PENYEDIAAN DOKUMENTASI PROJEK KIK

PENYEDIAAN DOKUMENTASI
PROJEK KIK HORIZON BAHARU
BORANG PENYERTAAN
1 PROJEK KIK

RINGKASAN PROJEK
2 KIK

PERINCIAN PROJEK
3 KIK
Buktikan perancangan Projek KIK
JADUAL PERBATUAN
4
5
SKEMA PEMARKAHAN HORIZON BAHARU KIK
DOKUMENTASI

6
SKEMA PEMARKAHAN HORIZON BAHARU KIK
DOKUMENTASI

7
Format laporan KIK (Dokumentasi)
Borang
Penyertaan

Ringkasan
Analisis data
Projek

JKNS

12-15 muka Perincian

surat Projek

Photo, Graf,
Rajah,
Grafik,
Infografik
8
MUKA DEPAN
DOKUMENTASI

9
KANDUNGAN DOKUMENTASI
Maksimum saiz tulisan adalah 11
Borang • Lampiran
dengan jenis font arial dan spacing
multiple 1.15
Penyertaan

• 300 – 500 patah

Ringkasan perkataan tidak
lebih 2 muka
Eksekutif surat

Perincian • Lampiran
Projek

10
 1 BORANG PENYERTAAN
Latar Belakang
Maklumat kumpulan (borang penyertaan &
Kumpulan &
1 a Sokongan serta kelulusan pihak pengurusan 4
Penglibatan pihak
tertinggi Jabatan
pengurusan [ 4 ]

Dokumen lampiran sokongan yang

boleh dilampirkan ialah surat
penubuhan, surat kelulusan projek,
cabutan minit mesyuarat.

Senarai ahli/ carta organisasi

kumpulan juga boleh dijadikan
lampiran Bersama-sama borang
penyertaan

11
 2 RINGKASAN EKSEKUTIF
Penerangan ringkas projek KIK HB yang dilaksanakan merangkumi bidang dan kategori
inovasi, penjelasan outcome dan impak serta potensi pengembangan projek.
(maksima 300 hingga 500 patah perkataan/ tidak melebihi 2 muka surat)
(Arial 11/12)

BIDANG : Inovasi Sosial/ Inovasi Penyampaian Perkhidmatan

KATEGORI : Penciptaan / Penambahbaikan
TAJUK PROJEK : Projek maslah yang dipilih

MASALAH : Secara ringkas, ceritakan cara / kaedah / proses penyelesaian

PENJELASAN OUTCOME & IMPAK : Secara ringkas ceritakan penjelasan outcome dan
impak yang diperolehi hasil dari penyelesaian masalah yang kumpulan telah temui.

POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK : Secara ringkas, ceritakan potensi pengembangan

projek.

12
 3 PERINCIAN PROJEK
SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK
( WA JA R A N M A R K A H [ 1 0 ] )
Maksima 3000-5000 patah perkataan 10 hingga 12 muka surat.
(Arial 11/12) & Spacing 1.15

a Kaitan dengan fungsi utama Jabatan / Organisasi 1

Memenuhi kehendak pelanggan dan pemegang
b 2
taruh (stakeholder)
Significak Pemilihan c Sejajar dengan agenda dan matlamat nasional 2
2
Projek [ 10 ]
d Kaitan dengan keadaan dan ekosistem semasa 2
e Kaedah pemilihan projek dan analisis 2
f Penyataan sasaran Outcome & Impak 1
Menepati kriteria projek Horizon Baharu
KIK;

▪ Kreatif & Inovatif;

▪ Impak positif yang tinggi dan
menyeluruh;
▪ Pulangan nilai terbaik;
▪ Replikasi; dan
▪ Pengkormesialan.
13
 3 PERINCIAN PROJEK
SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK
( WA JA R A N M A R K A H [ 1 0 ] )
ISI DOKUMENASI

a) Kaitan dengan fungsi utama jabatan/ organisasi

➢ mestilah ada kaitan secara langsung dan tidak langsung dengan FUNGSI utama jabatan/agensi. Berkaitan dengan Visi

dan Misi dan berdasarkan justifikasi yang diperolehi (penemuan berdasarkan pemerhatian atau data) dan

dinyatakan sama untuk menyelesaikan masalah, penambahbaikan atau mencipta sesuatu yang baharu sebagai

pelengkap kepada inisiatif sedia ada. Dikaitkan dan dihurai. Sila beri penerangan dan bukti.

