Hoofdstuk 1: Waarom boekhouden?

Boekhouden Hoofdstuk 1: Waarom boekhouden?

BEZIG MET CURSUSTRAJECT

In dit hoofdstuk bespreken we kort wat boekhouden is en wat administratie bijhouden inhoudt. Dit als een soort introductie in het
boekhouden. We kijken kort naar wat er allemaal bij komt kijken en gaan op meerdere punten dieper in.

Als ondernemer in het klein- en middenbedrijf, of zelfs als particulier, is het doen van de administratie soms een hele opgave. Bij
kleinere ondernemingen doet vaak de ondernemer zelf de boekhouding en de administratie. Ook voor ZZP’ers geldt dit vaak. Het is
dus voor verschillende soorten mensen en ondernemers handig om het een en ander over boekhouding te weten te komen.

Voordelen van een nauwkeurige administratie:

 Geeft inzicht in het succes of laat juist zien dat het in werkelijkheid anders kan zijn dan gedacht wordt
 Duidelijk overzicht of je klanten wel op tijd betalen en wat je nog moet krijgen
 Tijdig eventuele problemen signaleren en nog bijsturen
 Laat zien waar je geld heen gaat en waar het vandaan komt
Als je in de startpositie staat om een onderneming te starten is het slim om altijd even advies in te winnen van een deskundige.
Vooral om te kijken op welke manier je het beste de administratie vorm kunt geven, zodat er in een later stadium niks hersteld hoeft
te worden.

1.1 Inrichting van de administratie

Bij het samenstellen van de administratie zijn er twee soorten systemen waarop je dit kunt indelen:

 De factuuradministratie
 De kasadministratie
 Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt een kasadministratie geaccepteerd. Er is dus eigenlijk geen keuze mogelijk en de
factuuradministratie is degene die toegepast dient te worden. Beide vormen worden wel uitgelegd.

Het verschil in de twee indelingen zit in het moment waarop je de transacties gaat verwerken.

Bij de factuuradministratie boek je de transacties op het moment dat je een verkoopfactuur verstuurt of een inkoopfactuur binnen
krijgt. Het ontvangen geld en de betalingen boek je dan op een later moment. Verkoopfacturen blijven tot het moment van de
betaling op de rekening debiteuren en de inkoopfacturen op de rekening crediteuren.

Debiteuren – afnemers, hiervan ontvang je op een later moment geld

Crediteuren – leveranciers, die jij op een later moment moet betalen

Bij de kasadministratie boek je op het moment dat je het geld uitgeeft of ontvangt zonder hierin onderscheid te maken tussen de
uitgaven en ontvangsten per bank of per kas.

De werkelijke betaling van een inkoopfactuur en ontvangst op een verkoopfactuur vindt meestal op een later moment plaats dan de
verzending van de facturen. Hierdoor worden de opbrengsten en kosten in de kasadministratie ook op een later moment
verantwoord dan bij de factuuradministratie.

De balans van de onderneming

Als je wilt weten wat de stand van zaken is aan het eind van een periode kan er een balans opgesteld worden. Dit is een overzicht
van de inkomende en uitgaande financiën. Op de balans van iedere onderneming staan altijd 3 onderdelen:

 Bezittingen
 Schulden
 Eigen vermogen

Alles wat een onderneming bezit valt onder de bezittingen. Denk hierbij onder andere aan: machines, onroerend goed, voertuigen,
voorraden, liquide middelen en vorderingen. Het eigen vermogen en de schulden zijn de onderdelen op de balans die vertellen hoe
de bezittingen gefinancierd zijn. De financiering van bezittingen kan ook plaatsvinden door schulden bij derden. Dit kan bestaan uit
leningen, onbetaalde inkoopfacturen en/of crediteuren die je aanmerkt als schuld. Wanneer iets gefinancierd wordt door derden
noem je dit vreemd vermogen. Wanneer de financiering gedaan wordt door de eigenaar van de onderneming wordt dit eigen
vermogen genoemd.

Het aantal bezittingen die niet met vreemd vermogen gefinancierd zijn heb je als ondernemer zelf betaald. Na het aftrekken van het
vreemd vermogen van de bezittingen blijft een bedrag over dat altijd gelijk is aan het eigen vermogen.

Het totaal van bezittingen is gelijk aan de gehele financiering van deze bezittingen. Dit kan in een formule weergegeven worden.

Bezittingen = vreemd vermogen + eigen vermogen

1.2 De papieren
Het is belangrijk dat alle gegevens in de administratie terug te leiden zijn naar de ‘originele documenten’, denk hierbij aan
bankafschriften, kassabonnen en in- en verkoopfacturen (kopie van de verkoopfactuur, het origineel is naar de afnemer gestuurd).
Als deze gegevens goed bijgehouden en geordend zijn, kun je deze makkelijk terug vinden en is het controleren van de
administratie een stuk makkelijker. Duidelijke verwijzingen naar de originele documenten in de administratie is van belang om te
controleren.

Het controleren van de administratie doet niet alleen een accountant maar ook de belastingdienst. Om het ook voor hen makkelijker
te maken, is een goed geordende administratie fijn, ook in de rekening van de accountant. Wanneer een controle plaatsvindt, mag
er wettelijk gezien max. 5 jaar terug worden gekeken in de tijd. Alleen in deze periode mogen correcties doorgevoerd worden, tenzij
er bewust belastingfraude ontdekt wordt. De belastingdienst eist dat de administratie 7 jaar bewaard wordt en alle gegevens en
documenten over de aankoop van gebouwen/panden moeten 10 jaar bewaard worden.

Grootboekrekeningen
In de administratie wordt gebruik gemaakt van grootboekrekeningen, hierin zijn alle handelingen uit de onderneming netjes
geordend terug te vinden. Een grootboekrekening wordt gebruikt voor elke soort schuld, eigen vermogen, bezitting, vreemd
vermogen, kosten of opbrengsten, iedere soort heeft zijn eigen rekening. Om een duidelijk overzicht te geven worden gelijke
handelingen bij elkaar gezocht per grootboekrekening. Bij het opstellen van een resultatenrekening of een balans kunnen
rekeningen bij elkaar geteld worden om een minder gedetailleerd totaaloverzicht te geven.

Hieronder volgt een voorbeeld:

Je runt een pizzeria met bezorging via de scooter. De grootboekrekeningen met onderhoud, brandstof, scooterverzekering en
overige scooterkosten worden bij elkaar opgeteld en komen in de resultatenrekening te staan als scooterkosten.

De administratie wordt natuurlijk alleen maar groter als je meer grootboekrekeningen gaat gebruiken. Om belangrijke en
gedetailleerde informatie uit de administratie te kunnen halen kan het nodig zijn om meerdere rekeningen te gebruiken.

Het journaal
Om ervoor te zorgen dat de grootboekrekeningen bijgewerkt worden maak je gebruik van journaalposten. Hierin wordt aangegeven
welke grootboekrekening veranderd moet worden, aangezien er altijd gebruik gemaakt wordt van dubbel boekhouden zijn er
telkens op zijn minst 2 rekeningen die bijgewerkt moeten worden. Bij het maken van een journaalpost begin je altijd met de
rekening die je debiteert. Daarna noteer je de rekening die je crediteert. Er wordt bij het boekhouden van de volgende termen
gesproken: boeken van debet en boeken aan credit.

