Vastgoed & Automatisering

Twitter: #VAC14

Amsterdam 3 December 2014

Huishoudelijke mededelingen:
Uw mobiel op stil
De sprekers vandaag spreken 25 minuten en daarna
zijn er 5 minuten voor vragen uit de zaal
Twitter: #VAC14

Programma
13.00
13.15
13.45
14.15
14.45
15.15
15.45
16.30

Richard Gerritsen, Yardi

Eduard Schaepman, Chalet Group
Marc Poelmann, Fris Investment Care
Pauze
Johan Buijs, NSI
Jan van den Hogen, Deka Immobilien Investment
Paneldiscussie o.l.v. Richard Gerritsen
Borrel

Twitter: #VAC14

Richard Gerritsen
Welkomstwoord

Twitter: #VAC14

Technologie Revolutie

Technologie Trends
Leiderschap

Innovatie

Nieuwe Ideen en de Impact die dit gaat

hebben
Innovation Drivers

Huurder
Beheerder
Belegger
Investeerder

Disruptive Technology

Verandering van Gedrag

Verandering van Verwachtingen
Toegang tot alles dat relevant of interessant
wordt geacht
Veranderende Concurrentie
Snel Verouderende Systemen

Technologie Trends

Mobiliteit
Social Media
Big Data/Business Intelligence

Mobility

Q1 2013 Tablet Shipments*

iPad Sales Up 65%

20M iPads in Q1 2013
12M Samsung Galaxy
in Q1 2013

(Shipments in Millions)

Others, 15.5

Apple, 19.5

Microsoft,
0.9

Amazon, 1.8
ASUS, 2.7

* Source: http://www.forbes.com/sites/larrymagid/2013/04/10/idc-pc-sales-in-steep-decline/
IDC Worldwide Tablet Tracker, May 1, 2013

Samsung,
8.8

Mobility

PC Sales Down 13%

12M HP in Q1 2013
9M Dell in Q1 2013
Compared to 20M iPads

Q1 2013 PC Shipments*
(Shipments in Millions)

HP, 12
Others, 33.1
Lenovo, 11.7

Dell, 9

ASUS, 4.4

* Source: http://www.forbes.com/sites/larrymagid/2013/04/10/idc-pc-sales-in-steep-decline/
IDC Worldwide Quarterly PC Tracker, April 10, 2013

Acer, 6.2

Mobility

Shift Toward
iPad as
Primary
Computer

Has Your iPad Become Your Primary

Computer, Or Do You Use Your Laptop (Or
Desktop) More Often?*
80%
Jul-12

May-11

70.9%

Nov-10

70%
60.3%
60%
53.3%
50%
40%

46.7%
39.7%
29.1%

30%
20%
10%
0%

It is now my primary computer

* Source: http://www.businessinsider.com/ipad-usage-survey-results-2012-7?op=1

I still use a laptop more often

Mobility

Corporate Adoption
48% Growth
BYOD (Bring your
own device)
Security

* Source: http://www.forbes.com/sites/markfidelman/2012/05/02/the-latest-infographics-mobile-business-statistics-for-2012/

Mobiliteit

Mobiliteit gaat veel meer om een veelvoud van

Devices
Vervaging van de Grens tussen Priv en
Zakelijk (Gebruik)

Social Media

1B Connections
50+% Use in North America
2.7B Likes Daily
250M Photos Uploaded

Social Media

Social Media in Corporations

94% Use It
85% Use It for Exposure
76% Will Expand Video Marketing
74% Report Increase in Traffic

* Source: http://expandedramblings.com/index.php/how-corporations-using-social-media-infographic/

Social Media

Gen Y Trends
Always Connected
Always Exploring
Meformation
Impulsive
Blogs & Posts

* Source: http://www.huffingtonpost.com/craig-kanalley/teenagers-social-network-facebook_b_3062227.html

Social Media

Reputation Management
Apartment Rating
Yelp
Google Places
HIGHER DEMAND
Blogs & Posts
Reputation Capital
Surveys
BETTER
REVIEWS

