Khái niệm

Kỹ năng tổ chức cuộc họp nội bộ của doanh nghiệp là khả năng quản lý và tổ chức
một cuộc họp hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức. Điều này bao gồm việc
lập kế hoạch, chuẩn bị ,triển khai cuộc họp, duy trì sự tập trung
Các phương pháp
- phương pháp tổ chức cuộc họp truyền thống: là mời thành viên thuộc bộ phận,
đơn vị họp tại phòng họp vào thời gian đã định sẵn hay các cuộc họp đột xuất
Ví dụ: các nhân viên của bộ phận kế - kiểm toán 7h ngày 1/4/2024 có mặt tại
phòng họp để tổng kết số liệu

- phương pháp tổ chức cuộc họp truyền thống như trên kết hợp trực tuyến bằng hệ
thống mạng
Ví dụ: công ty có nhiều chi nhánh hay văn phòng tại nhiều nơi cần họp để tổng kết
số liệu
Trong việc tổ chức cuộc họp thì cách sắp xếp chổ ngồi cũng rất quan trọng vì giúp
thuận tiện dễ dàng trong giao tiếp và còn làm tăng mỹ quan cũng như hiệu quả hơn
có các loại hình sắp xếp như:

Bàn hình tròn bàn hình vuông

Tổ chức cuộc họp như thế nào để hiệu quả?

Theo 2 nhà bác học người Mỹ doyle và strans thì có 6 nguyên tắc tổ chức cuộc họp
có hiệu quả:
1. Điều khiển cuộc họp với 1 chủ đề chung
Cuộc họp đó nói về chủ đề gì? Để tránh bị mông lung
Như em đang thuyết trình về chủ đề kỹ năng tổ chức cuộc họp trong nội bộ
doanh nghiệp
2. Vạch ra chủ đề chung, thống nhất và có kế hoạch tỉ mỉ
 Mục đích cuộc họp là gì? Muốn đạt được gì từ cuộc họp
3. Phải có người đứng đầu cuộc họp, chịu trách nhiệm duy trì cuộc họp
4. Phải bảo vệ người tham gia ý kiến tránh gây công kích, phê bình lẫn nhau

5. Thành viên tham gia phải hiểu được mục đích, nội dung trách nhiệm của họ
khi tham gia cuộc họp
6. Chủ tọa không nhất thiết là thủ trưởng hay phó thủ trưởng để tránh trường
hợp áp đặt ý kiến bằng pp ám thị, áp chế quan điểm cá nhân vào cuộc họp

Tất cả mọi người tham gia cuộc họp đều có vị trí quan trọng như nhau, mọi người
phải có nhiệm vụ hoàn thành tốt vai trò:
Chủ tọa: giữ vai trò chính của cuộc họp tuy nhiên ng chủ tọa phải hiểu được vai trò
của mình là trung lập. điều khiển các thành viên tham gia phát biểu vào những nội
dung chính của cuộc họp. phải biết gợi ý, khơi gợi nội dung, làm sáng tỏ các thắc
mắt và phải chú ý lắng nghe ý kiến các thành viên
Thư kí cuộc họp: có nhiệm vụ ghi lại toàn bộ nội dung của cuộc họp từ chủ trương
chính sách….đến ý kiến các thành viên , phải giữ vai trò trung lập không ghi sai sự
thật. Cuối mỗi buổi họp thư kí phải đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp cho tất cả
thành viên để chủ tọa kết thúc cuộc họp công khai, minh bạch, rõ ràng.

