Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH

BÀI 3
MUA HÀNG

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
chương VI, tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International
Edition. NXB Prentice Hall.
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
 Khái quát chung về chu trình mua hàng;
 Quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng;
 Các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin chu trình mua hàng.
Mục tiêu
 Nắm chắc các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình mua hàng.
 Nắm chắc các hoạt động kiểm soát trong chu trình mua hàng.

26 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Tình huống dẫn nhập

Quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
Công ty TNHH Sơn Hà là công ty chuyên về sản xuất bể nước inox, nguyên vật liệu được quản
lý theo định mức tại kho. Bộ phận kho hàng dựa vào định mức dự trữ và số tồn kho thực tế báo
về cần mua nguyên vật liệu để cho kỳ sản xuất tiếp theo bằng cách lập giấy đề xuất mua nguyên
vật liệu. Giấy này lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại bộ phận kho, liên 2 chuyển cho phòng cung ứng.
Phòng cung ứng tổng hợp yêu cầu mua hàng, tìm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng thành 5 liên:
liên 1 giao người bán để ký hợp đồng, liên 2 giao bộ phận nhận hàng, liên 3 giao bộ phận kho
hàng, liên 4 giao kế toán để theo dõi nợ phải trả, liên 5 lưu tại phòng cung ứng.
.

Hãy thiết kế lưu đồ xử lý đặt hàng tại công ty TNHH Sơn Hà (biết công ty xử lý
thủ công).

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 27
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

3.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng

3.1.1. Khái niệm

 Chu trình mua hàng là một loạt các hành vi kinh doanh phát sinh và các hoạt động
thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa,
dịch vụ và thanh toán cho các loại hàng mua.
 Mục tiêu của chu trình mua hàng:
o Mua hàng từ những người bán tin cậy;
o Mua hàng với chất lượng cao;
o Mua hàng với giá cả tốt nhất;
o Mua những khoản mục được yêu cầu;
o Có được các nguồn lực khi cần;
o Nhận được những mặt hàng đã đặt mua;
o Đảm bảo các loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị mất cắp.

3.1.2. Các hoạt động cơ bản

 Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ trong nội bộ (từ các bộ phận hay hệ thống có
nhu cầu), tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng;
 Nhận hàng từ người cung cấp;
 Ghi nhận nợ phải trả;
 Thanh toán với người bán.
Các hoạt động này tạo ra các quan hệ thông tin luân chuyển trong chu trình và các đối
tượng bên ngoài hệ thống. Các quan hệ thông tin được thể hiện qua 2 sơ đồ dòng dữ liệu.

3.1.3. Sơ đồ dòng dữ liệu

Hình 3.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình mua hàng

Hàng hóa hoặc dịch vụ Yêu cầu mua hàng Chu trình
Bán hàng hoàn thành Nhận hàng doanh thu

Nhà cung cấp

Yêu cầu mua hàng Kiểm soát hàng
Nhận hàng tồn kho

Đặt hàng mua

Chu trình
Thanh toán tiền
mua hàng

Yêu cầu mua hàng

Bộ phận khác
Nhận hàng

HT sổ cái và Dữ liệu mua hàng Nhận hàng Chu trình

báo cáo và thanh toán Yêu cầu mua hàng sản xuất

28 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Hình 3.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàng

Đặt hàng

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng Kiểm soát
Đặt hàng
hàng tồn kho
Bộ phận khác
Yêu cầu mua hàng
Đặt hàng Đặt hàng Chu trình
1.0 sản xuất
Đặt hàng
Đặt hàng
Chu trình
Yêu cầu mua hàng
Đặt hà ng doanh thu

Hàng & thông Nhận và Hàng & thông

Nhà cung cấp bảo quản Kho hàng
tin giao hàng 2.0 tin nhập kho

Thông ti n bán hàng Thông ti n nhập kho

hoàn thành – Hóa đơn
Chấp nhận
Thanh toán hóa đơn và
theo dõi
Thanh công nợ
toán 3.0
4.0
Đề nghị thanh toán

