METODE I TEHNIKE UPRAVLJANJA PROJEKTOM

Learning from practical experiences

Murphyjevi zakoni i upravljanje projektima

Ako neto moe da poe naopako, poi e naopako. Ako ne vodimo brigu o projektu unapred,
probleme moramo da otklanjamo sa puno muke.

Sve zahteva vie vremena nego to mislimo.

Planirano trajanje projekta i svake pojedine aktivnosti u njemu, uvek e biti prekratko.

Ako postoji mogunost da vie stvari krene naopako, to e se dogoditi sa onom koja e izazvati najveu tetu. U upravljanju projektima

od presudne su vanosti aktivnosti na kritinom putu i one e uvek izazivati probleme.

Murphyjevi zakoni i upravljanje projektima Ako su preputene sebi, stvari imaju tendenciju kretanja od zla na gore. Ako ne
vodimo stalno brigu o svim elementima projekta, problemi e rasti i rasti.

Svako reenje raa nove probleme. Planiranje i

upravljanje projektom pomae, ali nije arobni tapi.

Nemogue je neto uiniti otpornim na budale - one su previe kreativne. Nevolje u upravljanju
projektima posledica su ljudskih greaka. Zato treba posebnu panju obratiti na ljude i promenu njihovog ponaanja.

WBS (Work Breakdown Structure) TEHNIKA

WBS
Definisanje potrebnih aktivnosti i meuzavisnosti Definisanje potrebnih resursa za izvoenje aktivnosti Ocena trokova i rasporeivanje aktivnosti i resursa

Struktura aktivnosti

Aktivnosti

Zadaci

7 Podzadaci

Prikaz strukture

1. Aktivnost 1
1.1 Zadatak 1
1.1.1 Podzadatak 1 1.1.2 Podzadatak 2

2. Aktivnost 2
2.1 Zadatak 1
2.1.1 Podzadatak 1 2.1.2 Podzadatak 2
8

Radni paketi

Struktura poslova
Posluenje doruka u krevetu

Ipaj sok od pomorane u au

Pripremi kuvano jaje u olji

Pripremi tost sa puterom

Uredi posluavnik

Uzmi sok

Uzmi au

Skuvaj jaje

Uzmi lju za jaje

Stavi tost Uzmi puter da se pee

Uzmi tanjir Uzmi i pribor posluavnik

Izvadi tost Obtain egg Obtain water

10

Gantogram/vremenski plan
H. L. Gantt, ameriki inenjer, 1901. razvio grafiku metodu planiranja proizvodnje

Gantogram
jednostavan i praktian primjenjuje se za manje zadatke koji nemaju mnogo paralelnih aktivnosti.

Mreni dijagrami
za planiranje veih projekata

11

Zavisnost aktivnosti

Karakteristike zavisnosti aktivnosti

FF (Finish to Finish) FS (Finish to Start) SS (Start to Start) SF (Start to Finish)

Vremensko trajanje ili preklapanje

12

Gantogram/vremenski plan

Koristi se za definisanje aktivnosti/zadataka projekta i ocenu napretka

Broj nedelja

zadatak 1 zadatak 2

zadatak 3

zadatak 4

Gantogram/vremenski plan

Vreme (nedelje/meseci) 1 Aktivnosti

Aktivnost 1 Aktivnost 2 Aktivnost 3 Aktivnost 4
14

15

VODI

16

Datum poetka projekta

17

Radno vrema na projektu

18

Kreiranje i definisanje aktivnosti

19

Unos resursa - Resource sheet

20

Dodeljivanje resursa aktivnostima

21

Dodeljivanje resursa aktivnostima

22

Povezivanje aktivnosti
Postavljanje meuzavisnosti
drag & drop u vremenu

23

Matrica meuzavisnosti
VREME TRAJANJA
PRETHODNA AKTIVNOST

POSMATRANE AKTIVNOSTI

24

Mreni dijagrami

Mreno planiranje zasniva se na teoriji grafova koju je razvio maarski matematiar R. Knig (1935).

Mreni dijagram/plan grafiki prikaz odvijanja aktivnosti pokazuje meusobnu povezanost redosled izvoenja aktivnosti. i

25

Metode mrenog planiranja

Metoda kritinog puta (CPM) razvijena 1957. DuPont i Remington Rand Metoda vrednovanja i revizije projekta (PERT) razvijena 1958.

