BÀI TẬP MÔN TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

HÃY NÊU VÍ DỤ CỦA TẤT CẢ NHỮNG Ý NHỎ THUỘC 3 MỤC ĐÍCH

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT: MỤC ĐÍCH KHOA HỌC (3 Ý), MỤC
ĐÍCH QUẢN LÝ (4 Ý) VÀ MỤC ĐÍCH CÁ NHÂN (3 Ý)
1. Mục đích khoa học
Ví dụ về mục đích tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để phục
vụ nghiên cứu lịch sử về Đảng
Đã có những sự kiện Lịch sử Đảng phải nhận thức nhiều lần. Do những khó
khăn về nguồn tài liệu mà sự mô tả những chi tiết của sự kiện có sai lệch trong
những công trình nghiên cứu khác nhau, từ sách giáo khoa phổ thông, giáo trình
Lịch sử Đảng ở bậc đại học đến các sách về Lịch sử Đảng. Những tài liệu lưu trữ
cung cấp những thông tin, cho phép nhận thức lại nhiều vấn đề Lịch sử Đảng. Dưới
đây là một số ví dụ cụ thể:
Ví dụ 1: Về Hội nghị thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam
Căn cứ vào Báo cáo gửi Quốc tế Cộng sản 1 của Nguyễn Ái Quốc
(18/11/1930), thời gian bắt đầu họp Hội nghị không phải là ngày 3-2-1930, mà là
ngày 6/1/1930. Thời gian kết thúc Hội nghị không hẳn là ngày 7/2/1930, mà chỉ
biết chắc chắn là ngày 8/2/1930 thì các đại biểu dự Hội nghị về nước. Thành phần
dự Hội nghị không phải là đại biểu của ba tổ chức cộng sản, mà chỉ có đại biểu của
hai tổ chức (Đông Dương cộng sản đảng và An Nam cộng sản đảng). Nguyễn Ái
Quốc là người đã đáp ứng yêu cầu khách quan của lịch sử, chủ động triệu tập và
chủ trì Hội nghị, chứ không phải là “theo chỉ thị của Quốc tế Cộng sản”, hoặc
“được sự ủy nhiệm của Quốc tế Cộng sản”. Như vậy, có tới ba chi tiết liên quan tới
sự kiện Hội nghị hợp nhất phải thay đổi so với những kết quả nghiên cứu cũ: thời
gian, thành phần và vai trò của lãnh tụ Nguyễn Ái Quốc.
 Ví dụ 2: Về Luận cương chính trị tháng 10/1930
Trước đây, nhiều công trình nghiên cứu cho rằng, Hội nghị Hợp nhất đã
thông qua Chính cương vắn tắt và Sách lược vắn tắt, nhưng cách mạng ngày cảng
phát triển, đòi hỏi phải có một cương lĩnh đầy đủ hơn, nên Hội nghị lần thứ nhất
Ban chấp hành Trung ương Đảng họp tháng 10/1930 đã “thông qua” bản Luận
cương chính trị tháng 10/1930, và đi tới kết luận rằng Luận cương chính trị tháng
10/1930 đã “phát triển” Cương lĩnh chính trị đầu tiên của Đảng. Nhưng qua tài liệu
lưu trữ thì không phải như vậy. Luận cương chánh trị của Đảng Cộng sản Đông
Dương chưa được Hội nghị thông qua, mà chỉ được công bố như một “Dự án để
thảo luận trong Đảng”2 . Tuy nhiên, ngay sau đó, cao trào cách mạng bị thực dân
Pháp đàn áp đẫm máu, toàn bộ Ban chấp hành Trung ương Đảng bị bắt, và bản
Luận cương này tiếp tục được lưu hành trong Đảng như một văn kiện chính thức.
Án nghị quyết của Trung ương toàn thể hội nghị tháng 10/1930 3 cho thấy Hội nghị
lần thứ nhất Ban chấp hành Trung ương Đảng đã phê phán Hội nghị hợp nhất và
Cương lĩnh chính trị đầu tiên của Đảng có “sai lầm”, “chỉ lo đến việc phản đế, mà
quên mắt lợi ích giai cấp tranh đấu”, “ấy là một sự rất nguy hiểm”. Từ đó Hội nghị
đi tới quyết định “Thủ tiêu chánh cương sách lược và Điều lệ cũ của Đảng” . Như
vậy, Luận cương chính trị tháng 10/1930 không phải là sự kế thừa và phát triển,
mà là một sự thay đổi so với Cương lĩnh chính trị đầu tiên của Đảng.
Ví dụ 3: Bản chỉ thị Toàn dân kháng chiến của Trung ương Đảng
Theo nguồn tài liệu lưu trữ thì Trung ương Đảng ra bản chỉ thị này không
phải vào ngày 22/12/1946, tức là sau ngày toàn quốc kháng chiến bùng nổ
(19/12/1946), mà là ngày 12/12/1946 (trước ngày toàn quốc kháng chiến bùng nổ).
Điều đó thể hiện quan điểm bạo lực cách mạng kết hợp với quan điểm nhân đạo và
hòa bình của Đảng. Trong khi nỗ lực cứu vãn hòa bình, đàm phán, thương lượng
và nhân nhượng với thực dân Pháp, Đảng vẫn chủ động chuẩn bị về mọi mặt,
không chỉ về lực lượng cách mạng, mà cả về đường lối chiến tranh nhân dân, nhằm
sẵn sàng đối phó với khả năng xấu nhất là phải tiến hành chiến tranh,
Như vậy, với những tài liệu lưu trữ, việc nghiên cứu về Lịch sử Đảng có
điều kiện thuận lợi hơn trong quá trình tiếp cận các sự kiện và quá trình Lịch sử
Đảng, có thể thấy được các sự kiện đầy đủ và chính xác hơn, làm thay đổi nhận
thức không chỉ về nội dung sự kiện, mà cả sự luận giải khoa học.
 Ví dụ về mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu về nền hành
chính nhà nước:
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động
trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được
trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản
lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu
bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại
thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm
nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất
làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước
được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:
1. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành
chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể
chế hành chính.
Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản
lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu
trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng,
tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội
dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu
các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu
lưu trữ, bảo đảm văn bản được xây dựng trên cơ sở chính trị và pháp luật theo
đúng định hướng XHCN. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy
định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa,
điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ
thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội
được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực
tế phát triển của đời sống xã hội… vì toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để
nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra
tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản.
Thứ hai, dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận
động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự
vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối
tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản
ứng của họ khi nhận được văn bản. Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với
quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước.
Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong
quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội
dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của
từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích
cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể
xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải
tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống
các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản
áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp luật
hiện hành.
Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung
gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh
chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành
chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp
phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điển
hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo
giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống
thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây
dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước
nói chung.
2. Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính
nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến
lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc,
thúc đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:
- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên
mọi lĩnh vực của Nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó
cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu
trữ nói chung. Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem
xét báo cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ
hoàn thành, các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp phải…
từ đó đưa ra phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính khoa học
trong quá trình xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu
thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân
làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế
hoạch sát hợp với thực tế. Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện
vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tài
liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho
hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý
nhà nước. Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành
chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến. Cơ quan quản lý nhà nước
không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn
các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu
trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện
để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị. Công việc của
một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan
liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có
được cẩn thận hay không.
3. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần
tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành và
kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính
xác. Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý
nhà nước có hiệu quả. Trong điều kiện hiện nay, một trong những nội dung quan
trọng của cải cách thiết chế bộ máy hành chính nhà nước là thực hiện phân cấp
thẩm quyền, trách nhiệm giữa các ngành, các cấp chính quyền, hoạt động kiểm tra
càng có ý nghĩa to lớn. Nhờ công tác kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn
chặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước
nhằm bảo đảm trật tự quản lý nhà nước trong mọi lĩnh vực, nâng cao hiệu quả quản
lý nhà nước.
Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp
có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải
quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy
nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành
chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở
quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải
quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính. Đại đa số các văn bản áp dụng
pháp luật được ban hành trên cơ sở pháp luật hiện hành, tuy nhiên, có trường hợp
phải áp dụng quy phạm đã hết hiệu lực tại thời điểm áp dụng pháp luật nhưng có
hiệu lực tại điểm xảy ra hành vi vi phạm pháp luật hành chính. Vậy, trong trường
hợp này, không thể không nghiên cứu pháp luật ở giai đoạn trước để truy cứu trách
nhiệm pháp lý đối với hành vi vi phạm pháp luật.
4. Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính
phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở
rộng quyền công dân.
Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông
tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp
cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình.
Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhận
thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin
sẽ ngày một tăng lên. “Quyền được thông tin” là một quyền cơ bản của công dân
mang tính Hiến định, điều đó đã đặt ra trách nhiệm cho ngành lưu trữ, là đảm bảo
“quyền được tiếp cận và khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân” - Điều 7 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
5. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,
ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn
cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong
mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan
trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý,
kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt để nâng
cao trình độ quản lý. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân
giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự
phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý
nhà nước.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá
khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần
tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện
đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp
phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản
lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải
cách nền hành chính nhà nước.
Ví dụ về việc sử dụng tài liệu lưu trữ để góp phần đẩy mạnh việc tạo ra
các thành tựu khoa học kỹ thuật mới trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông
tin
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ và có ảnh hưởng trực
tiếp tới nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau trong, đặc biệt là ngành văn thư và
lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác lưu trữ là vấn đề
không quá xa lạ đối với các cán bộ lưu trữ, đặc biệt là những người đã có kinh
nghiệm làm việc lâu năm trong ngành ở Việt Nam và ở vài nước trên thế giới, đặc
biệt là khi Chính phủ ban hành Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg về việc triển khai
Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2010 hoặc Đề án
112, đây được coi cơ sở pháp lý quan trọng để ngành văn thư và lưu trữ đẩy mạnh
ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác lưu trữ.