REVIEWS &
FEEDBACK

IMPROVEMENTS

REPUTATION
MANAGEMENT
CYCLE

GUEST
SATISFACTION

Social Media & Reputation Management

Facebook Property Page

Facebook Application

Facebook Rent Payments

Social Media

Social Media en Software Platforms gaan

individuele applicaties vervangen of integreren
Vervaging van de Grens tussen Priv en
Zakelijk (Gebruik)

Big Data/BI Drivers

Optimize Operations

Forecast Opportunities

Identify Risk

Compliance
0

20

40

60

80

* Source: http://reports.informationweek.com/abstract/81/8574/Business-Intelligence-and-Information-Management/Research:2012-BI-and-Information-Management.html

BI New Developments

1. Descriptive Analytics - Beschrijvend

2. Predictive Analytics - Voorspellend
3. Prescriptive Analytics - Voorschrijvend

Descriptive Business Intelligence

Predictive Business Intelligence

Big Data en Business Intelligence

Informatiebehoefte gaat aanzienlijk veranderen

Uiteindelijke Doel is Voorschrijvende Systemen

Leadership

Steve Jobs
We are
gambling on our
vision.

Revolutie vraagt om Leiderschap

Wissel Ideen uit, ontwikkel een Visie

Toon Leiderschap
Wordt een Change Agent
Enjoy & Grow

Vragen uit de zaal

Twitter: #VAC14

Eduard Schaepman
De Huurder (en het Pand)

Twitter: #VAC14

Vragen uit de zaal

Twitter: #VAC14

Marc Poelmann
De Beheerder

Twitter: #VAC14

VASTGOED & AUTOMATISERING 2.0

MARC POELMANN

3 DECEMBER 2014

INTRODUCTIE FRIS

In 1923 opgericht
Nu een multidisciplinaire organisatie

FRIS Investment Care

FRIS Vastgoed Management
FRIS BOG
FRIS Woningmakelaars
FRIS Research & Consultancy
FRIS Assurantin
FRIS Maatschappelijk Vastgoed

60 medewerkers, 3 locaties

Software bij FRIS

Overstap naar nieuw softwarepakket sinds 1 januari 2014

Basisfunctionaliteiten moeten gewaarborgd
Vijf redenen voor overstap

Basisfunctionaliteiten 1-1-2014

Administratief

huurincasso
indexeringen
servicekostenafrekeningen
beheerfee facturering
koppeling met boekhouding

R
Basisfunctionaliteitenet per 1-1-2014

Technisch

registratie van storingen

opdrachtverstrekking
budgetten
database van leveranciers en onderhoudscontracten

Basisfunctionaliteiten1-1-2014

Commercieel

registratie objectgegevens
registratie huurgegevens

Vijf redenen voor overstap per 1-1-2014

Toegenomen rapportage-eisen clinten

Als gevolg van groei behoefte aan meer controle op de interne workflow
Aangescherpte eisen legal en customer compliance
Behoefte aan efficiency
Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant retention plan

Vijf redenen voor overstaper 1-1-2014

Toegenomen rapportage-eisen clinten

Als gevolg van groei behoefte aan meer controle op de interne workflow
Aangescherpte eisen legal en customer compliance
Behoefte aan efficiency
Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant retention plan

Toegenomen rapportage-eisen clinten per 1-1-2014

1. rapportagefrequentie en reactietijd bij vragen

2. voorbeelden nieuwe rapportage-onderdelen:
risico-analyses/ traffic light reports
ontwikkeling markthuur vs. huidige huur
potentile leegstand op tijdsbalk
rapportage uit intern kwaliteitsmanagementsysteem
ad. 1
ad. 2

log-in mogelijkheid clinten met real time toegang tot alle data
mogelijkheid maatwerkrapportages

Vijf redenen voor overstapr 1-1-2014

Toegenomen rapportage-eisen clinten

Als gevolg van groei behoefte aan meer controle op de interne
workflow

Aangescherpte eisen legal en customer compliance

Behoefte aan efficiency
Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant retention plan

Als gevolg van groei behoefte aan meer controle

op de interne workflow per 1-1-2014

Risicos

hard copy facturen bij individuele medewerkers

maatwerkafspraken met clinten mbt rapportages en autorisaties
elders vastgelegd
management geen totaaloverzicht