Osnovna razlika izmeu metoda CPM i PERT:

CPM ne primenjuje raun verovatnoe, tj. rauna samo sa jednom procenom trajanja aktivnosti.
26

Za razumevanje mrenog plana potrebno je poznavati: pojmove i pravila crtanja mrenog planiranja

Posao koji treba obaviti u odreenoj zavisnosti-proteklo vreme izmeu dva odreena dogaaja

Trenutno zbivanje koje nema trajanja

Trajanje je nula
27

Kljuni dogaaj

Najee predstavlja poetak ili zavretak bitne faze projekta

28

Dogaaji i zadaci

dogaaj trenutak u vremenu koji opisuje poetak ili zavretak aktivnosti

zadatak svaka aktivnost koju treba obaviti u okviru projekta

Primeri dogaaja sklopljen ugovor izraena proizvodna dokumentacija zavrena montaa postrojenja

Primeri aktivnosti poreenje ponuda sastavljanje motora ispitivanje postrojenja

30

Metoda kritinog puta - CPM

Grafika tehnika zasnovana na mrei Jednostavnija nego PERT Ne koristi se statistikom procenom trajanja pojedine aktivnosti
broj dogaaja

ime zadatka oekivano trajanje

Kritian put

Put u mrei: niz aktivnosti koje vode od poetka do kraja projekta Svaki put ima svoje trajanje koje je jednako zbiru trajanja aktivnosti koje ga ine Kritian put je put sa najduim trajanjem
32

PERT metoda
Grafika metoda zasnovana na mreama Razvijena krajem 50-ih za potrebe planiranja i kontrole velikih razvojnih projekata stratekog oruja u Mornarici SAD Koristi se za planiranje i kontrolu projekata
VRS- vreme najranijeg zavretka broj dogaaja 3 1 4 ime zadatka oekivano trajanje 2 8 9

VKS - vreme najkasnijeg zavetka

Konstruisanje mree

kljuni koncepti
dogaaj aktivnost/zadatak

kljune faze
utvrditi sve potrebne aktivnosti proceniti trajanje svake aktivnosti izraditi mreu nai kritini put

Pravila oblikovanja mrenog dijagrama

Pravilo I Svaka aktivnost mora poeti i zavriti dogaajem 1
A

2
C

2
C

POGRENO

PRAVILNO

4 Pravilo II Ako neka aktivnost ne moe poeti pre nogo to se zavri neka druga aktivnost, onda se one postavljaju po redosledu odvijanja. Pri tome je zavrni dogaaj prethodne aktivnosti istovremeno i poetni dogaaj naredne aktivnosti. 1
A

meufazna 13 kontrola

14

montaa sklopa

15

Aktivnost A prethodi aktivnosti B

Primer
35

Veza dogaaja i aktivnosti

36

Pravila oblikovanja mrenog dijagrama

Pravilo III Ako je poetak neke aktivnosti uslovljen prethodnim zavretkom veeg broja aktivnosti, tada sve one zavravaju u poetnom dogaaju posmatrane aktivnosti. 1
B A Dok se aktivnosti A i B ne zavre, ne moe poeti aktivnost C

Pravilo IV Ako vei broj aktivnosti moe da pone tek nakon to je prethodna aktivnost zavrena, tada sve one poinju u zavrnom dogaaju posmatrane aktivnosti.
C

3 1
A

B D

4 5

Aktivnosti B, C i D mogu da ponu tek kad je aktivnost A zavrena

37

38

Pravila oblikovanja mrenog dijagrama Pravilo V Ako dve ili vie aktivnosti imaju zajedniki poetni i zavrni dogaaj, mora se osigurati jednoznano oznaavanje uvoenjem prividnih aktivnosti (S), ije je trajanje 0 vremenskih jedinica.
B POGRENO PRAVILNO A C S