Trước đó thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã bắt đầu nghiên cứu và
chính thức triển khai kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
bằng công trình nghiên cứu khoa học cấp nhà nước đầu tiên “Nghiên cứu xây dựng
hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia” vào năm 1986.
Trong những năm vừa qua, nhờ việc sớm nhận biết được tầm quan trọng của
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nên ngành văn thư và lưu
trữ đã thu về được một số kết quả đáng mong đợi:
- Thứ nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin đã thúc đẩy nhanh chóng
quá trình tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng, kho, các trung tâm lưu trữ các
cấp từ trung ương cho đến địa phương.
- Thứ hai là việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho các cơ quan lưu trữ
có thể tự thiết kế và xây dựng các công cụ tra tìm thông tin hiện đại qua các phần
mềm máy tính.
- Thứ ba là việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho các đối tượng độc
giả không cần quá tốn kém trong việc di chuyển đến các Trung tâm Lưu trữ.
 - Thứ tư là việc ứng dụng công nghệ thông tin góp phần nâng cao kỹ năng
chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp và rèn luyện tư duy sáng tạo cho các
cán bộ lưu trữ.
- Thứ năm là việc ứng dụng công nghệ thông tin góp phần đưa ngành văn
thư và lưu trữ nước nhà dần tiến đến việc hội nhập hơn với quốc tế và khu vực.
Bên cạnh đó cũng có nhiều yêu cầu được đặt ra cho ngành văn thư và lưu
trữ:
- Thứ nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin gần như chỉ có tác dụng hỗ
trợ cho công tác quản lý và các nghiệp vụ lưu trữ chứ không thể thay thế hoàn toàn
cho tài liệu lưu trữ gốc trong thực tế.
- Thứ hai là việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi ngành Văn thư và
Lưu trữ phải giúp các cơ quan lưu trữ nâng cao khả năng bảo mật thông tin cho tài
liệu lưu trữ.
- Thứ ba là việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi các cán bộ lưu trữ phải có
trình độ về công nghệ thông tin và các cơ quan lưu trữ phải đầu tư một khoản kinh
phí không nhỏ để nâng cấp cơ sở hạ tầng, đầu tư các trang thiết bị hiện đại và phát
triển nguồn nhân lực mới sao cho phù hợp với sự thay đổi của ngành văn thư và
lưu trữ.
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đem lại cho ngành văn thư và lưu trữ nhiều
thời cơ và thách thức lớn, cho nên chính vì vậy mà việc đẩy mạnh ứng dụng công
nghệ thông tin để nắm bắt kịp với cuộc cách mạng mang tính chất bước ngoặt này
đang trở nên cần thiết hơn bao giờ hết, trước tiên là nhận định của tác giả Tạc Thị
Minh Huyền:
“Nếu như nền hành chính của Việt Nam không ứng dụng công nghệ thông
tin, không có sự cải tiến, đổi mới và vẫn “trung thành” với việc tổ chức quản lý
các hoạt động nghiệp vụ truyền thống thì chắc hẳn nước ta vẫn mãi là nước “đi
sau”, luôn bị lạc hậu, mục tiêu thực hiện công nghiệp hóa và hiện đại hóa là điều
quá khóa khăn. Không phải ngẫu nhiên mà vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ lại nhận được nhiều sự quan tâm nghiên cứu của các nhà
khoa học, đặc biệt là trong thời gian gần đây. Có thể nói rằng vấn đề này có tầm
quan trọng rất lớn đối với ngành lưu trữ, qua tìm hiểu thì có 03/50 công trình
nghiên cứu khoa học đề cập đến tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ, 02 công trình chưa đề cập rõ, còn 47 công trình khác
không đề cập đến vấn đề này”.1
Tiếp theo là nhận định của tác giả Vũ Văn Tâm:
“Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang trở thành xu thế phát triển tất yếu
và tác động sâu rộng đến sự phát triển của tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Đối với ngành lưu trữ, dựa trên nền tảng công nghệ số và tích hợp các công nghệ
thông minh, kỷ nguyên Công nghiệp 4.0 với sự ra đời của công nghệ “siêu tự động
hóa” và kỹ thuật số, hứa hẹn tạo ra sự “đột phá” làm thay đổi phương thức, quy
trình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ”.2
Cuối cùng là nhận định của tác giả Đặng Thanh Tùng:
“Mặt khác, ở tầm nhìn rộng hơn, với sự ra đời của Cuộc cách mạng công
nghiệp lần thứ tư (4.0) được mệnh danh là Cuộc cách mạng số, với sự phát triển
mạnh mẽ và tích hợp nhiều lĩnh vực ở trình độ cao sẽ tạo ra các thành tựu trong
các lĩnh vực kĩ thuật số. Thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IOT), trí
tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện
toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa toàn bộ thế
giới thực thành thế giới số mà hoạt động của Công tác Văn thư và Lưu trữ không
là ngoại lệ, đặc biệt, trong Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Internet vạn vật kết
nối (Internet of thing, IoT) được coi là cốt lõi. Internet vạn vật kết nối sẽ tạo ra
bước đột phá trong lĩnh vực thu thập, phân tích và xử lí dữ liệu trong các lĩnh vực
liên quan trực tiếp đến hoạt động lưu trữ.” 3
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác lưu trữ cũng là để
củng cố và nâng cao chất lượng văn thư và lưu trữ truyền thống, đổi mới phương
thức phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho Lưu trữ điện tử trên tinh thần của Nghị
quyết số 36-NQ/TW của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ
thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế:
“Nghị quyết này là một cơ sở có tính tiền đề để ngành Văn thư và Lưu trữ
Việt Nam bước vào kỷ nguyên mới là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, do đó việc
ứng dụng hiệu quả các thành tựu của khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ

1
Tạc Thị Minh Huyền (2017), “Tổng thuật các công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác lưu trữ ở Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, chương 2, trang 47.
