‫إدارة المشاريع االحترافية‬

‫‪PMP 7 edition‬‬
‫‪th‬‬

‫دكتور صالح القباني‬

 ‫المحتوى التدريبي‬

‫مقدمة‬ ‫▪‬
‫وضع االساسات‬ ‫▪‬
‫عمليات بدء المشروع‬ ‫▪‬
‫التخطيط‬ ‫▪‬
‫التنفيذ‬ ‫▪‬
‫الرقابة والتحكم‬ ‫▪‬
‫إغالق ملف المشروع‬ ‫▪‬
‫حصد النتائج‬ ‫▪‬
‫االعداد المتحان ‪PMP‬‬ ‫▪‬
 ‫بنهاية الدورة تكون قاد ار على ‪:‬‬

‫• التعريف بالمبادئ األساسية إلدارة المشاريع ‪.‬‬

‫• التعريف بالمعهد العالمي إلدارة المشاريع ودوره ‪.‬‬
‫• التعريف بالمنهجية المعتمدة عالميا إلدارة المشاريع التي تطبق على أغلب‬
‫المشاريع في أغلب األوقات ‪.‬‬
‫• التعرف على المنهجية المثالية إلدارة مشروع وإنهائه بنجاح ضمن الخطة‬
‫المتفق عليها في الوقت المناسب وضمن الميزانية المعتمدة وبالجودة‬
‫والمواصفات المطلوبة ‪.‬‬
‫• تطبيق المنهجية على مشروع مختار ‪.‬‬
‫• االستعداد المتحان ‪PMP‬‬
 ‫المحتوى التفصيلي‬

‫• تعريف معهد ادارة المشاريع‬

‫• تعريف المنهجية العالمية المعتمدة إلدارة المشاريع‬
‫• تعريف المشروع‬
‫• تصنيف المشاريع‬
‫• تعريف ‪Stakeholders‬‬
‫• بيئة ادارة المشاريع‬
‫• جوانب المعرفة الرئيسية لدى مدير المشاريع‬
‫• دورة حياة المشروع‬
‫• منهجية معهد ادارة المشاريع‬
‫• منهجية الدورة‬
‫ما هي أسباب نجاح المشاريع ؟‬
 ‫فشل المشاريع‬

‫االحصائيات العالمية أكدت على أن نسبة فشل مشاريع أنظمة المعلومات يتراوح من‬

‫‪ % 81‬الى ‪% 84‬‬

‫و ‪ %62‬الى ‪ %75‬للمشاريع االخرى‬

 ‫لماذا تفشل المشاريع‬

‫تفشل المشاريع عموما لسببين ‪:‬‬

‫‪ -1‬خطأ فى التقدير‬

‫‪ -2‬خطأ فى التنفيذ‬

‫‪Dr. J. Davidson Frame‬‬

 ‫سؤال للمناقشة‬
‫ماذا نعنى بكلمة فشل ؟ ولماذا ؟‬
‫ماذا نعنى بكلمة فشل ؟‬
‫إلغاء المشروع‬ ‫•‬
‫تجاوز الميزانية المقدرة‬ ‫•‬
‫التأخير فى التسليم‬ ‫•‬
‫جودة سيئة‬ ‫•‬
‫عدم تطابق المواصفات‬ ‫•‬
‫عدم رضا العميل‬ ‫•‬
‫‪...........‬‬ ‫•‬
‫محددات المشروع‬

Quality

Quality
Scope
‫تخير أي شرطين‬
‫بسرعة‬
‫أرخص‬
‫بجودة عالية‬
 ‫‪Big picture‬‬

‫رؤيتنا‬

‫محفظة‬
‫مهمتنا‬
‫الخطة‬
‫االستراتيجية‬
‫أهدافنا‬ ‫برامج‬
‫االستراتيجية‬

‫أهداف‬ ‫مشاريع‬
‫المشاريع‬

‫خطط العمل‬
 ‫المشروع‬

‫مشروع عالي الجودة يضمن تسليم منتج أو خدمة ضمن‬

‫المواصفات المطلوبة والوقت المحدد والميزانية المعتمدة ‪.‬‬
 ‫معهد ادارة المشاريع‬
‫‪Project Management Institute PMI‬‬
‫✓ ‪www.pmi.org‬‬
‫✓ المؤسسة األكثر انتشارا واعتمادا عالميا‬
‫✓ معنية بتوحيد األسس ‪ ،‬األخالقيات ‪ ،‬المناهج وأفضل السبل في إدارة المشاريع‬
‫✓ له ‪ 4‬شهادات احتراف معتمدة عالميا‬
‫▪‬ ‫ادارة المشاريع ‪PMP‬‬
‫▪‬ ‫ادارة برامج المشاريع ‪PgMP‬‬
‫▪‬ ‫بناء جداول المشاريع ‪PMI-SP‬‬
‫▪‬ ‫ادارة المخاطر ‪PMI-RMP‬‬
 ‫المنهجية العالمية المعتمدة إلدارة المشاريع‬
‫)‪PMBOK (Project Management Body Of Knowledge‬‬

‫• تعريف وتحديد أفضل السبل الواجب إتباعها التي‬

‫تضمن نجاح أغلب المشاريع معظم األوقات ‪.‬‬
‫• تحوى وصف المعارف ‪ ،‬الوسائل ‪ ،‬التقنيات‬
‫والمهارات التي يجب توفرها في مدير المشاريع ‪.‬‬
‫• هناك إجماع بأن تطبيق هذه األسس سوف يضمن‬
‫تسليم المشروع بالمواصفات المطلوبة ‪.‬‬
‫ضمن المدة المحددة والكلفة المقدرة وبجودة عالية‪.‬‬
 ‫ما هو المشروع‬

‫✓ نشاط مؤقت له بداية ونهاية وينتج عنه مخرجات محددة (منتج ‪ ،‬خدمة ‪ ،‬نتيجة )‬

‫✓ كل مشروع له مخرجات خاصة به ‪ ،‬فريدة وغير متكررة‬

‫✓ ينتهى المشروع بتحقيق أهدافه وقبول الزبون له‬

‫✓ مبدأ (‪ Progressive Elaboration‬التفصيل التدريجي ) في ادارة المشاريع‬

 ‫تصنيف المشاريع‬
‫• خواص المشروع (طبيعته ‪ ،‬حجمه ‪ ،‬مدى صعوبته )‬
‫)‪(Nature, Size, Complexity‬‬
‫• تصنيف المشروع (كبير‪ ،‬متوسط ‪ ،‬صغير ) حسب المحددات الرئيسية‬
‫للمشروع‬
‫• الكلفة المادية‬
‫• المدة الزمنية‬
‫• الموارد المستخدمة (بشرية ومادية)‬
 ‫تصنيف المشاريع‬

Criteria Category

< SR 250,000/- FS (Financial – Small)

> SR 250,000/- < SR 1,000,000/- FM (Financial – Medium)

> SR 1,000,000/- FL (Financial – Large)

Project Stakeholders
‫من هم أصحاب المصلحة (‪(Stakeholders‬‬
‫االشخاص المتأثرين أو المؤثرين فى المشروع ‪:‬‬

‫‪Project Manager‬‬ ‫• مدير المشروع‬

‫‪Sponsor‬‬ ‫• راعي‬
‫‪Owner‬‬ ‫• المالك‬
‫‪Project Team‬‬ ‫• فريق المشروع‬
‫• فريق إدارة المشروع ‪Project Management Team‬‬
‫• الزبون أو العميل‬
‫• المجتمع‪ ،‬البيئة أو النقابات‬
‫• الوزارات والمؤسسات‬
‫• الموردين‬
‫• وسائل االعالم‬
‫إدارة ‪Stakeholders‬‬

‫أهمية إدارة ‪ Stakeholders‬وتأثيرها على المشروع ككل ‪:‬‬

‫• التعريف الدقيق لهم‬

‫• خطورتهم ومدى التأثير والتحكم بنجاح المشروع‬
‫• معرفة أهدافهم ‪ ،‬متطلباتهم ‪ ،‬مشاكلهم‬
‫• رسم إستراتيجية للتعامل معهم وكسبهم لصفك‬
‫• مشروع داخل مشروع‬
 ‫بيئة إدارة المشاريع‬
‫• التخطيط االستراتيجي‬
‫‪• Strategic planning‬‬ ‫• المشروع‬
‫‪• Project‬‬ ‫• المشروع الفرعي‬
‫‪• Subproject‬‬ ‫• البرنامج‬
‫‪• Program‬‬ ‫• المحفظة‬
‫‪• Portfolio‬‬ ‫• مكتب إدارة المشاريع‬
‫‪• PMO‬‬ ‫• عوامل البيئة المحيطة‬
‫‪• Enterprise Environmental‬‬
‫)‪Factors (EEF‬‬
 ‫التخطيط االستراتيجي‬

