Question Bank for Business Communication

1. List some advantages and disadvantages of working in a team.

Thuận lợi
Tăng khả năng sáng tạo và quan điểm đa dạng
Chia sẻ kiến thức và kỹ năng
Phân chia công việc
Đoàn kết và tình bạn thân thiết
Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề:
Advantages:
- Increased creativity and diverse perspectives:
- Knowledge and skill sharing
- Task distribution:
- Unity and camaraderie
- Improved problem-solving
Bất lợi
Ý kiến trái chiều
Sự chậm chễ thiếu đồng bộ
Phụ thuộc vào những thành viên yếu hơn
Mất quyền riêng tư
Tư duy nhóm và sự tuân thủ

Disadvantages:
- Conflicting opinions:
- Delays and lack of synchronization:
- Dependence on weaker members:
- Loss of privacy:
- Groupthink and conformity:

2. Identify three major modes of listening.

Có ba chế độ nghe chính trong việc giao tiếp và trao đổi thông tin:
1. Nghe chủ động: Trong chế độ này, người nghe tập trung và cố gắng hiểu rõ thông điệp được truyền đạt. Người nghe chủ động tạo điều kiện
cho người nói diễn đạt một cách rõ ràng, và họ hỏi và nhắc lại để đảm bảo hiểu đúng thông điệp .
- ACTIVE LISTENING
2. Nghe chia sẻ: Trong chế độ này, người nghe không chỉ tập trung vào việc hiểu thông điệp, mà còn chia sẻ ý kiến và cảm nhận của mình liên
quan đến nội dung được truyền đạt. Họ thể hiện sự tương tác tích cực và khả năng phản hồi, tạo điều kiện cho một cuộc trò chuyện sâu sắc và
tương tác hai chiều.
- LISTEN TO SHARE
3.Nghe thấu hiểu: Trong chế độ này, người nghe không chỉ tập trung vào việc hiểu thông điệp bề ngoài mà còn cố gắng hiểu rõ hơn về cảm xúc,
ý định vô hình và ngữ cảnh sâu xa của người nói. Họ lắng nghe không chỉ những gì được nói mà còn những gì không được nói, và cố gắng xác
định ý nghĩa ẩn hợp lý của thông điệp.
- LISTEN UNDERSTANDING
3. Describe the listening process.
The listening process consists of the following steps::
1.Tiếp nhận.
- Reception.
2. Hiểu:
- Understand:
3. Đáp lại:
- Response:
4. Phản hồi:
- Feedback:
5. Ghi nhận:
 - Attribution:
4. List the key steps need to ensure productive team meetings
1. Chuẩn bị trước cuộc họp: Prepare before the meeting:
2. Tạo không gian và điều kiện thuận lợi: Create space and favorable conditions:
3. Bắt đầu cuộc họp: Start the meeting:

4. Tiến hành cuộc họp: Conduct the meeting

5. Đánh giá kết quả cuộc họp: Evaluate meeting results:

6. Gửi bản ghi và tài liệu sau cuộc họp: Send transcripts and documents after the meeting:

5. What things appear in an agenda?

An agenda usually includes the following components:
1. Mở màn: 1. Opening:
2. Diễn giả chính: 2. Keynote speakers
3. Bảng tròn và thảo luận: : 3. Roundtable and discussion
4. Phân tích và thảo luận nhóm: 4. Group analysis and discussion
5. Giải thưởng và trình diễn 5. Awards and performances
6. Kết thúc: 6. Finish:
6. Why is business etiquette important?
Business etiquette is important because:
1. Tạo sự chuyên nghiệp: 1. Create professionalism:
2. Xây dựng niềm tin: 2. Build trust:
3. Tăng hiệu suất và hiệu quả: 3. Increase performance and efficiency
4. Đảm bảo tuân thủ pháp luật: 4. Ensure compliance with the law
5. Xây dựng mối quan hệ: 5. Build relationships:

7. What are important things to do before making a presentation?

- Lựa chọn chủ đề: - Choose topics
- Xác định mục tiêu thuyết trình . - Define presentation goals
- Chuẩn bị nội dung. Content preparation
- Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ - Prepare support facilities
- Chuẩn trước những tình huống phản hồi. Prepare for feedback situations
- Luyện tập trước bài thuyết trình và chỉnh sửa - Pre-presentation practice and editing

8. How to make an effective presentation?

- Lập kế hoạch và cấu trúc thuyết trình - Presentation planning and structure
- Sử dụng một ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu Use a simple, easy-to-understand language
- Sử dụng hình ảnh và đồ họa- Use images and graphics
- Giao tiếp 1 cách tự tin lưu loát - Communicate confidently and fluently
- Tương tác với người nghe - Interact with listeners

9. How to communicate well with customers?

 - Lắng nghe và hiểu khách hàng: - Listen and understand customers
- Tạo môi trường giao tiếp hợp tác: Create a collaborative communication environment:
- Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác: - Provide complete and accurate information
- Đáp ứng nhanh chóng và chuyên nghiệp: - Quick and professional response:
- Ghi nhớ và theo dõi Remember and track
-
.

