Project Product Folder Template

Folder structure Glossar Tiếng Việt

250_SCD_CPS SCD
CPS
270_FAIP-R FAIP / FAIR
280_Customer_Samples -
299_-----------------------------------------------
300_URS URS
310_SRD SRD
320_QTP QTP
330_FMEA_Risk FMEA
…/FMEA_Product
…/FMEA_Process
…/RA

350_DDD DDD
399_-----------------------------------------------
400_ECL ECL
420_ECAD -
430_ID ID
440_MCAD -
490_Accessories -
499_----------------------------------------------F
500_SW_Sources -
510_SW_Release -
599_-----------------------------------------------
600_DAD DAD
610_SVR SVR
620_QTR QTR
650_ATP ATP
680_Approvals -
690_DoC DoC
699_-----------------------------------------------
700_PDS PDS
770_Service_Manual -
780_TSG TSG
799_-----------------------------------------------
800_DMRI DMRI
810_DRC DRC
820_TBOM TBOM
830_BOM BOM
840_MCBOM MCBOM
849_-----------------------------------------------
850_ATI ATI
860_ASI ASI

870_PAI -
880_MPD MPD
.../APR
…/MPP
…/PCP
…/PPF
…/PCPA
…/Tooling-Fixture
…/Training-Record
…/Line-Setup-Checklist
…/Line-Setup-Instruction
…/Study-Report
…/Production-Sample
…/3rd-party-report

890_MPV MPV
899_-----------------------------------------------
900_DHR DHR
910_IIP-R IIP-R
920_Rework_I-R -
930_CR_CN_Links CR
CN
940_SR_Links SR
950_ATR ATR
960_LL LL

unused_folders

001_Quotations_Sales -
002_Calculation_Sales -
003_Orders_and_Confirmations -
004_Delivery_Notes -
005_Invoices -
009_-----------------------------------------------
010_CSD CSD
015_Presentations -
020_Contracts -
030_Customer_Data -
040_Supplier_Data -
090_ESR ESR
099_-----------------------------------------------
100_PMP-R PMP / PMR
110_PS PS
120_QAP QAP
130_Weekly_Status -
140_MOM MOM
150_Project_Correspondence -
170_MSR
180_DRR DRR
190_PSR PSR
199_-----------------------------------------------
210_Quotes -
220_Requisition_Note -
230_Purchase_Order -
240_Prod_Calc -
249_-----------------------------------------------
English
Source Control Drawing
Catalogue Part Specification
First Article Inspection Plan / Report

User Requirement Specification

Systen Requirements Document
Qualification Test Procedure
Failure Mode Effect Analysis
… FMEA of the product
… FMEA of the production processes
… further risk analysis

Design Description Documents

Engineering Change Log

Industrial Design

Design Analysis Documents

System Verification Report
Qualification Test Report
Acceptance Test Procedure

Declarations of Conformity

Product Data Sheet

Trouble Shooting Guide

Device Master Record Index

Document Receive Confirmation
Top Level Bill of Material
Bill of Material
Material Compliance Bill of Material

Acceptance Test Instructions

Assembly Instruction
Manufacturing Process Description
… Assessment Production Ramp-up
… Manufacturing Process Parameter
… Process Control Plan
… Production Process Flow
… Process Control Plan Auditsheet (Format)
...Approved Tooling & Fixture
...OP Training Record on each model
...Line setup checklist Format
...Line setup procedure/ line setup work instruction
...Test/ Study Report: ( like Cpk, GR &R, etc.).
...Golden Samples/ Reference Samples approval document
...3rd party test/ verification/ qualification result

Manufacturing Process Validation

Device History Records

Incoming Inspection Plans / Reports

Change Requests
Change Notification
Special Releases
Acceptance Test Reports
Lessons Learned

There are many folders defined for differrent purposes. Not always every folder
need to be used. Those not used folderes are always put into "unused folders"
and in case we need it later on we cut and paste it a level higher and use it.

