Pentadbiran Agensi-Agensi Sukan Kebangsaan dan

PENGENALAN
Penubuhan Kelab dan Persatuan Sukan adalah tertakluk kepada tatacara tertentu Petikan Laporan Jawatankuasa Kabinet Mengkaji Dasar Pelajaran Kebangsaan (1979)

 Sekolah-sekolah digalakkan menubuhkan persatuan atau kelab yang boleh mendatangkan faedah kepada pelajar. Pemilihan persatuan atau kelab yang hendak ditubuhkan itu hendaklah berasaskan kepada kemudahan yang ada dan kesesuaian dengan suasana dan persekitaran serta keperluan tempatan

Faktor yang Perlu difikirkan Sebelum Penubuhan

Keperluan di sekolah Kemudahan Infrastruktur Kepakaran Faedah yang diperolehi pelajar Bilangan murid dan guru

PROSEDUR PENUBUHAN
Berbeza antara unit-unit yang mempunyai badan induk dan unit-unit yang tiada badan induk Unit di bawah kelolaan sekolah, bebas dan tiada batasan untuk menubuhkannya Unit gabungan badan induk, perlu mendapat kebenaran, pengesahan dan pendaftaran badan induk

PENUBUHAN UNIT TIADA BADAN INDUK

Perundingan antara Pengetua/Guru Besar dengan guru yang terlibat Beri maklumat kepada PPD/JPN jika perlu Guru mencari ahli dan mendaftarnya Membentuk perlembagaan Mengadakan perjumpaan Melantik Jawatankuasa Melaksanakan aktiviti

PENUBUHAN UNIT-UNIT YANG MEMPUNYAI BADAN INDUK

Perbincangan pihak pengurusan(Pengetua /Guru Besar/Guru berkenaan) dengan badan induk berkaitan Mengisi borang permohonan Menghantar borang permohonan Pengumuman pendaftaran murid Mendaftar ahli secara rasmi setelah mendapat kelulusan Melaksanakan aktiviti

PERLEMBAGAAN DAN PERATURAN

Sebagai panduan untuk menggerakkan unit berkenaan Menetapkan bidang tugas dan kuasa jawatankuasa serta ahli Digubal bergantung sama ada unit mempunyai badan induk atau tidak Unit beruniform seperti Pengakap dan PMSM ditubuhkan di bawah Akta Parlimen. Perlembagaannya ditetapkan oleh badan induk

FUNGSI PERLEMBAGAAN

Sebagai panduan dan pedoman untuk menggerakkan pertubuhan berkenaan Untuk melicinkan perjalanan sesuatu pertubuhan kerana dalam perlembagaan Sebagai rujukan apabila timbul sesuatu masalah yang berbangkit

MERANGKA PERLEMBAGAAN DAN PERATURAN

Secara umumnya sesuatu perlembagaan dan peraturan pertubuhan mengandungi :

Nama dan alamat pertubuhan Matlamat Keahlian Jawatankuasa (bilangan, tugas dan sebagainya) Kewangan pertubuhan Pembatalan dan pembubaran pertubuhan Pindaan perlembagaan Mesyuarat

Perkara Tambahan Dalam Perlembagaan

Lencana atau Logo perlembagaan Cogan kata, contohnya : Selalu Sedia adalah cogan kata bagi Persatuan Pandu Puteri Malaysia Disiplin dan tata tertib pertubuhan Perlembagaan dan Peraturan sesebuah pertubuhan perlu dikemas kini supaya selaras dengan kehendak semasa

PERLANTIKAN/PEMILIHAN AHLI JAWATANKUASA

Berbeza antara sesuatu pertubuhan Bergantung kepada perlembagaan dan peraturan Dua cara Dipilih dalam mesyuarat agung Dilantik dengan kuasa pihak tertentu

Semua ahli berhak mencalon dan memilih AJK Jawatan yang dipertandingkan ialah Pengerusi,

Setiausaha, Bendahari dan Jawatankuasa Kerja Pemilihan dijalankan secara undian angkat tangan atau undi sulit

 Proses pelantikan kebanyakannya berlaku dalam unit beruniform berdasarkan ujian kecekapan tertentu Sesetengah pertubuhan menggabungkan proses pemilihan dan perlantikan Di peringkat sekolah, Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan AJK dilantik dikalangan pelajar Pengetua sebagai Penaung dan guru sebagai Penasihat

STRUKTUR ORGANISASI SESEBUAH PERTUBUHAN

PENAUNG

PENASIHAT

PENGERUSI

NAIB PENGERUSI

SETIAUSAHA

BENDAHARI

JAWATANKUASA KERJA

Pengerusi Mengurus dan mentadbir mengikut perlembagaan Melaksanakan keputusan mesyuarat agung atau mesyuarat jawatankuasa Mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa Merancang, melaksana dan menyelia aktiviti Menjalankan tugas sebagaimana ketetapan yang diperuntukkan dalam perlembagaan.