Als gevolg van groei behoefte aan meer controle

op de interne workflow per 1-1-2014

Oplossing

digitaliseren facturen, overeenkomsten, correspondentie

work flow implementeren in software
mogelijkheid management monitoren work flow medewerkers

Vijf redenen voor overstapr 1-1-2014

Toegenomen rapportage-eisen clinten

Als gevolg van groei behoefte aan meer controle op de interne workflow
Aangescherpte eisen legal en customer compliance
Behoefte aan efficiency
Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant retention plan

Aangescherpte eisen mbt legal en

customer compliance1-1-2014

Aangescherpte eisen mbt legal en

customer compliance1-1-2014akket per 1-1-2

Deel van nieuwe regelgeving fondsmanagers wordt doorgelegd op

beheerder
Resultaat: meer controle op beheerder
audits op werkprocessen beheerder
certificering beheerder
Oplossing
werkprocessen implementeren in software, foutmarge minimaliseren
audit op / certificering van infrastructuur beheerder vereenvoudigt
controle

Vijf redenen voor overstapr 1-1-2014

Toegenomen rapportage-eisen clinten

Als gevolg van groei behoefte aan meer controle op de interne workflow
Aangescherpte eisen mbt legal en customer compliance
Behoefte aan efficiency
Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant retention plan

Behoefte aan efficiencyer 1-1-2014

Beheer vaak - ten onrechte - sluitpost op rendementsberekening vastgoed

Competitieve markt
Tweedeling beheermarkt prijsvechters / kwaliteitsbeheer

Behoefte aan efficiencyer

Vroeger

huurfacturen werden handmatig in boekhouding ingevoerd

servicekosten in Excel

opleveringsrapport heen en weer met de post of e-mail

Nu

koppeling huurfacturatie en boekhouding

servickostennnota's direct bij binnenkomst in beheersoftware

gecodeerd, altijd overzicht servicekostenbudget

opleveringsrapport met Ipad op locatie gemaakt en getekend

Vijf redenen voor overstapr 1-1-2014

Toegenomen rapportage-eisen clinten

Als gevolg van groei behoefte aan meer controle op de interne workflow
Aangescherpte eisen mbt legal en customer compliance
Behoefte aan efficiency
Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant retention plan

Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant

retention plan1-2014

Doel = 100% behoud van huurders (minder leegstand, minder

makelaarscourtage, minder incentives inkomende huurders)
SWOT analyse (object, locatie, huurprijs, concurrentie)
Huurdersprofiel (bedrijfsactiviteiten, contactinformatie, huurhistorie,
storingsmeldingen, contactmomenten, notulen besprekingen)
Leveranciersprofiel (overzicht contracten, separate opdrachten,
contactmomenten, notulen besprekingen)

Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant

retention plan1-2014

huurderstevredenheidonderzoek: belangrijke feedback over tevredenheid

met gebouw en beheer. Huurders worden genformeerd over de resultaten
en de follow up
training medewerkers in communicatie en servicegerichtheid
exit gesprek met huurder, streven naar ambassadeurschap

Toegevoegde waarde in het kader van ons tenant

retention plan1-2014

Tenant retention plan vs. software

Verbetering service door inlog portaal huurders (inclusief gratis app voor
mobiel gebruik):
mogelijkheid melden van storingen
follow-up storingen naar wens geautomatiseerd, huurder kan verloop
storing volgen
beschikbaar stellen van huurfacturen, huurovereenkomst, actuele
huurachterstand, notulen huurdersoverleggen, agenda, mededelingen
mogelijkheid online huurbetaling
mogelijkheid extra services te bestellen via huurdersportaal
real time inzicht in servicekosten budget vs. actuals, geen verrassingen
meer ruim na afloop boekjaar huurder

Conclusie14

Investeringen in software voor beheerder steeds belangrijker:

- om huurders optimaal te bedienen
- om te kunnen blijven voldoen aan rapportage eisen
- voor het managen van de workflow
- voor efficintie interne organisatie
- om in een markt met veel aanbieders concurrerend te zijn

Vastgoed & Automatisering 2.0

VRAGEN?

