BAB 3

PROSES PEREKODAN

Kitaran Perakaunan
Kitaran perakaunan adalah langkah-langkah yang sistematik di dalam penyediaan penyata kewangan untuk sesuatu tempoh masa Bermula dengan menganalisis urus niaga, iaitu melihat kepada sumber dokumen sehinggalah kepada penyediaan penyata kewangan sesebuah syarikat.

KITARAN PERAKAUNAN
1 Analisa Urusniaga (Dokumen)

8 Imbangan Duga Selepas penutupan 7 Catatan penutup Dan pindah catat 6 Penyata Pendapatan & Kunci Kira-Kira

2 Catatan Jurnal 3 Pindah catat ke lejer 4 Imbangan duga 4 Pelarasan

5 Imbangan duga terlaras

Sumber Dokumen
(i) Untuk memudahkan pihak-pihak yang berurusan dengan dokumen ini; (ii) Memastikan semua maklumat yang diperlukan dimasukkan; (iii) Mengenal pasti individu yang bertanggungjawab denganurusan urus niaga ini; dan (iv) Untuk mengelak daripada maklumat urus niaga direkod lebih daripada sekali.
4

Contoh urusniaga dan dokumen yang digunakan

URUSNIAGA
Jualan tunai Kutipan dari penghutang Bayaran kepada pemiutang Belian kredit Jualan kredit Pulangan belian Pulangan jualan Ambilan

DOKUMEN DIGUNAKAN
Slip pendaftaran tunai Resit salinan Resit asal Invois belian Invois jualan Memo kredit Memo debit Memo

Kitaran Perbelanjaan
Pertanyaan Pembelian Tempahan Pembelian Invois Pembekal Nota Kredit Baucer Pembayaran Baucer Tunai Runcit

Kitaran Hasil
Resit Tunai Daftar Penerimaan Cek

Contoh invois

2. Nota debit / kredit

2. Resit dan bil tunai

10

4. Keratan cek dan baucer pembayaran

11

6. Penyata bank

12

Akaun: Debit & Kredit

dikenali sebagai akaun T kerana bentuknya seperti huruf T
Tajuk Akaun

Bahagian Debit

Bahagian Kredit

13

Tajuk Akaun
Aset - harta Liabiliti - tanggungan Ekuiti - modal

14

Pengkelasan Kumpulan Akaun

Aset
Tunai Akaun Belum Terima Bekalan Peralatan/Perabot Bangunan Tanah

Liabiliti
Akaun Belum Bayar Nota Belum Bayar Gaji Belum Bayar Faedah Belum Bayar Cukai Belum Bayar

Ekuiti Pemilik
Modal Ambilan Hasil Belanja

15

PENYATA KEWANGAN
(FINANCIAL STATEMENT)

PENYATA PENDAPATAN
(INCOME STATEMENT)

KUNCI KIRA-KIRA/ LEMBARAN IMBANGAN

(BALANCE SHEET)
16

PENYATA PENDAPATAN

HASIL

BELANJA

17

HASIL (REVENUES) Segala penerimaan daripada jualan barang atau penyediaan perkhidmatan. 2 jenis hasil iaitu:Hasil Pengendalian Pernigaaan Contoh:- Jualan, hasil perkhidmatan Hasil Bukan Pengendalian Perniagaan Contoh:- Faedah diterima, simpanan, sewa diterima, untung atas jualan aset tetap
18

BELANJA (EXPENCES)
Kos atau pembayaran dalam perolehi hasil 2 jenis belanja iaitu:Belanja Pengendalian Perniagaan Contoh:- Kadarbayaran, Jualan, Angkutan Keluar Belanja Bukan Pengendalian Perniagaan Contoh:- Faedah atas Overdraf

19

KUNCI KIRA-KIRA (LEMBARAN IMBANGAN)

LIABILITI ASET EKUITI PEMILIK

20

ASET (ASSETS)
Harta yang dimiliki oleh perniagaan. Aset dibahagikan kepada dua:1. Aset Tetap Aset yang tahan lama dan boleh digunakan untuk beberapa tahun. Terbahagi kepada 2:i. Aset nyata Dapat dilihat secara fizikal Contoh:- Bangunan, kenderaan, peralatan ii. Aset tak ketara Tidak dapat dilihat secara fizikal Contoh:- Tanda dagang, paten
21

2. Aset Semasa
Wujud dalam satu tempoh perakaunan dan boleh ditukar menjadi tunai dalam tempoh setahun Sentiasa berubah bentuk dan nilai Contoh :- Stok akhir, Akaun Belum Terima, Tunai, Bank, Hasil Terakru, Belanja Terdahulu

