KAWALAN PERUNTUKAN

VOT DAN LAPORAN

Disampaikan oleh:

Rusmawati bt Samsuri
JANM Negeri Pulau Pinang
5 Mei 2014
PENGENALAN
PENGURUSAN
BUKU VOT
Kandungan
Pengenalan
Kawalan Peruntukan
Istilah Kewangan Dan Maksudnya
Kegunaan Buku Vot
Tujuan Pelaksanaan AP59
Buku Vot
Kawalan Buku Vot
Pindah Peruntukan
Penyelenggaraan Buku Vot
Kod Perbelanjaan
KegunaanBuku Vot
Penyesuaian Buku Vot
Apa itu Flimsi
Perbandingan perbelanjaanMengurus dan
Pembangunan
PENGENALAN
Merupakan satu rekod kewangan yang perlu disimpan
oleh PTJ mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan
95.
Mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-
perubahan kepada peruntukan.
Mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi
peruntukan.
Buku vot dapat menunjukkan:
a) Peruntukan vot berkenaan.
b) Tanggungan
c) Perbelanjaan Bersih
d) Baki peruntukan
B
U
D
G
E
T
AKTA BEKALAN
WARAN AM
WARAN TARIK
BALIK
WARAN
PERUNTUKAN
WARAN PINDAH
PERUNTUKAN
B
U
K
U

V
O
T
F
L
I
M
S
I

ISTILAH KEWANGAN DAN MAKSUDNYA
ISTILAH KEWANGAN MAKSUD
Peruntukan Had jumlah wang yang boleh dibelanjakan.
Kawalan Peruntukan Mengawal dan memastikan perbelanjaaan supaya
tidak melebihi dari had yang boleh dibelanjakan.
Vot Penjenisan kod akaun.
Contohnya: 21000 Perbelanjaan Perjalanan & Sara
Hidup
22000 Pengangkutan Barang-barang
Kawalan Vot Mengawal dan memastikan perbelanjaan yang dibuat
dikenakan kepada vot-vot yang betul.
Kawalan Perbelanjaan Mengawal dan memastikan setiap perbelanjaan yang
dibuat adalah selaras dengan Peraturan Kewangan
dan Pekeliling Pekeliling Perbendaharaan yang
berkaitan.
Kegunaan Buku Vot
Sebagai rekod urusniaga kewangan Jabatan.
a) Merancang perbelanjaan.
b) Merancang penambahan/pengurangan
perbelanjaan.
c) Asas penyediaan laporan-laporan.

Sebagai alat kawalan kewangan
a) Menentukan perbelanjaan tidak melebihi
peruntukan
mengikut sesuatu vot.
b) Mengawal kemajuan pembayaran.
c) Mengawal penyelewengan.


TUJUAN PELAKSANAAN AP 59
Meningkatkan lagi kawalan dalaman dalam pengurusan
kewangan.
Meningkatkan akauntabiliti pegawai-pegawai yang dibei
tanggungjawab ke atas peruntukan-peruntukan yang
telah diluluskan.
Memastikan Peraturan Kewangan dan Prosedur
perolehan dipatuhi dengan sepenuhnya.
Memastikan pembekal yang telah membekalkan
barangan atau perkhidmatan dengan memuaskan dapat
dibayar dengan secepat mungkin dan tidak ditahan
kerana masalah dalaman.
BUKU VOT

REKOD YANG DISELENGGARAKAN UNTUK
MENCATAT SEGALA URUSNIAGA YANG
BERKAITAN BAGI SESUATU MAKSUD
PERBELANJAAN.
KAWALAN BUKU VOT
AP-95 TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU
PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL
MANA-MANA BAHAGIAN PECAHAN KEPALA ATAU
KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH
MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG
MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA
MASA
AMAUN YANG DIBENARKAN;
SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH
KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH;
BAKI MASIH ADA; DAN
TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN.
PINDAH PERUNTUKAN
WARAN PERUNTUKAN KECIL
kawalan berpindah kepada pemegang waran tetapi perlu
ada pemantauan.

KUASA BERTULIS
kawalan masih pada Pegawai Pengawal.
PINDAH PERUNTUKAN
(MBS)


DARI SATU OBJEK AM KESATU OBJEK AM DALAM
AKTIVITI YANG SAMA. P.PENGAWAL





DARI SATU AKTIVITI KE SATU AKTIVITI YANG P.PENGAWAL
LAIN DALAM PROGRAM YANG SAMA


DI ANTARA PROGRAM
KELULUSAN
PERBENDAHARAAN
PENYELENGGARAAN BUKU VOT
DISELENGGARAKAN UNTUK:
VOT BEKALAN
VOT PEMBANGUNAN
VOT AMANAH
- DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG
DIBERI PERUNTUKAN.
- DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK
SEBAGAI/SETIAP PROJEK.
KOD PERBELANJAAN
OBJEK AM 10000 EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN,
FAEDAH KEWANGAN KPD KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN
TETAP).
OBJEK SEBAGAI 11000 15000

OBJEK AM 20000 PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD
BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN).
OBJEK SEBAGAI 21000 - 29000
OBJEK AM 30000 ASET (MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET
YANG DIBELI).
OBJEK SEBAGAI 31000 38000
OBJEK AM 40000 PEMBERIAN DAN KENAAN BAYARAN TETAP.
OBJEK SEBAGAI 41000 47000
OBJEK AM 50000 PERBELANJAAN-PERBELANJAAN LAIN.

