Bộ phận OPE

Số 8.5_MVN_01_08
QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS CHO HÀNG XÁ TẠI PHÚ MỸ
Phiên bản Ver 2
Ngày ban hành 6/3/2022

I. QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ (HÀNG XÁ)
Giai đoạn Bước Quy trình Bộ phận Mô tả công việc của bộ phận Biểu mẫu
Đối tượng khách hàng:
1. Công ty thương mại
01 Tiếp cận và nhận nhu cầu Sales LSP
2. Nhà máy
3. Công ty làm dịch vụ logistics

Bản chào phí dịch vụ

02 Gởi báo giá Sales LSP

Khách hàng xác nhận báo

03
Bán hàng giá

- Gởi hợp đồng mẫu của Công ty.

04 Gởi hợp đồng LSP Admin - Giải thích, thương lượng và thống nhất các điều khoản dựa
Hợp đồng
trên bản chào phí 2 bên đã xác nhận

05 Ký hợp đồng

- Nhận kế hoạch của Chủ Hàng

Tiếp nhận thông tin và lập
06 LSP Admin - Tạo lệnh nhập, chủ hàng, số lượng, cảng dỡ, ... trong hệ
kế hoạch nhập kho
thống

Triển khai hợp - Nhận giấy uỷ quyền do Chủ Hàng ký

đồng
- Nhận/Tạo phiếu nhỏ để nhận hàng (có mộc đỏ công ty) Mẫu do từng Chủ hàng quy định
Triển khai kế hoạch nhập
07 kho LSP Admin
- Thực hiện các thủ tục đăng ký giấy tờ + nhân sự với cảng
dỡ hàng

II. THÔNG QUAN NHẬP KHẨU HÀNG XÁ (nếu hàng xá nhập từ tàu)

Giai đoạn Bước Quy trình Bộ phận Mô tả công việc của bộ phận Biểu mẫu

- Chủ Hàng có trách nhiện hoàn tất thông quan hàng hoá 1-2
ngày trước khi tàu cập

- Chủ Hàng có trách nhiện hoàn tất đóng tiền các loại thuế (nếu
Khai hải quan và Thông có) 1 ngày trước khi tàu cập
Khai báo hải quan
quan TKHQ Chủ Hàng
và Thông quan
- Thông báo đến Bên Nhập Kho

- Thực hiện các thủ tụcxác nhận phí và dịch vụ với cảng dỡ
hàng

- Chủ Hàng có trách nhiện đăng ký kiểm dịch thực vật khi tàu
cập

Kiểm dịch thực vật - Chủ Hàng có trách nhiện hoàn tất đóng tiền các loại phí liên
(áp dụng hàng Chủ Hàng quan (nếu có)
Kiểm dịch thực vật
nông sản)
- Thông báo đến Bên Nhập Kho
 III. QUY TRÌNH NHẬP HÀNG XÁ

Giai đoạn Bước Quy trình Bộ phận Mô tả công việc của bộ phận Biểu mẫu

- Gửi kế hoạch nhập hàng, lệnh nhập hàng, danh sách đăng ký
Kế hoạch nhập hàng chính - 8.2_MVN_08_06_F03 Kế hoạch nhập xuất (COM)
08 LSP Admin xe song song cho kho và bảo vệ bằng email
thức

Chuẩn bị nhập - Gửi kế hoạch đến đội vận hành kho bằng email, zalo nhóm
Tiếp nhận kế hoạch nhập kho
hàng 09 OPE Admin
hàng

Giám sát khai - Tiếp nhận kế hoạch nhập hàng

10 Bố trí nhập hàng
thác - Bố trí nhận sự, thiết bị, phương tiện, kho

11 Kiểm tra xe vào cổng Bảo vệ cổng

Bar code
Xe đến trạm cân vào Nhân viên trạm
12
Scan bar code cân

Nhân viên trạm

13 Xe cân vào tại trạm cân
cân Phiếu cân vào

Giao phiếu cân vào cho tài Nhân viên trạm

14 - Phiếu cân "vào"
xế cân

- 8.5_MVN_01_08_F01 Phiếu kiểm tra quá trình nhập hàng cho xe đầu tiên tại mỗi box
15 Kiểm tra kho, hố liệu cho Nhân viên kho
xe đầu tiên

Nhập hàng
Nhập hàng trực tiếp vào
16 Nhân viên kho
qua hố liệu box

Bố trí nhân Bar code

17 Scan bar viên kho Nhân viên kho
code giám sát

Xe nhập Xe nhập
18 hàng vào hố hàng vào Nhân viên kho
liệu box

Scan bar Bar code

19 Nhân viên kho
code
 Scan bar
19 code Nhân viên kho

Nhân viên trạm

20 Xe đến trạm cân ra
cân

Nhập hàng

Scan bar code Nhân viên trạm

21
cân

Thu hồi phiếu cân vào Nhân viên trạm Phiếu cân vào
22
cân

Tiến hành cân xe ra Nhân viên trạm

23
cân

Kiểm tra chênh lệch số ký

thực nhận với số lượng Nhân viên trạm
24
nhận trên phiếu cân Cảng cân

- Thông báo cho Giám sát khai thác khu vực Phú Mỹ ghi nhận
Xử lý trường hợp xe Nhân viên trạm xe đó và đưa ra phương án xử lý.
25 chênh lệch ký ≥30 kg cân
 Phiếu cân ra, gồm 3 phiếu cân:

Nhân viên trạm - Xuất phiếu cân (3 phiếu giống nhau) - Phiếu 1: trạm cân
26 Xuất phiếu cân
cân - Trạm cân giữ 1 phiếu cân (có chữ ký tài xế), giao các phiếu - Phiếu 2: bảo vệ
còn lại cho tài xế - Phiếu 3: tài xế

27 Xe ra cổng Bảo vệ cổng

Phiếu cân ra
28 Thu hồi phiếu cân ra Bảo vệ cổng

29 Kiểm tra xe ra cổng Bảo vệ cổng

Kiểm tra checklist nhập - 8.5_MVN_01_08_F01 Phiếu kiểm tra quá trình nhập hàng cho xe đầu tiên tại mỗi box
30 hàng hằng ngày OPE Admins

Kiểm tra đối chiếu số liệu file xuất nhập và số lượng xe nhập
Kiểm tra số liệu xuất nhập thực tế từng ca.
31 OPE supervisor:
hằng ngày

Sau khi nhập hàng

Báo cáo số lượng nhập - Trích xuất file excel từ hệ thống

32 kho hằng ngày cho Chủ LSP Admin
Hàng - Gửi đến Chủ hàng hằng ngày trước 9:30 am

33 Kết thúc

IV. QUY TRÌNH XUẤT HOÁ ĐƠN SAU KHI NHẬP HÀNG

Giai đoạn Bước Quy trình Bộ phận Mô tả công việc của bộ phận Biểu mẫu

- Kỳ tính phí HÀNG THÁNG:

- Kỳ 1: 01-15 Bảng kê số lượng hàng trong kho

34 Tính phí dịch vụ LSP Admin

- Kỳ 2: 16-30/31.
Kiểm tra số liệu
trước khi gửi đối
chiếu - Hoặc thời điểm kết thúc lô hàng trước khi đến kỳ tính.
- Kết xuất và kiểm tra số liệu từ dữ liệu hệ thống.
Tạo phiếu dịch vụ & - Tổng hợp số liệu và đơn giá để tạo phiếu dịch vụ.
35 Proforma Invoice trên hệ LSP Admin
thống - Báo cáo bảng kê nhập xuất trong kỳ.
- Báo cáo Proforma Invoice
- Đính kèm bảng kê trong email.
Bảng kê số lượng hàng trong kho
36 Gửi email đối chiếu số liệu LSP Admin
Proforma Invoice

Đối chiếu số liệu

với khách hàng

Khách hàng xác nhận số Xác nhận số liệu qua email

37 Khách hàng
liệu
 - Tạo hóa đơn trên hệ thống Bravo.
- Bấm phát hành.
Phát hành hóa đơn 38 Phát hành hóa đơn điện tử LSP Admin - Hệ thống tự động gửi email Thông báo phát hành hóa đơn
điện tử đến khách hàng.

V. QUY TRÌNH XUẤT HÀNG XÁ

A. ĐỐI VỚI PHƯƠNG TIỆN ĐƯỜNG BỘ (XE TẢI)
Giai đoạn Bước Quy trình Khối lượng công việc Mô tả công việc của bộ phận Biểu mẫu
LSP Admin
- Nhận lệnh xuất hàng, danh sách đăng ký xe từ Chủ hàng
- 8.2_MVN_08_06_F03 Kế hoạch nhập xuất (COM)
bằng email
Tạo RO trên Odoo theo lệnh xuất khách - Gửi kế hoạch xuất hàng, lệnh xuất hàng, danh sách đăng ký
39 Kế hoạch xuất hàng xe song song cho kho và bảo vệ bằng email
hàng. Gửi lệnh xuất hàng (RO) đến OPE
OPE Admin
Chuẩn bị xuất
- Gửi kế hoạch đến đội vận hành kho Email, zalo
hàng

Giám sát khai thác

- Tiếp nhận kế hoạch xuất hàng
40 Bố trí xuất hàng Nhận lệnh xuất hàng từ Sales
- Bố trí nhận sự, thiết bị, phương tiện, hàng hóa

Bảo vệ cổng

- 8.5_MVN_01_03_F03a Phiếu kiểm tra quy trình xuất hàng tại kho Phú Mỹ
41 Kiểm tra xe vào cổng Kiểm tra khối lượng còn của lệnh xuất hàng

Bảo vệ cổng

Giao biểu mẫu kiểm tra - 8.5_MVN_01_03_F03a Phiếu kiểm tra quy trình xuất hàng tại kho Phú Mỹ
42
cho tài xế

Nhân viên trạm cân

43 Kiểm tra tải trọng của xe. Nhập số lượng

Xe cân vào tại trạm cân
giao vào phiếu cân vào - 8.5_MVN_01_03_F03a Phiếu kiểm tra quy trình xuất hàng tại kho Phú Mỹ

Nhân viên trạm cân

44 Giao phiếu cân vào, sơ đồ

- Phiếu cân tạm, sơ đồ kho
kho cho tài xế
Xuất hàng

Nhân viên kho

45 Xe đến khu vực kho - 8.5_MVN_01_03_F03a Phiếu kiểm tra quy trình xuất hàng tại kho Phú Mỹ

Tài xế xe xúc

- 8.5_MVN_01_03_F03a Phiếu kiểm tra quy trình xuất hàng tại kho Phú Mỹ
46 Xe đến box nhận hàng Dựa vào số lượng giao để lên hàng cho xe