BIDANG TUGAS AHLI JAWATANKUASA

SETIAUSAHA
Menyimpan pendaftaran keahlian Bertanggung jawab dalam urusan surat menyurat dengan badan luar, pentadbir sekolah dan ahli pertubuhan. Menjemput dan mengedar surat panggilan mesyuarat Bekerjasama dengan pengerusi bagi mentadbir dan mengurus Menjalankan tugas mengikut perlembagaan

BENDAHARI

Menyimpan rekod dan stok harta pertubuhan Memungut dan menyimpan penyata pembayaran ahli Memungut dan menyimpan penyata keluar masuk wang pertubuhan Menyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira pertubuhan Menjalankan tugas mengikut perlembagaan

PERANAN GURU PENASIHAT

Memberi panduan, nasihat, bimbingan dan sebagainya kepada AJK Melaksanakan dan menentukan polisi Kementerian Pelajaran , JPN,PPD dan sekolah dapat dijalankan dengan berkesan Menghadiri dan memberi nasihat dalam mesyuarat agung dan mesyuarat jawatan kuasa Menjadi pengantara antara pentadbir sekolah dengan murid Berperanan aktif memberi tunjuk ajar dan latihan kepada ahli (murid)

 PENGURUSAN MESYUARAT

19

JENIS-JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Agung Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau pun sekali dalam dua tahun mengikut perlembagaan. Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli. Laporan aktiviti dan laporan kewangan akan dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk diluluskan sebelum dihantar kepada Pendaftar Persatuan. Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli Jawatankuasa baru akan diadakan.
20

JENIS-JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Agung Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau pun sekali dalam dua tahun mengikut perlembagaan. Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli. Laporan aktiviti dan laporan kewangan akan dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk diluluskan sebelum dihantar kepada Pendaftar Persatuan. Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli Jawatankuasa baru akan diadakan.
21

Mesyuarat Tergempar
Mesyuarat yang diadakan secara tergempar yang membincangkan hanya satu agenda sahaja di mana sesuatu keputusan perlu dibuat dengan segera. Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah berdasarkan kepada perlembagaan.

22

Mesyuarat Agung Luar Biasa

Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara atau isu yang diperlukan diselesaikan. Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah mengikut perlembagaan.

23

Mesyuarat Ahli Jawatankuasa

Mesyuarat biasa yang diadakan oleh persatuan untuk menggerakkan aktiviti persatuan. Adakalanya Mesyuarat Ahli Jawatankuasa diadakan untuk membincang, merancang dan mengendalikan sesuatu projek.
24

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI JAWATANKUASA MESYUARAT

Pengerusi
Tanggungjawab seorang pengerusi ialah : Memulakan mesyuarat setelah mencukupi korum dan pada waktu yang tetapkan. Antara perkara yang perlu disentuh semasa mesyuarat dimulakan ialah : Semasa kata aluan, pengerusi perlu memperkenalkan jemputan khas kepada ahli lain.
25

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI JAWATANKUASA MESYUARAT

.sambung
Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuarat diadakan dan agenda-agenda yang perlu dibincangkan. Apabila mesyuarat pertama kali atau mesyuarat agung diadakan, pengerusi perlu menegaskan supaya ahli yang bercakap mempelkenalkan diri. Semua pendapat perlu ditujukan kepada pengerusi. 26

Semasa mesyuarat dijalankan seorang pengerusi seharusnya :

Mengemukakan perkara perkara yang ingin dibincangkan secara jelas dan padat. Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dan dalam bahasa yang mudah difahami. Menjadi orang yang paling aktif dan bertindak sebagai fasilitator. Pandai dan boleh mengawal suasana mesyuarat.

27

sambung
Mengambil perhatian terhadap idea-idea yang dikemukakan. Sentiasa menjadi pendengar yang baik. Merumus agenda dengan padat dan tepat. Tidak boleh memperkecilkan pendapat dan cadangan ahli. Perlu memastikan supaya dua orang atau lebih ahli tidak bercakap pada satu masa yang sama. Tidak boleh mengundi kecuali dalam keadaan yang memerlukan kata putus dalam sesuatu keputusan yang controversial atau 50-50.
28

Setiausaha
Sebelum mesyuarat Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat. Menghantar surat jemputan mesyuarat lebih awal. Memastikan tempat mesyuarat. Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas, pen dan sebagainya. Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.

29

Setiausaha
Semasa mesyuarat Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna. Mencatat butir dan perbincangan mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat. Mengedar kertas/boring kehadiran mesyuarat kepada ahli yang hadir.

30

Setiausaha
Selepas mesyuarat Menyiapkan minit mesyuarat seberapan segera. Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.

31

Agenda Mesyuarat
Contoh Agenda Mesyuarat : Perutusan Pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu. Perkara-perkara berbangkit. Perkara-perkara baru untuk perbincangan. Pembentangan kertas-kertas kerja. Hal-hal lain. Penutup.
32

Pengendalian Mesyuarat
Pengerusi perlu memberi perhatian terhadap panduan yang sedia ada. Apabila tarikh dan waktu mesyuarat sudah tiba, dan ahli-ahli jawatankuasa sudah berkumpul, pengerusi mesti memastikan sama ada korum telah mencukupi atau tidak.
33

Pengendalian Mesyuarat
Bagi mesyuarat jawatankuasa, biasanya korum tidak boleh kurang daripada 50 peratus ahli-ahli yang ada dalam jawatankuasa penuh.

