……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………….
Dự án tổ chức công tác kế toán tại công ty CT (phần D)

Khó khăn trong xác định danh mục chứng từ cần sử dụng trong hệ thống kế toán
Cuối cùng thì những nghi ngờ của cô Thúy và Nhi về năng lực của Hùng đã được loại bỏ khi
Hùng đã giải quyết thấu đáo các câu hỏi mà cô Thúy và Nhi đặt ra liên quan đến vấn đề thu
thập dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán. Công việc của nhóm đang tiến triển tốt, họ đã
hoàn thành xác định các dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán của CT.

Hùng tiếp tục yêu cầu cô Thúy và Nhi xác định một danh sách các chứng từ mà CT cần sử
dụng và thiết kế mẫu biểu của từng chứng từ. Một ngày sau, Nhi gửi cho Hùng một bảng
tổng hợp các chứng từ kế toán đang được sử dụng tại CT và mẫu biểu của từng chứng từ .
Ngay khi cầm trên tay bảng danh sách chứng từ và mẫu biểu của chúng, Hùng khẽ nhăn
mặt. Danh mục mà Nhi gửi gồm các chứng từ: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập
kho, phiếu xuất kho và bảng kê chi phí sản xuất. Mẫu biểu của các chứng từ trên khá đơn
giản, không đẹp mắt và gần như lấy ra từ mẫu biểu tham chiếu trong thông tư 200/
2014/TTBTC. Hùng uống ngụm nước và giải thích với Nhi về công việc mà Hùng yêu cầu
Nhi làm là thiết lập danh mục chứng từ mới cho CT, không phải là Nhi tổng hợp các chứng
từ hiện tại mà CT đang sử dụng trong công tác kế toán. Nhi nói rằng, cô thấy các chứng từ
hiện tại là khá ổn, bởi nó đảm bảo các quy định của thông tư 200/ 2014/TT-BTC và đáp ứng
yêu cầu làm cơ sở đầu vào của hệ thống kế toán tại CT. Hùng không đồng ý và yêu cầu Nhi
lập một bảng danh mục toàn bộ chứng từ nên được sử dụng tại CT trong trường hợp hệ
thống kế toán mới được vận hành. Lúc này, Hùng mới chợt nhận ra không thấy cô Thúy từ
ngày hôm qua, hỏi Nhi thì Hùng mới biết rằng cho Thúy có công việc gấp phải đi công tác.
Nhi tiếp tục đặt câu hỏi về sự cần thiết thực hiện yêu cầu của Hùng.
Khủng hoảng trong nhiệm vụ mới
Sau khi đã có trong tay danh mục các chứng từ mà CT cần sử dụng trong hệ thống kế toán
mới, Hùng tiếp tục hướng dẫn cô Thúy và Nhi tiến hành thiết lập quy trình lập và luân
chuyển chứng từ cho CT. Hùng yêu cầu mọi người sử dụng công cụ lưu đồ để thực hiện
công việc này. Cô Thúy hỏi lại rằng lưu đồ là gì? Vì sao phải sử dụng công cụ này để thiết
lập quy trình lập và luân chuyển chứng từ cho CT? Nhi cũng thắc mắc về tính cần thiết của
việc thực hiện công việc này. Hùng tỏ vẻ khó chịu về những câu hỏi này và do cô Thúy và
Nhi nói rằng họ không thể thực hiện yêu cầu của Hùng vì họ không biết cách sử dụng công
cụ lưu đồ.

Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán

Sau những nỗ lực học hỏi của cô Thúy và Nhi cùng sự hỗ trợ của Hùng, việc thiết lập danh
mục chứng từ theo hướng chu trình kinh doanh và sử dụng công cụ lưu đồ để mô tả quy
trình lập và luân chuyển chứng từ cho từng chu trình kinh doanh của CT đã hoàn thành.
Đầu tháng 4 năm 2018, Hùng có cuộc họp tiếp theo và yêu cầu cô Thúy và Nhi tiếp tục
bước tiếp theo của dự án. Tại cuộc họp, Hùng hướng dẫn cô Thúy và Nhi lập một bảng các
tài khoản kế toán (phụ lục 2) mà CT cần sử dụng.
PHỤ LỤC

1. Theo bạn, khi tổ chức hệ thống chứng từ cho CT, Nhi nên thiết lập toàn bộ hệ
thống chứng từ hay chỉ thiết lập các chứng từ kế toán? Tại sao?

Thiết lập toàn bộ hệ thống chứng từ:

Căn cứ và 5 yếu tố trong việc xây dựng hệ thống chứng từ: Văn bản pháp lý, đặc điểm kinh
doanh, đặc điểm đối tượng kế toán, nhu cầu thông tin đầu ra và yêu cầu quản lý và kiểm
soát

trong bối cảnh ngày nay, cần phải open nhiều loại ctu phù hợp với quy mô doanh ngiệp,
muốn quản lý nhiều mảng

2. Xác định các hoạt động nào CT phải gác định các dữ hi nhận vào hệ thống kế toán
của nó. Tương ứng với từng hoạt động, hãy x liệu đầu vào cần ghi nhận vào hệ
thống kế toán.