22

LIABILITI (LIABILITY)
Hutang perniagaan yang perlu dibayar oleh entiti kepada pihak lain Liabiliti dibahagikan kepada 2 jenis:1. Liabiliti Jangka Panjang ( > 1 tahun) Hutang yang perlu dijelaskan dalam tempoh yang melebihi satu tahun Contoh:- Pinjaman, gadai janji
23

2. Liabiliti Semasa ( < 1 tahun)

Hutang yang perlu dijelaskan dalam tempoh kurang dari setahun Contoh:- Akaun Belum Bayar, Belanja, Terakru, Hasil Terdahulu

24

EKUITI PEMILIK
( OWNERS EQUITY)

Hutang pihak perniagaan kepada pemiliknya iaitu modal, ia termasuk Modal yang dilaburkan oleh pemilik ke dalam perniagaan Untung bersih hasil daripada kegiatan perniagaan yang menguntungkan

25

RUMUSAN
Terdapat 5 kumpulan utama akaun-akaun di dalam Penyata Kewangan untuk keperluan perekodan akaun perniagaan iaitu: 1. Hasil 2. Belanja 3. Aset 4. Liabiliti 5. Ekuiti Pemilik

26

SISTEM CATATAN BERGU

(DOUBLE ENTRY SYSTEM)

27

Definisi
Sistem catatan bergu adalah satu sistem yang melibatkan catatan debit dan catatan kredit, dengan kata lain: Apabila satu pihak memberi, pasti pihak lain yang menerima Apabila sesuatu amaun diberi, pasti ada amaun yang sama diterima
28

Prinsip Sistem Catatan Bergu

DEBIT KREDIT = Catatan sebelah KIRI akaun = Catatan sebelah KANAN akaun

Format Akaun T
Tajuk Akaun DEBIT KREDIT

29

Contoh:1. Pemilik memulakan perniagaan dengan tunai RM 1,000 2. Membeli peralatan pejabat secara tunai RM 150 Akaun Tunai 1 1000 Akaun Modal 1 1000

2 150
Akaun Peralatan 2 150

30

Mengira Baki Akaun - T

Contoh:-

Akaun Tunai
1000 h/b 1000 b/b 850 150 850 1000

31

Terdapat 2 jenis baki iaitu: 1. Baki Normal Baki normal sesuatu akaun adalah di sebelah di mana peningkatan akan direkodkan Contoh:- Aset disebelah DEBIT Liabiliti dan Ekuiti di sebelah KREDIT
2. Baki Tidak Normal Baki adalah disebelah bertentangan dari baki normal
32

RUMUSAN
Mengikut Sistem Catatan Bergu sebelah debit akan sama dengan sebelah kredit. jumlah jumlah

Dalam merekod urusniaga mesti mematuhi peraturan merekod dalam Sistem Catatn Bergu. Akaun T adalah satu cara merekod urusniaga secara sistematik.

MENU 33

ASAS PERAKAUNAN

PERAKAUNAN ASAS TUNAI

PERAKAUNAN ASAS AKRUAN

34

PERAKAUNAN ASAS TUNAI

HASIL direkod dan diiktiraf bila tunai diterima
BELANJA direkod dan diiktiraf bila tunai di bayar Tidak mematuhi prinsip perakaunan diterima umum Pengiraan untung
UNTUNG = HASIL TUNAI BELANJA TUNAI

Kelemahannya gagal rekod hasil yang telah diperolehi kerana belum terima tunai dan begitu juga dengan belanja.
35

PERAKAUNAN ASAS AKRUAN

Mengenal pasti hasil dan belanja mengikut tempoh tertentu. Hasil diiktiraf bila ia telah benar-benar diperolehi walau tunai belum diterima. Belanja diiktiraf bila belanja berkenaan telah berlaku walaupun amaunnya belum dijelaskan Pengiktirafan hasil dan belanja melalui prinsip realisasi dan pemadanan UNTUNG = HASIL TELAH DIPEROLEHI BELANJA TELAH BERLAKU
36

PROSES PEREKODAN
Selepas dokumen sumber dianalisa, langkah seterusnya dalam kitaran perakaunan ialah proses perekodan urusniaga. Urusniaga perlu direkod menggunakan peraturan yang kita kenali sebagai hukum debit dan kredit. Proses perekodan terdiri daripada tiga tahap utama iaitu : JURNAL LEJAR IMBANGAN DUGA

Jurnal terdiri daripada Jurnal Am dan Jurnal Khas.

