BÀI TẬP MÔN TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU

TRỮ LẦN THỨ NHẤT

ĐỀ BÀI
LỰA CHỌN MỘT MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ

PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA I QUA CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Sinh viên: Đinh Trung Hiếu

Lớp: K62 Lưu trữ học
Mã sinh viên: 17032261
Giảng viên: Đỗ Thu Hiền
1.1. Giải thích một số thuật ngữ chuyên ngành.
1.1.1. Nhóm thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ”:
Thứ nhất là thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” trong điều 2: “Giải thích từ ngữ” thuộc
Chương I: “Những quy định chung” được quy định Luật lưu trữ 2011:
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;
trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp”.1
Thứ hai là thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” trong Giáo trình “Lý luận thực tiễn về
công tác lưu trữ”:
“Theo cách hiểu thông thường thì tài liệu lưu trữ là những nguồn sử liệu vô có giá
trị được thu thập, lưu giữ, chỉnh lý và bảo quản để đáp ứng nhu cầu về khai thác thông
tin của các đối tượng độc giả trong xã hội và phục vụ cho hoạt động của cá nhân, các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp và nhà nước”.2
Thứ tư là thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” trong bài giảng “Nhập môn Lưu trữ học”
của TS. Nguyễn Lệ Nhung:
“Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu
có giá trị được lựa chọn từ khối tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cá
nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và nhà nước. Tài liệu lưu trữ được bảo quản trong
các kho lưu trữ để phục vụ cho việc tổ chức và khai thác cho nhiều mục đích của toàn xã
hội”.3
Thứ năm là thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” trong Giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ cơ
bản”:
“Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn
từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và
cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để phục vụ cho các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa xã hội, nghiên cứu khoa học, hoạt động quản lý lãnh đạo của toàn xã
hội”. 4
Thứ sáu là thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” trong bài viết “Khái quát chung về công
tác lưu trữ”:

4
 “Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu
lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội..
Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ.
Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự
phát triển của xã hội con người. Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được
định nghĩa như sau, tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị
được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục
vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Tài
liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình,
đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp
không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.5
1.1.2. Nhóm thuật ngữ “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ”.
Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản đã giải thích thuật ngữ tổ chức khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:
“Việc Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những
nghiệp vụ cơ bản của ngành Văn thư và Lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan
Đảng và Nhà nước, các tổ chức Chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân
những thông tin cần thiết có trong tài liệu lưu trữ, để phục vụ cho các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân”.6