Interne controles
Als de onderneming aan het groeien is en er meer mensen bij je gaan werken, wordt het belangrijker om regelmatig controles uit te
voeren, ook binnen het bedrijf. Iedereen kan namelijk fouten maken, ook jij. De controles die je uit gaat voeren moeten afgestemd
zijn met de administratie, als hier eventuele verschillen uit komen moet je deze verder onderzoeken. Bijvoorbeeld het tellen van de
voorraad, dit is een vorm van een interne controle. Je gaat de voorraad tellen en als het goed is komt deze overeen met de waarde
van de voorraad zoals die in de boekhouding genoteerd staat.

1.3 Het controleren van de kosten

Als je ervoor zorgt dat de administratie altijd bijgewerkt is, kun je makkelijk en op ieder moment een overzicht opstellen om de
huidige stand van zaken bloot te leggen en waar nodig in te grijpen als de kosten te hoog zijn. Een regelmatige controle op de
kosten is belangrijk voor een onderneming en een goede functie van de administratie. Om ervoor te zorgen dat je niet achter de
feiten aan loopt wanneer je de onderneming wil beoordelen op de kosten en opbrengsten, moet je zorgen dat de administratie
actueel is.

Het beheren van de voorraad

Het bijhouden van een uitgebreide voorraadadministratie is handig om al je producten in de onderneming te volgen. Het gaat hierbij
om het hele proces van de inkoopbestelling tot het verkopen van de producten. Zelfs de aflevering moet in de administratie terug te
vinden zijn.

De omzet
Iedereen wil graag weten wat ze hebben omgezet op een dag. Het kost vaak geen moeite om de verkopen dagelijks in de
administratie te verwerken. Je bent natuurlijk altijd benieuwd of er meer omzet gedraaid is dan de dag ervoor. Als je inderdaad de
verwerking van de verkopen dagelijks bijhoudt, is het makkelijk om de omzet te analyseren. Door gebruik te maken van
bijvoorbeeld grafieken kun je op een makkelijke manier bijhouden of de omzet stijgt of daalt, op welke dagen je het meest verkoop
en wat de gemiddelde omzet is. Deze informatie kan extra inzicht bieden om maatregelen te nemen of om te zien dat je
onderneming het inderdaad goed doet.

Om rapportages samen te stellen is de omzet de basis, je wil namelijk de kosten dekken en het liefst nog winst maken. Kosten
beoordeel je aan de hand van de omzet waarbij je kritisch gaat kijken naar de hoogte van de kosten. De kosten moeten natuurlijk
niet te hoog worden, zelfs al draai je genoeg omzet. Lage kosten zijn natuurlijk het beste en vormen nooit een probleem.

1.4 Controle op verwerking

Aangezien het menselijk werk is, kunnen er fouten worden gemaakt. Af en toe moet de administratie grondig gecontroleerd worden,
vooral op juiste invoer. Het is natuurlijk niet slim om dit tot het einde van het jaar uit te stellen, maar om dit juist tussendoor eens te
doen. Het is anders moeilijker om terug te vinden wat er fout gegaan is. Tijdig controleren kan voorkomen dat je lange tijd zit te
zoeken naar wat en waar fouten gemaakt zijn. Voor de controle zou je een soort checklist kunnen gebruiken waarop je de controles
die je uitvoert af kunt vinken.

Het tellen
Het controleren van de kas is niet zo moeilijk, je hoeft hierbij niet meer te doen dan heel simpel het geld na te tellen dat je in de kas
hebt. Je vergelijkt dit met het totaalbedrag aan kassaldo dat geregistreerd staat in de administratie en als het goed is komt dit
overeen, je bent dan klaar. Verschillen deze getallen van elkaar: ga op zoek naar de oorzaak van het verschil. Misschien heb je
verkeerd geteld, is er een kassabon niet geboekt of is een bon voor het verkeerde bedrag geboekt. Het kan natuurlijk ook dat
iemand wat uit de kassa heeft meegenomen. Als er regelmatig afwijkingen geteld worden, is het belangrijk om dit op tijd te op te
merken en maatregelen te nemen.

Het controleren van de bankrekeningen is ook vrij eenvoudig, je hoeft niet eens zelf te gaan tellen want de bank heeft dit al voor je
gedaan. Je hoeft alleen de bankafschriften erbij te pakken en het saldo van dit afschrift af te stemmen met de administratie. Let bij
de bankafschriften op de debet en credit die zij noteren. Waar de bank debet registreert kan het zijn dat je dit moet noteren als
crediteuren in je eigen administratie of andersom.

Naast geld kun je ook de voorraad tellen, wat regelmatig moet gebeuren om de administratie te controleren. Dit is een stuk lastiger
dan bij het tellen van geld, je moet namelijk de waarde van de goederen apart bepalen. In de administratie staat namelijk de
voorraad genoteerd op financiële waarde en bij het tellen van de voorraad tel je alleen de hoeveelheden van de goederen.

Wanneer fouten gevonden worden, moeten deze natuurlijk zo snel mogelijk hersteld worden. Zeker wanneer je voor de eerste keer
een resultatenrekening of balans opstelt voor je onderneming, zul je wel wat foutjes tegenkomen. Door de desbetreffende
journaalposten opnieuw te bekijken en verwerken, kun je die fouten makkelijk en snel herstellen.

1.5 Rapporteren van financiële gegevens

Wanneer je alles geregistreerd hebt is het fijn om ook wat informatie te kunnen halen uit de bijgehouden administratie, je kunt
rapporten op gaan stellen. De rapporten kunnen bijvoorbeeld bestaan uit een resultatenrekening, balans, statistieken, etc.

De resultatenrekening en de balans zijn de meest gemaakte rapporten. De resultatenrekening wordt vaak ook wel de winst- en
verliesrekening genoemd. In een balans wordt de stand van de onderneming op één bepaald moment weer gegeven. Deze stand
van zaken kan de dag erna weer helemaal veranderd zijn, dit moet je in je achterhoofd houden wanneer je een balans gaat
beoordelen.

Op de balans staan de bezittingen vermeld en hoe deze gefinancierd zijn. Bezittingen staan altijd aan de linkerkant (debet) en de
financiering aan de rechterkant (credit). Dit leidt tot evenwicht op de balans omdat het totaalbedrag aan bezittingen gelijk is aan het
totaalbedrag aan de financieringen.

Hoofdstuk 2: Boekhouden de basis

Boekhouden Hoofdstuk 2: Boekhouden de basis
BEZIG MET CURSUSTRAJECT

Binnen elke onderneming moet de administratie gedaan worden, dit alleen al om te bepalen of de onderneming winst of verlies
heeft gedraaid. De boekhouder is de belangrijkste persoon binnen de administratie. De boekhouder is ook de persoon die volledig
op de hoogte is van het gehele financiële plaatje van de onderneming.

2.1 Basisbegrippen
In onderstaand overzicht zijn de vaktermen beschreven die binnen de boekhouding en de administratie gebruikt worden. Het is voor
de rest cursus makkelijk als u deze begrippen oefent en weet wat deze betekenen.

Begrip Omschrijving/betekenis

Activa Andere naam voor de debetzijde van de balans

Activeren Het boeken van een handeling op de debetzijde

Balans Een overzicht van de bezittingen en hoe deze gefinancierd zijn

Credit De rechterzijde van de grootboekrekening, balans of resultatenrekening

Crediteren Het boeken aan de creditzijde van de grootboekrekening

Crediteuren De leveranciers die je niet meteen betaalt

Hierin worden verwerkte journaalposten in de administratie in verzameld, alle

Dagboek
gelijksoortige boekingen worden verzameld in een dagboek

Debet De linkerzijde van de grootboekrekening, balans of resultatenrekening

Debiteren Het boeken aan de debetzijde van een grootboekrekening

Debiteuren Afnemers die rekening (nog moeten) betalen

Het belang van een persoon in een onderneming die door een andere persoon
Deelneming
gedreven wordt

Het vermogen van de eigenaar(s) van de onderneming, maar ook het verschil in
Eigen vermogen
schuld en bezittingen

Grootboekrekening Een overzicht van gelijke financiële handelingen

Hulprekening van het eigen Rekeningen waar je gebruik van maakt om veranderingen in het eigen vermogen
vermogen weer te geven

Jaarrekening Het gehele overzicht van de resultaatrekening en de balans met toelichtingen

Journaalpost Hiermee werk je je grootboekrekeningen bij

 Het bijwerken van de administratie met een aparte journaalpost voor elke financiële
Journaliseren
handeling

Kolommenbalans Wordt gebruikt om de resultatenrekening en eindbalans op te stellen

Passiva Andere naam voor de creditzijde van de balans

Overzicht met opbrengsten en kosten, dat afsluit met een resultaat, namelijk: winst of
Resultatenrekening
verlies

Transitoria (overlopende Opbrengsten en kosten die tijdelijk op de balans staan om op een later moment
activa) ontvangen of betaald worden

Vordering De rechten om geldmiddelen te ontvangen van anderen

2.2 De boekhouder en de accountant
Binnen de administratie is het boekhoudkundige gedeelte een klein gedeelte van de totale administratie. Bij de administratie ligt de
focus op het leveren van informatie, waarbij deze informatie ontstaat door het verwerken van de verzamelde (belangrijke)
gegevens.

De boekhouder houdt zich echter alleen bezig met het verwerken van de gegevens. De boekhouder bekijkt eerst alle in- en
uitgaande rekeningen en voert deze op de juiste plaats in het systeem in. Dit geldt ook voor bankafschriften en overzichten van de
kas. Wanneer de onderneming wat kleiner is, stelt de boekhouder ook de benodigde overzichten op die de informatie leveren. Is de
onderneming al wat groter: dan neemt vaak een controleur dit werk op zich.

Aan het einde van het jaar stel je als ondernemer een financieel jaarrapport op, dat door een accountant uitgewerkt kan worden na
wat voorbereidende werkzaamheden van de boekhouder.

Het controleren van de administratie is wat de functie van een accountant het best beschrijft. Je kan een accountant inschakelen
als je specifieke kennis nodig hebt voor het opstellen van een jaarrekening. Het werk van de boekhouder in de administratie wordt
dus gecontroleerd door een accountant en de accountant kan vaststellen of de opgestelde jaarrekening overeenkomt met de
wettelijke eisen die hierbij horen of deze opstellen.

De taken van een accountant lopen vrij uiteen, van het opstellen van de jaarrekening, het controleren daarvan tot het advieswerk.
De jaarrekening wordt door de account opgesteld op basis van de gegevens in de administratie. Het kan ook voorkomen dat de
account zelf ook de hele administratie binnen de onderneming bijhoudt. Bij het controleren van de jaarrekening gaat de accountant
vaststellen of de jaarrekening een betrouwbaar beeld geeft van de samenstelling en de omvang van het eigen vermogen en het
resultaat van het geboekte jaar. Het oordeel van de accountant wordt gegeven in een accountantsverklaring. Hierin geeft de
accountant aan of het wel of niet juist is.
2.3 De cirkel van de administratie
Bij het beginnen van een onderneming stap je in een cirkel van administratieplichten. Je kunt hier pas weer uitstappen als je stopt
met de onderneming. Aan administratie ontkom je namelijk niet bij ondernemen. De cirkel van de administratie ziet er zo uit:
Het einde van de cirkel is aan het einde van het boekjaar. Daarna begint de cirkel meteen weer opnieuw. Wanneer je begint met de
onderneming stap je in op de financiële feiten in plaats van bij de beginbalans. Je hebt namelijk niks wanneer je begint met de
onderneming, waardoor er geen beginbalans opgesteld kan worden. Het eerste financiële feit dat je moet verwerken in de
administratie is dan de eerste inbreng van geld.

De administratieve cirkel bestaat uit verschillende stappen:

Financiële feiten
Alle gebeurtenissen/handelingen binnen de onderneming die een invloed hebben op de schulden, het eigen vermogen of de
bezittingen. Denk hierbij aan uitgaven voor het inkopen van de voorraad, een zakelijk diner, verkopen van de voorraad etc. Alle
zakelijke handelingen/gebeurtenissen moeten in de administratie verwerkt worden.

Journaalposten
Journaalposten gebruik je om de financiële handelingen in de administratie te verwerken. Het is een hulpmiddel waarmee je de
grootboekrekeningen bij kunt werken. Om makkelijk de weg terug te vinden in de journaalposten wordt er gebruik gemaakt van
dagboeken. Per dagboek worden vergelijkbare journaalposten verzameld. Alle boekingen die van de bankrekening afkomen
verzamel je in het bankboek en de boekingen uit de kas verzamel je in een kasboek.

Bijwerken van het grootboek

Aan de hand van het journaal worden de grootboekrekeningen opgesteld. Wanneer het om balansrekeningen gaat, worden die
geopend met het saldo van de beginbalans. Per grootboekrekening worden de geboekte journaalposten verzameld om de stand
van zaken te bepalen.

Proefbalans
Op de proefbalans worden de totalen van de grootboekrekeningen verzameld in twee kolommen. Het totaal aan de debetzijde en
de creditzijde. De proefbalans maak je op om te kunnen controleren of in alle financiële handelingen de debet en credit geboekt
zijn. Dit kun je controleren door te kijken of het totaal aan de debetzijde gelijk is aan de creditzijde. Als dit niet het geval blijkt te zijn,
is er ergens in de administratie een fout gemaakt. Je moet dan gaan zoeken waardoor dit verschil bestaat. Wanneer je gebruikt
maakt van administratieve software is het bijna onmogelijk om de administratie niet in balans te krijgen.

