Soalan 48: Huraikan kebaikan-kebaikan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja kepada organisasi.

Manual Prosedur Kerja ialah satu dokumen rujukan yang mengandungi maklumat menyeluruh tentang aktiviti sesuatu jabatan atau pejabat daripada aspek objektif, fungsi, prosedur dan pegawai serta staf yang bertanggungjawab melaksanakan aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Fail Meja pula mengandungi perincian tentang peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja. Ia merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga boleh didefinisikan sebagai satu rangkaian prosedur dan pegawai atau staf bertanggungjawab dengan jelas bagi setiap aktiviti. Proses kerja dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja telah memperincikan apa, siapa dan bagaimana sesuatu sistem dalam organisasi berfungsi. Melaluinya, tindakan kerja dapat dibuat dengan kemas, teratur dan bersistem. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja mempunyai konsep dan tujuan yang sama iaitu untuk membantu ketua-ketua jabatan untuk menjalankan tugas dengan lebih berkesan, berkualiti dan juga meningkatkan produktiviti kerja. Banyak kebaikan yang diperoleh daripada kedua-dua prosedur kerja ini. Antara kebaikan yang diperoleh ialah merekod semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi. Kebiasaannya, setiap kerja dan tugas mempunyai proses dan peraturan tertentu bagi membolehkannya dibuat dengan betul, cekap dan sistematik. Oleh itu, dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja maka semua proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab, hubungan kerja antara pegawai, senarai tugas dan aktiviti dapat dilihat dan dijadikan rujukan rasmi baik di peringkat pentadbiran sesebuah jabatan mahupun pihak kakitangan jabatan. Selain itu, kebaikannya juga adalah mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja. Selalunya dalam sesebuah jabatan mempunyai kepelbagaian kakitangan
1

yang melaksanakan tugas mengikut cara mereka tersendiri. Masalah akan timbul apabila wujudnya perbezaan pemikiran dalam cara menyelesaikan tugas di kalangan mereka. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja maka semua kakitangan dapat melaksanakan tugas dengan selaras dan seragam. Apabila wujudnya keseragaman dalam menyelesaikan tugas, maka kualiti dan tahap produktiviti di kalangan penjawat awam dapat ditingkatkan. Kebaikan yang lain adalah dapat menentukan peraturan jabatan atau pejabat dipatuhi. Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai-pegawai sesebuah jabatan atau pejabat. Ia merupakan peraturan-peraturan jabatan atau pejabat yang mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti. Dengan termaktubnya peraturan-peraturan dalam keduadua dokumen tersebut, seseorang pegawai itu akan lebih berdisiplin dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah diamanahkan kepada mereka. Peraturan-peraturan tersebut juga dapat mengelakkan percanggahan peraturan jabatan di kalangan penjawat awam di samping dapat menjalankan aktiviti-aktiviti utama berdasarkan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja memuatkan senarai peraturan jabatan atau pejabat yang perlu dipatuhi. Keadaan ini dapat memudahkan semua kakitangan jabatan atau pejabat memahami dan mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan. Di samping itu, ia juga dapat mengelakkan perlanggaran peraturan jabatan di kalangan penjawat awam. Oleh itu, dengan wujudnya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas dapat dikurangkan. Kemudiannya ia juga dapat mengurangkan kesilapan operasi semasa

menjalankan tugas. Berdasarkan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, misi, perlaksanaan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai sangat jelas diterangkan baik daripada segi peranan, posisi mahupun kuasanya dalam melaksanakan tugas. Mengurangkan kesilapankesilapan semasa menjalankan tugas, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, semua arah tuju dan tanggungjawab seorang pegawai sangat jelas dari segi peranan, operasi dan kuasanya dalam menjalalankan tugas. Panduan yang jelas serta mudah difahami membolehkan

kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas dapat dielakkan dan dikurangkan. Ini bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam keadaan betul kerana terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Justeru itu, kes-kes kesilapan operasi dan perundangan dapat dielakkan. Di samping itu juga, kebaikannya juga adalah dapat memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga boleh berfungsi sebagai alat latihan bagi pegawai yang baru bertugas atau pegawai yang mengganti tugas dan ditukarkan ke jabatan baru. Melalui Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja membolehkan pekerja-pekerja baru memahami dan mendapatkan gambaran jelas tentang tugas yang akan dilakukan. Di samping itu juga, terdapat carta organisasi bahagian atau unit bagi menunjukkan aktiviti yang dijalankan oleh jabatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bertindak sebagai alat latihan bagi pegawai yang baru bertugas ataupun pegawai yang menjalankan tugas. Ini akan memudahkan mereka dengan hanya merujuk kepada Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Dengan ini pegawai berkenaan tidak perlu mengambil masa yang lama untuk dilatih atau dibimbing. Antara kebaikan yang lain adalah dapat menyenangkan pertukaran pekerja daripada satu jabatan ke jabatan yang lain. Selalunya, apabila seseorang terpaksa bertukar bidang jawatan atau jabatan akan menyebabkan ia menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas barunya. Namun, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dapat memberikannya maklumat dan gambaran yang jelas tentang tugas baru seseorang. Segala dokumen yang diperlukan dan senarai susunan kerja yang terdapat dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dapat menyenangkan pertukaran pekerja daripada satu jabatan ke jabatan yang lain. Ia juga dapat menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat. Melalui Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, sistem kerja sesuatu jabatan dapat dikaji kesesuaiannya. Kedua-dua dokumen rujukan rasmi ini
3

membolehkan pembaikan sistem dilaksanakan supaya selari dengan peredaran zaman. Ia juga dapat menunjukkan tindakan tepat dalam aliran kerja. Dengan aliran kerja yang teratur dan mantap, seseorang pegawai dapat membuat sesuatu keputusan tindakan dengan mudah. Dengan ini, sesuatu masalah dapat diatasi dengan kadar yang segera, lengkap dan tepat. Kebaikan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga adalah dapat menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain. Fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian tugas yang telah ditetapkan dengan jelas antara bahagian dan unit membolehkan setiap kakitangan jabatan atau pejabat berkenaan faham dengan

tanggungjawab masing-masing dengan tepat. Mereka dapat mengetahui tugas dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain yang berkenaan. Penetapan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian tugas yang jelas antara jabatan dan unit di bawah jabatan atau pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan atau pejabat berkenaan jelas dengan tanggungjawab masing-masing dengan tepat dan mengetahui di setiap unit atau bahagian mahupun individu yang telah diberi. Kebaikan yang lain adalah dapat menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan. Dengan proses Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, standard kerja telah ditetapkan. Oleh itu sebarang permasalahan daripada segi pertindihan maklumat, pembaziran masa dan tenaga serta masalah dapat dielakkan. Hal ini disebabkan setiap kerja yang dilakukan adalah merujuk kepada aliran pemprosesan atas kerja yang disimpan dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Selain itu, ia dapat mewujudkan keseragaman kerja dalam sesuatu jabatan. Ia juga dapat mewujudkan kepercayaan dalam menjalankan kerja. Melalui Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, setiap pekerja dapat menjalankan kerja disebabkan wujudnya senarai tugas bagi jabatan atau pejabat. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja

atau Fail Meja, pekerja-pekerja dapat menjalankan tugas dengan mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan jelas dalam bidang kerja masing-masing. Selain itu, ia juga dapat memudahkan semakan dan pindaan ke atas prosedur kerja apabila pengemaskinian diperlukan. Melaluinya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja akan membantu kerja penyeliaan supaya dapat mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai, secara langsung memudahkannya dan melicinkan urusan harian pejabat. Secara tunasnya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dua dokumen yang amat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau pejabat yang boleh digunakan sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti bagi sesebuah jabatan atau pejabat. Adalah dijangka jika Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja disediakan dengan sempurna dan dijadikan sebagai rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tangungjawab jabatan/pejabat, kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat dapat dipertingkatkan. Ini bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam laluan yang betul kerana terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja. Memandangkan semua prosedur dan peraturan kerja direkodkan untuk dijadikan rujukan rasmi, pegawai-pegawai akan melaksanakan tugas mereka berlandaskan kepada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, pegawai-pegawai dapat menjalankan tugas dengan lebih efisien dan teratur kerana mereka lebih jelas tentang cara-cara melaksanakan tugas bidang masing-masing dan seterusnya mewujudkan keseragaman dalam pelaksanaan tugas.

Rujukan:

1. http://www.scribd.com/doc/25143166/Manual-Prosedur-Kerja-Dan-Fail-Meja 2. http://peperiksaan.dbkl.gov.my/sppi/public/borang/MPK%20_%20FM.pdf 3. http://www.scribd.com/doc/1251664/Nota-Fail-Meja 4. http://www.youblisher.com/p/194623-Manual-Prosedur-Kerja-Fail-Meja/ 5. http://www.docstoc.com/docs/20293660/MANUAL-PROSEDUR-KERJA-DANFAIL-MEJA 6. Perkhidmatan Awam yang Berkualiti, Ahmad Sarji bin Abdul Hamid, 1991. 7. Cara Kerja Efektif: Panduan untuk Pengurus, Ketua Jabatan dan Penyelia, Md. Zuki Hashim, 2007.