AUDIT SMK3

Oleh

Nasrul Sjarief, SE, ME

nsjarief@yahoo.com

SISTEM MANAJEMEN

TINDAKAN TDK AMAN

(UNSAFE ACTS)

MANUSIA

SARANA

&
LINGKUNGAN KERJA
(PERANGKAT KERAS)
(PERANGKAT LUNAK)

KECELAKAAN PAK KEBAKARAN GANGGUAN SISTEM

KERUGIAN CIDERA KERUSAKAN - ASSET - LINGK.

KEADAAN TDK AMAN

(UNSAFE CONDITIONS)

AUDIT K3 Mengidentifikasi Ketimpangan unsur Sistem K3

CONSEQUENCES

Happen After the

ACCIDENT

I D L E

njury amage oss motion

CAUSES
P E E P
lant, Processes, Premises quipment nvironment EOPLE S ystems of work

All of which could not happen without REMOVE THE CAUSES PREVENT THE ACCIDENT

AUDIT SMK3
Proses yg sistematik, independen dan terdokumentasi utk memperoleh bukti audit dan Mengevaluasinya secara objektif utk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

AUDITING
Audits are conducted using established methods and techniques to ensure the audit evidence and findings are relevant, reliable and sufficient; The scope, objective and audit criteria are clearly defined prior to commencing the audit.

TUJUAN

AUDIT K3
MENILAI SECARA KRITIS DAN SISTEMATIS SEMUA POTENSI BAHAYA. MEMASTIKAN PELAKSANAAN K3 SESUAI DENGAN PERATURAN PERUNDANGAN. MENENTUKAN LANGKAH UNTUK PENGENDALIAN BAHAYA.

TUJUAN PROGRAM AUDIT

Didasarkan pada pertimbangan : 1. Prioritas manajemen; 2. Tujuan komersial; 3. Persyaratan sistem manajemen; 4. Persyaratan peraturan peruu; 5. Persyaratan kontrak; 6. Kebutuhan utk evaluasi pemasok; 7. Persyaratan pelanggan; 8. Kebutuhan pihak lain yg berkepentingan; 9. Risiko terhadap organisasi.

MANFAAT

AUDIT K3
MENGETAHUI KELEMAHAN UNSUR SISTEM OPERASI SEBELUM TIMBUL GANGGUAN. MEMPEROLEH GAMBARAN YANG JELAS DAN LENGKAP TENTANG STATUS MUTU PELAKSANAAN K3. MENINGKATKAN PENGETAHUAN DAN KESADARAN THD K3. MENINGKATKAN CITRA PENGURUS PERUSAHAAN.

AUDIT DIGUNAKAN JUGA UNTUK :

Identify strengths and weakness of OSH MS; Measure the performance of its OSH program; Establishment the extent of legal compliance; Identify and define areas for improvement; Compare organizational performance with an established standards; Implement a cycle of continual improvement; Gain recognition for the standards achieved by its management of safety and health.

KRITERIA AUDIT
Seperangkat :

1.Kebijakan 2.Prosedur 3.Persyaratan

Digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit.

Penerapan Kriteria Audit SMK3,

memungkinkan perusahaan utk:
Mengukur kinerja pelaksanaan program K3; Menerapkan siklus perbaikan berkelanjutan; Membandingkan dengan standard yg berlaku; Mendapatkan pengakuan thd pencapaian dan pemenuhan SMK3.

PERFORMANCE INDICATOR
A selected indicator how effectively a process is operating against objectives; These indicators can be quantitative or qualitative and the choice is dependent on the type of element they are used to measure, as appropriate to the organization.

PPI
(POSITIVE PERFORMANCE INDICATORS)
Relevant Clearly Defined Measurable Acceptable Comparable Unambiguous Attributable Statistically Valid Timely Cost Effective

SAFETY PERFORMANCE
Safety Indicator :
LEADING INDICATOR (utama) : seberapa sering tindakan pencegahan dilakukan, seperti : rate of inspection, rate of unsafe acts observation, rate of training, rate of meeting etc. LAGGING INDICATOR (ketinggalan waktu/masa lalu) : seberapa sering incident yang telah terjadi, seperti : LTIR, AFR, ASR, IR etc

BUKTI AUDIT
Rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi; Dapat bersifat kualitatif atau kuantitatif.