Saldibalans
De saldibalans is een tussentijdse balans waarop je van elke grootboekrekening het saldo vermeldt. Aan dit saldo kom je door het
verschil uit te rekenen tussen de debet- en creditkolom. De saldi van al de grootboekrekeningen samen maakt de saldibalans.
Wanneer de proefbalans in balans was, moet de saldibalans ook in balans zijn. Als hier toch een verschil in zit, is er ergens een tel-
of schrijffout gemaakt. Hier geldt ook dat wanneer je administratieve software gebruikt, het vrijwel niet voorkomt dat de saldibalans
uit evenwicht is.
Resultatenrekening
De saldibalans vormt de basis waar je de resultatenrekening mee opstelt. De grootboekrekeningen met een saldo, die of
opbrengsten of kosten weergeven, staan op de resultatenrekening. Op de creditzijde staan de opbrengsten en aan de debetzijde
staan de kosten. Na het opstellen ga je kijken wat er groter is, de opbrengsten en de kosten. Je maakt winst wanneer je
opbrengsten groter zijn dan de kosten. Wanneer dit andersom is maak je verlies. De winst tel je op bij de debetzijde van de
resultatenrekening om ervoor te zorgen dat die in evenwicht is. Wanneer er verlies gemaakt is komt dit aan de creditzijde erbij.

Eindbalans
De eindbalans wordt opgesteld met het resultaat van de resultatentrekening. Het resultaat wordt opgenomen in de
grootboekrekening van het eigen vermogen. Wanneer er winst gemaakt wordt, stijgt het eigen vermogen. Dit wordt aan de
creditzijde van de grootboekrekening geplaatst. Bij verlies daalt het eigen vermogen en dit wordt genoteerd op de debetzijde van de
grootboekrekening. Nadat het resultaat toegevoegd is aan het eigen vermogen zouden de totalen van de balans aan de debet- en
creditzijde weer gelijk moeten zijn.

Beginbalans
Als het boekjaar afgesloten is met de eindbalans, is het meteen de beurt om de beginbalans weer te openen. De beginbalans
begint weer op nul. Dit omdat het saldo van de resultatenrekening bij het eigen vermogen geteld is of ervan is afgehaald. Met de
beginbalans begint de cirkel weer opnieuw en ga je fris van start. Je gaat opnieuw financiële feiten verwerken in de administratie.

We gaan de hele cyclus eenmaal doorlopen met van een voorbeeldsituatie. In dit voorbeeld gaan we het simpel houden en er zijn
daarom maar heel weinig financiële handelingen. Daarnaast gaan we nog geen rekening houden met de (omzet)belastingen.

Aan het begin van de cyclus, de start is het banksaldo €1.000,00 en de waarde van de voorraad bedraagt €2.500,00. Op de
beginbalans ziet dit er zo uit:
 Bij het starten van een nieuw boekingsjaar worden de grootboekrekeningen geopend en de eerste financiële handelingen worden
verwerkt. Deze worden op onderstaande manier opgesteld:

In het voorbeeld gaan we de volgende financiële handelingen toevoegen:

 Op 15 maart is er voor €500,00 aan voorraad gekocht en dit is meteen per bank betaald.
 Op 27 september is er voor €5.000,00 aan producten verkocht, waarvan de inkoopwaarde €2.500,00 bedraagt. Dit bedrag is
meteen via de bank ontvangen.
Om de grootboekrekeningen bij te werken worden journaalposten gemaakt met de financiële handelingen. De journaalposten voor
de financiële handelingen zijn:

15/03 Voorraad producten €500,00

Aan bank €500,00

27/09 Bank €5.000,0

Aan opbrengsten verkopen €5.000,0

Kostprijs verkopen €2.500,00

Aan voorraad producten €2.500,00

Deze journaalposten worden vervolgens in de grootboekrekeningen opgenomen (stap 4) op onderstaande manier:

Bij stap 5, het opstellen van de proefbalans, worden de gegevens uit de grootboekrekeningen overgenomen. Je neemt van beide
zijden de getallen over. Daarna komt stap 6: het opstellen van de saldibalans door het saldo van beide zijden uit te rekenen. In het
volgende overzicht is duidelijk te zien hoe je beide stappen bijna tegelijk kunt doen.

Na het opstellen van de saldibalans ga je de resultatenrekening opstellen. Dit is de laatste stap voor je de eindbalans gaat
opmaken.

Het resultaat is dus dat de onderneming een winst heeft van €2.500,00. Om de eindbalans op te stellen voeg je de winst toe aan
het eigen vermogen.
Deze eindbalans vormt de beginbalans voor het volgende jaar. Op deze simpele manier hebben we de cyclus een keer helemaal
rond gelopen. Het komt bijna niet voor dat er zo weinig financiële handelingen zijn in een boekjaar maar op deze manier heeft u
vast een beeld bij hoe de cyclus verloopt en hoe deze ingevuld dient te worden.

2.4 Verwerken van de financiële handelingen

Bij het verwerken van de financiële handelingen heb je de keus uit twee manieren van administreren, namelijk factuuradministratie
of kasadministratie. De meest gebruikte variant is de factuuradministratie en dit is vereist voor de fiscus. Dit wordt ook wel
het omzetstelsel genoemd. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt de kasadministratie geaccepteerd, we beschrijven hieronder wel
beide gevallen.

Factuuradministratie
Bij de factuuradministratie worden de in- en verkoopfacturen geboekt op het moment dat je deze ontvangt of verstuurt. Op het
moment dat je een factuur ontvangt per bank, boek je de debiteur meteen af. Wanneer je een factuur verstuurd boek je de
opbrengst meteen in de administratie. De reden dat de fiscus de voorkeur heeft aan de factuuradministratie is dat de opbrengsten
eerder onder de winst behoren en daardoor eerder onder de belasting vallen. Je hebt de goederen eigenlijk al verkocht en de
opbrengst is min of meer al binnen, hoewel je pas zeker weet dat je opbrengst hebt als het geld op je rekening staat.

Kasadministratie
Bij de kasadministratie wordt er alleen geboekt bij een uitgave of ontvangst als er geld bij komt kijken. Dit gaat niet alleen via de kas
maar kan ook via bankrekeningen. De inkoop- en verkoopfacturen worden pas verwerkt in de administratie op het moment dat je
deze betaalt of ontvangt. Dit is ook de reden waarom de fiscus geen voorkeur geeft aan dit systeem. Als de verkoopfacturen later
betaald worden, maak je pas winst op een later moment waardoor je het betalen van de belastingen uitstelt naar de toekomst. De
manier van bijhouden is makkelijker aangezien je geen debiteuren- en crediteurenpositie bijhoudt.
 De belastingdienst keurt deze vorm in bepaalde gevallen goed. De belangrijkste eis is dat het om een kleine onderneming gaat en
dat er weinig financiële handelingen zijn om te boeken.

2.5 Dubbel boekhouden

Het dubbel boekhouden betekent dat je elke financiële handeling twee keer gaat verwerken, het betekent dus niet dat je twee
administraties bijhoudt. Bijvoorbeeld met de voorraad: je werkt telkens twee voorraadposities bij door aan de ene kant de voorraad
te debiteren en aan de andere kant de voorraad te crediteren. Dit betekent dat als je producten inkoopt om op een later moment te
verkopen dat dit leidt tot een toename van je voorraadproducten en een toename van je voorraadschulden (de crediteuren).
Wanneer er op een later moment betaald wordt, betekent dit een afname van je voorraadschulden en afname van je voorraad in
liquide middelen.