KEGUNAAN BUKU VOT
SEBAGAI REKOD URUSNIAGA
WARAN PERUNTUKAN
WARAN PERUNTUKAN KECIL
WARAN TAMBAHAN
WARAN VIREMEN
TANGGUNGAN
BAYARAN TANGGUNGAN
BAYARAN TERUS
BATAL PESANAN
BATAL BAUCER
KREDIT PERBELANJAAN; DLL
SEBAGAI ALAT PENGURUSAN

- MERANCANG PERBELANJAAN
- MERANCANG PENAMBAH / PENGURANGAN
- PERUNTUKAN;
ASAS PENYEDIAAN LAPORAN;
ASAS PENYEDIAAN BUDGET

SEBAGAI ALAT KAWALAN

MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI
PERUNTUKAN;
MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL;
MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN;
MENGAWAL PENYELEWENGAN.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI
MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN
SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN
DALAM MAKSUD ANGGARAN PERBELANJAAN DI BAWAH
KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH
DIBELANJAKAN.

ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

TANGGUNGJAWAB PEG. PENGAWAL

PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN
PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL;
TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN
SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS DARI JAN./ BEN.
NEG.
TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT
KESESUAIAN;

PASTIKAN BUKU VOT DISELANGGARAKAN OLEH
SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB;
PASTIKAN BUKU VOT MANUAL DISELENGGARA
IKUT P.P. 8/1987 ATAU MENGGUNAKAN KOMPUTER
SEPERTIMANA SPP 11/1992

PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN
DIKEMUKAKAN MENGIKUT TEMPOH YANG
DIPERLUKAN.
ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP
BUKU VOT DARI MASA KESEMASA.
PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP
PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL
PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI
PENYELIA
BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARAKAN
DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH
KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA
HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA;
PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI
PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA.
PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;

PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM
BUKU VOT.
SEMAK SAMADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA
DITANGGUNGKAN;
PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN
SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;
GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK
MEMBETULKAN KESILAPAN.
TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA;
PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN PENSIL

BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK
BAKI PERUNTUKAN.
LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA
PENYESUAIAN DISEDIAKAN;
PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM
TEMPOH DUA MINGGU;
SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT;
CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN;
LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA
PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG
DITETAPKAN.
Penyesuaian Buku Vot
Kaedah yang digunakan-buku vot disediakan
atas tanggungan dan Laporan Terperinci
Perbelanjaaan (C231) atas asas tunai
Buku Vot/BV381 mencatitkan perbelanjaan
semasa baucer disediakan dan bayaran hanya
akan wujud di C231 setelah pembayaran
dilaksanakan/dijelaskan
Catatan ketinggalan(cth: urusniaga manual
tidak dibuat penyelarasan rekod
Bayaran yang tidak dibenarkan/disebabkan
penipuan
Punca Tidak Dapat Disesuaikan
Terdapat baucar yang belum dibayar oleh
Pejabat Perakaunan

Transaksi di C231 tidak terdapat di BV 381

Transaksi di BV381 tidak terdapat di C231

Penyesuaian perlu disediakan apabila
buku vot tidak dapat disesuaikan
Penyediaan Penyata Penyesuaian Vot
Format-format yang digunakan :
Sijil Pengesahan Baki
Format A / BV500
Format A1 / BV501
Format A2 / BV502 dan
Format A3 / BV503-BV505
Format format Untuk Penyesuaian

Penyata Penyesuaian Format A
Senarai Baucer Belum di bayar oleh
Pejabat Pembayar Format A1
Senarai Catatan di Buku Vot yang
tidak terdapat di flimsi Format A2
Senarai Catatan di flimsi yang tidak
terdapat di Buku Vot Format A3
Tatacara Penyesuaian Buku Vot Di laksanakan
Menyemak laporan Terperinci perbelanjaan
dengan buku vot
Menyiasat catatan yang hanya terdapat di
satu set rekod
Melapor sebarang bayaran yang tidak di
benarkan
Menyedia penyata penyesuaian
Merekod catatan pelarasan penyesuaian ke
dalam buku vot
Kategori Flimsi
C 230 Vot Tertanggung
C 231 - Vot Mengurus
C 232 - Vot Pembangunan
C 230 - Vot Amanah
Penyerahan Penyata
Penyesuaian
Semua Penyata Penyesuaian dan
dokumen sokongan hendaklah di
tandatangani oleh Pewagai yang
bertanggungjawab dan di kemukakan
kepada Akauntan Negara dalam masa
2 minggu dari tarikh Flimsi di terima.
35
Apa itu flimsi?
Flimsy
A thin kind of paper, especially for use in
making several copies at a time of an
article, letter, telegraphic dispatch, or the
like, as in newspaper work.
Penyata berkomputer yang dicetak setiap
bulan menyenaraikan semua butiran
bayaran dan terimaan yang dibuat oleh
Jabatan.
36
ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN
MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN
OLEH PEJABAT PERAKAUNAN.

MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN SEGALA
BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH
JABATAN/PTJ

APAKAH ITU FLIMSI?
37
Flimsi
Flimsi yang dikeluarkan oleh JANM;
C231B - Laporan Terperinci
Perbelanjaan Mengurus
(Bekalan).
C231T - Laporan Terperinci
Perbelanjaan Mengurus
(Tanggungan).
C231P - Laporan Terperinci
Perbelanjaan Pembangunan.
C330 - Laporan Terperinci Hasil.
C350 - Laporan Terperinci Amanah.
38
C231B - Laporan Terperinci
Perbelanjaan Mengurus (B/T)
Laporan ini dikeluarkan berdasarkan;
Waran Peruntukan yang diterima.
PTJ Membayar.
PTJ Dipertanggungkan dan
PTJ, Program/Aktiviti dan Objek.
39
Kepentingan Laporan C231B
Mengandungi maklumat terperinci
urusniaga peruntukan, perbelanjaan dan
baki peruntukan.
Menunjukkan urusniaga perbelanjaan
mengurus yang benar-benar telah
dilakukan oleh PTJ.
Terdiri daripada urusniaga perbelanjaan
dan perbelanjaan kredit bagi perbelanjaan
mengurus.
40
Maklumat di Laporan C231B
Jenis urus niaga :-
Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.
Siri F untuk Waran Peruntukan.
Siri K untuk Baucar Bayaran.
Siri R untuk Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan.
Siri S untuk Baucar Jurnal.
Siri D untuk Penyata Pemungut.
No. rujukan dokumen.
Jumlah mengikut Objek Am, Objek Sebagai dan
Objek Lanjut.
Jumlah Semasa (bulan berkenaan).
Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).
41
Objek Am
Objek Kumpulan Lanjut
Objek Sebagai
Objek Lanjut
PTJ Dipertanggungkan
PTJ Charge line di Waran Peruntukan
PTJ Membayar
PTJ Penerima Dalam Waran Peruntukan
42
FLIMSI MENGURUS C231B
MAKLUMAT YANG TERDAPAT DALAM LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN
MENGURUS ADALAH SEPERTI BERIKUT:

Tajuk dan tempoh laporan
Jenis laporan
Kod Transaksi
Jabatan Membayar dan Pusat Tanggungjawab Membayar
Jabatan Dipertanggungkan dan Pusat Tanggungjawab Dipertanggungkan
Vot Dipertanggungkan (B)
Mengandungi 12 ruangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Jenis No. Rujukan Tarikh No. Dokumen PTJ/PK Prog/Akt Objek Tempoh Semasa Kemaskini Baki Dokumen
Dokumen Dokumen GFMAS Perubahan Perbelanjaan Peruntukan Perbelanjaan Peruntukan




Maklumat lain yang terdapat di dalam laporan terperinci perbelanjaan
Jumlah Objek Lanjut
Jumlah K.Objek Lanjut
Jumlah Objek Sebagai
Objek Am


43
sambungan
1. Jenis Dokumen - Rujuk muka surat akhir satu-satu laporan bagi PTJ
berkenaan (Kunci Kod Jenis Dokumen)
2. No. Rujukan Dokumen - No. Baucer, Waran, Jernal dan no. siri ujud dari SG20
3. Tarikh Dokumen - Dirujuk dari dokumen no.2
4. No. Dokumen GFMAS - Nombor yang dikeluarkan oleh sistem GFMAS
5. PTJ/PK - Pusat Tanggungjawab / Pusat Kos
6. Prog/Akt. - Caj Kod Program/Aktiviti yang dikenakan bayaran/terimaan
7. Objek - Caj Kod objek yang dikenakan untuk bayaran/terimaan
Tempoh Semasa
8. Perubahan - Bermaksud adanya perubahan yang berlaku samada
Peruntukan dari segi tambahan atau kurangan dalam bulan semasa.
9. Perbelanjaan - Bermaksud semua jenis bayaran atau terimaan yang
berlaku dalam tempoh bulan semasa.
Kemaskini
10. Peruntukan - Bermaksud kedudukan peruntukan sahaja selepas
diambilkira tambahan atau kurangan
11. Perbelanjaan - Bermaksud kedudukan perbelanjaan terkini yang
ditunjukkan dalam barisan jumlah objek sebagai
12. Baki Peruntukan - Bermaksud baki yang masih ada bagi tempoh tertentu.