REKAMAN K3 (1)
Data pelatihan dan pendidikan K3, pelaksanaan, peserta dan evaluasi. Kebijakan K3 dan kebijakan khusus lainnya Laporan inspeksi K3, pelaksanaan dan tindak lanjut Laporan Audit SMK3, internal dan eksternal Rekaman kegiatan rapat-rapat P2K3 Laporan Kecelakaan Kerja Laporan tindak lanjut rekomendasi investigasi kecelakaan Laporan Konsultasi K3 SOP, instruksi kerja, juklak, juknis Data penggunaan bahan kimia berbahaya dan LDKB Maintenance record Feedback dari staff, pekerja, pemasok, kontraktor

REKAMAN K3 (2)
Data pemeriksaan kesehatan tenaga kerja, awal, berkala dan khusus Laporan monitoring lingkungan kerja; spt : kebisingan, udara lingkungan kerja, iklim kerja Data APD, penyediaan, pengadaan, pelatihan, distribusi, perawatan Rekaman kegiatan rapat-rapat P2K3 Laporan pelatihan keadaan darurat Sertifikasi peralatan, mesin, instalasi, pesawat Sertifikasi kompetensi personel, SIO, SKP Laporan identifikasi bahaya, penilaian dan pengendalian risiko Laporan monitoring dan tinjauan ulang pengendalian risiko Data peralatan pengaman, spt. APAR, alat deteksi dini, rambu K3 dll

EVIDENCE VALUE
Valid . Relevant to audit criterion Authentic ...Authorized document Current . Actioned, recorded, up to date Reliable .Heard from source, observable Consistent ..Sampled from a number of sources Sufficient Enough examples/samples

Kategori Penerapan

KRITERIA AUDIT SMK3

PERUSAHAAN KECIL dgn tingkat risiko menengah menerapkan sebanyak 64 kriteria PERUSAHAAN SEDANG dgn tingkat risiko menengah menerapkan sebanyak 122 kriteria PERUSAHAAN BESAR dgn tingkat risiko tinggi menerapkan 166 kriteria Berlaku untuk jangka waktu 3 tahun

TUJUAN PENETAPAN KRITERIA

Sebagai pembanding; Untuk estimasi/perkiraan (forecast); Untuk analisis trend; Mengevaluasi efektivitas program K3; Identifikasi permasalahan K3 yang ada; Mengoptimalkan alokasi sumberdaya utk meningkatkan pelaksanaan K3.

KOMITMEN TERHADAP AUDIT

Audit : essential element dalam SMK3, tidak dapat diganti Senior manajemen bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Audit (fully committed); agar :
Efektif dalam pelaksanaan audit Tidak menolak temuan dan rekomendasi tanpa alasan yang tepat Menindak lanjuti rekomendasi audit

Apabila pelaksanaan audit sudah disetujui :

Menyediakan dokumen, data, informasi dan bahan yang diperlukan Tidak ada upaya untuk mempengaruhi atau memaksa auditor Tidak ikut campur tangan dalam pengambilan keputusan hasil audit

KERJASAMA DENGAN AUDITOR

Sering staf disemua tingkat manajemen, melihat audit sebagai ANCAMAN Semua staf harus memahami dan menyadari tujuan dan manfaat pelaksanaan audit Mereka diwajibkan untuk :
Terbuka dan bekerjasama penuh dengan Auditor Menjawab pertanyaan dengan jujur Memandang audit sebagai : continual improvement process and not just a means of identifying problems

MEKANISME AUDIT SMK3

Audit SMK3 dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali dalam 3 tahun Untuk pelaksanaan audit, Badan Audit harus :
Membuat rencana tahunan audit Mengadakan koordinasi Menyampaikan rencana tahunan audit kepada :
Menteri/ Pejabat yang ditunjuk Pengurus tempat kerja yang akan diaudit Dinas Tenaga Kerja setempat

Mengadakan koordinasi dengan Dinas Tenaga Kerja setempat

Perusahaan yang akan diaudit wajib menyediakan dokumen yg diperlukan

PRINSIP AUDIT
Ethika Objektif/ fair Profesional Independen Terpercaya Konsisten

Gambaran Proses Pengumpulan Informasi sampai Pencapaian Kesimpulan Audit

Sumber-sumber Informasi

Pengumpulan Informasi dgn Sampling yg sesuai dan Verifikasi Bukti Audit

Evaluasi thd Kriteria Audit

Temuan Audit

Peninjauan
Kesimpulan Audit

GAMBARAN UMUM KEGIATAN AUDIT

1. 2. 3. 4. 5. Permulaan Audit (Rapat Pembukaan) Pelaksanaan Tinjauan Dokumen Persiapan utk Kegiatan Audit Lapangan Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan Penyiapan Pengesahan dan Penyampaian Laporan Audit 6. Penyelesaian Audit 7. Pelaksanaan Tindak Lanjut

TUJUAN Pelaksanaan Rapat Pembukaan

1. Mengkonfirmasikan Rencana Audit 2. Memberikan Ringkasan ttg bagaimana kegiatan audit akan dilaksanakan 3. Mengkonfirmasikan saluran komunikasi 4. Memberikan kesempatan kepada Auditi untuk mengajukan pertanyaan.