Tài xế xe xúc
- Thẻ box
Giao thẻ box cho tài xế
47
theo đúng box lấy hàng

Nhân viên trạm cân

Thông báo số ký cho tài xế. Đảm bảo số

48 Xe ra đến trạm cân lượng hàng trên xe không vượt quá số
lượng cần giao
 48

Nhân viên trạm cân

Kiểm tra checklist - Kiểm tra biểu mẫu 8.5_MVN_01_03_F03a đầy đủ chữ ký và
49 đáp ứng điều kiện mới tiến hành cân ra, giao lại biểu mẫu cho - 8.5_MVN_01_03_F03a Phiếu kiểm tra quy trình xuất hàng tại kho Phú Mỹ
tài xế

Nhân viên trạm cân

Thu hồi thẻ box, sơ đồ - Thẻ box, sơ đồ kho

50 kho, phiếu cân vào khi xe - Phiếu cân vào
cân đạt số lượng hợp lý

Nhân viên trạm cân

51 Tiến hành cân xe ra

Nhân viên trạm cân 3 phiếu cân

- Xuất phiếu cân (3 phiếu giống nhau) - Phiếu 1: trạm cân
52 Xuất phiếu cân Xuất số lượng hàng thực nhận trên xe - Trạm cân giữ 1 phiếu cân (có chữ ký tài xế), giao các phiếu
- Phiếu 2: bảo vệ
còn lại cho tài xế
- Phiếu 3: tài xế
Trạm cân/ nhân viên kho/bảo vệ
1. Trong trường sai thẻ box so với thực tế PHẢI tiến hành kiểm
tra, nếu xe nhận nhầm hàng. hướng dẫn xe quay trở lại kho để
trả hàng và lấy đúng hàng. Báo cáo quản lí kho và bảo vệ nội
Xử lý nếu có các tình
Ghi chú số lượng hàng dư thiếu lên phiếu bộ lập biên bản sự việc (tài xế xe xúc, trưởng ca xác nhận)
53 huống phát sinh khi xe cân
cân
ra
2. Xe thiếu/dư ký phải lùi vào kho thêm/bớt hàng, thực hiện các
- OPL: Hướng Dẫn Lùi Xe Vào Kho Lấy Thêm Hoặc Trả Bớt Hàng
bước cho xe lùi vào xe kho theo quy định

Bảo vệ cổng
Xuất hàng Kiểm tra thu hồi biểu mẫu - 8.5_MVN_01_03_F03a Phiếu kiểm tra quy trình xuất hàng tại kho Phú Mỹ
54 đầy đủ chữ ký và đáp ứng
điều kiện.

Bảo vệ cổng

Thu hồi phiếu cân ra - Phiếu cân

Thời gian xe ra cổng
55 không được vượt quá 5
phút so với thời gian trên
phiếu giao hàng

Bảo vệ cổng

56 Kiểm tra xe ra cổng Ghi nhận số liệu cân ra theo phiếu cân

OPE Admins

Kiểm tra checklist xuất - Kiểm tra checklist xuất hàng hằng ngày - 8.5_MVN_01_03_F03a Phiếu kiểm tra quy trình xuất hàng tại kho Phú Mỹ
57 hàng hằng ngày

OPE supervisor:
- Kiểm tra đối chiếu số liệu file xuất nhập và số lượng xe xuất
Kiểm tra số liệu xuất nhập Báo cáo số liệu xuất từng ca của trạm cân. thực tế từng ca.
58
hằng ngày Số liệu số xe xuất theo báo cáo giao ca

Sau khi xuất hàng

LSP Admin:
- Trích xuất file excel từ hệ thống
Báo cáo số lượng xuất kho
59
hằng ngày cho Chủ Hàng - Gửi đến Chủ hàng hằng ngày trước 9:30 am

60
 60 Kết thúc Kết thúc

B. ĐỐI VỚI PHƯƠNG TIỆN THỦY (SALAN)

Giai đoạn Bước Quy trình Bộ phận Mô tả công việc của bộ phận Biểu mẫu

Phòng Sales
Tiếp nhận yêu cầu khách - Ký hợp đồng
01 Sales LSP
hàng - Gửi yêu cầu khai thác sà lan dự tính đến OPE
- Thực hiện các thủ tục thanh toán theo quy định của Cảng
Sales LSP Phòng Sales
- Kiểm tra các thông tin của phương tiện thủy đăng ký (sà lan,
xe)

- Cập nhật thông tin, gửi đến phòng OPE

Phương tiện thủy (tên: ABC1234567)

1. Đăng kiểm
2. Giấy đăng ký phương tiện thủy (cà vẹt) (thời hạn)
02 Tiếp nhận thông tin
3. Bảo hiểm phương tiện thủy (thời hạn)
Trước khi Sà Lan
đến 4. Bằng lái tài phương tiện thủy (thời hạn)
5. Giấy phép cập mạn
Xe nhận hàng: - Danh sách đăng ký xe
1. Tên đơn vị nhận hàng
2. Số xe, số mooc
3. Tên tài xế (CMND, bằng lái)
Sales LSP Phòng Sales Email / zalo
Gửi kế hoạch khai thác phương tiện thủy đến OPE
OPE OPE Zalo
Lập và tổ chức kế hoạch
03 1. Trang thiết bị: thiết bị đóng báo, xe xúc, xe nâng, băng
khai thác
tải….
2. Nhân lực