5 3
C

Naini uvoenja prividne aktivnosti (S): 3

B C C

4
S S

3
S S

4
B C

5 5
B

5 5
B

39

Pravila oblikovanja mrenog dijagrama

Pravilo VI Ako u nekom dogaaju u mrei zavrava i poinje vei broj aktivnosti, onda treba proveriti meuzavisnosti.
Primjer: Zadate su etiri aktivnosti sa zajednikim dogaajem (3). Pretpostavka je da aktivnost B zavisi od A i C, ali aktivnost D zavisi samo od C. A B A B

3
S

3 2
C D

prividnih aktivnosti (S) C

POGRENO

PRAVILNO
40

Pravila oblikovanja mrenog dijagrama

Pravilo VII U niz aktivnosti moe se ukljuiti proizvoljan broj prividnih aktivnosti

Izmeu aktivnosti B i C, uveli smo prividnu aktivnost S.

41

Pravila oblikovanja mrenog dijagrama

Pravilo VIII Ako neka aktivnost moe da pone nakon zavretka jednog dela prethodne aktivnosti, onda se ta prethodna aktivnost mora podeliti na dve delimine aktivnosti.

A1

A2

POGRENO

PRAVILNO

Aktivnost A je podeljena na aktivnosti A1 i A2.

42

Pravila oblikovanja mrenog dijagrama

Pravilo IX Jedna aktivnost moe da se samo jednom vremenski odigra, to znai da se u mrenom dijagramu ne smeju pojavljivati petlje (ciklusi).

POGRENO

B1

C1

B2

C2

PRAVILNO

Aktivnosti B i C se ponavljaju 2 puta, pa su oznaene kao B1, C1, B2 i C2 43

Petlja ili zatvoren krug

Ne sme da postoji u mrei

44

Izrada liste aktivnosti i njihove meuzavisnosti (1/2)

Oznaka i opis aktivnosti

Prethodne aktivnosti

a) Dizajn kue b) Izrada temelja c) Naruivanje i prijem materijala d) Izgradnja kue e) Izbor boje f) Izbor tepiha g) Zavrni radovi

a a b, c b, c e d, f

3 2 1 3 1 1 1

UKUPNO:12

Gantogram
45

Gantogram
0
Dizajniranje kue i osiguranje sredstava aktivnost Postavljanje temelja Naruivanje i prijem materijala Izgradnja kue Izbor boje Izbor tepiha Zavrni radovi vreme

10

Svaka izmena u odvijanju projekta zahteva izradu nove strukturne i vremenske komponente projekta

UKUPNO: 9

Mreni plan (mreni graf)

46

Mreni plan (mreni graf)

3
Postavljanje temelja Dizajniranje kue i osiguranje sredstava

2 1

Naruivanje i prijem materijala

Izgradnja kue

3 1 1

6
Izbor tepiha

Zavrni radovi

Izbor boje

UKUPNO: 7

5 Trajanje smanjeno na 7 nedelja ali su trokovi porasli

Struktura projekta prikazana je mrenim grafom CPM metoda koristi fiksna vremena trajanja aktivnosti, PERT metoda koristi vremena trajanja aktivnosti koja su statistiki promjenjive veliine Danas se najee koristi kombinacija CPM i PERT metode uz podrku programskih alata (MS Project i sl.)
47

Izrada liste aktivnosti i njihove meuzavisnosti (2/2)

Posmatrane aktivnosti

3
Postavljanje temelja Dizajniranje kue i osiguranje sredstava

b c

Naruivanje i prijem materijala

Izgradnja kue

d e f

6
Izbor tepiha

Zavrni radovi

Izbor boje

48

Numerisanje mrenog dijagrama

1 3

1. Poetni se dogaaj oznai najmanjim prirodnim brojem (0 ili 1), a sve aktivnosti koje poinju u tom dogaaju se precrtaju pri kraju 2. Sledeim veim brojem oznaimo onaj dogaaj ije su sve ulazne aktivnosti precrtane pri svom kraju. Ukoliko ima vie takvih dogaaja, redosled oznaavanja je odozgo prema dole ili sleva na desno 3. Precrtavaju se sve izlazne aktivnosti iz novo oznaenih dogaaja 4. Ponavljaju se koraci 2 i 3 dok se svi dogaaji u mrei ne oznae
49 Ukoliko se oznaavanje ne moe izvriti na ovaj nain, u mrenom dijagramu postoji petlja (ciklus), to nije dozvoljeno.