44
PTJ Membayar
PTJ Dipertanggungkan
45
C231P - Laporan Terperinci
Perbelanjaan Pembangunan
Laporan ini dikeluarkan berdasarkan;
Waran Peruntukan yang diterima.
PTJ Membayar.
PTJ Dipertanggungkan.
Mengikut PTJ, Projek dan Objek.
46
Kepentingan Laporan C232P
Mengandungi maklumat terperinci
urusniaga peruntukan, perbelanjaan dan
baki peruntukan.
Menunjukkan urusniaga perbelanjaan
pembangunan yang benar-benar telah
dilakukan oleh PTJ.
Terdiri daripada urusniaga perbelanjaan
dan perbelanjaan kredit bagi perbelanjaan
pembangunan.
47
Maklumat di Laporan C232P
Jenis urus niaga :-
Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.
Siri F untuk Waran Peruntukan.
Siri K untuk Baucar Bayaran.
Siri R untuk Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan.
Siri S untuk Baucar Jurnal.
Siri D untuk Penyata Pemungut.
No. rujukan dokumen.
Jumlah mengikut Kod Projek.
Jumlah mengikut Objek Am, Objek Sebagai dan
Objek Lanjut.
Jumlah Semasa (bulan berkenaan).
Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).
48
PTJ Membayar
PTJ Penerima Dalam Waran Peruntukan
PTJ Dipertanggungkan
PTJ Charge line di Waran Peruntukan
Objek Sebagai
Objek Lanjut
49
FLIMSI PEMBANGUNAN C232P
MAKLUMAT YANG TERDAPAT DALAM LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN
PEMBANGUNAN ADALAH SEPERTI BERIKUT:

Tajuk dan tempoh laporan
Jenis laporan
Kod Transaksi
Jabatan Membayar dan Pusat Tanggungjawab Membayar
Jabatan Dipertanggungkan dan Pusat Tanggungjawab Dipertanggungkan
Vot Dipertanggungkan (P)
Mengandungi 12 ruangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Jenis No. Rujukan Tarikh No. Dokumen PTJ/PK Projek Setia CP Objek Tempoh Semasa Kemaskini Baki Dokumen
Dokumen Dokumen GFMAS Perubahan Perbelanjaan Peruntukan Perbelanjaan Peruntukan


Maklumat lain yang terdapat di dalam laporan terperinci perbelanjaan
Jumlah Objek Lanjut
Jumlah K.Objek Lanjut
Jumlah Objek Sebagai
Jumlah Projek


50
sambungan
1. Jenis Dokumen - Rujuk muka surat akhir satu-satu laporan bagi PTJ
berkenaan (Kunci Kod Jenis Dokumen)
2. No. Rujukan Dokumen - No. Baucer, Waran dan Jernal
3. Tarikh Dokumen - Dirujuk dari dokumen no.2
4. No. Dokumen GFMAS - Nombor yang dikeluarkan oleh sistem GFMAS
5. PTJ/PK - Pusat Tanggungjawab / Pusat Kos
6. Projek - Caj Kod Projek yang dikenakan bayaran/terimaan
7. Setia - Objek setia
8. CP - Caj Projek
9. Objek - Caj Kod objek yang dikenakan untuk bayaran/terimaan
Tempoh Semasa
10. Perubahan - Bermaksud adanya perubahan yang berlaku samada
Peruntukan dari segi tambahan atau kurangan dalam bulan semasa.
11. Perbelanjaan - Bermaksud semua jenis bayaran atau terimaan yang
berlaku dalam tempoh bulan semasa.
Kemaskini
12. Peruntukan - Bermaksud kedudukan peruntukan sahaja selepas
diambilkira tambahan atau kurangan
13. Perbelanjaan - Bermaksud kedudukan perbelanjaan terkini yang
ditunjukkan dalam barisan jumlah objek sebagai
14. Baki Peruntukan - Bermaksud baki yang masih ada bagi tempoh tertentu.

51
Kod Projek/Setia Tiada Kod Objek
Diperlukan di WP
PERBANDINGAN PERBELANJAAN
MENGURUS & PEMBANGUNAN
PERBELANJAAN
MENGURUS
1. Perbelanjaan berulang.
2. Perbelanjaan bukan modal.
3. Rekod di Penyata
Pendapatan
dan Perbelanjaan.
4. Jangka hayat pendek.
5. Penyeliaan jangka pendek.
6. Boleh buat viremen.
7. Tidak boleh diperuntukan
semula.
PERBELANJAAN
PEMBANGUNAN
1. Perbelanjaan tidak
berulang.
2. Perbelanjaan modal.
3. Rekod di Kunci Kira-Kira.
4. Jangka hayat lama.
5. Penyeliaan jangka panjang.
6. Tidak boleh buat viremen
7. Boleh diperuntukkan
semula.
53
C330 - Laporan Terperinci Hasil
Laporan ini dikeluarkan berdasarkan;
PTJ Pemungut.
Kod Hasil.
PTJ Yang Empunya Hasil.
54
Kepentingan Laporan C330
Mengandungi maklumat terperinci
urusniaga hasil.
Menunjukkan urusniaga hasil yang
benar-benar telah dikutip oleh PTJ
Pemungut.
Terdiri daripada urusniaga hasil.
55
Maklumat di Laporan C330
Jenis urus niaga :-
Siri D untuk Penyata Pemungut.
Siri S untuk Baucar Jurnal.
No. rujukan dokumen.
No. Resit Perbendaharaan.
Jumlah Semasa (bulan berkenaan).
Jumlah Kemaskini (sehingga bulan
berkenaan).
56
PTJ Yang Membuat Kutipan
PTJ Yang Empunya Hasil
No. Rujukan
No. Resit Perbendaharaan
57
C350 - Laporan Terperinci Amanah
Laporan ini dikeluarkan berdasarkan;
PTJ Membayar.
Kod Amanah.
PTJ Pengawal.
58
Kepentingan Laporan C350
Mengandungi maklumat terperinci
urusniaga amanah.
Menunjukkan transaksi amanah yang
benar-benar telah dibuat oleh PTJ
Membayar.
Terdiri daripada urusniaga Amanah.
59
Maklumat di Laporan C350
Jenis urus niaga :-
Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.
Siri K untuk Baucar Bayaran.
Siri S untuk Baucar Jurnal.
Siri D untuk Penyata Pemungut.
No. rujukan dokumen.
Jumlah Semasa (bulan berkenaan).
Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).
60
PTJ Yang Melakukan
Urusniaga Amanah
PTJ Yang Mengawal
Akaun Amanah
Penyediaan
Laporan
Perbelanjaan

