Hội thảo

trong nước
về Nhật
Bản
 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI THẢO NHẬT BẢN
I. Mục đích và yêu cầu
1. Mục đích
Quảng bá trường du học Nhật Bản cho dhs Việt Nam.
Tạo cơ hội gặp gỡ, trao đổi giao lưu, hợp tác giữa các công ty tư vấn du học Nhật
Bản.
Giải đáp những thắc mắc của học viên về chương trình du học Nhật Bản.
Quảng bá hình ảnh cho công ty.

2. Yêu cầu
Tuân thủ pháp luật, an toàn, tiết kiệm, hiệu quả.
II. Thời gian, địa điểm tổ chức, thành phần tham dự hội
thảo
1. Thời gian tổ chức
. 15/02/2024
2. Địa điểm
Khách sạn Fortuna (6B Láng Hạ)
3. Thành phần tham dự hội thảo
- Ban tổ chức hội thảo.
- Đại diện các trường đại học Osaka, Naguya, Kobe
- Đại diện một số công ty tư vấn dh NB tại VN.
- Đại diện sở GD -ĐT HÀ NỘI.
- Học viên của trung tâm và 1 số học sinh của các trường THPT như: Phan
Đình Phùng, Chu Văn An, Cầu Giấy,...
- Đại diện cơ quan truyền thông - báo chí.
 III. Chương trình hội thảo
STT Thời gian Nội dung Người thực hiện

1 7h30 - 8h Đón tiế p đại biểu Ban tổ chức

2 8h - 8h20 Văn nghệ chào mừng Học viên trung tâm

Khai mạc, tuyên bố lí do và giới

3 8h20 - 8h30 thiệu đại biểu

Giám đố c trung tâm

4 8h30 - 8h50 Khai mạc hội thảo

5 8h50 - 10h Báo cáo và thảo luận

10h - 10h15 Nghỉ giải lao

10h15 - 12h Giải đáp thắ c mắ c của học viên Trường đại học Nhật Bản

12h Bế mạc hội thảo

 Quyết định thành lập Ban chỉ đạo hội thảo
1. Ban hành Quyết đinh, kèm theo danh sách và phân công nhiệm vụ
cụ thể các thành viên trong Ban chỉ đạo.
Danh sách Ban chỉ đạo
- Nguyễn Văn A - Trưởng ban
- Nguyễn Văn B - Phó ban thường trực
- Nguyễn Văn C - Thư ký
- Nguyễn Văn D - Ủy viên
-Nguyễn Văn E - Ủy viên
-Nguyễn Văn P - Ủy viên
 Phân công nhiệm vụ Ban chỉ đạo
1.Ông Nguyễn Văn A:
- Trưởng ban, phụ trách chung, kiểm tra, giám sát, đôn đốc toàn bộ thành
viên trong Ban chỉ đạo từ lức bắt đầu đến khi kết thúc hội thảo.
- Họp Ban chỉ đạo, thông báo toàn bộ nội dung, mục đích, yêu cầu phải đạt
được khi kết thức hội thảo
- Chỉ đạo lễ tân khâu đón, tiễn khách trong nước và Quốc tế!
2. Bà Nguyễn Văn B:
- Phó ban thường trực, giúp trưởng ban điều hành khi vắng mặt, phụ trách
khâu xin Giấy phép, thư mời, khách mời trong nước và Quốc tế
3.Ông: Nguyễn Văn C:
- Thư ký. Tổng hợp mọi vấn đề liên quan đến hội thảo
- Chuẩn bị tài liệu, brochures cho sự kiện, Hội thảo;
- Nội dung (bài phát biểu) của công ty;
- Nội dung/Kỷ yếu của sự kiện, hội thảo;
4.Nguyễn Văn D:
- Ủy viên. Phụ trách nội dung hội thảo, phối hợp với MC
- Ổn định tổ chức
- Tuyên bố lý do
- Khai mạc giới thiệu đại biểu tham dự hội thảo trong nước và Quốc tế!
- Điều hành trình chiếu nội dung liên quan đến tư vấn du học, thuyết minh các
nội dung liên quan
- Mời khách trong nước và Quốc tế phát biểu tham luận
- Điều hành thảo luận và mời trưởng Ban chỉ đạo phát biểu kết luận
5. Nguyễn Văn E: Ủy viên, phụ trách Hậu cần

- Lên kế hoạch tài chính, dự trù kinh phí Hội thảo và xin ý kiến lãnh đạo phê
duyệt.
- Làm việc với các nhà tài trợ, phân loại tài trợ kim cương, tài trợ vàng và đồng
tài trợ, các quyền lợi mà nhà tài trợ được hưởng từ hội thảo
- Mua sắm vật chất phục vụ hội thảo( văn phòng phẩm, nước uống, Teabreak,
đồng phục, thẻ nhân viên, bảng chức danh trên bàn đại biểu, Bachdrop…..vv)
- Chuẩn bị quà hoặc kỷ yếu cho đại biểu
- Mời đại biểu dùng cơm sau khi kết thức hội thảo( nếu có)
 6. Nguyễn Văn P: Ủy viên, phụ trách CSVS

- Chuẩn bị địa điểm, hội trường, toàn bộ trang thiết bị phục vụ hội thảo như sân
khấu, bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, mành chiếu, đèn chiếu, máy tính………vv.
- Báo cáo an ninh địa phương để có phương án bảo vệ trong suốt thời gian diễn ra
hội thảo.
- Bố trí nơi đón đại biểu, hướng dẫn đại biểu vào vị trí ngồi, nơi tổ chức tiệc trà
Teabreak.
- Phân công nhân viên phát tài liệu cho đại biểu.
- Nhận hoa, đưa vào vị trí hội trường( nếu có)
- Thu dọn cơ sở vật chất sau khi kết thúc hội thảo
 Kỹ năng tổ chức hội thảo!
1. Xin giấy phép tổ chức hội thảo
Cơ quan cấp phép: Sở GD & ĐT. Hồ sơ gồm:
Đơn xin tổ chức Hội thảo
Giấy Phép đăng ký kinh doanh của công ty
Danh sách cá nhân, tổ chức, các trường đại diện
nước ngoài tham dự
Nội dung, sự kiện hội thảo.
 2. Viết thư mời đại biểu các trường đại học
Nhật Bản: Osaka University, Nagoya University,
Kobe University,...
- Viết thư mời đại diện các trường tuyển sinh tham dự hội
thảo.
- Hỗ trợ xin Visa, đi lại, ăn, ở trong suốt thời gian diễn ra hội
thảo.
3. Chuẩn bị danh sách khách mời tham dự hội
thảo
3.1 Khách mời là các cơ quan, ban ngành phía Việt nam:
- Sở GD& ĐT ….
- Đài truyền hình…….
- Phóng viên báo hình, báo viết……
- Đại diện 1 số công ty làm về tư vấn du học
3.2 Khách mời phía nước ngoài:
- Đại diện các trường đại học nước ngoài mà công ty đang liên
kết tuyển sinh như trên
- Lên kế hoạch cụ thể, chu đáo, tỉ mỉ về thư mời, xin cuộc hẹn.