b) Memenuhi kehendak pelanggan & pemegang taruh (stakeholder)

➢ Projek yang dihasilkan mestilah memenuhi kehendak pelanggan (bergantung kepada jenis projek) dan pihak

berkepentingan (bergantung kepad jenis produk). Ianya juga boleh berkaitan dengan piagam pelanggan dan

diterangkan dengan jelas berkaitan kepentingan stakeholder. Projek yang dihasilkan hendaklah memenuhi kehendak

pelanggan / kumpulan sasar dan pemegang taruh atau pihak berkepentingan. Berikan penerangan dan bukti.
14
 3 PERINCIAN PROJEK
SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK
( WA JA R A N M A R K A H [ 1 0 ] )
c) Sejajar dengan nasional agensi
➢ Projek yang dihasilkan hendaklah dikaitan dengan agenda nasional seperti RMK 12. Dasar Negara, NKRA,

Transformasi Perkhidmatan Awam, dasar-dasar baharu dan pendekatan yang diperkenalkan serta sedia ada. Sejajar

dengan mana-mana agenda nasioanal juga boleh berkaitan dengan agenda agensi. Berikan penerangan dan bukti.

d) Kaitan dengan keadaan & ekosistem semasa

➢ Projek juga dikaitkan dengan keadaan & ekosistem semasa iaitu berdasarkan isu/ masalah/ agenda/ ekspektasi/

kehendak setempat negara/ dalaman. Berikan penerangan dan bukti.

e) Kaedah pemilihan projek dan analisis

➢ Tools sebagai kaedah / pemudah cara untuk kumpulan KIK HB memilih projek. Kewujudan data isu/ masalah yang

sahih dan dianalisa . Berikan penerangan dan bukti.

f) Penyataan sasaran outcome dan impak

➢ Apakah sasaran yang akan diperolehi jika melaksanakan projek ini dari segi outcome dan impak.
15
Berikan penerangan dan bukti
 3 PERINCIAN PROJEK
TINDAKAN PENYELESAIAN
( WA JA R A N M A R K A H [ 2 3 ] )
Maksima 3000-5000 patah perkataan 10 hingga 12 muka surat.
(Arial 11/12) & Spacing 1.15

Strategi penyelesaian kreatif termasuk aplikasi

a 8
penggunaan tools
Tindakan
3 Penyelesaian b Penghasilan dan Pengujian Prototaip 8
[ 23] c Perakuan daripada pihak bertauliah / pihak berkuasa 3
d Pelaksanaan Inovasi Projek 4

Kaedah perancangan penghasilan projek dan tempoh penghasilan projek perlu ditunjukkan daripada bermulanya
kelulusan sehingga pelaksanaan dan sebaik-baiknya dalam bentuk jadual/ carta.

Mendokumentasikan setiap Langkah proses penghasilan projek dengan ringkas dan padat. Pembuktian boleh
ditunjukkan dalam bentuk ringkasan rajah/ diagram/ gambar.

Perakuan daripada badan bertauliah seperti SIRIM, NIOSH, CIDB, PUSPAKOM, dan lain-lain atau melalui organisasi
yang memberi penarafan Bintang, Pensijilan ISO dan lain-lain berkiatan.

Pelaksanaan Inovasi (penyeragaman) di peringkat Stesen / Daerah/ Negeri / Ibu Pejabat/ seluruh Malaysia.