• Market demand ‫متطلبات السوق‬ •

• Strategic opportunity ‫متطلبات العمل‬ •
• Business need ‫طلب الزبائن‬ •
• Customer request ‫التقدم التكنولوجى‬ •
• Technological advanced ‫اجراءات وقوانين جديدة‬ •
• Legal requirements ‫احتياجات المجتمع‬ •
• Social need ‫السياسة‬ •
• Politics ‫المنافسة‬ •
• Competition ‫قوانين حكومية‬ •
• Government regulation
 ‫بيئة إدارة المشاريع‬
‫المحفظة‬
Portfolio
‫مشروع فردى كبير‬
‫مشروع فردى‬ Single Large Project &
Single Project Sub project

‫البرنامج‬
‫عدة مشاريع مستقلة‬ Program
Multiple Projects/ ‫عدة مشاريع مرتبطة‬
Stand-alone Multiple Projects
with dependencies
 PMO ‫مكتب إدارة المشاريع‬
PMO
PMO
Portfolio ‫المحفظة‬ ‫مشروع فردى كبير‬
Single Large Project & Sub project

‫البرنامج‬
‫عدة مشاريع مستقلة‬ Program
PMO
Multiple Projects/
Stand-alone ‫عدة مشاريع مرتبطة‬
Multiple Projects
PMO with dependencies
PMO
 ‫ماذا تحتاج لتصبح مدير المشروع‬

‫• المعرفة في إدارة المشاريع ( ماذا تعرف ؟ )‬

‫• القدرة ( هل تستطيع أن تفعل ؟ )‬

‫• المهارات الشخصية والسلوكية‬

‫• السمات الشخصية‬

‫• مهارات القيادة (االتصال‪ ،‬التأثير‪ ،‬اإلقناع‪ ،‬التحفيز‪ ،‬حل النزاعات‪ ،‬بناء فرق العمل‪ ،‬التفاوض‪)........ ،‬‬

‫• مهارات اإلدارة العامة‬

 ‫عوامل البيئة المحيطة‬
‫• داخلية‬

‫(قوانين المؤسسة‪ ،‬البنية التحتية‪ ،‬قدرات الموظفين الحالية‪ ،‬مراكز القوى والتأثير في المؤسسة‪،‬‬
‫‪).....‬‬

‫• خارجية‬

‫(سياسية‪ ،‬ثقافية‪ ،‬عرقية‪ ،‬دينية‪ ،‬اجتماعية‪)..... ،‬‬

Project Management Body of Knowledge

• Project Life Cycle ‫دورة حياة المشروع‬ •

• Processes ‫عمليات‬ •
• Process Groups ‫مجموعات عمليات‬ •
• Knowledge Areas ‫مجاالت معرفية‬ •
 ‫مراحل المشروع‬
‫• مشاريع ذات مرحلة واحدة‬
‫الرقابة والتحكم‬

‫اإلنهاء‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

‫• مشاريع ذات مراحل متعددة‬

‫اإلنهاء‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

‫اإلنهاء‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

‫اإلنهاء‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

 ‫دورة الحياة‪ ،‬المراحل والمخرجات‬
‫‪Project Life Cycle/ Phases/ Deliverables‬‬

‫نقطة مراجعة‬ ‫نقطة مراجعة‬ ‫نقطة مراجعة‬ ‫نقطة مراجعة‬

‫المرحلة ‪1‬‬ ‫المرحلة ‪2‬‬ ‫المرحلة ‪3‬‬ ‫المرحلة س‬ ‫المرحلة‬

‫النهائية‬

‫الفكرة‬ ‫االعداد‬ ‫الدراسة‬ ‫اعتماد‬

‫الكتابة‬
‫والتحليل‬ ‫الدراسة‬

‫الدراسة‬
‫النهائية‬

‫المخرجات‬
 ‫مراحل المشروع‬
‫• مشاريع ذات مرحلة واحدة‬
‫الرقابة والتحكم‬

‫اإلنهاء‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

‫• مشاريع ذات مراحل متعددة‬

‫اإلنهاء‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

‫اإلنهاء‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

‫اإلنهاء‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

 ‫دورة الحياة‪ ،‬المراحل والمخرجات‬
‫‪Project Life Cycle/ Phases/ Deliverables‬‬
‫‪Phase gate‬‬
‫‪Kill Point‬‬ ‫‪Phase gate‬‬ ‫‪Phase gate‬‬ ‫‪Phase gate‬‬
‫نقطة مراجعة‬

‫المرحلة ‪1‬‬ ‫المرحلة ‪2‬‬ ‫المرحلة ‪3‬‬ ‫المرحلة س‬ ‫المرحلة‬

‫النهائية‬
‫تصنيف المشروع (كبير‪ ،‬متوسط‪ ،‬صغير)‬

‫الفكرة‬ ‫االعداد‬ ‫التعاقد‬ ‫التصميم‬ ‫البناء‬ ‫التسليم‬

‫الفكرة‬ ‫االعداد‬ ‫التعاقد‬ ‫التصميم‬ ‫التسليم‬

‫البناء‬ ‫‪Fast tracking‬‬

‫منهجية معهد ادارة المشاريع‬
‫• عملية إلدارة المشاريع‬
‫مصنفة إلى‬
‫• مجموعات عمليات إلدارة المشاريع‬

‫• مجاالت معرفية إلدارة المشاريع‬

 ‫مجموعة العمليات إلدارة المشاريع‬

‫خطة إدارة‬
‫وثيقة بداية‬
‫المشروع‬
‫المشروع‬

‫البدء‬ ‫التخطيط‬ ‫التنفيذ‬ ‫إنهاء‬

‫‪Initiation‬‬ ‫‪Planning‬‬ ‫‪Executing‬‬ ‫‪Closing‬‬

‫الرقابة والتحكم‬
‫‪Monitoring & Controlling‬‬
 ‫التكامل ‪Integration‬‬
‫المواصفات‬
‫‪Scope‬‬

‫كلفة المشروع‬ ‫مدة المشروع‬

‫‪Cost‬‬ ‫‪Time‬‬

‫المجاالت‬
‫إدارة االفراد‬
‫وفرق العمل‬
‫المعرفية‬ ‫الجودة‬
‫‪HR‬‬ ‫إلدارة‬ ‫‪Quality‬‬
‫المشاريع‬

‫المخاطر‬ ‫االتصال‬
‫‪Risk‬‬ ‫‪Communication‬‬

‫المشتريات‬
‫والعقود‬
‫‪Procurement‬‬
 Project Management Process Groups
Knowledge Areas Monitor &
Initiation Planning Executing Closing
Control
Integration (6) 1 1 1 2 1

Scope (5) 3 2

Time (6) 5 1

Cost (3) 2 1

Quality (3) 1 1 1

Human Resource (4) 1 3

Communications (5) 1 1 2 1

Risk (6) 5 1

Procurement (4) 1 1 1 1

Total (42) 2 20 8 10 2

36
‫التفاعل بين مجموعات العمليات‬
 ‫الفكرة‬ ‫االعداد‬ ‫التعاقد‬ ‫التصميم‬ ‫البناء‬ ‫التسليم‬

‫البدء‬ ‫التخطيط‬ ‫التنفيذ‬ ‫إنهاء‬

‫‪Initiating‬‬ ‫‪Planning‬‬ ‫‪Executing‬‬ ‫‪Closing‬‬

‫الرقابة والتحكم‬
‫‪Monitoring & Controlling‬‬
 ‫مشروع كبير‬
‫الفكرة‬ ‫االعداد‬ ‫التعاقد‬ ‫التصميم‬ ‫البناء‬ ‫التسليم‬