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Kandungan

Peraturan

Laporan Harian

Laporan Bulanan

Laporan Pilihan:-

i) Laporan-laporan yang berkaitan
perbelanjaan / bayaran

Kepentingan Laporan
PERATURAN
Peraturan
Arahan Perbendaharaan 92 (ii)

Pegawai Pengawal hendaklah
mengemukakan laporan perbelanjaan
berkala kepada Perbendaharaan mengikut
format dan kekerapan yang ditentukan oleh
Perbendaharaan

Laporan perbelanjaan hendaklah
ditandatangan oleh Pegawai Pengawal
sendiri atau wakilnya

Peraturan
Pekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 2008

Pegawai Pengawal dikehendaki memastikan:-

i) Pengurusan kewangan dikendalikan berdasarkan
sistem kawalan dalaman yang kukuh dan mengikut
peraturan kewangan yang ditetapkan

ii) Pelaksanaan sesuatu program/aktiviti/projek adalah
selaras dengan jumlah peruntukan yang telah
diluluskan

iii) Semua peruntukan yang diluluskan mempunyai jadual
pelan tindakan supaya dapat dibelanjakan mengikut
perancangan sebelum akhir tahun
Peraturan
Pekeliling Perbendaharaan Bil 10 Tahun 2008

Tujuan:-

i) Menetapkan format penyediaan laporan
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun (JPKA) yang seragam dan menyeluruh

ii) Laporan yang dikehendaki adalah:-
a) Laporan Pengurusan Bajet/Prestasi
Perbelanjaan
b) Laporan Kedudukan Bil-Bil
Tertunggak BV347/BV349

Peraturan
Pekeliling Perbendaharaan Bil 10 Tahun 2008 (Samb)

iii) Penghantaran laporan pada setiap suku tahun

Laporan Tarikh Ahir Penghantaran
Ke Perbendaharaan
(Peringkat
Kementerian)
Ke Kementerian
(Peringkat PTJ/Jabatan)
Suku Tahun Pertama
(31/3)
15/5


Bergantung kepada arahan
daripada Kementerian
masing-masing
Suku Tahun Kedua
(30/6)
15/8
Suku Tahun Ketiga
(30/9)
15/11
Suku Tahun Keempat
(31/12)
15/2
LAPORAN HARIAN
Laporan Harian
Laporan harian adalah Buku Vot, yang
menunjukkan:-

Jumlah Peruntukan

Jumlah Perbelanjaan

Jumlah Tanggungan; dan

Baki Peruntukan

Laporan Harian BV381

Laporan harian amanah/hasil/vot

Laporan ini dijana secara harian dan merupakan
BUKU VOT BERKOMPUTER bagi PTJ

Memberi maklumat kewangan terperinci
berkenaan dengan urusniaga amanah / hasil / vot

Tetap mematuhi kehendak AP95 yang mencatat
segala perbelanjaan, tanggungan dan perubahan
peruntukan

Laporan Harian
BV381
Laporan Harian
BV381
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Tarikh
laporan
transaksi
yang nak
dijana
Laporan Harian
BV381
MAKLUMAT
KEWANGAN
URUSNIAGA DI PTJ
NOTA PENTING

Laporan BV381 hendaklah diperiksa
sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh
penyelia dengan menurunkan
tandatangan ringkas (Rujuk AP95(e))

Laporan BV381 hendaklah dicetak setiap
hari (naziran esPKB)


Laporan Harian
BV381
NOTA PENTING

Perbelanjaan pukal dan gaji yang
dilakukan di Pejabat Perakaunan akan
dikemaskini di BV381 secara elektronik

Tranksaksi di BV381 akan dikemaskini
mengikut Logik Buku Vot (Rujuk Nota F)
setelah dokumen diperaku II



Laporan Harian
BV381
LAPORAN BULANAN
Penyesuaian Akaun Vot

Laporan Bulanan Mengurus /
Pembangunan

Laporan Pengurusan Bajet / Prestasi
Perbelanjaan Bulanan

Laporan Bulanan
Laporan Bulanan -
Penyesuaian Akaun Vot (BV500 -BV505)
Laporan Bulanan BV500
Laporan Penyesuaian Akaun Vot

