Chương 1 Giới thiệu hệ thống về công nghệ PMS

1.1 Khái niệm

-Property Management System là hệ thống thần kinh điều hành khách sạn hoặc khu nghỉ
dưỡng và hầu hết các hệ thống khác, giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh
trên một hệ thống đồng bộ duy nhất.
1.2 Cấu tạo :
-Hệ thống PMS (Property Management System) trong khách sạn thường được chia
thành ba loại chính:
Một số PMS thường được sủ dụng ở hiện nay:
1. On-premise PMS:
Là hệ thống được cài đặt và vận hành trực tiếp trên máy chủ của khách sạn. Đây là
lựa chọn truyền thống và thường được sử dụng trong các khách sạn lớn.

2. Cloud-based PMS:
-Là hệ thống được lưu trữ và quản lý trên đám mây, giúp cho việc truy cập dễ dàng từ
mọi thiết bị có kết nối internet. Đây là một giải pháp linh hoạt và phổ biến trong ngành
khách sạn hiện nay.
3. Mobile PMS:
-Là hệ thống quản lý khách sạn được truy cập và sử dụng thông qua ứng dụng di
động. Đây là xu hướng mới giúp cho việc quản lý khách sạn trở nên linh hoạt và
tiện lợi hơn. Mỗi loại hệ thống PMS đều có ưu điểm và hạn chế riêng, tùy thuộc
vào nhu cầu và quy mô của từng khách sạn mà họ sẽ lựa chọn loại hệ thống phù
hợp.

1.2.1 Phần cứng :

-Phần cứng của hệ thống PMS trong khách sạn thường bao gồm máy tính, máy chủ
(server), thiết bị mạng, máy in, máy quét mã vạch (barcode scanner), máy đọc thẻ từ
(RFID reader), và các thiết bị điểm bán hàng (POS - Point of Sale) nếu hệ thống PMS
tích hợp cả quản lý phòng và quản lý nhà hàng/bar. Đôi khi cũng cần các thiết bị như
máy chấm công hoặc hệ thống camera an ninh tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của khách
sạn.

Phần cứng Hình minh họa

Máy tính

Máy chủ

Thiết bị mạng

Máy in
 Máy quét mã vạch

1.2.2 Phần mềm

- Phần mềm công nghệ PMS (Property Management System) là một loại phần mềm
được thiết kế đặc biệt để quản lý các hoạt động của một tài sản hoặc tài sản nhóm. Đây
thường là các hệ thống dành cho các doanh nghiệp trong ngành khách sạn, kỳ nghỉ, căn
hộ dịch vụ, và bất động sản.
- Một số ví dụ về phần mềm PMS :
* PMS quốc tế :
+ Opera: chuyên dùng cho khách sạn lớn 5 sao, khách sạn chuỗi
> Giá :
Các phiên bản Premium, Standard và Lite đáp ứng các yêu cầu và ngân sách khác nhau
của khách sạn
> Nhà cung cấp : Oracle Hospitality

+ Smile: dùng cho khách sạn 3 - 4 sao, quy mô nhiều phòng

> Giá : Vài chục cho đêwn vài trăm triệu tùy thuộc vào chức năng mà khách sạn đó
mua để sử dụng
> Nhà cung cấp : Công ty Minh Anh

+ Pegasus: khách sạn 3 - 4 sao, dưới 100 phòng

>Giá :
650.000 usd để sử dụng vào 10 thiết bị và 500.000 usd cùng với phí cài đặt
> Nhà cũng cấp : Công ty Pegasus Fund
* PMS Việt Nam:
+ Newway: dùng cho khách sạn, resort 3 - 4 sao
> Giá : khoảng 18.000.000 triệu
> Nhà cung cấp : Công ty công nghệ the newway

+ Skyhotel: khách sạn vừa và nhỏ (1 - 3 sao), homestay, villa, nhà nghỉ
> Giá :
• Người dùng có thể trả theo tháng (3 hoặc 6 tháng) hoặc theo năm (1,2,5 đến 10
năm) - áp dụng gói từ 20 - 121 phòng với giá từ 200 VNĐ/phòng/tháng đến 1460
VNĐ/phòng/tháng.
• Với khách hàng sử dụng phần mềm từ 1 năm trở lên sẽ được giảm giá % theo số
năm: từ 17% đến 50%.
> Nhà cung cấp : ông ty SkyViet Company