34

Tatacara Mesyuarat
Presiden boleh menunggu tidak lebih daripada 15 atau 30 minit untuk korum dipenuhi oleh ahli jawatankuasa. Selepas itu, jika masih tidak mencukupi bilangan yang hadir, mesyuarat mesti dibatalkan dan satu mesyuarat baru dipanggil semula.
35

Tatacara Mesyuarat

Jangan tiba lewat. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran. Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat.
36

sambung

Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian. Memberi sumbangan. Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai. Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
37

Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara perkara berikut :
Nama mesyuarat, bilangan dan tahun. Tarikh, masa dan tempat. Senarai kehadiran. Senarai hadir bersama. Urusetia senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan. Perutusan Pengerusi.
38

sambung

Pengesahan minit mesyuarat. Perkara-perkara Berbangkit. Perbincangan perkara baru susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat. Perbincangan kertas kerja. Hal-hal lain. Penutup. Nama setiausaha/urusetia yang mencatatkan minit. Tarikh.
39

PENGURUSAN KEWANGAN

Takrif Pengurusan Kewangan Persediaan penyata kewangan dengan rapi, teratur dan sistematik Meliputi cara perbelanjaan serta cara mengutip yuran, derma dan sebagainya

Sumber Kewangan untuk Menguruskan Aktiviti Kokurikulum

Untuk : membeli keperluan membayar perkhidmatan yang diberikan
Seperti : Akaun wang SUWA Tajaan Kutipan derma dan smbangan pihak luar Usaha ahli-ahli untuk gerak kerja kokurikulum

Peraturan Mengutip Wang dari Pihak Berkuasa

Semua projek khas yang bertujuan mengutip derma mesti mematuhi prosedur dan peraturan yang sedia ada.
CONTOH: Langkah-langkah menganjurkan Jamuan Makan Malam

Kebenaran Mengutip Wang dari Pihak Berkuasa

Menyediakan kertas kerja Mendapat kelulusan dalam mesyuarat JK Persatuan Mendapat kebenaran daripada Jabatan Pendidikan Mendapatkan permit polis

Merancang Kutipan Wang

Menyediakan kupon makan malam

Merekod dan Menyerahkan Kutipan Wang kepada Pihak Berkuasa

Mengedar dan menyimpan rekod Mengutip balik keratan kupon Masukkan wang kutipan dalam akaun [mengadakan jamuan makan malam] Menyediakan penyata akaun yang perlu untuk diaudit oleh audit luar Hantar penyata akaun kepada polis

Buku Rekod dan Stok

Setiap persatuan/organisasi harus mempunyai beberapa buku stok spt: Daftar inventori Stok bekalan pejabat Daftar pergerakan harta dan inventori

Kepentingan Buku Stok

Untuk mengawal dan mengenalpasti sama ada sesuatu benda atau harta itu masih terdapat dalam simpanan persatuan atau sebaliknya. Merupakan panduan yang sangat berguna untuk mengetahui sama ada sesuatu benda atau harta persatuan itu ditambah atau sebaliknya dari semasa ke semasa.

Daftar Inventori
Untuk merekod perolehan dan penempatan inventori Inventori : barang yang kekal yang bernilai kurang dari RM500 setiap satu pada masa perolehan. : Barang kekal : Barang tidak kekal

Peraturan Pembelian
Mengikut peruntukan dalam perlembagaan Perkara berikut perlu ditelitikan: Permintaan bertulis daripada JK Keputusan mesyuarat AJK Pembelian barang yang berlebihan dielakkan Buku stok disediakan mengikut prosedur

Lain-lain yang perlu ditentukan:

Keperluan Peruntukan (mencukupi atau tidak) Jumlah barang mengikut keperluan Tempat simpanan barang yang bakal dibeli Kegunaan barang tersebut Baki stok Peraturan pembelian yang tertera dalam perlembagaan

 Menyimpan dengan telitinya segala pendapatan yang diterima dan perbelanjaan yang dibuat oleh persatuan dalam tempoh tertentu, biasanya satu tahun. Buku resit buku asas untuk merekod semua wang yang diterima Baucer pembayaran sebagai dokumen asas untuk merekod pengaliran keluar wangtunai atau cek.

Penyata Kira-Kira

Tugasan Amali
Anda dikehendaki menyediakan satu laporan berkaitan pengurusan dan pentadbiran kelab sukan yang ada di IPG Kampus Sarawak. Bagi mendapatkan maklumat anda harus mengadakan temu bual dengan individu-individu tertentu. Tugasan ini perlu dilaksanakan secara berkumpulan tidak melebihi 3 orang. Bukti amali anda : Laporan lengkap temu bual secara bertaip dan binding. Sertakan Carta organisasi Salinan Perlembagaan Kelab Berkenaan Dapatkan taklimat dari pegawai kewangan Perancangan belanjawan Mendapatkan sebut harga Prosedur pemilihan Pengendalian mesyuarat Sertakan Gambar Individu yang di temubual Rakaman perbualan

Hantar Pada 18/01/2013