Memaparkan perbandingan baki peruntukan
(C230, C231, C232) di AO dengan baki buku
vot BV381 di PTJ

Memaparkan jumlah BV501, BV502, BV503


Laporan Bulanan
BV500
Tahun
Bulan dan
tahun
penyesuaian
yang nak
dijana
Kod PTJ/PK
Kod jab. bayar
Laporan Bulanan
BV500
Laporan Bulanan
BV500
Laporan Bulanan BV501
Laporan Baucar-Baucar Yang Belum Di
Bayar Oleh Pejabat Pembayar

Memaparkan baucar bayaran yang belum
dibayar oleh Pejabat Pembayar

Laporan Bulanan
BV501
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Bulan dan
tahun
penyesuaian
yang nak
dijana
Laporan Bulanan
BV501
Laporan Bulanan BV502
Laporan Urusniaga Di Akaun Vot Yang
Tidak Terdapat Di Laporan Terperinci
Perbelanjaan

Memaparkan dokumen kewangan selain
baucar bayaran (PP,BJ,WP) yang belum
dibayar oleh Pejabat Pembayar
Laporan Bulanan
BV502
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Bulan dan
tahun
penyesuaian
yang nak
dijana
Laporan Bulanan
BV502
Laporan Bulanan BV503
Laporan Urusniaga Di Laporan Terperinci
Perbelanjaan Yang Tidak Terdapat Di
Akaun Vot

Memaparkan semua dokumen kewangan
(BB,PP,BJ,WP) yang telah diambilkira oleh
AO tetapi belum diambilkira oleh PTJ
Laporan Bulanan
BV503
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Bulan dan
tahun
penyesuaian
yang nak
dijana
Laporan Bulanan
BV503
Laporan Bulanan BV504
Laporan Perbezaan Amaun Di BP21 dan
Akaun Vot Debit

Memaparkan perbezaan amaun debit (kod
urusniaga 16011) di antara Laporan
BV381 dan BP21 selepas pemadanan
pukal bagi tempoh di parameter.

Laporan Bulanan
BV504
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Bulan dan
tahun
penyesuaian
yang nak
dijana
Kod Agensi Pukal
Laporan Bulanan
BV504
Laporan Bulanan BV505
Laporan Perbezaan Amaun Di BP21 dan
Akaun Vot Kredit

Memaparkan perbezaan amaun kredit
(kod urusniaga 16012) di antara Laporan
BV381 dan BP21 selepas pemadanan
pukal bagi tempoh di parameter

Laporan Bulanan
BV505
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Kod Agensi Pukal
Bulan dan
tahun
penyesuaian
yang nak
dijana
Laporan Bulanan
BV505
Laporan Bulanan BV551M
Laporan Bulanan Vot Mengurus

Memaparkan laporan bulanan vot
mengurus mengikut objek bagi PTJ yang
dipilih di parameter.
Laporan Bulanan
BV551M
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Kod AO
Bulan dan
tahun
penyesuaian
yang nak
dijana
Laporan Bulanan
BV551M
Laporan Bulanan BV551P
Laporan Bulanan Vot Pembangunan

Memaparkan laporan bulanan vot
pembangunan mengikut projek dan cara
pembiayaan bagi PTJ yang dipilih di
parameter

Laporan Bulanan
BV551P
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Bulan dan
tahun
penyesuaian
yang nak
dijana
Laporan Bulanan
BV551P
Laporan Bulanan
Laporan Pengurusan Bajet / Prestasi
Perbelanjaan Bulanan

Memaparkan maklumat baki terkini
vot/amanah/hasil


Laporan Bulanan
Prestasi Perbelanjaan
Laporan Bulanan -
NOTA PENTING

Laporan Bulanan membolehkan
pengguna menjana dan memaparkan
maklumat berkenaan dengan komponen
penyesuaian, pemadanan pukal dan
pengurusan (Rujuk Nota G)

Proses Penyesuaian Akaun Vot dilakukan
secara auto (rujuk nota H).

Laporan Bulanan
NOTA PENTING

Jika terdapat transaksi yang memerlukan
pemadanan secara manual di Format A1
dan Format A2 pengguna boleh
menggunakan modul penyesuaian
manual (rujuk Panduan Pengguna PTJ
eSPKB AK0112 dan AK0113)

Laporan Bulanan
NOTA PENTING

Laporan Penyesuaian Bulanan (BV500
BV505) perlu dicetak dalam bulan
berikutnya

Jika tidak PTJ perlu menyedia penyata
penyesuaian secara manual kerana
selepas tempoh tersebut sistem akan
mengemaskini maklumat bagi Penyata
Penyesuaian bulan berikutnya

Laporan Bulanan
NOTA PENTING

Sekiranya terdapat kesilapan di Laporan
Penyesuaian Bulanan (BV500 BV503)
yang dicetak dan perlu dipinda:-

i) angka asal yang hendak dipinda
hendaklah digaris dengan satu
garisan sahaja (menunjukkan
dengan terang apakah angka yang
dicatatkan pada asalnya
LAPORAN PILIHAN
Laporan Pilihan
Laporan Pilihan membolehkan pengguna
menjana dan memaparkan maklumat
berkenaan dengan komponen
pengemaskinian status dan pemantauan
bil

Laporan ini akan menyenaraikan segala
kronologi, pemindahan individu daripada
pelbagai modul di e-SPKB. (Rujuk Nota G)

Laporan Pilihan

Laporan pilihan ini secara umumnya
boleh digunakan sebagai kawalan sumber
dalam memastikan beberapa maklumat
penting dalam setiap pemindahan disalin
ke dalam modul-modul yang
memerlukannya.