Customer Specification

Engineering Sample Request

Project Management Plan / Project Management Report

Project Schedule
Quality Assurance Plan

Minutes of Meeting

Milestone Review Reports

Design Review Reports
Project Status Report
Product Calculation
Deutsch Comments in English
-

-
-
-
-

-
"Sonderfreigaben"

Kundenspezifikation

Musterbau

-
Projekt-Zeitplan
-

Besprechungsnotizen

Meilestein-Review-Report
Meilestein-Review-Report
Projekt-Status-Report
Quotes for parts and assemblies from suppliers
Project Product Folder Template

alte Ordnerstruktur (von 2008) neue Ordnerstruktur 2023-11-10

001_Quotations_and_Enquiries reduziert 001_Quotations_Sales
002_Calculation_Sales = 002_Calculation_Sales
003_Orders_and_Order_Confirmations reduziert 003_Orders_and_Confirmations
004_Delivery_Notes = 004_Delivery_Notes
005_Invoices = 005_Invoices

009_----------------------------------------------------- = 009_----------------------------------------------
010_CSD_Customer_Specification reduziert 010_CSD
015_Presentations = 015_Presentations
020_Agreements_and_Contracts reduziert 020_Contracts
030_Customer_Data = 030_Customer_Data
040_Supplier_Data = 040_Supplier_Data
N/A new 090_ESR

099_----------------------------------------------------- = 099_----------------------------------------------
100_PMP_Programm_Management_Plan reduziert 100_PMP-R
110_PMS_Project_Schedule reduziert 110_PS
120_QAP_Quality_Assurance_Plan reduziert 120_QAP
130_WS_Weekly_Status reduziert 130_Weekly_Status
140_MM_Meeting_Minutes reduziert 140_MOM
150_Project_Correspondence = 150_Project_Correspondence
N/A new 170_MSR
180_Design_Review_Reports reduziert 180_DRR

190_PSR_Project_Status_Reports reduziert 190_PSR

199_----------------------------------------------------- = 199_----------------------------------------------
210_Quotation_Purchasing reduziert 210_Quotes

220_Requisition_Note = 220_Requisition_Note
230_Purchase_Order = 230_Purchase_Order
240_Product_Calculation = 240_Prod_Calc

249_----------------------------------------------------- = 249_----------------------------------------------
250_SCD_Source_Control_Documents reduziert 250_SCD_CPS

260_CPS_Catalogue-Part_Specifications entfällt 260_CPS

270_FAI_First_Article-Sample_Inspection reduziert 270_FAIP-R
280_Customer_Samples = 280_Customer_Samples
299_----------------------------------------------------- = 299_----------------------------------------------
300_URS_User_Requirements_Specification reduziert 300_URS
310_SRD_System_Requirements_Specificati reduziert 310_SRD
320_QTP_Qualification_Test_Procedure reduziert 320_QTP
330_RM_Risk-Management reduziert 330_FMEA_Risk
…/FMEA_Product
…/FMEA_Process
…/RA

350_DDD_Design_Description reduziert 350_DDD

399_----------------------------------------------------- = 399_----------------------------------------------
400_ECL_Engineering_Change_Log reduziert 400_ECL
420_ECAD = 420_ECAD
430_Industrial-Design reduziert 430_ID
440_MCAD = 440_MCAD
490_Accessories = 490_Accessories
499_----------------------------------------------------- = 499_----------------------------------------------
500_Software_Sources reduziert 500_SW_Sources
510_Software_Release reduziert 510_SW_Release
599_----------------------------------------------------- = 599_----------------------------------------------
600_DAD_Design_Analysis reduziert 600_DAD
610_SVR_System_Verification_Reports reduziert 610_SVR
620_QTR_Qualification_Test_Reports reduziert 620_QTR
650_ATP_Acceptance_Test_Procedure reduziert 650_ATP
680_AAC_Agency_Approval_Certificates reduziert 680_Approvals

690_Declarations_of_Conformity reduziert 690_DoC

699_----------------------------------------------------- = 699_----------------------------------------------
700_PDS_Product_Data_Sheet reduziert 700_PDS
730_Device-Labels entfällt 730_Device-Labels
750_UM_User-Manual entfällt 750_UM_User-Manual

