Taakomschrijving bestuursleden

Harmonie Sint Tarcisius, Nijmegen

Opgesteld door: Karin Rheiter

Vastgesteld door het bestuur in mei 2006
Van kracht per: 1 juni 2006

Inleiding
In deze notitie een omschrijving van de taken van de bestuursleden van Harmonie St.
Tarcisius, bestaande uit een doelstelling behorende bij de taak en een concrete
taakomschrijving. Achtereenvolgens komen aan de orde:

- de voorzitter (Piet Smits)

- secretariaat (Karin Rheiter en Annie Goossens)
- penningmeesters (Annemiek Pijfers en Leo Peters)
- algemeen bestuurslid met als taak lief en leed (Alicia Janssen)
- algemeen bestuurslid met als taak materialenbeheer (Wim Koster)

Alle bestuursleden vervullen een rol in de organisatie van handelingen en andere

activiteiten. De draaiboeken vormen hiervoor de leidraad. In de werkgroep rommelmarkt
is altijd een bestuurslid afgevaardigd als vertegenwoordiger van het bestuur. Op dit
moment wordt deze rol ingevuld door Piet en Karin. Dit geldt ook voor de
muziekcommissie. Op dit moment zijn Annemiek en Alicia de vertegenwoordigers van het
bestuur in de muziekcommissie.

-1-
Taakomschrijving voorzitter

• De voorzittersrol wordt op dit moment vervuld door Piet Smits.

Doelstelling:

Zorgdragen voor de algehele leiding van de vereniging.

Taken:
- Algehele leiding van het bestuur en de vereniging.
- Fungeren als het ‘gezicht’ van de vereniging naar buiten.
- Fungeren als technisch voorzitter tijdens bestuursvergaderingen en algemene
ledenvergaderingen.
- Aansturing dirigent en houden van jaarlijks functioneringsgesprek (i.s.m.
penningmeester en secretaris).
- Doen van mededelingen in het orkest.

-2-
Taakomschrijving Secretariaat
• Het secretariaat van harmonie Tarcisius wordt verzorgd door Annie Goossens en
Karin Rheiter. In bijgaand overzicht een uitwerking van het takenpakket van het
secretariaat. Naast dit takenpakket fungeert het secretariaat als vice voorzitter bij
afwezigheid van de voorzitter.
• Formeel vervult Karin de rol van 1e secretaris en Annie de rol van 2e secretaris. In
de praktijk worden in onderlinge afstemming de taken verdeeld.
• De 1e secretaris heeft zitting in het dagelijks bestuur van de vereniging.

Doelstelling van het secretariaat:

Zorgen voor een gestroomlijnde communicatie binnen de vereniging en naar buiten,

zodat eenieder op het juiste moment voorzien wordt van de noodzakelijke
informatie.

Het takenpakket van het secretariaat bestaat uit de volgende onderdelen:

Vergaderingen
- Voorbereiden (agenda opstellen) en notuleren van de bestuursvergaderingen
(notulen en actielijst) van de bestuursvergaderingen.
- Voorbereiden (agenda en jaarverslag opstellen en verspreiden, presentielijst) en
notuleren van de algemene ledenvergadering.
- Eindcoördinatie organisatie handelingen.

Externe contacten
- Het secretariaat vervult de rol van contactpersoon met externen. Correspondentie
komt binnen bij het secretariaat. Het secretariaat zorgt ervoor dat vragen en
verzoeken die via mail, post, telefoon binnen komen afgehandeld worden.
- Contact met Wim Guelen/Chris Kleinpenning ivm reserveren zaal/vergaderruimte.
- Meldingen handelingen NMF ivm subsidieaanvraag
- Bijwonen vergaderingen NMF (Annie).

Interne contacten: Leden

- Het secretariaat draagt zorg voor de eerste kontakten met (potentiële) nieuwe
leden. De volgende documenten worden uitgereikt: informatieboekje, laatste
harmonieuws, ledenlijst, inschrijfformulier, infobrief muzieklessen, statuten
worden uitgereikt. Indien besloten wordt tot lidmaatschap wordt er kontakt gelegd
met Annemiek (ivm financiele afhandeling lidmaatschap), Wim (ivm
instrumentenbeheer), Anita (ivm uniformenbeheer), Piet (ivm mededeling in
orkest).
- De ledenlijst wordt bijgehouden en twee maal per jaar wordt een nieuwe versie
uitgereikt aan alle leden.
- Eindredactie harmonieuws + berichtgeving vanuit bestuur
- Aansturing coördinator leerlingenorkest.