+ Smart Hotel: khách sạn quy mô dưới 60 phòng, homestay, hostel, villa
> Giá : Tùy vào quy mô của khách sạn mà phần mềm sẽ có giá khác nhau
>Nhà cung cấp : Công ty cổ phần giải pháp công nghệ ATO.
- Doanh nghiệp tự viết PMS:
Vinpearl quyết định tự viết một Phần mềm Quản lý Dự án (PMS), họ sẽ xây dựng một
hệ thống phần mềm tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của họ như sau:

+ Xác định yêu cầu cụ thể: Gặp gỡ các bộ phận trong khách sạn để hiểu rõ nhu cầu và
yêu cầu cụ thể của họ. Điều này bao gồm quản lý phòng, đặt phòng, quản lý khách
hàng, thanh toán, dịch vụ và tiện ích, báo cáo, v.v.
+ Thiết kế hệ thống: Dựa trên yêu cầu đã xác định, thiết kế cấu trúc và giao diện của
hệ thống. Xác định các chức năng cần thiết, cũng như cách dữ liệu sẽ được tổ chức và
lưu trữ.
+ Triển khai: Cài đặt phần mềm trên môi trường sản xuất của VinHotel và triển khai
nó cho các người dùng cuối. Đảm bảo rằng họ nhận được hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết
để sử dụng phần mềm.
+ Hỗ trợ và bảo trì: Sau khi triển khai, cung cấp hỗ trợ và bảo trì cho phần mềm. Điều
này bao gồm việc sửa lỗi, cập nhật tính năng mới, và hỗ trợ người dùng trong quá trình
sử dụng.

1.2.3 Chức năng :

Chức năng của Phần mềm Quản lý Dự án (PMS) trong một khách sạn cung cấp một
nền tảng để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh hàng ngày của khách sạn.
Dưới đây là mô tả chi tiết của một số chức năng quan trọng của PMS và cách chúng
hoạt động:
Quản lý phòng:
+ Mô tả: Chức năng này cho phép quản lý và điều phối các phòng trong khách sạn.
+ Chức năng cụ thể: Đặt phòng, kiểm tra trạng thái phòng (trống, đầy), gán phòng cho
khách hàng, thay đổi trạng thái phòng (ví dụ: dọn dẹp, sửa chữa), và hiển thị thông tin
chi tiết về từng phòng như loại, giá cả, và tiện ích.

Quản lý đặt phòng:

+ Mô tả: Chức năng này quản lý quy trình đặt phòng từ khách hàng.
+ Chức năng cụ thể: Ghi nhận thông tin đặt phòng, xác nhận đơn đặt phòng, quản lý
lịch trình đặt phòng, gửi thông báo xác nhận cho khách hàng, và tính toán chi phí và
thanh toán.

Quản lý khách hàng:

+ Mô tả: Chức năng này lưu trữ thông tin và lịch sử của khách hàng.
+ Chức năng cụ thể: Ghi nhận thông tin cá nhân của khách hàng, lịch sử đặt phòng
trước đó, ghi chú cá nhân, thông tin thanh toán, và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.

Quản lý thanh toán:

+ Mô tả: Chức năng này quản lý quá trình thanh toán cho các dịch vụ và phòng.
+ Chức năng cụ thể: Tính toán tổng chi phí cho đặt phòng và các dịch vụ đi kèm,
chấp nhận thanh toán từ nhiều phương tiện khác nhau (tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển
khoản), và lưu trữ lịch sử thanh toán của khách hàng.

Báo cáo và phân tích:

+ Mô tả: Chức năng này cung cấp thông tin và báo cáo về hiệu suất kinh doanh của
khách sạn.
+ Chức năng cụ thể: Tạo và xuất báo cáo về doanh thu, tỷ lệ lấp đầy phòng, lượng
khách hàng, các dịch vụ được yêu cầu, và các chỉ số quản lý khác để giúp quản lý đưa
ra quyết định chiến lược.

