Voor een duurzame e-overheid!

Verslag van de bijeenkomst georganiseerd door de Vereniging van Zeeuwse gemeenten in samenwerking met het Zeeuws Archief op maandag 5 maart 2012 in het Stadskantoor van Middelburg. Dit verslag zal o.a. worden gepubliceerd op http://duurzaamtoegankelijk.blogspot.com. Tijdens de presentaties van de heer mr M. Berendse, algemeen rijksarchivaris en mevrouw B.J. Glashouwer RE RI CISA, hoofd financieel-economische zaken en belastingen van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier kwamen in kort bestek de belangrijkste vragen en knelpunten waarmee overheidsorganisaties te kampen hebben, aan bod. Doel van de bijeenkomst was de discussie op gang brengen over allerlei aspecten van duurzame opslag, een thema dat groter is dan alleen de techniek van het mechanisch bewaren van informatie. Na een woord van welkom door dagvoorzitter Drs. R.J. van der Zwaag en een korte inleiding door Dr. J.L. Kool-Blokland, directeur van het Zeeuws Archief, werd het woord gegeven aan de heer Berendse. Presentatie Martin Berendse: Naar een gezamenlijk e-Depot Duurzaamheid is een begrip dat tegenwoordig gereserveerd lijkt te zijn voor zaken die te maken hebben met het milieu, maar dat evengoed van toepassing is op informatie. En juist digitale informatie is bijzonder kwetsbaar en de informatiehuishouding van een organisatie moet op orde zijn om de duurzaamheid van die informatie te borgen en om de informatie te kunnen (her)gebruiken, bijvoorbeeld voor: Politiek (optimaal bedienen) Beleidsmatig (actuele en correcte informatie) Verantwoording aan de burger (bijv. behoorlijk bestuur) Openbaarheid (bijv. open data) DE CONTEXT VAN Cultureel erfgoed (nationaal CREATIE geheugen) Historisch onderzoek HET PRIMAIRE PROCES Om efficint (her)gebruik te Elke ambtenaar weet van zijn eigen stukken: bewerkstelligen moet er een brug - waar gaat dit over geslagen worden tussen de - wie zijn al die andere mensen en organisaties? omgeving waarin de informatie - wat betekenen al die afkortingen wordt gecreerd en die waarin - welke documenten heb ik nodig
Document A

DE CONTEXT VAN (HER)GEBRUIK

Document A

MIND THE GAP

HET BEHEER Geen enkele informatiebeheerder weet van alle stukken in een organisatie : - waar gaat dit over - wie zijn al die andere mensen en organisaties waar het over gaat? - wat betekenen al die afkortingen? - welke documenten heb jij nodig om verantwoording af te leggen over jouw werk?

om verantwoording af te leggen over mijn werk

deze moet worden gebruikt. Dit is ook van toepassing op de overgang van de zorgdrager die archieven vormt, en de archiefdienst waarnaar de bestanden na verloop van tijd worden overgebracht. Om een soepele overgang te bewerkstelligen, is het van belang dat de archiefinstelling in een vroeg stadium meedenkt over de wijze van archiefvorming en de mate van toegankelijkheid en uitwisselbaarheid. In de digitale omgeving, moet digitale archeologie worden toegepast wanneer men duurzaamheidsmaatregelen aan het begin van het proces structureel nalaat. Dit is kostbaar en inefficint. Aan de voorkant over dit soort zaken nadenken en hier op acteren voorkomt onnodige kosten en informatieverlies. Ook voor het afleggen van juridische verantwoording en de mate waarin men in control is, is informatiebeleid een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. De heer Berendse trekt een parallel met priv-fotos die men tegenwoordig meestal nog slechts digitaal heeft, vaak verspreid over allerlei dragers: losse en vaste schijven, USB-sticks en mobiele telefoons. Kunnen we ze over tien jaar nog bekijken? Een extra complicerende factor voor de overheden van nu, is de keteninformatisering, waarbij verschillende organisaties de uitvoering van een stukje van een bepaalde taak binnen de keten van bijvoorbeeld de verlening van de omgevingsvergunning voor hun rekening nemen, waardoor vervolgens onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor de archiefstukken die in die keten worden gecreerd. Kortom: informatie moet op een duurzame manier worden gecreerd, want op dat moment zijn meteen alle belangen die een organisatie stelt in deze informatie in het geding. Om overheidsorganisaties in staat te stellen te voldoen aan deze eisen, werkt het Nationaal Archief aan een landelijk dekkend netwerk van eDepotdiensten. Het is de bedoeling dat hierop de Regionaal Historische Centra en andere grote regionale archiefdiensten worden aangesloten. Ter voorbereiding hierop is de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot aan het werk gegaan. Deze werkgroep brengt in kaart aan welke eisen archiefdiensten moeten voldoen om te kunnen worden aangesloten. Hierbij moet worden gedacht aan zaken als informatiearchitectuur, competentiemanagement en werkprocessen. Daarnaast wordt gewerkt aan een generiek metagegevensmodel, aan de hand waarvan overheden hun eigen, organisatiespecifieke metagegevensschemas kunnen opstellen. Voordeel hiervan is overigens dat dit generieke model ook gebruikt kan worden voor de onderlinge uitwisseling van informatie in het kader van de eerder