6
2.1. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
2.1.1. Tình hình thực tiễn của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Trung tâm
Lưu trữ quốc gia I sau khi Luật lưu trữ 2011 ra đời.
Các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến
năm mặt hoạt động chuyên môn nghiệp vụ chính của Trung tâm Lưu trữ quốc gia
I, cụ thể là các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu gắn liền với mặt hoạt
động chuyên môn nghiệp vụ thứ năm là tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
“Bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ luôn là hai
mục tiêu lớn của ngành văn thư và lưu trữ nói chung. Trong những năm trước đây,
do điều kiện kinh tế, cơ sở vật chất còn gặp nhiều khó khăn, các hoạt động lưu trữ
chủ yếu tập trung cho việc bảo quản an toàn, xử lý sắp xếp khoa học tài liệu lưu
trữ. Vì vậy, công tác phát huy giá trị tài liệu hầu như chưa được quan tâm thỏa
đáng. Những năm gần đây, trong xu thế phát triển chung của đất nước cũng như
nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội, đòi hỏi công tác phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ cần phải được đẩy mạnh”
Thực tế đã cho thấy rằng trong một vài năm trở lại đây thì Trung tâm Lưu
trữ quốc gia I đã không ngừng nỗ lực tìm mọi cách để phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ và đạt được một số thành công nhất định:
- Năm 2014, khối tài liệu lưu trữ Châu bản triều Nguyễn được UNESCO
chính thức công nhận là Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới của khu
vực Châu Á-Thái Bình Dương.
- Năm 2017, khối tài liệu lưu trữ Châu bản triều Nguyễn được UNESCO tiếp
tục chính thức công nhận là Di sản tư liệu thế giới.
- Phục vụ hàng chục nghìn lượt độc giả trong và ngoài nước đến nghiên cứu
tài liệu tại Trung tâm, hàng vạn hồ sơ và tài liệu đã được đưa ra phục vụ nghiên
cứu sử dụng, độc giả hàng cũng được cung cấp hàng trăm nghìn bản sao và chứng
thực tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức hàng chục cuộc trưng bày, triển lãm về tài liệu lưu trữ với các chủ
đề khác nhau.
- Tiếp đón và hướng dẫn hàng nghìn lượt khách tham quan và tìm hiểu về
công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ.
 - Biên soạn và xuất bản nhiều xuất bản phẩm lưu trữ nhằm giới thiệu về
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trong số các sản phẩn này, có cuốn “Tổ chức
bộ máy các cơ quan trong chính quyền thuộc địa ở Việt Nam qua tài liệu và tư liệu
lưu trữ (1862-1945) và “Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn” đạt giải thưởng
sách hay và sách đẹp.
- Tổ chức viết hàng trăm bài công bố về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ
đăng trên Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam, các báo, tạp chí, trang thông tin
điện tử trên phạm vi cả nước; xây dựng hàng chục phóng sự, tin bài để tuyên
truyền giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các kênh truyền hình và Đài Tiếng nói Việt
Nam.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Trần Mai Hương đã có những chia
sẻ về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia I trong một
bài phỏng vấn ngắn với phóng viên của VTC10:
“Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một chiến lược trọng tâm của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia I với nhiều cách làm mới và đổi mới có tính sáng tạo, cụ thể là
ngay và luôn đây thì toàn bộ khối tài liệu Di sản thế giới Châu bản triều Nguyễn
sẽ được chúng tôi tiến hành biên dịch tiêu đề sang tiếng anh để phục vụ cho công
chúng là người nước ngoài. Trong tương lai không xa thì chúng tôi cũng sẽ lựa
chọn toàn bộ khối tài liệu Di sản thế giới Châu bản triều Nguyễn để đưa lên mạng
diện rộng phục vụ cho các độc giả không có điều kiện đến Trung tâm Lưu trữ quốc
gia I. Đấy là một cái đổi mới đầu tiên, còn cái đổi mới thứ hai nữa là công tác
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của chúng tôi luôn luôn tin rằng tài liệu lưu trữ
không chỉ ở trong phạm vi Trung tâm mà nó sẽ vượt ra khỏi để có sự hợp tác với
các cơ quan văn hóa ở bên ngoài, một cái đổi mới nữa là phối hợp với các cơ
quan văn hóa ở nước ngoài”.
Đặc biệt hơn, từ khi Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ 2011 thì việc phát huy
giá trị tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia I mới bắt đầu được định hướng để đi
vào quy củ và có nề nếp:
“Trong thực tế, hầu hết các Lưu trữ quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu
trữ quốc gia I nói riêng đều đã và đang áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử
dụng tài liệu theo quy định của Luật, nhằm phát huy tối đa và có hiệu quả giá trị
của tài liệu lưu trữ”.
Các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo điều số 32,
chương IV của Luật lưu trữ 2011:
 1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang
thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. .
2.2 Một số hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm
Lưu trữ quốc gia I.
Tác giả Nguyễn Hoài Thu đã đưa ra một nhận định như sau:
“Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là một lưu trữ lịch sử đóng, có nghĩa rằng
tại đây hàng năm không có hoạt động thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ từ các
nguồn nộp lưu của các cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật. Công tác bảo
quản cũng như các hoạt động xử lý nghiệp vụ chỉnh lý, sắp xếp đối với các tài liệu
tại đây cũng đã tương đối ổn định. Vì vậy, hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ trở thành hoạt động chính và cũng là thế mạnh của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia I”.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đang sử dụng các hình thức tổ chức khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ sau:
- Hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I:
=> Phòng đọc là một đơn vị tổ chức thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia và có
nhiệm vụ chính là phục vụ và quản lý việc nghiên cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ của
độc giả tại phòng đọc tài liệu và thư viện của Trung tâm cũng như tư vấn, hướng
dẫn cho độc giả về những vấn đề có liên quan đến việc tổ chức khai thác và sử
dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của Trung tâm.
“Phục vụ độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là hình thức phát
huy giá trị tài liệu truyền thống của ngành Lưu trữ. Những năm gần đây, cùng với
việc hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu tài liệu, thủ tục hành
chính trong lĩnh vực khai thác sử dụng tài liệu cũng được giản tiện nhanh chóng
khiến cho lượng độc giả đến với lưu trữ ngày càng tăng”.
Hình 2.4. Độc giả tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Nguồn ảnh: http://luutruquocgia1.org.vn