760_Packaging entfällt 760_Packaging

765_Packaging-Labels entfällt 765_Packaging-Labels
770_SM_Service-Manual reduziert 770_Service_Manual
780_TSG_Trouble-Shooting-Guide reduziert 780_TSG
799_----------------------------------------------------- = 799_----------------------------------------------
800_DMRI_Device_Master_Record_Index reduziert 800_DMRI
810_DRC_Document_Receive_Confirmation reduziert 810_DRC
820_TBOM = 820_TBOM

830_BOM = 830_BOM

840_MCBOM = 840_MCBOM
849_----------------------------------------------------- = 849_----------------------------------------------
850_Acceptance-Test_Instructions reduziert 850_ATI
860_Assembly_Instructions reduziert 860_ASI

870_Packaging_Instructions reduziert 870_PAI

880_MPD_Manufacturing_Process_Descript reduziert 880_MPD
.../APR
…/MPP
…/PCP
…/PPF

890_MPV_Manufacturing_Process_Validatio reduziert 890_MPV

899_----------------------------------------------------- = 899_----------------------------------------------
900_DHR_Device_History_Records reduziert 900_DHR
910_Incoming_Inspection_Reports reduziert 910_IIP-R
920_Rework_Records = 920_Rework_I-R

930_Change-Notification_Copies reduziert 930_CR_CN_Links

940_Interim_Approvals reduziert 940_SR_Links

950_ATR_Acceptance_Test_Reports reduziert 950_ATR

960_Lessons_Learned reduziert 960_LL
Glossar englisch deutsch
-
-
-
-
-

-
CSD Customer Specification Kundenspezifikation
-
-
-
-
ESR Engineering Sample Request Musterbau

-
PMP / PMR Project Management Plan / Project Management Report -
PS Project Schedule Projekt-Zeitplan
QAP Quality Assurance Plan -
-
MOM Minutes if Meeting Besprechungsnotizen
-
Milestone Review Reports Meilestein-Review-Report
DRR Design Review Reports Meilestein-Review-Report

PSR Project Status Report Projekt-Status-Report

-
-

-
-
- Product Calculation

-
SCD Source Control Drawing -
CPS Catalogue Part Specification
-
FAIP / FAIR First Article Inspection Plan / Report -
-
-
URS User Requirement Specification -
SRD Systen Requirements Document -
QTP Qualification Test Procedure -
FMEA Failure Mode Effect Analysis -
… FMEA of the product
… FMEA of the production processes
… further risk analysis

DDD Design Description Documents -

-
ECL Engineering Change Log -
-
ID Industrial Design -
-
-
F
-
-
-
DAD Design Analysis Documents
SVR System Verification Report
QTR Qualification Test Report
ATP Acceptance Test Procedure
-

DoC Declarations of Conformity

-
PDS Product Data Sheet
-
-

PAI Packaging Instructions

-
-
TSG Trouble Shooting Guide
-
DMRI Device Master Record Index
DRC Document Receive Confirmation
TBOM Top Level Bill of Material

BOM Bill of Material

MCBOM Material Compliance Bill of Material

-
ATI Acceptance Test Instructions
ASI Assembly Instruction

-
MPD Manufacturing Process Description
… Assessment Production Ramp-up
… Manufacturing Process Parameter
… Process Control Plan
… Production Process Flow

MPV Manufacturing Process Validation

-
DHR Device History Records
IIP-R Incoming Inspection Plans / Reports
-

CR Change Requests
CN Change Notification

SR Special Releases "Sonderfreigaben"

ATR Acceptance Test Reports

LL Lessons Learned
 Kommentare HS Kommentar DF
19.10.2023: _Sales angehangen

19.10.2023: der Bereich 001 bis 009 ist

gedacht, um Angebote an den Kunden,
Kundenbestellungen, Rechnungen usw.
abzulegen, wenn nötig. Ich nutze 001 bis 003
häufig, den Rest nie. Aber man muss die
Ordner ja nicht aus den "unused folders"
rausholen.

19.10.2023: neu erzeugt

19.10.2023: 140_MOM 140_MM ??