Laporan Pilihan
Lain-lain Laporan-laporan
Laporan Bil/Invois

Laporan Liabiliti Belum Selesai Bil/Invois

Laporan Kelewatan Bayaran Bil

Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil
Sempurna

Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil
Belum Sempurna

Laporan Kelewatan Bayaran Bil Pembekal

Laporan Kedudukan Bil/Invois AP58(a)
Yang belum Selesai

Laporan Pilihan BV340
Laporan Bil/Invois (AP103)

Memaparkan senarai invois/bil yang telah
didaftarkan bagi tempoh di parameter

Laporan dijana mengikut objek dan status
dokumen

STATUS KETERANGAN
1

Belum Perakuan I
2 Belum Perakuan II
3 Telah Perakuan II

4 Telah Diterima oleh GFMAS

6 Telah Ditolak oleh GFMAS
7 Dibatalkan

8 Telah Dikemaskini di GFMAS
Status dokumen e-SPKB
Laporan Pilihan BV340

Status 8 pada peringkat cek/EFT dijana
tidak akan memaparkan no rujukan Cek/
EFT

Status 8 pada peringkat cek dicetak/EFT
dihantar ke bank akan memaparkan no
rujukan Cek/EFT

Memaparkan Ringkasan Status Dokumen
Laporan Pilihan
BV340
Tahun Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV340
SENARAI BIL/INVOIS
YANG DIDAFTARKAN
Laporan Pilihan
BV340
RINGKASAN STATUS
DOKUMEN
Laporan Pilihan BV340
NOTA PENTING

Daftar bil/invois hendaklah diperiksa tidak
kurang daripada sekali sebulan oleh
Ketua Jabatan atau wakilnya yang
diberikuasa dan hendaklah ditandatangan
ringkas


Laporan Pilihan BV341
Laporan Liabiliti Belum Selesai Bil/Invois

Memaparkan senarai liabiliti belum selesai
yang telah dijana di bawah modul Baucar
Bayaran bagi tempoh di parameter

Kemaskini setelah dokumen diperakui I
Laporan Pilihan
BV341
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV341
SENARAI LIABILITI
BELUM SELESAI
Laporan Pilihan BV342
Laporan Kelewatan Bayaran Bil

Memudahkan pengguna mengesan dan
mengenalpasti peringkat kelewatan sesuatu bil

Memaparkan ringkasan:-

i) bilangan dan jumlah bil sempurna dibayar

ii) bilangan dan jumlah bil belum
sempurna dibayar yang tempoh
pemprosesannya melebihi 14 hari


Laporan Pilihan BV342
Memaparkan maklumat terperinci sebagai
sokongan kepada ringkasan

Maklumat terperinci yang dipaparkan adalah:-

i) tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii) peringkat tindakan bagi bil sempurna
dibayar

iii) peringkat tindakan bagi bil belum
sempurna dibayar yang melebihi 14
hari.
Laporan Pilihan BV342
Perkiraan tempoh pemprosesan di PTJ:
i) Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-)
Tarikh Tarikh Terima Bil; atau
ii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh
Terima Bil

Perkiraan tempoh pemprosesan di AO:
i) Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar
ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui
II; atau
ii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh
Baucar Diperakui II
Laporan Pilihan
BV342
Tahun Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Pilihan
untuk
jana
laporan
Laporan Pilihan
BV342
RINGKASAN BIL/INVOIS
SEMPURNA
DIBAYAR/BELUM
SEMPURNA DIBAYAR
Laporan Pilihan
BV342
MAKLUMAT TERPERINCI
KEPADA RINGKASAN
Laporan Pilihan
BV342
Tahun Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Pilihan
untuk
jana
laporan
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV342
RINGKASAN BIL/INVOIS
SEMPURNA
DIBAYAR/BELUM
SEMPURNA DIBAYAR
Laporan Pilihan BV343
Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil
Sempurna

Memudahkan pengguna memantau
maklumat terperinci prestasi proses
pembayaran bil-bil sempurna

Memaparkan ringkasan bilangan, jumlah
serta tempoh pemprosesan bil-bil yang
sempurna dibayar
Laporan Pilihan BV343
Memaparkan maklumat terperinci sebagai
sokongan kepada ringkasan

Maklumat terperinci yang dipaparkan adalah
bilangan, jumlah serta tempoh pemprosesan
bil yang sempurna dibayar.