OPE
Trưởng ca / Foreman - Kiểm tra so sánh với thông tin sale gửi email:
Biên bản ghi nhận phương tiện thủy vào làm hàng
Kiểm tra chứng từ phương 1. Đăng kiểm, đăng ký phương tiện thủy
tiện thủy 2. Bảo hiểm phương tiện thủy
Phương tiện thủy
04 (Bản chính hoặc bản photo
cập cảng 3. Giấy phép rời cảng, bến thủy nội địa
công chứng của ngân
hàng) - Tạm giữ các giấy tờ phương tiện thủy
- Thu chi phí cập mạn (nếu có), sử dụng điện & nước

BV Long Hải Bảo vệ cổng

- Kiểm tra đối chiếu với danh sách xe đăng ký, tạm giữ giấy tờ Hướng dẫn kiểm tra xe vào cổng
05 Kiểm tra xe vào cổng
1. Đăng kiểm, cà vẹt xe
2. Bằng lái, CMND tài xế
- Kiểm tra xe tình trạng xe:

Nhân viên trạm

Nhân viên trạm cân
cân

- Thu giữ phiếu cân kho ngoài từ tài xế (không cung cấp thông
Phiếu cân
tin trên phiếu cân này cho phía phương tiện thủy)
Xe vận chuyển 06 Xe cân vào tại trạm cân
hàng đến Cảng Cảng
- ĐÔI CHIẾU SỐ CÂN TẠI CẢNG BẢO LONG VÀ SỐ CÂN
So sánh số cân tại cảng Bảo Long và cân ngoài
TRÊN PHIẾU CÂN TÀI XẾ CUNG CẤP
- Khi số cân trên 2 phiếu cân chênh lệch > 30KG hoặc 0.1%
báo thông tin đến quản lý
- Cung cấp phiếu cân vào cho xe Phiếu cân tạm
Bảo vệ Long Hải Bảo vệ/OPE
Trưởng ca/ Foreman - Kiểm tra các thông tin trên phiếu cân: tên phương tiện thủy, chủ- Phiếu cân tạm

Kiểm tra xe trước khi dỡ hàng, loại hàng, xác nhận vào phiếu cân
07
hàng tại Cảng
 07 Kiểm tra xe trước khi dỡ
hàng tại Cảng

Trưởng ca/ Foreman OPE - Tally sheet

- Giám sát quá trình xuống hàng - Biên bản sự việc (nếu có)

Xe vào cảng dỡ hàng - Ghi nhận trong quá trình xuống hàng: thời tiết, hàng hóa hư hỏng
08
xuống phương tiện thủy - Báo cáo tiến độ làm phương tiện thủy

Nhân viên trạm

Nhân viên trạm cân 5 bản phiếu cân
cân
- Thu giữ phiếu cân tạm 1. Trạm cân
- Tiến hành cân xe ra 2. Tài xế

- So sánh chênh lệch khối lượng hàng hóa với phiếu cân ngoài,
09 Xe cân ra tại cầu cân 3. Bảo vệ
nếu chệnh lệch >30kg hoặc 0.1% thông báo với quản lý
Cảng

Xe đến cầu Cảng - Ký xác nhận và cung cấp phiếu cân ra cho tài xế ký (5 bản) 4. Đại diện phương tiện thủy
xuống hàng
phương tiện thủy - Trạm cân thu lại 1 phiếu cân giao tài xế 4 bản 5. Đại diện cảng

Tài xế xe 1. Tài xế
- Tally sheet (với trường hợp đại
Trưởng ca/ Foreman 2. OPE diện phương tiện thủy ngồi tại
Xác nhận sau khi xuống phòng cân Cảng
Đại diện Phương tiện thủy 3. Đại diện phương tiện thủy
10 hàng (mỗi xe)
- Ký xác nhận lên phiếu cân, mỗi bên giữ 1 bản. - Phiếu cân

- OPE ghi nhận số lượng bàn giao với phương tiện thủy trên
tally sheet
Bảo vệ Long Hải Bảo vệ cổng
- Kiểm tra thông tin trên phiếu cân đối chiều với thực tế: chủ
- Phiếu cân
hàng, thông tin xe nhận, loại hàng
11 Kiểm tra xe ra cổng - Bảo vệ ký xác nhận và thu lại 1 phiếu cân Từ kho BL trở ra ko áp dụng bước này

- Hoàn trả giấy tờ và cho xe ra cổng

Nhân viên trạm

Nhân viên trạm cân
cân
- Xuất số liệu làm phương tiện thủy tổng, in biên bản kết toán
với - BB kết toán
số liệu tổng.
12 Trưởng ca/ Foreman Quản lý/Trưởng ca:
Kết toán phương tiện thủy
- Sau khi hoàn thành làm hàng phương tiện thủy, ký biên bản
kết toán với đại diện phương tiện thủy, đại diện chủ hàng (nếu
có).