Review-Report 19.10.2023: neu

Review-Report 19.10.2023 DF: du hast recht. Daher neu
170_MSR und 180 bleibt DRR
Brauchen wir den
Design_Review_Reports nicht doch
noch, auch wenn er bisher nur für
die Ablage der MSRs benutzt
wurde?
Denn Reviews sollten laut MSR-
Liste ja durchgeführt werden und
brauchen einen Ablageort

Quotes for parts and 19.10.2023: machen wir nur 210_Quotes draus Sollte man versuchen zu kürzen
assemblies from weil man oft weitere Unterordner
suppliers zu besseren Sortierung anlegt

19.10.2023: bleibt, muss nicht hochgeholt Wird der noch gebraucht, wer nutzt
werden. Könnte aber sein, dass man mal eine den? Was soll hier abgelegt
spezielle PO ablegen möchte werden?
19.10.2023: gekürzt zu Prod_Calc Sollte man versuchen zu kürzen
weil man oft weitere Unterordner
zu besseren Sortierung anlegt

Regulatory Affairs: Approvals, Reports &

Certificates

Label sind SCD Teile, liegen also dort ab

User Manual ist SCD Teil, liegt dort ab. Vom
Kunden erstelltes Manual, das wir nur zur Info
haben, liegt bei Customer Data ab (vgl.
Synthes Manual).

Packaging sind SCD Teile

Label sind SCD Teile, liegen also dort ab
u.a. Disassembly Instruction für Labor usw.
brauchen wir den Ordner noch im
Projektverzeichnis? TBOM u. BOM sollen in
120_SCD_CPS liegen
19.10.2023: ok, lassen wir, muss man ja nicht
aus "unused folders" hochholen
brauchen wir den Ordner noch im
Projektverzeichnis? TBOM u. BOM sollen in
120_SCD_CPS liegen
19.10.2023: ok, lassen wir, muss man ja nicht
aus "unused folders" hochholen
welche Art von Doku legen wir dort ab?
19.10.2023: geändert zu 920_Rework_I-R
19.10.2023: daher "Links" im Namen, wird
aber wohl auch eher selten hervorgeholt
werden, geändert in CR_CN_Links
19.10.2023: daher "Links" im Namen, wird
aber wohl auch eher selten hervorgeholt
werden, geändert in SR_Links
liegen aktuell nur Links auf die CPS-
Ordner drin. kann also gelöscht
werden
liegen aktuell nur Links auf die CPS-
Ordner drin. kann also gelöscht
werden
Wo kommen die Re-Work-
Instructions hin. Name ändern in
920_Rework_I&R ?
Sonderfreigaben sind doch unter
dem Quality-Ordner abzulegen,
könnte hier also gelöscht werden
Komentare RHa Kommentar AS Kommentar EBe

sollte man für die

Toolings und
Zulassungen invoices
liegen lassen?

Hier sollte man alle Daten

(Bilder, TRs, Datenblätter,
etc...) zu den jeweiligen
Product-ESR ablegen.

220_BANF ?
240_Prod_Calc ?

CPS Verknüpfungen liegen meistens im 250_SCD Ordner ab. Diesen

hier liegen neben den ATPs auch die TDS' ab, Vorschlag 650_TDS_AT
Liegt zwar nur die Links von
TBOMs u. BOMs drin aber
ist wichtig um schnell auf
die Stückliste zu kommen
(wenn P/Ns gerade nicht im
Kopf)

Liegt zwar nur die Links von

TBOMs u. BOMs drin aber
ist wichtig um schnell auf
die Stückliste zu kommen
(wenn P/Ns gerade nicht im
Kopf)

Wenn dann nur Links davon

hier ablegen, die originale
CNs liegen im
entsprechenden CR Ordner
ab.

Wenn dann nur Links davon

hier ablegen, die originale
SF liegen im 010_Quality\
250_Sonderfreigaben
stens im 250_SCD Ordner ab. Diesen kann man vielleicht in 250_SCD_CPS ändern und die 260_CPS löschen

ch die TDS' ab, Vorschlag 650_TDS_ATP