Setiap penyataan yang memenuhi kriteria hendaklah disokong dengan data sama ada dalam dokumentasi atau
lampiran.
16
 3 PERINCIAN PROJEK
TINDAKAN PENYELESAIAN
( WA JA R A N M A R K A H [ 2 3 ] )
ISI DOKUMENASI
a) Strategi penyelesaian kreatif termasuk aplikasi penggunaan tools.
➢ Kaedah perancangan penghasilan projek dan tempoh penghasilan projek juga perlu ditunjukkan daripada

bermulanya kelulusan sehingga pelaksanaan dan sebaik-baiknya dalam bentuk jadual / carta batu. Kaedah

penyelesaian yang digunakan (tools), penerangan jelas mengenai kaedah penyelesaian dan penerangan strategi

pelaksanaan. Tujukkan kaedah serta penerangan bersama pendekatan.

b) Penghasilan dan pengujian Prototaip

➢ Mendokumentasikan setiap Langkah proses penghasilan projek dengan ringkas dan padat. Setiap pengujian

dilengkapi dengan pembuktian dan boleh ditunjukkan dalam bentuk ringkasan rajah/ diagram/ gambar.

c) Perakuan daripada pihak bertauliah/ pihak berkuasa

➢ Perakuan daripada badan bertauliah dan mestilah luar daripada agensi yang sama. Berikan penerangan dan bukti.

d) Pelaksanaan Inovasi
➢ Penyeragaman di peringkat dalaman, peringkat stesen / Daerah/ Negeri/ Ibu Pejabat/ seluruh Malaysia. Berikan
penerangan dan bukti.

17
 3 PERINCIAN PROJEK
K E B E R H A S I L A N P R O J E K ( O U T C O M E & I M PA K )
( WA JA R A N M A R K A H [ 5 3 ] )
Maksima 3000-5000 patah perkataan 10 hingga 12 muka surat.
(Arial 11/12) & Spacing 1.15

4.1 Outcome a Pencapaian Outcome dan Pembuktian 26

projek [ 35]
b Faedah Sampingan (luar jangka) 10
4 4.2 Impak
a Penilaian Impak dan Pembuktian 14
projek [ 18]
b Faedah Sampingan (luar jangka) 4

• Pencapaian outcome sebenar hendaklah didokumenkan dengan terperinci dan padat serta
disokong dengan data rasmi yang sahih yang diperolehi melalui kajian,laporan kewangan, laporan
tahunan, kenyataan akhbar, rekod perkhidmatan pelanggan dan sebagainya.

• Maklumat boleh dinyatakan dalam bentuk jadual/ rajah sama ada dalam dokumen atau lampiran.

18
 3 PERINCIAN PROJEK
K E B E R H A S I L A N P R O J E K ( O U T C O M E & I M PA K
( WA JA R A N M A R K A H [ 5 3 ] )
ISI DOKUMENASI

OUTCOME PROJEK
a) Pencapaian outcome dan pembuktian
➢ Hendaklah didokumenkan dengan terperinci dan padat serta disokong dengan data rasmi yang sahih diperolehi

melalui kajian, laporan kewangan, laporan tahunan, kenyataan akhbar, rekod perkhidmatan pelanggan dan

sebagainya serta pengesahan. Maklumat boleh dinyatakan dalam bentuk jadual/ rajah sama ada dalam dokumen

atau lampiran. Merupakan hasil yang diperolehi daripada pelaksanaan program/ inisiatif dalam jangka pendek.

Pencapaian outcome perlu dinilai melalui kajian dan pemerhatian secara terperinci dan sistematik. Penetapan

kaedah untuk mengukur pencapaian inisiatif inovasi adalah penting. Lazimnya ia dalam bentuk masa, kos, tenaga

manusia, produktiviti, prestasi, kualiti dan keselamatan.

b) Faedah sampingan (luar jangka)

➢ Merujuk kepada outcome luar jangka yang pada awalnya tidak disasarkan tetapi dapat dibuktikan dan signifikan

semasa pengukuran pencapaian outcome. Pembuktian (data/pengiraan / gambar dan lain-lain) dan pengesahan.

