Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

BÀI 5 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH SẢN XUẤT

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International
Edition. NXB Prentice Hall 2012.
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài này tập trung vào giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất và hệ thống
thông tin giá thành sản phẩm. Nội dung bài giới thiệu quy trình thông tin của chu trình sản
xuất, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.
Mục tiêu
 Hiểu rõ được các hoạt động chính và dòng thông tin liên quan trong chu trình sản xuất.
 Hiểu được cách thức tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất.
 Xác định được các rủi ro tiềm tàng và các hoạt động kiểm soát trong chu trình sản xuất.
 Làm rõ các quyết định cơ bản cần thực hiện trong chu trình sản xuất và xác định
những thông tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định.

64 TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Tình huống dẫn nhập

Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất của công ty điện tử
Một công ty thay đổi chiến lược kinh doanh từ chỗ chuyên sản xuất hàng điện tử gia dụng giá
thấp sang sản xuất sản phẩm khác biệt. Công ty đã tăng sự đa dạng về kích cỡ, phong cách và các
tính năng của mỗi dòng sản phẩm. Để hỗ trợ cho việc chuyển dịch chiến lược kinh doanh này,
công ty đã đầu tư mạnh vào việc tự động hóa nhà máy. Công ty cũng đã vận dụng kỹ thuật sản
xuất tinh gọn (Lean manufacturing techniques) với mục tiêu giảm dần thành phẩm tồn kho. Tuy
nhiên, hệ thống kế toán chi phí của công ty không thay đổi, cụ thể: chi phí sản xuất chung vẫn
phân bổ theo giờ nhân công trực tiếp trong khi việc tự động hóa đã giảm mạnh nhân công trực
tiếp sử dụng trong quá trình sản xuất. Kết quả là, những đầu tư mới vào máy móc thiết bị đã làm
tăng chi phí sản xuất chung.
Vấn đề đặt ra:
 Giám sát sản xuất cho rằng hệ thống kế toán không có vai trò gì và họ đang bị phạt dù việc
đầu tư làm tăng hiệu quả chung. Hơn nữa, cũng theo thông tin kế toán, một số sản phẩm hiện
sản xuất với chi phí cao hơn. Trong khi thiết bị sản xuất mới đã tăng khả năng sản xuất đồng
thời giảm các khiếm khuyết.
 Điều hành bộ phận thiết kế sản phẩm và marketing có tất cả thông tin nhưng bỏ qua hệ thống
số liệu về chi phí sản phẩm vì không có tác dụng trong việc định giá hoặc xác định lợi nhuận
dự kiến của sản phẩm mới. Hơn nữa, một số đối thủ cạnh tranh đã bắt đầu đặt giá bán của họ
thấp hơn chi phí sản xuất mà hệ thống kế toán chi phí của công ty xác định.
 Mặc dù một loạt các hoạt động đã được thực hiện để cải thiện chất lượng, hệ thống kế toán
chi phí vẫn không cung cấp đủ số liệu để đánh giá hiệu quả của các hoạt động này và chỉ ra
rằng cần phải cải tiến hơn. Phó giám đốc phụ trách sản xuất của công ty đã thất bại khi không
đủ khả năng định lượng những ảnh hưởng do cải tiến chất lượng đem lại.
 Báo cáo hoạt động tiếp tục tập trung vào các số liệu tài chính cơ bản trong khi các quản lý bộ
phận than phiền rằng họ cần thông tin chính xác và kịp thời hơn về sản lượng sản xuất, tỷ lệ
sản phẩm hỏng và thời gian sản xuất.
 Phó giám đốc phụ trách sản xuất đã thất bại vì chuyển dịch sang sản xuất tinh gọn đã giảm
đáng kể mức hàng tồn kho nhưng các báo cáo tài chính dựa trên nguyên tắc kế toán chung
truyền thống (GAAP) cho thấy việc chuyển dịch này làm giảm đáng kể lợi nhuận.

