KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG DOANH NGHIỆP

4.1. KỸ NĂNG GIAO TIẾP NỘI BỘ

4.1.1. Khái niệm:
Giao tiếp nội bộ là gì?
Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp là sự trao đổi những thông tin, nội dung liên quan
giữa những thành viên trong một đơn vị, tổ chức, các phòng ban…
Kỹ năng giao tiếp nội bộ doanh nghiệp là một trong những kĩ năng cần được trao
dồi của tất cả các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đến sự
thành công hay thất bại của doanh nghiệp.
ví dụ: giao tiếp cấp trên và cấp dưới trong một phòng ban hoặc giao tiếp giữa các
nhân viên trong doanh nghiệp
Giao tiếp nội bộ có các hình thức giao tiếp như: giao tiếp chính thức và giao tiếp
không chính thức.
Giao tiếp chính thức là: được lên kế hoạch bởi doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị,
tổ chức.
Vd:
Giao tiếp không chính thức là không được định trước bởi các tổ chức.
Vd:
Một số lưu ý giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp đề đạt hiệu quả
- cần chú tâm đến nội dung giao tiếp
- luôn đặt ra câu hỏi “tại sao “chứ không phải chỉ là” cái gì”
- nắm bắt được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu về vấn đề đó
- phải lắng nghe tất cả thông tin, nộidung
- nội dung truyền tải thông tin đơn giản và dễ hiểu
- luôn luôn xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau trong quá trình giao tiếp
- nên chú ý cấp bậc trong cơ quan để dưa ra những chiến thuật giao tiếp thành công
4.1.2. các loại tổ chức cuộc họp trong nội bộ doanh nghiệp
Đang cố gắng sửa lại (Việc tổ chức các cuộc họp giúp các nhà quản trị truyền
tải những chương trình hoạt động, đường hướng phát triển, truyền tải những
thông tin cần thiết, quan trọng, những nội dung, phương hướng phát triển của
doanh nghiệp. Giúp cho cấp trên đánh giá được thái độ, cách làm việc của cấp
dưới. Góp phần đẩy mạnh sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.)
Có nhiều phương pháp tổ chức cuộc họp khác nhau nhưng trên thực tế có hai
phương pháp :
- phương pháp tổ chức cuộc họp truyền thống: là mời thành viên thuộc bộ phận,
đơn vị họp tại phòng họp vào thời gian đã định sẵn hay các cuộc họp đột xuất
Ví dụ: các nhân viên của bộ phận kế - kiểm toán 7h ngày 1/4/2024 có mặt tại
phòng họp để tổng kết số liệu

- phương pháp tổ chức cuộc họp truyền thống như trên kết hợp trực tuyến bằng hệ
thống mạng
Ví dụ: công ty có nhiều chi nhánh hay văn phòng tại nhiều nơi cần họp để tổng kết
số liệu
Trong việc tổ chức cuộc họp thì cách sắp xếp chổ ngồi cũng rất quan trọng vì giúp
thuận tiện dễ dàng trong giao tiếp và còn làm tăng mỹ quan cũng như hiệu quả hơn
có các loại hình sắp xếp như:

Bàn hình tròn bàn hình vuông

Tổ chức cuộc họp như thế nào để hiệu quả?

Theo 2 nhà bác học người Mỹ doyle và strans thì có 6 nguyên tắc tổ chức cuộc họp
có hiệu quả:
1. Điều khiển cuộc họp với 1 chủ đề chung
Cuộc họp đó nói về chủ đề gì? Để tránh bị mông lung
Như em đang thuyết trình về chủ đề kỹ năng tổ chức cuộc họp trong nội bộ
doanh nghiệp
2. Vạch ra chủ đề chung, thống nhất và có kế hoạch tỉ mỉ
Mục đích cuộc họp là gì? Muốn đạt được gì từ cuộc họp
3. Phải có người đứng đầu cuộc họp, chịu trách nhiệm duy trì cuộc họp
4. Phải bảo vệ người tham gia ý kiến tránh gây công kích, phê bình lẫn nhau

5. Thành viên tham gia phải hiểu được mục đích, nội dung trách nhiệm của họ
khi tham gia cuộc họp
6. Chủ tọa không nhất thiết là thủ trưởng hay phó thủ trưởng để tránh trường
hợp áp đặt ý kiến bằng pp ám thị, áp chế quan điểm cá nhân vào cuộc họp

Tất cả mọi người tham gia cuộc họp đều có vị trí quan trọng như nhau, mọi
người phải có nhiệm vụ hoàn thành tốt vai trò:
Chủ tọa: giữ vai trò chính của cuộc họp tuy nhiên ng chủ tọa phải hiểu được vai
trò của mình là trung lập. điều khiển các thành viên tham gia phát biểu vào
những nội dung chính của cuộc họp. phải biết gợi ý, khơi gợi nội dung, làm
sáng tỏ các thắc mắt và phải chú ý lắng nghe ý kiến các thành viên
Thư kí cuộc họp: có nhiệm vụ ghi lại toàn bộ nội dung của cuộc họp từ chủ
trương chính sách….đến ý kiến các thành viên , phải giữ vai trò trung lập không
ghi sai sự thật. Cuối mỗi buổi họp thư kí phải đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp
cho tất cả thành viên để chủ tọa kết thúc cuộc họp công khai, minh bạch, rõ
ràng.

Thủ trưởng và các lãnh đạo cấp trên: luôn tôn trọng thành viên và ý kiến của họ,
bình tĩnh trước những ý kiến trái với quan điểm cá nhân, đặc biệt không được
can thiệp vào sự điều khiển của chủ tọa, thư ký mà nên có sự hội ý kín đáo .
 “sếp tốt sẽ biết cách lãnh đạo mọi người đi trên cùng một con đường”
Những thành viên tham gia cuộc họp: phải tham gia đóng góp ý kiến và sau
cuộc họp phải thực thi chính những quyết định được thông qua. Thành viên cần:
- nói ngắn gọn giọng lịch sự
- suy nghĩ kĩ càng nên có sự chuẩn bị những gì cần nói
- không chen ngang khi người khác nói, đả kích phê phán bất kì cá nhân nào
- có mặt tại cuộc họp đúng giờ, lắng nghe, theo dõi cuộc họp
- sáng suốt, bảo vệ ý kiến bản thân nếu tự tin là đúng đắn, sai thì nên dũng cảm
rút lui ý kiến không nên bảo thủ, hậm hực