Kết toán sau khi

hoàn tất Phương Nhân viên trạm
OPE
tiện thủy cân
- Xuất các báo cáo
13 Xuất báo cáo
1. Số liệu xuất kho - Báo cáo xuất kho
- Báo cáo khai thác phương
2. Số liệu làm hàng phương tiện thủy
tiện thủy
Sales Phòng Sale
14 Thanh toán - Xuất các báo cáo và tiến hành quyết toán với khách hàng

VI. QUY TRÌNH XUẤT HOÁ ĐƠN PHÍ LƯU KHO PHÁT SINH TRONG KÌ LƯU KHO VÀ SAU KHI HOÀN TẤT XUẤT HÀNG

Giai đoạn Bước Quy trình Bộ phận Mô tả công việc của bộ phận Biểu mẫu

- Kỳ tính phí HÀNG THÁNG:

- Kỳ 1: 01-15
61 Tính phí dịch vụ LSP Admin
- Kỳ 2: 16-30/31.
Kiểm tra số liệu - Hoặc thời điểm kết thúc lô hàng trước khi đến kỳ tính.
trước khi gửi đối
- Kết xuất và kiểm tra số liệu từ dữ liệu hệ thống.
chiếu

62 LSP Admin
 Kiểm tra số liệu
trước khi gửi đối
chiếu
Tạo phiếu dịch vụ & - Tổng hợp số liệu và đơn giá để tạo phiếu dịch vụ.
62 Proforma Invoice trên hệ LSP Admin
thống - Báo cáo bảng kê nhập xuất trong kỳ.
- Báo cáo Proforma Invoice
- Đính kèm bảng kê trong email.
Bảng kê số lượng hàng trong kho
63 Gửi email đối chiếu số liệu LSP Admin

Đối chiếu số liệu

với khách hàng

Khách hàng xác nhận số Xác nhận số liệu qua email

64 Khách hàng
liệu

- Tạo hóa đơn trên hệ thống Bravo.

- Bấm phát hành.

Phát hành hóa đơn 65 Phát hành hóa đơn điện tử LSP Admin
- Hệ thống tự động gửi email Thông báo phát hành hóa đơn
điện tử đến khách hàng.

Kết thúc
 Deparment OPE
Code 8.5_MVN_01_08
PROCESS IMPLEMENTATION OF LOGISTICS SERVICES FOR BULK CARGO IN PHU MY
Version Ver 2
Issued date 6/3/2022

I. SELLING PROCESS AND CONTRACT IMPLEMENTATION (BULK CARGO)

Process Step Procedure Department Description Form
Customer types:
1. Trading company
01 Approach Sales LSP
2. Factory
3. Logistics Service Provider

Service fee offer

02 Sending quotes Sales LSP

03 Customers' confirmation
Sales

- Send a sample contract.

04 Sending contracts LSP Admin - Explain, negotiate and agree on terms based on the fee offer
Contract
confirmed by both parties

05 Contract signing

- Get the plan from Owners

Receiving information and
06 LSP Admin - Create import orders, Owners, quantity, port of discharge, etc... in
planning to import
the system
- Receive a power of attorney signed by Owners
Contract
Implementation
- Receive/Create a small coupon to receive goods (with company red
Sample forms specified by each Owner
stamp)
07 Import plan LSP Admin
implementation - Carry out procedures for registration of documents + personnel with
the port of discharge

II. CUSTOMS FOR IMPORT OF CARGO (if the cargo is imported from a ship)
Process Step Procedure Department Description Form
- Owners are responsible for completing customs clearance of goods 1-
2 days before the ship arrives

- Owners are responsible for completing payment of taxes (if any) 1

Customs Declaration and day before the ship arrives
Customs
Clearance Owner
Declaration and
Clearance - Send notices to Importer

- Carry out the procedures to confirm fees and services with the port of
discharge

- Owners are responsible for the registration of plant quarantine when

the ship arrives

Plant quarantine - Owners are responsible for completing payment of related fees (if
(applicable to Owner any).
Plant quarantine
agricultural
products) - Send notices to Importer
 III. PROCEDURES FOR IMPORTING BULK CARGOES
Process Step Procedure Department Description Form

- Send the import plan, import order, vehicle registration list both to the
- 8.2_MVN_08_06_F03 Import and export plan (COM)
08 LSP Admin warehouse and the security team via email
Official import plan

Pre-Importing - Send the plan to the warehouse operation team via email or zalo
09 OPE Admin
Receiving import plan

Arrangement of import Operation - Receiving import plan

10
goods Supervisor - Arranging staffs, equipment, vehicles and warehouses

11 Vehicle check at entrance Security

Scan barcodes when Bar code

Weighing station
12 vehicle arrives at weighing
staff
station

Weighing station
13 Weigh inbound vehicle staff Weighing slip (inbound)

Hand over the weight slip Weighing station

14 Weighing slip (inbound)
to the driver staff

- 8.5_MVN_01_08_F01 Import checklist for the first vehicle at each box

15 Check the warehouse and Warehouse staff
hố liệu for the first vehicle

Import
Nhập hàng goods
16 directly into Warehouse staff
qua hố liệu
the box

Arrange Bar code

17 Scan bar warehouse Warehouse staff
code staffs to
supervise

Xe nhập Vehicle
18 hàng vào hố import goods Warehouse staff
liệu into the box

Scan bar Bar code

19 Warehouse staff
code

Vehicle arrives at Weighing station

20
outbound weighing station staff

Import
Import

Scan bar code Weighing station

21
staff

Weighing station Weighing slip (inbound)