Vậy làm thế nào để sửa đổi hệ thống kế toán chi phí nhằm phản ánh chính xác
hơn những cải tiến và công ty áp dụng?

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224 65
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

5.1. Khái quát chung về chu trình sản xuất

Chu trình sản xuất (Production cycle) là một tập hợp theo trình tự những hoạt động
kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm.
 Chu trình sản xuất có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình
khác trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp, cụ thể:
o Với chu trình bán hàng (Revenue cycle): chu trình sản xuất sử dụng các thông
tin về yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm để đáp ứng các đơn đặt hàng.
Chu trình sản xuất cũng sử dụng các thông tin dự báo về tình hình tiêu thụ do
chu trình bán hàng cung cấp để lập kế hoạch sản xuất phù hợp. Ngược lại, chu
trình sản xuất cung cấp cho chu trình bán hàng các thông tin về sản phẩm hoàn
thành phục vụ quá trình tiêu thụ.
o Với chu trình mua hàng (Expenditure cycle): trên cơ sở kế hoạch sản xuất,
chu trình sản xuất sẽ cung cấp cho chu trình mua hàng các yêu cầu về nguyên
vật liệu và các chi phí khác phục vụ cho quá trình sản xuất. Đồng thời, chu
trình sản xuất cũng tiếp nhận các thông tin về chi phí nguyên vật liệu và các chi
phí khác do chu trình mua hàng cung cấp để tính giá thành sản phẩm.
o Với chu trình nhân sự (Human resources management cycle): chu trình sản
xuất cung cấp các thông tin về nhu cầu nhân sự phục vụ cho quá trình sản xuất
và tiếp nhận thông tin về chi phí nhân công để tính giá thành sản phẩm.
Đơn đặt hàng

Sản lượng tiêu Chu trình Đơn đặt hàng

thụ dự kiến sản xuất
Chu trình Chi phí SXC Chu trình
bán hàng mua hàng
Thành phẩm
Chi phí NVL

Nhu cầu
Chi phí
Giá vốn nhân công
nhân công
hàng bán
Báo cáo Chu trình
Bộ phận ghi sổ
và lập báo cáo quản lý nguồn
kế toán nhân lực
Bộ phận
quản lý

Sơ đồ 5.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát chu trình sản xuất

 Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất có nhiệm vụ:
o Tập hợp và xử lý dữ liệu về các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình sản xuất;
o Lưu trữ và tổ chức thông tin để phục vụ việc ra các quyết định kinh doanh;
o Tổ chức kiểm soát rủi ro để đảm bảo độ tin cậy và an toàn của thông tin.

 Sự chính xác và kịp thời của thông tin kế toán chu trình sản xuất đóng vai trò
quan trọng trong hệ thống thông tin chung toàn doanh nghiệp và đó là cơ sở
thiết yếu để ra các quyết định liên quan như:
o Cơ cấu sản xuất sản phẩm;
o Giá bán sản phẩm;
o Kế hoạch sản xuất và phân bổ các nguồn lực;

66 TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

o Quản trị chi phí (lập kế hoạch và kiểm soát chi phí sản xuất, đánh giá kết quả
thực hiện).

5.2. Quy trình thông tin kế toán chu trình sản xuất

5.2.1. Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình sản xuất
 Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm qui trình sản xuất, đặc điểm sản phẩm khác nhau,
nhưng về cơ bản, chu trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp đều gồm 4 hoạt
động sau:
o Thiết kế sản phẩm (Product design);
o Lập kế hoạch sản xuất (Planning and scheduling);
o Thực hiện sản xuất (Production operations);
o Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm (Cost accounting).
Mỗi hoạt động trong chu trình sản xuất thực hiện những chức năng riêng. Việc xử
lý các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định của mỗi hoạt động sẽ
tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động đó và cung cấp
các hoạt động khác bên trong cũng như bên ngoài chu trình.
Sản lượng tiêu thụ
Thành phẩm Chu trình dự kiến Yêu cầu Chu trình
bán hàng mua hàng mua hàng
Đơn
đặt hàng