Primer dizajn informacionog sistema

broj. zadatak predhodnik trajanje

1 2 3 4 5
6 7 8 9

prethodno istraivanje studija izvodljivosti

4 1 1 2,3 4
4 5,6 6 7,8 9

20 10 25 15
7 12 10 25

sistema analiza postojeeg sustava

razvoj novog sustava sistema detaljna specifikacija podataka
izrada I/O zahtjeva zahteva specifikacija programa razvoj manualnih procedura programiranje programa

10 spremno za testiranje

Mrea primera - kritini put

1 4 20 3 10 2 4 25 8 10 7 12 9 25 10

7 5 15

Ukupno trajanje projekta = 101 dan

PRETHODNA AKTIVNOST

Primer mrenog plana

POSMATRANE AKTIVNOSTI

VREME TRAJANJA

Kritini put: AC D I J (33) A B I J (30) E F J G H K (17) (20)

52

Zadatak: Transformisanje CPM mrenog dijagrama u gantogram!

53

GANTT chart
Project duration: M1, M2, M3

Radni paketi

Deliverables and Milestones

Trajanje aktivnosti
54

Metod kritinog puta (CPM) Strelica predstavlja svaku aktivnost projekta

Aktivnost
1. 2. 3. 4. 5. 6. a b c d e f Ukloni nametaj Pripremi sp. sobu Okrei sp.sobu Pripremi kujnu Okrei kujnu Zameni nametaj

Neposredni prethodnik
Nema a b a d c, e

Trajanje aktivnosti (u danima)

1 2 3 1 2 1

b a
Ukloni nametaj

c f
Zameni nametaj

e
55

Metod kritinog puta (CPM) sa mrenim dijagramom

Oznaka aktivnosti Trajanje aktivnosti Broj dograaja Dogaaj

a 1 1

1. 2. 3. 4. 5. 6.

a b c d e f

Ukloni nametaj Pripremi sp. sobu Okrei sp.sobu Pripremi kujnu Okrei kujnu Zameni nametaj

Nema a b a d c, e

1 2 3 1 2 1

b
1

c
3 5

a
1

f
1

e
4
56

Metod kritinog puta (CPM)

Dogaaji su momenti u vremenu koji se javljaju na poetku ili kraju svake aktivnosti
Nemaju svoje trajanje Prepoznatljivi su

Linije sa strelicama predstavljaju aktivnosti Mreni dijagram ima samo aktivnosti i dogaaje.
57

CPM pravila Pravilo 1: Dogaaj se ne moe desiti dok se sve aktivnosti koje ga izazivaju ne zavre. Pravilo 2: Nijedna aktivnost ne poinje dok se ne desi dogaaj vezan za njen poetak Pravilo 3: Nema dve aktivnosti koje imaju iste poetne i krajnje dogaaje.
58

Part B: PERT diagram

WP1
MANAGEMENT

WP2 PROFILING OF COMPANIES

WP3 WORKSHOPS ON FP6 FOR INNOVATIVE SMEs OF THE SEAFOOD SECTOR

WP5 MAPPING OF FISHERIES AND AQUACULTURE RESEARCH RESOURCES

WP4 SUPPORT TO COMPANIES IN RESEARCH AND TECHNOLOGY TRANSFER

WP6
COMMUNICATION AND DISSEMINATION

59

Prividna aktivnost (Dummy activity)

Prividna aktivnost nema trajanje, a upotrebljava se radi jasnoe dijagrama ili radi zadravanja logike dijagrama
2 x 1 y 2 1 x y 3

6
60

Odreivanje kritinog puta

Najranije vreme dogaaja (EET) raunjanje od poetka Poslednje vreme dogaaja (LET) raunjanje od kraja Prostor pomeranja aktivnosti Event # 3 EET LET 3 3 c b 1 0 0 a 1 1 2 1 d 1 2 4 4 e 2 2 3 6 5 6 f 1 7 6 7

61

Primer: Projekt izgradnje puta

18 31 A 5 B 10 D 8 E 10 F 9 C 1 19 19 3 J I 4 K M 4 7 G H 3

10 10

27 27

L 8

35 35

22 22

62

Dijagram sa aktivnostima u vorovima (AoN)