22 Collect inbound weight slip staff

Weigh outbound vehicle Weighing station

23
staff

Check for any

discrepancies between Weighing station
24 actual weight and the one staff
on the weight slip

- Notify the Phu My Area Supervisor to note the vehicle and propose a
Handle the case where handling plan.
the vehicle weight Weighing station
25
difference is ≥30 kg staff
 Outbound weight slip, including:
Weighing station - Issue weight slip (3 identical slips) - Slip 1: weighing station
26 Issue weight slip staff - Weighing station keeps 1 weight slip (with driver's signature) and - Slip 2: security
hands the rest to the driver - Slip 3: driver

27 Vehicle arrives at the gate Security

Collect outbound weight Outbound weight slip

28 Security
slip

29 Check leaving vehicle Security

- 8.5_MVN_01_08_F01 Import checklist for the first vehicle at each box

30 Check the daily import OPE Admins
checklist

Kiểm tra đối chiếu số liệu file xuất nhập và số lượng xe nhập thực tế
31 Check daily import and OPE supervisor: từng ca.
export data
Post-import

- Trích xuất file excel từ hệ thống

Report daily inventory
32 LSP Admin
quantity to Owners - Gửi đến Chủ hàng hằng ngày trước 9:30 am

33 End of process

IV. INVOICING PROCESS AFTER IMPORTING

Process Step Procedure Department Description Form
- MONTHLY billing period:

- Period 1: 01-15 Inventory list

34 Calculate service fees LSP Admin

- Period 2: 16-30/31.
Check data before
sending for - Or the time at the end of shipment before the accounting period.
comparison
- Export and check data from system data
Create service invoice & - Aggregate data and unit prices to create service invoice.
35 Proforma Invoice on the LSP Admin
system -Report on the import and export statement in the period.
- Report Proforma Invoice
- Attach inventory list in the email.

Send an email to compare Inventory list

36 LSP Admin
data Proforma Invoice

Compare data with

customers
Customers confirm the Confirm data via email
37 Customers
data

- Create invoice on Bravo.

- Click the "Issue" button.
Issue the invoice 38 Issue electronic invoice LSP Admin - The system automatically sends email Notification of electronic
invoice issuance to customers.
 V. EXPORT PROCESS FOR BULK CARGOES
A. FOR ROAD VEHICLES (TRUCK)
Process Step Procedure Department Description Form
LSP Admin

- Receive delivery orders, vehicle registration list from Owners by email - 8.2_MVN_08_06_F03 Import and export plan (COM)

Create RO on Odoo based on customer - Send shipment plan, shipment order, vehicle registration list both to
39 warehouse and security team via email
Shipment plan export order. Send RO to OPE
OPE Admin
Preparing for
shipment - Send the plan to warehouse operation team Email, zalo

Supervisor
- Receive the shipment plan
40 Delivery arrangement
Receive RO from Sales - Arrange personnel, equipment, vehicles, goods

Security

- 8.5_MVN_01_03_F03a Check sheet for the delivery process at Phu My warehouse

41 Check the vehicle at Check the remaining volume of the
entrance shipment order

Security

- 8.5_MVN_01_03_F03a Check sheet for the delivery process at Phu My warehouse

42 Give the test form to the
driver

Weighing station staff

43 Weigh inbound vehicle Check the vehicle's load. Enter the delivery
quantity on the inbound weight slip - 8.5_MVN_01_03_F03a Check sheet for the delivery process at Phu My warehouse

Weighing station staff

Hand over weight slip,
44 warehouse diagram to the - Temporary weight slip, warehouse diagram
driver
Delivery

Warehouse staff
Vehicle arrives at
45 - 8.5_MVN_01_03_F03a Check sheet for the delivery process at Phu My warehouse
warehouses

Excavator driver

Load the vehicle based on the delivery - 8.5_MVN_01_03_F03a Check sheet for the delivery process at Phu My warehouse
46 Vehicle arrives at the box
quantity

Excavator driver
Give box card to the driver - Box card
47 according to the loading
box

Weighing station staff

Notify the weight to the driver. Make sure

Vehicle arrives at weighing
48 the amount of goods on the vehicle does not
station
exceed the quantity to be delivered

Weighing station staff

- Check to make sure form 8.5_MVN_01_03_F03a is fully signed and

49 Check checklist meet all conditions before weighing out and returning the form to the - 8.5_MVN_01_03_F03a Check sheet for the delivery process at Phu My warehouse
driver

Weighing station staff

Collect box card,
warehouse diagram and - Box card, warehouse diagram
50 weight slip when the - Inbound weight slip
vehicle reaches a
reasonable weight
 50

Weighing station staff

51 Weigh outbound vehicle

Weighing station staff 3 weight slips

- Issue weight slips (3 identical slips) - Slip 1: weighing station
Export the actual amount of goods received
52 Issue outbound weight slip - Weighing station keeps 1 weight slip (with driver's signature) and
on the vehicle - Slip 2: security
hands the rest to the driver
- Slip 3: driver

Weighing station / warehouse staff / security

1.Check if the box card is incorrect and vehicle receives the wrong
goods. Instruct the vehicle to return to the warehouse, return the goods
and pick up the correct ones. Report to warehouse management and
Handle arising situations
53 Note the amount of surplus/shortage goods internal security to record the incident (excavator driver & shift leader
(if any) when the vehicle is
on the weight slip confirm)
weighed out 2. Vehicles with a weight shortage/surplus must back into the
warehouse to add/remove goods, instruct the vehicle to back into the - OPL: Instructions for Backing Vehicle into the Warehouse to Add or Remove Goods
warehouse according to regulations.