1.0 Thiết Công thức sản phẩm 2.0 Lập

Chi phí NVL
kế sản kế
phẩm hoạch
Bảng kê hoạt động sản xuất Đặt hàng sản xuất

Sản phẩm dở dang

Chi phí Đơn đặt sản
Nhân xuất, yêu cầu
Thành phẩm công NVL, phiếu
sẵn có chuyển kho

Chi phí Chu trình quản lý

nhân công Sản phẩm dở dang
nguồn nhân lực
4.0 Tập
hợp chi
phí tính Phiếu theo dõi thời gian, phiếu chuyển kho, yêu cầu NVL 3.0
Zsp Thực
hiện
Giá thành Chi phí NVL, chi phí SXC
Báo cáo
sản phẩm

Bộ phận ghi
Bộ phận sổ và lập báo
quản lý cáo kế toán

Sơ đồ 5.2. Sơ đồ các hoạt động của chu trình sản xuất

 Hoạt động thiết kế sản phẩm

Thiết kế sản phẩm là hoạt động đầu tiên trong chu trình sản xuất. Chức năng của
hoạt động này là thiết kế ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất
lượng, độ bền và các tính năng với điều kiện tối thiểu hóa chi phí.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224 67
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Dòng thông tin đầu vào cho hoạt động thiết kế sản phẩm là các yêu cầu về sản xuất
sản phẩm do chu trình bán hàng cung cấp.
Nội dung chính của hoạt động Thiết kế sản phẩm gồm:
(1.1) Thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng;
(1.2) Xác định kết cấu nguyên vật liệu của sản phẩm hoàn thành;
(1.3) Xây dựng trình tự sản xuất, đồng thời xác định nhu cầu về nhân công và tư
liệu lao động khác phục vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm.
Chu trình
mua hàng Yêu cầu
sản phẩm

1.1. Thiết kế 1.2. Xác định

sản phẩm kết cấu nguyên
vật liệu

1.3. Xây dựng

trình tự Lập kế hoạch sản xuất
sản xuất Tính giá thành

Sơ đồ 5.3. Hoạt động thiết kế sản phẩm

Dòng thông tin đầu ra từ hoạt động Thiết kế sản phẩm là hệ thống định mức về
nguyên vật liệu, nhân công và các yếu tố khác để sản xuất ra một sản phẩm hoàn
thành. Đây là thông tin cần thiết phục vụ cho các hoạt động Lập kế hoạch và Tập
hợp chi phí tính giá thành trong chu trình sản xuất.
 Hoạt động lập kế hoạch sản xuất
Chức năng của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là xác định các nguồn lực cần
thiết phục vụ quá trình sản xuất nhằm đáp ứng đủ nhu cầu hiện tại của các đơn
hàng cũng như nhu cầu về sản phẩm được dự báo.
Dòng thông tin đầu vào cho hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là dự toán tiêu thụ
do chu trình bán hàng cung cấp và kết cấu của sản phẩm do hoạt động Thiết kế sản
phẩm cung cấp.
Nội dung chính của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất bao gồm:
(2.1) Hoạch định sản xuất (xác định số lượng từng loại sản phẩm được sản xuất
trong mỗi giai đoạn).
(2.2) Lệnh sản xuất (cho phép sản xuất các loại sản phẩm theo số lượng và yêu
cầu đã xác định).
(2.3) Xác định nhu cầu nguyên vật liệu (trên cơ sở Lệnh sản xuất và kết cấu
nguyên vật liệu của từng sản phẩm để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần
thiết cho hoạt động sản xuất).