FRIS Investment Care is onderdeel van FRIS, een organisatie die actief is op het gebied van woning- en bedrijfsmakelaardij, het beheer van woningen en bedrijfsmatig vastgoed, research & consultancy en assurantin.

FRIS Investment Care

Haaksbergweg 75

1101 BR Amsterdam

+31 (0)20 - 691 30 43

info@frisic.nl

www.frisic.nl

Vastgoed & Automatisering

Pauze
14.15 14.45

Twitter: #VAC14

Johan Buijs
De Belegger

Twitter: #VAC14

Vastgoed & Automatisering Congres

3 december 2014

Contents

Introductie

De keuze voor Yardi

Doorontwikkeling

De ervaringen

62

INTRODUCTIE

63

NSI-profiel
Geografische verdeling
(in waarde)
Belgi
34,0%

Description

Kantoren

Ondernemende vastgoedmaatschappij met een

portefeuille van 1,7 miljard. In 2013 bedroeg de
brutohuuropbrengst 145 miljoen en het directe
resultaat 46 miljoen

Winkels
Logistiek

Nederland
66,0%

Opgericht in 1993 en beursnotering aan NYSE

Euronext sinds 1998
per 30/6/2014

FBI status: vrijgesteld van vennootschapsbelasting

over het Nederlandse beleggingsresultaat

Kantoren NL
Winkels NL
Belgi
Overig
Totaal

Management van vastgoedportefeuilles in

Nederland en Belgi (via 54,0% belang in het
beursgenoteerde Intervest Kantoren &
Warehouses, 100% geconsolideerd):
Nederland
winkels

1,1 miljard: kantoren en

Belgi
logistiek

0,6 miljard: kantoren en

Boekwaarde in mio
622
380
580
140
1,722

6,6%

Asset classes
Belgi
(waarde)

Asset classes
Nederland
(waarde)
Overig
12%

EPRA NIY
7,3%
5,9%
6,4%

Asset classes Totaal

(waarde)

Logistics B
14%

Logistics
42%

Overig
8%Kantoren NL
36%

Winkels
33%

Sterk verhuurplatform met in-house teams voor

asset management, marketing, ontwikkeling,
business development en technisch management
en onderhoud.

Kantoren
55%

Kantoren
58%

Kantoren B
20%
64

Winkels NL
22%

De Nederlandse portefeuille
Kantoren en
bedrijfsgebouwen

Winkels

Totaal

Aantal panden

171

43

214

Aantal
huurcontracten

688

539

1.227

Gemiddelde
looptijd
contracten

3,6

4,2

3,8

Aantal inkoop
facturen

30.000

Heel veel data: ====

Betrouwbaarheid van de data cruciaal
Rapportages en inzicht cruciaal

65

Om succesvol te zijn.
Begrijpen van de specifieke marktdynamiek
Randstad, Universiteitssteden en specifieke groeisectoren/regios
Business intelligence ingebed in asset management
Sterke lokale vertegenwoordiging verhuurmanagement

Een sterk klantgericht verhuurplatform

Klantkennis en proactief op behoefte inspelen
Toegang tot potentiele klantenbasis
Sterke commercile organisatie ondersteund door CRM systeem
Nauwe samenwerking tussen techniek en commercile teams
Operational Excellence
Feilloze executie
Volledig spectrum in-house asset management capaciteiten
Inspelen op trends in de markt
Nieuwe concepten en business development: HNK
Herontwikkeling en rebranding
Ruimte om te investeren
Huurders faciliteren in wensen
Onderscheidend product

Investeren in
vastgoed vraagt:

Creren van
waarde door actief
management en
operational
excellence

66

Ook het Nederlandse winkellandschap verandert

Krimp door crisis
Langdurige crisis, met laag consumentenvertrouwen en lage
consumentenbestedingen, heeft tol geist

Consumentengedrag verandert
Multi channel
On-line aandeel stijgt naar verwachting van 12% in 2012 naar 36% in
2020
Off-line en online Winkels versmelten
Winkelbeleving
Polarisatie tussen gemak (convenience) en fun (experience)
Winkelen moet functioneel zijn voor dagelijkse boodschappen, maar
een dagje uit voor winkelen.