Het dubbel boekhouden heeft de voorkeur. We gaan aan de hand van een voorbeeld ‘enkel boekhouden’ uitleggen waarom. Bij
enkel boekhouden is het niet mogelijk om op ieder moment te zien hoe je voorraden ervoor staan. Bij het opstellen van de balans
bepaal je welke bedragen hierop moeten staan. Je gaat alle voorraden tellen en bepaalt de waarde. Op de balans komen dan de
uitkomsten te staan. Je telt de voorraden geld, producten, vorderingen en inventaris voor de debet kant van de balans. Het eigen
vermogen is namelijk gelijk aan het totaal saldo van de debetzijde min alle schulden. Het eigen vermogen sluit daarmee de balans.
Bij enkel boekhouden bepaal je de winst over een periode door het vermogen te vergelijken. De winst of het verlies dat gemaakt is,
is het verschil tussen het eigen vermogen aan het einde van het jaar en het eigen vermogen aan het begin van het jaar.

Voorbeeld enkel boekhouden

Aan het begin van het boekjaar bestaat de inventarisatie van de voorraden uit:

 Waarde van de inventaris: €5.000,00

 Handelsproducten: €1.450,00
 Debiteuren: €2.150,00
 Crediteuren: €4.350,00
 Liquide middelen: €750,00
Uit deze gegevens kun je de volgende balans opmaken. Het eigen vermogen bepaal je door de schulden van je totaal aan
bezittingen af te halen.
 In tegenstelling tot het dubbel boekhouden, doe je bij enkel boekhouden eigenlijk tijdens de duur van het jaar niets aan je
administratie. Hierdoor heb je tijdens het jaar geen goed beeld van waar je eigenlijk aan toe bent. Aan het einde van het boekjaar
ga je opnieuw de inventarisatie tellen met als resultaat:

 Waarde van de inventaris: €3.750,00

 Handelsproducten: €1.400,00
 Debiteuren: €1.850,00
 Crediteuren: €3.250,00
 Liquide middelen: €950,00
Op basis van deze gegevens kan de eindbalans van het enkel boekhouden opgesteld worden.

Aan het einde voer je de vermogensvergelijking uit: €4.700,00 – €5.000,00 = – €300,00. Wat blijkt nu: je eigen vermogen is
gedaald, wat betekend dat je verlies gemaakt hebt. Bij het enkel boekhouden kom je hier dan pas aan het einde van het jaar achter.
Het dubbel boekhouden heeft daarmee de voorkeur aangezien je op die manier een goede administratie bijhoudt gedurende het
hele jaar. Het geeft daarmee een beter inzicht in de bedrijfssituatie.

Welke kant?
Het dubbel boekhouden houdt in dat er zowel gedebiteerd als gecrediteerd dient te worden, maar wanneer kies je voor de
debetzijde en wanneer voor de creditzijde?

In de boekhouding zijn alle grootboekrekeningen onder te verdelen in een aantal soorten. Op de balans komen deze te staan als de
rekeningen van bezit, eigen vermogen of schuld en op de resultatenrekening als opbrengsten en kosten. In onderstaand schema is
te zien op welke soort rekening je moet boeken bij een toe- of afname.

Toename Afname

Bezittingen Debet Credit

Eigen vermogen Credit Debet

Schulden Credit Debet

Opbrengsten Credit Debet

Kosten Debet Credit

Bij een toename in je bezittingen moet je dus debiteren. Een toename is altijd tegengesteld aan de afname, dus wanneer je weet
wanneer je moet crediteren, weet je ook meteen wanneer je moet debiteren.

In dit hoofdstuk gaan we kijken hoe een rekeningschema eruit ziet en wat hier allemaal voor nodig is. Het rekeningschema is een systeem voor
de grootboekrekeningen.

3.1 De indeling van het rekeningschema

Bij het ontwerp van het rekeningschema werd een indeling toegevoegd die in Nederland nog steeds in gebruik is. De indeling wordt gedaan als
onderverdeling in verschillende vakken/rubrieken. Als startpunt is gekozen voor alle zaken die nodig zijn om een onderneming te laten
functioneren.

Basisbenodigdheden
De basisbenodigdheden komen in het eerste vak, rubriek 0. Als je gaat beginnen met een onderneming moet je beschikken over inventaris,
machines en gebouwen. Je hebt de ruimte nodig om je producten te kunnen produceren/fabriceren of een ruimte om de producten te verkopen. Al
deze zaken zullen gefinancierd moeten worden met eigen vermogen of met langdurig vreemd vermogen (wat resulteert in schuld).

Debiteuren en crediteuren
De debiteuren en crediteuren plaats je in het tweede vak, rubriek 1. Je hebt te maken met debiteuren wanneer je verkoopt en met crediteuren
wanneer je je investeringen inkoopt (de kosten en nieuwe voorraden voor de onderneming).

Liquide middelen
De liquide middelen worden ook in het tweede vak, rubriek 1 geplaats. De liquide middelen bestaan uit de bank- en kasrekeningen die nodig zijn
om te betalen of om geld op te ontvangen.

Schulden en overige vorderingen

De kortlopende schulden en vorderingen komen ook in het tweede vak, rubriek 1. De debiteuren, crediteuren en liquide middelen hebben een
tijdsbestek van korter dan één jaar, waardoor de kortlopende schulden en vorderingen ook onder dit vak vallen.

De tussenrekeningen
Om heen en weer te kunnen boeken tussen de rekeningen binnen rubriek 1, heb je tussenrekeningen nodig. Dit zijn rekeningen waarop je een
bedrag voorlopig parkeert om dat op een later moment op de juiste rekening te boeken. Deze tussenrekeningen plaats je in rubriek 2, samen met
de rekening ‘vraagposten’. De rekening ‘vraagposten’ gebruik je om bedragen te boeken waarvan je nog verder moet uitzoeken waarop deze
definitief geboekt moeten worden.

De voorraadrekeningen
Deze rekeningen verschillen per bedrijf, voor een handelsbedrijf zijn dat de voorraden die ingekocht zijn, opgeslagen zijn en verkocht worden.
Een productiebedrijf heeft te maken met grondstoffen, voorraden, hulpmaterialen, de voorraad aan gereed product en onderhanden werk
(producten waar al aan gewerkt is, maar die nog niet compleet klaar zijn). In rubriek 3 plaats je de handelsvoorraden, onbewerkte grondstoffen en
de hulpmaterialen. De hulpmaterialen en grondstoffen heb je nodig om eindproducten te maken. Om deze eindproducten te bereiken moeten er
nog de nodige kosten gemaakt worden. De gemaakte kosten in de productie boek je in op enkele specifieke rubrieken op de resultatenrekening.
De voorraad aan eindproducten zet je in rubriek 7 neer. Hier boek je ook nog de producten die onderhanden zijn (onafgeronde producten) op.