68 TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

1.0 Thiết kế
sản phẩm Kết cấu
sản phẩm

2.1. Hoạch
định sản xuất

Dự toán
tiêu thụ 2.2. Lệnh
sản xuất

Chu trình
2.3. Nhu
bán hàng
cầu NVL

Thực hiện sản xuất

Tập hợp chi phí tính giá thành

Sơ đồ 5.4: Hoạt động lập kế hoạch sản xuất

Dòng thông tin đầu ra của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là cơ sở cho các hoạt
động Thực hiện sản xuất và Tập hợp chi phí tính giá thành của qui trình sản xuất.
 Hoạt động thực hiện sản xuất
Chức năng của hoạt động này là thực hiện sản xuất theo kế hoạch đã đề ra.
Dòng thông tin đầu vào cho hoạt động Thực hiện sản xuất là Lệnh sản xuất từ hoạt
động Lập kế hoạch, thông tin về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các
chi phí khác do chu trình mua hàng và chu trình nhân sự cung cấp.
Nội dung chính của hoạt động Thực hiện sản xuất gồm:
(3.1) Tổ chức sản xuất theo qui trình xác định;
(3.2) Sử dụng nguồn lực;
(3.3) Hoàn thành sản xuất.
2.0. Kế hoạch
sản xuất
Lệnh sản xuất
Chu trình mua hàng

3.1. Tổ chức
sản xuất

3.2. Sử dụng
Chu trình nhân sự
nguồn lực

3.3. Hoàn thành

sản xuất

Tập hợp chi phí tính giá

thành sản phẩm

Sơ đồ 5.5. Hoạt động thực hiện sản xuất

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224 69
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Dòng thông tin đầu ra của hoạt động Thực hiện sản xuất phản ánh tình hình sản
xuất thực tế (số lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang, tình hình sử dụng
các nguồn lực trong quá trình sản xuất…), do đó là cơ sở quan trọng cho hoạt động
Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm.
 Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm
Chức năng cơ bản của hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm là: cung
cấp thông tin về việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá quá trình sản xuất; cung
cấp số liệu về chi phí để định giá và xác định cơ cấu sản phẩm; tập hợp và xử lý
thông tin để xác định giá trị hàng tồn kho cũng như giá vốn hàng bán phục vụ cho
việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Dòng thông tin đầu vào cho hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm là
tình hình sử dụng thực tế nguyên vật liệu, nhân công và các tư liệu lao động khác
do hoạt động Thực hiện sản xuất cung cấp.
Nội dung của hoạt động này bao gồm:
(4.1) Tập hợp từng loại chi phí của quá trình sản xuất;
(4.2) Tổng hợp chi phí sản xuất;
(4.3) Đánh giá sản phẩm dở dang;
(4.4) Tính giá thành sản phẩm.
Dòng thông tin đầu ra của hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm sẽ
sử dụng cho quá trình ghi sổ kế toán để xử lý thành các thông tin kế toán của quá
trình sản xuất. Thông tin từ hoạt động này cũng được sử dụng để lập báo cáo về
tình hình thực hiện chi phí thực tế nhằm thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong
thiết kế sản phẩm và ra các quyết định quản lý phù hợp.
Chi phí NVL, chi phí
nhân công và chi phí 4.1. Tập
sản xuất chung hợp chi phí

4.2. Tổng
3.0 Thực hiện hợp chi phí
sản xuất sản xuất

4.3. Đánh giá

sản phẩm
dở dang
4.4. Tính
Hệ thống ghi sổ
giá thành
và lập báo cáo
sản phẩm

Sơ đồ 5.6. Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm

5.2.2. Tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất

 Hoạt động thiết kế sản phẩm
o Hoạt động thiết kế sản phẩm tạo ra 2 chứng từ chính:
 Danh mục nguyên vật liệu (Bill of materials): mô tả đặc điểm, chất lượng
và định mức nguyên vật liệu của mỗi thành phần cấu tạo nên sản phẩm
hoàn thành.