‫مشروع‬ ‫الفكرة‬ ‫التطوير‬ ‫التسليم‬

‫متوسط‬ ‫البدء‬ ‫االنهاء‬

‫التخطيط‬ ‫التخطيط‬ ‫التخطيط‬

‫التنفيذ‬
‫الرقابة والتحكم‬

‫مشروع‬
‫مشروع‬
‫صغير‬
‫منهجية الدورة‬
‫‪ .1‬اختيار المشروع‬
‫‪ .2‬عمليات البدء‬
‫‪ .1‬وثيقة بدء المشروع‬
‫‪ .2‬سجل ‪stakeholder‬‬
‫‪ .3‬عمليات التخطيط‬
‫وثيقة متطلبات المشروع‬ ‫‪.1‬‬
‫وثيقة إطار المشروع‬ ‫‪.2‬‬
‫تحليل مخرجات المشروع باستخدام ‪WBS‬‬ ‫‪.3‬‬
‫بناء شبكة عالقات المشروع‬ ‫‪.4‬‬
‫بناء جدول التنفيذ األولى للمشروع‬ ‫‪.5‬‬
‫تحليل الجدول‬ ‫‪.6‬‬
‫بناء ميزانية المشروع‬ ‫‪.7‬‬
‫منهجية الدورة‬
‫عمليات التخطيط‬ ‫‪.3‬‬
‫‪ .8‬تخطيط الموارد البشرية‬
‫‪ .9‬تخطيط الجودة‬
‫‪ .10‬تخطيط االتصال‬
‫‪ .11‬تخطيط المخاطر‬
‫‪ .12‬تخطيط المشتريات والعقود‬
‫‪ .13‬بناء الجدول النهائي للمشروع‬
‫‪Kick-off meeting‬‬ ‫‪ .14‬اجتماع بداية المشروع‬
‫عمليات التنفيذ‬ ‫‪.4‬‬
‫‪Status meeting‬‬ ‫‪ .1‬اجتماعات تقييم المسار‬
‫‪ .2‬تنفيذ الخطة‬
‫عمليات المتابعة والرقابة‬ ‫‪.5‬‬
‫‪ .1‬تقارير األداء ‪Performance, Progress Reports‬‬
‫‪Earned Value‬‬ ‫‪ .2‬مبادئ القيمة المكتسبة‬
‫عمليات االنتهاء‬ ‫‪.6‬‬
‫‪Lessons Learned‬‬ ‫‪ .1‬الدروس المستفادة‬
‫‪ .2‬التقرير الختامي للمشروع‬
 ‫المحتويات‬
‫تعريف معهد ادارة المشاريع‬ ‫•‬
‫تعريف المنهجية العالمية المعتمدة إلدارة المشاريع‬ ‫•‬
‫تعريف المشروع‬ ‫•‬
‫تصنيف المشاريع‬ ‫•‬
‫تعريف ‪Stakeholders‬‬ ‫•‬
‫بيئة ادارة المشاريع‬ ‫•‬
‫جوانب المعرفة الرئيسية لدى مدير المشاريع‬ ‫•‬
‫دورة حياة المشروع‬ ‫•‬
‫منهجية معهد ادارة المشاريع‬ ‫•‬
‫منهجية الدورة‬ ‫•‬
‫أسئلة للمناقشة؟‬
 ‫عمليات البدء‬

“If you don’t know where you are going,

any road will get you there.”
‫عمليات البدء‬

‫• إعداد وثيقة بدء المشروع‬

‫• إعداد سجل ‪Stakeholder‬‬
 Five Project Management Process Groups

Project
Project Management
Charter Plan

‫البدء‬ ‫التخطيط‬ ‫التنفيذ‬ ‫إنهاء‬

Initiation Planning Execution Closing

‫الرقابة والتحكم‬
Monitoring & Controlling
‫وثيقة بدء المشروع ‪Charter‬‬
‫• أهميتها‬
‫• من يصدرها‬
‫• لماذا‬
‫• متى يتم إصدارها (عقد عمل‪ ،‬أمر عمل داخلي ‪)SOW‬‬
 ‫رؤية‬
‫المشروع‬ ‫المتطلبات‬
‫الرئيسية‬
‫مبررات‬
‫المشروع‬

‫األخطار‬
‫وصف أولى‬ ‫الرئيسية‬
‫وثيقة بدء‬
‫للمشروع‬ ‫المشروع‬

‫عوامل القبول‬
‫والنجاح‬ ‫ملخص للكلفة‬

‫النقاط الحرجة‬
‫األهداف‬
‫الرئيسية‬
‫الذكية‬
 ‫مواصفات األهداف الذكية ‪SMART‬‬

‫• واضحة‪ ،‬محددة‪ ،‬ال تحتمل الخالف أو عدة تأويالت‬

‫‪Specific‬‬
‫• تستطيع قياس النتائج ‪Measurable‬‬
‫• منطقية قابلة للتطبيق ‪Achievable‬‬
‫• واقعية ‪Realistic‬‬
‫• محددة بزمن للتنفيذ ‪Time-Bound‬‬
Project Objectives ‫أهداف المشروع‬

‫رؤية‬
Sponsor
Vision

‫أهداف‬
‫المشروع‬
Project
Objectives
‫تحليل‬ ‫تحليل المنتج‬
Stakeholder Product
Analysis Analysis
‫تحليل المشروع (المنتج‪ ،‬الخدمة‪ ،‬النتيجة)‬

‫• ما هى المعلومات األولية المطلوبة؟‬

‫• على أى أساس سوق يتم قياس نجاحك وانجازك؟‬
‫• ما هو الوضع الحالى بالنسبة للمشروع؟‬
‫• ما لذى ترغب بتحقيقه؟‬
‫• ما هى المواصفات ‪Business & Technical‬‬
‫• هل تحتاج الى تحديد األساس ‪Baseline‬‬
‫• هل تحتاج لعمل مقارنة ‪Benchmark‬‬
 ‫سؤال للمناقشة‬
‫‪ -‬هل تستطيع تحديد الفرق بين‪:‬‬
‫‪ -‬االهداف الذكية ‪SMART Objectives‬‬
‫‪ -‬النقاط الحرجة ‪Milestones‬‬
‫‪ -‬مؤشرات االداء )‪Key Performance Indicator (KPI‬‬
‫حدد الهدف الذكى‪ ،‬النقاط الحرجة و مؤشر‬
‫األداء‬
‫تحقيق صافى ريح بقيمة ‪ 200,000‬لاير بنهاية السنة المالية‬ ‫•‬
‫تخفيض مدة انجاز المعاملة من ‪ 20‬دقيقة الى ‪ 5‬دقائق خالل ‪ 3‬شهور‬ ‫•‬
‫تحقيق نسبة ‪ %80‬من رضا العميل خالل ‪ 6‬شهور‬ ‫•‬
‫انجاز المجمع السكنى المكون من ‪ 4‬طوابق خالل سنة‬ ‫•‬
‫االنتهاء من التصميم النهائى للبروشور خالل شهر‬ ‫•‬
‫تمرين عملى‬
‫اكتب وثيقة بدء المشروع‬
 ‫تحليل ‪Stakeholder‬‬
‫التعرف عليهم‪ ،‬احتياجاتهم‪ ،‬شروطهم‪ ،‬توقعاتهم‪ ،‬أهدافهم‬ ‫•‬
‫تعريفهم لنجاح المشروع‬ ‫•‬
‫معرفة مركزهم‪ ،‬قوة نفوذهم‪ ،‬تأثيرهم‪ ،‬مسئولياتهم‪ ،‬نفسيا تهم‬ ‫•‬
‫رسم خطة لتحويلهم من موقع المعارضة الى الدعم‬ ‫•‬
‫التنبؤ بردة فعلهم تجاه الخطة‬ ‫•‬
‫ما هى المشاكل المعتادة فى تحليل المستفيدين؟‬ ‫•‬
 ‫ التأثير واالهتمام‬،‫مصفوفة النفوذ‬
Power, Influence and Interest Grid
 Key Stakeholers
Ahmed Susan Erik Mark David
Project Manager
internal senior mgt. Project team Project team Hardware vendor for other internal
Organization project
sponsor of project and Supplies some Competing for
Role on project one of company's DNA sequencing expert Lead programmer instrument company
founders hardware resources
start-up company,
demanding, likes very smart, Ph.D. in best programmer I Nice guy, one of
he knows we can
Unique facts details, business biology, easy to work know, weird sense oldest people at
make him rich if
focus, Stanford MBA with, has a toddler of humor company
this works
Level of interest very high very high high very high low - medium
very high - can call the subject matter expert - high - hard to low - other vendors
Level of influence low - medium
shots critical to success replace available
keep him happy he knows his
make sure she reviews
keep informed, let him so he stays, just give him project takes a
Suggestions on specs and leads
lead conversations, do emphasize stock enough lead time back seat to this
managing relationship testing, can do some
as he says and quickly options, likes to deliver hardware one, but I can
work from home
Mexican food learn from him
‫عمليات التخطيط‬
 ‫فن التخطيط‬

‫التخطيط هو أهم عملية حيوية فى إدارة المشاريع‬

‫المراجعة الدقيقة لكثير من المشاريع الفاشلة‬
‫أكدت أن الكارثة تم التخطيط لها بعناية منذ البداية‬
61
 Five Project Management Process Groups