2
http://luutruvn.com/index.php/2018/09/20/phat-trien-nguon-nhan-luc-luu-tru-dap-ung-yeu-cau-ky-nguyen-cong-
nghiep-4-0/
3
https://www.moha.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tin-hoat-dong-cua-bo-noi-vu/cu-ng-co-van-thu-luu-tru-truye-n-tho-ng-
35118.html
thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ của ngành Văn thư và Lưu trữ là một nhiệm
vụ và sẽ tạo nên một phương cách hoạt động mới” 4.
Mục tiêu cao nhất của ngành văn thư và lưu trữ chính là tìm mọi cách để
phát huy giá trị đặc biệt vốn có của tài liệu lưu trữ, do đó việc ứng dụng công nghệ
thông tin để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang trở nên quan trọng hơn bao giờ
hết, nhấn mạnh vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đa dạng hóa các hình
thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia.
Theo tác giả Tạc Thị Minh Huyền:
“Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế,
văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân. Trong cuộc cách mạng
số hiện nay, nhu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác và thuận tiện ở
mọi nơi và mọi lúc ngày càng cao”.5
Tác giả Tạc Thị Minh Huyền tổng hợp được 5/50 công trình nghiên cứu
khoa học có nội dung liên quan đến tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ và tác giả Tạc Thị Minh Huyền đã đưa ra một nhận định như sau:
“Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ đã góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ
ngày càng đa dạng của con người. Với xu hướng khai thác tài liệu lưu trữ trực
tuyến thì chúng ta có thể tìm kiếm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cho dù
đang ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời gian nào. Đây là một xu hướng tất yếu và cũng
là bài toán khó đặt ra với các cơ quan tổ lưu trữ ở Việt Nam, bởi thực tế các biện
pháp tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ hiện đại vẫn chưa được áp dụng phổ biến ở
các Trung tâm lưu trữ quốc gia cũng như các lưu trữ lịch sử tỉnh”.6

4
https://moha.gov.vn/kiemsoatthutuchanhchinh/tintuc/cu-ng-co-van-thu-luu-tru-truye-n-tho-ng-da-y-ma-nh-u-ng-
du-ng-cong-nghe-thong-tin-do-i-mo-i-phuong-thu-c-pha-t-huy-gia-tri-ta-i-lie-u-sa-n-sa-ng-35118.html.
5
Tạc Thị Minh Huyền 2017, ‘Tổng thuật các công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
lưu trữ ở Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (2017), chương 2, trang 56.
6
Tạc Thị Minh Huyền (2017), “Tổng thuật các công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác lưu trữ ở Việt”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (2017), chương 2, trang 57.
2. Mục đích quản lý
Ví dụ về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan tại tỉnh Quảng Trị:
Những năm qua, UBND tỉnh Quảng Trị đã ban hành nhiều văn bản quản lý
nhà nước đối với hoạt động văn thư, lưu trữ; các cấp, các ngành đã có nhận thức,
hành động tích cực do đó công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên
địa bàn tỉnh bước đầu đã có những chuyển biến tốt, kịp thời cung cấp thông tin
phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ
chức, góp phần nâng cao chất lượng nền hành chính nhà nước và năng lực cạnh
tranh cấp tỉnh.
Tuy nhiên, một thời gian dài việc thực hiện quy định của Nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đang đặt ra yêu cầu
cấp bách, cần được khắc phục, đặc biệt là công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức, địa phương còn nhiều bất cập, thực hiện
chưa nghiêm túc. Một số đơn vị, cá nhân khai thác tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ
chức chưa đúng quy trình, chưa được sự cho phép của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức, tài liệu sau khi khai thác không trả lại đúng vị trí ban đầu, đặc biệt tài liệu
của HĐND, UBND nhiều xã, phường, thị trấn và một số cơ quan, tổ chức trong
toàn tỉnh không được lưu trữ đầy đủ hoặc tự ý tiêu hủy trái phép khi hết nhiệm kỳ
công tác dẫn đến tình trạng tài liệu thất lạc, mất mát gây khó khăn cho công tác
quản lý, tra tìm tài liệu.