Kosten
In de rubrieken die volgen komen de kosten aan bod. Rubriek 4 wordt gebruikt voor alle kosten die je maakt. Alleen bij een productiebedrijf
worden rubriek 5 en 6 gebruikt voor de kosten. Bij een productiebedrijf is het namelijk de bedoeling alle kosten door te berekenen in de kostprijs
van het afgeronde eindproduct. Er zit een verschil tussen de indirecte en directe kosten die gemaakt worden.

De directe kosten zijn makkelijk te herleiden, bijvoorbeeld het materiaal. Stel je hebt een stuk hout en maakt daar een tafel van, dan is het
duidelijk dat het stuk hout een onderdeel vormt van de kostprijs van het eindproduct. Directe kosten zijn dus de kosten die je direct aan het
eindproduct kunt koppelen.
Naast directe kosten zijn er ook indirecte kosten, kosten die niet direct toe te wijzen zijn aan het eindproduct. Dit is bijvoorbeeld het salaris van
de boekhouder. Het salaris van de persoon die de tafel in elkaar zet valt daarentegen onder de directe kosten, omdat deze persoon alleen met het
monteren van de tafels bezig is.

Je wilt de indirecte kosten niet alleen terugverdienen door de verkoop van je producten maar je wilt deze ook beheersen (waar dit kan). De
indirecte kosten worden net als alle andere kosten als eerste in rubriek 4 geboekt, daarna worden deze overgeboekt naar rubriek 5: de
verzameling van alle indirecte kosten. In de volgende stap ga je de indirecte kosten toewijzen aan het fabricageproces en worden ze overgeboekt
naar de volgende rubriek (rubriek 6). In rubriek 6 komen ook de directe kosten te staan. De voorraadrekening in rubriek 7 bevat dan, zoals eerder
vermeld, de totale kosten van het uiteindelijke gereed product.

Verkoopresultaten
Elke ondernemer wilt uiteindelijk zo veel mogelijk producten verkopen. In andere woorden wil hij zoveel mogelijk van zijn voorraad aan
handelsproducten (rubriek 3) verkopen, of zo veel mogelijk van de goederen gemaakt door eigen productie (rubriek 7) verkopen, en dit allemaal
zo snel mogelijk. In rubriek 8 verzamel je de verkoopresultaten, namelijk de kostprijs gereed product (uit rubriek 7) of de inkoopprijs van de
handelsproducten (uit rubriek 3) worden hier ingeboekt. In rubriek 8 wordt ook de opbrengst van de verkopen genoteerd. Wanneer er
bijvoorbeeld kortingen gegeven worden, kunnen deze je verkoopresultaat verlagen. De kortingen zijn onderdeel van de verkoopresultaten die je
hebt en krijgen daarom in rubriek 8 ook een rekeningnummer.

Overige resultaten
De laatste rubriek is rubriek 9. Deze gebruik je voor de opbrengsten en kosten die je niet in de voorgaande rubrieken kwijt kon. Dit kunnen
bijvoorbeeld interestkosten en -baten zijn en/of incidentele resultaten, zoals de verkoop van de inventaris of een machine.

Het overzicht
Rubriek 0 Vaste activa, eigen vermogen en langlopend vreemd vermogen

Rubriek 1 De financiële rekeningen en kortlopende schulden en -vorderingen

 Rubriek 2 De tussenrekeningen

Rubriek 3 Voorraad aan grondstoffen en hulmaterialen en handelsproducten

Rubriek 4 De kostenrekeningen

Rubriek 5 De indirecte kosten

Rubriek 6 De fabricagerekeningen

Rubriek 7 Voorraad aan gereed product en producten die nog niet helemaal klaar zijn (onderhanden werk)

Rubriek 8 De verkoopresultaten

Rubriek 9 De overige resultaten

De boekhouders die met dit schema te werk gaan, gebruiken voor het eerste nummer van een grootboekrekening altijd het cijfer van de
desbetreffende rubriek. Daarnaast bestaan grootboekrekeningen vaak uit vier cijfers. Het is niet verplicht om deze manier te gebruiken, maar het
brengt wel eenheid. Een accountant kan sneller werken met een grootboekrekeningschema dat ingedeeld is op de genoemde manier.

3.2 De introductie van de balans

 Het rekeningschema begint altijd met de balans. Op de balans staan drie soorten rekeningen:

 Bezittingen – Hierop staan alle eigendommen van de onderneming. Bijvoorbeeld aan machines en gebouwen, maar ook voorraden, geld en
vorderingen.
 Eigen vermogen – Hierop wordt bijgehouden hoeveel eigen vermogen de eigenaar van de onderneming geïnvesteerd heeft. Daarnaast kun je aan
een toe- of afname in de rekening zien of er winst of verlies gemaakt is.
 Schulden – Hierop wordt het vreemd vermogen bijgehouden. Bijvoorbeeld leningen en schulden aan de leverancier.
Het in evenwicht zijn van de balans is een belangrijk kenmerk. De debetzijde bevat de bezittingen en de creditzijde bevat de manieren waarop
deze gefinancierd zijn. Dit kan met het eigen vermogen of door vreemd vermogen. De waarde van het eigen vermogen kan berekend worden
door de schulden van alle bezittingen af te tellen.

Bezittingen
Op de balans plaats je altijd als eerst de langlopende bezittingen. Onder de langlopende bezittingen vallen bezittingen met een levensduur die
langer is dan een jaar. De bezittingen worden ook wel activa genoemd en kunnen onderverdeeld worden in de volgende categorieën:

 Immateriële vaste activa – dit zijn de niet tastbare bezittingen van de onderneming die over een langere periode dan een jaar zorgen voor
opbrengsten. Voorbeelden hiervan zijn merkrechten, kosten van onderzoek en ontwikkeling, aanschafkosten van software etc. Als er sprake is
van een deelneming, komt de betaalde goodwill ook onder deze categorie.
 Materiele vaste activa – dit zijn de meer tastbare bezittingen van de onderneming met een langere levensduur dan een jaar. Voorbeelden zijn
gebouwen, terreinen, inventaris, machines en vervoersmiddelen. De rekeningen die onder deze categorie vallen hebben vaak per onderdeel twee
rekeningen, een met de aanschafwaarde en een met de cumulatieve afschrijving.
 Financiële vaste activa – dit zijn deelnemingen, vorderingen op deelnemingen en effecten die niet als deelneming aangehouden worden.
Naast de vaste activa heb je de vlottende activa. Dit zijn de bezittingen van de onderneming met een levensduur van korter dan een jaar. Deze
kunnen onderverdeeld worden in de volgende categorieën:

 Voorraden – hieronder valt de voorraad handelsproducten bij een handelsbedrijf, maar ook de voorraad aan grondstoffen en gereed product bij
een productiebedrijf. Daarnaast is er nog de voorraad aan onderhanden werk, de producten die nog niet helemaal af zijn. De kosten die besteed
zijn aan het onderhanden werk worden opgenomen onder aftrek van ontvangen termijnen.
 Vorderingen – je plaatst hier alle vorderingen die je onderneming heeft op derden en die je binnen een jaar nog gaat ontvangen. Dit kan
bijvoorbeeld zijn een vordering op de belastingdienst, handelsdebiteuren of een lening die binnen een tijdsbestek van een jaar terugbetaald moet
worden.
 Overlopende activa (transitoria) – dit zijn de kosten die in de periode voorafgaand aan het opmaken van de balans zijn uitgegeven, maar die
betrekking hebben op een periode die komt na het opmaken van de balans. Let op: dit is een moeilijker stukje om te begrijpen
 Voorbeeld: wanneer je in december al de huur gaat betalen voor januari van het toekomstige jaar, wordt dat huurbedrag op de balans opgenomen
per 31 december, onder de overlopende activa.
 Liquide middelen – dit omvat alle rekeningen die met geld te maken hebben. Er is dus een rekening voor het kasgeld en rekeningen voor elke
bankrekening die je onderneming gebruikt.
Schuldrekeningen
De schuldrekeningen dienen ook onderverdeeld te worden in kortlopende en langlopende schulden. Het criteria is hier ook weer de looptijd van
de schuld, de grens ligt weer bij één jaar.

