Chương 4

CHU TRÌNH DOANH THU

 NỘI DUNG
4

CÁC
3 HOẠT
ĐỘNG
MÔ HÌNH
2 KIỂM
QUAN HỆ
SOÁT
TỔ CHỨC CẤU
1 ĐỐI VỚI
THÔNG TIN TRÚC DỮ
CHU
MỤC CHO CÁC LIỆU
TRÌNH
TIÊU VÀ HỆ THỐNG TRONG
DOANH
CHỨC CHỨC CHU
THU
NĂNG NĂNG TRÌNH
CHÍNH TRONG DOANH
CỦA CHU TRÌNH THU
CHU DOANH
TRÌNH THU
DOANH
THU
 CHU TRÌNH DOANH THU
Giới thiệu chung về chu trình doanh thu
 Doanh thu có ý nghĩa rất quan trọng đến sự tồn tại của
mọi tổ chức
 Chu trình doanh thu hầu như là giống nhau ở mọi doanh
nghiệp
 Chức năng chính của chu trình doanh thu là bán hàng và
thu tiền
Hai hệ thống xử lý tạo nên chu trình doanh thu:
1. Hệ thống xử lý doanh thu
2. Hệ thống xử lý các khoản phải thu.
 CHU TRÌNH DOANH THU
Mục đích của chu trình doanh thu
 Ghi nhận đơn đặt hàng kịp thời và chính xác

 Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng

 Giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đúng thời hạn

 Xuất hoá đơn về sản phẩm, dịch vụ một cách chính xác và
đúng thời hạn

 Ghi bút toán doanh thu và thu tiền mặt vào đúng tài khoản

 Bảo quản sản phẩm và tiền cho đến khi được giao hoặc gởi
vào NH
 I. Các hoạt động kinh doanh trong
chu trình doanh thu
1. Khái niệm và sơ đồ dòng dữ liệu:
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ
kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh
liên quan đến việc bán hàng (tạo doanh
thu) và thu tiền khách hàng.
I. Các hoạt động kinh doanh trong
chu trình doanh thu

1 Nhận đơn đặt hàng của KH

4 hoạt
động 2 Giao hàng
chính
trong 3 Yêu cầu KH thanh toán
4
CTDT
4 Nhận tiền thanh toán
 Gửi ngân hàng
Trả tiền Ngân hàng
Khách Giấy báo có
hàng Đặt hàng

Bán hàng Sổ cái và

Hệ thống BC
Vận tải Chu trình
Bán hàng
Chấp nhận đặt hàng Hệ thống lương
Lương SP

Hóa đơn
Thông tin về
Sản phẩm
Thông tin về
HH tồn kho
Chu trình Chu trình
Mua hàng Sản xuất
Yêu cầu SP hoặc HH
 CHU TRÌNH BÁN HÀNG

Kiểm tra Lập Ghi sổ

Nhận Chuẩn
tín dụng Lệnh Giao Lập Nhận và
đặt bị
và Bán hàng hóa đơn tiền lập
hàng hàng
tồn kho hàng báo cáo

Cung Theo dõi

ứng Khoản
dịch vụ phải thu

Các chức năng cơ bản của chu trình doanh thu

Các hoạt động KD Chứng từ SD Các BP liên quan

-Nhận và xử lý -BP bán hàng

-Đơn đặt hàng
ĐĐH -BP tài vụ
-Lệnh bán hàng
-Gửi hàng cho KH -BP kho hàng
- Phiếu xuất kho
-Lập hóa đơn BH -BP gửi hàng
-Hóa đơn bán hàng
-Nhận tiền thanh -BP nhận hàng
-Giấy báo trả tiền
toán -BP lập hóa đơn
-Chứng từ ghi có
-Trường hợp hàng -BP KT phái thu
bị trả lại hoặc xóa -BP giữ sổ cái
nợ phải thu -BP thư tín
-BP thủ quỹ
 Xử lý hoạt động bán hàng
Bán hàng Bán chịu
(BP tín dụng)
Nhận ĐĐH của KH
Ghi nhận thông tin
trên ĐĐH của KH