Project
Project Management
Charter Plan

‫البدء‬ ‫التخطيط‬ ‫التنفيذ‬ ‫إنهاء‬

Initiation Planning Execution Closing

‫الرقابة والتحكم‬
Monitoring & Controlling
 ‫خطة إدارة المشروع‬
‫‪Project Management Plan‬‬

‫• يقوم مدير المشروع بالتعاون مع فريق المشروع بإعداد الخطة مع‬

‫االخذ بعين االعتبار جميع طلبات ‪ Stakeholder‬ويتم اعتمادها من‬
‫راعى المشروع وكبار ‪Stakeholder‬‬
‫• عملية‪ ،‬معتمدة‪ ،‬واقعية‪ ،‬سهلة التنفيذ‬
‫• كسب دعم كبار ‪ Stakeholder‬و ‪Buy-in‬‬
 ‫اإلطار‬
‫التقدير‬
‫الكلفة‬

‫المخاطر‬ ‫خطة العمل‬

‫التخطيط‬

‫المشتريات‬ ‫الجودة‬

‫االتصال‬ ‫العقود‬
‫الموارد البشرية‬
 ‫الصورة الكاملة (استراتيجية المنظمة)‬

‫رؤيتنا‬

‫محفظة‬
‫مهمتنا‬
‫الخطة‬
‫االستراتيجية‬
‫أهدافنا‬ ‫برامج‬
‫االستراتيجية‬

‫أهداف‬
‫مشاريع‬
‫المشاريع‬

‫خطط العمل‬
‫تحديد ‪Scoping‬‬
‫اإلطار‬ ‫الخطة‬
‫االستراتيجية‬
‫االهداف‬
‫االستراتيجية‬
‫المشاريع‬

‫أهداف المشروع‬

‫المخرجات‬

‫حزم العمل‬

‫االنشطة‬
‫تحديد اإلطار‬

‫• إعداد وثيقة متطلبات المشروع‬

‫• إعداد وثيقة اإلطار‬
‫• إعداد ‪WBS‬‬
 ‫متطلبات المشروع‬

‫‪• Unambiguous‬‬ ‫• واضحة‬

‫‪• Measurable‬‬ ‫• قابلة للقياس‬
‫‪• Testable‬‬ ‫• قابلة للفحص‬
‫‪• Traceable‬‬ ‫• قابلة للتعقب‬
‫‪• Complete‬‬ ‫• مكتملة‬
‫‪• Consistent‬‬ ‫• غير متناقضة‬
‫‪• Acceptable‬‬ ‫• موافق عليها‬
‫متطلبات المشروع‬
‫• المنتج ‪ /‬الخدمة‪ /‬النتيجة‬
‫• الفنية‬
‫• التقنية‬
‫• الجودة‬
‫• القانونية‬
‫• المؤسسة‬
‫• الخبرات‬
‫• مرتكزات نجاح العمل‬
 ‫أدوات تجميع وتوثيق متطلبات المشروع‬

• Interviews
• Focus groups
• Facilitated workshops
• Group creativity techniques (brainstorming, Delphi, mind mapping, affinity diagram)
• Group decision making techniques
• Questionnaires and surveys
• Observations
• Prototypes
‫تمرين عملى‬
‫اكتب وثيقة متطلبات المشروع‬
‫‪Scope Statement‬وثيقة االطار‬
‫• االساس واالتفاقية بين الطرفين المورد والزبون‬
‫• االساس لجميع أنشطة وقرارات المشروع الالحقة‬
‫• االساس للحكم على أن المشروع قد انتهى‬
‫• يجب مراجعتها واعتمادها من ‪Stakeholders‬‬
 ‫تفصيل‬
‫اإلطار‬ ‫مصفوفة متابعة‬
‫المواصفات‬
‫وثيقة المتطلبات‬

‫المخرجات‬ ‫االفتراضات‬
‫وثيقة االطار‬
‫‪Scope Statement‬‬

‫خطة إدارة‬ ‫المحددات‬

‫المتطلبات‬

‫مؤشرات‬
‫االستثناءات‬
‫العوامل‬ ‫االداء‬
‫الحرجة‬
‫معايير القبول‬
‫للنجاح‬
 ‫كلفة‬
‫زمن‬

‫الثقافات‬

‫موارد‬

‫المحددات‬

‫‪Technology‬‬

‫قوانين حكومية‬

‫قوانين‬
‫البنية التحتية‬
‫المؤسسة‬
 ‫ميزانية‬
‫الموظفين‬

‫مواعيد‬
‫تسليم‬

‫موارد‬

‫االفتراضات‬

‫‪Technology‬‬

‫قوانين حكومية‬

‫دعم‬
‫البنية التحتية‬
‫االدارة العليا‬
 ‫سؤال للمناقشة‬
‫‪ -‬أذكر بعض أنواع االفتراضات فى مشاريع مؤسستكم‬
‫‪ -‬هل تستطيع تحديد الفرق بين‪:‬‬
‫‪ -‬المحددات‬
‫‪ -‬واالفتراضات‬
‫‪ -‬االخطار‬
‫تؤدى الى أخطار‬
‫• عدم كفاية الميزانية‬
‫• عدم القدرة على الحصول على‬
‫مواصفات دقيقة للمشروع‬
‫• عدم القدرة على االنتهاء ضمن المدة‬
‫المحددة‬
‫‪‬‬ ‫محددات‬
‫• ميزانية ‪ 200,000‬لاير‬
‫• المدراء الفنيين لدى الزبون غير متفرغين‬
‫• يجب االنتهاء يوم ‪1/10/2010‬‬

‫أخطار‬ ‫أو‬ ‫افتراضات‬

‫عدم توفر فرق العمل‬ ‫•‬ ‫توفر فرق العمل عند البداية‬ ‫•‬
‫عدم وصول المعدات فى الوقت المحدد‬ ‫•‬ ‫تسليم المعدات فى الوقت المحدد‬ ‫•‬
‫التغير فى سعر االسمنت والحديد‬ ‫•‬ ‫سعر االسمنت والحديد ثابت‬ ‫•‬
‫عدم توفر الدعم من االدارة العليا‬ ‫•‬ ‫دعم االدارة العليا‬ ‫•‬
 ‫بناء هيكل تحليل المخرجات‬
‫‪Work Breakdown Structure WBS‬‬

‫حجر الزاوية‬
 ‫تمرين عملى‬

‫قم بتصميم ‪ WBS‬للمشروع‬

 ‫قائمة‬
‫االنشطة‬
‫التحكم‬
‫التوظيف‬
‫بالمشروع‬

‫‪WBS‬‬
‫ادارة‬
‫التقدير‬
‫المخاطر‬

‫الجدول‬
‫الموازنة‬
‫الزمنى‬
The Scope Baseline for the project

• The approved project scope statement

‫وثيقة نطاق المشروع النهائية المعتمدة‬
• WBS
 Scheduling
‫بناء جدول تنفيذ المشروع‬
Build the Project Schedule
Scheduling
1. Build the Network ‫بناء شبكة عالقات المشروع‬ .1
Diagram
‫بناء النسخة األولية من الجدول‬ .2
2. Build initial schedule
‫تحليل الجدول‬ .3
3. Optimize & Analyze
‫بناء النسخة النهائية‬ .4
schedule
‫اعتماد مرجعية الجدول‬ .5
4. Build the final schedule
5. Create schedule baseline
 ‫بناء شبكة عالقات المشروع‬
Build the Network Diagram
(Project Logic)

1. Define the project ‫ تعريف أنشطة المشروع‬.1

activities
2. Define the project ‫ تعريف النقاط الحرجة‬.2
milestones ‫ ربط االنشطة والنقاط‬.3
3. Link the activities and ‫الحرجة‬
milestones with
dependencies
‫شبكة عالقات المشروع‬
Network Diagram (Project Logic)
‫تعريف أنشطة المشروع والنقاط‬
‫الحرجة‬
‫قائمة االنشطة‬
‫)‪• Server (deliverable‬‬ ‫• تسليم جهاز سيرفر (مخرج)‬
‫•‬ ‫‪Collect required configuration‬‬ ‫اعداد المواصفات المطلوبة‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Validate configuration‬‬ ‫التأكد من صحة المواصفات‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Send RFQ to vendors‬‬ ‫ارسال طلب العروض الى الموردين‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Analyze vendor quotations‬‬ ‫تحليل ودراسة العروض‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Select vendor‬‬ ‫اختيار المورد‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Place purchase order‬‬ ‫اعداد أمر الشراء‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Install server‬‬ ‫استالم السيرفر‬ ‫•‬
‫)‪• Server ready (milestone‬‬ ‫اعداد السيرفر‬ ‫•‬
‫• تم إعداد السيرفر‬
 ‫اختيار النقاط الحرجة‬