PR (incl. ledenwerving)
- onderhouden kontakten met pers e.a.
- ontwikkeling en beheer website i.s.m. Jan Bemelmans
- ontwikkeling en beheer overig PR materiaal, zoals informatieboekje, folder,
donateursformulier, infobrieven.
- Invulling geven aan een vernieuwend en creatief PR plan.

-3-
Taakomschrijving Penningmeesters

• Het secretariaat van harmonie Tarcisius wordt verzorgd door Annemiek Pijfers en
Leo Peters. In bijgaand overzicht een uitwerking van het takenpakket van de
penningmeesters
• Annemiek vervult de rol van 1e penningmeester en Leo de rol van 2e secretaris. In
de praktijk worden in onderlinge afstemming de taken verdeeld.
• De 1e penningmeester heeft zitting in het dagelijks bestuur.

Doelstelling:

Zorgen voor een goed financieel management binnen de vereniging.

Taken 1e penningmeester:
- Bijhouden van boekhouding, het innen van de contributie, het innen van
donateursgelden en verantwoording afleggen naar leden tijdens algemene leden
vergadering.
- Bijhouden kas handelingen.
- Contract beheer.
- Verzekering beheer.
- Coördinatie subsidieaanvraag
- Coördinatie muziekschool

Taken 2e penningmeester:
- Secondant t.b.v. taken 1e penningmeester
- Akties m.b.t. donateurs
- Akties op touw zetten waarbij inkomsten gegenereerd worden (leiding centenclub)
Contract beheer:
Om betalingen meer te kunnen automatiseren is een incasso contract afgesloten met
onze huis bank de Rabobank.
Dirigent contract valt onder beheer penningmeester. Als ook de financiële onderhandeling
over salaris.

Verzekering beheer:
Om de leden te beschermen zijn er een aantal verzekeringen afgesloten. Zoals een
instrument verzekering via FKM en een bedrijfs compact polis bestaande uit
aansprakelijkheids verzekering en inventaris verzekering.

Donateurs:
Donateurs bestand wordt bij gehouden via programma PC- leden.
Het versturen van een uittreksel Harmonieuws aan donateurs.

Subsidie:
Onze vereniging ontvangt via de gemeente subsidie. De hoogte van de subsidie wordt
jaarlijks bepaald aan de hand van een aanvraag formulier dat door de penningmeester is
opgesteld en ingediend bij de NMF die als vertegenwoordiger optreed namens alle
aangesloten verenigingen. Dit aanvraagformulier komt in oktober binnen via secretariaat.

Muziekschool:
Contact naar de muziekschool om de betalingsafwikkeling naar de leden te kunnen
regelen.
Versturen rekeningen naar de muziekschoolleden.

-4-
Taakomschrijving bestuurslid lief en leed

• Het takenpakket lief en leed wordt ingevuld door een algemeen bestuurslid. Op dit
moment heeft Alicia Janssen deze taak.

Doelstelling:

Zorgen voor sociaal beleid binnen de vereniging (aandacht voor de mens).

Taken:
- Opstellen beleid lief en leed (beleid is opgesteld en vastgesteld binnen het bestuur
in 2006).
- Uitvoering geven aan het beleid lief en leed.
- Fungeren als contactpersoon voor leden voor afmeldingen van repetities en
bijhouden aanwezigheidslijsten repetities.
- Verzorgen mededelingenbord.
- Eindredactie Harmonieuws (i.s.m. secretariaat)

-5-
Taakomschrijving bestuurslid materieelbeheer (uniformen, instrumenten,
muziekbibliotheek en bijbehorende zaken).

• Het takenpakket materieelbeheer wordt ingevuld door een algemeen bestuurslid.

Op dit moment heeft Wim Koster deze taak.

Doelstelling:

Zorgen voor goed beheer van het materieel van de vereniging.

Taken:
- Opstellen van instrumentenbeleid en uitvoering geven aan dit beleid.
- Bijhouden van een overzicht van uitgeleende instrumenten en bijbehoren zaken
aan leden.
- Opstellen en bijhouden van uitleencontracten.
- Beheer reglement instrumenten uitleen.
- Zorgen voor benodigd onderhoud aan materieel.
- Aansturen van coördinator uniformenbeheer (Anita Kersten)
- Aansturen van coördinator muziekbibliotheek (Cor Leenders).

-6-