Thanh toá n
Mua hàng & công nợ
HT sổ cái
& báo cáo

3.2. Quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng

3.2.1. Đặt hàng với nhà cung cấp

3.2.1.1. Nhận yêu cầu mua hàng
 Yêu cầu mua hàng phát sinh từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc
bộ phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ. Cụ thể, doanh nghiệp sản xuất là nhu
cầu nguyên vật liệu; doanh nghiệp thương mại là nhu cầu về hàng hóa; nhu cầu
giống nhau các doanh nghiệp về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
 Nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định là những nhu cầu
phát sinh ít không thường xuyên. Các nhu cầu này thường được đề xuất từ các bộ
phận hoặc phòng ban trực tiếp.
 Nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa phát sinh nhiều, thường xuyên: thường được
đề xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng.
 Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trong
kho và phương pháp quản lý tính toán hàng dự trữ:

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 29
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

o Phương pháp tính theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ: economic order
quantity) là phương pháp truyền thống được sử dụng để quản lý hàng tồn kho.
Mục tiêu: duy trì một lượng hàng tồn kho đủ cho quá trình kinh doanh không
bị gián đoạn.
Theo phương pháp này, một mức hàng tồn kho lý tưởng là số tối thiểu tổng các
yếu tố:
 Chi phí hàng mua (giá mua);
 Chi phí vận chuyển;
 Chi phí hao hụt (do thiếu hụt hàng).
Phương pháp này áp dụng phụ thuộc vào loại hàng:
 Hàng có giá trị lớn, sử dụng nhiều: khi tính toán sử dụng 3 yếu tố trên;
 Hàng có giá trị nhỏ, yếu tố được quan tâm là giá trị của đơn hàng.
o Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials requirements planning)
 Mục tiêu giảm mức hàng tồn kho bằng việc lập kế hoạch chính xác để có kế
hoạch mua hàng thoả mãn nhu cầu sản xuất.
 Việc lập kế hoạch cho từng yếu tố trong thời gian dài.
o Phương pháp hàng tồn kho tức thời (JIT: Just-in-time inventory system)
 Cố gắng tối thiểu hóa, gần như giảm hoàn toàn, chi phí lưu trữ hàng tồn kho
thông qua việc mua và sản xuất các loại hàng hóa theo thực tế tiêu thụ,
không phải dự toán hoặc kế hoạch.
 Đặc trưng bởi sự vận chuyển thường xuyên một lượng nhỏ các loại vật tư,
phụ tùng và các yếu tố đầu vào khác tới địa điểm yêu cầu hàng thay vì dự
trữ trong các kho trung tâm.
 Doanh nghiệp áp dụng mô hình này sẽ thiết kế nhiều cửa/kênh nhận hàng.
Mỗi kênh được thiết kế riêng (gần với nơi sản xuất nhất) cho một loại hàng
chuyển đến.

3.2.1.2. Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng

 Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp các nhu cầu, tìm kiếm người bán
và lập các thủ tục đặt hàng.
 Lựa chọn người bán:
o Giá cả hợp lý;
o Chất lượng hàng tốt theo yêu cầu;
o Giao hàng kịp thời (chọn nhà vận chuyển);
o Độ tin cậy của người bán (đặc biệt liên quan đến hệ thống JIT).

 Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, giá cả,
giao hàng và thanh toán.
o Đơn đặt hàng là một văn bản hoặc tài liệu điện tử chính thức yêu cầu người bán
cung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt ra;
o Đơn hàng cũng thể hiện cam kết thanh toán cho số hàng;
o Đơn hàng trở thành hợp đồng khi người bán chấp nhận đơn hàng đó;

30 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

o Đơn hàng bao gồm:

 Nhà cung cấp;
 Bộ phận cung ứng;
 Ngày đặt hàng, ngày vận chuyển;
 Nơi vận chuyển;
 Phương thức vận chuyển;
 Thông tin chi tiêt về hàng mua.
Hình 3.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

 Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động đặt hàng
o Chứng từ
Yêu cầu mua hàng (đề nghị bổ sung hàng, đề xuất mua hàng): là chứng từ xác
định yêu cầu mua hàng do các bộ phận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua
hàng. Các thông tin cơ bản của yêu cầu mua hàng:
 Tên hàng, chủng loại hàng, xuất xứ, chất lượng hàng;
 Số lượng hàng;
 Yêu cầu giao hàng về thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng;
 Ký duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu.
Đơn đặt hàng: là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với người bán.
Các thông tin cơ bản của đơn đặt hàng:
 Yêu cầu mặt hàng;
 Số lượng hàng;

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 31
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

 Giao hàng;
 Thanh toán tiền.
Đơn đặt hàng lập thành nhiều liên gửi thông báo cho các bộ phận liên quan.
Hợp đồng mua bán:
 Đơn đặt hàng được người bán chấp nhận hai bên lập hợp đồng mua bán;
 Hợp đồng đã ký là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa 2 bên.
o Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ:
Luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu
kiểm soát và phương pháp xử lý thông tin (bằng tay, bằng máy) và được thể
hiện trên sơ đồ dòng dữ liệu hoặc lưu đồ.
Phương pháp xử lý thông tin:
Hình 3.4: Lưu đồ xử lý đặt hàng xử lý thủ công

Hoạt động đặt hàng tại công ty ABC

Bộ phận mua hàng

Nơi yêu cầu

- Báo cáo hàng tồn kho

- Kế hoạch sản xuất
Yêu cầu - Ngân sách phòng ban
mua hàng - Thông tin người bán

- Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu

mua hàng
- Tìm kiếm người bán
- Lắp đặt hàng - ký duyệt

5 Yêu cầu
4 mua hàng
3
2

Đặt hàng 1

Nơi yêu cầu

Kế toán
Người bán
phải trả

Nhận hàng

32 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

 Xử lý bằng tay, bộ phận mua hàng: Kiểm tra

tính hợp lý các yêu cầu mua hàng (đối chiếu
yêu cầu với các báo cáo dự trữ hàng, chính
sách chi tiêu nội bộ); Các đơn hàng được lập
bằng tay và bắt buộc phải ký xét duyệt cụ thể đặt hàng để kiểm soát tìm
kiếm người bán và thỏa thuận đặt hàng.
 Xử lý bằng máy: Giả thuyết là doanh nghiệp có phần mềm tích hợp hoạt
động mua hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động thanh toán, hoạt động kế
toán; Các dữ liệu của hệ thống sử dụng và lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu
chung toàn doanh nghiệp; Các bộ phận chức năng luân chuyển thông tin với
nhau chủ yếu qua việc truy xuất dữ liệu trong cơ sở dữ liệu; Riêng bộ phận
nhận hàng cần chứng từ đặt hàng được chấp nhận bằng giấy (phục vụ cho
hoạt động đối chiếu hàng và phiếu gửi hàng của người bán khi thực hiện
nhận hàng).
o Dữ liệu lưu trữ: các dữ liệu được thu thập và xử lý sẽ lưu trữ trong các tập tin
trong cơ sở dữ liệu của hệ thống. Số lượng các tập tin sẽ phụ thuộc mô hình tổ
chức dữ liệu và các yêu cầu thông tin cụ thể. Các dữ liệu cơ bản về đặt hàng
cần lưu trữ bao gồm:
 Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa
điểm giao hàng, điều khoản thanh toán…).
 Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành…).
 Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số
lượng tồn…).

3.2.2. Nhận và bảo quản hàng hóa

 Nội dung gồm 2 công việc cơ bản:
o Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng;
o Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.
 Khi nhận hàng xảy ra 2 trường hợp:
o Hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng sẽ được
chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng trong kho
(nếu nhập kho) hoặc bộ phận sử dụng hàng như yêu cầu ban đầu (nếu không
nhập kho).
o Hàng nhận không đạt các yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng so
với đặt hàng, thì bộ phận nhận hàng sẽ từ chối hàng và thông báo cho người
bán. Tùy theo thỏa thuận giữa người bán và bộ phận nhận hàng để thực hiện:
người bán giảm giá bán, điều chỉnh lại hóa đơn về số lượng hoặc giá cả, nhận
lại hàng đã giao (bên mua trả lại hàng).
 Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất cả
thông tin nhận hàng này cho các bộ phận có liên quan. Các hoạt động này tạo ra
dòng thông tin chi tiết sau:

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 33
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Hình 3.5: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận và bảo quản hàng

 Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động nhận và bảo quản hàng
o Chứng từ
Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng:
 Do bộ phận nhận hàng lập ghi nhận thông tin hàng thực tế: số lượng, chất
lượng hàng, thời gian, địa điểm nhận hàng.
 Ký nhận của người nhận hàng hoặc thủ kho.
 Nếu hàng không nhập kho chuyển ngay cho bộ phận sử dụng lập Biên bản
(báo cáo) nhận hàng có ký nhận của bộ phận nhận hàng và bộ phận sử dụng.
 Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng cần lập thành nhiều liên để thông
báo cho các bộ phận có liên quan.
 Nếu không chấp nhận hàng do người bán giao, bộ phận nhận hàng lập Biên
bản kiểm tra và từ chối nhận hàng. Biên bản này lập thành nhiều liên: Một
liên gửi cho người bán kèm hàng hóa không được chấp nhận; Các liên còn
lại luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp để thông báo cho các bộ phận
liên quan như bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán phải trả.
Phiếu giao hàng hay đóng gói hàng là chứng từ do người bán hoặc đơn vị vận
tải lập. Phiếu này có các thông tin cơ bản về hàng đóng gói và giao hàng, gồm:
 Mặt hàng;
 Số lượng quy cách đóng gói và vận chuyển;
 Thời gian, địa điểm giao hàng.

34 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

o Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ: tùy theo phương pháp xử lý
thông tin bằng tay hoặc bằng máy.
Hình 3.6: Lưu đồ xử lý nhận hàng - Xử lý thủ công

Hoạt động nhận tại công ty ABC - xử lý bằng tay

Kho hàng/
Bộ phận bán hàng bảo quản hàng

BP mua hàng Nhà cung cấp

Phiếu gửi hàng

Đặt hàng 2
(cùng hàng hóa)

A Đối chiếu đặt hàng,

đểm, kiểm hàng

Phiếu
gửi hàng 1
Đặt hàng
(được kiểm tra)
3
2
Phiếu 1
Lập phiếu
nhập kho
nhập kho

Lập phiếu
Phiếu 3
nhập kho
gửi hàng 2
Phiếu 1
Đặt hàng 2
nhập kho
(được kiểm tra)

3
1 2
Phiếu 1
N
nhập kho

N Kế toán Kế toán
phải trả vật tư

o Dữ liệu lưu trữ:

 Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa
điểm giao hàng, điều khoản thanh toán…).
 Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành…).
 Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số
lượng tồn…).
Ba thông tin trên giống như dữ liệu lưu trữ của hoạt động đặt hàng.
 Thông tin nhận hàng (số phiếu nhập kho/phiếu nhận hàng, mã hàng, số
lượng hàng, mã người bán, số đặt hàng…).

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 35
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

3.2.3. Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

 Quy trình chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ gồm 2 nội dung:
o Chấp thuận hóa đơn mua hàng;
o Ghi chép, theo dõi công nợ.
Khi nhận được hóa đơn mua hàng từ người bán, kế toán phải trả kiểm tra hóa đơn,
đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận hàng. Nếu
thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ, chính xác thì kế toán phải trả chấp nhận
hóa đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán với người bán và lưu trữ hồ sơ
liên quan đến mua hàng như: chứng từ hóa đơn mua hàng, chứng từ ghi nhận
thông tin về đặt hàng được chấp nhận, chứng từ ghi nhận thông tin nhận hàng.
 Phương pháp tổ chức theo dõi công nợ phải trả:
o Hệ thống dùng sổ chi tiết;
o Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher;
o Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher.
Được trình bày ở phần 3.2.5.
Hình 3.7: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả

 Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo
dõi công nợ
o Chứng từ
Hóa đơn mua hàng (Invoice) do người bán phát hành ghi nhận các thông tin
liên quan đến bán hàng:
 Tên người mua;
 Mặt hàng bán;
 Số lượng;

36 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

 Giá cả hàng bán;