Stakeholder 1
Stakeholder 2
Stakeholder 3
‫قائمة النقاط الحرجة ‪Milestone‬‬
‫• تم االنتهاء من تجهيز البنية التحتية‬
‫• تم إعداد ‪H/W‬‬
‫• تم تجهيز السيرفر‬
‫• تم تجهيز اجهزة الكمبيوتر ‪PC’s‬‬
‫• تم تجهيز المرفقات‬
‫• تم إعداد ‪S/W‬‬
‫• تم إعداد الشبكة‬
‫جدول النقاط الحرجة‬
Milestone Chart
Event Jan Feb March April May June July August

Subcontracts Signed

Specifications Finalized

Design Reviewed

Subsystem Tested

First Unit Delivered

Production Plan Completed

 ‫ النقاط الحرجة والمخرجات‬،‫االنشطة‬
‫مخرجات‬
‫نقاط حرجة‬
Objective
‫أنشطة‬ 100% complete

Deliverable

75% complete

Deliverable
Task
Task
Deliverable 50% complete
Task
Task
Deliverable
Milestone 25% complete
Deliverable
‫ربط أنشطة المشروع والنقاط الحرجة‬
Finish-to-Start (FS)
Predecessor ‫ طباعته‬- ‫كتابة التقرير‬

Write

Successor
FS

Print
Finish-to-Finish (FF)
‫تدريب المستخدمين – تجهيز البرنامج‬

Predecessor

Train
Users

FF
Install
Application

Successor
Start-to-Start (SS)
Predecessor

Pour
Concrete
SS

Level
Concrete

Successor

‫ تسويته‬- ‫صب االسمنت‬

‫‪ Gantt Chart‬نموذج من جدول زمنى‬
‫شبكة عالقات المشروع‬
Network Diagram (Project Logic)
 ‫تطبيق عملى‬
‫‪Presentation‬‬
‫• تعريف االنشطة والنقاط الحرجة‬
‫• بناء شبكة المشروع‬
 ‫بناء النسخة االولية من الجدول ‪Initial‬‬
‫‪Schedule‬‬
‫‪1.‬‬ ‫‪Estimate duration‬‬ ‫تقدير مدة النشاط‬ ‫‪.1‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Estimate resources‬‬ ‫تقدير الحاجة من الموارد البشرية‬ ‫‪.2‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Assignments‬‬ ‫والمادية‬
‫‪4.‬‬ ‫‪Identify cost‬‬ ‫توزيع المهام‬ ‫‪.3‬‬
‫تحديد كلفة النشاط‬ ‫‪.4‬‬
‫التقدير‬

‫المدة‬
‫االزمة‬

‫النشاط‬
‫الموارد‬
‫الكلفة‬
‫المطلوبة‬
‫صعوبات تقدير المدة‬
‫• نشاط جديد ألول مرة‬
‫• عدم القدرة على التنبؤ بالمخرجات (بحوث)‬
‫• موظف مبتدئ أو عديم الخبرة‬
‫• منحنى التعلم‬
‫• كيفية االحتساب (المدة الكلية ام الحقيقية؟)‬
‫• ماذا نستخدم الجهد أم المدة بالتقدير‬
‫الجهد = المدة * المورد‬
‫الحلول‬
‫• الفرد هو الذى يجب ان يقوم بالتقدير‬
‫• الفرد هو المسئول عن التقدير‬
‫• طريقة التقدير الثالثى ‪(P+O+4M)/6‬‬
‫• اضافة االحتياطى‬
‫• المسئولية والتسامح‬
‫• بناء خبرات الفرد والتوجيه‬
‫• تقييم دقة التقدير واحتساب معدل الدقة‬
‫• وضع االهداف لتحسين معدل الدقة‬
‫• التركيز على المشروع وليس النشاط‬
‫تقدير الموارد‬
‫المدة‬
‫االزمة‬

‫ادارة الموارد‬
‫البشرية‬ ‫النشاط‬
‫الموارد‬
‫ادارة المشتريات‬ ‫الكلفة‬
‫والعقود‬ ‫المطلوبة‬
‫تقدير الموارد‬
‫بشرية وغير بشرية‬ ‫•‬
‫العدد المطلوب‬ ‫•‬
‫متى‬ ‫•‬
‫المواصفات المطلوبة‬ ‫•‬
‫احتساب الموارد المؤثرة على أهداف المشروع فقط‬ ‫•‬
‫تقدير وأنواع الكلفة‬

Direct ‫• مباشرة‬
Capital Expenditure (large asset, plant, hardware, software) •
‫اإليجارات‬ Lease costs •
‫الرواتب‬ Staff costs •
‫ الخدمات الفنية‬Professional services •
‫ الموارد‬Supplies and consumables •
Indirect ‫• غير مباشرة‬
Overheads (rough percentage ) •
‫تطبيق عملى‬
‫‪Presentation‬‬
‫• تقدير مدة األنشطة‬
‫• تعريف وتقدير الموارد المطلوبة‬
‫• توزيع المهام‬
‫• تعريف‪ ،‬تقدير واستعراض كلف األنشطة‬
‫وتقدير الميزانية‬
 Optimize & ‫ تحليل وتدقيق الجدول‬،‫مراجعة‬
Analyze

1. Critical Path Method

2. What-If scenarios
3. Schedule compression
4. Resource Leveling
‫المسار الحرج‬
Float
Path A A F I O P

Path B B C D K L M

Path C E G H N Q

End
Path D J

Time
TS-2
Float (Slack)
‫المسار الحرج‬

ES EF
Name Slack Duration

LS LF
Critical Path Analysis
Network Diagram - CP
Total & Free Float
Total float < 0 (Management deadline)
‫ضغط الجدول ‪Schedule Compression‬‬
‫•‬ ‫يطبق على المسار الحرج فقط‬
‫•‬ ‫عدة احتماالت‪:‬‬
‫‪1.‬‬ ‫اعادة تقدير مدة االنشطة‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Adjusting leads and lags‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Fast tracking‬‬
‫‪4.‬‬ ‫‪Crashing‬‬
‫تأثير اعادة تقدير نشاط ليس على المسار الحرج )‪(K‬‬
‫تأثير اعادة تقدير نشاط على المسار الحرج‬
Fast tracking (before)
Fast tracking (after)
Crashing (before)
Crashing (after)
Resource leveling
 ‫تمرين عملى‬

‫قم ببناء الجدول الزمنى للمشروع‬

‫أسئلة للمناقشة؟‬
‫تخطيط الجودة‬
 ‫ٍمعايير الجودة‬
Standards

‫قياسات‬
Checklists
Metrics
‫تخطيط الجودة‬
Quality
Planning

‫عمليات الجودة‬
‫مرجعية‬
Process
Baseline
Improvement
Presentation
‫قصة الجودة‬
Quality Story
 ‫خطة إدارة الجودة‬
‫‪Quality Management Plan‬‬

‫• كلفة الجودة ‪Cost of Quality‬‬

‫• تحليل المنافع المرجوة مقابل الكلفة المتوقعة للجودة ‪Cost-‬‬
‫‪Benefit Analysis‬‬
‫• استعمال المقارنات ‪Benchmarking‬‬
‫• تدقيق الجودة )‪Quality Assurance (QA‬‬
‫• رقابة الجودة )‪Quality Control (QC‬‬
‫تخطيط الموارد البشرية‬
 ‫هيكلية توزيع‬
‫الموارد‬
‫‪RBS‬‬

‫خطة إدارة الموارد‬

‫البشرية‬
‫‪Resource‬‬
‫‪Staffing‬‬
‫‪Histogram‬‬
‫‪Management‬‬
‫‪Plan‬‬
‫تخطيط الموارد‬
‫البشرية‬
‫‪HR‬‬
‫‪Planning‬‬
‫الهيكل التنظيمى‬
‫للمشروع‬
‫‪Resource‬‬
‫‪Project‬‬
‫‪calendar‬‬
‫‪Organization‬‬
‫‪Chart‬‬

‫مصفوفة تحديد‬
‫المسئوليات‬
‫‪RAM‬‬
‫خطة إدارة الموارد البشرية‬
‫‪Staffing Management Plan‬‬