37

JURNAL AM
Dalam firma perdagangan Jurnal Am digunakan untuk merekod item yang tidak dapat direkod dalam Jurnal Khas iaitu: Pelaburan aset dalam perniagaan (kecuali tunai) Ambilan barang niaga Jualan aset secara kredit Pulangan jualan Pulangan belian Catatan pelarasan Catatan penutup
38

BAB 3

CATATAN JURNAL
Contoh format jurnal am adalah seperti berikut : Tarikh Butiran Folio Debit Kredit

39

Ilustrasi Merekod Dalam Jurnal Am

Contoh urusniaga : 1.1.2005 Menerima memo kredit daripada Yu Co. untuk barang niaga yang dipulangkan bernilai RM200. 31.1.2005 Ambilan barang niaga RM150. Contoh catatan jurnal :

Tarikh
1/1/05

Butiran
ABB Yu Co. Elaun & Pul. Belian

Folio

Debit
200

Kredit
200

(merekod pulangan belian )

31/1/05

Ambilan Belian

150
150

(merekod ambilan barang niaga )

40

LEJAR
Akaun adalah rekod individu yang menunjukkan peningkatan atau penurunan. Kumpulan akaun yang dikumpulkan bersama di dalam rekod perakaunan dikenali sebagai lejar.
41

Tunai Akaun Belum Bayar

Modal

LEJAR
Lejar boleh dikelaskan kepada dua kategori utama iaitu : a. Lejar am b. Lejar Subsidiari Terdapat 2 bentuk lejar yang sering digunakan : 1. Bentuk Akaun T 2. Lejar 3 ruangan Contoh lejar Akaun T
Nama Akaun

Bahagian debit

Bahagian kredit

42

PINDAHCATAT KE DALAM LEJAR

Pindah catat merupakan proses memindahkan catatan dari jurnal ke dalam lejar yang sesuai. Contoh proses pindah catat ke lejar subsidiari ABB
1/1/05 ABB Yu Co. Elaun & Pul. Belian 200 200

Yu Co.
1/1/05 Elaun & Pul. Belian

200

43

PINDAHCATAT KE DALAM LEJAR

Contoh proses pindah catat lejar Am: 1/1/05 ABB Yu Co. Elaun & Pul Belian 200 200

Elaun & Pul Belian

1/1/05 Yu Co.

200

44

Contoh proses pindahcatat lejar Am: 1/1/05

PINDAHCATAT KE DALAM LEJAR

ABB Yu Co. Elaun & Pul Belian 200 200

Akaun Kawalan - ABB

1/1/05 Elaun & 200 Pul. Belian

45

MENGEMASKINI BAKI AKAUN

Untuk tujuan penyediaan Imbangan Duga, baki-baki akhir setiap akaun di dalam lejar am perlu dikira. Baki-baki ini kemudiannya akan di pindahkan ke dalam Imbangan Duga mengikut hukum debit kredit.

46

AKAUN-AKAUN ASET
Contoh mengemaskini baki-baki akaun aset. Tunai Tarikh Butiran Ruj Debit Kredit Baki 2005 Jan 1 Baki b/b 5,000 Bekalan pejabat 100 4,900 3 Hasil perkhidmatan 1,000 5,900 31 Belanja Gaji 800 5,100 Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

47

AKAUN-AKAUN LIABILITI
Contoh mengemaskini baki-baki akaun liabiliti Akaun Belum Bayar Tarikh Butiran 2008 Jan 1 Baki b/b Bekalan pejabat 3 Tunai 31 Belian Ruj Debit Kredit Baki 5,000 5,200 4,200 5,000

200 1,000 800

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

48

AKAUN-AKAUN EKUITI PEMILIK

Contoh mengemaskini baki-baki akaun ekuiti pemilik Modal Ahmad Tarikh Butiran 2008 Jan 1 Baki b/b Tunai Perabot Ruj Debit Kredit Baki 5,000 200 5,200 1,000 6,200

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

49

AKAUN-AKAUN HASIL
Contoh mengemaskini baki-baki akaun hasil Hasil Perkhidmatan Tarikh Butiran 2008 Jan 1 Tunai 31 ABT Ruj Debit Kredit Baki 200 1,000

800

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

50

AKAUN-AKAUN BELANJA
Contoh mengemaskini baki-baki akaun belanja Belanja gaji Tarikh Butiran Ruj Debit Kredit Baki 2008 Jan 1 Tunai 200 200 31 Tunai 800 1,000

Amaun yang akan dipindahkan ke Imbangan Duga

51

IMBANGAN DUGA
Imbangan duga - menyenaraikan semua baki akaun daripada lejar am.

Jumlah di bahagian sebelah debit Imbangan duga mesti sama dengan jumlah di bahagian kredit.
Imbangan duga disediakan untuk mengesahkan keseimbangan jumlah baki debit dan jumlah baki kredit pada akhir sesuatu tempoh perakaunan. Secara umumnya imbangan duga merupakan ringkasan baki-baki akaun daripada lejar.