10. Why demographic factor is important in choosing the way to communicate with
customers?
Yếu tố nhân khẩu học là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn đối tượng khách hàng để giao tiếp vì nó giúp
chúng ta hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng mà chúng ta đang hướng đến. Nhân khẩu học cung cấp thông tin về
độ tuổi, giới tính, địa điểm, thu nhập, sở thích và nhu cầu của khách hàng. Bằng cách hiểu những yếu tố này chúng
ta có thể tạo ra thông điệp và chiến lược giao tiếp phù hợp với đối tượng khách hàng.
Demographic factor is an important factor in choosing the audience to communicate with
because it helps us better understand the audience we are targeting. Demographics provide
information about a customer's age, gender, location, income, interests, and needs. By
understanding these factors we can create messages and communication strategies tailored
to the target audience.

11. Describe the outline of a business letter

1. Thông tin liên hệ: Đầu tiên, ghi tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bạn ở góc trên bên trái của
lá thư. Ghi tên người nhận, địa chỉ và thông tin liên hệ của họ ở phần bên phải phía dưới.
1. Contact Information: First, put your name, address and contact information in the
upper left corner of the letter. Enter the recipient's name, address and contact information
in the lower right section.
2. Ngày: Ghi ngày gửi thư ở phía trên bên trái hoặc bên phải.
2. Date: Enter the mailing date on the left or right side.
3. Lời chào: Bắt đầu lá thư bằng lời chào lịch sự. Ví dụ: "Kính gửi ông/bà", hoặc "Xin chào".
3. Greeting: Begin the letter with a polite greeting. For example, "Dear Mr/Mrs", or
"Hello".
4. Phần giới thiệu: Trong phần này, giới thiệu về công ty hoặc tổ chức của bạn và mục đích của
lá thư.
4. Introduction: In this section, introduce your company or organization and the purpose
of the letter.
5. Thân thư: Trong phần này, diễn đạt mục đích cụ thể của lá thư, cung cấp thông tin về sản
phẩm, dịch vụ hoặc đề xuất mà bạn muốn giới thiệu hoặc đề cập đến. Chúng ta cần trình bày lợi
ích hoặc giá trị mà sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn mang lại và làm rõ tại sao nó phù hợp với
người nhận.
5. Body of the letter: In this section, state the specific purpose of the letter, providing
information about the product, service or proposal you want to recommend or mention.
We need to present the benefit or value your product or service offers and make it clear
why it is right for the recipient.
6. Câu kết: Kết thúc lá thư bằng cách tóm tắt lại thông tin chính và trình bày thêm các hướng
dẫn kế tiếp. Cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc lá thư và để người nhận biết là bạn mong
muốn được nghe lại từ họ.
6. Closing: End the letter by summarizing key information and providing further
instructions. Thank the recipient for taking the time to read the letter and let the recipient
know that you look forward to hearing from them.
7. Lời tạm biệt: Kết thúc lá thư bằng lời chào tạm biệt lịch sự như "Trân trọng", hoặc "Kính
chào".
7. Goodbye: End the letter with a polite goodbye like "Sincerely", or "Hello".
8. Chữ ký: Ký tên và ghi tên của bạn dưới lời tạm biệt
8. Signature: Sign and put your name under the goodbye
12. What to include in a CV?
- thông tin cá nhân- Personal information
- mục tiêu nghề nghiệp -Career goals
- trình độ học vấn Education level
- chứng chỉ và giải thưởng Certificates and awards
- kinh nghiệm làm việc - Work experience
- Kỹ năng -Skill
- hoạt động activities
- sở thích hobby
- người tham chiếu - References

13. What is CV used for?

CV được sử dụng để mô tả hồ sơ và thành tích cá nhân, chủ yếu trong quá trình tìm kiếm việc làm. Nó cung cấp
thông tin về quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tựu của một người. Mục đích chính của một
CV là giới thiệu và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, từ đó tăng cơ hội được mời phỏng vấn và nhận việc.

CVs are used to describe personal profiles and accomplishments, mainly during the
job search. It provides information about a person's education, work experience,
skills and achievements. The main purpose of a CV is to introduce and impress the
employer, thereby increasing the chances of being invited to interview and get a job.
14. How to prepare for a job interview?
1. Nghiên cứu về công ty: 1. Research about the company:
2. Xem xét yêu cầu công việc 2. Review job requirements
3. Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn thông thường
3. Prepare Answers to Common Interview
4. Thực hành phỏng vấn 4. Interview practice
5. Chuẩn bị danh sách câu hỏi: 5. Prepare a list of questions:
6. Chuẩn bị hồ sơ xin việc: 6. Prepare your resume:
7. Trình bày lịch sử công việc và thành tựu:.
7. Present work history and achievements
8. Chuẩn bị trang phục: :. 8. Prepare the costume: