Chương 3

CHU TRÌNH MUA HÀNG

 Chu trình mua hàng

 Nội dung cơ bản

1. Hiểu các hoạt động kinh doanh và sự kiện
xẩy ra trong chu trình mua hàng.
2. Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý và cung
cấp thông tin.
3. Kiểm soát nội bộ các giai đoạn trong chu
trình mua hàng.
 Mục tiêu chu trình mua hàng
 Đảm bảo tất cả hàng hoá và dịch vụ được đặt là cần thiết.

 Nhận được hàng hoá theo yêu cầu về SL, CL và thời gian theo ĐĐH.

 Bảo quản vật tư, hàng hoá cho đến khi đưa vào sử dụng.

 Xác định những hoá đơn liên quan đến hàng hoá và dịch vụ hợp lệ.

 Ghi chép và phân loại chi phí kịp thời và chính xác.

 Ghi sổ các nghĩa vụ và việc thanh toán đúng với sổ cái tài khoản phải
trả.

 Đảm bảo tất cả sự thanh toán là hợp lý, hợp lệ.

 Ghi chép và phân loại sự chi trả kịp thời và chính xác.
 Chu trình mua hàng
Hoạt động Sự kiện kinh tế
kinh tế  Yêu cầu hàng
 Trao đổi hàng  Đặt hàng mua với
hóa, dịch vụ với người bán
người bán  Nhận hàng
 Chấp nhận hóa đơn
 Thanh toán tiền
người bán
cho người bán
 Thanh toán tiền cho
người bán
I. Hoạt động mua hàng và thanh toán tiền
 Chu trình mua hàng bao gồm những sự
kiện liên quan hoạt động mua hàng và
thanh toán.
 Bốn sự kiện kinh tế trong chu trình mua
hàng:
– Doanh nghiệp đặt hàng (dịch vụ);
– Nhận hàng (dịch vụ);
– Xác định nghĩa vụ thanh toán;
– Thanh toán tiền.
 Chu trình mua hàng
Chu trình
HH,DV
bán hàng
Hóa đơn
KS hàng
Nhà cung Ch. tồn kho
cấp trình
Nhận hàng mua
Thanh toán hàng Chu trình
chuyển đổi
Sổ cái và Dữ liệu
báo cáo Các BP
khác
 CHU TRÌNH CUNG ỨNG

Chức năng chính của chu trình

Nhận hàng Chấp nhận Chi tiền

Xác định Ghi sổ Lập
Đặt hàng và thanh thanh
nhu cầu cái TK báo cáo
bảo quản toán toán

Theo dõi
Dịch vụ
nợ phải trả
 Xử lý yêu cầu hàng
Bộ phận có nhu cầu (VD: BP kho, PX SX,…)

Xác định
nhu cầu
Gửi yêu
cầu mua hàng
tới BP mua
hàng
 Xử lý mua hàng
Mua hàng
 Chọn người bán:
Người bán
Giá cả, chất lượng
hàng, vận  Xem xét, kiểm
chuyển,… tra yêu cầu
 Gửi thông tin hàng  Trả lời chấp
hóa cho người bán nhận hay
(purchase order)
không chấp
 Thông báo các bộ nhận đơn đặt
phận liên quan về hàng
hàng mua
 Xử lý nhận hành, nhập kho

Nhận hàng Kho hàng/Yêu cầu

 Kiểm tra số lượng,  Tham gia kiểm
chất lượng hàng mua tra SL, chất
 Chấp nhận việc giao lượng hàng nhận
hàng  Nhập kho hàng
 Ghi thông tin nhận nhận
hàng  Xác định thông
 Gửi thông tin nhận tin nhận hàng
hàng cho các BP liên
quan
Chấp nhận hóa đơn hàng mua
và theo dõi khoản phải trả
Kế toán phải trả

Nhận hóa đơn bán

hàng
Đối chiếu chứng từ liên
quan
Chấp nhận hóa đơn
thanh toán
Theo dõi khoản phải trả
người bán
 Thanh toán tiền

 Thủ quỹ thanh toán tiền theo yêu cầu

(hoặc theo ủy quyền)
 Ghi, ký, bổ sung nội dung liên quan vào
chứng từ chi
 Chuyển chứng từ tiền cho các BP liên
quan
CHU TRÌNH MUA HÀNG

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình mua hàng

- Cung ứng/ Quản lý kho hàng

- Tài chính/kế toán
CHU TRÌNH BÁN HÀNG

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng

Cung ứng/ Quản lý kho hàng

 Lập kế hoạch mua hàng, mua hàng, nhận hàng và bảo quản
hàng hoá.

 Điều chủ yếu trong mua hàng là chọn nhà cung cấp thích hợp
nhất, đó là các lựa chọn về giá, chất lượng, thời gian giao
hàng, sự tin cậy của nhà cung cấp.

 Khi nhận hàng phải kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hoá và
đưa hàng tới kho

 Bảo quản vật tư, hàng hoá tránh khỏi trộm cắp, hư hỏng và ở
trạng thái sẵn sàng sử dụng khi có yêu cầu.
CHU TRÌNH CUNG ỨNG

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

Tài chính/ Kế toán

Mục tiêu của quản trị tài chính và kế toán gắn liền với
quỹ dữ liệu, thông tin về tài sản và nguồn vốn của doanh
nghiệp

Nhà quản trị cung ứng và giám đốc tài chính phải đưa ra
các quyết định liên quan tới việc mua hàng và thanh
toàn.
 CHU TRÌNH BÁN HÀNG

Cung ứng/ Tài chính/

Tồn kho Kế toán

Dự toán Kiểm soát Theo dõi Sổ cái

Mua hàng Nhận hàng Kho hàng Sản xuất Chi tiền
tiền mặt tồn kho nợ phải trả tổng hợp

Nhận hàng Chấp nhận Chi tiền

Xác định
Đặt hàng và thanh thanh
nhu cầu
bảo quản toán toán

Lập
Theo dõi
báo cáo
nợ phải trả
 CHU TRÌNH BÁN HÀNG

Tài chính Logistics

Quản lý Mua hàng

Kho hàng

Theo dõi Bộ phận Bộ phận

Thu chi
thanh toán nhận hàng mua hàng

11
5
1
14
6 Bộ phận kiểm soát kho hàng
8 2
Các bộ phận khác
9 3
Nhà cung cấp
4
Các bộ phận khác
7
Nhà cung cấp
10
Nhà cung cấp
12
Phân hệ tổng hợp
13
Nhà cung cấp
15
Phân hệ tổng hợp
II. Tổ chức thông tin trong chu trình mua hàng
 HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT HÀNG
QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐẶT HÀNG
Bắt đầu

Yêu cầu
mua hàng
Dữ liệu
Hàng tồn
kho
Nhập dữ liệu

Xử lý tự
động
Dữ liệu yêu
Dữ liệu nhà cầu mua
cung cấp hàng
In yêu cầu
mua hàng

Chọn nhà Phê

cung cấp duyệt
Yêu cầu mua bởi cấp
hàng có thẩm
quyền
Dữ liệu xếp
hạng nhà Dữ liệu
cung cấp đặt hàng N

In đơn đặt
hàng

Đơn đặt Đơn đặt Đơn đặt Đơn đặt

hàng hàng hàng hàng

Bộ phận nhà Bộ phận nhà Bộ phận nhà

cung cấp cung cấp cung cấp N
 QUY TRÌNH XỬ LÝ NHẬN HÀNG

Từ bộ phận Phiếu bàn Nhà

Biên bản đặt hàng
kiểm nghiệm giao cung cấp

Đơn đặt
hàng Hiển thị
kết quả

Dữ liệu đặt
Đối chiếu kiểm tra
hàng Phiếu giao
hàng

Cập nhật tồn kho Tập tin Đơn đặt

Dữ liệu Nhật kí hàng
nhận hàng

In phiếu nhập kho

Tập tin Chi tiết
Tồn kho Nhật kí
hang hóa

Phiếu Nhập Phiếu Nhập Phiếu Nhập

kho kho kho

Bộ phận quản lí Kế toán hàng Kế toán thanh

toán N
kho hàng tồn kho
 HỆ THỐNG -Theo khăn rõ
Khó dõi trong việcvà
ràng
THEO DÕI theo
cungdõicấp số
TTnợ về tới hạn
quan hệ
THEO NGƯỜI cần
t.toán cũngtoán,
thanh như dosố đó
dư
nhiều
công nợkhicủa từng không
t.toán NCC
HỆ BÁN
kịp thời để hưởng các
THỐNG khoản CK.
- Khó khăn trong cung
THEO cấp các thông tin để
DÕI tổng hợp nhu cầu số tiền
cần chuẩn bị phục vụ
THANH t.toán tại từng thời điểm.
TOÁN Kiểm soát đượct/gian
việc
- Mất nhiều
HỆ THỐNG t.toán,
trong đảmviệc bảo
lập t.toán
và quản
THEO DÕI đúng hạn, từ
lý chứng cung cấp t.tin
t.toán.
THANH TOÁN để
- lập
Khó kếkhăn
hoạchtrong
NS việc
THEO TỪNG phục
tổng vụhợp cho
sốviệc chuẩnnợ
dư công
HÓA ĐƠN bịcho
tiềntừng
t.toán
nhàtạicung
mỗicấp.
thời điểm.
 BC kiểm soát: Tổng hợp tất cả các thay đổi
trong 1 tập tin lưu trữ dữ liệu, đảm bảo tất cả
DL được cập nhập và xử lý đầy đủ.
3 (VD: BC tổng giá trị mua hàng, tổng mẫu
tin,…)

loại
BC xử lý nghiệp vụ: Liệt kê tất cả các nghiệp
báo vụ của 1 loại nghiệp vụ nào đó
(VD: BC tất cả các đơn đặt hàng mua,…)
cáo
BC đặc biệt: Được lập theo yêu cầu của người
sử dụng
(VD: BC các HĐ bán hàng chưa được thanh
toán, BC nhu cầu tiền tt, BC tham vấn ttin NB)
 Các mối quan hệ của chu trình cung ứng

Yêu cầu Đặt hàng Chứng từ

NVL và các mua Thanh toán tiền thanh
hàng nguồn lực cần
mua Người Người toán
mua khác
bán cho vay

Báo cáo
Nhận hàng nhận
hàng

Kiểm tra Nhật kí

Xác nhận Hóa đơn chứng từ chi tiền
HĐ thanh toán

Thông báo Điều chỉnh

Ghi nhận khoản hàng mua trả
phải trả lại

Sổ chi
tiết Tổng hợp các
khoản khoản phải
phải trả trả
Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể trong chu trình cung ứng

Người Thủ quỹ

mua

1 1

1 Nhà 1 n
Mua n Đặt Trả Chi tiền
cug cấp
hàng hàng tiền
1 1
1
m 1 n
Kế toán
công nợ
Nhận
Hàn Cung hàng và Rút
xác
g cấp tiền
nhận
Bao
hoá gồm
n 1
n n

Hàng m Trách Tiền mặt

n n
Phải
tồn kho nhiệm
trả
trả tiền
1. Kiểm soát xử lý nghiệp vụ trong chu trình mua hàng
Hoạt Rủi ro Thủ tục kiểm soát
động
Đặt hàng Đặt hàng thừa - Sử dụng các công cụ tính toán để
hoặc thiếu so với xác định đúng nhu cầu
nhu cầu - Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua
hàng được kiểm tra
Mua hàng với - Xây dựng và cập nhật danh mục
chất lượng không giá cả các hàng mua thường xuyên
đảm bảo hoặc giá - Xây dựng quy trình chọn lựa người
mua cao không bán và đặt hàng phù hợp.
tương xứng chất - Xây dựng quy trình xét duyệt đặt
lượng hàng hàng
- Xây dựng và cập nhật thường
xuyên danh sách người bán được
chấp thuận. Ưu tiên người bán
trong danh sách này.
1. Kiểm soát xử lý nghiệp vụ trong chu trình mua hàng

Hoạt Rủi ro Thủ tục kiểm soát

động
Nhận và Nhận những mặt - Phân chia trách nhiệm người mua
bảo quản hàng không đặt hàng và nhận hàng và kho hàng.
hàng hàng - Kiểm tra, đối chiếu hàng nhận với
đặt hàng: chủng loại, số lượng,
chất lượng, thời gian giao hàng
- Lập CT nhận hàng, nhập kho
- Cả bộ phận kho hàng và nhận
hàng cùng tham gia kiểm hàng
- Sử dụng thiệt bị quét mã vạch để
nhận diện hàng
1. Kiểm soát xử lý nghiệp vụ trong chu trình mua hàng
HĐ Rủi ro Thủ tục kiểm soát

Chấp Chấp nhận HĐ khống - Phân chia trách nhiệm giữa kế toán phải
thuận HĐ dẫn tới thanh toán trả và người mua hàng và thủ quỹ
và theo dõi cho những HH, DV - Kiểm tra hình thức và các tính toán trên
công nợ không nhận HĐ
- Đối chiều nội dung HĐ với thông tin
nhận hàng và đặt hàng
- Lập kê hoạch thanh toán và ghi chép,
lưu trữ HĐ theo ngày cần thanh toán.

Mất các khoản ưu - Sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán

đãi do thanh toán
không kịp thời

Ghi DL công nợ và - Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp về

thanh toán sai sót, công nợ người bán
nhầm lẫn - Định kỳ lập BC công nợ và đối chiếu
từng người bán
1. Kiểm soát xử lý nghiệp vụ trong chu trình mua hàng
Hoạt Rủi ro Thủ tục kiểm soát
động
Thanh Thanh toán nhiều - Phân chia trách nhiệm giữa thủ
toán lần cho một HĐ quỹ hoặc người lập Sec thanh
hoặc một hoạt toán với người đối chiếu ngân
động mua hàng hàng
- Lập thủ tục xét duyệt thanh toán
dựa trên bộ chứng từ gốc mua
hàng, nhận hàng và đặt hàng
- Đánh dấu đã thanh toán trên HĐ
mua hàng
- Tăng cường thanh toán quá ngân
hàng
- Đối chiếu thường xuyên với ngân
hàng