70 TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

 Bảng kê hoạt động (Operations list): mô tả những yêu cầu về lao động,
máy móc, thiết bị phục vụ cho từng giai đoạn tạo ra sản phẩm và thời gian
hoàn thành của từng giai đoạn đó.
o Nhằm phục vụ cho hoạt động thiết kế, các thông tin cần lưu trữ gồm:
 Thông tin sản phẩm (mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, yêu cầu đối
với sản phẩm…).
 Thông tin nguyên vật liệu (mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, đơn vị
tính, đặc điểm nguyên vật liệu…).
 Thông tin về nhân công, máy móc thiết bị… phục vụ sản xuất.
 Thông tin chi phí sản phẩm (mã sản phẩm, yêu cầu sản phẩm, kết cấu chi
phí, định mức chi phí...).
 Hoạt động lập kế hoạch sản xuất
o Hoạt động lập kế hoạch sản xuất tạo ra các chứng từ cơ bản sau:
 Kế hoạch sản xuất tổng thể (Master production schedule): mô tả số lượng
sản phẩm từng loại cần sản xuất trong mỗi kỳ dự toán. Kế hoạch sản xuất
được sử dụng để xây dựng thời gian biểu chi tiết cho từng ngày sản xuất và
xác định lượng nguyên vật liệu cần mua.
 Lệnh sản xuất (Production order): liệt kê các hoạt động cần thực hiện, xác
định số lượng sản phẩm từng loại cần sản xuất và địa điểm giao hàng.
 Yêu cầu nguyên vật liệu (Materials requisition): thể hiện lượng vật liệu cần
thiết phải sử dụng cho hoạt động sản xuất của từng đơn đặt hàng.
 Phiếu chuyển kho (Move tickets): xác định các thành phần được chuyển
kho, vị trí chuyển đến và thời gian chuyển giao.
o Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này gồm: thông tin đặt hàng của khách
hàng (từ chu trình bán hàng), thông tin về dự toán nguyên vật liệu và các chi
phí khác (từ chu trình mua hàng) cũng như thông tin về nhân công sẵn có (từ
chu trình nhân sự).
 Hoạt động thực hiện sản xuất
o Mục đích của hoạt động này là chuyển đổi các yếu
tố đầu vào thành sản phẩm theo mẫu thiết kế và kế
hoạch sản xuất.
o Chứng từ tạo ra từ hoạt động này gồm:
 Chứng từ phản ánh nguyên vật liệu, nhân công
và chi phí khác đã sử dụng phục vụ sản xuất:
Phiếu yêu cầu xuất kho (Routing slip) – mô tả
loại và lượng nguyên vật liệu cần sử dụng cho
sản xuất; Phiếu xuất kho (Dispatched note) – mô tả loại và lượng nguyên
vật liệu thực tế xuất kho phục vụ cho sản xuất; Phiếu theo dõi thời gian (Job
time tickets): ghi nhận thời gian sử dụng để sản xuất sản phẩm…
 Chứng từ phản ánh sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành: báo cáo
tình trạng hàng tồn kho (Inventory Status Report) – thể hiện mực độ hoàn
thành sản phẩm và nguồn lực sử dụng trong quá trình sản xuất. Báo cáo

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224 71
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