Các dữ liệu đầu vào cần ghi nhận vào hệ thống kế toán bao gồm thông tin về các giao dịch,
như:

Thông tin về đối tượng giao dịch (khách hàng, nhà cung cấp)

Số lượng và giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ

Các khoản chi phí liên quan

Trả lời:

Mua hàng: Mã NCC, người giao hàng, mã giao dịch, số hóa đơn. số chứng từ,...

-) Muốn nhận xét màn hình nhập liệu có phù hợp với dn: phải hỏi doanh nghiệp muốn gì, cơ
sở LÝ THUYẾT để đánh giá màn hình nhập liệu: phân tích các hđ kinh doanh theo Mô hình
REA

=> Tất cả phần mềm KT chỉ ghi nhận các sự kiện kinh tế, những sự kiện trong luật và thông
tư nên ko có màn hình nhập liệu để xét duyệt đơn đặt hàng.

Thiết kế màn hình nhập liệu, thì màn hình đó cần thể hiện các thông tin liên quan đến R, E,
A(Mã Kh, teenkh, địa chỉ,...) ít nhất phải 2 chữ A(tên NV, Mã nhân viên phụ trách bán hàng),
L (tùy TH có ỏ ko có vd chi nhánh, kho nào nhập), R ( nguồn lực nào bị ảnh hưởng, mặt
hàng mã hàng tên

hàng đvt , đơn giá,số lượng, số tiền đc thu

00Đánh giá tính thân thiện, dễ sử dung: Thiết kế màn hình nhập liệu thì phải căn cứ trên
chứng từ, nên thiết kế tương ứng theo thứ tự trên chứng từ đó. Để đẩy nhanh thao tác có
cách nào thay vì phải di chuyển chuột để di chuyển giữa các ô ko.

CHU TRÌNH CHI PHÍ

B1: XÉT DUYỆT YÊU CẦU MUA HÀNG TRONG NỘI BỘ VÀ LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG gửi đến
ncc -) Thỏa mãn chữ E

B2: NHẬN HÀNG VÀ NHẬP KHO -> Thỏa mãn E

b3: CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN VÀ GHI TĂNG NPT -> ko thỏa mãn chữ E

B4: TRẢ TIỀN -) Thỏa mãn chữ E ( REA)

3. Nếu bạn là Hùng, bạn sẽ xử lý tình huống cô Thúy và Nhi thắc mắc về việc sử dụng
lưu đồ để minh họa cho quy trình lập và luân chuyển chứng từ như thế nào?
Nếu tôi là Hùng, để giải quyết sự thắc mắc của cô Thúy và Nhi về việc sử dụng lưu đồ, tôi
sẽ thực hiện những bước sau:

● Giải thích mục đích của lưu đồ: giải thích rằng lưu đồ là một công cụ trực quan
hóa quy trình làm việc, giúp cho các thành viên trong đội nhóm hiểu rõ hơn về cách
thức mà các chứng từ được lập và chuyển đi trong công ty. Lưu đồ sẽ giúp đảm bảo
rằng các bước trong quy trình không bị bỏ sót và được thực hiện theo trình tự chính
xác.
● Minh họa cụ thể: yêu cầu một số thành viên trong nhóm tạo ra một vài ví dụ cụ thể
về lưu đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ (ví dụ như
hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi). Những ví dụ này sẽ giúp cho cả nhóm hiểu rõ hơn về
cách thức thực hiện từng bước và mối liên hệ giữa các bước trong quy trình.
● Hỗ trợ và đào tạo: sắp xếp cho cô Thúy và Nhi được đào tạo thêm về cách sử dụng
công cụ lưu đồ. Điều này có thể bao gồm cách vẽ lưu đồ bằng các phần mềm hỗ trợ,
cũng như các quy tắc chung để tạo ra lưu đồ hiệu quả và dễ hiểu. Cung cấp tài liệu
hướng dẫn

5. Nếu bạn là Hùng, bạn sẽ giải thích cách lập bảng hệ thống tài khoản kế toán
cho công ty CT (phụ lục 2) như thế nào để cô Thúy và Nhi có thể hiểu rõ nhất?