Thủ trưởng và các lãnh đạo cấp trên: luôn tôn trọng thành viên và ý kiến của họ,
bình tĩnh trước những ý kiến trái với quan điểm cá nhân, đặc biệt không được
can thiệp vào sự điều khiển của chủ tọa, thư ký mà nên có sự hội ý kín đáo .
 “sếp tốt sẽ biết cách lãnh đạo mọi người đi trên cùng một con đường”
Những thành viên tham gia cuộc họp: phải tham gia đóng góp ý kiến và sau
cuộc họp phải thực thi chính những quyết định được thông qua. Thành viên cần:
- nói ngắn gọn giọng lịch sự
- suy nghĩ kĩ càng nên có sự chuẩn bị những gì cần nói
- không chen ngang khi người khác nói, đả kích phê phán bất kì cá nhân nào
- có mặt tại cuộc họp đúng giờ, lắng nghe, theo dõi cuộc họp
- sáng suốt, bảo vệ ý kiến bản thân nếu tự tin là đúng đắn, sai thì nên dũng cảm
rút lui ý kiến không nên bảo thủ, hậm hực

Biện pháp tạo cuộc họp nội bộ doanh nghiệp hiệu quả
Trước khi họp:

1. Xác định mục đích và mục tiêu rõ ràng:

 Xác định lý do tổ chức họp để giải quyết vấn đề gì, đạt được mục tiêu gì.
 Mục tiêu cụ thể, đo lường được để đánh giá hiệu quả sau cuộc họp.

2. Lập danh sách người tham dự:

 Mời những người có liên quan trực tiếp đến chủ đề họp và có quyền quyết định
hoặc đóng góp ý kiến quan trọng.
 Tránh mời quá nhiều người để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả thảo luận.

3. Xác định thời gian và địa điểm họp:

  Chọn thời gian phù hợp với lịch trình của người tham dự, tránh giờ cao điểm
hoặc thời gian nghỉ trưa.
 Địa điểm họp thuận tiện cho việc di chuyển, đủ rộng rãi và có đầy đủ trang thiết
bị cần thiết.

4. Chuẩn bị nội dung và tài liệu họp:

 Lập lịch trình chi tiết cho cuộc họp, thời gian cho từng phần thảo luận.
 Chuẩn bị tài liệu liên quan đến chủ đề họp, phát cho người tham dự

5. Gửi lời mời họp:

 Gửi lời mời qua email hoặc tin nhắn nội bộ, ghi rõ mục đích, thời gian, địa điểm
và nội dung họp.
 Yêu cầu người tham dự xác nhận tham dự để thống kê số lượng người tham gia
và chuẩn bị tốt hơn.

Trong khi họp:

1. Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ:

 Thể hiện sự tôn trọng thời gian của mọi người và đảm bảo cuộc họp đi vào trọng
tâm.

2. Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng:

 Tập trung vào mục tiêu đề ra, tránh lạc đề hoặc thảo luận những vấn đề không
liên quan.

3. Khuyến khích mọi người tham gia thảo luận:

 Tạo bầu không khí cởi mở, khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến và quan điểm.

4. Sử dụng các phương pháp thảo luận hiệu quả:

 Brainstorming, mind mapping, thuyết trình, chia sẻ video, v.v.

5. Ghi chép biên bản cuộc họp:

 Ghi chép đầy đủ nội dung thảo luận, quyết định và nhiệm vụ được giao.

Sau khi họp:

1. Chia sẻ biên bản cuộc họp:

 Gửi biên bản cuộc họp cho tất cả người tham dự để theo dõi tiến độ thực hiện.
2. Đánh giá hiệu quả cuộc họp:

 Thu thập ý kiến phản hồi từ người tham dự về nội dung, cách thức tổ chức và
kết quả đạt được.
 Học hỏi từ những điểm chưa tốt để cải thiện hiệu quả cho các cuộc họp sau.

Ngoài ra:

 Sử dụng công nghệ hỗ trợ như video call, trình chiếu trực tuyến.
 Áp dụng các quy tắc để cuộc họp diễn ra trật tự: giới hạn thời gian phát biểu,
không nói chuyện riêng, v.v.
 Tôn trọng ý kiến của tất cả người tham dự, tạo môi trường thảo luận cởi mở và
tích cực.

Lưu ý:

 Tránh tổ chức những cuộc họp không cần thiết, lãng phí thời gian và công sức
của mọi người.
 Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi họp để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả.