Experience

Convenience

67

HNK: Het Nieuwe Kantoor

Kantoor op maat

Biedt exact waar huurder om

vraagt
Volledige range van proposities in
1 pand
Vertaalt zich in financieel
aantrekkelijk product voor zowel
huurder als NSI
Additionele inkomsten

Managed Offices
Vergaderzalen
Co working & members
space

Cafe

sociale hart

Hogere opname
Hogere effectieve huur
Hogere retentie
Additionele
inkomstenstroom
Klanttevredenheid
68

www.HNK.nl

Direct reserveren via

www.hnk.nl
Direct contact met huurders en
potentile huurders

Bespaart makelaarskosten

69

De Nederlandse portefeuille

Kortom: ERP systeem is cruciaal

70

DE KEUZE VOOR YARDI

71

De keuze voor Yardi

In 2009 is NSI een traject gestart om Tobias te vervangen.
Criteria:
Gentegreerd vastgoed en financieel pakket
Internationaal (Multi currency)
Webbased
Nederlandse ondersteuning
Product in ontwikkeling
Uitvoering:
Programma van eisen
Inventarisatie en selectie 8 maanden
Implementatie 9 maanden functionaliteit op Tobias niveau
Per 01-01-2010 alle entiteiten live.
Overname 14-10-2011 VNOI Per 01-01-2012 live in Yardi
Verbeteringen en optimalisatie: tm vandaag en gaat door..
72

De Keuze voor Yardi

Functionaliteit in 2009

Gebruikte modules in 2014:

73

DE DOORONTWIKKELING

74

Doorontwikkeling
2010:
Maintenance
2011:

Job costing
Servicekosten afrekening
2012:
Workflow.
Payscan
2013:
Maandrapportage
Management informatie (Input voor persberichten )
Opstart forcasting export Yardi bewerken Excel import Yardi
2014:
Budget bewaking op line item
Orion BI
Versie 7S + mobile devices

Leasingpad
75

Doorontwikkeling
Lopende ontwikkelingen:
CRM
Orion
Advanced Budgetting and Forcasting

Toekomst:
Debt/rente en financieringen
Advanced maintenance / Inspection app.
Vendor caf (Portal voor leverancier)
Commercial caf
(portal voor Potentile en zittende huurders).

76

DE ERVARINGEN

77

De ervaringen
Intern:
Elke verandering geeft weerstand
Complexiteit leidt tot onoverzichtelijkheid voor normale eindgebruiker
Yardi sluit nog niet volledig aan behoefte NSI
Daardoor custom oplossingen noodzakelijk (bv brieven programma)
Geleid tot efficinter werken
Alle data is realtime, overal en op elk moment beschikbaar

Extern:
Geen Nederlandstalige handleiding
Er is geen module overschreidend inzicht
Zeer snelle ontwikkeling waardoor support achterloopt
Altijd bereidheid tot hulp en ondersteuning

Kennisoverdracht via Nederlandse gebruikersgroep / YASC

78

Vragen uit de zaal

Twitter: #VAC14

Jan van den Hogen

De Investeerder

Twitter: #VAC14

Investeerdersoptiek automatiseringssystemen
Achilleshiel tot in lengte van dagen?
3 december 2014 Vastgoed & Automatisering 2.0

DekaBank structuur in het kort

82

Belang betrouwbare data

83

(2.3 biljoen)

Belang betrouwbare data

KAGB regelt o.a. de AIFMD = Alternative Investment Fund Managers Directive)

OGAW =Aandelen-/paraplufondsen
AIF = Alternative Investment Funds (gsloten)

84

Informatiebehoefte vanuit het asset

management werkveld

Stakeholders vastgoed in de organisatie

85

Stakeholders buiten de organisatie

Voorbeeld Deka: slechts 16,6% van het totale
fondsinvesteringsvolume in Duitsland!
Naast de 12 Sparkassenverbnde:
26 miljard direct assets
214 miljard assets under management
meer dan 465 gebouwen op 5 continenten
duizenden huurders
ca. 8 miljoen m in verhuur
1.200.000 priv aandeelhouders
net cash inflow 2014 (geschat) 1 miljard
diverse banken in Europa
beheerders, consultants, overige externe partijen
zoals ontwikkelaars, bouwers, onderhoudsbedrijven
Belastingdiensten en overheden wereldwijd