52

Contoh Imbangan Duga

Syarikat Rai Imbangan Duga Pada 31 Disember 2008

53

KESILAPAN PENYEDIAAN IMBANGAN DUGA

Dua bentuk kesilapan yang boleh berlaku:

Kesilapan yang menjejaskan imbangan duga Imbangan Duga Tidak Seimbang

Kesilapan yang tidak menjejaskan imbangan duga Imbangan Duga Seimbang

54

Kesilapan Imbangan Duga Tidak Seimbang

Kesilapan mencampur Kesilapan merekod Kesilapan debit dan kredit Kesilapan baki lejar Kesilapan debit dan kredit lejar Kesilapan pindah catat Kesilapan ketinggalan
55

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA. Tertinggal salah satu catatan debit atau kredit (hanya satu akaun sahaja telah direkodkan) Contoh: Membeli kenderaan bernilai RM 12,000 dengan mengeluarkan Nota Belum Bayar 8 %. Tersalah catat sebagai : Dt Kenderaan 12,000 Tiada catatan sebelah kredit
56

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA. Tidak sama catatan debit dan kredit. Contoh: Membayar gaji dengan tunai RM 400 Tersalah catat sebagai : Dt Belanja Gaji 40 Kt Tunai 400 Pembetulan dalam Jurnal Am: 2001 Dis.31 Dt Belanja Gaji 360 Kt Akau n Tergantung 360
57

KESILAPAN YANG MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA. Catatannya hanya sebelah debit bagi kedua-dua akaun atau sebaliknya (Kesilapan dua kali ganda **). Contoh: Membayar sewa dengan Cek RM 1000. Tersilap catat sebagai: Dt Belanja Sewa 1,000 Dt Bank 1,000 Pembetulan dalam Jurnal Am Dis.31 Kt Akaun Tergantung 2,000 Kt Akaun Sewa 2,000
58

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA. Ada beberapa bentuk, antaranya: 1. Kesilapan ketinggalan 2. Kesilapan salah catat 3. Kesilapan timbal balik 4. Kesilapan prinsip

59

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA.(Kesilapan Ketinggalan)

Urusniaga tidak pernah direkodkan ke dalam manamana akaun . Contoh: Terima hasil perkhidmatan secara tunai RM 999 pada 8.8.2008. Urusniaga ini terlupa dicatat dalam mana-mana buku perakaunan. Cara pembetulan Dt Tunai 999 Kt Hasil Perkhidmatan 999

60

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Salah Catat).

Merekod mengikut kaedah catatan bergu tapi

bukan nilai urusniaga yang sebenar.

61

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/D

Contoh :
Pada 31.8.2008 beli perabot RM 2,300 dengan cek dan telah direkod dalam buku perakaunan dengan nilai RM 2,500 .

Tersalah rekod sebagai: Dt Perabot Kt Bank

Cara Pembetulan: Dt Bank Kt Perabot

2500 2,500

200

200

62

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Timbal Balik)

Merekod mengikut kaedah catatan bergu yang betul tetapi rekod diruangan debit dan dan kredit yang salah bagi kedua-dua akaun (timbal balik yang debit di kreditkan manakala yang kredit telah didebitkan).

63

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/D Contoh: Hasil Perkhidmatan berjumlah RM 90 diterima secara tunai telah direkodkan seperti di bawah. Dt Hasil Perkhidmatan 90 Kt Tunai 90 Cara Pembetulan: Dt Tunai Kt Hasil Perkhidmatan

180
180
64

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN IMBANGAN DUGA (Kesilapan Prinsip) Merekod urusniaga ke dalam akaun yg salah, bukan ke dalam akaun yang sebenar . Contoh: Satu bayaran tunai RM 160 untuk membaiki kenderaan yang rosak telah salah rekod sebagai Dt Kenderaan 160 Kt Tunai 160
65

KESILAPAN YANG TIDAK MENJEJASKAN I/D Cara Pembetulan: Dt Belanja Pembaikan Kt Kenderaan

160 160

66

PEMBETULAN KESILAPAN
Kesilapan pada jurnal sebelum pindah catat Kesilapan semasa pindah catat Kesilapan pada jurnal selepas pindah catat

67

CATATAN PELARASAN
Catatanpelarasan diperlukan untuk mematuhi prinsip pemadanan hasil dan belanja Tertunda Belanja & Hasil Tertunda berlaku apabila catatan awal yg dibuat adalah catatan yg menangguhkan pengiktirafan hasil/belanja Terakru - Belanja & Hasil Terakru mengiktiraf hasil yg diperoleh atau belanja terakru dlm sesuatu tempoh perakaunan
68

IMBANGAN DUGA TERSELARAS Disediakan selepas pelarasan dibuat Selepas pelarasan, akaun seperti ABT, akaun hasil, akaun belanja, akaun peruntukan, akaun hutang lapuk dll akan berubah.

69

SEKIAN & TERIMA KASIH KERANA SUDI MEMBERI PERHATIAN

70