1. Giải thích Mục đích của Bảng Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán:
○ Mục đích: Bảng hệ thống tài khoản kế toán giúp công ty ghi chép và quản lý
các giao dịch tài chính một cách khoa học và chính xác. Nó cung cấp một cấu
trúc thống nhất để phân loại các giao dịch, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm tra.
2. Mô tả các Cột trong Bảng Hệ Thống Tài Khoản:
○ Số hiệu TK (Account Number): Đây là mã số định danh cho từng tài khoản kế
toán. Mã số này phải duy nhất và thường tuân theo một quy ước nhất định để
dễ dàng nhận biết loại tài khoản.
○ Tên tài khoản (Account Name): Là tên gọi của tài khoản, phản ánh nội dung
kinh tế của tài khoản đó (ví dụ: Tiền mặt, Hàng tồn kho, Nợ phải trả,...).
○ Đối tượng quản lý chi tiết (Detailed Management Object): Là các đối tượng
cụ thể mà tài khoản quản lý (ví dụ: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,...).
○ Theo dõi gián tiếp (Indirect Tracking): Mục này dùng để ghi nhận các đối
tượng gián tiếp liên quan đến tài khoản.
○ Ghi chú (Notes): Dùng để ghi chú thêm các thông tin cần thiết liên quan đến
tài khoản, như các quy định sử dụng tài khoản, hoặc các chi tiết cần lưu ý.
3. Các Bước Lập Bảng Hệ Thống Tài Khoản:
○ Bước 1: Xác định danh mục tài khoản cần thiết: Dựa trên các hoạt động kinh
doanh của công ty, xác định những tài khoản nào là cần thiết để theo dõi các
giao dịch tài chính.
○ Bước 2: Mã hóa tài khoản: Đặt mã số cho từng tài khoản theo một hệ thống
nhất quán. Ví dụ, các tài khoản tài sản có thể bắt đầu bằng số 1, tài khoản nợ
phải trả bắt đầu bằng số 2, và tài khoản vốn chủ sở hữu bắt đầu bằng số 3.
○ Bước 3: Đặt tên tài khoản: Đặt tên rõ ràng, dễ hiểu cho từng tài khoản.
○ Bước 4: Xác định đối tượng quản lý chi tiết: Ghi rõ những đối tượng nào sẽ
được quản lý chi tiết cho từng tài khoản.
○ Bước 5: Xác định theo dõi gián tiếp: Ghi nhận các đối tượng gián tiếp liên
quan đến tài khoản (nếu có).
○ Bước 6: Ghi chú: Ghi các thông tin cần thiết vào mục ghi chú để sử dụng và
quản lý tài khoản dễ dàng hơn.
4. Ví dụ Cụ Thể:
○ Số hiệu TK: 111
○ Tên tài khoản: Tiền mặt
○ Đối tượng quản lý chi tiết: Nhân viên thủ quỹ
○ Theo dõi gián tiếp: Ngân hàng
 ○ Ghi chú: Tài khoản này dùng để theo dõi các giao dịch tiền mặt hàng ngày.
5. Giải thích bằng Hình ảnh Minh họa và Thực hành:
○ Hình ảnh minh họa: Sử dụng bảng mẫu (như phụ lục 2) để minh họa cho cô
Thúy và Nhi cách điền thông tin vào bảng.
○ Thực hành: Yêu cầu cô Thúy và Nhi tự lập một bảng hệ thống tài khoản cho
một phần nhỏ của doanh nghiệp dưới sự hướng dẫn của mình để đảm bảo
họ hiểu rõ quy trình.

NOTE CHƯƠNG 3
- Chứng từ kế toán chỉ đứng trên góc nhìn kế toán chứ không bao gồm thông
tin quản trị, một số chứng từ không phải là chứng từ kế toán (như đơn đặt
hàng, giấy chấm công,...)=> Muốn quản lý DN tốt hơn thì nên lập một hệ
- thống chứng từ để có thể bao quát được các hđ của công ty một cách toàn
diện hơn cả về thông .0tin tài chính và phi tài chính.
- NHìn từ góc độ kế toán quản trị, mỗi ctu kế toán sẽ k đủ, cần nhiều loại hơn
- Credit application là chứng từ nhưng k phải ctu ke toán,
- VD có một nghiệp vụ bán hàng: chứng từ kế toán ở đây là phiếu giao hàng có
sự xác nhận của KH chứ ko phải hóa đơn.
- Hóa đơn là chứng từ có giá, KHÔNG LÀ CƠ SỞ GHI NHẬN BÁN HÀNG ( KHÔNG
PHẢI LÀ CTU KẾ TOÁN)

=> Lưu ý khi tạo lập các chứng từ

- Lập chứng từ kế toán : Cần tuân thủ Luật ké toán điều 16 ( Muốn xem có các
loại CTU kế toán thì xem phụ lục 3 TT 200)
- Chứng từ khác ko phải chứng từ KT phải cần có:
NOTE THI
MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG CỦA CHỨNG TỪ ĐỂ LÀM BẢNG 4

Dòng tô đỏ là đúng vs mọi chứng từ.

Chu trình doanh thu với chu trình chi phí có 4 hđ chính nhưng tùy vào HĐ kinh doanh
của công ty để phân tích thêm các h

Chỉ 2TH này mới có nơi duyệt như hợp đồng, hóa đơn, còn ko thì bỏ trống(phiếu xuất
kho, phiếu thu)