 Vận chuyển giao hàng;
 Điều khoản thanh toán.
Chứng từ trả tiền cho người bán:
 Phiếu chi;
 Séc.
o Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ.
Hình 3.8: Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ- Không sử dụng hệ thống
Voucher - Xử lý bằng tay

Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ tại

công ty ABC - Không sử dụng Voucher

Kế toán phải trả

Bộ phận
Kho hàng bán hàng
Người bán
Phiếu
nhập kho Đặt hàng

Hóa đơn
N

Kiểm tra đối chiếu

ghi sổ

Đặt hàng Sổ chị tiết

Phiếu phải trả
nhập kho
Hóa đơn
mua hàng

o Dữ liệu lưu trữ là các thông tin về hóa đơn mua hàng, gồm:
 Số hóa đơn;
 Số đặt hàng;
 Mã mặt hàng;
 Số lượng;
 Đơn giá;
 Mã người bán…

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 37
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

3.2.4. Thanh toán cho hàng hóa dịch vụ đã mua (thanh toán công nợ)
 Nội dung: đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng
cùng đề nghị thanh toán (phiếu chi, hoặc chứng từ thanh toán) cho ban giám đốc
xét duyệt thanh toán và chuyển bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán tiền cho
người bán.
o Doanh nghiệp có thể tổ chức cho kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục lập
phiếu chi và trình duyệt (ban giám đốc) thanh toán, chuyển bộ phận tài vụ chi tiền.
o Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán thì không lập phiếu chi.
Trình tự như sau:
 Tới ngày thanh toán như kế hoạch trong bộ hồ sơ theo dõi công nợ (gồm:
chứng từ thanh toán, hóa đơn mua hàng được chấp nhận, chứng từ nhận
hàng và chứng từ đặt hàng), kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ này cho
phòng tài vụ để xét duyệt và thanh toán tiền.
 Phòng tài vụ căn cứ vào bộ chứng từ chuyển sang sẽ tiến hành thanh toán
cho người bán (lập séc chi tiền), ghi bổ sung thông tin thanh toán vào bộ hồ
sơ và chuyển bộ hồ sơ này ngược lại kế toán phải trả.
 Kế toán phải trả, dựa vào thông tin thanh toán tiền, định khoản cho nghiệp
vụ thanh toán cho người bán:
Nợ TK “Phải trả người bán”
Có TK “Tiền”
Hình 3.9: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán tiền

38 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

 Tổ chức luân chuyển dòng dữ liệu hoạt động thanh toán công nợ
o Chứng từ
Phiếu chi là chứng từ ghi nhận thông tin thực tế chi tiền mặt.
 Thông tin cơ bản trên phiếu chi: Người nhận tiền; Nội dung chi tiền; Số tiền
thực tế chi.
 Phiếu chi do kế toán thanh toán lập giao cho thủ quỹ chi tiền, người nhận
tiền và thủ quỹ cùng ký vào phiếu chi. Phiếu chi trở thành chứng từ thực
hiện chi tiền.
Hình 3.10: Lưu đồ xử lý bằng tay thanh toán tiền

Séc thanh toán là chứng từ có giá trị như tiền

 Là căn cứ chuyển tiền từ tài khoản người trả tiền sang tài khoản người nhận tiền.

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 39
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

 Được thanh toán qua ngân hàng.

 Thông tin cơ bản trên séc: Nội dung mô tả chi tiết tài khoản và thông tin
người trả tiền, người nhận tiền; Nội dung thanh toán; Số tiền thanh toán; Chữ
ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu là doanh nghiệp phát hành).
Chứng từ thanh toán (disbursement voucher)
 Là chứng từ lập kế hoạch thanh toán cho một hoặc nhiều hóa đơn dự định
thanh toán cùng một thời điểm.
 Dựa vào kế hoạch thanh toán đã được duyệt trên tờ chứng từ thanh toán: Thủ
quỹ lập các thủ tục thanh toán tiền thực sự như séc (nếu thanh toán qua ngân
hàng); Kế toán thanh toán lập phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt).
 Giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi liên quan đến chính sách chiết khấu
thanh toán.
o Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
o Dữ liệu lưu trữ bao gồm:
 Số chứng từ thanh toán;
 Số đặt hàng;
 Số hóa đơn;
 Tên người bán;
 Số tiền thanh toán…

3.2.5. Theo dõi chi tiết công nợ phải trả

Có 3 hình thức tổ chức theo dõi chi tiết phải trả người bán:
 Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán;
 Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher;
 Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher.
Về bản chất các hệ thống này chỉ khác nhau ở việc phân loại và ghi chép theo dõi chi
tiết công nợ phải trả, theo từng thời hạn thanh toán của từng hóa đơn hay theo từng
người cung cấp.