hàng tồn kho (Inventory Warehousing) – quản lý lượng hàng tồn kho sẵn
sàng để bán.
o Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này gồm: thông tin xuất kho nguyên
vật liệu và các chi phí khác phục vụ sản xuất, thông tin về mức độ sử dụng
nhân công, thông tin về sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành.
 Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm
o Để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp thường chọn
phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng (job-order costing) hoặc xác
định chi phí theo quá trình sản xuất (process costing).
o Phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng được áp dụng cho những sản
phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu của từng khách hàng riêng
biệt. Theo phương pháp này, đối tượng tập hợp chi phí là từng mẻ sản phẩm
hoặc từng đơn hàng.
o Phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất được áp dụng trong
doanh nghiệp sản xuất sản phẩm đại trà với số lượng lớn. Theo phương pháp
này, chi phí sản xuất được tập hợp theo từng công đoạn hoặc từng phân xưởng
sản xuất khác nhau của doanh nghiệp, sau đó tính chi phí bình quân cho cả các
sản phẩm hoàn thành.
o Dù áp dụng phương pháp nào, trong từng kỳ kế toán, kế toán chi phí cần ghi
nhận chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung phát
sinh trong quá trình sản xuất.
 Chi phí nguyên vật liệu được thu thập dựa vào phiếu xuất kho và báo cáo
tình trạng hàng tồn kho. Chi phí này tăng lên khi xuất nguyên vật liệu sử
dụng cho sản xuất và ghi giảm khi vật liệu sử dụng không hết, trả lại kho.
 Chi phí nhân công được thu thập căn cứ vào Phiếu theo dõi thời gian - phản
ánh thời gian thực tế để các nhân công thực hiện phần công việc tại mỗi
công đoạn trong qui trình sản xuất.
 Chi phí sản xuất chung: là những chi phí sản xuất không thể tập hợp trực tiếp
cho từng đối tượng, do đó kế toán cần thu thập và phân bổ theo những tiêu
thức thích hợp. Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát sự thay
đổi của tổng chi phí sản xuất chung khi có sự thay đổi về cơ cấu sản phẩm.
o Chứng từ tạo ra từ hoạt động này là: bảng phân bổ chi phí sản xuất, bảng tính
giá thành sản phẩm.
o Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này là thông tin về giá thành sản phẩm.

5.3. Các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin chu trình sản xuất
Trong cả chu trình sản xuất nói chung cũng như ở mỗi hoạt động thuộc chu trình sản
xuất nói riêng đều có thể phát sinh những rủi ro ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế
toán. Do vậy, để hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất được tổ chức hiệu quả
cần phải tổ chức tốt hoạt động kiểm soát với các mục tiêu cơ bản sau:
 Mọi hoạt động sản xuất đều được phê duyệt hợp thức;
 Sản phẩm dở dang được bảo quản an toàn;

72 TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

 Các nghiệp vụ hợp lệ đã được phê duyệt trong chu trình sản xuất đều được ghi nhận;
 Tất cả các nghiệp vụ trong chu trình sản xuất đều được ghi chép chính xác;
 Các dữ liệu cần được duy trì và đảm bảo an toàn;
 Các hoạt động trong chu trình sản xuất được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả.
Với mỗi loại rủi ro tiềm tàng có thể phát sinh trong chu trình sản xuất, cần phải có
những hoạt động kiểm soát phù hợp.
Phạm vi phát sinh Rủi ro phát sinh Thủ tục kiểm soát
Cả chu trình Dữ liệu bị chỉnh sửa, không Ban hành thủ tục kiểm soát nhập liệu và xử
chính xác. lý dữ liệu.
Hạn chế tiếp cận hệ thống dữ liệu.
Kiểm soát mọi thay đổi của hệ thống dữ liệu.

Thông tin bị tiết lộ trái phép. Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu.
Cài mã bảo vệ.
Dữ liệu bị mất. Xây dựng qui trình phục hồi và sao lưu dữ liệu.
Hoạt động thiết kế Thiết kế không phù hợp làm Phân tích sự thay đổi chi phí khi thay đổi
sản phẩm tăng chi phí. các phương án thiết kế.
Phân tích chi phí bảo hành và sửa chữa
sản phẩm để xác định lỗi trong thiết kế.

Hoạt động lập kế Sản xuất thừa khiến hàng tồn
hoạch sản xuất kho tăng, ảnh hưởng khả
năng thu hồi vốn;
hoặc sản xuất thiếu ảnh
hưởng đến doanh thu và
không đáp ứng nhu cầu của
khách hàng.
Rà soát lại hệ thống kế hoạch sản xuất.
Xem xét lại và phê duyệt các qui trình sản
xuất và đơn đặt hàng.
Hạn chế sự tiếp cận với các qui trình sản
xuất và đơn đặt hàng.