Số lượng độc giả đến tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
theo thống kê của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I từ trước và sau năm 2012 trở đi.
“Theo thống kê của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, trong 6 năm trở lại đây, từ 2012
đến 2017, trung bình mỗi năm số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu tại
Phòng Đọc là khoảng 1.500 lượt, đột biến một số năm là trên 2.000 lượt (năm
2014, 2015), so với giai đoạn trước tăng khoảng 200%. Lượng độc giả trong nước
đến với Lưu trữ cũng tăng so với giai đoạn trước, trong đó, độc giả trong nước
chiếm khoảng 4/5, độc giả nước ngoài khoảng 1/5”.

=> Trước năm 2012:

+ Số lượng độc giả đến phòng đọc là 700 lượt trong một năm.
+ Số lượng độc giả trong nước đến phòng đọc 400 lượt trong một năm.
+ Số lượng độc giả ngoài nước đến phòng đọc là 300 lượt trong một năm.
=> Sau năm 2012:
+ Số lượng độc giả đến phòng đọc là 1500 lượt trong một năm.
+ Số lượng độc giả trong nước đến phòng đọc là 1200 lượt trong một năm.
+ Số lượng độc giả ngoài nước đến phòng đọc là 300 lượt trong một năm.
Theo tác giả Nguyễn Trung Đức:
“Ngoài ra số lượng độc giả đến nghiên cứu về Châu bản đã được số hóa trên cơ sở
dữ liệu tại mạng nội bộ của phòng đọc cũng tăng lên rõ rệt, chỉ tính riêng trong
vòng hai năm trở lại đây, số lượng người đến khai thác Châu bản chiếm khoảng
60% trong khối tài liệu đã được số hóa được phục vụ tại phòng đọc của Trung tâm.
Trung tâm cũng phục vụ cho độc giả bình quân hằng năm trên 100 hồ sơ Châu bản
và chứng thực, cung cấp bản sao hàng ngàn trang tài liệu. Độc giả nghiên cứu tại
phòng đọc chủ yếu là các nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa, Hán-Nôm, sinh viên các
trường viết khóa luận, luận văn, luận án, người viết bài công bố, viết sách, cá nhân,
gia đình, dòng họ, hoàng tộc”.
Theo thống kê trong báo cáo tổng kết năm 2018 và phương hướng năm 2019 của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I:
+ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã phục vụ sao in 55.000 trang tài liệu phục vụ độc
giả trong và ngoài nước và phối hợp một số địa phương tập huấn công tác bảo quản
tài liệu
+ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã tiến hành số hoá 260.000 trang tài liệu lưu trữ.
+ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã tiến hành triển khai dịch vụ chỉnh lý tài liệu hơn
100 điểm trong khắp cả nước.

- Hình thức biên soạn và xuất bản các ấn phẩm lưu trữ:
=> Đây là một hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được sử dụng
thường xuyên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I từ năm 1998 và hình thức này cũng
là để truyền tải thông tin của tài liệu lưu trữ đến với mọi đối tượng độc giả, bên
cạnh việc biên soạn và xuất bản ấn phẩm trong nội bộ thì Trung tâm Lưu trữ quốc
giá I cũng biện soạn và xuất bản ấn phẩm có nội dung liên quan đến các khối tài
liệu Châu bản triều Nguyễn, khối tài liệu Hán-Nôm và khối tài liệu tiếng Pháp.
“Trong đó, có một số ấn phẩm đã nhận được giải Sách Hay, Sách Đẹp do Bộ
Thông tin và Truyền thông, Hội Xuất bản Việt Nam, Hội đồng Giải thưởng Sách
Quốc gia tổ chức như: Cuốn Tổ chức bộ máy các cơ quan trong chính quyền thuộc
địa Pháp ở Việt Nam qua tài liệu và tư liệu lưu trữ (1862-1845) nhận được giải
Sách Hay và cuốn Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn (1802-1945) nhận được
giải Sách Đẹp năm 2013”

- Hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng và
trang thông tin điện tử:
=> Hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ này được ra đời từ việc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I sớm nắm bắt kịp với sự phát triển của công nghệ
thông tin:
“Sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin số dẫn đến sự bùng nổ các phương
tiện truyền thông mới như báo điện tử, mạng xã hội… Đồng thời với đó là sự thoái
trào của các phương tiện truyền thông cũ như: báo giấy, sách giấy, tạp chí, truyền
thanh, truyền hình. Thói quen tiếp nhận thông tin của công chúng cũng vì thế thay
đổi, nếu như trước đây chủ yếu thông qua các kênh thông tin như: nghe đài, đọc
báo, đọc sách, xem TV thì nay chủ yếu là lướt mạng trên điện thoại, trên máy tính”
=> Hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng và
trang thông tin điện tử được đưa vào sử dụng chính thức từ tháng 1 năm 2016 sau
khi Trung tâm Lưu trữ quốc gia I được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cùng với
Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép xây dựng trang Website điện tử và đưa tài
liệu lưu trữ lên giới thiệu rộng rãi trên các trang mạng xã hội (Fanpage) như
Facebook, Youtube, Twitter, Instagram.
Theo báo cáo được trình bày trong hội nghị tổng kết năm 2018 và phương hướng
2019 thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia I viết 80 bài công bố, giới thiệu tài liệu đăng
trên các báo, tạp chí, website và đăng tin, bài, hình ảnh thường xuyên trên cổng
thông tin điện tử của Trung tâm:
+ Số lượng độc giả truy cập vào trang Website điện tử của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia I tăng dần lên từ con số 600.000 lượt vào năm 2017 cho đến hơn 900.000 lượt
trong năm 2018 và nửa đầu năm 2019.
+ Số lượng độc giả tương tác với Fanpage của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tăng
dần lên từ con số hơn 1000 lượt vào năm 2017 cho đến hơn 5000 lượt trong năm
2018 và 10.000 lượt trong nửa đầu năm 2019.
+ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I rất chú trọng vào việc thường xuyên đổi mới nội
dung và cập nhật tin tức trên trang Website điện tử và Fanpage cũng như liên kết
trang Website điện tử với Fanpage và một số công cụ tìm kiếm khác.
+ Ngoài việc liên tục đăng tải những bài viết giới thiệu về tài liệu lưu trữ trên
Fanpage thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia I còn đăng tải cả những bài viết khác có
nội dung liên quan tới hoạt động hằng ngày ở Trung tâm của ban lãnh đạo, cán bộ,
viên chức và độc giả.
+ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I rất nhiệt tình trong việc giải đáp mọi thắc mắc của
các đối tượng độc giả qua từng dòng bình luận (Comment) và tin nhắn riêng
(Inbox) trên Fanpage và qua hộp thư điện tử (Google Gmail).
+ Số lượt thích (Like), chia sẻ (Share) và xem (View) của mỗi bài viết trên
Fanpage còn tương đối hạn chế so với con số 10.000 độc giả tương tác, trung bình
có khoảng 100 lượt thích, 100 lượt chia sẻ, 50 bình luận cho một bài viết.
+ Trang Youtube của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I hiện đang có gần 1000 lượt
ủng hộ (Subcribe), hơn 100 Video và số lượt người dùng xem Video cũng tương
đối hạn chế với hơn 100 lượt xem (View) cho một Video.

Hình 2.5. Trang Website điện tử của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Nguồn ảnh: http://luutruquocgia1.org.vn/

- Hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ qua hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu
lưu trữ:
=> Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ triển lãm được các cơ quan lưu
trữ sử dụng để phục vụ cho nhau cầu khai thác, sử dụng để phát huy hết giá trị của
tài liệu lưu trữ, trong tiếng Anh và tiếng Pháp thì hoạt động triển lãm và trưng bày
tài liệu lưu trữ có nghĩa là “Exhibiton và Exposition’d Archive ” hay được biên
dịch ra để dễ hiểu hơn là những “ hoạt động giới thiệu tài liệu lưu trữ hoặc bản sao
của chúng tạm thời trong một thời gian nhằm hướng đến các mục đích liên quan
đến văn hóa giáo dục ”. Còn đối với những cán bộ có kinh nghiệm chuyên môn lâu
năm trong ngành Văn Thư và Lưu trữ thì họ sẽ hiểu rằng, khái niệm trưng bày tài
liệu lưu trữ còn có ý nghĩa như sau, “trưng bày tài liệu lưu trữ là triển lãm và trưng
bày những tài liệu có ý nghĩa để phục vụ cho mục đích tuyên truyền, giáo dục quần
chúng về một vấn đề nào đó” và đây còn là khái niệm khá phổ biến, luôn được sử
dụng trong các bài viết trong một số tờ báo, ấn phẩm chuyên ngành, văn bản, tạp
chí về Văn thư và Lưu trữ.