Aktivnosti su pravougaonici (vorovi) a linije sa strelama pokazuju njihove veze
Spremi sobu Krei sobu

Skloni nametaj

Zameni nametaj

Spremi kujnu

Krei kujnu
63

Dijagram sa aktivnostima u vorovima (AoN)

Prednosti korienja vorova za aktivnosti:
Lake je preneti logiku projekta na AoN dijagram AoN ne zahteva prividne aktivnosti radi odravanja logike veza izmeu aktivnosti Najvei broj raunarskih programa za planiranje projekta oputrebljava AoN formu

64

PERT dijagram
Metod polazi od pretpostavke da su trajanje aktivnosti i njeni trokovi neizvesni, tj. nisu deterministiki Koristi se teorija verovatnoe
Verovatnoa

Trajanje aktivnosti 3 5 6 13 Optimistiko Oekivano Pesimistiko vreme Najverovatnije vreme vreme vreme

65

Vreme trajanja aktivnosti

te oekivano vreme to + 4tl + tp te = to optimistiko vreme 6 tl najverovatnije vreme (tp to)2 tp pesimistiko vreme V= Varijansa distribucije V: 62 (to, tl, tp) to tl tp
66

Prednost
Moe se proceniti rizinost svakog puta u mrei kao i njegovo trajanje Pretpostavljena je normalna raspodela vremena trajanja aktivnosti

67

Uzimanje u obzir ogranienja resursa Potrebno je 7 ljudi na poetku

Ljudi 6 5 4 2 0 a c 2 4 6 8 10 12 Vreme (dani) Aktivnost a b c d e f Trajanje 3 4 6 2 3 3 c a 3 b 4 d 2
68

Ljudi 4 3 2 3 3 2

b d f e

e 3 f 3 Metod planiranja: Poni aktivnost to pre

Smanjiti broj ljudi na 5

Ljudi 6 5 4 2 0 a e c 2 a 3 4 b d 2
69

6 c 6

10

12

Odlaganjem poetka aktivnosti b, smanjio se najvei broj potrebnih ljudi sa 7 na 5.

e 3 f 3

Sabijanje mrea
Sabijanje mrea je proces smanjivanja vremena aktivnosti na kritinom putu, ali najee uz poveanje trokova zbog:
Prekovremenog rada Dodatnih resursa Ugovaranja podozvoaa

Sabijaju se aktivnosti na kritinom putu, prvo one kod kojih je porast trokova najnii
70

Primer sabijanja mree

Aktivnost Normalno Cena (1000) a b c d e 6 5 10 5 7 Vreme (nedelje) 2 3 4 5 2 Sabijeno Cena (1000) 8 8 15 9 nemogue Vreme (nedelje) 1 2 2 4 nemogue Porast trokova (1000/ nedeljno) 2 3 2,5 4 -

Redosled sabijanja

1. 3. 2. 3.

33

11
c 3 4 d 5

47

7
Trajanje smanjeno na 7 nedelja, ali su trokovi porasli na 47.000
71

b a 2 2

e 2 2

Raunarski podrano upravljanje projektima

Planiranje scenarija Prognoziranje Upravljanje rizikom Multiprojektna analiza Planiranje kompleksnih resursa Izvetavanje u realnom vremenu Portal projekta Web-podrana kolaboracija Upravljanje dokumentima Komunikacija el. potom
Komunika cije Planiranje projekta

Analiza ktitinih aktivnosti Proraun klizanja vremena Upravljanje radnim nalozima

Integracija

Nivelisanje resursa Raspoloivost resursa Planiranje vetina

Planiranje budeta Upravljanje trokovima Kontrola zaraene vrednosti

72

Neki elementi integrisanog sisteama za upravljanje projektima na nivou preduzea

TEHNIKA MRENOG PLANIRANJA

2) Analiza vremena: Odreuje se: poetak i zavretak aktivnosti dinamika angaovanja resursa 3) Optimizacije mrenog plana: primenjene veze: kraj - poetak (FS, finish to start) poetak - poetak (SS, start to start) kraj - kraj (FF, finish to finish)

Omoguava realno prikazivanje tehnologije i dinamike graenja

73

Povezivanje trokova i vremena

74