‫• متى وكيف سيتم تعيين وإحضار فرق العمل‬

‫• المهارات ‪ ،‬الخبرات‪ ،‬التخصصات و االعداد المطلوبة‬
‫• اجراءات نهاية الخدمة لفرق العمل‬
‫• نظام الحوافز والمكافئات‬
‫• الدورات التدريبية المطلوبة‬
‫مصفوفة تحديد المسئوليات ‪RAM‬‬
‫الهيكل التنظيمى للمشروع‬

Sponsor

Steering Committee

Project Director

PMO

Project Project Project

Owner Owner Owner

Project Project Project

Manager Manager Manager

Project Team Project Team Project Team

‫توزيع الموارد البشرية على الزمن‬
‫‪Resource Histogram‬‬
‫تخطيط االتصاالت‬
‫خطة إدارة االتصاالت‬
‫• ‪ %90‬من وقت مدير المشروع مفرغ لالتصاالت‬
‫• مكونات خطة االتصاالت‪:‬‬
‫• من يحتاج للمعلومات‬
‫• توصيف المعلومة المطلوبة (ملخص‪ ،‬تفصيل)‬
‫• متى (يومى‪ ،‬اسبوعى‪ ،‬شهرى)‬
‫• كيف يتم ايصال المعلومة (البريد االلكترونى‪ ،‬باليد)‬
‫• من المسئول عن ايصال المعلومة‬
 ‫طرق االتصال‬

‫الطريقة‬ ‫متى‬

Formal written Complex problems, project

plans, project documents,
long distance
Formal verbal Presentations, speeches

Informal written Memo, email, notes

Informal verbal Meeting, conversations

Answers

Memos – Informal written Project Charter – Formal written

Project Plans – Formal written Complex problems – Formal

written

Communicating over long E-mail – Informal written

distances – Formal written

Meetings – Informal verbal (not Notes – Informal written

meeting minutes)

Presentations – Formal verbal Speeches – Formal verbal

 ‫نموذج خطة اتصال‬
Stakeholders Document Name Document Contact Person Due
Format
Customer Monthly Status Hard copy Gail Feldman, First of month
Management Report Tony Silva
Customer Monthly Status Hard copy Julie Grant, First of month
Business Staff Report Jeff Martin
Customer Monthly Status E-mail Evan Dodge, First of month
Technical Staff Report Nancy Michaels
Internal Monthly Status Hard copy Bob Thomson First of month
Management Report
Internal Monthly Status Intranet Angie Liu First of month
Business and Report
Technical Staff
Training Training Plan Hard Copy Jonathan Kraus 11/1/1999
Subcontractor
Software Software E-mail Barbara Gates 6/1/2000
Subcontractor Implementation
Plan
‫تمرين عملى‬
‫قم ببناء خطة االتصاالت‬
 ‫المواصفات‬
‫التقدير‬
‫الكلفة‬

‫المخاطر‬ ‫خطة العمل‬

‫التخطيط‬

‫المشتريات‬ ‫الجودة‬

‫االتصال‬ ‫العقود‬
‫الموارد البشرية‬
‫تخطيط المخاطر‬
‫ما هو الخطر‬
‫• هو حدث معروف‪ ،‬يتوقع حدوثه ‪ ،‬ال نعرف ما هى احتمالية وقوعه‬

‫• هذا الخطر إذا وقع فان له تأثير سلبى أو ايجابى على أهداف المشروع‬

‫• الخطر قد يكون فرص أو تهديد‬

‫• الخطر قد يكون ناتج عن سبب أو اسباب وفى حالة وقوعه يكون له عدة تأثيرات‬
‫أهداف إدارة المخاطر‬
‫• زيادة احتمالية وقوع الفرصة أو زيادة تأثيرها‬

‫• تقليل احتمالية وقوع الخطر أو تأثيره‬

‫خطوات ادارة المخاطر‬
‫‪Risk register‬‬ ‫• تحديد االخطار‬
‫• التحليل النوعى للمخاطر ‪Qualitative Risk Analysis‬‬

‫(مصفوفة االحتمال والتأثير ‪) PI Matrix‬‬

‫• تحديد استراتيجية الرد‬
Risk Identification ‫تحديد االخطار‬
‫‪Risk Categories‬‬ ‫تصنيف المخاطر‬
‫• بشرى (تأهيل الفريق‪ ،‬تغيب‪ ،‬استقالة‪ ،‬سوء أداء)‬

‫• اجرائى‪،‬ادارى وتنظيمى‬

‫• ادارة مشاريع (سوء تخطيط‪ ،‬تقدير‪ ،‬تنفيذ‪ ،‬بناء الجدول)‬

‫• مالى‬

‫• فنى‬

‫• طبيعى‬

‫• سياسات و قوانين‬
‫المنهجية اليابانية لحل المشكالت بطرق ابداعية وبأداة إحصائية – ‪ 2022‬م‬

‫المشكلة ‪ :‬لو تأخر الموظفين عن الدوام‬

‫‪+‬‬
‫‪ 5‬درجات‬ ‫األعراض‬
‫‪21‬‬ ‫‪40‬‬ ‫‪24‬‬ ‫نقص انتاجية‬ ‫تذمر عمالء‬ ‫ضغط على الملتزمين‬ ‫العرض‬
‫‪6‬‬ ‫‪45‬‬ ‫‪36‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫الوزن‬
‫‪30‬‬ ‫‪45‬‬ ‫‪40‬‬
‫‪ 10‬درجات‬ ‫الحلول المقترحة‬
‫‪85‬‬ ‫التدريب‬ ‫‪7‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪6‬‬ ‫التدريب‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪87‬‬ ‫البصمة‬ ‫‪2‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪9‬‬ ‫البصمة‬ ‫لو‬
‫‪1‬‬ ‫‪115‬‬ ‫الخصم‬ ‫‪10‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪10‬‬ ‫الخصم‬
‫هيكل تجزئة المخاطر ‪RBS‬‬
‫ادارة المخاطر‬
‫‪Risk register‬‬ ‫• تحديد االخطار‬
‫• التحليل النوعى للمخاطر ‪Qualitative Risk Analysis‬‬

‫(مصفوفة االحتمال والتأثير ‪) PI Matrix‬‬

‫• تحديد استراتيجية الرد‬
‫‪ PI Matrix‬مصفوفة االحتمال والتأثير‬

‫‪%‬االحتمال‬

‫‪90‬‬

‫‪70‬‬

‫‪50‬‬

‫‪30‬‬

‫‪10‬‬

‫‪5‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪20‬‬ ‫‪40‬‬ ‫‪80‬‬

‫التأثير على أهداف المشروع ‪%‬‬

 ‫ مصفوفة االحتمال والتأثير‬PI Matrix

Impact
L M H Severity

L Low

M Medium

H High

Probability
‫‪ PI Matrix‬مصفوفة االحتمال والتأثير‬
‫استراتيجية الرد‬
‫• التهديد‪:‬‬
‫• تجنب‬
‫• تحويل‬
‫• تخفيف‬
‫استراتيجية الرد‬
‫• التهديد‪:‬‬
‫• تجنب‬
‫• تحويل‬
‫• تخفيف‬
‫• الفرص‪:‬‬
‫• استغالل‬
‫• مشاركة‬
‫• تعزيز‬
‫• التهديدات والفرص‬
‫• القبول االيجابى‬
‫• القبول السلبى‬
 ‫استراتيجية الرد‬
‫الخطر‬ ‫استراتيجية الرد‬

‫االحتمال‬
‫التأثير‬
‫درجة الخطورة‬
‫‪ L H‬فقدان دعم راعى المشروع‬ ‫تخفيف‪ ،‬االتصال الدائم به وإبقائه على‬
‫اطالع والحصول على كسب سريع‬

‫‪ M H‬عدم وضوح اهداف المشروع‬ ‫تخفيف‪ ،‬اجتماعات التوعية المتكررة‬

‫للمستفيدين الرئيسيين‬
‫‪ M H‬التكنولوجيا المستخدمة جديدة‬ ‫تحويل‪ ،‬التعاقد مع شركة ‪XYZ‬‬
‫ومعقدة‬ ‫المتخصصة فى هذا المجال‬

‫‪ M H‬التأخر فى تسليم االجهزة‬ ‫تجنب‪ ،‬التعاقد مع المورد القديم المعروف‬

‫تخطيط الموارد غير البشرية ‪،‬المشتريات‬
‫والعقود‬
 ‫قرار‬
‫صناعة‪ ،‬شراء‬
‫استئجار‬