3.2.5.1. Hệ thống dùng sổ chi tiết phải trả người bán

 Sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán để ghi chép theo dõi chi tiết công nợ thanh
toán theo từng người bán.
 Theo hóa đơn mua hàng đã được chấp thuận, kế toán phải trả ghi chép số tiền phải
trả theo từng người bán trên sổ chi tiết và lưu hóa đơn đã ghi chép vào hồ sơ hóa
đơn chưa thanh toán.
 Khi thanh toán cho hóa đơn của người bán, hóa đơn đã thanh toán sẽ được chuyển
sang lưu trữ trong hồ sơ hóa đơn đã được thanh toán.
 Hình thức này có thể áp dụng để theo dõi công nợ cho những thỏa thuận thanh
toán theo tổng số dư hoặc theo từng hóa đơn.
Ưu điểm: Xác định rõ ràng và dễ dàng số dư nợ hiện hành của từng người bán, toàn
bộ quá trình công nợ và thanh toán công nợ với người bán.

40 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Nhược điểm: Khó theo dõi chính xác kỳ hạn thanh toán, thanh toán kịp thời để hưởng
các ưu đãi (chiết khấu thanh toán); khó lập kế hoạch dự trữ tiền thanh toán.

3.2.5.2. Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher

 Là hình thức theo dõi công nợ trên nguyên tắc phân loại công nợ theo từng thời
hạn thanh toán.
 Kế toán phải trả lập ngay kế hoạch thanh toán trên tờ chứng từ thanh toán. Một
chứng từ thanh toán lập cho một hóa đơn hay nhiều hóa đơn có cùng ngày dự định
thanh toán và kế hoạch này phải được xét duyệt cụ thể.
 Chứng từ thanh toán được ghi vào “sổ đăng ký chứng từ thanh toán” và lưu trong
hồ sơ chứng từ thanh toán chưa thanh toán theo ngày dự định thanh toán.
 Tới ngày cần thanh toán, toàn bộ hồ sơ thanh toán sẽ được chuyển làm các thủ tục
thanh toán cụ thể.
 Bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán xong, toàn bộ hồ sơ thanh toán được chuyển
trả lại kế toán thanh toán. Chứng từ thanh toán cùng chứng từ gốc được lưu trữ
trong hồ sơ chứng từ thanh toán đã thanh toán.
Ưu điểm:
 Kiểm soát chi tiêu tốt (do lập kế hoạch thanh toán rõ ràng ngay từ khi nhận hóa
đơn mua hàng, cung cấp thông tin cho bộ phận tài vụ chuẩn bị tiền thanh toán).
 Kế toán phải trả dễ dàng, không bị sai sót, nhầm lẫn khi chuyển hồ sơ thanh toán
kịp ngày theo kế hoạch thanh toán.
 Giảm bớt số lượng séc thanh toán, phiếu chi (do một chứng từ thanh toán có thể
lập cho nhiều hóa đơn cùng ngày thanh toán).
Nhược điểm:
 Khó xác định thông tin công nợ hiện hành của người bán và quá trình thanh toán
theo từng người bán.
 Hình thức này phù hợp với đặc điểm thanh toán theo từng hóa đơn, nhất là người
bán có chính sách thanh toán rõ ràng theo từng hóa đơn như chiết khấu thanh toán,
phạt thanh toán trả chậm.

