BÀI TẬP GIỮA KỲ MÔN TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI

LIỆU LƯU TRỮ

Đinh Trung Hiếu
K62 Lưu trữ học
17032261
C1. Trình bày đặc điểm và hạn chế của các loại công cụ tra cứu
1. Giới thiệu về các loại công cụ tra cứu
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu trong các
Phòng, Kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và nơi bảo quản tài liệu
trong Kho lưu trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu phản ánh những thông tin cần thiết của mỗi hồ sơ,
tài liệu, khối tài liệu, Phông Lưu trữ và toàn Kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh bị mất hoặc thất lạc
tài liệu. Trong lưu trữ có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác nhau, nhưng
được sử dụng phổ biến nhất là Mục lục hồ sơ.
Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các Phòng, Kho lưu
trữ, đặc biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Nếu các cơ quan, tổ
chức chưa tiếp cận với hồ sơ, tài liệu thông qua hệ thống công cụ tra cứu tài liệu,
vẫn có thể biết được những thông tin cần thiết về nội dung, thành phần của tài liệu.
Qua đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian đối với người khai thác, sử dụng tài liệu.
 Ưu điểm của các loại công cụ tra cứu:
Hệ thống công cụ tra cứu khoa học đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong công tác lưu trữ, là chiếc chìa khóa dẫn dắt độc giả đến với những nguồn
thông tin tiềm năng chứa đựng trong các kho lưu trữ. Cấu trúc của hệ thống công
cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hiện đại bao gồm hai hệ thống thủ công truyền
thống và tự động hóa. Đây là một hệ thống các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở
nhiều cấp độ khác nhau có mối liên quan tương hỗ và bổ sung lẫn nhau nhằm mục
đích phục vụ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ theo những yêu cầu khác
nhau. Để xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ một cách khoa học đều
cần thiết là phải nhận thức được tầm quan trọng, mục đích, ý nghĩa, nội dung, yêu
cầu, nguyên tắc cũng như các phương pháp xây dựng hệ thống này.
Cũng như các khâu nghiệp vụ lưu trữ khác, việc nghiên cứu xây dựng hệ
thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phải dựa trên lý luận chung của công tác lưu
trữ thể hiện qua các nguyên tắc cơ bản như lịch sử, chính trị, tổng hợp, toàn diện,
tập trung thống nhất và bảo mật. Bên cạnh đó hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu
trữ khoa học phải đảm bảo các nguyên tắc đặc thù như những yêu cầu là mối quan
hệ tương hỗ và kế thừa giữa các loại công cụ tra cứu khác nhau, có nghĩa là mặc dù
mỗi loại công cụ có tính năng riêng nhưng giữa chúng phải có mối liên quan tương
hỗ, bổ sung và kế thừa lẫn nhau tạo thành một hệ thống đảm bảo tìm tim nhanh,
nhiều mặt với nội dung khác nhau, nắm được những nguyên tắc đó, các nhà lưu trữ
mới có thể thiết lập được một hệ thống các cônúnug cụ tra cứu liên quan từ truyền
thống đến tự động hóa.
 Nhược điểm của các loại công cụ tra cứu:
Tài liệu lưu trữ là những nguồn thông tài nguyên thông tin vô tận, nhưng với
các công cụ tra tìm truyền thống, nguồn tài nguyên thông tin đó chưa đáp ứng được
nhu cầu sử dụng tin ngày càng tăng của xã hội, chỉ có công nghệ thông tin với hệ
thống máy tính mới có thể tạo điều kiện tốt và cho phép để hợp lý hóa toàn bộ các
quy trình quản lý tài liệu theo hướng tối ưu hóa và tự động hóa, đáp ứng nhanh
chóng các nhu cầu dùng tin phục vụ khai thác, sử dụng thông tin một cách nhanh
nhất và hiệu quả nhất. Trong công tác lưu trữ nói chung, công nghệ thông tin có
thể ứng dụng vào nhiều mục đích khác nhau, trong đó chủ yếu là xây dựng cơ sở
dữ liệu phục vụ công tác quản lý và tra tìm tài liệu, hay nói cách khác là hệ thống
tìm tin tự động hóa