Security
Delivery
Check and Collect forms - 8.5_MVN_01_03_F03a Check sheet for the delivery process at Phu My warehouse
54
that are fully signed and
meet the conditions

Security
Collecty outbound weight - Weight slip
slip
The time for the vehicle to
55
leave must not exceed 5
minutes compared to the
time on the delivery note

Security
Record weighing data according to the
56 Check leaving vehicle
weight slip

OPE Admins

Check the daily delivery - Check the daily delivery checklist - 8.5_MVN_01_03_F03a Check sheet for the delivery process at Phu My warehouse
57 checklist

OPE supervisor:

Report the delivery data of each shift of the - Check and compare the data of import and export files and the actual
Check daily import and weighing station. number of delivery vehicles for each shift.
58
export data Number of delivery vehicles according to
shift assignment report
Post-shipment

LSP Admin:
- Export excel file from the system
Report the daily quantity of
59
stock to the Owner - Send to Owners daily by 9:30 am

60 End of Process End of Process

B. FOR WATER VEHICLES (BARGE)

Process Step Procedure Department Description Form
Sales Department
Receive customer - Sign contracts
01 Sales LSP
requests - Submit an estimated barge operation request to OPE
- Carry out the payment procedures according to Port Regulations
Sales LSP Sales Department

- Check the information of the registered watercraft (barge, vehicle)

- Update information, send to OPE

02 Receive information
Before the Barge
 Watercraft (name: ABC1234567)
1. Registry
2. Certificate of registration of watercraft (registration) (term)
02 Receive information
3. Marine insurance (term)
Before the Barge
arrives 4. Watercraft driver's license (term)
5. Access License
Pickup vehicle: Vehicle registration list
1. Name of receiving customer
2. Vehicle and trailer's license plate number
3. Driver's name (ID card, driver's license)
Sales LSP Sales Department Email / zalo
Submit the watercraft operation plan to OPE
OPE OPE Zalo
Create and organize the
03
operation plan 1. Equipment: press equipment, excavators, forklifts, conveyors….

2. Staffs

OPE
Foreman - Check and compare with information sent by Sales via email:
Record of watercraft entrance and operation
1. Registration of watercraft
Check documents of 2. Marine insurance
Vessels docked at 04 watercraft
port (Original or notarized copy 3. Permits to leave inland ports and wharves
from the bank) - Temporarily seize the documents of watercraft
-Charges for boarding (if any), electricity & water use

Long Hai Security Security

- Check and compare with vehicle registration list, temporary seizure of
Instructions for checking vehicles at entrance'
papers
Check the vehicle at
05
entrance 1. Vehicle registration
2. Driver's license, driver's ID card
- Check vehicle and vehicle condition:

Weighing station
Weighing station staffs
staffs

- Seize the external warehouse weight slip from the driver (do not
Weight slip
provide information on this weight slip to the watercraft side)

06 Weigh inbound truck at the

Cargo truck to the
port Port weighing station
'- COMPARE THE WEIGHT AT BAO LONG PORT AND THE WEIGHT Compare weight at Bao Long port and external source
ON THE WEIGHT SLIP SUPPLIED BY DRIVERS
- Notify the manager when the difference on 2 weight slips is greater
than 30KG or 0.1%
- Provide inbound weight slip for the vehicle Temporary weight slip
Long Hai Security Security/OPE
- Check the information on the weight slip: name of the vessel, the
Foreman Temporary weight slip
owner
Vehicle inspection before of the goods, the type of goods, confirm on the weight slip.
07
unloading at the Port

Foreman OPE - Tally sheet

- Monitoring the unloading process Report of incidents (if any)
Vehicle enters the port to - Record during unloading: weather, damaged goods
08 unload goods on the
watercraft - Report on the progress

Weighing station
Weighing station staffs 5 weight slips:
staffs
- Seize temporary weight slip 1. Weighing station
- Weigh outbound vehicle 2. Driver
- Compare the difference in weight of goods with the external weight
09 3.Security
Outbound truck weighing slip, if the difference is > 30kg or 0.1%, notify the manager
at the Port weighbridge
Vehicles arrive at
the Dock and
unloads goods on
the watercraft
 09 Outbound truck weighing
at the Port weighbridge - Confirm, sign and provide the weight slip for the driver to sign (5
Vehicles arrive at 4. Water vehicle representative
copies)
the Dock and
unloads goods on - Weighing station collects 1 weight slip and hands 4 slips to the driver 5. Port representative
the watercraft
Vehicle driver 1. Driver
- Tally sheet (in the case of a
Foreman 2. OPE watercraft representative sits at the
Confirmation after Port weighing room)
Representative of Watercraft 3. Water vehicle representative
10 unloading (per vehicle)
- Confirm and sign on the weight slip, each party keeps 1 copy. - Weight slip
- OPE records the number of handovers with the watercraft
on the tally sheet
Long Hai Security Gate security
- Check the information on the weight slip: goods owners, receiving
- Weight slip
vehicle information, type of goods
11 Check outbound vehicle Does not apply outside of Bao Long Port
'-Confirm, sign and collect 1 weight slip
- Return the papers and let the vehicle leave

