CHƯƠNG 3

PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ

 CHƯƠNG 3
PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ

MỤC TIÊU
1. Hiểu được khái niệm, ý nghĩa và vai trò của
phương pháp chứng từ
2. Hai yếu tố cấu thành của phương pháp chứng
từ
3. Hiểu được các giai đoạn và kế hoạch luân
chuyển chứng từ

2
1. Khái quát chung về phương pháp chứng từ

Chứng từ kế toán:
• Là những căn cứ chứng minh bằng giấy hoặc vật
mang tin
• Phản ánh các “nghiệp vụ kinh tế” đã phát sinh và
hoàn thành
• Là cơ sở để hạch toán vào sổ kế toán của doanh
nghiệp, đơn vị.
Ví dụ: hóa đơn tài chính, phiếu thu, phiếu chi, biên
lai, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng thanh toán
lương, hợp đồng kinh tế….

3
4
1. Khái quát chung về phương pháp chứng từ

Khái niệm:
“Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và
kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng
hạch toán kế toán nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo
nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán”.
Các yếu tố cấu thành:
• Hệ thống bản chứng từ
• Kế hoạch luân chuyển chứng từ

5
1. Khái quát chung về phương pháp chứng từ
Vị trí và tác dụng của phương pháp chứng từ
• “Sao chụp” và ghi chép kịp thời, trung thực nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
• Dụng cụ để giám sát các hoạt động kinh tế tài chính
trong đơn vị
• Phương tiện thông tin “hỏa tốc” điều hành các nghiệp
vụ
• Chứng từ là cơ sở pháp lý cho các số liệu kế toán
• Chứng từ là cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra việc chấp
hành chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính
• Chứng từ là cơ sở để giải quyết các tranh chấp, khiếu
nại về kinh tế tài chính 6
2. Hệ thống bản chứng từ

Khái niệm:
Bản chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp
pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là
phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh
tế đó.
Gồm 2 yếu tố:
• Yếu tố cơ bản (bắt buộc)
• Yếu tố bổ sung

7
2. Hệ thống bản chứng từ
Nội dung của bản chứng từ
Yếu tố cơ bản (bắt buộc)
Khái quát loại nghiệp vụ phát sinh
Tên chứng từ

Thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Ngày tháng lập chứng từ, số
hiệu chứng từ

Tên, địa chỉ của đơn vị, cá

nhân có liên quan đến Nơi phát hành chứng từ/ Nơi tiếp nhận
nghiệp vụ chứng từ
8
2. Hệ thống bản chứng từ
Yếu tố cơ bản (bắt buộc)

Nội dung của nghiệp vụ kinh

Là yếu tố cơ bản chỉ rõ ý nghĩa của nghiệp vụ
tế phát sinh

Các đơn vị đo lường về số Phản ánh phạm vi, quy mô của hoạt động kinh tế
lượng, giá trị

Chữ ký và họ tên của những Phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân
người chịu trách nhiệm

9
10
2. Hệ thống bản chứng từ

Yếu tố bổ sung
• Định khoản nghiệp vụ phát sinh
• Hình thức mua bán
• Hình thức thanh toán
• Thời gian bảo hành…

11
2. Hệ thống bản chứng từ

Hình thức chứng từ

• Chất liệu làm chứng từ: vật liệu để ghi chép được,
tiện sử dụng, không quá lớn, dễ bảo quản. Ví dụ:
bằng giấy hoặc chứng từ điện tử (thuế, hóa đơn)
• Cách sắp xếp, bố trí các chỉ tiêu trên chứng từ: dễ
ghi, dễ đọc, dễ kiểm tra
• Cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ: bằng ký
hiệu, lời văn, mã số… nhưng phải đảm bảo gọn
gàng, nội dung phản ánh chính xác

12
2. Hệ thống bản chứng từ

Phân loại chứng từ

a) Theo công dụng
• Chứng từ mệnh lệnh: chứng từ mang quyết định của chủ
thể quản lý, ví dụ: lệnh xuất kho, lệnh điều động tài sản…
• Chứng từ thực hiện (chấp hành): phản ánh nghiệp vụ kinh
tế đã hoàn thành, ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…
• Chứng từ thủ tục: để tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ
kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể của kế
toán, thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài
liệu
• Chứng từ liên hợp: loại chứng từ mang đặc điểm của 2
hoặc 3 loại chứng từ nói trên như: Lệnh kiêm phiếu xuất,
hoá đơn kiêm phiếu xuất… 13
2. Hệ thống bản chứng từ
b) Theo địa điểm lập chứng từ
• Chứng từ bên trong (nội bộ): chứng từ được lập trong
phạm vi đơn vị hạch toán, không phụ thuộc vào đặc
tính của nghiệp vụ. Ví dụ: phiếu xuất vật tư, bảng kê
thanh toán lương, biên bản kiểm kê nội bộ…
• Chứng từ bên ngoài: chứng từ có liên quan đến đơn vị
nhưng được lập ở 1 đơn vị khác. Ví dụ: hóa đơn mua
hàng, hợp đồng kinh tế, hợp đồng thuê ngoài…

v Chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp thực hiện theo đúng Luật kế toán
Nghị đinh số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 và các văn bản sửa đổi, bổ
sung.
14
3. Luân chuyển chứng từ

Khái niệm
Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này
sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển
chứng từ.

15
 3. Luân chuyển chứng từ

Các giai đoạn của luân chuyển chứng từ

Bước1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5

Sử dụng
Kiểm tra chứng từ
Bảo quản
Tiếp nhận tính hợp cho lãnh Lưu trữ và
và sử dụng
hoặc lập pháp hợp lệ đạo nghiệp tiêu hủy
lại chứng
chứng từ của chứng vụ, phân chứng từ
từ
từ loại và ghi
sổ kế toán

16
3. Luân chuyển chứng từ

Kế hoạch luân chuyển chứng từ

Ø Khái niệm
“Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường được
thiết lập cho quá trình vận động của chứng từ nhằm
phát huy chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ”
Ø Nội dung
• Xác định được từng khâu và từng giai đoạn của
chứng từ như: lập, kiểm tra, sử dụng và lưu trữ…
• Xác định rõ đối tượng chịu trách nhiệm trong từng
khâu
• Xác định nội dung và thời gian cho quá trình vận
động của từng khâu 17
3. Luân chuyển chứng từ

Ø Phương pháp lập kế hoạch:

• Lập riêng cho từng loại chứng từ
• Lập chung cho nhiều loại chứng từ
• Xây dựng các chu trình luân chuyển các biệt
ØHình thức: lập dưới dạng bảng, sơ đồ

18
 3. Luân chuyển chứng từ

- Kế hoạch luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng từ thường được
lập cho những loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng
hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ.

Lập Phiếu Duyệt chi Chi tiền Ghi sổ

chi mặt kế toán
Lưu trữ,
bảo quản

Kế toán Thủ trưởng, Thủ quỹ Kế toán

tiền mặt KTT

19
 3. Luân chuyển chứng từ

Kế hoạch luân chuyển lập chung cho tất cả các loại chứng từ

Lập Kiểm tra Thực hiện Ghi sổ

chứng từ kế toán
Lưu trữ,
bảo quản
Kế toán, bộ Thủ trưởng, Bộ phận Kế toán
phận liên KTT liên quan
quan

20