C2. Phân tích sự cần thiết của việc đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
2.1. Giải thích một số thuật ngữ có liên quan
2.1.1. Thuật ngữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Trong bài viết “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc
gia I theo quy định của Luật Lưu trữ - Kết quả và những vấn đề đặt ra”, tác giả
Nguyễn Thu Hoài đã phân tích thuật ngữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như sau:
“Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ
biến trong thời gian gần đây để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông
tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các lợi ích của xã hội. Nói cách khác,
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu
để đưa các giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, nhằm thúc
đẩy sự phát triển của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước”.1
2.1.2. Thuật ngữ tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản đã giải thích thuật ngữ tổ chức khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:
“Việc Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những
nghiệp vụ cơ bản của ngành Văn thư và Lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan
Đảng và Nhà nước, các tổ chức Chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân
những thông tin cần thiết có trong tài liệu lưu trữ, để phục vụ cho các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân”.2

2.1.3. Thuật ngữ đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ
Trong bài viết “Đa dạng hóa các hình thức tổ thức khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia ở Việt Nam”, tác giả Trần Phương
Hoa đã giải thích thuật ngữ đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ như sau:
“Cùng với sự phát triển của xã hội, tài liệu lưu trữ không đơn thuần chỉ là
nguồn tư liệu để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử mà còn phục vụ cho nhiều
mục đích khác nhau của xã hội. Hơn nữa, đối tượng có nhu cầu khai thác và sử
dụng lưu trữ không chỉ là những nhà khoa học trong nước mà còn có các đối
tượng ở các ngành nghề khác nhau và đến từ các quốc gia khác nhau trên thế giới.
Nghiên cứu vấn đề đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác tổ chức khai thác

1
https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/phat-huy-gia-tri-tai-lieu-luu-tru-tai-trung-tam-luu-tru-quoc-gia-i-theo-
quy-dinh-cua-luat-luu-tru-ket-qua-va-nhung-van-de-dat-ra.htm
2
NXB Hà Nội (2006)-Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản, chương 10, trang 197.
và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia là một việc làm cần
thiết trong bối cảnh mới của đất nước hiện nay”.3
2.2. Sự cần thiết của việc đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ
2.2.1 Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là
để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
Các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến
năm mặt hoạt động chuyên môn nghiệp vụ chính của các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia , cụ thể là các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu gắn liền với mặt
hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thứ năm là tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ.
“Bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ luôn là hai
mục tiêu lớn của ngành văn thư và lưu trữ nói chung. Trong những năm trước đây,
do điều kiện kinh tế, cơ sở vật chất còn gặp nhiều khó khăn, các hoạt động lưu trữ
chủ yếu tập trung cho việc bảo quản an toàn, xử lý sắp xếp khoa học tài liệu lưu
trữ. Vì vậy, công tác phát huy giá trị tài liệu hầu như chưa được quan tâm thỏa
đáng. Những năm gần đây, trong xu thế phát triển chung của đất nước cũng như
nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội, đòi hỏi công tác phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ cần phải được đẩy mạnh”4
Ví dụ, thực tế đã cho thấy rằng trong một vài năm trở lại đây thì Trung tâm
Lưu trữ quốc gia I đã không ngừng nỗ lực tìm mọi cách để phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ và đạt được một số thành công nhất định:
- Năm 2014, khối tài liệu lưu trữ Châu bản triều Nguyễn được UNESCO
chính thức công nhận là Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới của khu
vực Châu Á-Thái Bình Dương.
- Năm 2017, khối tài liệu lưu trữ Châu bản triều Nguyễn được UNESCO tiếp
tục chính thức công nhận là Di sản tư liệu thế giới.
- Phục vụ hàng chục nghìn lượt độc giả trong và ngoài nước đến nghiên cứu
tài liệu tại Trung tâm, hàng vạn hồ sơ và tài liệu đã được đưa ra phục vụ nghiên

