويفضل الوضع األفقي‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫التأكد من وضع الملصق بحسب أماكن تثبيت الملصقات الموضحة أدناه‬ ‫‪.3‬‬
‫التأكد من سهولة تحديد مكان الملصق‬ ‫‪.4‬‬
‫التأكد من عدم وضع الملصق في منطقة قد يتم إغالقها‬ ‫‪.5‬‬
‫التأكد من عدم وضع الملصق على ملصق آخر‬ ‫‪.6‬‬
‫التأكد من عدم إغالق أي فتحة تهوية (في حالة اإللكترونيات)‬ ‫‪.7‬‬
‫التأكد من عدم وضع الملصق على جزء غير ثابت في األصل‬ ‫‪.8‬‬

‫مكان تثبيت الملصق حسب نوع األصول‬

‫سيتم تحديث القسم التالي في كتيب األصول الثابتة بناء على الموقع األفضل لملصقات ‪RFID‬‬

‫فيما يلي األماكن الموصى بها والبدائل لوضع ملصق األصول الثابتة على حسب نوعها‪ ،‬ويجب اعتماد األماكن ال بديلة فقط‬
‫إذا لم يكن المكان األساسي ممكنا‪.‬‬

‫‪ - 1‬المكاتب‬

‫ضع ال ملصق تحت سطح المكتب في الطرف األيمن‬ ‫•‬

‫‪52‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ - 2‬الطاولة المستديرة‬

‫ضع الملصق تحت سطح الطاولة‬ ‫•‬

‫‪ - 3‬طاولة االجتماعات‬

‫ضع ملصق تحت سطح الطاولة‬ ‫•‬

‫‪ - 4‬الكراسي‬

‫استخدم محور قاعدة الكرسي في حالة الكراسي ذات العجالت‬ ‫•‬

‫‪53‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫استخدم المنطقة السفلى في المنتصف من الناحية الخلفية في حالة الكرسي بدون عجالت‬ ‫•‬

‫‪ - 5‬الخزائن‬

‫• الطرف األمامي العلوي ‪ /‬في الزاوية اليمنى‬

‫‪ - 6‬خزائن األدراج‪:‬‬

‫• الطرف األيمن العلوي في الزاوية األمامية‬

‫‪54‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ - 7‬الكنب‪:‬‬

‫ضع الملصق على القدم اليمنى الخلفية‬ ‫•‬

‫في حال عدم وجود أرجل للكرسي‪ ،‬استخدم الطرف األيمن في الزاوية الخلفية لوضع الملصقات‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ - 8‬الكمبيوتر المحمول‬

‫على الجهة الخلفية للشاشة في الزاوية الموضحة ادناه‪:‬‬ ‫•‬

‫‪55‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ - 9‬الشاشات‬

‫استخدم الجهة الخلفية ‪ /‬العلوية ‪ /‬منطقة المنتصف‬ ‫•‬

‫إذا كان الخيار األول غير ممكنا‪ ،‬استخدم الجهة السفلى على اليمين‪.‬‬ ‫•‬

‫‪56‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ - 10‬خزائن الشبك ات والخوادم‬

‫الجانب األمامي ‪ /‬العلوي ‪ /‬الزاوية اليمنى‬ ‫•‬

‫إذا كان الخيار األول غير مناسبا‪ ،‬استخدم الطرف األيمن ‪ /‬العلوي ‪ /‬الزاوية اليمنى‪.‬‬ ‫•‬

‫‪57‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫تثبيت ملصقات الغرف‬

‫‪ ) 1‬في حالة الباب الموضدح في الصدورة أدناه‪ :‬يجب أ ن يتم وضدع الملصدق على محور الباب كما هو موضدح‪ :‬بشدكل‬
‫عمودي‪ ،‬مستقيم بارتفاع ‪ 6‬أقدام (إذا أمكن)‪.‬‬

‫‪58‬‬
 ‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‪:‬‬
‫إدارة أمالك االتحاد‬
‫رقم الطلب وتاريخ الطلب‪:‬‬

‫‪ ) 2‬في حالة الباب الزجاجي الموضدح في الصدورة أدناه‪ :‬يجب وضدع ملصدق الغرفة على الدعامة من خار الغرفة كما‬
‫هو موضح‪ :‬بشكل عمودي ومستقيم بارتفاع ‪ 6‬أقدام‪.‬‬

‫‪ ) 3‬في حالة الباب الرئيسددي لكل طابق‪ ،‬يجب وضددع ملصددق الغرفة على جدار الجانب األيمن كما هو موضددح‪ :‬بشددكل‬
‫أفقي‪ ،‬مستقيم‪ ،‬وبارتفاع ‪ 6‬أقدام‪.‬‬

‫‪59‬‬