Phần lớn hồ sơ, tài liệu hiện đang lưu giữ tại các cơ quan, tổ chức còn trong
tình trạng lộn xộn, bó gói, tích đống, tài liệu có giá trị chưa được lựa chọn nộp lưu
vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của pháp luật. Nguyên nhân của hạn
chế nêu trên là do nhận thức, trách nhiệm và công tác tuyên truyền phổ biến các
văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức còn nhiều hạn chế,
chậm triển khai hoặc triển khai còn chung chung, hình thức; công tác khai thác, sử
dụng hồ sơ tài liệu còn tùy tiện, thiếu nghiêm túc, chưa tuân thủ quy trình, quy
định của pháp luật; việc đầu tư cơ sở vật chất kinh phí nhằm bảo quản an toàn tài
liệu chưa được quan tâm đúng mức; việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác
lưu trữ, tu bổ, phục chế tài liệu thiếu đồng bộ.

Để công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ
chức trên địa bàn tỉnh thực hiện đúng quy định pháp luật, đồng thời tiếp tục nâng
cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và ý thức, trách nhiệm của
cán bộ, công chức, viên chức đối với việc bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phát huy
giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp bảo vệ, xây dựng và phát triển đất
nước, thiết nghĩ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần thực hiện tốt các nội
dung sau: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quán triệt, phổ biến, nâng cao nhận
thức trong cán bộ, công chức, viên chức và người trực tiếp làm công tác văn thư,
lưu trữ hiểu rõ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; về giá trị của tài liệu
lưu trữ.
Từ đó xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc
chỉ đạo thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ và công tác
quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ quốc gia
Việt Nam. Tiến hành chỉ đạo cán bộ, công chức của đơn vị rà soát, thống kê số
lượng hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ của cơ quan, tổ chức, thu thập, chỉnh lý hoàn
chỉnh số hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ cơ quan và lựa chọn tài liệu có giá trị nộp
vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.
Cán bộ, công chức, viên chức và người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu
trữ phải thực hiện chặt chẽ các quy trình nghiệp vụ về lưu trữ, thực hiện các biện
pháp kỹ thuật đầu tư các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn
tài liệu; xây dựng nội quy, quy chế, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo
đảm cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tiếp cận thông tin, khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính
đáng khác.
Ví dụ về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ kế toán để
thực hiện việc quản lý tài sản:
Đối với việc lưu trữ tài liệu kế toán, Điều 41 Luật Kế toán sửa đổi năm 2015
quy định, tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong
quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn
12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo
quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Để hướng dẫn rõ hơn về quy định lưu trữ tài liệu kế toán tại Luật Kế toán
sửa đổi năm 2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày
30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán. Trong đó, tại Điều 8
quy định, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm: Chứng từ kế toán; Sổ kế toán
chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; báo cáo tài chính (BCTC); báo cáo quyết toán ngân
sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
Bên cạnh đó, còn có các tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các
loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn
thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các
tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài
liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt
hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (DN)
hoặc chuyển đổi đơn vị...
Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho
từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp được quy định tại Nghị định số
174/2016/NĐ-CP như: Tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu; Tài liệu kế toán bị mất,
bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan… Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế
toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây
dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ
trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp
đơn vị kế toán là DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DN nhỏ và
vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài
liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế
toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương
tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản
tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản,
lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu
trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông
tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tài liệu kế toán đưa vào
lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng
theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Ngay cả các cơ quan được
cung cấp tài liệu kế toán cũng phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế
toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã
sử dụng.
Ví dụ về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ nhân sự để
quản lý nhân sự:
Lưu trữ hồ sơ nhân viên là yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà bất kỳ doanh
nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ. Bộ phận hành chính nhân sự phải có trách
nhiệm ghi chép và lưu trữ thông tin cá nhân của người lao động tại công ty. Việc
lưu hồ sơ cán bộ nhân viên giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn năng lực nhân sự.
Nhằm đưa ra những quyết định kịp thời trong việc phát triển nhân sự. Lưu hồ sơ
nhân sự chính xác còn giúp doanh nghiệp tránh được các tình trạng tranh chấp với
người lao động khi có trường hợp ngoài ý muốn xảy ra.
Ví dụ về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để hỗ trợ ban
hành quyết định quản lý:
Bất kỳ một ngành, lĩnh vực hoạt động nào, tổ chức bộ máy được xây dựng
hợp lý, ổn định sẽ tạo điều kiện cho ngành, lĩnh vực phát triển, ngược lại, nếu tổ
chức bộ máy không ổn định, thường xuyên có sự thay đổi thì ít nhiều sẽ ảnh
hưởng đến sự phát triển của ngành, lĩnh vực đó. Đối với địa phương, tổ chức bộ
máy ổn định, hợp lý sẽ góp phần tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ đã, đang và ngày càng được củng cố nhằm đáp ứng những yêu cầu của thực
tiễn đặt ra.
Ngày 24 tháng 01 năm 1998, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ban hành
Thông tư số 40/1998/TT-TCCP về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà
nước các cấp đã đánh dấu một bước ngoặt về sự phát triển tổ chức lưu trữ địa
phương. Từ đây, hệ thống tổ chức bộ máy quản lý tài liệu lưu trữ đã được hình
thành tạo tiền đề cho công tác lưu trữ có bước phát triển mới. Tuy nhiên, từ đó đến
nay tổ chức bộ máy quản lý tài liệu lưu trữ địa phương thường xuyên có sự thay
đổi và đã ít nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của công tác này.