3
Trần Phương Hoa (2010), “Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trung
tâm lưu trữ quốc gia Việt Nam”, Kỷ yếu hội thảo khoa học khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên
cứu Khoa học Xã hội và Nhân văn.
4
https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/phat-huy-gia-tri-tai-lieu-luu-tru-tai-trung-tam-luu-tru-quoc-gia-i-theo-
quy-dinh-cua-luat-luu-tru-ket-qua-va-nhung-van-de-dat-ra.htm
cứu sử dụng, độc giả hàng cũng được cung cấp hàng trăm nghìn bản sao và chứng
thực tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức hàng chục cuộc trưng bày, triển lãm về tài liệu lưu trữ với các chủ
đề khác nhau.
- Tiếp đón và hướng dẫn hàng nghìn lượt khách tham quan và tìm hiểu về
công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ.
- Biên soạn và xuất bản nhiều xuất bản phẩm lưu trữ nhằm giới thiệu về
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trong số các sản phẩn này, có cuốn “Tổ chức
bộ máy các cơ quan trong chính quyền thuộc địa ở Việt Nam qua tài liệu và tư liệu
lưu trữ (1862-1945) và “Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn” đạt giải thưởng
sách hay và sách đẹp.
- Tổ chức viết hàng trăm bài công bố về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ
đăng trên Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam, các báo, tạp chí, trang thông tin
điện tử trên phạm vi cả nước; xây dựng hàng chục phóng sự, tin bài để tuyên
truyền giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các kênh truyền hình và Đài Tiếng nói Việt
Nam.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Trần Mai Hương đã có những chia
sẻ về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia I trong một
bài phỏng vấn ngắn với phóng viên của VTC10:
“Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một chiến lược trọng tâm của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia I với nhiều cách làm mới và đổi mới có tính sáng tạo, cụ thể là
ngay và luôn đây thì toàn bộ khối tài liệu Di sản thế giới Châu bản triều Nguyễn
sẽ được chúng tôi tiến hành biên dịch tiêu đề sang tiếng anh để phục vụ cho công
chúng là người nước ngoài. Trong tương lai không xa thì chúng tôi cũng sẽ lựa
chọn toàn bộ khối tài liệu Di sản thế giới Châu bản triều Nguyễn để đưa lên mạng
diện rộng phục vụ cho các độc giả không có điều kiện đến Trung tâm Lưu trữ quốc
gia I. Đấy là một cái đổi mới đầu tiên, còn cái đổi mới thứ hai nữa là công tác
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của chúng tôi luôn luôn tin rằng tài liệu lưu trữ
không chỉ ở trong phạm vi Trung tâm mà nó sẽ vượt ra khỏi để có sự hợp tác với
các cơ quan văn hóa ở bên ngoài, một cái đổi mới nữa là phối hợp với các cơ
quan văn hóa ở nước ngoài”. 5

5
https://www.youtube.com/watch?time_continue=131&v=h1uB6ql8G7w
 Đặc biệt hơn, từ khi Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ 2011 thì việc phát huy
giá trị tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia mới bắt đầu được định hướng để
đi vào quy củ và có nề nếp:
“Trong thực tế, hầu hết các Lưu trữ quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu
trữ quốc gia I nói riêng đều đã và đang áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử
dụng tài liệu theo quy định của Luật, nhằm phát huy tối đa và có hiệu quả giá trị
của tài liệu lưu trữ”.6
Các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo điều số 32,
chương IV của Luật lưu trữ 2011:
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang
thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. 7.
2.2.2. Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
là để phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả
Để có thể thiết kế các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
đa dạng, phong phú và phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau đòi hỏi phải xác
định được nhu cầu về tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia hiện nay,
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thể hiện thông qua số lượng tài liệu
lưu trữ được cung cấp, số lượt độc giả, mục đích sử dụng tài liệu, loại hình tài liệu
được cung cấp và các thức tiếp cận tài liệu lưu trữ.
2.2.2.1. Các đối tượng và số lượng độc giả tham gia tổ chức khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ
- Về số lượng, số lượng độc giả tại các lưu trữ quốc gia có chiều hướng gia
tăng qua từng năm, như vậy trong thời gian tới, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia sẽ