Perkiraan tempoh pemprosesan adalah:-
i) Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke
Bank tolak (-) Tarikh Terima Bil
Laporan Pilihan
BV343
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Pilihan
untuk
jana
laporan
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV343
RINGKASAN DAN
MAKLUMAT TERPERINCI
BIL/INVOIS SEMPURNA
DIBAYAR
Laporan Pilihan
BV343
Tahun Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Pilihan
untuk
jana
laporan
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV343
RINGKASAN DAN
MAKLUMAT TERPERINCI
BIL/INVOIS SEMPURNA
DIBAYAR
Laporan Pilihan BV344
Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil
Belum Sempurna

Memudahkan pengguna memantau bil-bil
yang belum selesai.

Memaparkan ringkasan bilangan dan jumlah
bil belum sempurna dibayar di PTJ/AO
Laporan Pilihan BV344
Memaparkan maklumat terperinci sebagai
sokongan kepada ringkasan


Maklumat terperinci yang dipaparkan:-
i) tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii) peringkat tindakan bagi bil sempurna
dibayar

iii) peringkat tindakan bagi bil belum
sempurna dibayar

Laporan Pilihan BV344
Perkiraan tempoh pemprosesan di PTJ:
i) Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh
Terima Bil; atau
ii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh
Terima Bil

Perkiraan tempoh pemprosesan di AO:
i) Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke
Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II;
atau
ii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh
Baucar Diperakui II

Laporan Pilihan
BV344
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV344
RINGKASAN DAN
MAKLUMAT TERPERINCI
BIL/INVOIS BELUM
SEMPURNA DIBAYAR
Laporan Pilihan BV347
Laporan Kelewatan Bayaran Bil Pembekal

Memudahkan pengguna memantau kelewatan bayaran bil-bil
pembekal

Memaparkan ringkasan bilangan dan jumlah bil
pembekal :-
i) sempurna dibayar

ii) belum sempurna dibayar yang
tempoh pemprosesannya melebihi 14
hari.

Laporan Pilihan BV347
Memaparkan maklumat terperinci
sebagai sokongan kepada ringkasan.

Maklumat terperinci yang dipaparkan:-
i) tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii) peringkat tindakan bagi bil
pembekal yang sempurna dibayar

ii) peringkat tindakan bagi bil
pembekal belum sempurna
dibayar yang melebihi 14 hari

Laporan Pilihan BV347
Perkiraan tempoh pemprosesan di PTJ:
i) Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-)
Tarikh Terima Bil; atau
ii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh
Terima Bil

Perkiraan tempoh pemprosesan di AO:
i) Tarikh Cek telah Dicetak/EFT
Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh
Baucar Diperakui II; atau
ii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh
Baucar Diperakui II
Laporan Pilihan
BV347
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Pilihan
untuk
jana
laporan
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV347
RINGKASAN
KELEWATAN BAYARAN
BIL PEMBEKAL
Laporan Pilihan
BV347
MAKLUMAT TERPERINCI
KEPADA RINGKASAN
Laporan Pilihan
BV347
Tahun
semasa
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Pilihan
untuk
jana
laporan
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV3437
RINGKASAN
KELEWATAN BAYARAN
BIL PEMBEKAL
Laporan Pilihan BV349
Laporan Kedudukan Bil/Invois AP58(a)
Yang Belum Selesai

Memantau kedudukan bil-bil AP 58(a) yang
belum selesai.

Memaparkan ringkasan bilangan dan
jumlah bil AP58(a) belum sempurna
dibayar .

Laporan Pilihan BV349
Memaparkan maklumat terperinci sebagai
sokongan kepada ringkasan

Maklumat terperinci yang dipaparkan:-
i) tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii) peringkat tindakan bagi bil sempurna
dibayar

iii) peringkat tindakan bagi bil belum
sempurna dibayar.

Laporan Pilihan BV349
Perkiraan tempoh pemprosesan di PTJ:
i) Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh
Terima Bil; atau
ii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh
Terima Bil

Perkiraan tempoh pemprosesan di PP:
i) Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke
Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II;
atau
ii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-)Tarikh
Baucar Diperakui II
Laporan Pilihan
BV349
Tahun
Kod jab. bayar
Kod PTJ/PK
Tempoh bagi
transaksi
yang
dikehendaki
Laporan Pilihan
BV349
Laporan Pilihan
NOTA PENTING
Laporan Pilihan membolehkan
pengguna menjana dan memaparkan
maklumat berkenaan dengan
komponen pengemaskinian status dan
pemantauan bil
Laporan ini akan menyenaraikan segala
kronologi, pemindahan individu
daripada pelbagai modul di e-SPKB (
Rujuk Nota G)
Laporan Pilihan
NOTA PENTING

Laporan pilihan ini secara umumnya
boleh digunakan sebagai kawalan
sumber dalam memastikan beberapa
maklumat penting dalam setiap
pemindahan disalin ke dalam modul-
modul yang memerlukannya.



KEPENTINGAN
LAPORAN-LAPORAN
Kepentingan Laporan-laporan yang
Dikeluarkan
Sebagai alat pemantauan bagi Pegawai
Pengawal:-

Kawalan peruntukan & perbelanjaan

Prestasi PTJ/Pusat Kos

Membantu di dalam penyediaan
belanjawan
Sekian
Terima Kasih