19
 3 PERINCIAN PROJEK
K E B E R H A S I L A N P R O J E K ( O U T C O M E & I M PA K
( WA JA R A N M A R K A H [ 5 3 ] )
ISI DOKUMENASI

IMPAK PROJEK
a) Pencapaian impak dan pembuktian
➢ Merujuk kepada kesan daripada pelaksanaan program / inisiatif dan dalam konteks ini ialah inovasi dalam jangka

Panjang (selepas 6-12 bulan dan ke atas). Kaedah penilaian impak juga pelbagai dan boleh dibuat secara kualitatif-

pemerhatian, data jabtan/ pengiraan/ gambar / sebagainya dan pengesahan dengan mengambilkira aspek seperti

ekonomi, social, alam sekitar, kerajaan dan negara. Contohnya kelestarian alam sekitar, kemakmuran ekonomi,

keharmonian social, peningkatan keselamatan awam dan pembuktiannya melalui data dan maklumat primer dan

sekunder.

b) Faedah sampingan (luar jangka)

➢ Faedah-faedah sampingan yang signifikan dan diperolehi dari pelaksanaan inovasi ini serta pembuktian (data/

pengiraan / gambar dan lain-lain) dan pengesahan.

20
 3 PERINCIAN PROJEK
POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK
( WA JA R A N M A R K A H [ 1 0 ] )
Maksima 3000-5000 patah perkataan 10 hingga 12 muka surat.
(Arial 11/12) & Spacing 1.15

Potensi a Tahap ketersediaan teknologi / sistem/ proses 4

5 Pengembangan
Projek [ 10] b Tahap Replikasi atau pengkormesialan 6

• Maklumat berkaitan perjanjian dengan pihak ketiga bagi pengembangan projek melalaui
pengkormesialan atau replikasi juga boleh dinyatakan;

• Maklumat mengenai tindakan perlindungan harta intelek;

• Tindakan promosi dan pameran juga boleh diambilkira di bawah kriteria ini; dan

• Pembuktian boleh berbentuk gambar, dokumen Standard Operating Procedure, carta alir kerja,
manual prosedur kerja dan sebagainya.

21
 3 PERINCIAN PROJEK
POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK
( WA JA R A N M A R K A H [ 1 0 ] )
ISI DOKUMENASI

a) Tahap ketersediaan teknologi/ system/ proses.

➢ Mempunyai nilai (tambahbaik atau baharu) boleh digunakan serta merta, kukuh dan telah dilaksanakan. Siap sedia

tanpa perubahan. Pembuktian boleh berbentuk gambar, dokumen Standard Operating Procedure, carta alir kerja,

manual procedure kerja dan sebagainya.

b) Tahap replikasi/ pengkormesialan

➢ Nyatakan dengan jelas dan padat sekiranya, Tindakan perlindungan harta intelek telah dibuat melalui pendaftaran

dengan MyIPO atau pelaksanaan patent search oleh agensi harta intelek. Maklumat ini perlu dimasukkan dalam

dokumentasi dan pembuktian didokumenkan sebagai lampiran. Maklumat berkaitan perjanjian dengan pihak ketiga

bagi pengembangan projek melalui pengkormesialan atau replikasi juga perlu dinyatakan. Contohnya pihak yang

berminat untuk membeli atau menggunapakai teknologi/ system / proses yang dihasilkan. Tindakan promosi dan

pameran juga boleh dinilai di bawah kriteria ini.

22
 3 PERINCIAN PROJEK
LAMPIRAN PROJEK

ISI DOKUMENASI

Lampiran setiap maklumat yang menunjukkan bukti untuk segala penerangan di bab perincian boleh diletakkan di
bahagian belakang sekali. Semua maklumat lampiran mestilah bertanda nombor yang sama disebut disetiap ayat yang
diletakkan di dalam perincian projek bagi memudahkan juri untuk membuat semakan. Jumlah helaian lampiran
sekurang-kurangnya antara 15- 30 helai. Contoh berikut:

23
 Isu dan penemuan penilaian panel KIK
• Analisa penyataan masalah dengan penggunaan
tools yang kurang berkesan;

• Penggunaan data dan statistic yang tidak

disertakan semasa penilaian pernyataan masalah;

• Penggunaan management tools seperti

Brainstorming, Design Thinking, SWOT, SCAMPER,
PARETO dan Ishikawa yang masih boleh
dipertingkatkan;

• Buku laporan yang tidak mengikut standart seperti

hanya comb binding, isi tidak menarik, kurang
infografik, salah ejaan, penyampaian penulisan
kurang berkesan.

• Pembentangan yang kurang berkesan dan Montaj

kurang menarik
Luriahk Rawna@Copyright