Weighing station
Weighing station staffs
staffs
- Exporting data as a means of aggregating, printing the accounting
- BB finalization
record with total data.
Finalization after
12 Foreman Manager/Foreman:
completing Watercraft
operation
- After completing the cargo handling, sign an accounting record with
the ship's representative and the goods owner's representative (if any).

Finalization after
completing Weighing station
OPE
Watercraft staffs
operation - Export reports
13 Report Exporting
1. Export data - Export report

2. Watercraft cargo handling data - Watercraft cargo handling report

Sales Sales Department

14 Payment - Export reports and conduct settlement with customers

VI. PROCEDURES FOR ISSUANCE OF STORAGE FEE INVOICE DURING THE STORAGE TIME AND AFTER EXPORTING COMPLETE
Process Step Procedure Department Description Form
- MONTHLY billing period:

- Period 1: 01-15
61 Calculate service charge LSP Admin
- Period 2: 16-30/31.
Check data before - Or the time at the end of shipment before the accounting period.
sending for
- Export and check data from system data
comparison
Create service invoice & - Aggregate data and unit prices to create service invoice.
62 Proforma Invoice on the LSP Admin
system -Report on the import and export statement in the period.
- Report Proforma Invoice
- Attach inventory list in the email.
Inventory list
Send an email to compare
63 LSP Admin
data
Compare data with
customers

Customers confirm the Confirm data via email

64 Customers
data

- Create invoice on Bravo.

- Click the "Issue" button.

Issue the invoice 65 Issue electronic invoice LSP Admin
- The system automatically sends email Notification of electronic
invoice issuance to customers.

Issue electronic invoice

Form
Hướng Dẫn Tài Xế Thủ Tục Nhận Hàng

Bắt đầu 1. Đến cổng kho Manuchar 2. Bảo vệ kiểm tra hoàn tất
Xuất trình giấy tờ Nhận biểu mẫu kiểm tra từ bảo vệ

Trạm cân

5. Nhận hàng lên xe 4. Xe đến ĐÚNG box 3. Xe cân vào

Nhận thẻ box Nhận hàng Nhận sơ đồ kho, phiếu cân vào

6. Xe cân ra 7. Ra cổng Kết thúc

Giao thẻ box, sơ đồ kho, phiếu cân vào Giao phiếu kiểm tra
Nhận phiếu giao hàng

ISO REF: 8.5_MVN_01_13 – Prep by: OCM – App by: CD – Rev: 1 – Issue date: 14.01.2021
Form

Hướng Dẫn Lùi Xe Vào Kho Lấy Thêm Hoặc Trả Bớt Hàng
Kiểm Tra Khối Lượng Hàng Khi Xe Cân Ra

Thừa khối lượng Thiếu Khối Lượng (tài xế muốn nhận thêm)
KHÔNG kết thúc lệnh
KHÔNG xuất phiếu giao hàng 2. Thông báo cho bảo vệ Long Hải bằng số điện 3. Thông báo cho bảo vệ nội bộ giám sát việc lùi
1. Kiểm tra số cân khi xe cân ra thoại nội bộ. xe.
Ghi chú khối lượng thừa/thiếu lên phiếu giao hàng tạm Trường hợp bảo vệ Long Hải phát hiện xe lùi
Nếu đã xuất phiếu giao hàng xe phải kết thúc việc không có thông báo, lập biên bản xử lý
Đóng dấu xe quay lại kho vào checklist 8.5_MVN_01_13_F03a nhận hàng và ra cổng

Hướng Dẫn và Giám Sát Xe Lùi

BẮT ĐẦU LÙI

XE

Trạm
Cân
Ra

RẼ TRÁI

Phòng Cân

Thời gian xe ra cổng không được vượt quá 5 phút so với thời gian trên phiếu giao hàng.
Nếu vượt hơn bảo vệ Long Hải thông báo quản lý kho giải quyết

ISO REF: – Prep by: OCM – App by: CD – Rev: 0 – Issue date: 01.03.2021
Form
[Code]: [Phiếu kiểm đếm]
Author: [Dept]
Country/Affiliate: Vietnam
BU/Department: [Dept]
Responsibility area: [Responsibility area]
Original date of issue: 01.11.2018 þ MVN1 þ MVN2 þ MVN3

1. Ngày….......................tháng…......................năm…........................ 2. Ca….................Từ…..........................Đến…….......................

Trọng
Số lượng Người kiểm đếm Tài xế
STT Số xe Khách hàng Loại hàng Loại bao lượng Ghi chú
(bao) (Ký và ghi họ tên) (Ký và ghi họ tên)
(tấn)

ISO ref.: [Code] Prep. by: [Dept] – Appr. by: GD Rev.: 4 – Issued date: 02.06.2020