6
https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/phat-huy-gia-tri-tai-lieu-luu-tru-tai-trung-tam-luu-tru-quoc-gia-i-theo-
quy-dinh-cua-luat-luu-tru-ket-qua-va-nhung-van-de-dat-ra.htm
7
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban?
class_id=1&_page=1&mode=detail&document_id=162373
phục vụ số lượng lớn lớn độc giả nhiều hơn trong nhũng năm vừa qua, điều đó đặt
ra cho các Trung tâm Lưu trữ quốc gia phải đổi mới hình thức và chất lượng phục
vụ nhằm thỏa mãn các nhu cầu ngày càng tăng của xã hội.
- Về nghề nghiệp, phần lớn các độc giả đến tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu là các nhà khoa học ở những lĩnh vực khác nhau, chủ yếu là khoa học xã hội,
tuy nhiên trong tương lai, đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu không đơn thuần chỉ
là các nhà nghiên cứu lịch sử hay các nhà khoa học mà còn có nhiều độc giả hiện
đang công tác tại nhiều ngành nghề khác, với những ngành nghề đa dạng của độc
giả, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần phải cung cấp hồ sơ, tài liệu cho các đối
tượng này theo từng lĩnh vực nghiên cứu cụ thể.
- Về trình độ, thực tế cho thấy tài liệu lưu trữ đã giúp ích rất nhiều cho
những đối tượng khác nhau trong xã hội, những đối tượng đó có trình độ học vấn
và trình độ công nghệ cũng rất khác nhau, những đối tượng có trình độ học vấn và
khả năng sử dụng công nghệ thông tin có nhu cầu tra cứu và sử dụng thông tin qua
các công cụ hiện đại nhằm tra tìm và sử dụng tài liệu trong thời gian nhanh nhất và
hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, những đối tượng có trình độ học vấn và khả năng công
nghệ hạn chế cần được cung cấp những công cụ đơn giản, dễ sử dụng để tìm kiếm
và tiếp cận tài liệu lưu trữ. Do đó, các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ phải được thiết kế sao cho phù hợp với các đối tượng có trình độ học
vấn và trình độ công nghệ khác nhau.
- Về quốc tịch, tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia không chỉ
phục vụ cho các đối tượng trong nước mà còn phục vụ cho nhiều độc giả là người
nước ngoài. Trong khi đó, không phải là người nước ngoài nào cũng đủ điều kiện
để đến Việt Nanm và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Do đó việc đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cần thuận tiện cho cả các đối tượng là người nước
ngoài cũng là một thách thức với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
2.2.2.2. Số lượng tài liệu được phục vụ
Trong thời gian qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã phục vụ độc giả rất
nhiều lượt tài liệu và số lượng tài liệu có chiều hướng gia tăng từng năm, vấn đề
đặt ra là số lượng tài liệu đã được đem ra phục vụ chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ so
với tổng số tài liệu mà các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đang lưu trữ, bên cạnh đó,
các tài liệu này được phục vụ trực tiếp thông qua hình thức nghiên cứu tài liệu tại
phòng đọc. Nếu áp dụng nhiều hình thức khai thác, sử dụng khác nhau, chắc chắn,
số lượt tài liệu tài liệu được ra đưa ra phục vụ không chi dừng lại ở con số khiêm
tốn này. Bên cạnh đó, cac Trung tâm Lưu trữ quốc gia mới chỉ có thể cung cấp hồ
sơ xuyên phông, cung cấp các loại hình tài liệu khác nhau về một vấn đề, do đó
cũng hạn chế phần nào số lượng tài liệu đưa ra phục vụ. Với số lượt tài liệu phục
vụ ngày càng tăng cùng với sự gia tăng của độc giả và sự đa dạng của mục đích sử
dụng sẽ là động lực thúc đẩy các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đa dạng hóa các hình
thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.
2.2.2.3. Mục đích tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Những tài liệu mà các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã cung cấp trong thời
gian qua cho thấy chúng được sử dụng mục đích nghiên cứu lịch sử, trong khi đó,
với khối lượng tài liệu phong phú đa dạng về nội dung và loại hình như hiện nay,
các Trung tâm Lưu trữ quốc gia hoàn toàn có thể cung cấp tài liệu cho nhiều mục
đích hơn thế. Với các nhu cầu của độc giả, đòi hỏi các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
phải đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ bằng
cách sử dụng nhiều hình thức khác nhau phù hợp với những đối tượng và nhiều
mục đích sử dụng khác nhau.