Kiểm tra HTK

 Kiểm tra tín dụng
Xét duyệt
bán chịu
Trả lời KH
Thông báo các BP
liên quan
 Xuất kho, gửi hàng

Gửi hàng
 Kho
 Đóng gói hàng
 Xuất kho
PXK  Giao hàng
 Xử lý lập hóa đơn

Bộ phận lập hóa đơn

 Kiểm tra, đối chiếu chứng từ
 Lập hóa đơn
 Ghi sổ Nhật ký bán hang và
theo dõi thanh toán của KH
Xử lý thu tiền

Thủ quỹ
Nhận tiền
Gửi NH

Thö tín
Một Giấy báo trả tiền
Lập Bảng kê
Kế toán
Ghi sổ
Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc
xóa nợ phải thu
Hàng bị trả lại Giảm giá hàng bán
Nhận lại số hàng bị trả

BPBH lập biên bản & PNK

cho số hàng bị trả lại

Cơ sở ghi sổ các khoản

giảm trừ DT & điều chỉnh
giảm số phải thu KH
 Xử lý hàng trả lại
Nhận hàng
Kiểm hàng
Lập PNK

Khách hàng
Trả lại hàng Bộ phận lập hóa
đơn
Lập chứng từ ghi giảm
khoản nợ phải thu
 Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc
xóa nợ phải thu
Xử lý nợ quá hạn Gửi thông báo về khoản
nợ quá hạn cho KH

KH mất khả năng thanh toán

Xóa nợ phải thu ( Credit Memo)

Cơ sở giảm số phải thu KH

 Theo dõi các khoản phải thu khách hàng

2 phương pháp

Theo dõi thanh toán

trên từng hóa đơn

Kết chuyển số dư
2. Các kiểu tổ chức hệ thống theo dõi KT phải thu
 Hệ thống chuyển số dư: (Theo dõi theo từng
KH)
Khách hàng thanh toán dựa trên tổng số nợ thể
hiện trên BC khách hàng
 Hệ thống thanh toán theo HĐ: (Theo dõi theo
từng HĐ)
Người mua thanh toán theo từng HĐ bán hàng;
người bán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản thu,
đã thu, dư nợ chi tiết theo từng HĐ chưa thanh
toán.
 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng

Marketing/ Tài chính/

Phân phối Kế toán

Nghiên cứu Quảng cáo Chăm sóc Kiểm soát Theo dõi Sổ cái
Thủ quỹ
thị trường & cổ động khách hàng tồn kho phải thu tổng hợp

Phát triển Giao hàng

Bán hàng Hóa đơn Thu tiền (11)
sản phẩm & vận chuyển
(7)

(1) (4) (8) (9) (10)

(3) (6)
(2) (5)

Nhận Kiểm tra Lệnh Chuẩn bị Gửi Lập Nhận Lập
đặt hàng tín dụng bán hàng hàng hàng hóa đơn tiền báo cáo

Cung ứng Theo dõi

dịch vụ phải thu
 Báo cáo kiểm soát: Tổng hợp về nhập, xuất
NLVL, Nợ phải thu KH

Báo cáo nghiệp vụ: kiểm soát dữ liệu ở

BÁO CÁO mức độ chi tiết.
KẾ TOÁN

Báo cáo đặc biệt: lập theo yêu cầu của

Nhà quản lý
+ Báo cáo khách hàng;
+ BC phân tích khoản phải thu theo thời
hạn nợ;
+ BC tiền thanh toán
+ BC phân tích bán hàng
4. Sổ kế toán
 Ghi chép thủ công: Nhật ký bán hàng, nhật ký
giảm giá hàng bán, nhật ký thu tiền và sổ chi
tiết bán hàng.
 Ghi chép bằng máy: Việc lưu trữ dữ liệu được
thực hiện trên các tập tin dữ liệu. Khi cần bất cứ
thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành
lấy số liệu từ các tập tin có liên quan, tính toán,
tổng hợp để lập báo cáo.
 Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng
Khách hàng Dữ liệu khách hàng
Đặt hàng
Chấp thuận
Mã khách hàng va
1.0 các dữ liệu khác
Kiểm tra Lệnh
tín dụng bán hàng
Chấp nhận
tín dụng
Dữ liệu đặt hàng
Dữ liệu về tín dụng
2.0
Giao
hàng
Dữ liệu Dữ liệu
Hàng hóa Chứng từ Dữ liệu gởi hàng
hàng tồn kho & phiếu gởi
hàng tồn kho
gởi hàng
hàng

3.0
Khách hàng Lập
Hóa đơn H đơn Dữ liệu đặt hàng
bán hàng

Dữ liệu bán hàng

Dữ liệu về
4.0
khoản phải thu
Phân tích & Dữ liệu giá bán
Sổ cái Báo cáo
tài khoản

Các nhà quản lý

HỆ THỐNG XỬ LÝ BÁN HÀNG Khách hàng

Đơn
đặt hàng

Hiển thị lỗi

Nhập dữ liệu
đặt hàng

Kiểm tra
Dữ liệu tín dụng &
tồn kho Dữ liệu
khách
tồn kho
hàng

Dữ liệu Đơn

đặt hàng đặt hàng

In các A
chứng từ
bán hàng

Phiếu Chấp thuận Lệnh

xuất kho đặt hàng bán hàng

A
Kho hàng Khách hàng
HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO HÀNG Kho hàng

Phiếu xuất kho

(hiệu chỉnh)

Hiển thị lỗi

Nhập dữ liệu

Hiệu chỉnh Phiếu xuất kho

dữ liệu (hiệu chỉnh)

Dữ liệu Dữ liệu
K hàng giao hàng

In chứng từ
giao hàng

Giấy báo Giấy báo

Vận đơn
giao hàng gửi hàng

Hàng hóa A
Khách hàng Bộ phận lập HĐ
& chứng từ
 Từ bộ phận
HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN giao hàng

Thông báo
gởi hàng

Lập bảng kê Bảng kê

tổng hợp

Thông báo
gởi hàng

Hiển thị lỗi

Nhập dữ liệu

Dữ liệu Ktra, cập nhật Thông báo A

K hàng Giá bán, thuế gởi hàng

Dữ liệu
Dữ liệu
giá bán
đặt hàng
Dữ liệu
tồn kho
Dữ liệu cập nhật DL Tập tin
phải thu & In hóa đơn sổ cái

In vào Tổng hợp Hóa đơn Chứng từ

HĐ bán hàng bán hàng Dữ liệu phải thu
cuối ngày
hóa đơn

A A
Bộ phận lập HĐ Khách hàng
 Khách hàng HỆ THỐNG XỬ LÝ THU TIỀN

Giấy báo
trả tiền
Séc

Kiểm tra và Bảng kê

lập bảng kê

Giấy báo
trả tiền
Séc

Nhập dữ liệu Hiển thị lỗi

Kiểm tra và

Tách riêng Hiệu chỉnh Dữ liệu
Séc và dữ liệu phải thu
Giấy báo
trả tiền
Dữ liệu
Dữ liệu
tiền mặt
hóa đơn
Giấy báo
Séc
trả tiền
Tổng hợp và in
bảng kê trả tiền

Thủ quĩ Bảng kê

K. hàng trả tiền

Tài khoản
phải thu
 Khách hàng Xử lý đặt hàng Tín dụng Lập hóa đơn Kho hàng Giao hàng
Dữ liệu Phiếu 4
KH giao hàng
Khách hàng
1 Phiếu 5
xuất kho
Xem xét & chuẩn Lệnh 1 So sánh bản số
Đặt hàng
bị chứng từ bán hàng 2 3 4 và 5; chuẩn
bán hàng Xuất hàng, chuyển bị C từ
Dữ liệu cho bộ phận giao
Lệnh 1 TD hàng và cập Phiếu 5
N nhật tồn kho
bán hàng 21 3 xuất kho
4 2
5
6
7
Chấp thuận 7 3
Duyệt mức Dữ liệu Dữ liệu
đặt hàng Đặt hàng tín dụng giá tồn kho Thông báo 1
gởi hàng 2
4
Lệnh 6 1
A Vận đơn 2
bán hàng cập nhật DL 3
Thông báo 1
về giá và gởi hàng 5
hoàn chỉnh 5 P. xuất kho
Thông báo 1 hóa đơn P. xuất kho 4
gởi hàng P. giao hàng

Hóa đơn 2
bán hàng 3
5 Chuyển hàng
5 P. xuất kho cho khách

Hóa đơn 1 Ghi nhật ký

bán hàng bán hàng Kiểm soát Thông báo 2
tồn kho gởi hàng
3
Hóa đơn 2 Hóa đơn 3 Vận đơn
bán hàng bán hàng
1
Vận đơn 2
N Theo dõi Vận đơn
phải thu
N
P. giao hàng4 Đơn vị
vận chuyển
PHẦN MỀM MISA SME.NET
Kiểm soát hoạt động nhận đơn đặt hàng:
Rủi ro Kiểm soát
 Nhận đặt hàng từ những KH  Phân chia trách nhiệm giữa BP
không đảm bảo tính pháp lý bán hàng và BP xét duyệt
 Bán chịu cho khách hàng  Xây dựng quy trình ủy quyền,
không có khả năng thanh xét duyệt nghiệp vụ, kiểm tra
toán đặt hàng, kiểm tra HTK trước
 Chấp nhận ĐĐH số lượng khi chấp nhận BH, kiểm tra tài
lớn nhưng không có khả chính và tín dụng KH, duyệt
năng thực hiện (không đủ lệnh bán hàng. Phân chia trách
hàng, không có khả năng nhiệm giữa BP BH và BP tín
thự hiện) dụng, BP bán hàng và BP kho
hàng
 Phân chia trách nhiệm chỉ có
 Người không có nhiệm vụ
BP bán hàng mới được nhận
nhận ĐĐH
ĐĐH
Kiểm soát hoạt động xuất kho, cung cấp HH, DV
Rủi ro Kiểm soát
 Phân chia trách nhiệm giữa
 Xuất kho giao hàng sai số kho hàng và giao hàng, có
lượng, địa chỉ đối tượng ĐĐH
nhận hàng, thời gian giao
hàng  Thiết lập đầy đủ và kịp thời
các chứng từ trong quá trình
 Mất hàng hóa trong quá XK, giao hàng.
trình xuất kho, giao hàng
 Đối chiếu chứng từ xét duyệt
bán hàng, XK, giao hàng.
 Đếm, kiểm tra hàng trong quá
trình XK, giao hàng.
 Hạn chế tiếp cận HTK. Kiểm
kê kho hàng
 Xuất kho hàng khi chưa cho  Phải có PXK, đầy đủ chữ ký
phép của những người có liên quan.
Kiểm soát HĐ lập HĐ và theo dõi NPThu:
Rủi ro Kiểm soát
 Không lập hoặc lập không  Tách biệt chức năng lập HĐ,
kịp thời HĐ, chứng từ bán chứng từ BH với chức năng
hàng cho khách hàng. XK, giao hàng
 Lập khống HĐ bán hàng,  Chỉ lập HĐ khi có chứng từ
HĐ lập sai. Lệnh BH/HĐKT, PXK,…
 Đối chiếu chứng từ Lệnh
BH/HĐKT, XK, giao hàng
và HĐBH. Kiểm tra tính
toán trên HĐ trước khi giao
KH.
 Chuyển DL công nợ sai,  Chuyển DL/sổ chi tiết phải
không kịp thời thu kịp thời, hàng ngày.
 Đối chiếu công nợ KH định
kỳ
Kiểm soát hoạt động nhận tiền thanh toán:
Rủi ro Kiểm soát
 Thất thoát tiền  Phân chia trách nhiệm
giữa giữ tiền, ghi chép,
theo dõi thu tiền
 Kiểm kê quỹ, đối chiếu
với ghi chép của kế
toán
 Hạn chế các thanh toán
trực tiếp bằng tiền mặt

Here comes your footer 

Page 36