Theo tác giả Dương Văn Khảm:

“Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ là một hình thức thương mại nhằm mục đích
giới thiệu và quảng bá đến mọi người hay một cộng đồng hoặc xã hội về nội dung
cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ cũng như để phát huy giá trị của tài liệu. Việc
tổ chức triển lãm tài liệu hình ảnh lưu trữ thường theo một chủ đề, tập trung trong
một thời gian và tại một địa điểm nhất định”.
Hình 2.6. Các đại biểu cắt băng khai mạc hoạt động Triển lãm và trưng bày tài liệu
lưu trữ với chủ đề Hoài niệm Hà Nội phố vào năm 2018.
Nguồn ảnh: https://www.tienphong.vn

=> Các hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ được Trung tâm Lưu trữ
quốc gia I tổ chức trong giai đoạn từ năm 2012 đến 2018:
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Quan hệ Việt-Pháp
qua bốn thế kỷ (2013).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Châu bản triều
Nguyễn - Di sản tư liệu thuộc chương trình Ký ức thế giới khu vực Châu Á - Thái
Bình Dương của UNESCO (2014).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Giáo dục Việt Nam
qua tài liệu lưu trữ giai đoạn 1802 – 1945 (2014).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Triều Nguyễn với
việc biên soạn chính sử qua Châu bản, Mộc bản - Di sản tư liệu thế giới (2015).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Văn bản hành chính
nhà nước qua Châu bản triều Nguyễn (2016).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Văn thư triều
Nguyễn qua Châu bản - Di sản tư liệu thế giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương
(2016).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Kiến trúc Pháp trong
lòng Hà Nội (2017).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Lịch sử hình thành
tỉnh Đồng Tháp trước năm 1975 qua tài liệu lưu trữ (2017).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Hoài niệm Hà Nội
phố (2018).
+ Hoạt động triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Nét văn hoá Việt qua
tài liệu lưu trữ (2018).
- Hình thức cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ và bản chứng thực:
=> Những năm gần đây, ngoài việc số lượng độc giả đến tổ chức khai thác và sử
dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ ngày càng tăng thì số lượng tài liệu, tư liệu
yêu cầu khai thác và cung cấp bản sao, chứng thực cũng tăng theo từng năm theo
thống kê của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
“Qua các số liệu thông tin trên có thể thấy, nhu cầu tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ là tất yếu và thiết thực trong một xã hội phát triển. Trong bối cảnh
lượng thông tin ngày càng phong phú, phức tạp, đa chiểu thì việc được tiếp cận các
nguồn thông tin có độ chính xác, đảm bảo tin cậy cao như tài liệu lưu trữ lại trở
nên thực sự quý hiếm”.
+ Năm 2012, số lượng tài liệu lưu trữ liệu yêu cầu sử dụng là 4.729 đơn vị và cho
đến năm 2017 thì tăng lên thành 7.428 đơn vị, trong đó chủ yếu là tài liệu lưu trữ
điện tử.
+ Năm 2012, số lượng tài liệu lưu trữ yêu cầu sao chụp là 31.000 trang và cho đến
năm 2017 thì tăng lên thành 58.904 trang, trong đó chủ yếu là sao in từ tài liệu điện
tử.
+ Năm 2012, số lượng tài liệu lưu trữ yêu cầu chứng thực là 103 văn bản và cho
đến năm 2017 thì tăng lên thành 232 văn bản.
Các thủ tục cấp bản sao tài liệu lưu trữ và bản chứng thực được thi hành theo quyết
định số 744/QĐ-BNV ngày 11 tháng 8 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.