2.2.2.4. Cách thức tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ
Thông tin tài liệu lưu trữ có thể được tiếp cận trực tiếp hoặc gián tiếp, tiếp
cận trực tiếp là độc giả đến các Trung tâm Lưu trữ quốc gia để đề nghị cung cấp tài
liệu mà mình cần thông qua các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ như phòng đọc, cấp bản chứng thực lưu trữ, mượn tài liệu. Tiếp cận gián tiếp là
thông qua các phương tiện truyền tin để tiếp cận nội dung thông tin tài liệu như
công bố tài liệu qua các xuất bản phẩm, mạng internet, bưu điện. Hiện nay các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia mới chỉ phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
thông qua hình thức trực tiếp mà triển khai nhiều hình thức gián tiếp thực sự hiệu
quả. Để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau đòi hỏi các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia phải áp dụng nhiều hình thức cả trực tiếp lẫn gián tiếp.
2.2.3. Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thac và sử dụng tài liệu lưu trữ
là để thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ
 Đầu tiên, việc đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ được xem như là bốn trong năm giải pháp để các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia tiếp tục đẩy mạnh việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ:
- Giải pháp thứ nhất là đơn giản hóa thủ tục hành chính và thời gian xét
duyệt hồ sơ, phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả.
Giải pháp thứ hai là tổ chức khoa học thông tin tài liệu, tăng cường điện tử
hóa tài liệu lưu trữ và hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu khai thác thông tin.
Giải pháp thứ ba là đa dạng hóa ngôn ngữ khai thác cơ sở dữ liệu và các giao
diện tiếp xúc với công chúng.
Giải pháp thứ tư, tăng cường và tích cực đổi mới nhiều phương pháp phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, là để phát huy giá trị của khối tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt như
Châu bản, Mộc bản Triều Nguyễn, khối tài liệu lưu trữ Hán-Nôm và khối tài liệu
lưu trữ tiếng Pháp
Thứ ba, là để hoàn thiện các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ hiện đại.

Thứ tư, là để hỗ trợ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong cả
nước thực hiện công tác chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Thứ năm, là để hỗ trợ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong cả
nước nghiên cứu, khảo sát, biên dịch và lập danh mục tài liệu.
Thứ sáu. là để tiến hành số hóa các khối tài liệu lưu trữ và phục vụ sao in
trang tài liệu phục vụ cho các độc giả ở trong và ngoài nước.
 Tổng kết
Với bốn hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được nhắc
đến ở trên trên, tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được khai thác
thường xuyên, rộng rãi và thiết thực nhưng vẫn phải luôn ưu tiên việc giữ gìn
nguồn thông tin của tài liệu lưu trữ và bốn hình thức tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ cũng góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu
thông tin của các đối tượng độc giả và góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý
nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với cả xã hội. Tuy nhiên những kết quả
đạt được như vậy vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa trong tài
liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Để phát huy hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ và thực hiện các kế hoạch
trong năm 2020, trong thời gian tới các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần phải tiếp
tục đẩy mạnh việc đa dạng hóa các hình thức tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ, bên cạnh việc tuyên truyền về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ
trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
 Trên chặng đường hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành, các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia đã gặt hái được những thành công nhất định trong công tác thu
thập và sưu tầm tài liệu lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu, công tác ứng dụng tin
học và xây dựng công cụ tra cứu, công tác bảo quản tài liệu và công tác phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm một cách thiết thực của lãnh
đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ cán bộ, viên chức, người
lao động và đặc biệt là những người thực hiện các công tác này.
Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là để
Trung tâm Lưu trữ quốc gia tiếp tục hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ trong năm
2020.
Đứng trước yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và mong muốn
ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của xã hội, các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia chưa thể hài lòng với những gì đã làm được, mà cần có ý thức
trách nhiệm hơn nữa, không ngừng tìm tòi, áp dụng nhiều cách để ứng dựng công
nghệ thông tin đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
để những giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng được phát huy, góp phần phục vụ sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.