De langlopende schulden bestaan meestal uit leningen die je over een bepaalde tijd terug moet betalen, bijvoorbeeld een hypotheek. Wanneer de
lening binnen een jaar afgelost moet worden, of voor een gedeelte, dan gaat het af te lossen bedrag boeken naar de kortlopende schuldenrekening.

Wat vreemd kan lijken op de schuldrekeningen is de voorziening. Een voorziening kun je alvast vormen om rekening te houden met uitgaven in
de toekomst. Bijvoorbeeld als je weet dat er over een paar jaar een grote onderhoudsbeurt nodig is voor het bedrijfspand. Je kunt dan van tevoren
al rekening gaan houden met de kosten in de balans en de resultatenrekening. Op de resultatenrekening voer je de kosten in en op deze manier
bouw je over een aantal jaren de voorziening op. Het kan dus als een schuldrekening beschouwd worden omdat je verwacht in de toekomst van
deze rekening betalingen te gaan doen aan derden.

Een voorziening is geen spaarpotje, het geld wordt niet apart gezet op een andere bankrekening. De latere uitgave van de gevormde voorziening
heeft geen invloed op de winst van het boekjaar.

Eigen vermogen
Wanneer je als ondernemer een onderneming start moet je een rechtsvorm kiezen en je moet beschikken over een eigen vermogen. Er is keus uit
meerdere rechtsvormen, maar tussen de eenmanszaak en de besloten- en naamloze vennootschap zit het grootste verschil. Bij de laatste twee is er
sprake van aandelen en bij een eenmanszaak is dit niet.
 Wanneer je kiest voor de eenmanszaak maak je gebruik van:

 Kapitaalrekening – hierop staat het vermogen dat door de eigenaar van de onderneming in de onderneming geïnvesteerd is. Dit vermogen groeit
ieder jaar door een deel van de winst toe te voegen dat je opnieuw investeert in de onderneming.
 Privérekeningen – hierop wordt bijgehouden welke uitgaven gedaan worden door de eigenaar voor privégebruik. Voorbeelden zijn
verzekeringspremies die door de zaak betaald worden maar die privé gebruikt worden.
Voor rechtsvormen die op de eenmanszaak lijken, zoals de commanditaire vennootschap en de vennootschap onder firma kun je dezelfde
grootboekrekeningen gebruiken. Aangezien er wel meerdere eigenaren aan de onderneming verbonden zijn, ga je voor iedere eigenaar een eigen
set aan rekeningen opstellen.

Bij de aangifte van de inkomstenbelasting moeten de privéstortingen en -opnamen apart opgenomen worden. Er wordt onderscheidt gemaakt
doormiddel van de volgende categorieën:

 Privéstortingen
 Privéopnamen in contanten
 Privéopnamen in natura en/of producten
 Opnamen privégebruik van de auto van de onderneming
 Opnamen privégebruik van de woning
 Overige privéopnamen
Om het jezelf wat makkelijker te maken en in een sneller tempo je aangifte inkomstenbelasting te doen kun je het beste voor elke categorie een
aparte grootboekrekening gebruiken. Op die manier kun je het saldo van elke rekening direct in de aangifte opnemen.

Bij de besloten vennootschap (BV) en de naamloze vennootschap (NV) gebruik je voor het eigen vermogen onderstaande rekeningen:

 Maatschappelijk aandelenkapitaal – hieronder valt het aantal aandelen dat maximaal kan worden uitgegeven. Dit maximale aantal is bij het
opstarten van de onderneming bepaald en is door de notaris vastgelegd.
 Aandelen in de portefeuille – hieronder vallen het aantal aandelen dat nog in bezit is van de onderneming en dus nog niet is uitgegeven. Het
geplaatst aandelenkapitaal is het maatschappelijk aandelenkapitaal min de aandelen in de portefeuille.
 Reserves – hieronder vallen de verschillende vormen van reserves van het eigen vermogen. De algemene reserves is de meest gebruikte vorm,
waar je ook de jaarlijkse winst (die je terug in de onderneming investeert) op boekt. Je kunt de algemene reserve ook de winstreserve noemen.
3.3 De resultatenrekening
De balans gebruik je om de winst of het verlies te bepalen over een periode door de eindbalans en de beginbalans met elkaar te vergelijken. Wat
gelijk zou moeten zijn aan het resultaat van het boekjaar is het verschil tussen het eindsaldo en beginsaldo van het eigen vermogen, afgezien van
de kapitaalstortingen en -opnamen zoals privémutaties. Je krijgt hiermee alleen het eindresultaat te zien en niet uit welke onderdelen dit resultaat
bestaat. Om te willen weten hoe de winst opgebouwd is kunt je de resultatenrekening gebruiken. Een resultatenrekening waarop rekeningen zijn
opgenomen voor de kosten en opbrengsten van de onderneming. Als je kosten van de opbrengst afgehaald hebt en de uitkomst is een positief
saldo, dan heeft de onderneming winst gemaakt. Komt eer een negatief saldo uit dan heeft de onderneming verlies gemaakt.

De resultatenrekening laat opbrengsten en kosten zien. Dit is niet per se hetzelfde als inkomsten en uitgaven. Bijvoorbeeld afschrijvingskosten,
dit zijn geen uitgaven maar wel kosten.

Opbrengsten
Om de opbrengsten bij te houden kun je met een klein aantal rekeningen al ver komen. Alleen een rekening voor de omzet en een rekening voor
de kortingen kan al genoeg zijn. De totale omzet is de combinatie van deze twee rekeningen. De netto omzet is de totale omzet exclusief de
omzetbelasting.

De kostprijs van de omzet

Om omzet te maken, maak je ook kosten. Als je een product verkoopt, moet je het product eerst inkopen om daarna weer (met winst) te
verkopen. Dit wordt de kostprijs van de omzet genoemd.

Om de brutomarge op de producten te kunnen bepalen kun je de kostprijs van de omzet van de waarde van de omzet afhalen. Om goed inzicht te
krijgen in de brutomarge kun je de kostprijs van de omzet op een aparte rekening boeken. In de resultatenrekening haal je van de omzet deze
kostprijs op die manier kun je de brutomarge presenteren.