 Riêng đối với cấp huyện, sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, theo quy định
tại Khoản 1, Điều 19 “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để
lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử”, đây là điểm mới của Luật Lưu trữ, với quy định này, Lưu trữ lịch
sử không còn được tổ chức ở cấp huyện như trước đây. Đây là sự thay đổi lớn, có
nhiều tác động đến tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương và là vấn đề còn
nhiều vướng mắc cần có sự hướng dẫn cụ thể của nhà nước.

a) Trước Luật Lưu trữ

- Ngay sau khi Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập theo Nghị
định số 102-CP ngày 04 tháng 9 năm 1962 của Hội đồng Chính phủ, ngày 28 tháng
9 năm 1963 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ
và công tác lưu trữ trong đó có một số điều quy định về tổ chức kho lưu trữ địa
phương.
Để thi hành điều 26, 28 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu
trữ của Hội đồng Chính phủ, ngày 08 tháng 3 năm 1965, Phủ Thủ tướng đã ban
hành Thông tư số 9-VT về tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương.
Theo quy định tại Thông tư số 9-VT, ở cấp huyện phân công một ủy viên phụ trách
việc thực hiện điều lệ và các quy định của Nhà nước về công tác công văn giấy tờ
và công tác lưu trữ trong các cơ quan thuộc cấp mình. Mỗi huyện tùy điều kiện và
hoàn cảnh mà đặt vấn đề sưu tầm, thu thập và bảo quản cho thích hợp những tài
liệu có giá trị lịch sử từ trước đến nay trong địa phương mình.
- Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ đã ban hành
Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước
các cấp, theo đó ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong
phạm vi huyện và trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Uỷ ban nhân dân huyện.
- Để cụ thể hóa quy định tại Nghị định số 13/2014/NĐ-CP và Nghị định số
14/2014/NĐ-CP của Chính phủ, ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ Nội vụ đã ban hành
Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện.
 Theo quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV việc quản lý tài liệu lưu trữ
tại cấp huyện gặp nhiều khó khăn. Trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, lưu
trữ đã được chuyển từ Văn phòng UBND huyện về Phòng Nội vụ, nhưng việc quản
lý tài liệu lưu trữ của Lưu trữ huyện chưa được phân định rõ ràng.

- Ngày 28 tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số

02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ
chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban
nhân dân các cấp.
Tuy nhiên, đối với cấp huyện chưa có quy định cụ thể về việc quản lý tài
liệu lưu trữ cấp huyện, tại Khoản 1, Điều 7, Chương III Thông tư 02/2010/TT-
BNV quy định: “quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội
vụ” trong khi chưa có hướng dẫn của cơ quan cấp trên nên các Sở Nội vụ gặp lúng
túng khi chỉ đạo việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện. Do đó, đã dẫn tới sự chỉ
đạo không thống nhất ở các địa phương, ví dụ: có tỉnh bỏ ngỏ trong vấn đề hướng
dẫn chỉ đạo quản lý tài liệu cấp huyện để chờ hướng dẫn của cấp trên, có tỉnh chỉ
đạo chuyển toàn bộ tài liệu lưu trữ từ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện sang
Phòng Nội vụ quản lý, có tỉnh chỉ đạo Phòng Nội vụ quản lý Danh mục tài liệu
đang bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện còn toàn bộ
tài liệu vẫn được bảo quản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
b) Sau Luật Lưu trữ
- Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, Lưu trữ lịch sử tỉnh được giao quản lý tài
liệu lưu trữ lịch sử của huyện theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 và Điểm b,
Khoản 2, Điều 20 Luật Lưu trữ.
Ngoài ra, tổ chức quản lý khối tài liệu lưu trữ cấp huyện không thuộc diện
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cũng được quy định cụ thể hơn ở Điểm a,
Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp như
sau: “Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đang
bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu
trữ đến khi hết thời hạn bảo quản”.
+ Về tổ chức bộ máy
 Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, hiện nay trên phạm vi cả nước đang tồn tại
các mô hình quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện khác nhau.
Mô hình thứ nhất, không tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện: có 412 huyện
đang thực hiện theo mô hình này. Đối với các huyện này, Phòng Nội vụ đã và đang
phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiến hành giao nộp tài liệu có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Đối với khối tài liệu bảo quản có thời hạn đã thu về Lưu trữ lịch sử huyện
trước đây cách giải quyết của các huyện khác nhau: một số huyện tiếp tục giao cho
Văn phòng UBND huyện hoặc Phòng Nội vụ quản lý; một số huyện trả lại cho các
Phòng chuyên môn quản lý tùy thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất và nhân sự của
mỗi huyện. Cụ thể: 214 huyện do Văn phòng UBND huyện quản lý, 141 huyện do
Phòng Nội vụ quản lý, 22 huyện do Phòng chuyên môn quản lý.