3.2.5.3. Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher

 Hình thức này vừa ghi sổ chi tiết phải trả người bán vừa lập chứng từ thanh toán
do đó thường áp dụng xử lý thông tin bằng máy.
 Các phần mềm kế toán giúp kế toán phải trả dễ dàng phân loại và theo dõi công nợ
theo cả ngày dự định thanh toán và theo từng người bán.
 Đầu mỗi ngày làm việc, kế toán phải trả dễ dàng truy xuất thông tin trên bảng kê
hóa đơn cần thanh toán theo kế hoạch thanh toán, do đó không bị nhầm lẫn hoặc
thanh toán không kịp kế hoạch ban đầu.
Ưu điểm: kết hợp các ưu điểm của 2 hình thức thanh toán trên.
Nhược điểm: phải áp dụng xử lý thông tin bằng máy.

3.3. Các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin chu trình mua hàng

3.3.1. Các rủi ro tiềm tàng

 Về quá trình đặt hàng:

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 41
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

o Dự trữ quá nhiều hoặc quá ít hàng tồn kho;

o Đặt những hàng không cần thiết;
o Mua hàng với giá cao;
o Mua hàng với chất lượng kém;
o Mua hàng từ người bán kém tin cậy;
o Bị chi phối bởi người bán.
 Về quá trình nhận hàng:
o Nhận hàng không yêu cầu;
o Đếm sai hàng nhận;
o Không phát hiện được sai sót về số lượng, chất lượng hàng;
o Bị mất cắp…
 Về quá trình chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ:
o Chấp nhận hóa đơn khống dẫn tới thanh toán cho những hàng hóa, dịch vụ
không nhận;
o Mất khoản ưu đãi do thanh toán không kịp thời;
o Ghi dữ liệu công nợ và thanh toán sai sót, nhầm lẫn…
 Về quá trình thanh toán:
o Không phát hiện được các sai sót trên đơn hàng;
o Thanh toán cho số hàng không mua;
o Không nhận được khoản discount cung cấp;
o Thanh toán trùng lặp;
o Ghi nhận sai công nợ phải trả;
o Rủi ro liên quan đến chuyển tiền, séc, chuyển tiền điện tử.

3.3.2. Hoạt động kiểm soát trong chu trình mua hàng
 Mục tiêu kiểm soát:
o Thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh được xét duyệt đầy đủ,
đúng đắn;
o Các hoạt động được xét duyệt đầy đủ này thực sự xảy ra;
o Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra được ghi chép đầy đủ;
o Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra phải được ghi chép chính xác;
o An toàn cho tất cả tài sản;
o Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để người quản lý kiểm soát các hoạt động
bộ phận chức năng và đảm bảo các hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
 Hai nội dung kiểm soát:
o Kiểm soát các hoạt động kinh doanh liên quan tới quá trình mua hàng, thanh toán;
o Kiểm soát liên quan hệ thống xử lý thông tin.

42 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

3.3.2.1. Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng

Thiết kế bảng các hoạt động kiểm soát theo các mục tiêu, rủi ro, thủ tục kiểm soát của
quá trình mua hàng.
Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát
Đặt hàng
Nhận hàng và bảo quản
Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Thanh toán