Ringkasan Laporan AUDIT SMK3

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Perusahaan Yang Diaudit Pelaksanaan Audit Tujuan Audit Lingkup Audit Tim Auditor Wakil Perusahaan Yang Diaudit Daftar Temuan Ketidaksesuaian Kesimpulan Umum Tindak Lanjut Hasil Audit

Daftar Temuan Ketidaksesuaian

No. Kriteria
1.4.7

Kriteria
P2K3 mengadakan pertemuan secara teratur dan hasilnya di sebarluaskan di tempat kerja P2K3 melaporkan kegiatannya secara teratur sesuai dengan peraturan perundangan

Bukti Objektif
P2K3 belum mengadakan pertemuan secara teratur

Kategori
Minor

1.4.8

P2K3 belum melaporkan kegiatannya secara teratur, tidak sesuai peraturan perundangan

Minor

TEMUAN AUDIT
Hasil eveluasi dari bukti audit yg dikumpulkan terhadap kriteria audit;
Dapat mengindikasikan baik kesesuaian ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit atau peluang perbaikan.

Kesimpulan Umum Terhadap Pemenuhan Kriteria

1. 2. 3. 4. Conformance; Non-conformance; Not applicable; Not able to be verified

Kesimpulan
Terhadap Pemenuhan Kriteria SMK3
1. Kesesuaian (Conformance). 2. Ketidaksesuaian (Non-conformance) :
Major; Minor.

LAPORAN UTAMA

AUDIT SMK3
1. 2. 3. 4. 5. Gambaran Umum Tempat Kerja. Struktur Organisasi K3 Tempat Kerja Jadwal Audit Laporan Pertemuan Awal Daftar Kriteria Audit dan Pemenuhannya 6. Uraian Ketidaksesuaian 7. Laporan Pertemuan Akhir

DAFTAR KRITERIA AUDIT DAN PEMENUHANNYA

Ketidak sesuaian No .
1.

No. Kriteria
1.1.1

Kriteria
Adanya kebijakan K3 yang tertulis, bertanggal, dan secara jelas menyatakan tujuan-tujuan K3 dan komitmen perusahaan dalam memperbaiki kinerja K3 Kebijakan yang ditanda tangani oleh pengusaha dan atau pengurus

Kesesuaian Major

Minor

2.

1.1.2

3.

1.1.3

Kebijakan disusun oleh pengusaha dan atau pengurus setelah melalui proses konsultasi dengan wakil tenaga kerja

KESIMPULAN AUDIT
Hasil dari suatu audit yang disampaikan oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit.

Effectiveness of Audits is dependent on factors such as :

1. Audit process; 2. Cooperation and openness of the individuals being audited; 3. Competency of the auditors; and 4. The audit standard.

TINDAK LANJUT HASIL AUDIT SMK3

BADAN AUDIT wajib menyampaikan laporan audit kepada Direktur, dgn tembusan perusahaan yang diaudit; Setelah menerima Laporan Audit SMK3, direktur melakukan evaluasi dan penilaian; Berdasarkan hasil evaluasi, dilakukan :
Pemberian sertifikat dan bendera penghargaan Menginstruksikan utk mengambil tindakan apabila ditemukan pelanggaran peraturan peruu.

TINGKAT KEBERHASILAN

PENERAPAN SMK3
0 59 % dari total kriteria : tindakan hukum
60 84 % dari total kriteria : bendera perak & sertifikat 85 100 % dari total krireria : bendera emas & sertifikat

Sertifikat SMK3
Ditandatangani oleh Menteri

PERAN K3
DALAM PERUSAHAAN
Sebagai LOSS CONTROL untuk mengendalikan kerugian atau inefisiensi Sebagai COMPLIANCE AGENT untuk meyakinkan terpenuhinya norma-norma dan peraturan K3 dalam perusahaan Sebagai ADVISORY BODY terhadap unit usaha/karyawan dalam penerapan K3 Sebagai MANAGEMENT TOOLS dalam menjalankan tugas kontrolnya dalam aspek K3 40