Mô hình thứ hai, giữ nguyên lưu trữ lịch sử huyện như trước đây. Mô hình
này được áp dụng tại tất cả các huyện của 11 tỉnh: Đăk Nông, Tây Ninh, Cần Thơ,
Tiền Giang, Lâm Đồng, Khánh Hòa, Quảng Nam, Yên Bái, Nghệ An, Long An,
Bắc Giang. Tài liệu lưu trữ lịch sử của các huyện này do Văn phòng UBND tỉnh
hoặc Phòng Nội vụ quản lý.
+ Về nhân sự
- Trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực, cả nước có 201 huyện đã bố trí
được biên chế chuyên trách để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện. Một số tỉnh về
cơ bản đã bố trí được biên chế chuyên trách tại hầu hết các huyện để thực hiện
nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của huyện như: Bắc Giang 10/10, Đồng
Nai 9/11, Cà Mau 9/9, Quảng Trị 10/10, Điện Biên 8/10 huyện.
216 huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp
huyện. Một số tỉnh hầu hết các huyện đã bố trí được biên chế kiêm nhiệm như:
Nam Định 8/10, Tây Ninh 7/9, Tiền Giang 10/10, Bình Định 9/11, Hưng Yên 8/10,
Phú Thọ 13/13, Nghệ An 20/20 huyện.
44 huyện bố trí lao động hợp đồng để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện
như: Vĩnh Phúc 7/9, Bình Thuận 10/10, Khánh Hòa 3/9, Phú Yên 3/9 huyện, …
Về trình độ: Trong tổng số 235 biên chế chuyên trách làm việc tại Lưu trữ
huyện có 65 người có trình độ đại học, 30 người có trình độ cao đẳng, 138 người
có trình độ trung cấp, 2 người có trình độ sơ cấp. Trong đó tỷ lệ công chức, viên
chức được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ chiếm 85% tổng số biên
chế: 59 người có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ (chiếm
90,8%), 23 người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ (chiếm 76,7%), 118 người
có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ (chiếm 85,5%).
Tổng số biên chế kiêm nhiệm làm việc tại Lưu trữ huyện là 244 người, trong
đó 39 người có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ, 20 người có
trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ, 67 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, 7
người có trình độ sơ cấp.
Tổng số lao động hợp đồng làm việc tại Lưu trữ huyện là 53 người, trong đó
8 người có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ, 7 người có trình độ
cao đẳng văn thư lưu trữ, 13 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, 4 người
có trình độ sơ cấp.
- Sau Luật Lưu trữ có hiệu lực, đối với các huyện tiếp tục duy trì tổ chức
Lưu trữ lịch sử cấp huyện, tổng số biên chế làm việc tại Lưu trữ các huyện này là
125 người trong đó có 52 người làm chuyên trách, 68 người làm kiêm nhiệm và 5
người làm hợp đồng. Ví dụ: Bắc Giang có 10/10 huyện bố trí viên chức chuyên
trách để quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện; Yên Bái có 7 huyện bố trí biên chế
chuyên trách, 2 huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm; Long An có 7 huyện bố trí biên
chế chuyên trách, 7 huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm; Tiền Giang, Nghệ an, Tây
Ninh 100% các huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm, …
3. Mục đích cá nhân
Ví dụ về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ
cho việc xác định lý lịch công dân:
Phiếu lý lịch tư pháp là tài liệu do Sở Tư pháp hoặc Trung tâm lý lịch tư
pháp quốc gia cấp. Trên phiếu sẽ cung cấp các thông tin chứng minh một cá nhân
có hay không có các án tích, bản án hoặc các quyết định xử phạt của Tòa án; có
đang bị cấm đảm nhiệm các chức vụ hoặc thành lập, quản lý công ty, doanh nghiệp
trong trường hợp công ty, doanh nghiệp bị Tòa án tuyên bố phá sản.
Phiếu lý lịch tư pháp có mấy loại?
Theo quy định tại Điều 41 Luật Lý lịch tư pháp, phiếu lý lịch tư pháp gồm 2
loại sau:
- Phiếu lý lịch tư pháp số 1: Cấp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu.
- Phiếu lý lịch tư pháp số 2: Cấp cho cơ quan tiến hành tố tụng để phục vụ
công tác điều tra, truy tố, xét xử và cấp theo yêu cầu của cá nhân để người đó biết
được nội dung về lý lịch tư pháp của mình.
Theo điều 44 Luật lý lịch tư pháp có quy định:
a) Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia thực hiện việc cấp Phiếu lý lịch tư
pháp trong các trường hợp:
- Công dân Việt Nam mà không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm
trú;
- Người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam.
b) Sở Tư pháp thực hiện việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trong các trường hợp:
 - Công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở trong nước;
- Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài;
- Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam.
Cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (gồm lý lịch tư pháp số 1 hoặc số
2) cần chuẩn bị các hồ sơ sau:
- 1 tờ khai yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp (theo mẫu)
- Bản sao CMND hoặc hộ chiếu
- Bản sao hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú/tạm trú
- Bản sao thẻ tạm trú (đối với người nước ngoài).