genoemde keteninformatisering, omdat alle organisaties aan de hand hiervan hun informatie op dezelfde manier gaan ontsluiten. Tot slot besteedt de heer Berendse aandacht aan de door staatssecretaris Zijlstra gepresenteerde Archiefvisie. Speerpunt in dit document is de duurzaamheid van informatie en hij heeft dan ook budget vrijgemaakt voor een innovatieagenda in het kader waarvan standaarden, pilots, best practices, businessmodellen, handleidingen, etc kunnen worden uitgewerkt. Het rijk stelt 9 miljoen euro beschikbaar voor projecten in het kader van deze Innovatieagenda. Een deel van dit geld wordt besteed aan lokale/regionale pilotprojecten waarin op bescheiden schaal innovaties gelanceerd en uitgeprobeerd worden met de uitdrukkelijke bedoeling om daar landelijk lessen uit te trekken en voordeel van te hebben. Voorwaarde daarbij is dat de lokale/regionale overheden de rijksbijdragen matchen. De heer Van der Zwaag haakt hierop in en stelt voor gezamenlijk (VZG, Provincie Zeeland, Waterschap Scheldestromen en Zeeuws Archief) op dit gebied een Zeeuwse pilot in te brengen. Vanuit de zaal komen enkele vragen: Is de snelheid waarmee het e-Depot gemplementeerd wordt, te rijmen met de snelheid van digitalisering van de organisaties? De heer Berendse geeft aan dat de services inderdaad nog niet gereed zijn en dat het dus van belang is dat organisaties bij zichzelf te rade gaan wat de stand van zaken is, en een risicoprofiel opstellen. Daarnaast kunnen ze al aan de slag door de eigen informatiehuishouding robuust vorm te geven. Waar moeten we beginnen? Te beginnen valt bij het toepassen van standaarden, waarbij nen-iso 2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, een goed begin is. Daarnaast wordt aangeraden de archiefdienst als partner in dit proces te beschouwen en gezamenlijk op te trekken. Wanneer wordt gesteld dat digitale informatie een korte levensduur heeft, gaat het dan om volume of techniek? Probleem is dat beide aspecten even belangrijk zijn maar om verschillende redenen bijdragen aan de kwetsbaarheid van de materie. De eerder genoemde keteninformatisering is hier een goed voorbeeld van, waarin in feit sprake is van gedistribueerd zorgdragerschap. Presentatie Boudien Glashouwer: Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Mevrouw Glashouwer gaat in op de redenen voor het duurzaam bewaren van informatie: Informatie is voor een organisatie als een grondstof voor een fabriek. Zonder informatie kunnen werkprocessen niet worden uitgevoerd, kan er geen belasting worden gend, etc. Informatie dient om te sturen, om in control te zijn, om te beoordelen of de doelen worden behaald;

Adequaat informatiebeheer levert een forse kostenbesparing op Verantwoording afleggen is zonder de authentieke, volledige en juiste informatie onmogelijk; Overheden hebben de behoefte om transparant te zijn; Overheden willen de burger vertrouwen bieden Kortom, de informatiehuishouding van een organisatie is van groot belang voor een doelmatige en rechtmatige overheidsorganisatie. Daarom is het van belang niet t snel het digitale pad op te gaan en eerst functionele eisen te stellen alvorens digitaal te gaan werken. Praktische voorbeelden zijn hoogwaterbeschermingsprogrammas en de bediening van sluizen en waterkeringen. Daarvan wil je over tien jaar ook nog weten hoe alles in elkaar steekt. Begin daarom met een proef, zorg dat DIV over de juiste competenties beschikt om digitaal te kunnen werken en betrek deze afdeling bij die proef. De rol van DIV verandert: van papierschuiver naar procesbeschrijver met een sleutelrol als coach en adviseur. Een ander aandachtspunt dat mevrouw Glashouwer aanstipt is selectie. Er zijn simpelweg te weinig middelen om lles te bewaren. Daarom is metadatering van informatie op het moment van ontstaan zo belangrijk, alleen dan kan efficint aan selectie worden gedaan. Organisaties moeten werken binnen de kaders die worden gesteld door de Archiefwet. Toetsing vindt plaats aan de hand van ED3 en RODIN. Conclusie De heer Van der Zwaag dankte beide sprekers voor hun bijdrage en stelde voor om als VZG samen met Provincie, Waterschap en Zeeuws Archief een Zeeuwse pilot op te zetten op het gebied van het duurzaam informatiebeheer. Dit voorstel werd met instemming ontvangen.