Overige kosten
Om uit eindelijk de nettowinst te kunnen bepalen heb je nog de overige kosten nodig die de onderneming maakt. Je kunt zelf bepalen hoeveel
rekeningen je wil gebruiken. Als je meer inzicht wil hebben in de verschillende soorten kosten die je onderneming maakt, ga je meer rekeningen
nodig hebben. Bij het opstellen van deze rekeningen kun je denken aan:
 De verzameling aan kosten die de onderneming maakt voor het voeren van de
Administratiekosten administratie. Hieronder kun je ook de kosten plaatsen voor de kosten van een
accountants- of administratiekantoor als je hier gebruik van maakt.

Advieskosten De kosten voor advies verschillende gebieden.

Deze kosten omvatten alles wat met de voertuigen te maken hebben: brandstofkosten,
Autokosten
verzekeringen, onderhoud en motorrijtuigenbelasting.

Elke transactie die je zelf doet via internetbankieren brengt de bank in rekening. De
Bankrenten en -kosten kosten hiervan worden meestal maandelijks en per kwartaal in rekening gebracht, naast
de renkosten voor tijdelijke roodstand (als dit van toepassing is).

Hieronder vallen de kosten die je betaalt aan de kamer van koophandel en bijvoorbeeld
Contributies en
abonnementen op verscheidene vaktijdschriften. Dit kunnen ook de maandelijkse kosten
lidmaatschappen
zijn die je aan de internetprovider betaalt voor het gebruik van de diensten.

Hieronder vallen alle overige uitgaven die niet apart in het rekeningschema
Diverse kosten
gespecificeerd kunnen worden.

Huisvestingskosten Op deze rekening komen alle kosten die te zijn herleiden tot huisvesting, zoals de huur
van gebouwen, rekeningen voor het gebruik van water en elektriciteit,
onroerendzaakbelasting, kosten voor waterzuivering, afvalstofheffing maar ook
 schoonmaakkosten.

De rekeningen voor de rente over de leningen die je hebt afgesloten. Voor een goed
Interestkosten overzicht is het slim om per afgesloten lening van een afzonderlijke interestrekening
gebruik te maken.

Kosten voor Een verzamelrekening voor de verschillende kosten, zoals kosten aan papier,
kantoorbenodigdheden schrijfmateriaal, etc.

Alle rekeningen die betrekking hebben op de uitbetaling van het loon aan het personeel.
Loonkosten Er kan gebruik gemaakt worden van aparte rekeningen voor vakantiegeld, brutoloon,
onkostenvergoedingen, loonkostensubsidies en kosten van sociale lasten.

Hieronder vallen alle vormen van verzendkosten. Dit loopt uiteen van de postzegels die
Portokosten
je koopt tot aan de kosten van het gebruiken van een koeriersdienst.

De onderneming kan naast de eigen vervoersmiddelen ook andere reiskosten hebben,

zoals het vliegtuig of het openbaar vervoer. Je kunt hiervoor aparte rekeningen
Reis- en verblijfkosten
introduceren. Onder de verblijfskosten vallen de kosten die maakt voor het zakelijk
verblijven in een hotel.

Telefoonkosten Hierop komen de kosten voor de vaste telefoonlijn en de mobiele telefoons.

 Hieronder vallen de kosten die gemaakt worden om het product aan de man te brengen.
Denk hierbij aan reclame-uitgaven zoals advertenties. Ook representatiekosten reken je
Verkoopkosten
tot de verkoopkosten, aangezien deze in beperkte mate fiscaal aftrekbaar zijn is het
handigere om hier een aparte rekening voor te gebruiken.

Alle overige verzekeringen komen op deze rekening, een algemene rekening is meestal
Verzekeringen genoeg. Verzekeringen voor de auto en het personeel vallen al onder een andere
categorie.

Het kan voorkomen dat je een product of dienst geleverd hebt aan een klant die uiteindelijk niet betaalt, je maakt dan geen extra kosten. Alleen
de incassokosten voor het innen van de rekening. Door de klant die niet betaald mis je wel een deel van de omzet, waardoor de winst lager is.
Stel je hebt €200,00 gefactureerd aan de klant en die ontvang je uiteindelijk niet, dan heb je geen opbrengst. Dit is gemiste omzet, en dus geen
kosten.

3.4 Het rekeningschema opstellen

Om het definitieve rekeningschema op te stellen ga je de rekeningen een nummer geven, dit nummer is gebaseerd op het rubriceringsschema. Je
kunt zelf bepalen hoeveel cijfers dit getal krijgt, meestal wordt er bij grootboekrekeningen gebruik gemaakt van vier cijfers.

Bij het gebruiken van een boekhoudpakket zijn er veel die een voorbeeld hebben van het rekeningschema. Je haalt hier voor je begint met de
boekhouding wel de rekeningen uit die je voor jouw onderneming niet nodig hebt.

Referentie
In Nederland is er geen standaardrekeningschema waar je gebruik van moet maken, wel is er behoefte aan een soort standaard die vooral bij
digitale aanlevering van rapportages gewenst is. Als je als onderneming de jaarrekening moet publiceren bij de Kamer van Koophandel kan dit
alleen nog maar digitaal aangeleverd worden op basis van Standard Business Reporting (SBR). Dit is een format voor aanlevering dat door de
overheid is opgesteld. Het referentie grootboekschema is bedacht om makkelijk op dit voorgeschreven format aan te kunnen sluiten.
 In het schema zijn als voorbeeld ook grootboekrekeningnummers opgenomen. Bij aanpassing van het schema door bijvoorbeeld het toevoegen
van nieuwe rekeningen kunnen de nummers aangepast worden.

De code is opgebouwd uit 5 verschillende niveaus:

1. Het eerste gedeelte van de code bestaat uit 1 letter. Je kiest hier de B voor balans of de W voor de winst- en verliesrekening.
2. Het tweede gedeelte van de code bestaat uit 3 letters. De hoofdrubrieken genaamd, het gebruik van hoofdletters is ook belangrijk. Voorbeeld:
Mva, Materiële Vaste Activa.
3. Het derde gedeelte van de code bestaat ook weer uit 3 letters. Voorbeeld: Bei, Bedrijfs Inventaris.
4. Het vierde niveau is voor de grootboekrekeningen bedoelt en bestaat weer uit 3 letters. Voorbeeld: Vvp, Verkrijgings- of Vervaardigingsprijs van
de bedrijfsinventaris.
5. Het vijfde niveau is voor mogelijke mutaties en bestaat uit 3 letters. In veel boekhoudprogrammas wordt dit niveau niet gebruikt.
Hoe zit dit er nou uit tot op het vijfde niveau:

 BMvaBei Inventaris
 BMvaBeiVvp Verkrijgings- of vervaardigingsprijs
 BMvaBeiVvpBeg Beginbalans
Op www.referentiegrootboekschema.nl is het volledige overzicht te vinden en te downloaden. Enkele voorbeelden van korte codes, met de B
voor balans en W voor d winst- en verliesrekening, zijn:

 BMva Materiële vaste activa

 BVrz Voorzieningen
 BVrd Voorraden
 BFva Financiële vaste activa
 WOmz Netto-omzet
 WBel Belastingen
 WOok Overige organisatiekosten
 WAad Aandeel derden