Trong trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý
lịch tư pháp số 1 phải nộp thêm văn bản ủy quyền (có công chứng nếu đương sự
đang cư trú ở trong nước hoặc chứng nhận của cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự
Việt Nam ở nước ngoài nếu đương sự đang cư trú ở nước ngoài); và CMND hoặc
hộ chiếu của người được ủy quyền. Trường hợp người yêu cầu là cha, mẹ, vợ,
chồng, con của đương sự thì không cần giấy ủy quyền.
Ví dụ về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để xác định
quyền sở hữu:
Hiện nay, vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ của các tổ chức ngoài khu vực công,
bao gồm chủ yếu là các tổ chức kinh tế, các hiệp hội do tư nhân sáng lập và tổ chức
hoạt động, hầu như chưa có các quy định cụ thể điều chỉnh. Đây được coi là một sự
hạn chế, là khoảng trống trong các quy định pháp luật về tài liệu lưu trữ ở Việt
Nam. Bài viết nghiên cứu thực trạng này và đưa ra những kiến nghị hoàn thiện hệ
thống pháp luật về sở hữu tài liệu lưu trữ của tổ chức tư nhân, đặc biệt là các tổ
chức tư nhân có tư cách pháp nhân ở Việt Nam.
Hiện nay, ngoài Luật Lưu trữ năm 2011, có khoảng 30 văn bản dưới luật để
hướng dẫn công tác lưu trữ tài liệu ở các ngành, các lĩnh vực khác nhau. Vấn đề sở
hữu tài liệu lưu trữ cũng đã được điều chỉnh bước đầu tại hệ thống văn bản này.
Điều 4 của Luật Lưu trữ năm 2011 về chính sách của Nhà nước đối với hoạt động
lưu trữ đã “thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ” của các chủ thể trong
xã hội, trong đó có tổ chức tư nhân có tư cách pháp nhân. Việc Luật Lưu trữ năm
2011 “thừa nhận” quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ có nghĩa là, Nhà nước có
trách nhiệm bảo hộ quyền sở hữu của các chủ thể đối với tài liệu lưu trữ và bảo
đảm cho chủ sở hữu được thực thi các quyền sở hữu như: quyền chiếm hữu, quyền
sử dụng, quyền định đoạt đối với tài liệu lưu trữ.
Ví dụ về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ xác nhận thời
gian công tác hoặc các hình thức khen thưởng, kỷ luật, văn bằng, chứng chỉ...:
Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định nhiệm vụ
của ngành lưu trữ là không chỉ bảo quản an toàn, hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ mà còn
phải tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ. Các Lưu trữ lịch sử
được coi là những mỏ vàng văn hóa, nơi bảo quản rất nhiều những tài liệu có giá
trị trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang là Lưu
trữ lịch sử của tỉnh, có chức năng thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu
bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Pháp luật. Thực hiện chức năng,
nhiệm vụ được giao, hiện nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tiến hành thu thập,
chỉnh lý và xác định lại giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ được 38 phông tài liệu
của các sở, ban, ngành với 53.958 hồ sơ, tương đương 984.5 mét giá. Trong số các
tài liệu đang được lưu trữ tại đây, có nhiều tài liệu có giá trị, trong đó phải kể
đến khối tài liệu được chỉnh lý và sắp xếp riêng, không lập thành Phông mà lập
thành khối. Đó là khối tài liệu Thi đua - Khen thưởng (1984-2012), với tổng số
88,5 mét, 706 hộp, tương ứng với 4538 hồ sơ.
Tài liệu khối Thi đua - Khen thưởng bao gồm bản khai thành tích của các cá
nhân, gia đình tham gia và giúp đỡ cách mạng; Quyết định của Hội đồng Bộ
trưởng về việc tặng thưởng Huân, Huy chương kháng chiến chống Pháp, chống
Mỹ; tập danh danh sách đề nghị tặng bằng khen chống Pháp, chống Mỹ cho các tập
thể, cá nhân…Đây là nguồn tài liệu thể hiện sự quan tâm, biết ơn và ghi nhận của
Đảng và Nhà nước đối với những đóng góp và sự hi sinh cao cả của các chiến sĩ,
những người có công với cách mạng trong hai cuộc kháng chiến trường kỳ của dân
tộc. Ngoài giá trị về mặt tinh thần, những tài liệu này còn có giá trị pháp lý để làm
căn cứ thực hiện chính sách của Đảng và Nhà nước đối với người có công với cách
mạng. Việc khai thác và phát huy tốt khối tài liệu Thi đua – Khen thưởng cũng
giáo dục truyền thống yêu nước, lòng tự hào dân tộc cho thế hệ trẻ hôm nay đồng
thời thể hiện được tấm lòng đền ơn đáp nghĩa đối với các bậc cha anh đi trước đã
không tiếc máu xương bảo vệ Tổ quốc.
 Khối tài liệu trên được bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, được chỉnh lý
khoa học và hệ thống hoá với các phương tiện tra tìm đảm bảo nhanh chóng, kịp
thời, chính xác phục vụ các tổ chức và cá nhân đến khai thác. Khi đến khai thác tài
liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, cơ quan, tổ chức, cá nhân sẽ được hướng dẫn
thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tận tình, chu đáo với các hình thức như: đọc,
cấp bản sao, cấp bản chứng thực.