BAFIN, Bundesfinanzministerium, BVI

DAX, Wall Street
86

Opbouw IT systemen en sub-systemen

etc. etc.
Interfacing:

87

BEHEERDER

Interfacing:

Interfacing:

Management informatie
Property Update Report
Property Performance Report

Technical Report - Costs

Fouten die ontstaan door:
Technical Report Systems (HVAC etc.)

interfacing
handmatige input
Copy/Paste

Budget Planning Tool - Technical

doorschuiven voorafgaande invoer

interpretatieverschillen

Budget Planning Tool - Commercial

afwijkende boekhoudkundige regels

slordige controle aan beide zijden
etc.

88

De uitkomst? de procesmatige achilleshielen

BEHEERDER

etc. etc.

Resultaat: data zijn in principe onbetrouwbaar ( Planon, 2014)

89

Voorwaarden aan de beherende organisatie

Ten aanzien van de organisatie:
financieel draagkrachtig voor de aankoop van compatible of gelijkwaardige systemen
afbakening verantwoordelijkheden, systeemrechten, interne en externe veiligheid
chinese walls indien de beheerorganisatie onderdeel van een groter geheel is
proces- en kwaliteitsbewaking (certificeringen, gekwalificeerde medewerkers, procesoptimalisatie)
compliance van de opdrachtgever onderschrijven en ondersteunen
Ten aanzien van het informatiesysteem:
integraal aansluiten op interfaces van de opdrachtgever, en/of de flexibiliteit hebben zelf interfaces
op korte termijn te ontwikkelen
dataverwerking moet voldoen aan de volgende eisen: snel
realtime
accuraat (foutloos!)
online benaderbaar voor de opdrachtgever (webbased, apps, dashboard systematiek)
flexibel in te richten rapportagemogelijkheden
koppeling met backoffice / servicedesk / interne administratiesystemen (fouten voorkomen door
n systeem te gebruiken)
voor de technische informatiebehoefte: BIM (Building Information Model), ook wel VDC (Virtual
Design and Construction) systemen
FACT: om voor de investeerder/belegger aan de automatiseringseisen te voldoen is functionaliteit en
inrichting van de organisatie net zo belangrijk als de kwaliteit van het informatiesysteem

90

Het ideale system, oftewel: become Bill Gates II

Kernwoorden: platformonafhankelijk, netwerk georinteerd, volledig gentegreerd vanuit beheerder/investeerdersoptiek, multi-benaderbaar, volledige rapportage vrijheid, 100% failsafe,
optimaal beveiligd, realtime en razendsnel, uitgebreide exportmogelijkheden, gemakkelijk
uitbreidbaar (modulair), intutief communicatief systeem, inzichtelijk voor auditing,
gemakkelijk te leren en gemakkelijk in gebruik, hookup met externe databases (marktdata,
aandelenbeurs etc.), maatwerk, optimaal support en bovenal . GOEDKOOP
91

Bedankt voor uw aandacht!

Vragen uit de zaal

Twitter: #VAC14

Paneldiscussie
O.l.v. Richard Gerritsen

Twitter: #VAC14

Stellingen Paneldiscussie

Acceptatie van een volledig gentegreerd

platform vanuit beheerder-investeerder
perspectief wordt niet belemmerd door
beschikbare technologie maar door de
tegengestelde belangen van beheerders en
investeerders

Stellingen Paneldiscussie

Innovaties in de vastgoedsector worden

gedreven door het moeten voldoen aan
regulering en niet door een visie gebaseerd op
nieuwe technologie

Stellingen Paneldiscussie

Ook in de vastgoedsector is reputatie een

belangrijke asset en reputatiemanagement zal
in de nabije toekomst een grote rol spelen in
het relatiebeheer tussen huurder, beheerder,
belegger en investeerder

Stellingen Paneldiscussie

Voorschrijvende softwaresystemen zijn een

illusie. Vastgoed is een te complexe materie om
te ondervangen in software

Stellingen Paneldiscussie

Vastgoed is over 20 jaar een service!