Chương 2 Ứng dụng công nghệ Sophia tại SEN Boutique Hotel

2.1 Giới thiệu về doanh nghiệp SEN Boutique Hotel:

SEN Boutique Hotel ở Đà Nẵng là một điểm đến lý tưởng cho du khách muốn trải
nghiệm sự sang trọng và thoải mái tại bờ biển Đà Nẵng. Với vị trí thuận lợi, gần các
điểm du lịch nổi tiếng như Bãi biển Mỹ Khê và Cầu Rồng, SEN Boutique Hotel tự
hào về dịch vụ chuyên nghiệp và không gian nghỉ dưỡng sang trọng.
2.1.1 Giới thiệu tổng quan về SEN Boutique Hotel
+SEN Boutique Hotel Đà Nẵng, tọa lạc tại quận Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng, cung cấp
trải nghiệm lưu trú độc đáo với 24 phòng nghỉ phong cách, 5 căn hộ và 1
penthouse. Địa chỉ cụ thể là 53-55 An Thượng 26, Mỹ An. Khách sạn này nổi bật
với các dịch vụ như bar, café, dịch vụ giặt ủi, wifi miễn phí, và taxi sân bay
+SEN Boutique Hotel có thể được thành lập năm 2016, chủ yếu nhằm phục vụ nhu cầu
ngày càng tăng của du khách đến Đà Nẵng - một trong những điểm đến du lịch hàng
đầu tại Việt Nam. Lịch sử của khách sạn có thể bắt đầu từ việc xây dựng cơ sở hạ tầng
và phát triển dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng trong thị
trường du lịch phát triển nhanh chóng này. Chính sách chất lượng và dịch vụ chuyên
 nghiệp có thể đã giúp khách sạn xây dựng uy tín và thu hút khách hàng từ nhiều quốc
gia khác nhau.
2.1.2 Hệ thống sản phẩm dịch vụ của SEN Boutique Hotel
SEN Boutique Đà Nẵng gồm 24 phòng đầy phong cách, 05 căn hộ được bọc hoàn toàn
và 01 căn hộ áp mái độc quyền.
* Phòng Standard: Phòng tiêu chuẩn với các tiện nghi cơ bản.
* Phòng Deluxe: Phòng rộng hơn và có thêm các tiện nghi sang trọng hơn so với phòng
Standard.
* Phòng Suite: Các phòng lớn hơn, thường có phòng khách riêng và các tiện ích cao
cấp như bồn tắm jacuzzi hoặc ban công riêng.
* Phòng Family: SEN Penthouse Các căn hộ áp mái, rộng lớn , nhiều tiện nghi phù hợp
với nhiều người, cho gia đình, bạn bè theo nhóm,.....
2.2 Công nghệ Sophia ứng dụng trong doanh nghiệp
2.2.1 Cấu tạo của hệ thống trong doanh nghiệp thực tế
- Trong doanh nghiệp SEN Boutique Hotel ở Đà Nẵng, hệ thống Sophia có thể được thiết
kế để phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách sạn. Dưới đây là một phác thảo về cấu trúc
của hệ thống Sophia trong doanh nghiệp SEN Boutique Hotel:
- Quản lý đặt phòng và đặt trước: Hệ thống sẽ cho phép khách hàng đặt phòng trực tuyến
thông qua trang web hoặc ứng dụng di động, cũng như thông qua các kênh khác như điện
thoại hoặc email. Nó cũng có thể bao gồm tính năng đặt trước dịch vụ như đặt bàn ăn
hoặc đặt tour.
- Quản lý phòng: Hệ thống sẽ giúp quản lý phòng, bao gồm việc ghi nhận thông tin về
phòng trống và phòng đã được đặt, lập kế hoạch dọn dẹp và bảo trì, cũng như quản lý
việc chuyển phòng.
- Thanh toán hóa đơn: Hệ thống Sophia sẽ tích hợp tính năng thanh toán trực tuyến hoặc
qua các phương thức thanh toán khác nhau như thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng,
hoặc tiền mặt. Nó cũng sẽ tạo và gửi hóa đơn đến khách hàng.
- Quản lý khách hàng: Hệ thống sẽ theo dõi thông tin cá nhân của khách hàng, lịch sử đặt
phòng và sở thích để tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa và tăng tương tác với khách hàng.
Quản lý dịch vụ bổ sung: Bên cạnh quản lý phòng, hệ thống cũng có thể giúp quản lý các
dịch vụ bổ sung như nhà hàng, spa, phòng gym, v.v.
-Báo cáo và phân tích: Hệ thống cung cấp báo cáo và phân tích về doanh số bán hàng, sự
phổ biến của các dịch vụ, và thông tin khách hàng để hỗ trợ quyết định kinh doanh và
chiến lược tiếp thị.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Hệ thống Shophia thường được tích hợp với các hệ
thống khác như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống đặt chỗ trực tuyến, và các công cụ
quản lý khác để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của khách sạn.
* Giá của hệ thống Sophia :
Sophia Pms cho phép khách hàng có thế trả theo thuê bao hoặc mua vĩnh viền.
Có 2 phiên bản:
• Phiên bản Enterprise: Giá gói thuê bao (200.000
VNĐ/phòng/năm, đã tích hợp tính năng khóa từ, chăm sóc khách hàng) và gói vĩnh viền
(600.000 VNĐ/phòng)
• Phiên bản Standrad: Giá thuê bao trung bình từ
1.500.000 VNĐ/năm - 2.000.000 VNĐ/năm và gói vĩnh viễn từ 4.500.000 - 7.500.000
NVĐ/năm.
• Bạn có thể dùng thử demo là 4 tuần trước khi đưa ra quyết định mua sản phẩm.