‫تجهيز نماذج‬ ‫تجهيز وثائق‬

‫المؤسسة‬ ‫العطاء‬
‫تخطيط‬
‫الموارد‬
‫غير البشرية‬

‫االتفاق على‬
‫تحديد نوع‬
‫معايير‬
‫العقد‬
‫االختيار‬
 ‫تجهيز وثائق العروض أو العطاء‬
‫• وثيقة استدراج العروض أو العطاء‪:‬‬
‫‪• Request For Quotation RFQ‬‬
‫‪• Request For Proposal RFP‬‬
‫عطاء ‪• Tender‬‬
 ‫تحديد نوع العقد‬
• Fixed-price or lump-sum
• Cost-reimbursable
• Time and Material (T&M)
 ‫تجهيز النماذج‬

• Standard contracts
• Non-disclosure agreements
• Standard maintenance and support agreement
‫معايير االختيار‬

‫• السعر‬
‫• حجم المؤسسة‪ ،‬سمعة‪ ،‬امكانيات المادية والبشرية‬
‫• القدرة الفنية واإلدارية‬
‫• الخبرات السابقة وعدد الزبائن‬
‫• قصص النجاح‬
‫• مؤهالت فرق العمل‬
‫اجتماع بداية المشروع ‪Kick-off meeting‬‬
‫‪• Kick-off meeting agenda‬‬ ‫تجهيز االجندة وإرسالها مسبقا‬ ‫•‬
‫‪• Attached documents‬‬ ‫دعوة جميع االشخاص المؤثرين‬ ‫•‬
‫‪• Presentation‬‬
‫إرفاق الوثائق المهمة‬ ‫•‬
‫‪• Follow-up‬‬
‫تجهيز العرض‬ ‫•‬
‫)‪• Minute Of meeting (MOM‬‬
‫‪• Communication and coordination‬‬
‫المتابعة بعد االجتماع‬ ‫•‬
‫‪• Buy-in and commitments from all‬‬ ‫تجهيز المحضر وإرساله للجميع‬ ‫•‬
‫‪stakeholders‬‬ ‫التأكد أن الكل قد فهم دوره ووقع على ذلك‬ ‫•‬
‫أسئلة للمناقشة؟‬
‫عمليات التنفيذ‬
‫‪Executing‬‬
 Five Project Management Process Groups

Project
Project Management
Charter Plan

‫البدء‬ ‫التخطيط‬ ‫التنفيذ‬ ‫إنهاء‬

Initiation Planning Execution Closing

‫الرقابة والتحكم‬
Monitoring & Controlling
 ‫عمليات التنفيذ‬
‫• ما هي مسئوليات ومهمات مدير المشروع خالل التنفيذ؟‬
‫• ما هي المشاكل والتحديات التي سوف يواجها؟‬
‫• ما هي المهارات التي يحتاجها للتغلب على المشاكل والتحديات؟‬
 ‫تنفيذ خطة‬
‫المشروع‬ ‫بناء‬
‫طلب‬ ‫المخرجات‬
‫تعديالت‬

‫تنفيذ التعديالت‬ ‫تأهيل وإدارة‬

‫المعتمدة‬ ‫فرق العمل‬

‫التنفيذ‬
‫تجميع بيانات‬
‫استخدام مهارات‬
‫القيادة واالتصال‬ ‫المشروع‬

‫إدارة عمليات‬ ‫توزيع بيانات‬

‫التعاقد‬ ‫المشروع‬
‫ما هى المهمات المعتادة لمدير المشروع؟‬
‫تنفيذ خطة العمل‬ ‫‪.1‬‬
‫بناء المخرجات ‪Deliverables‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تأهيل‪،‬تطوير‪،‬وإدارة فرق العمل‬ ‫‪.3‬‬
‫تجميع وتوزيع معلومات المشروع‬ ‫‪.4‬‬
‫طلب تعديالت على المشروع )‪(Scope, Time, Cost, Quality‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تنفيذ التعديالت و اإلجراءات المعتمدة‬ ‫‪.6‬‬
‫متابعة تنفيذ إجراءات الجودة ‪Quality Assurance‬‬ ‫‪.7‬‬
‫إدارة عمليات التعاقد‬ ‫‪.8‬‬
‫تجميع وتوزيع بيانات ومعلومات‬
‫المشروع‬
 ‫تجميع وتوزيع بيانات ومعلومات المشروع‬

• Status meeting
• Reporting period
• Reporting strategies
‫تجميع و توزيع المعلومات‬
Dashboards
 176
8/18/2023
‫تأهيل‪،‬تطوير‪،‬وإدارة فرق العمل‬
 ‫بعض هموم مدير المشروع‬
‫?‪Some PM concerns‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Motivation‬‬
‫التحفيز والتشجيع‬ ‫‪.1‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Rewards‬‬
‫المكافئة‬ ‫‪.2‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Turnover‬‬
‫حجم االستقاالت‬ ‫‪.3‬‬
‫‪4.‬‬ ‫‪Absenteeism‬‬
‫نسب الغياب‬ ‫‪.4‬‬
‫‪5.‬‬ ‫‪Meeting project‬‬
‫‪Objectives and‬‬ ‫تنفيذ أهداف المشروع‬ ‫‪.5‬‬
‫‪Timelines‬‬ ‫تنمية المهارات‬ ‫‪.6‬‬
‫‪6. Skills training‬‬ ‫تنمية التصرفات االخالقية‬ ‫‪.7‬‬
‫‪7. Behavior/Ethics‬‬
 ‫مسئوليات وتحديات مدير المشروع‬
‫‪PM Challenges and Opportunity‬‬

‫‪• Improving People Skills‬‬ ‫تطوير مهارات الفريق‬ ‫•‬

‫‪• Empowering People‬‬ ‫إعطاء الصالحيات وتوزيع المهام‬ ‫•‬
‫‪• Stimulating Innovation‬‬ ‫تحفيز وغرس االبداع والتغيير‬ ‫•‬
‫‪and Change‬‬
‫المساعدة على ايجاد التوازن بين‬ ‫•‬
‫‪• Helping individuals‬‬ ‫العمل والحياة الشخصية‬
‫‪Balance Work/Life‬‬
‫‪Conflicts‬‬ ‫تطوير التصرفات االخالقية‬ ‫•‬
‫‪• Improving Ethical‬‬
‫‪Behavior‬‬
 ‫القيادة وإدارة المشاريع‬
Leadership in Project management
• Leadership skills for project leaders are different
from organizational leadership
• Administrative and technical skills are no longer
sufficient to deal with the complexity of modern
project management challenges, why?
• Rapid changing business environment
• Resource limitation
• Downsizing
• Change in regulations
• Global competition
• Technology revolution
 ‫أنواع القيادة‬
Leadership Styles
• Coercive: who demand immediate compliance,
• Authoritative: who mobilize his people toward a vision
• Affiliative: who creates emotional bonds and harmony
with his team
• Democratic: who build consensus through participation
• Pacesetting: who expect excellence and self-direction
• Coaching: who develop people for the future

182
8/18/2023
 ‫الذكاء العاطفي‬
Emotional Intelligence
• The ability to recognize self-emotions
• Understand what they are telling me
• Realize how my emotions affect people around me
• Your perception of others
• Understand how they feel
• The ability to manage relationships more effectively

183
8/18/2023
 Emotional Intelligence Capabilities
Self-Awareness Self-Management Social Awareness Social Skill

Emotional self- Self-control Empathy Visionary leadership

awareness

Accurate self- Trustworthiness Organizational Influence

assessment awareness

Self-confidence Conscientiousness Service orientation Developing others

Adaptability Communication

Achievement Change catalyst

orientation
Initiative Conflict management

Building bonds

Teamwork and collaboration

184
8/18/2023
 ‫مشاكل فرق العمل‬
‫‪• Virtual team‬‬ ‫• فرق العمل المتباعدة أو التي تعمل في‬
‫‪• Multi-Culture team‬‬ ‫البيت‬
‫‪• Cross-Functional team‬‬ ‫• العمل مع فرق متعددة الثقافات‬
‫• العمل مع فرق مشكلة من إدارات مختلفة‬
‫تقييم فرق العمل‬

‫• الطريقة التقليدية‪ ،‬ما هي مشاكلها؟‬

‫• الفرق بين ‪Objective and Subjective‬‬
‫• طريقة ‪ 180‬درجة‬
‫• أهمية ‪Feedback‬‬
 Recognition and Rewards
• Only desirable behavior should be rewarded
• Win-Lose (zero sum) rewards
• Win-Win behavior
• Cultural differences
‫‪Team Development Stages‬‬
‫‪• Forming‬‬ ‫شكل والتعارف‬‫• الت ّ‬
‫‪• Storming‬‬ ‫• التصادم والصراع‬
‫‪• Norming‬‬ ‫• الهدوء واالستقرار‬
‫‪• Performing‬‬ ‫• اإلبداع واإلنتاج‬
Power of the project manager
• Formal (legitimate)
• Reward
• Penalty (coercive)
• Referent
• Expert
 Conflict Management
• Conflict is expected on every project
• Could be minor or major with significant consequences if
not dealt with properly
• We can look at conflicts as negative and destructive or as
opportunities for innovation and creativity
• Conflicts must be resolved as soon as possible
• Successful conflict management results in greater
productivity and positive working relationships
 ‫سبل حل الخالفات والتصادم‬
‫‪Conflict Resolution Techniques‬‬