3.3.2.2. Kiểm soát hệ thống thông tin

 Kiểm soát chung
o Mục tiêu:
 Đảm bảo an toàn cho dữ liệu và chương trình xử lý;
 Tránh các rủi ro bị mất, sửa đổi dữ liệu hoặc bị lộ các thông tin quan trọng.
o Kiểm soát truy cập:
 Xây dựng giới hạn truy cập từng phận hệ xử lý, từng tập tin và xây dựng
mức độ truy cập tới tập tin (mức độ khai báo dữ liệu, nhập liệu, sửa đổi dữ
liệu, cập nhật dữ liệu, xem và khai thác dữ liệu).
 Kế toán phải trả có thể được tiếp cận tới tập tin dữ liệu người bán và đặt
hàng, nhưng chỉ xem dữ liệu không được tạo mới hay sửa chữa dữ liệu.
 Kế toán chi tiền chỉ được xem và chọn hóa đơn đến hạn thanh toán trong tập
tin hóa đơn chưa thanh toán, không được sửa các dữ liệu liên quan.
o Phân chia trách nhiệm:
 Người thực hiện động kinh doanh không thực hiện công việc kế toán và
không bảo quản tài sản.
 Người khai báo dữ liệu nên tách biệt với người nhập dữ liệu nghiệp vụ.
Ví dụ, kế toán phải trả là người chấp thuận hóa đơn mua hàng và nhập dữ
liệu hóa đơn mua hàng, không được khai báo và sửa đổi dữ liệu trong tập tin
chính người bán, do đó tránh việc thanh toán khống cho người bán mới.
 Đảm bảo an toàn trong truyền dẫn thông tin, dữ liệu qua hệ thống mạng: mã
hóa các dữ liệu quan trọng…
o Lưu trữ và tạo các tập tin dự phòng:
 Kiểm soát việc mất dữ liệu, đặc biệt đối với các tập tin quan trọng như công
nợ, mua hàng;
 Xây dựng quy trình lưu trữ về thời gian và phương thức lưu trữ;
 Lựa chọn các thiết bị lưu trữ bên trong, bên ngoài.
 Kiểm soát nhập liệu
o Mục tiêu:
 Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu nhập vào;
 Kiểm soát hợp lệ dữ liệu nhập, kiểm soát số tổng.
o Thiết kế bảng các thủ tục kiểm soát

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 43
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát
Số yêu cầu mua hàng
Ngày yêu cầu nhận hàng
Mã hàng hóa
Số lượng yêu cầu
Mã nơi yêu cầu
Tên bộ phận yêu cầu
Mã sử dụng

o Xây dựng ma trận kiểm soát dữ liệu nhập, bao gồm các cột và các hàng (dòng):
 Các cột là các vùng dữ liệu cần nhập;
 Các hàng là các liệt kê kiểm soát nhập liệu;
 Tại mỗi tọa độ giao điểm hàng và cột, các đánh dấu (√) sẽ xác định các kiểm
soát nào là cần thiết.
Vùng dữ liệu nhập
Ngày Mã Tên
“Yêu cầu mua Số Tên Số Mã Mã
Y/C hàng bộ Đề
hàng” yêu mã lượng nơi sử
nhận hóa phận nghị
cầu hàng Y/C Y/C dụng
hàng Y/C
Kiểm soát nhập

 Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý

o Mục tiêu là đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng trình tự.
o Các kiểm soát xử lý là đối chiếu dữ liệu thực hiện và chính sách, mệnh lệnh.
o Kết thúc một quá trình xử lý dữ liệu, nhóm kiểm soát dữ liệu lập các báo cáo
trình bày tóm lược các thay đổi dữ liệu trong các tập tin dữ liệu liên quan quá
trình xử lý chu trình mua hàng. Ví dụ, báo cáo liệt kê tất cả các hóa đơn đã
được cập nhật vào tập tin hóa đơn chưa thanh toán trong ngày.

44 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Tóm lược cuối bài

Chu trình mua hàng là một chu trình quan trọng trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Để xử lý thông tin cho chu trình mua hàng phải xem xét hoạt động và dòng thông tin trong chu
trình thể hiện qua các sơ đồ dòng dữ liệu, tổ chức thông tin, luân chuyển chứng từ như: nhận yêu
cầu mua hàng hóa, dịch vụ; nhận hàng từ các nhà cung cấp; ghi nhận nợ phải trả; thanh toán với
người bán. Đồng thời tiến hành các hoạt động kiểm soát trong chu trình này để bảo đảm an toàn
cho dữ liệu, thông tin và chương trình nhằm thực hiện có hiệu quả chu trình mua hàng của
doanh nghiệp.

TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224 45
 Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Câu hỏi ôn tập

1. Cho biết các mục tiêu của chu trình mua hàng?
2. Trình bày các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho? Cho biết ưu, nhược điểm của từng
phương pháp?
3. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình mua hàng và các biện pháp có thể làm tăng
hiệu quả của các hoạt động này?
4. Trình bày các phương pháp theo dõi chi tiết công nợ phải trả? Cho biết ưu, nhược điểm và
điều kiện vận dụng của từng phương pháp?
5. Chu trình mua hàng có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế và
phòng chống các rủi ro đó?

46 TXKTQT03_Bai3_v1.0015112224