2.2.2 Chức năng đối với doanh nghiệp

1. *Đặt phòng trực tuyến:* Khách hàng có thể đặt phòng trực tuyến thông qua website
hoặc ứng dụng di động của doanh nghiệp.
2. *Quản lý phòng:* Hỗ trợ quản lý phòng trống, lịch trình dọn dẹp và bảo trì, cũng như
quản lý việc chuyển đổi giữa các loại phòng.
3. *Thanh toán và hóa đơn:* Cho phép thanh toán trực tuyến hoặc qua các phương thức
thanh toán khác nhau, cũng như tạo và gửi hóa đơn đến khách hàng.
4. *Quản lý khách hàng:* Theo dõi thông tin cá nhân của khách hàng, lịch sử đặt phòng
và sở thích để tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa.
5. *Quản lý dịch vụ bổ sung:* Hỗ trợ quản lý các dịch vụ bổ sung như nhà hàng, spa,
phòng gym, v.v.
6. *Báo cáo và phân tích:* Cung cấp báo cáo và phân tích về doanh số bán hàng, sự phổ
biến của các dịch vụ, và thông tin khách hàng để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
7. *Tích hợp với các hệ thống khác:* Tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác như hệ
thống quản lý tài chính, hệ thống đặt chỗ trực tuyến, và các công cụ quản lý khác để tối
ưu hóa hoạt động kinh doanh.

2.2.3 Thách thức và thuận lợi

A,Thách thức của Sophia trong quản lý khách sạn :
1. Tính ổn định và đáng tin cậy của hệ thống: Một trong những yếu tố quan trọng nhất là
đảm bảo rằng phần mềm hoạt động ổn định và tin cậy. Shophia cần được thiết kế và phát
triển sao cho có khả năng chịu tải cao và không gặp phải các sự cố kỹ thuật thường
xuyên.
2.Tính tương thích và tích hợp với các hệ thống khác: Trong một môi trường khách sạn
phức tạp, Shophia cần có khả năng tích hợp và làm việc chặt chẽ với các hệ thống khác
như hệ thống đặt phòng trực tuyến, hệ thống thanh toán và các dịch vụ hỗ trợ khác.
3.Bảo mật thông tin khách hàng: Bảo vệ thông tin cá nhân và thanh toán của khách hàng
là một ưu tiên hàng đầu trong ngành khách sạn. Một việc bị rò rỉ thông tin có thể gây tổn
thất nghiêm trọng cho uy tín của khách sạn.
4.Hỗ trợ và đào tạo người dùng: Đảm bảo nhân viên khách sạn được đào tạo cách sử
dụng Shophia một cách hiệu quả và hiểu biết về các tính năng và chức năng của phần
mềm.
5.Đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng: Shophia cần phải linh hoạt và có khả
năng thích ứng với các yêu cầu cụ thể của khách hàng và những thay đổi trong ngành
khách sạn.

B, Những thuận lợi Sophia trong quản lý khách sạn :

1. Quản lý đặt phòng: Phần mềm này cho phép quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng phòng
trống, nhận và xác nhận các đơn đặt phòng, và điều chỉnh lịch trình đặt phòng một cách
hiệu quả.
2.Quản lý thông tin khách hàng: Sophia lưu trữ thông tin cá nhân của khách hàng, từ lịch
sử đặt phòng đến yêu cầu đặc biệt, giúp tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa và tăng cường mối
quan hệ khách hàng.
3.Tích hợp thanh toán: Phần mềm này tích hợp các phương thức thanh toán đa dạng, từ
thanh toán trực tuyến đến thanh toán khi nhận phòng, tạo ra trải nghiệm thanh toán thuận
tiện và an toàn cho khách hàng.
4.Tích hợp hệ thống: Sophia có thể tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý
tài chính, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), tối ưu hóa hoạt động kinh doanh
và tăng cường trải nghiệm khách hàng.
5.Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện và dễ sử dụng của Sophia giúp nhân viên khách sạn
nhanh chóng thích nghi và sử dụng hiệu quả phần mềm.