Đầu tư không hiệu quả vào Xét duyệt từng nghiệp vụ mua tài sản cố định.
tài sản cố định. Tổ chức đấu thầu.

Hoạt động thực hiện Nguyên vật liệu và các tư liệu Kiểm soát khả năng tiếp cận với tài sản.
sản xuất sản xuất bị mất cắp. Phân công theo dõi chi tiết từng loại tài sản từ
việc ghi sổ đến việc điều chuyển theo lệnh.
Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ
nhập xuất hàng tồn kho, thay đổi tài sản cố
định, kể cả nghiệp vụ thanh lý.
Kiểm kê định kỳ tài sản và ghi nhận sự điều
chỉnh nếu có.
Hạn chế khả năng truy cập hệ thống dữ liệu.

Nguyên vật liệu và các tư liệu Có các biện pháp đảm bảo an toàn (bình
sản xuất bị hư hỏng do hỏa cứu hỏa, bể nước cứu hỏa…).
hoạn, thiên tai. Mua bảo hiểm tất cả tài sản.

Hoạt động sản xuất không Theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt
hiệu quả. động sản xuất.
Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động
phù hợp.
Đào tạo nhân sự.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224 73
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Hoạt động sản xuất bị gián đoạn. Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp
có năng lực.
Xây dựng kế hoạch phục hồi sau sự cố.
Hoạt động tập hợp chi Dữ liệu chi phí không Tự động hóa dữ liệu nguồn.
phí tính giá thành chính xác. Kiểm soát toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu.
sản phẩm
Phân bổ chi phí sản xuất Áp dụng phương pháp xác định chi phí
chung không hợp lý. sản xuất dự trên hoạt động (activity –
based costing).
Báo cáo sai lệch. Cải tiến công cụ đánh giá kết quả thực hiện.

74 TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Tóm lược cuối bài

 Chu trình sản xuất (Production cycle) là một tập hợp theo trình tự những hoạt động kinh
doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm. Chu trình sản
xuất có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình khác trong hệ thống thông tin của
doanh nghiệp nhu chu trình bán hàng, chu trình mua hàng, chu trình nhân sự.
 Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm qui trình sản xuất, đặc điểm sản phẩm khác nhau, nhưng về
cơ bản, chu trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp đều gồm 4 hoạt động: Thiết kế sản phẩm,
Lập kế hoạch sản xuất, Thực hiện sản xuất và Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. Mỗi
hoạt động trong chu trình sản xuất thực hiện những chức năng riêng. Việc xử lý các dòng
thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định của mỗi hoạt động sẽ tạo ra các dòng thông
tin thể hiện chức năng của từng hoạt động đó và cung cấp các hoạt động khác bên trong cũng
như bên ngoài chu trình.
 Trong cả chu trình sản xuất nói chung cũng như ở mỗi hoạt động thuộc chu trình sản xuất nói
riêng đều có thể phát sinh những rủi ro ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán. Do vậy, để
hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất được tổ chức hiệu quả, với mỗi loại rủi ro tiềm
tàng có thể phát sinh trong chu trình sản xuất, cần phải có những hoạt động kiểm soát phù hợp.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224 75
 Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Câu hỏi ôn tập

1. Cho biết các mục tiêu của chu trình sản xuất?
2. So sánh hai phương pháp lập kế hoạch sản xuất: phương pháp lập kế hoạch nguồn lực sản
xuất (Manufacturing Resource Planning MRP) và phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean
Production)?
3. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình sản xuất và các biện pháp có thể làm tăng
hiệu quả của các hoạt động này?
4. Chu trình sản xuất có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế và
phòng chống các rủi ro đó?

76 TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224