‫•‬ ‫‪Confrontation: problem‬‬

‫‪solving‬‬
‫الموجهة والمكاشفة والمصارحة (الحل الوحيد)‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Compromising: lose-lose.‬‬
‫التنازل أو التفاوض (الطرفين خاسرين)‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Withdrawal (Avoidance):‬‬
‫‪cool-down‬‬ ‫االنسحاب أو التجنب‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Smoothing‬‬ ‫التلطيف واالستعانة بالمشاعر والعاطفة والقيم‬ ‫•‬
‫•‬ ‫‪Forcing: win-lose‬‬ ‫اإلجبار واإلكراه‬ ‫•‬
 ‫خطوات حل الخالفات‬
Problem Solving Steps

• Define the cause of the problem not just the symptoms of the
problem
• Analyze the problem
• Identify solutions
• Implement decisions
• Review the decision and confirm that decision solved the problem
‫أسئلة للمناقشة؟‬
‫عمليات الرقابة والتحكم‬
 ‫تنبؤات‬
‫االداء‬
‫قياس ومراقبة‬
‫طلب تعديالت‬
‫االداء‬

‫التوصية‬
‫باإلجراءات‬ ‫تقييم‬
‫التصحيحية‬ ‫االفراد‬
‫والوقائية‬
‫الرقابة‬
‫والتحكم‬
‫التوصية‬ ‫متابعة‬
‫بإصالح الخلل‬ ‫االنحراف‬

‫مراقبة الجودة‬ ‫تقارير االداء‬

‫الرقابة على‬
‫الموردين‬
‫أربع مرجعيات لقياس االنحراف‬
‫‪Scope Baseline‬‬ ‫• المواصفات‬
‫‪Schedule Baseline‬‬ ‫• الجدول الزمنى‬
‫‪Cost Baseline‬‬ ‫• الكلفة‬
‫‪Quality Baseline‬‬ ‫• الجودة‬
‫ادارة التغيير‬
 Originator
submitted an issue
‫نظام ادارة التغيير‬
Submitted

Evaluator
performed impact
analysis
Evaluated CCB decided Rejected
not to make
the change
CCB decided to make
the change

Approved change was canceled; back

out of modifications

verification Modifier has made the

failed change and requested
verification

Change Made change was canceled; back Canceled

out of modifications

no verification Verifier has

required; Modifier confirmed the
has installed change
modified work
products Verified change was canceled; back
out of modifications

Modifier has
installed modified
work products
Closed
‫مبادئ القيمة المكتسبة‬
• Given:
• Total budget of $100,000
• 12 month effort
• produce 20 units
• Status:
• spent to date: $64,000
• time elapsed: 6 months
• units produced: 8 complete, 2 partial
 Why use EVMS?

• How are you doing, and how do you know how you are doing?
• How far along are you?
(64%, 50%, >40%)
• Are we behind or ahead of schedule?
• How efficiently are we using our time?
• When is the project likely to be completed?
• Are we currently over or under budget?
• How efficiently are we using our resources?
• What is the remaining work likely to cost?
• What is the entire project likely to cost?
‫ما أهمية نظام القيمة المكتسبة‬
‫• نظام إنذار مبكر‬
‫• يجمع المواصفات‪ ،‬المدة الزمنية والكلفة فى مؤشر واحد ‪Scope,‬‬
‫‪Time, Cost‬‬
‫• يستعمل لقياس األداء بالنسبة للخطة األصلية‬
‫• يعطى صورة حقيقية عن وضع المشروع‬
‫• يستعمل للتنبؤ بالمستقبل ‪Forecasting‬‬
‫تحليل مؤشرات األداء‬
• Cost variance • - Over Budget
CV = EV – AC + Under budget
• Schedule variance • - Behind schedule
SV= EV – PV + Ahead of
• Cost performance index • We are getting $ worth of
CPI = EV / AC work for every $ we spent
• Schedule performance • We are progressing at % of
index the rate originally planned
SPI = EV / PV
Forecasting
• Budget at completion (BAC)
• Estimate at completion (EAC)
EAC = BAC / CPI
• Estimate to complete (ETC)
ETC = EAC - AC
• Variance at completion (VAC)
VAC = BAC - EAC
‫أسئلة للمناقشة؟‬
‫عمليات االنتهاء‬
 ‫اغالق‬
‫المشروع‬

‫كتاب‬ ‫اغالق‬
‫الموافقة‬ ‫العقد‬

‫بناء قاعدة‬ ‫تسليم‬

‫البيانات‬ ‫االنتهاء‬ ‫المنتج‬

‫ارشفة‬ ‫ملف‬
‫المشروع‬ ‫المشروع‬

‫الدروس‬
‫المستفادة‬
 ‫الدروس المستفادة‬
‫• مدى نجاحنا فى انهاء المشروع هو مدى نجاحنا فى بداية المشروع الجديد‬
‫• ال يمكن اعتبار المشروع أو المرحلة منتهية إال بعد ان يتم تسجيل واعتماد الدروس‬
‫المستفادة‬
‫• أول خطوة فى بدء مشروع أو مرحلة جديدة هو الرجوع للدروس المستفادة السابقة وأخذ‬
‫المناسب منها‬
 ‫الدروس المستفادة ما المشكلة؟‬

Projects Transferring
“lessons learned”
from project
Capture 75%
External to project.
Inputs

Effective
60% Storage 55%
Communication

New
25% Application
Projects
‫أسئلة للمناقشة؟‬
‫حصد الثمار‬
 ‫منهجية ادارة المشاريع‬
‫دورة حياة‬
‫•‬ ‫‪Guidelines‬‬
‫•‬ ‫‪Best practices‬‬
‫مراحل‬ ‫•‬ ‫‪Processes‬‬
‫•‬ ‫‪Procedures‬‬
‫أنشطة‬ ‫•‬ ‫‪Role of thumb‬‬

‫مخرجات‬

‫نماذج‬ ‫مسئوليات و‬ ‫قوائم تدقيق‬

‫‪Templates‬‬ ‫صالحيات‬ ‫‪Checklist‬‬
 ‫منهجية‬

‫جاهزة من‬ ‫بنائها من‬

‫شراء وتعديل‬
‫السوق‬ ‫البداية‬
Framework & Methodology
• PMI Project Management Framework
• (your company) Project Management Methodology

Do you Know the Difference?

216
‫نماذج من منهجيات مشهورة‬
• MPMM (Method123 Project Management Methodology)
• www.mpmm.com
• UPMM (Unified Project management Methodology)
• www.iil.com/pm/upmm/pmguide.asp
• Tenstep
www.tenstep.com

217
Methodology vs. Project variables

218
Project Management Information System (PMIS)

219
 ‫كيف أبدأ ؟‬

‫البدء بتصنيف المشاريع‬ ‫‪.1‬‬

‫تعريف دورة حياة المشروع ‪ /‬المشاريع‬ ‫‪.2‬‬
‫البدء ببناء منهجية إدارة المشاريع‬ ‫‪.3‬‬
‫بناء مكتب إدارة مشاريع‬ ‫‪.4‬‬
‫رفع راية التغيير والبدء بالتطبيق‬ ‫‪.5‬‬

‫‪221‬‬
 ‫مقدمة عن االمتحان‬
• PMP introduction movie
‫ما هى الخطوة التالية‬
‫‪What next‬‬
 ‫مسار تطوير مدير المشاريع‬
Program Building & Portfolio Enterprise Project
3 ‫المستوى‬ Management Implementing
PMO
Management
(24 hrs)
Management Using
(24 hrs) MS Project Server
(36 hrs) (24 hrs)

Project Manager Managing multiple Advanced Project

2 ‫المستوى‬ Tools Bag
(24 hrs)
projects Management Using
MS Project 2003
(24 hrs)
(24 hrs)

Introduction The Art of PMP Managing Single

To Project Project Exam Project Using
1 ‫المستوى‬ Management Management Preparation MS Project 2003
(20 hrs) (36 hrs) (36 hrs) (36 hrs)

Recommended sequence Prerequisite

‫أسئلة للمناقشة؟‬